Permintaan Dana Operasional & Pertanggungjawaban. Pundu Learning Centre

Transkripsi

1 Permintaan Dana Operasional & Pertanggungjawaban Permintaan Dana Operasional Pundu Learning Centre

2 PERMINTAAN DANA OPERASIONAL Pundu Learning Centre

3 LATAR BELAKANG Permintaan Dana Operasional (PDO) adalah rencana kebutuhan dana yang diajukan secara Bulanan oleh unit usaha (Kebun, Pabrik & Metro), sesuai dengan Rencana Kerja Bulanan (RKB) dan Anggaran yang disusun. PDO ditransfer melalui dua proses : 1. PDO Remise terdiri dari Gaji & upah, Permintaan Tunai, Pembayaran kantor & Suplier Lokal. 2. PDO Non Remise terdiri dari pembayaran TBS Eksternal & Pembayaran GRTT.

4 PROSES & WAKTU PDO DI BUAT Pengajuan PDO didasarkan pada Anggaran yang telah dibuat, sehingga semangat pengawalan anggaran harus dilakukan bersama-sama oleh unit usaha. Sehingga anggaran tetap menjadi pedoman dasar dalam pengajuan PDO. Disampaikan pada materi Kelas PAMK Batch XIII

5 Disampaikan pada materi Kelas PAMK Batch XIII

6 URUTAN PROSES PENGAJUAN PDO Disampaikan pada materi Kelas PAMK Batch XIII

7 KOMPONEN PERMINTAAN DANA OPERASIONAL 1. GAJI & UPAH 2. PERMINTAAN TUNAI 3. PEMBAYARAN BAPP LOKAL 4. PEMBAYARAN SUPLIER LOKAL 5. PEMBELIAN TBS 6. PEMBAYARAN DANA GRTT

8 GAJI & UPAH, TUNAI

9 BAPP LOKAL

10 SUPLIER, TBS & GRTT

11 PDO GAJI & UPAH Beberapa Hal yang menjadi perhatian dalam pembuatan PDO Gaji dan Upah 1. Tenaga Kerja Jumlah Tenaga kerja yang diajukan dihitung berdasarkan Anggaran dengan menyesuaikan kebutuhan rill di Lapangan. A. Apabila Kebutuhan TK lebih tinggi dari Anggaran dan TK tersedia, maka PDO boleh dibuat sesuai kebutuhan dengan mengajukan surat Khusus dengan persetujuan AC dan RH. Dengan catatan bahwa PDO menggunakan TK sesuai kebutuhan dan dievaluasi pada setiap semester untuk mengestimasikannya kebutuhan dana hingga akhir tahun dan mengajukan PTAB. B. Apabila Kebutuhan TK lebih rendah dibanding Anggaran, maka PDO diajukan sesuai kebutuhan. C. Jika jumlah TK yang tersedia melebihi Anggaran dan kebutuhan, maka PDO diajukan sesuai Kebutuhan. Unit harus melakukan reduksi TK sesuai dengan kebutuhan.

12 2. Premi Panen Kebutuhan dana premi panen dihitung berdasarkan taksasi produksi yang akan dipanen pada bulan berikut dikalikan rp/kg. Dengan demikian yang menjadi pedoman premi panen adalah anggaran Rp/kg, bukan volume rupiah anggaran. Apabila ada usulan perubahan kebijakan premi panen yang berpotensi menimbulkan dampak over terhadap anggaran. Maka wajib dibuat surat persetujuan s.d RH.

13 BAPP LOKAL Permintaan Tunai yang dibatasi adalah untuk pengeluaran Tunai yang rutin dan besarnya cenderung tetap, yang terdiri dari 7 komponen: 1. Kebutuhan BBM untuk Sepeda Motor & Mesin2. 2. Konsumsi Tamu/ Mess. 3. Perjalanan Dinas. 4. Insentif rutin. 5. Pengangkutan Barang. 6. Cadangan Kas. 7. Sarana Penunjang Admin. 8. Rekrut Karyawan. 9. Pembayaran Pajak dan Retribusi (Pajak Kendaraan, Retribusi CPO dan Kernel). 10. Biaya Pengobatan (Poliklinik, Rumah Sakit, Pembelian Obat). 11. Perijinan (RSPO dan ISPO). 12. Perayaan Hari Besar dan Keagamaan. Batasan Permintaan Tunai per Unit Usaha untuk point 1 7 adalah sebagai berikut: 1. Kebun, maksimal Rp 30 juta per bulan. 2. Pabrik, maksimal Rp 30 juta per bulan. 3. Traksi, maksimal Rp 20 juta per bulan. 4. Metro, untuk Kalteng maks. Rp 300 juta area Kalbar maks. Rp 200 juta per bulan.

14 Mekanisme Pembayaran Kontraktor di dalam BAPP Lokal adalah sebagai berikut: 1. Pengajuan PDO dari Unit Usaha ke Kantor Wilayah wajib dilampirkan Rekap BAPP Lokal dan Permohonan Pembayaran yang sudah ditandatangani oleh Manajer. Dokumen lain yang dibuat oleh Unit Usaha adalah Format Rekapitulasi Pekerjaan Kontraktor Lokal dan Rekap. Pembayaran Kontraktor Lokal (format PDO hal. 6 7). 2. Peran Kantor Wilayah adalah melakukan pemeriksaan kesesuaian BAPP terhadap SPK yang telah dibuat dan disetujui (Daftar SPK dilampirkan bersamaan PDO pada Bulan Sebelumnya). BAPP yang telah Lengkap Benar dan Rapi (LBR) diajukan untuk mendapatkan approval Area Controller sedangkan BAPP yang tidak LBR akan dikembalikan ke Unit Usaha untuk dilakukan perbaikan. 3. Kantor Wilayah membuat rekapitulasi BAPP yang sudah disetujui AC sebagai lampiran pada PDO yang dikirimkan ke Kantor Pusat (BCGD), dengan disertai 1 lembar copy Permohonan Pembayaran per BAPP. BAPP yang asli disimpan di Wilayah (sebagai lampiran bukti pembayaran di Kantor Wilayah). 4. Transfer dana BAPP Lokal akan dilakukan pada minggu ke 2 dengan mekanisme pembayaran melalui Kantor Wilayah. 5. Pembayaran dilakukan oleh Kantor Wilayah langsung ke Rekening kontraktor wajib menggunakan Bilyet Giro.

15 PEMBAYARAN SUPLIER Mekanisme pengajuan Pembayaran Suplier dalam PDO adalah: 1. Permintaan pembayaran Supplier Lokal diajukan dalam PDO Metro (format PDO hal 12). dokumen yang wajib dilampirkan adalah PR, PO, Invoice/Kwitansi, BAPB dan GR (bukti penerimaan barang dan diinput dalam system SAP). Dokumen pendukung lain yang dibuat Kantor Wilayah adalah Perincian Rencana Pembayaran Hutang Supplier. 2. Kantor Wilayah mengajukan approval rekapitulasi tagihan suplier disertai dokumen pendukung kepada Area Controller & Regional Head (sesuai otorisasi limit). 3. Kantor Wilayah mengirimkan rekapitulasi tagihan suplier dan bukti dokumen pendukung Suplier bersamaan dengan PDO ke Kantor Pusat (dengan melampirkan dokumen asli beserta print screen bukti dokumen telah diinput ke SAP). 4. BCGD (pic. Budget Control) wajib melakukan pemeriksaan kelengkapan dan keabsahan dokumen Suplier. Apabila dokumen telah dinyatakan LBR maka dikirimkan ke AP Functional untuk diproses pembayarannya. 5. Transfer dana Suplier akan dilakukan pada Minggu

16 PEMB. TBS EKSTERNAL Mekanisme pengajuan permintaan dana adalah sebagai berikut: 1. Permintaan Dana Pembelian TBS diajukan dari Unit Usaha ke Kantor Wilayah dengan melampirkan dokumen pendukung berupa Berita Acara Penerimaan TBS yang sudah ditandatangani Manajer dengan melampirkan Bukti Karcis Timbang dan Rekap Hasil Grading. 2. Commercial Departement melakukan verifikasi dan membuat konsolidasi PDO Pembelian TBS seluruh BGA, dilanjutkan dengan mengajukan Persetujuan Pembayaran kepada Managemen. 3. Periode transfer dana adalah H+7 sd H+12 setelah dokumen permohonan pembayaran diterima oleh Commercial Dept. 4. Pembayaran sebagian melalui transfer langsung ke rekening Suplier dari Kantor Pusat, dan sebagian ditransfer ke Rekening Wilayah untuk dibayarkan kepada Suplier. 5. KTU melaporkan penggunaan dana pembelian TBS ke dalam format PPDO. Commercial Departement membuat laporan Konsolidasi PPDO dan PPDO Pembelian TBS yang ditujukan ke Managemen dan di cc kan ke BCGD.

17 PEMBAYARAN GRTT Pengajuan dana GRTT diatur secara khusus oleh PAD. Mekanisme permintaan dananya adalah sebagai berikut: 1. Kantor Wilayah mengajukan surat permintaan dana GRTT kepada PAD Kantor Pusat dengan melampirkan : Surat Kepemilikan Tanah (SKT), Surat keterangan dari Desa, Peta lokasi GRTT. 2. PAD dan GIS Kantor Pusat melakukan verifikasi dokumen GRTT yang diajukan oleh Kantor Wilayah. 3. Dokumen GRTT yang lengkap & benar diajukan PAD kepada Manajemen menggunakan IOM resmi guna mendapatkan persetujuan. IOM yang telah di approval menjadi dasar proses transfer dana oleh Finance. 4. Transfer dana ke Rekening Wilayah dilakukan pada H+7 setelah dokumen diterima oleh Finance. Setelah proses transfer dana, dokumen asli (IOM & Pendukungnya) dikembalikan oleh Finance ke PAD guna diarsipkan. 5. KTU harus melaporkan pembayaran dana GRTT ke dalam format PPDO. 6. Dalam kondisi khusus bila diperlukan dana talangan GRTT diajukan melalui BCGD. Selanjutnya dana GRTT yang diajukan oleh PAD harus memperhitungkan dana talangan tersebut.

18 REKAP PDO UPAH

19 RENCANA TK & UPAH

20 BAPP

21 TUNAI DLM BATASAN Batch XIV

22 TUNAI TIDAK RUTIN Batch XIV

23 TUNAI LAINNYA Batch XIV

24 PERTANGGUNGJAWABAN PERMINTAAN DANA OPERASIONAL Pundu Learning Centre

25 PPDO adalah laporan Pertanggungjawaban penggunaan dana operasional oleh kantor wilayah dan atau unit usaha. Semua dana yang ditransfer baik melalui remise maupun non remise wajib dipertanggungjawabkan. Laporan PPDO menjadi syarat utama untuk transfer dana bulan berikutnya. Prinsip prinsip penyusunan PPDO : 1. Aspek perencanaan Perencanaan (PDO) dikatakan baik bila disusun berdasarkan anggaran dan akan diimplementasikan sebagaimana yang direncanakan dalam PDO. 2. Aspek pengendalian biaya, biaya dikatakan terkendali apabila implementasi (PPDO) sesuai dengan PDO dan secara otomatis sesuai dengan anggaran. 3. Kantor wilayah dan unit usaha wajib memberikan penjelasan jika terjadi varian PPDO terhadap PDO lebih dari (+/-) 5% untuk area establish dan lebih dari (+/-) 10% untuk area project. 4. Alokasi penggunaan dana harus sesuai pengajuan peruntukannya (No switching!). 5. Finance melakukan autodebit bila ada kelebihan dana pada rekening PT di Wilayah.

26 ALUR PPDO Alur proses pembuatan PPDO adalah: a. Setelah proses pembayaran Gaji dan Upah selesai, maka Unit Usaha membuat PPDO yang disertai dengan analisa dan penjelasan varian biaya antara PDO dengan PPDO. b. Cut off periode PPDO untuk Kas & Bank, adalah H+1 setelah gajian Periode bulan lalu sampai dengan gajian pada bulan berikutnya. c. PPDO dibuat sebanyak 2 rangkap dan dikirimkan ke Kantor Wilayah setiap H+2 setelah pembayaran Gaji.

27 REKAP PPDO

28 REKAP PPDO

29 RINCIAN KAS

30 REKAP BAPP

31 REKAP SUPLIER

32 TUNAI BATASAN

33 TUNAI BATASAN

34