BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat serta tingkat persaingan saat ini yang juga semakin ketat, informasi merupakan aset vital yang sejak dahulu hingga saat ini sangat dibutuhkan oleh semua perusahaan. Kegiatan operasional perusahaan tidak dapat terlaksana dengan maksimal tanpa adanya informasi yang berkualitas. Namun seringkali banyak perusahaan mengalami kesulitan untuk mendapatkan, mengelola, dan menghasilkan informasi yang mereka butuhkan karena teknologi hanya akan memberikan keunggulan kompetitif ketika perusahaan menggunakan atau memanfaatkan sumber daya yang sudah ada sebelumnya dengan tepat. Untuk mencapai tujuan itu, diperlukan suatu sistem informasi yang mendukung perusahaan untuk mengintegrasikan dan meningkatkan efisiensi sumber daya dan proses bisnis (Carol dan Wagar, 2010). Penggunaan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan kini telah menjadi sebuah tuntutan. Penerapan Teknologi Informasi diharapkan menjadi sebuah nilai tambah (value added) untuk menopang semakin dinamisnya sebuah aktifitas bisnis pada perusahaan. Pada era globalisasi seperti saat ini, bidang teknologi informasi terutama sistem informasi telah mengalami banyak perkembangan. Kedua bidang ini sangat berhubungan dalam kemajuan bisnis dan operasional perusahaan. Perusahaan dituntut untuk terus dapat bersaing guna mendapat keuntungan yang maksimal, serta diharapkan mampu untuk dapat mencapai visi misi perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan melakukan berbagai cara, salah satunya dengan melakukan inovasi-inovasi dalam proses bisnis yang ada. Proses bisnis dibuat semakin efektif dan efisien, akan tetapi pada kenyataannya terdapat kompleksitas proses dan fungsi-fungsi bisnis dalam suatu perusahaan sehingga terkadang menimbulkan masalah. 1

2 2 Berangkat dari kondisi tersebut, bisnis yang begitu kompleks dan dinamis memerlukan suatu tools untuk mengkomunikasikan data dan informasi secara real time, akurat, antarlini, dan spesifik untuk pengambilan keputusan yang tepat, sehingga untuk ke depannya dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja operasional perusahaan. Salah satu tools yang digunakan untuk mendukung proses bisnis adalah dengan mengadopsi sistem Enterprise Resource Planning (ERP). ERP menjadikan setiap departemen, yang pada mulanya belum terintegrasi menjadi terintegrasi sehingga pemilik perusahaan dapat menerima informasi secara real time sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. ERP membantu dalam mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnis yang ada dalam perusahaan seperti keuangan, akuntansi, penjualan, pengadaan produk/jasa, maupun sumber daya manusia. ERP telah berkembang sebagai alat, yang memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dan dapat dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. Dengan adanya ERP, maka perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kesalahankesalahan dalam mengelola, menyimpan, dan menyebarkan informasi. Banyak perusahaan dari berbagai bidang bisnis berhasil mengimplementasikan ERP. Oleh karena itu vendor ERP semakin banyak digunakan oleh banyak perusahaan dari yang berskala kecil hingga besar. Vendor ERP menawarkan banyak sekali produk berupa solusi untuk perusahaan dari level menengah hingga perusahaan perusahaan besar dengan skala internasional. Salah satu vendor ERP yang jasa dan produknya banyak digunakan di Indonesia adalah SAP. SAP adalah perusahaan yang memiliki pengalaman dan keahlian yang dapat diunggulkan dalam bidang teknologi ERP untuk memberikan solusi bisnis kepada perusahaan-perusahaan yang mebutuhkannya. Perusahaan yang berkelahiran di Waldorf Jerman, pada tahun 1972 sudah memiliki cabang perusahaan di 120 negara. Pada tahun 2010, SAP telah memiliki jumlah pelanggan lebih dari pelanggan. SAP membantu perusahaan-perusahaan untuk membangun sistem ERP, melalui software yang bernama System, Application and Product (SAP).

3 3 Software SAP memberikan berbagai macam function yang berkaitan dengan departemen yang ada di perusahaan. Salah satu function tersebut adalah Sales and Distribution, yang membantu perusahaan untuk mengatur melakukan proses penjualan dari proses penerimaan order, pengiriman order, dan pembayaran order. Salah satu perusahaan di Indonesia yang bergerak di bidang retail yang telah menerapkan SAP dalam perusahaannya adalah SOGO Department Store. SOGO berasal dari nama pendiri SOGO Department Store yaitu Mr. Ihei Sogo. SOGO Department Store pertama dibuka pada tahun 1990 yang terletak di Jakarta (ibukota Indonesia). Dioperasikan dengan penuh integritas dan profesionalisme oleh PT. Panen Lestari Internusa, SOGO Department Store dengan bangga dikenal sebagai department store yang terbesar dan paling lengkap di Indonesia. PT. Panen Lestari Internusa akan terus berusaha dengan baik untuk memberikan seluruh layanan dengan kualitas tingkat yang tertinggi yang dapat ditawarkan. Dalam upaya menyediakan dan memberikan pelayanan yang terbaik untuk para pelanggan, PT. Panen Lestari Internusa sadar bahwa mereka harus memiliki sistem yang mampu untuk mengelola keseluruhan proses bisnis yang memiliki tujuan yang sesuai dengan visi PT Panen Lestari yaitu menjadi Department Store Multi Service Provider terbaik dan terkemuka dari sisi kualitas dan pelayanan di Indonesia serta dapat memperkenalkan trend dari mode terbaru yang dibutuhkan oleh masyarakat untuk meningkatkan gaya hidup masyarakat. Pada tahun 2002, PT. Panen Lestari Internusa ingin mengembangkan kemampuan proses bisnis yang dimilikinya pada saat itu. Pada tahun 2002 PT. Panen Lestari Internusa memantapkan langkah dan performa korporasinya melalui implementasi sistem ERP yang berbasiskan pada SAP. Dengan sistem aplikasi yang modern dan terintegrasi inilah PT. Panen Lestari Internusa dapat melaksanakan proses bisnis yang baku dan standar. PT. Panen Lestari Internusa pada saat ini telah menggunakan produk SAP sebagai sistem informasi untuk mendukung aktivitas dan proses bisnis yang ada pada bagian Sales and Distribution. Perusahaan ini telah menerapkan produk SAP dengan modul Sales and Distribution untuk mendukung kegiatan dan proses bisnis pada departemen yang berhubungan dengan kegiatan sales dan distribusi barang.

4 4 Dalam skripsi ini akan dilakukan evaluasi terhadap sistem SAP dengan modul Sales and Distribution yang diterapkan oleh PT. Panen Lestari Internusa untuk melakukan peninjauan kembali terhadap fungsi sistem SAP yang telah diterapkan dan melakukan evaluasi terhadap sistem-sistem yang menjadi pendukung dari sistem SAP modul Sales and Distribution pada PT. Panen Lestari Internusa. Dengan melakukan evaluasi dapat mengukur apakah sistem yang telah digunakan telah sesuai dengan tujuan perusahaan tersebut. Salah satu cara nya dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis, Risk Analysis, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Proses evaluasi berfokus untuk mendeskripsikan aktivitas dari sistem layanan-layanan dan berkaitan dengan tujuan dan sasaran sistem. Hasil dari evaluasi dapat dipelajari untuk menentukan efektivitas dari sistem layanan. Dalam upaya untuk melakukan identifikasi terhadap hasil yang diperoleh perusahaan setelah mengimplementasikan sistem ERP maka penulis menyusun skripsi dengan judul EVALUASI SISTEM ERP BERBASIS SAP DENGAN MODUL SALES AND DISTRIBUTION PADA PT. PANEN LESTARI INTERNUSA. 1.2 Ruang Lingkup Agar pembahasan dalam skripsi ini menjadi lebih terarah maka perlu adanya pembatasan ruang lingkup terhadap materi yang akan dibahas, antara lain: 1. Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan, sistem SAP pada modul Sales and Distribution serta sistem pendukung yang ada di di PT. Panen Lestari Internusa saat ini. 2. Melakukan evaluasi terhadap sistem SAP dengan modul Sales and Distribution yang sedang berjalan dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis dan menganalisa resiko-resiko dari setiap gap yang ditemukan dengan menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) pada PT. Panen Lestari Internusa.

5 5 3. Memberikan rekomendasi solusi terhadap setiap gap yang ditemukan dan aplikasi add-on untuk mengoptimalkan kinerja dan proses bisnis sistem SAP dengan modul Sales and Distribution pada PT. Panen Lestari Internusa. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dilakukannya proses evaluasi terhadap sistem ERP modul Sales and Distribution yang diterapkan pada PT. Panen Lestari Internusa adalah sebagai berikut : Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan pada sistem SAP dengan modul Sales and Distribution di PT. Panen Lestari Internusa. Melakukan peninjauan terhadap sistem SAP dengan melakukan evaluasi menggunakan metode Fit/Gap Analysis untuk menemukan, menganalisa, dan mengidentifikasi gap. Risk Analysis dengan menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) analisis terhadap proses bisnis Sales and Distribution PT. Panen Lestari Internusa. Mengembangkan sistem ERP dengan modul Sales and Distribution menggunakan aplikasi add-on pada PT. Panen Lestari Internusa. Adapun manfaat yang diperoleh dari skripsi ini adalah sebagai berikut: Mengetahui dan memahami proses bisnis serta kelemahan dari sistem ERP dengan modul Sales and Distribution pada PT. Panen Lestari Internusa. Menghasilkan dokumentasi mengenai sistem ERP modul sales and distribution yang ada di dalam perusahaan sehingga mempermudah pihak perusahaan untuk memahami proses bisnis yang berjalan pada perusahaan saat ini. Memberikan informasi dan saran berupa laporan terkait masalah yang ditemukan dan memberikan rekomendasi solusi yang dapat digunakan.dalam perusahaan. 1.4 Metodologi Dalam penyusunan skripsi ini diperlukan data data yang akurat. Untuk memperoleh data yang diperlukan guna mendukung penyusunan penulisan ini, metode yang digunakan adalah sebagai berikut :

6 Objek Penelitian 1. PT. Panen Lestari Internusa. 2. SAP Modul Sales and Distribution. 3. Proses bisnis pada sistem SAP dengan modul Sales and Distribution Metode Pengumpulan Data 1. Melakukan observasi secara langsung terhadap sistem SAP dengan modul Sales and Distribution yang ada pada PT. Panen Lestari Internusa. 2. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis menggunakan sistem SAP modul Sales and Distribution pada PT. Panen Lestari Internusa. 3. Melakukan studi pustaka, metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi dari literature-literature yang membahas mengenai konsep SAP, Fit/Gap Analysis, Risk Analysis dengan menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Metode Analisis dan Evaluasi Metodologi yang digunakan dalam melakukan evaluasi pada sistem ERP berbasis SAP dengan modul Sales and Distribution pada PT. Panen Lestari Internusa ialah Fit/Gap Analysis (FGA) dan Risk Analysis menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Fit/Gap Analysis Fit/Gap Analysis adalah sebuah metode yang digunakan untuk melakukan evaluasi setiap area fungsional di dalam suatu proses bisnis untuk mencapai sebuah tujuan yang spesifik. Analisis ini mencakup kegiatan melakukan identifikasi terhadap data-data atau komponenkomponen yang sesuai (fit) di dalam sistem yang ada dan kesenjangan (gap) yang membutuhkan solusi untuk penyelesaiannya. Keseluruhan fokus dari metode ini terletak pada pengukuran komponen-komponen kunci yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang terbaik (best practice) di dalam perusahaan (

7 7 Tujuan utama Fit/Gap Analysis adalah untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan semua kecocokkan (fits) dan kesenjangan (gaps) berdasarkan perbandingan antara kebutuhan bisnis perusahaan tersebut dan kemampuan ERP yang dimiliki oleh perusahaan. Berdasarkan analisis tersebut, setiap gap yang ada dicarikan alternatif dan rekomendasi untuk mengatasi gap tersebut Risk Analysis with Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) merupakan alat yang digunakan untuk memahami, menilai, dan memprioritaskan kemungkinan terjadinya kegagalan potensial dari produk, proses, layanan, dan sistemsistem lainnya.(black, Rex (2009,p32)) FMEA membantu untuk fokus dan memahami akibat dari resiko potensial proses atau produk. FMEA juga membantu solusi sistematis untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi kegagalan potensial dari produk dan proses dengan menyediakan formal mental discipline untuk mengeliminasi atau mengurangi resiko kegagalan sebuah produk. Selain itu, juga dapat dijadikan sebagai dokumen yang menyediakan metode dalam mengorganisir dan pelacakan kesalahan serta perubahan melalui pengembangan produk Metode Perancangan Metode perancangan sistem yang digunakan adalah dengan pendekatan UP Life Cycle. Dengan menggunakan pendekatan tersebut dapat membantu perancangan add-on yang dibuat dan memberi penjelasan dan dokumentasi dari proses bisnis yang sedang berjalan di perusahaan. Untuk menggambarkan diagram-diagram proses bisnis menggunakan pemodelan UML (Unified Modelling Language). 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam skripsi ini terdiri dari 5 bab, yaitu: BAB 1 : PENDAHULUAN

8 8 Bab ini akan berisi uraian mengenai latar belakang pemilihan topik, ruang lingkup, tujuan, manfaat, metodologi yang digunakan untuk melakukan evaluasi, serta sistematika penulisan yang dilakukan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini akan berisi uraian mengenai teori-teori dan kerangka pikir yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang dijadikan dasar dalam melakukan evaluasi terhadap sistem SAP modul Sales and Distribution. Teori-teori yang akan dibahas antara lain tentang teori umum dan khusus, Fit/Gap Analysis Report, Fit/Gap Analysis Phase, Risk Analysis dengan menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), dan teori-teori pendukung lainnya. BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan, strategi bisnis perusahaan, kondisi sistem SAP modul Sales and Distribution yang berjalan pada PT. Panen Lestari Internusa, identifikasi permasalahan yang dihadapi dan rekomendasi solusi. BAB 4 : HASIL PEMBAHASAN DAN PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini akan dipaparkan mengenai hasil dan pembahasan evaluasi kinerja sistem SAP modul Sales and Distribution pada PT. Panen Lestari Internusa menggunakan metode Fit/Gap Analysis (FGA) dan Risk Analysis dengan menggunakan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) yang menghasilkan rancangan proses bisnis pada sistem SAP modul Sales and Distribution yang harus segera dilakukan untuk mengoptimalkan kinerja dan proses bisnis pada PT. Panen Lestari Internusa. (masukin perancangan) BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisi uraian mengenai kesimpulan yang didapat dari hasil evaluasi sistem SAP modul Sales and Distribution pada PT. Panen Lestari Internusa dan juga memberikan saran yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk berkembang menjadi lebih baik di masa mendatang.