BAB 2. Landasan Teori

Transkripsi

1 BAB 2 Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi yang semakin berkembang mulai digunakan dari berbagai organisasi maupun perusahaan. Sistem informasi yang berkembang saat ini merupakan sebuah batu loncatan bagi organisasi maupun perusahaan dalam meningkatkan kinerja, sehingga organisasi maupun perusahaan dapat mencapai tujuan perusahaan. Menurut O'Brien dan Marakas (2011,p272), Sistem Informasi merupakan kombinasi dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan kebijakan serta prosedur yang terorganisir untuk menyimpan, mengambil, mengubah, dan mendiseminasi informasi dari sebuah organisasi. Menurut Jessup dan Valacich (2009,p10), Information System adalah kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi yang orang bangun dan gunakan untuk mengumpulkan, menciptakan, dan mendistribusikan data yang berguna. Menurut Laudon dan Jane p. Laudon (2008,p14), Information System bisa didefinisikan secara teknikal sebagai seperangkat komponen yang saling terhubung yang mengumpulkan (atau mencari keterangan), memproses, menyimpan, dan mendistribusi informasi untuk mendukung dalam mengambil keputusan dan mengkontrol dalam sebuah organisasi. 2.2 Pengertian Evaluasi Menurut Umar (2005, p36), evaluasi adalah proses untuk menyediakan informasi bagaimana suatu kegiatan tertentu telah tercapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan menggunakan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, dan bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh. Evaluasi tidak bisa dilewatkan oleh manajemen perusahaan setelah program kerja direncanakan, 7

2 8 disetujui, dilaksanakan, pada akhirnya harus dievaluasi untuk tolak ukur kinerja perusahaan. Menurut Arifin (2010, p5-6), evaluasi adalah suatu proses bukan suatu hasil (produk). Hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi adalah kualitas, sesuatu, baik yang menyangkut tentang nilai atau arti, sedangkan kegiatan untuk sampai pada pemberian nilai dan arti itu adalah evaluasi. Dari definisi-definisi tentang evaluasi yang telah dibahas oleh beberapa sumber diatas, dapat disimpulkan bahwa evaluasi adalah sebuah proses yang menentukan sejauh mana hasil atau keberhasilan suatu pekerjaan atau program dalam mencapai tujuan tertentu dalam bentuk nilai atau arti sebagai hasil dari evaluasi. Menurut Umar (2005, p38-40), memaparkan beberapa tahapan yang biasanya digunakan, walaupun tidak selalu sama tetapi yang terpenting bahwa prosesnya sejalan dengan fungsi evaluasi itu sendiri. Berikut tahapan-tahapannya: a) Menentukan apa yang akan dievaluasi, Maksudnya apa saja yang bisa dievaluasi di dalam bisnis, ini dapat mengacu pada program kerja perusahaan. Biasanya yang diprioritaskan untuk dievaluasi adalah hal-hal yang menjadi key-succes factors-nya. b) Merancang atau mendesain kegiatan evaluasi, Sebelum evaluasi dilakukan, tentukan terlebih dahulu rancangan evaluasinya agar data apa saja yang dibutuhkan, tahapan-tahapan kerja apa saja yang akan dikerjakan, siapa saja yang akan dilibatkan, serta apa saja yang akan dihasilkan menjadi jelas. c) Pengumpulan data, Dari rancangan yang sudah dibuat, pengumpulan data dapat dilakukan secara efektif dan efisien, yaitu sesuai dengan kaidah-kaidah ilmiah yang berlaku dan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan. d) Pengolahan dan analisis data, Setelah data-data sudah terkumpul maka data tersebut dilah untuk diklasifikasikan untuk mempermudah analisis dengan menggunakan tools yang sesuai, sehingga dapat menghasilkan fakta yang akurat dan dapat dipercaya, lalu fakta tersebut dibandigkan dengan harapan atau rencana untuk menghasilkan gap. Besar gap akan disesuaikan dengan tolak ukur tertentu sebagai hasil evaluasinya.

3 9 e) Pelaporan hasil evaluasi, Hasil evaluasi harus didokumentasikan secara tertulis dan diinformasikan dengan baik secara lisan maupun tulisah agar hasil evaluasi dapat dimanfaatkan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. f) Tindak lanjut hasil evaluasi, Hasil evaluasi sebaiknya dimanfaatkan dengan oleh manajemen, biasanya digunakan untuk mengambil keputusan dalam rangka mengatasi masalah manajemen, baik di tingkat strategi maupun di tingkat implementasi strategi. 2.3 Enterprise Resource Planning (ERP) Pengertian enterprise resource planning Menurut O Brien dan Marakas (2011, p354), ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-business, kerangka transaksi perusahaan yang luas dengan jaringan ke order processing, inventory management dan control, production dan distribution planning, dan finance. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem yang berjalan secara cross-functional di perusahaan yang saling terintegrasi dari beberapa rangkaian modul perangkat lunak dan membantu proses bisnis perusahaan secara internal. Menurut Widjaya (2012,p2), ERP merupakan suatu apalikasi terintegrasi yang menjadi kerangka untuk mengubah dan membantu proses pembangunan fondasi sistem informasi di dalam suatu organisasi, baik terimplementasi dalam skala besar maupun bertahap.

4 10 Sal es, Di st r i but i on, Or der Management Pr oduct i on Pl anni ng Human Resour ces Customer/ Employee I nt egr at ed Logi st i cs Accout i ng and Fi nance Gambar 2.1 The major application components of enterprise resource planning demonstrate the cross-functional approach of ERP systems. Sumber: (O'Brien & Marakas, 2011, p. 273) Introduction To Information System Keuntungan dan tantangan ERP Menurut O Brien dan Marakas (2011,p313), ERP Systems dapat menghasilkan keuntungan bisnis pada perusahaan secara signifikan. Keuntungan ERP : 1. Quality dan efficiency. ERP menciptakan sebuah framework untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal sebuah perusahaan yang hasilnya meningkat secara signifikan dalam hal kualitas dan efisiensi pada customer service, production, dan distribution. 2. Decreased costs. Banyak perusahaan melaporkan akan adanya pengurangan secara signifikan dalam biaya proses transaksi, hardware, software, dan IT support staff. 3. Decision support. ERP menyediakan informasi lintas fungsi utama terhadap kinerja bisnis untuk mengelola secara cepat untuk meningkatkan kemampuan perusahaan secara signifikan untuk

5 11 membuat keputusan yang baik dalam waktu yang tepat di seluruh bisnis perusahaan. 4. Enterprise agility. Implementasi sistem ERP merobohkan banyak departemen awal dan dinding fungsional atau sering disebut silos dari proses bisnis, sistem informasi, dan sumber daya informasi. Dengan menggunakan ERP, struktur organisasi, tanggung jawab managerial, dan peran kerja lebih fleksibel dan cepat (agile). Tantangan ERP : Biaya dari ERP. Biaya dan juga risiko kegagalan dalam mengimplementasikan sistem ERP di dalam proses bisnis perusahaan. Untuk mengimplementasikan ERP diperlukannya perubahan atau transformasi yang besar di perusahaan sehingga biaya atau budget yang diperlukan sangatlah besar. Gambar 2.2 The major application components of enterprise resource planning demonstrate the cross-functional approach of ERP systems. Sumber: (O'Brien & Marakas, 2011,p.274) Introduction To Information System

6 Penyebab kegagalan ERP Menurut O Brien dan Marakas (2011,p315), berikut merupakan faktor-faktor yang menyebabkan ERP mengalami kegagalan : 1. Mengabaikan komplektisitas perencanaan (planning), pengembangan (development), pelatihan yang diperlukan (training required). 2. Kegagalan dalam hal melibatkan pengaruh karyawan dalam tahap perencanaan (planning) dan pengembangan (development) dan program perubahan manajemen (change management). 3. Mencoba melakukan perubahan terlalu berlebihan dan juga terlalu cepat. 4. Pelatihan yang kurang. 5. Mempercayai semua yang vendor software dan atau konsultan katakan. 2.4 Systems, Applications, and Products in Data Processing (SAP) Sejarah SAP Menurut Anonim 1 (2006,p2), SAP (Systems Analysis and Program Development) didirikan pada tahun 1972 oleh 5 mantan karyawan IBM, yaitu Hasso Plattner, Dietmar Hopp, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira, dan Hans Werner Hektor. Mereka memiliki visi untuk mengembangkan software aplikasi standar untuk memproses bisnis secara real-time. SAP berdomisili di Weinheim, Jerman, dengan kantor utamanya di sekitar Mannheim. Pada tahun 1973, financial accounting software pertama yang selesai dibuat. Software tersebut merupakan dasar dari pengembangan berkelanjutan dari komponen software lainnya dan mulai dikenal dengan nama sistem R/1. Pelanggan-pelanggan baru dari wilayah lokal mengimplementasikan software SAP, seperti perusahaan rokok Rothandle di Lahr. Tahun 1977 markas perusahaan pindah dari Weinheim ke Walldorf. Untuk pertama kali, SAP mulai diinstall di luar wilayah Jerman. Kemudian pada tahun itu juga, perusahaan

7 13 mulai melakukan perombakan untuk mendukung sales and distribution. Pada tahun 1979, SAP mulai untuk menggunakan server sendiri untuk pertama kalinya, yaitu siemens Karyawan SAP mengembangkan seluruh data centers dari perusahaan-perusahaan lokal, seperti ICI, Thermal, dan Freudenberg. Pekerjaan yang dilakukan secara intensif dengan database milik IBM dan sistem dialog control memberikan dorongan untuk pencapaian software SAP yang baru. Software baru tersebut dikenal dengan nama SAP R/2. Pada tahun 1990, SAP sudah mulai mengembangkan SAP R/3 dan pada saat itu, SAP sudah memiliki lebih dari 1700 karyawan. Pada tahun 1992, SAP R/3 dirilis ke pasar umum. Pada bulan Mei 1999, Co-Chairman dan CEO Hasso Plattner mengumumkan strategi MySAP.com yang dihubungkan dengan e-commerce solution dengan aplikasi ERP yang sudah ada dengan menggunakan up-to-date web technology. Pada tahun 2004, enterprise service architecture menghasilkan versi pertama dari SAP NetWeaver Produk SAP Menurut Hernandez, Keogh dan Martinez (2006, p10-12) terdapat beberapa produk yang tersedia di SAP yaitu : SAP for industry, berdasarkan pada SAP Industry Solution sebelumnya dan sebagian besar didasarkan pada SAP R/3, dimigrasikan ke Enterprise R/3 pertama kali lalu ke SAP Web Aplication Server dan juga mempunyai elemen dari SAP NetWeaver. mysapbusiness Suite mengadakan sekumpulan dari seluruh produk SAP disemua industri, dan didasarkan pada integrasi platform SAP NetWeaver. Beberapa solusi yang ada didalam Business Suite adalah mysap CRM, mysap SCM, and mysap ERP.

8 14 SAP xapps, berasal dari SAP Cross Application, merupakan pengembangan spesial yang didasarkan pada Java yang dapat disebut sebagai Composite Applications, berdasarkan NetWeaver, yang memungkinkan integrasi dari fungsi yang spesifik dari beberapa solusi-solusi SAP. SAP Smart Business Solutions, ditargetkan untuk segmen pemasaran dari bisnis kecil maupun menengah. Adapun beberapa solusi yang ada pada produk ini, yaitu: a. mysapall-in-one adalah paket khusus berdasarkan pada sistem SAP R/3 yang sudah ditingkatkan dengan fungsi dan aplikasi dari solusi-solusi SAP lainnya. Solusi khusus ini biasanya disediakan SAP Business Partners yang membuat solusi industri yang spesifiknya sendiri untuk pasar-pasar mikro vertikal. b. SAP Business One adalah produk khusus yang tidak didasarkan pada sistem SAP R/3, tetapi diprogram dengan bahasa C++, dan termasuk fungsi yang sangat penting dan kritis yang dibutuhkan oleh bisnis kecil dan menengah seperti accounting dan warehouse management. SAP NetWeaver yang berada pada infrastruktur teknologi untuk seluruh solusi-solusi SAP dan yang lainnya mendefinisikan integrasi antar platform (People Integration, Information Integration, and Process Integration) Modul SAP Menurut Monk dan Wagner (2013, p29-31), SAP mempunyai beberapa modul yang mewakili fungsi bisnis dan menyediakan integrasi yaitu:

9 15 Gambar 2.3 Modul di dalam SAP Sumber: (Monk dan Wagner, 2013, p30) 1. Modul sales and distribution (SD) Mencatat sales order dan menjadwalkan pengiriman, informasi pelanggan (pricing, alamat dan instruksi pengiriman, detil pembayaran, dan sebagainya) yang dikelola dan diakses dari modul ini. 2. Modul material management (MM) Mengelola penerimaan bahan mentah dari supplier (pembelian) dan kemudian persediaan bahan mentah tersebut ditangani dari tempat penyimpanan ke tempat pengolahan untuk menjadi barang jadi dan siap dikirim ke pelanggan. 3. Modul production planning (PP) Memelihara informasi produksi. Produksi disini adalah dimana perusahaan merencanakan dan menjadwalkan dan

10 16 juga mengaktualisasikan aktivitas produksi yang telah dicatat atau didokumentasikan. 4. Modul quality management (QM) Merencanakan dan mencatat aktivitas-aktivitas dari quality control, seperti inspeksi produk dan sertifikasi material. 5. Modul plant maintenance (PM) Mengelola pemeliharaan sumber daya dan merencanakan pemeliharaan pencegahan dari kerusakan peralatan mesin pabrik. 6. Modul asset management (AM) Membantu perusahaan dalam mengelola pembelian aset tetap (pabrik dan mesin) dan depresiasi yang berkaitan. 7. Modul human resources Memfasilitasi perekrutan, hiring, dan training karyawan. Modul ini juga termasuk penggajian dan tunjangan. 8. Modul financial and controlling (FICO) Terdapat 2 modul, yaitu Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO), dapat dilihat di gambar 2.3 sebagai pencakupan modul-modul yang lain. Hal itu dikarenakan setiap aktivitas di dalam perusahaan mempunyai efek pada posisi financial dari perusahaan. Modul financial acounting mencatat transaksi di dalam buku besar. Modul ini menghasilkan laporan keuangan untuk fungsi pelaporan eksternal. Modul controlling (CO) menyediakan fungsi manajemen internal, menetapkan biaya manufaktur untuk produk dan untuk cost center agar keuntungan

11 17 dari aktivitas perusahaan dapat teranalisis. Modul CO mendukung pengambilan keputusan tingkat manajer. Modul-modul yang telah disediakan oleh SAP tidak perlu semuanya digunakan di dalam perusahaan. Perusahaan dapat memilih satu atau lebih modul untuk mendukung aktivitas perusahaan Materials management (MM) pada SAP Menurut Hernandez, Keogh dan Martinez (2006, p42) modul materials management terdiri dari seluruh aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan barang (purchasing) dan kontrol (inventory, gudang). MM termasuk modul evaluasi yang terhubung dengan modul CO dan memungkinkan perubahan harga yang bertujuan untuk mendapatkan akurasi dalam pembiayaan produk agar perusahaan mendapat produk yang tepat dengan jumlah harga yang sesuai. Procurement Process Gambar 2.4 Procurement Cycle (Sumber: Anonim 1 (2006, p44) SCM500) Menurut Anonim 1 (2006, p44), procurement process meliputi beberapa proses atau fase yaitu:

12 18 a. Determination of requirements User yang bertanggung jawab di dalam departemen dapat memberikan data-data material yang dibutuhkan kepada bagian Purchasing melalui purchase requisition. Apabila perusahaan sudah membuat prosedur MRP untuk material di dalam material master, SAP akan secara otomatis membuat purchase requisition. b. Determination of source of supply Sebagai pembeli, perusahaan dapat menentukan penetapan beberapa kemungkinan sumber pemasok.user dapat menggunakan determination of source of supply untuk membuat requests for quotation (RFQs) lalu dimasukan kedalam quotations. Ini juga dapat dibuat berdasarkan purchase order, contracts, dan condition yang sudah ada di dalam sistem. c. Vendor selection SAP mempermudah seleksi dari vendor dengan membuat perbandingan harga diantara quotations yang bervariasi. Lalu dari seleksi tersebut, secara otomatis sistem mengirimkan surat penolakan kepada vendor. d. Purchase order handling Mirip seperti purchase requisitions, perusahaan dapat membuat purchase order secara manual atau membuatnya secara otomatis yang dibuat oleh sistem. Ketika user membuat purchase order, user dapat menyalin data dari dokumen lain, seperti purchase requisitions atau quotation, untuk mengurangi jumlah inputan yang dibutuhkan.

13 19 e. Purchase order monitoring User memonitor status dari pemrosesan purchase order di dalam sistem. User juga dapat menentukan apakah sebuah pengiriman atau invoice untuk purchase order telah diinput dan dapat juga mengingatkan para vendor jika terjadi pengiriman material yang diluar rencana. f. Invoice verification Ketika menginput invoice, user membuatnya berdasarkan purchase order atau delivery, yang sebelumnya telah dibuat, jadi user dapat memeriksa ketepatan data dan mengkalkulasi invoice tersebut. Data-data dari purchase order atau dari delivery yang direferensikan kedalam invoice yaitu jumlah material atau quantity, dan harga. g. Payment processing Paymentprogram memberikan hak pembayaran kepada kreditor wajib.financial Accounting adalah modul yang mengeksekusi program ini. Selain dari tahapan yang sudah dijelaskan sebelumnya, procurement process juga mempunyai proses khusus yang mungkin saja terjadi, berikut adalah proses-proses tersebut: a. Stock transfer with stock transfer orders Di dalam tipe procurement ini, barang-barang yang sudah tersedia, dikirimkan di dalam satu perusahaan yang sama. Plant yang membutuhkan material dapat memesan kepada plant lain yang mempunyai ketersediaan material tersebut dalam satu perusahaan yang sama atau internal. Proses stock transfer tidak hanya melibatkan inventory management tetapi juga purchasing dalam plant yang menerima material dari plant lain.

14 20 Gambar 2.5 Stock Transfer with Stock Transfer Orders (Sumber: Anonim 1 (2006, p46) SCM500) Proses ini dimulai dengan pembuatan stock transfer order di dalam Receiving Plant di bagian purchasing yang sesuai dengan permintaan dari Issuing Plant, lalu good issue diinput di dalam issuing plant yang dibuat berdasarkan stock transfer order. b. Subcontracting Di dalam proses ini, perusahaan memesan material kepada vendor eksternal. Tidak seperti proses eksternal procurement yang biasa, perusahaan menyediakan beberapa atau seluruh komponen yang berhubungan dengan produksi material kepada vendor.

15 21 Gambar 2.6 Subconracting (Sumber: Anonim 1 (2006,p47) SCM500) Proses ini mempunyai beberapa karakteristik yaitu, user memesan produk akhir dengan pemesanan pemesanan subcontract. Pemesanan ini tidak hanya mengandung informasi tentang material yang akan dikirim, tetapi juga berisi detil komponen-komponen yang akan dibuat untuk subcontractor. Material yang dikembangkan oleh subcontractor secara fisik sudah tidak ada di perusahaan, tetapi material tersebut masih dikelola di dalam stock perusahaan dengan demikian material tersebut masih dimiliki oleh perusahaan. Ketika subcontractor telah menyelesaikan service mereka, lalu mereka mengirimkan material yang sudah selesai lalu user membuat good receipt ketika material-nya telah selesai dengan mereferensi dari subcontractor order. c. Vendor consignment Vendor yang menyediakan material untuk disimpan di gudang perusahaan dan akan tetap menjadi milik vendor sampai perusahaan melakukan proses penarikan atau sama

16 22 saja dengan vendor menitipkan barangnya kepada perusahaan. Selama material milik vendor masih ada di dalam gudang, perusahaan tidak perlu melakukan pembayaran. Perusahaan melakukan pembayaran ketika ada penarikan. Penyelesaian untuk penarikan tersebut disesuaikan dengan periode yang disepakatimisalnya bulanan. Gambar 2.7 Vendor Consignment (Sumber: Anonim 1(2006,p48) SCM500) Sebelum melakukan penarikan material dari vendor untuk proses konsinyasi, perusahaan perlu melakukan kesepakatan untuk harga material. Informasi harga ini disebut juga informasi consignment record ketika sudah dimasukan ke dalam sistem. Perusahaan juga dapat memesan material yang diinginkan dari vendor menggunakan consignment order. Jika delivery dari material telah dibuat, maka good receipt juga dibuat dengan mereferensi dari consignment order. Pembayaran dilakukan tidak setelah dikirim vendor tetapi setelah ditarik oleh perusahaan. Credit memo dibuat sebagai hasil dari procurement process dan pesan akan otomatis dikirimkan kepada vendor.

17 Purchasing documents Menurut Anonim 1 (2006, p56), berikut dokumen-dokumen yang ada pada proses procurement : a. Planned order 23 In-house production, sistem membuat planned order untuk merencanakan production quantities. Jika perencanaan sudah selesai, planned order dikonversi kedalam production orders. External procurement, sistem juga membuat planned orderatau purchase requisition secara bersamaan untuk merencanakan procurement quantity eksternal. Planned order dan purchase requisition adalah elemen perencanaan internal yang bisa diubah, dilakukan penjadwalan ulang, atau didelete hampir setiap waktu. Ketika planned order dibuat, purchasing dapat memesan material ketika MRP controller telah memeriksa planned order dan dikonversi kedalam purchase requisition. b. Purchase requisition (PR) Purchase requisition adalah dokumen permohonan persetujuan yang dibuat karena adanya permintaan pembelian yang berisi jumlah, harga, spesifikasi barang yang diajukan untuk proses pembelian. Jika dokumen ini sudah disetujui maka akan direferensikan kedalam purchase order. Purchase requisition tidak harus dibuat. c. Purchase order (PO) Purchase order adalah dokumen yang berisi proses pembelian barang berdasarkan purchase requisition yang sudah disetujui dapat dibuat secara otomatis. Proses pembuatan PO ini meliputi apakah informasi tentang detil kontrak yang ada di dalam vendor

18 24 selection yang sudah disepakati sesuai dengan pembuatan PO itu sendiri, jika sudah sesuai maka user yang berwenang akan menandatangani atau mengkonfirmasi PO tersebut dan dikirim ke vendor, lalu di konfirmasi oleh vendor bahwa PO akan diproses. d. Good receipt / inbound delivery Goods receipt adalah dokumen yang dibuat karena adanya barang yang telah diterima dari vendor yang sesuai dokumen PO dan mereferensinya. Ketika dokumen goods receipt dibuat maka stock quantity yang ada didalam material document dan accounting document akan otomatis ter-update. e. Stock transfer Dokumen yang dibuat karena ada permintaan stock material yang terjadi didalam satu perusahaan. Misalnya perpindahan stok dari plant ke plant lain, atau dari satu storage location ke storage location yang lain. f. Goods return Dokumen yang dibuat karena adanya barang dari vendor yang tidak sesuai dengan PO atau kesepakatan lalu barang tersebut dikembalikan bersamaan dengan pengiriman dokumen ini kepada vendor. g. Invoice verification Invoice verification meliputi kesepakatan pembayaran yang meliputi term dan juga tanggal pembayaran (pengaturan cash flow). Dokumen ini dibuat berdasarkan PO yang telah dibuatkan good receipt dan ketika dokumen ini dibuat kedalam sistem, invoice

19 25 document dan accounting document akan otomatis terupdate didalam financial accounting Organizational levels in the procurement process Menurut Anonim 1 (2006, p50), di dalam sistem SAP, organizational levels adalah struktur yang mewakili pandangan organisasi perusahaan. Perusahaan pertamakali menganalisis struktur organisasi dan proses yang berjalan di dalam perusahaan dan kemudain merekonsiliasi keduanya dengan struktur SAP. Berikut gambaran tingkatannya: Gambar 2.8 Organizational Levels in The Procurement Process (Sumber: Anonim 1(2006,p50) SCM500) Dibawah ini penjelasan dari setiap tingkatan menurut SCM500 : a. Client Client merupakan level tertinggi dalam sistem SAP R / 3 yang memiliki data sendiri, catatan master dan dapat mengatur table. Client digambarkan di sistem SAP oleh tiga digit angka. Client dapat menyimpan dan memisahkan inputan dari user.

20 26 b. Company code Company code adalah unit organisasi terkecil yang memiliki neraca sendiri. Company Code perusahaan dapat diwakili oleh unit akuntansi independen. Company code diwakili oleh 4 karakter kunci alfanumerik yang unik untuk client. Perusahaan dapat membuat beberapa company code di dalam satu client yang digunakan untuk memisahkan pembuatan buku keuangan. Misalnya client adalah pusat perusahaan yang memiliki anak perusahaan yang diwakili oleh company code, dan masing-masing anak perusahaan memiliki buku keuangannya sendiri. c. Plant Plant adalah unit organisasi yang membagi struktur perusahaan dari sudut pandang produksi, pengadaan, plant maintenance dan perencanaan master. Dapat dikatakan bahwa plant dapat menjadi unit manufaktur dalam perusahaan. Plant diwakili oleh empat karakter kunci alfanumerik yang unik untuk client. Plant juga mengandung beberapa entitas yang bervariasi didalam perusahaan, seperti: Fasilitas produksi Distribution center Regional sales office Corporate headquarters Maintenance location Storage Location d. Storage location Adalah unit organisasi yang memfasilitasi penyimpanan stock material dalam plant.inventory management pada bagian quantity dikelola pada level

21 27 storage location di dalam plant. Storage location diwakili oleh empat karakter kunci alfanumerik yang unik untuk plant. e. Warehouse Merupakan bagian dari enterprise structure yang merupakan lokasi penyimpanan, dimana stock disimpan dalam jumlah yang banyak dan juga kompleks. Gambar 2.9 Extended Warehouse Management (Sumber : Bonamusa (2008,p32) Killer day SCM - EWM) Gambar 2.9 menjelaskan tentang warehouse management. Menurut SAP, tujuan dari warehouse management yaitu untuk menyediakan fleksibilitas, dukungan otomatisasi dalam memproses seluruh pergerakan barang, dan dalam hal mengelola stocks dalam gudang yang kompleks. Dengan adanya sistem warehouse management, membantu perusahaan dalam hal penjadwalan dan pemrosesan yang efisien

22 28 dalam keseluruhan proses logistik dalam gudang yang dimiliki oleh perusahaan. Gambar 2.10 Warehouse Management System (Sumber :help.sap.com) Warehouse Management System (WMS) merupakan sistem yang terdesentralisasi (decentralized) yang beroperasi secara terpisah dari sistem operasi ERP (Enterprise Resource Planning) yang terpusat. Warehouse digunakan tidak hanya untuk menyimpan stocks saja, tetapi juga khususnya untuk distribusi barang, mewakili hubungan antara logistik internal dan juga eksternal. Gambar 2.10 menggambarkan beberapa fitur-fitur yang ada dalam warehouse management system (WMS), yaitu :

23 29 Storage bin management Perusahaan bisa mempetakan seluruh fasilitas penyimpanan dalam warehouse management system. Dalam melakukan hal tersebut, perusahaan dapat membangun berbagai fasilitas penyimpanann seperti automatic warehouse, high rack storage areas, bulk storage, dan lain-lain. Tipe penyimpanan juga dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan sendiri. Perusahaan dapat mengelola material stocks pada storage bin level. Perusahaan juga bisa mendefinisikan storage bins tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setiap storage bin yang ada di dalam warehouse dipetakan dalam sistem, hal tersebut membuat perusahaan dapat memonitori setiap pergerakan yang ada di warehouse. Warehouse movements Perusahaan memproses semua pergerakan barang yang dapat mempengaruhi warehouse via WMS. Sistem tersebut termasuk goods receipts, goods issue, stock transfers, material staging for production, automatic replenishment, managing hazardous materials (mengelola material berbahaya), dan processing stock differences di warehouse perusahaan. WMS mengoptimalisakan kapasitas warehouse dan alur material menggunakan putaway dan stock removal strategies, yang dimana perusahaan dapat

24 30 menyesuaikan untuk sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Planning dan monitoring WMS menawarkan perusahaan gambaran dari seluruh goods issue dan warehouse stocks. Sistem WMS mendukung dalam melakukan perencanaan, monitoring, dan mengoptimalisasikan proses kerja sehingga perusahaan bisa lebih up-to-date terhadap aktivitas yang terjadi di warehouse perusahaan. Radio frequency connection Untuk mengefisiensikan kinerja dan biaya yang lebih efektif di warehouse, perusahaan bisa mengkontrol setiap langkah-langkah kerja karyawan warehouse perusahaan dengan lebih jelas dan mudah dengan menggunakan mobile radio frequency terminals. Radio frequency (RF) dihubungkan ke mobile data entry. Mesin RF menerima data secara langsung dari sistem SAP dan mengirim kembali data ke sistem. Dengan penggunaan barcodes, perusahaan bisa mencatat informasi dan memverifikasinya. Hal tersebut menjamin kualitas dengan standar yang tinggi di warehouse perusahaan. Warehouse control WMS juga memiliki tampilan untuk sistem eksternal (warehouse control units), sehingga perusahaan bisa mengintegrasikan automatic putaway, stock removal systems atau fork lift

25 31 control ke dalam warehouse management system untuk semua pergerakan warehouse dengan bantuan dari tampilan ALE. f. Purchasing organization Purchasing organization merupakan unit organisasi yang mengambil tanggung jawab purchasing dalam bernegosiasi dengan vendor untuk satu atau lebih plant. Purchasing organization diwakili oleh empat karakter kunci alfanumerik yang unik untuk client. 2.5 Pengertian Fit / Gap Analysis Fit / gap Analysis merupakan salah satu metodologi yang dipakai dalam menganalisis kebutuhan suatu perusahaan. Metodologi ini juga membantu perusahaan dalam mengevaluasi kebutuhan saat ini serta memprediksi kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang. Menurut Pol dan Paturkar (2011,p2), Fit / Gap analysis adalah metodologi dimana proses perusahaan dan sistem fungsi dibandingkan, dievaluasi dan diurutkan berdasarkan prioritas yang telah diidentifikasi untuk mendapatkan kecocokan (fits) dan ketidakcocokan (gaps). Tujuan dari fit / gap analysis tidak untuk menyediakan sistem solusi dan desain. Di dalam Fit/gap analysis terdapat langkah-langkah yang dilakukan yaitu: Ranking requirements Didalam tahapan ini, memungkinkan tim proyek dan sponsor berfokus pada sistem yang baru dan memastikan semua proses bisnis yang penting dapat dipenuhi selama implementasi sistem yang baru. Terdapat beberapa kode yang digunakan dalam fit/gapanalysis, yaitu: a) H (high / mission critical requirements) Ini merupakan tugas yang sangat penting bagi sebuah proses bisnis di perusahaan, diperlukan di dalam operasi untuk menjaga fungsi

26 32 organisasi, tanpa hal ini maka perusahaan tidak menjalankan fungsinya, termasuk di dalamnya kebutuhan pelaporan internal dan eksternal yang penting. b) M (medium/value added requirements) Medium merupakan hal yang jika diketahui akan meningkatkan proses bisnis secara signifikan di perusahaan. Kebutuhan ini terkadang dilihat dari proses bisnis yang sedang berjalan saat ini dan tidak berhubungan dengan misi di dalam perusahaan tetapi jika terpenuhi maka biaya dan manfaat yang signifikan dapat tersedia untuk perusahaan. c) L (low/desirable requirements) Kebutuhan ini merupakan hal yang baik dimiliki, tetapi jika ditelusuri lebih lanjut dapat menambah hal yang tidak terlalu signifikan atau nilai yang tidak terlalu besar untuk proses bisnis dalam perusahaan. Hal ini mungkin ditemui pada saat perbaikan sementara atau perubahan proses bisnis. Degree of fit Langkah ini merupakan penentuan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodasi pada sistem yang baru. Terdapat kode yang ada pada langkah ini yaitu: F = Fit Kebutuhan yang diajukan perusahaan dan dipenuhi oleh software. G = Gap Software yang tidak dapat atau tidak mempunyai fungsi untuk memenuhi kebutuhan yang diminta oleh perusahaan, sehingga perlu diambil langkah berupa komentar, alternatif saran dan rekomendasi untuk melakukan customization pada software. P = Partial Fit Software yang memiliki fungsional yang dapat memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau

27 33 customizations, bagaimanapun akan dibutuhkan agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal. Gap resolution Ketika gap diketahui dan ditemukan, tim akan menyediakan alternatif dan solusi untuk menyelesaikan gap yang ada. Terdapat beberapa cara untuk mengatasi gap seperti mengubah proses bisnis, merancang ruang lingkup bisnis, mengkostumisasi software. Hal yang perlu diperhatikan bahwa customize terhadap fungsional sofware dapat meninkatkan cost dalam implementasi proyek dan akan memberikan dampak negatif pada kemampuan untuk upgrade ke sistem baru nantinya. Akibatnya, tim proyek mengambil pendekatan berikut ketika melihat resolusi gap yang potensial. Berikut adalah pilihan-pilihan pendekatan untuk mencari resolusi gap, yaitu: a) Package work-around Tim proyek akan mengidentifikasi berbagai cara alternatif agar kebutuhan dapat terpenuhi dengan proses bisnis yang ada. b) Make the business fit the package Jika Package Work-around tidak berhasil, maka tim akan merekomendasikan perubahan potensial, dimana proses bisnis akan disesuaikan dengan software dan juga menghapuskan gap yang terjadi. c) Customization as a last resort Sebagai langkah terakhir, jika langkah ini dibutuhkan maka strategi yang dipilih adalah dengan membangun fungsionalistas di luar software yang digunakan dan memisahkan package dibandingkan melakukan perubahan pada package. Langkah ini merupakan tindakan perubahan pada software yang memerlukan keterlibatan dari staf pengembangan, atau beberapa perubahan yang berdampak kurang baik untuk kemampuan dalam melakukan upgrade pada software yang baru nantinya.

28 Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) Menurut Institute for Healthcare Improvement (2004, p1), failure modes and effects analysis (FMEA) merupakan sebuah metode yang sistematis dan proaktif untuk mengevaluasi sebuah proses untuk diidentifikasi dimana dan bagaimana suatu proses kemungkinan mengalami sebuah kegagalan dan juga untuk menilai dampak relatif dari kegagalan yang berbeda-beda, dalam rangka untuk mengidentifikasi bagian-bagian dari sebuah proses yang paling membutuhkan perubahan. FMEA dilakukan oleh banyak organisasi atau perusahaan untuk mengevaluasi proses yang memiliki kemungkinan untuk mengalami kegagalan dan juga untuk mencegah proses mengalami kegagalan dengan melakukan perbaikan pada proses tersebut daripada bereaksi atau bertindak setelah peristiwa kegagalan pada proses tersebut terjadi. FMEA biasanya dilakukan pada proses baru yang belum diimplementasikan pada aktivitas proses bisnis organisasi atau perusahaan. Menurut Black (2009, p32), FMEA merupakan sebuah teknik yang digunakan untuk memahami dan memprioritaskan failure modes (system bug) atau quality risk dalam fungsi-fungsi sistem, feauteres, attributes, behaviour, component, dan juga interface. Berikut adalah bagian-bagian yang terdapat pada FMEA : System function or feature Ini adalah deskripsi singkat dari fungsi atau suatu kategori sistem. Untuk mendapatkan klasifikasi detil yang tepat sangatlah rumit. Jika detil yang dibuat terlalu banyak maka akan tercipta chart yang sangat sulit untuk dibaca dan panjang. Jika detil yang dibuat terlalu sedikit maka akan tercipta failure modes yang banyak dan terhubung pada setiap fungsi. Potential failure modes quality risks Failure modes ditemukan dari fungsi-fungsi yang spesifik yang berhubungan dengan quality risks yang berkaitan dengan hilangnya sistem tertentu. Setiap fungsi yang spesifik tersebut dapat memiliki lebih dari satu failure modes. Potential effects of failure

29 35 Potential effects of failure adalah deskripsi bagaimana akibat dari setiap failure modes dapat mempengaruhi user. Critical Didalam critical, diidentifikasikan apakah potential effects of failure memberikan konsekuensi yang kritis bagi user dan memberikan penjelasan apakah fitur atau fungsi produk seluruhnya tidak berguna jika terjadi failure mode. Severity Severity memperlihatkan setiap efek dari failure pada sistem (baik yang langsung ataupun tidak langsung).adapun severity ditunjukan dengan skala angka 1 sampai dengan angka 5. Berikut adalah keterangan nilai severity : 1. Hilangnya data, kerusakan hardware, atau masalah keamanan. 2. Hilangnya fungsionalitas tanpa adanya solusi. 3. Hilangnya fungsionalitas dengan adanya solusi. 4. Hilangnya sebagian fungsionalitas. 5. Hal-hal kecil lainnya. Potential Cause of Failure Di dalam potential cause of failure terdapat daftar faktor-faktor yang mungkin akan memicu terjadinya kesalahan. Priority Didalam priority berisi skala efek kesalahan terhadap user, customer, atau operator yang ditunjukan dengan skala angka 1 sampai dengan angka 5. Berikut adalah keterangan nilai priority : 1. Hilangnya nilai sistem secara total.

30 36 2. Kehilangan nilai sistem yang tidak dapat diterima. 3. Pengurangan nilai sistem yang mungkin dapat diterima. 4. Pengurangan nilai sistem yang dapat diterima. 5. Pengurangan nilai sistem yang tidak berarti. Detection methods Detection methods berisi daftar prosedur yang ada seperti development activities, vendor testing yang dapat menemukan masalah sebelum terjadi pada user. Likelihood Likelihood adalah nilai yang merepresentasikan kerentanan kesalahan pada sistem yang ditunjukan dengan skala angka 1 (paling tinggi kerentanannya) sampai dengan angka 5 (paling rendah kerentanannya), ini berkaitan dengan eksistensi atau keberadaan dari produk berdasarkan faktor risiko teknis seperti kompleksitas dan catatan kecacatan yang pernah terjadi sebelumnya, lepas dari proses pengembangan yang ada dan gangguan pada operasi user. Berikut adalah keterangan nilai likelihood : 1. Pasti mempengaruhi semua user. 2. Kemungkinan besar mempengaruhi sebagian user. 3. Mungkin mempengaruhi sebagian user. 4. Pengaruh terbatas ke beberapa user. 5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan sebenarnya. Risk priority number (RPN) RPN memberitahukan seberapa penting melakukan pengujian failure modes. RPN merupakan hasil dari perkalian severity, priority, dan likelihood. Karena pengukuran penilaian severity, priority, dan likelihood ditunjukkan dari skala

31 37 angka 1 sampai dengan 5maka nilai RPN berkisar dari 1 (paling tinggi) sampai dengan 125 (paling rendah). Recommended action Didalam recommended action dapat mempunyai lebih dari action item untuk setiap efek potensial untuk megurangi resiko tersebut atau action yang disarankan agar resiko tidak terjadi atau berkurang. Who / when Ini mengidentifikasikan siapa saja yang bertanggung jawab atas segala tindakan yang disarankan dan kapan tanggung jawab tersebut akan dijalankan. References Didalam references berisi referensi untuk informasi tambahan yang berkaitan tentang quality risk. Biasanya berkaitan dengan product specification, requirement documentatau dokumen lainnya. 2.7 Risk Analysis Pengertian Menurut Yoe (2012, p1), risiko adalah sebuah ukuran dari sebuah kemungkinan dari kejadian masa datang yang tak terduga, dimana risiko kemungkinan merupakan hasil yang tidak diinginkan. Hasil tersebut bisa saja menjadi sebuh kerugian atau keuntungan. Menurut Yoe (2012, p4), risk analysis adalah sebuah proses untuk pengambilan keputusan dalam kondisi ketidakpastian atas sebuah peristiwa. Risk analysis terdiri dari 3 tugas, yaitu risk management, risk assessment, dan risk communication, berikut adalah deskripsinya :

32 38 Gambar 2.11 Three Tasks of Risk Analysis (Sumber : Yoe (2012, p5), Principles of Risk Analysis: Decision Making Under Uncertainty) Risk management adalah sebuah proses dari mengidentifikasi masalah, membutuhkan informasi, mengevaluasi risiko, dan memulai tindakan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, memilih, mengimplementasikan, mengamati, dan memodifikasi tindakan yang diambil untuk mengubah tingkat risiko yang tidak dapat diterima menjadi dapat diterima atau dapat ditoleransi. Tujuan dari risk management sering dikatakan termasuk tindakan yang terdengar ilmiah, hemat biaya, tindakan terintegrasi yang mengurangi risiko dengan mempertimbangkan ekonomi, lingkungan, sosial, budaya, etika, politik, dan pertimbangan hukum. Terdapat 5 bagian dasar untuk aktivitas risk management, yaitu : a. Identifying problems and opportunities. b. Estimating risk. c. Evaluating risk. d. Controlling risk. e. Monitoring risk.

33 39 Gambar 2.12 A Generic Risk Management Process Comprising Five Tasks (Sumber : Yoe(2012, p47), Principles of Risk Analysis: Decision Making Under Uncertainty) Gambar 2.12menjelaskan apa saja hal-hal yang akan dilakukan dalam masing-masing dasar aktivitas risk management. Risk assessment adalah sebuah proses sistematika untuk menjabarkan sifat, kemungkinan (likelihood), dan besarnya risiko yang terkait dengan beberapa substansi, situasi, tindakan atau peristiwa yang mencakup pertimbangan ketidakpastian yang relevan. Risk assessment merupakan komponen berbasis pengetahuan dari risk analysis yang menyediakan segala informasi yang dibutuhkan dalam membuat keputusan. Sebuah penilaian yang sudah didapatkan akan memberikan pemahaman terhadap risiko yang ada dan juga untuk mengukur dan menggambarkan risiko semaksimal mungkin. Risk assessment yang baik dimana hasilnya sesuai dengan kebutuhan decision maker.

34 40 Risk assessment dapat bersifat kulitatif, kuantitatif, atau campuran dari keduanya. Berikut adalah penjelasannya : a. Qualitative risk assessment Kebutuhan mendasar adalah untuk mengelola risiko dengan suatu tujuan yaitu untuk melakukan hal yang lebih baik dari hal yang telah dilakukan dimasa lalu. Quantitative risk assessment tidak selalu memungkinkan atau diperlukan sehingga qualitative risk assessment sering menjadi pilihan yang tepat dan juga bernilai. Hal tersebut khusunya sangat berguna untuk : o Untuk tugas rutin yang biasa terjadi. o Ketika penanganan risiko yang konsisten dan transparan diinginkan. o Ketika teori, data, waktu, atau keahlian terbatas. o Ketika berhadapan dengan masalah dimana menggunakan quantitative risk assessment tidak praktis. Sebuah proses qualitative risk assessment mengumpulkan, menggabungkan, dan menyediakan bukti untuk mendukung estimasi non numerik dan deskripsi dari sebuah risiko. b. Quantitative risk assessment Quantitative risk assessment bergantung pada ekspresi numerik dari risiko dalam karakterisasi risiko. Pengukuran numerik pada risiko merupakan hal yang umumnya lebih informatif dibandingkan dengan estimasi qualitative. Ketika data dan sumber daya sudah mencukupi, penilaian quantitative lebih disukai, kecuali dimana pertanyaan decison maker dapat secara memadai dijawab dalam sebuah narasi atau gaya kategorikal.

35 41 Risk communication adalah suatu hal yang terbuka, adanya pertukaran informasi dan opini mengenai risiko yang dimaksudkan untuk mengarahkan kepada pemahaman yang lebih baik mengenai risiko dan keputusan risk management yang lebih baik. Gambar 2.13 The Role of Risk Communication in Risk Analysis (Sumber : Yoe(2012, p128), Principles of Risk Analysis: Decision Making Under Uncertainty) Gambar 2.13 menjelaskan tentang peran dari risk communication dalam sebuah risk analysis. Risk communication dapat meningkatkan pemahaman terhadap risiko dan risk management options (RMOs) serta meningkatkan kepercayaan dan keyakinan dalam proses pembuatan keputusan dan mempromosikan partisipasi dan juga keterlibatan dari pihak yang berkepentingan. Apabila berjalan dengan baik, maka dapan menguatkan hubungan diantara para stakeholders.

36 Risk analysis process Menurut Vose (2008, p5), Terdapat 2 tahapan yang harus dilakukan pada saat membuat risk analysis, yaitu identifying the risks dan modelling the risk problem & making appropriate decisions. Gambar 2.14 Risk Analysis Process (Sumber : Vose (2008, p5), Risk analysis : a quantitative guide (3rd edition)) Gambar 2.14 menjelaskan alur aktivitas dalam risk analysis, yang mengarah dari perumusan masalah untuk menjadi keputusan. Berikut adalah penjelasan 2 tahapan pada risk analysis process : Identifying the risks Risk identification merupakan langkah atau tahapan awal dalam risk analysis, mengingat bahwa tujuan dari pembuat keputusan telah didefinisikan dengan baik. Terdapat sejumlah

37 43 teknik yang digunakan untuk membantu dalam memformulasikan identification of risks. Hal ini merupakan bagian dari risk analysis yang akan sering terbukti menjadi elemen yang paling informatif dan bersifat membangun dari keseluruhan proses, menigkatkan budaya perusahaan dengan cara mendorong upaya tim yang lebih besar dan mengurangi kesalahan,dan harus dilaksanakan dengan benar. Organisasi yang berpartisipasi dalam sebuah risk analysis harus berusaha keras untuk menciptakan sebuah lingkungan terbuka dan jujur dimana setiap seluruh pihak yang terlibat dalam organisasi mampu menungkapkan kekurangan dan keraguan secara terbuka sehingga mendapatkan hasil yang dapat membantu para ahli risk analysis dalam merumuskannya. Risiko yang sudah teridentifikasi dapat disimpan dalam risk register. Modelling the risk problem & making appropriate decisions Terdapat beberapa teknik yang mampu untuk membangun sebuah model yang baik dalam sebuah permasalahan, dimana ada beberapa beberapa prinsip dasar yang baik untuk dijadikan pegangan, yaitu : a. Kerjakan tugas dengan literatur, para ahli, dan juga pengguna. b. Biarkan masalah mengarah kepada sebuah analisis. c. Buat analisis sederhana, tapi jangan terlalu sederhana. d. Identifikasi semua asumsi yang signifikan. e. Tegas terhadap kriteria keputusan dan kebijakan strategi. f. Tegas terhadap ketidakpastian. g. Secara berulang menyempurnakan pernyataan masalah dan analisis. h. Dokumen jelas dan juga lengkap. i. Memaparkan setiap peninjauan ulang.

38 44 Dengan pegangan yang telah dijabarkan tersebut maka dapat dibentuk sebuah model dari masalah risiko yang telah ditemukan. Hasil dari pemetaan tersebut maka decision maker dapat membuat keputusan yang tepat Probability / impact matrix Menurut Yoe (2012, p246), probability/impact matrix merupakan suatu teknik yang digunakan untuk membantu organisasi dalam membuat tingkat atau rank risiko pada program yang ada. Menurut Snyder (2010:p118), probability/impact matrix adalah sebuah tabel yang digunakan untuk merencanakan masing-masing risiko setelah melakukan risk assessment. Penilaian probability atau impactdilakukan untuk menentukan peluang (probability) dan dampak (impact). Matrix ini memberikan cara yang sangat membantu untuk melihat bermacam-macam risiko pada project dan memberikan tanggapan dengan membuat prioritas. Selain itu, juga memberikan gambaran umum terhadap sejumlah risiko pada project. Project team bisa mendapatkan ide dari keseluruhan risiko project dengan melihat angka dari risiko dalam setiap kotak pada matrix. Sebuah project dengan banyak risiko dalam zona merah akan memerlukan lebih banyak waktu dan biaya untuk mengembangkan dan mengimplemetasi tanggapan risiko. Gambar 2.15 menjelaskan 3 x 3 probability / impact matrix, dimana didalam matrix tersebut terdapat tiga jenis penilaian yaitu low, medium, high, serta impact yang terjadi padasetiap fungsi. Probability yaitu risiko dimana peristiwa tersebut mungkin saja terjadi. Persentase peristiwa tersebut dapat terjadi dapat dimulai dari diatas 0% sampai dibawah 100%. Persentase probability tidak bisa mencapai 100%, karena akan menjadi peristiwa yang benar terjadi dan bukan termasuk ke dalam risiko.penilaian berikut ini memberikan penjelasan mengenai penentuan tingkat probability : a. HIGH :memungkinkan risiko sering terjadi apabila fungsi tidak dijalankan.

39 45 b. MEDIUM : memungkinkan risiko terjadi apabila fungsi sering tidak dijalankan. c. LOW: memungkinkan risiko terjadi apabila fungsi relatif rendah untuk dijalankan. Impact yaitu risiko yang pada dasarnya selalu memberikan dampak yang negatif. Meskipun ukuran dari impact sangat bervariasi, mulai dari hal biaya, dampak pada kinerja pegaawai, dan masih banyak lagi. Penilaian dampak (impact) berikut ini dapat terjadi dikarenakan risiko menggunakan Risk Impact Rank : a. HIGH : dampak dari risiko yang terjadi sangat mempengaruhi dan menghambat aktivitas utama proses bisnis perusahaan. b. MEDIUM : dampak dari risiko yang terjadi cukup mempengaruhi dan menghambat aktivitas utama proses bisnis perusahaan. c. LOW : dampak dari risiko yang terjadi sangat kecil sehingga tidak terlalu mempengaruhi dan menghambat aktivitas dan proses bisnis perusahaan. Gambar x 3 Probability / Impact Matrix (Sumber : Yoe(2012, p247), Principles of Risk Analysis: Decision Making Under Uncertainty)

40 Kerangka Evaluasi Gambar 2.16 Kerangka Evaluasi A. Tahap 1 Pada tahap pertama yaitu melakukan penilaian dengan menggunakan Failure Mode Effect Analysis (FMEA), dimana penilaian tersebut memiliki nilai prioritas yang berupa skala mulai dari 1-5. Berikut ini adalah keterangan cara penilaian:

41 47 1. Severity Tabel 2.1 Severity (FMEA) Description Skala Arti Keterangan 1 Hilangnya data, kerusakan hardware, atau masalah keamanan. 2 Hilangnya fungsionalitas tanpa adanya solusi. 3 Hilangnya fungsionalitas dengan adanya solusi. 4 Hilangnya sebagian fungsionalitas. Skala ini dapat berakibat hilangnya data pada requirement, kerusakan pada hardware, maupun terjadi masalah pada keamanan apabila kegagalan pada sistem terjadi. Skala ini menunjukkan bahwa requirement yang telah mengalami kegagalan pada sistem tersebut tidak memiliki solusi atau alternatif lain untuk memperbaiki requirement tersebut. Skala ini menunjukkan bahwa requirement yang telah mengalami kegagalan pada sistem tersebut memiliki solusi atau alternatif lain untuk memperbaiki requirement tersebut. Skala ini berakibat hilangnya sebagian fungsi dari requirement yang

42 48 mengalami kegagalan sehingga requirement tersebut tidak dapat berjalan sepenuhnya. 5 Hal-hal kecil lainnya. Skala ini memiliki arti bahwa requrement yang mengalami kegagalan tidak mengganggu sistem yang sedang berjalan. 2. Priority Tabel 2.2 Priority (FMEA) Description Skala Arti Keterangan 1 Hilangnya nilai sistem secara total. 2 Kehilangan nilai sistem yang tidak dapat diterima. 3 Pengurangan nilai sistem yang mungkin dapat diterima. Skala ini mengakibatkan hilangnya nilai sistem secara keseluruhan sehingga sistem tidak dapat digunakan. Skala ini mengakibatkan hilangnya nilai sistem dimana pengguna dari sistem akan kehilangan fungsionalitas dari sistem dan requirement tidak dapat berjalan secara maksimal. Skala ini menunjukkan bahwa requirement tersebut masih dapat diterima dan digunakan walaupun telah

43 49 mengalami kegagalan. 4 Pengurangan nilai sistem yang dapat diterima. 5 Pengurangan nilai sistem yang tidak berarti. Skala ini menunjukkan bahwa requirement tersebut dapat diterima dan digunakan walaupun telah mengalami kegagalan. Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan yang terjadi pada requirement tersebut tidak mengganggu sistem yang sedang berjalan. 3. Likelihood Tabel 2.3 Likelihood (FMEA) Description Skala Arti Keterangan 1 Pasti mempengaruhi semua user. 2 Kemungkinan besar mempengaruhi sebagian user. Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan yang terjadi pada requirement sangat mempengaruhi semua user sehingga sistem atau requirement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya. Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan yang terjadi pada requirement mempengaruhi sebagian besar user sehingga sistem