BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Definisi sistem informasi menurut Rainer, Turban, & Potter (2007:6) adalah suatu kegiatan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Menurut Oz (2009:13), sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang saling bekerjasama untuk mengolah data dan menghasilkan informasi. Menurut Stair & George (2011:10), sistem informasi adalah sekumpulan elemen atau komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (input), memanipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data dan informasi yang memberikan umpan balik untuk memenuhi tujuan tertentu. Berikut ini merupakan gambar sistem informasi menurut Stair & George (2011:7) : Gambar 2.1 Siklus sistem informasi (Sumber : Stair & George, 2011:7) 8

2 9 Keterangan dari gambar 2.1 : Input merupakan aktivitas mengumpulkan dan menangkap data mentah. Processing merupakan proses konversi dan transformasi data menjadi hasil yang bermanfaat. Output merupakan menghasilkan informasi yang berguna, biasanya berupa dokumen dan laporan. Feedback merupakan hasil yang digunakan untuk mengubah aktivitas input atau processing. Dengan demikian, dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. 2.2 Pengertian Proses Bisnis Definisi proses bisnis menurut Wagner & Monk (2009:1), adalah kumpulan kegiatan yang membutuhkan satu atau lebih jenis input dan menciptakan output, seperti laporan atau perkiraan, yang bernilai kepada pelanggan. Menurut Rainer, Turban, & Potter (2007:266), proses bisnis adalah kumpulan langkah-langkah atau prosedur yang dirancang untuk menghasilkan hasil yang tertentu

3 10 Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang menerima masukan dan menghasilkan produk atau layanan yang terkait dengan pelanggan. 2.3 Pengertian Interview (wawancara) Menurut Sugiyono (2008:194), wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara tersebut dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan menggunakan telepon. Wawancara terbagi 2 jenis yaitu : a) Wawancara terstruktur Menurut Sugiyono (2008:194), wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dengan wawancara terstrukur ini setiap responden diberi pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya.

4 11 b) Wawancara tidak terstruktur Menurut Sugiyono (2008:194), wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang bebas dimana peniliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan data. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan. 2.4 ERP (Enterprise Resource Planning) Pengertian Enterprise Resource Planning Definisi Enterprise Resource Planning menurut Stair & George (2011:22), adalah sebuah program terintegrasi yang mampu mengelola operasi bisnis utama perusahaan dan seluruh cabang, organisasi global. Menurut Gundogar et al (2010:91) dalam jurnal yang berjudul An ERP Application In A Non-Profit Organization: Turkish Red Crescent Society, dikatakan bahwa ERP is a tool which is used to integrate information that is produced by the different functions of organizations without being aware of each other and to convert them into a single control system. Yang diterjemahkan ERP adalah sebuah alat yang digunakan untuk mengintegrasikan informasi yang dihasilkan oleh fungsi yang berbeda dalam organisasi tanpa menyadari satu sama lain dan mengubahnya menjadi sebuah sistem kontrol.

5 12 Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, ERP merupakan sebuah sistem yang berfungsi untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional serta mengelola operasi bisnis dalam perusahaan Sejarah ERP Menurut Wijaya & Darudiato (2009:15-22), sistem ERP telah ada sejak tahun 1960an, dimana awalnya hanya befokus pada sistem fabrikasi untuk pengendalian persediaan (inventory control). Dan sekarang ini, sistem ERP telah banyak mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaan sumber daya. Berikut ini tabel sejarah ERP : Tabel 2.1 Sejarah ERP Tahun Peristiwa 1960an Sistem Fabrikasi fokus kepada pengendalian persediaan (Inventory Control). 1970an Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis timephased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagaian jadi, komponen maupun bahan baku. 1980an MRP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup pengelolaan operasi

6 13 produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi 1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (Business Enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah ERP (Enteprise Resource Planning). 2000an - Extended ERP menjadi ERP-II sekarang (Sumber: Wijaya & Darudiato, 2009:15) Konsep ERP Menurut Wijaya & Darudiato (2009:26-28), konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut : ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi diperusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam dan melintas area fungsional di dalam sebuah organisasi.

7 14 Gambar 2.2 Konsep ERP (Sumber : Wijaya dan Darudiato, 2009:27) Keuntungan sistem ERP Menurut Monk (2009:28), dengan menggunakan sistem ERP ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh antara lain adalah : ERP memungkinkan integrasi global menjadi lebih mudah. Dengan adanya data yang terintegrasi secara otomatis dapat menjembatani rintangan yang disebakan oleh kurs mata uang, bahasa serta budaya. ERP tidak hanya mengintegrasikan orang dan data, tetapi juga mengeliminasi proses pembaharuan dan perbaikan pada banyak sistem komputer yang terpisah.

8 15 ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya memonitor hal tersebut. Karena sistem ERP telah memiliki data yang terintegrasi, maka manajer dapat berfokus pada perubahaan yang dibutuhkan bagi perusahaan. ERP memungkinkan sistem informasi yang terintegrasi dan hal ini berdampak pada peningkatan kinerja proses bisnis perusahaan. 2.5 SAP Sejarah SAP SAP (Systems Applications and Product in Data Processing) ditemukan pada tahun 1972 di Walldorf, German oleh lima orang mantan karyawan IBM yakni : Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, Klaus Tschira dan Claus Wellenreuther. Satu tahun kemudian, perangkat lunak untuk akuntansi keuangan selesai dibuat dan menjadi dasar untuk mengembangkan komponen-komponen perangkat lunak lain yang dikenal sebagai sistem R/1. R adalah singakatan untuk real- time pengolahan data (Anonim[1], 2006:1-2). Pada akhir tahun terjadi perubahan SAP dari database IBM dan dialog ke sistem kontrol (mainframe based) sehingga berhasil menciptakan SAP R/2. SAP R/2 di design untuk dapat menangani beberapa bahasa serta mata uang yang ada. Pada tanggal 6 Juli 1992, SAP R/2 berkembang menjadi SAP R/3 dengan konsep client/server.

9 16 Konsep client/server ini terus berkembang seiring dengan bertumbuhnya SAP menjadi provider dunia yang pertama kali memperkenalkan solusi bisnis client/server yang sangat dikenal hingga saat ini Produk-Produk SAP Beberapa produk SAP diantaranya, adalah : MySAP business suite Merupakan paket lengkap dari open enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang terlibat, informasi dan proses dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis (Anonim[1], 2006:1-14). MySAP business suite menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah. MySAP all-in-one Adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari MySAP business suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi MySAP all-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (Anonim[1], 2006:1-25). SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamis dengan ukuran karyawan antara 10 sampai beberapa ribu.

10 17 Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan (Anonim[1], 2006:1-27) Modul-modul SAP Gambar 2.3 Modul Modul SAP (Sumber : Modul-Modul yang ada di SAP, antara lain ([http 1]) : Modul Sales and Distributuion (SD) ini menyimpan sales order dan jadwal pengiriman. Informasi tentang konsumen (harga, bagaimana dan dimana pengiriman produk, bagaimana

11 18 pelanggan membayar dan informasi lainnya) di maintenance dan diakses dari modul ini. Modul Materials Management (MM) mengatur akuisisi bahan baku dari supplier (pembelian) dan kemudian penanganan penyimpanan bahan baku, dari gudang untuk diproses sampai penyimpanan barang jadi. Modul Production Planning (PP) memelihara informasi produksi. Disini produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktifitas produksi disimpan. Modul Quality Management (QM) membantu untuk merencanakan dan menyimpan aktifitas kualitas control, seperti pemerikasaan produk dan keterangan material. Modul Plant maintenance (PM) memungkinkan perencanaan untuk pencegahan perawatan mesin-mesin pabrik dan mengatur perawatan sumber daya, jadi kerusakan perlengkapan dapat diminimalisasi. Modul Human Resource (HR) memfasilitasi perekrutan karyawan, hiring, dan pelatihan. Modul ini dilengkapi penggajian dan benefit. Modul Financial Accounting (FI) menyimpan transaksi dalam catatan buku besar. Juga menghasilkan pernyataan untuk kegunaan laporan eksternal.

12 19 Modul Controlling (CO) digunakan untuk manajemen internal. Disini, biaya pabrik perusahaan ditempatkan pada produk dan cost center, memfasilitasi analisis biaya. Modul Asset Management (AM) membantu perusahaan untuk mengatur pembelian asset tetap (pabrik dan mesin) dan hubungan depresiasi. Modul Project System (PS) memungkinkan perencanaan dan mengontrol kelebihan R&D, konstruksi dan proyek pemasaran. Modul ini memungkinkan agar biaya dikumpulkan pada proyek, dan ini sering digunakan untuk mengatur implementasi dari sistem SAP R/3. Modul Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa aktifitas dalam R/3. Dapat menampilkan analisa alur tugas dan mendorong karyawan (via ) jika mereka membutuhkan untuk menerima aksi. Modul Industry Solutions (IS) berisi pengaturan konfigurasi R/3 yang ada di SAP adalah tepat untuk fakta-fakta industri. Pengaturan ini mempermudah implementasi R/3 dan membiarkan pembeli mendapat keuntungan dari pengalaman industri SAP.

13 Material Management Berikut ini adalah siklus procurement yang ada pada SAP R/3 (Anomin[2], 2006:56): Gambar 2.4 Procurement Cycle (Sumber : Determination of Requirement Pada tahap ini, user dari departemen yang bertanggung jawab dapat secara manual melewati permintaan material ke bagian pembelian dengan membuat Purchase Requisistion. Jika telah menentukan suatu prosedur MRP untuk material tersebut dalam material master, maka sistem SAP R/3 akan membuat purchase requisition secara otomatis.

14 21 Determination of Source of Supply Tahap determination of source of supply merupakan tahap dimana penentuan terhadap calon-calon vendor yang akan diajak bekerjasama. Bagian pembelian dapat menggunakan source of supply sebagai pembeda agar dapat membuat Request for Quotation (RFQ) dan kemudian memasukan quotation. Untuk membuat RFQ dapat mereferensikan dari purchase requisition dan kondisi kondisi lain yang ada pada sistem. Vendor Selection Vendor Selection merupakan tahap pemilihan vendor yang akan diajak bekerjasama. Sistem akan mempermudah dalam pemilihan vendor dengan membuat perbandingan harga/price comparison dari beberapa quotation yang masuk. Sistem juga akan secara otomatis mengirimkan surat penolakan kepada vendor berdasarkan hasil price comparison yang diperoleh. Purchase Order Processing Tahap purchase order processing hampir serupa dengan proses pembuatan purchase requisition, user dapat membuat purchase order secara manual atupun dibuat secara otomatis oleh sistem. Untuk menghemat waktu kerja, proses pembuatan purchase order dapat dilakukan dengan cara melakukan pengkopian data dari dokumen lainnya seperti purchase requisition dan quotation. Pembuatannya juga dapat merujuk pada outline agreement.

15 22 Purchase Order Monitoring Purchase order monitoring merupakan tahap memonitor status purchase order didalam sistem yang dilakukan oleh pembeli. Sebagai contoh memonitoring apakah delivery atau invoice untuk purchase order tersebut telah dilakukan atau belum dilakukan. Bagian pembelian dapat mengingatkan vendor tentang outstanding deliveries (pengiriman yang batas waktunya telah dekat). Goods Receipt Goods receipt merupakan tahap penerimaan material/barang yang dipesan dari vendor. Goods receipt dapat direferensikan dari dokumen purchase order yang relevan dengan ini maka jumlah kerja dapat diminimalisir. Saat goods receipt, dapat dilakukan pengecekan juga terhadap barang yang dikirim dan jumlah barang yang diterima dari vendor apakah telah sesuai dengan purchase order atau belum. Sistem akan langsung mengupdate/ memperbaharui purchase order history dari PO. Invoice Verification Pada tahap invoice verification akan dilakukan pemeriksaan terhadap dokumen invoice. Saat memasukan invoice direferensikan pada purchase order yang lalu atau pengiriman yang lalu, agar dapat dilakukan pemerikasaan terhadap jumlah serta ketepatan invoice. Ketersediaan data dari purchase order

16 23 dan goods receipt memungkinkan pembeli untuk merujuk pada perbedaan kuantitas dan harga. Payment processing Payment processing merupakan tahap dimana program pembayaran mengotorisasi pembayaran kepada kewajiban kreditor. Financial Accounting mengeksekusi program ini secara reguler. 2.7 Fit/Gap Analysis Pengertian Analisis Fit/Gap Menurut Ray (2011:163), Gap analysis adalah analisis kesenjangan antara daftar kebutuhan bisnis, yang disebabkan oleh berbagai alasan. Sehingga diperlukan suatu upaya untuk mengidentifikasi bagian mana yang memiliki potensi kesenjangan/gap, karena mungkin suatu bagian tersebut tidak sempurna atau memiliki kekurangan. Menurut Hoffman & Bateson (2006:334), Gap analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan diperusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak diproses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut.

17 24 Gap analysis dapat dilihat melalui beberapa prespektif yaitu : Organisasi (sumber daya manusia) Arah bisnis perusahaan Proses bisnis perusahaan Teknologi informasi Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, Gap analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk menganalisis kesenjangan antara kebutuhan bisnis dengan sumber daya perusahaan tersebut untuk memaksimalkan kinerja perusahaan Tujuan Analisis Fit/Gap Fit/Gap analysis digunakan sebagai alat membantu perusahaan untuk membandingkan performa saat ini dengan performa potensial. Tujuan dari analisa Fit/Gap, yaitu untuk : Mengumpulkan requirement dari perusahaan Langkah awal untuk menentukan penyesuaian yang diperlukan. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perushaan. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi Best Practice Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.

18 Langkah-langkah dalam analisis Fit/Gap Ranking Requirement Requirement (kebutuhan) harus diidentifikasi berdasarkan level prioritasnya. Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Adapun tingkatan ranking requirements yang dijelaskan sebagai berikut ([http 2]) : Tabel 2.2 Ranking Requirements dalam Fit/Gap analisis ([http 2]) Rank High / Kebutuhan Kritis atau Tujuan Description Merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa kebutuhan tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal. Medium / Kebutuhan Nilai Tambah Merupakan kebutuhan yang jika dipenuhi, akan mengingkatkan proses bisnis secara signifikan; kebutuhan ini

19 26 seringkali merupakan proses bisnis yang sedang berjalan dan tidak penting terhadap bisnis organisasi, namun jika dipenuhi akan memberikan manfaat biaya yang signifikan bagi organisasi. Low/ Kebutuhan yang Diinginkan Merupakan kebutuhan yang baik jika dimiliki dan hanya akan menambah sedikit nilai terhadap proses bisnis dan dapat dicapai melalui berbagai solusi atau perubahaan atas proses bisnis Degree of Fit Tahap selanjutnya dalam tahap analisa fit/gap adalah menentukan tingkat kesesuaian di antara kebutuhan pengguna dengan perangkat lunak. Berikut ini kategori yang digunakan dalam menentukan degree of fit ([http 2]) : Tabel 2.3 Degree of Fit dalam Fit/Gap analisis ([http 2]) Kode F Penjelasan Fit Kebutuhan telah dipenuhi seutuhnya oleh perangkat lunak/ software.

20 27 G Gap Perangkat lunak tidak memenuhi kebutuhan ini sama sekali. Komentas, alternative, saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilakan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap perangkat lunak/ software. P Partial fit Perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang mencukupi kebutuhan. Solusi, pelaporan modifikasi atau customizations akan tetap diidentifikasi apabila diperlukan untuk memenuhi kebutuhan secara penuh. 2.8 Risk Analysis Pengertian Risk Analysis Definisi risk analysis menurut Marchewka (2010:217), adalah penentuan tiap kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya pada proyek. Menurut Abdullah et al (2010:363) dalam jurnal yang berjudul Risk Analysis of Various Phases of Software Development Models, dikatakan bahwa Risk Anlysis is a good general-purpose yardstick by which we can control the risks involving in the development of software. Yang diterjemahkan risk analysis adalah sebuah tolak ukur umum dengan tujuan yang baik, dimana kita dapat mengendalikan resiko yang terdapat dalam pengembangan perangkat lunak.

21 28 Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, risk analysis adalah sebuah tolak ukur yang digunakan untuk mengendalikan kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya dalam sebuah proyek Risk identification Menurut Schwelbe (2010:434), risk identifaction adalah sebuah proses pemahaman kejadian potensial dimana dapat merugikan atau meningkatkan sebuah objek tertentu. Menurut Triadi, Norken, & Dharma (2011:51) dalam jurnal yang berjudul Manajemen Resiko Operasi Pemeliharaan Waduk di Provinsi Bali, dikatakan bahwa identifikasi resiko adalah merinci resiko-resiko yang ada sampai level yang detail dan kemudian menentukan signifikansinya (potensinya) dan penyebabnya, melalui program survei dan penyelidikan terhadap masalah-masalah yang ada. Untuk mengatasi kesulitan dalam mengidentifikasi resiko dapat digunakan beberapa cara, antara lain menyusun daftar (check list) resiko, wawancara dengan personel kunci (expert) yang terlibat, dan melalui brain storming. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, risk identification adalah sebuah aktivitas yang dilakukan untuk mempelajari dan memperkirakan potensi-potensi resiko yang terdapat dalam objek tertentu.

22 Qualitative Risk Analysis Menurut Schwelbe (2010:438), qualitative risk analysis menyangkut penilaian kemungkinan dan dampak dari resiko - resiko yang diidentifikasi, untuk menentukan ukuran dan prioritasnya Matrik peluang/dampak (Probability / impact matrix) Probability/ impact matrix memberikan daftar resiko berhubungan yang terjadi pada sisi matriks atau sumbu pada grafik dan hubungan akibat dari resiko yang terjadi kepada yang lainnya. Banyak proyek tim akan mendapatkan manfaat dari melakukan teknik simpel ini untuk mengidentifikasikan resiko yang perlu diperhatikan. Untuk menggunakan pendekatan ini, anggota proyek membuat daftar resiko yang diperkirakan akan terjadi pada proyek. Setelah itu diberi label terhadap tiap resiko apakah tinggi, sedang, atau rendah terhadap kemungkinan terjadinya dan akibat resiko. Manajer proyek lalu merangkum hasilnya menjadi probability/ impact matrix. (Schwelbe, 2010:438) Gambar 2.5 Probability/Impact Matrix (Sumber : Kathy Schwalbe, p 439)

23 Testing Menurut Myers (2004:11), testing merupakan proses yang menjalankan suatu program untuk menemukan masalah. Menurut Nidhra (2012:1) dalam jurnal yang berjudul Black Box and White Box Testing Techniques, terdapat beberapa teknik testing, kebanyakan berupa struktural testing yang dalam penggunaannya diperlukan pengertian cara kerja internal dari program tersebut. Testing dilakukan untuk melakukan evaluasi suatu atribut dari program atau sistem dan menentukan apakah telah memenuhi kebutuhan atau hasil yang diharapkan. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, testing merupakan proses menganalisis suatu entitas software untuk mendeteksi perbedaan kondisi yang ada dengan kondisi yang dinginkan agar dapat dilakukan perbaikan atau evaluasi Material Requirement Planning (MRP) Pengertian MRP Menurut Murray (2010:489), MRP merupakan istilah untuk prosedur didalam perencanaan produksi yang memperhitungkan kebutuhan dan rencana masa depan selama pembuatan proposal order. Menurut Saleh, Dharmayanti (2012:78), dalam jurnal yang berjudul Penerapan Material Requirement Planning (MRP) pada sistem informasi pesanan dan inventory control pada CV. ABC, dikatakan bahwa Material Requirement Planning (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis

24 31 dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan. Tujuan penggunaan MRP yaitu untuk memberikan informasi mengenai berapa banyak kebutuhan bahan baku yang harus disiapkan atau dipesan sehingga proses produksi bisa berjalan lancar dan memenuhi laju permintaan pelanggan. Menurut Jha (2012:2378) dalam jurnal yang berjdul MRP-JIT Integrated Production System, dikatakan bahwa MRP is a computer-based information system that translates master schedule requirements for end items into time-phased requirements for subassemblies, component, and raw materials. Yang diterjemahkan MRP adalah sistem informasi berbasis komputer yang mengatur jadwal kebutuhan material untuk barang jadi menjadi jadwal kebutuhan waktu untuk barang setengah jadi, komponen, dan bahan baku. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, MRP adalah suatu prosedur sistematis yang berguna untuk memperhitungkan kebutuhan material serta waktu dalam perencanaan produksi MRP type Menurut Murray (2010:160), MRP type merupakan sebuah kunci untuk prosedur yang digunakan pada perencanaan dan untuk mengontrol parameter dari MRP. SAP telah mendefinisikan sejumlah

25 32 tipe dari MRP, tetapi mungkin untuk user dapat mengkonfigurasi pembuatan tipe MRP baru. Berikut ini adalah standar tipe MRP dan penjelasannya. Tabel 2.4 SAP standard MRP type MRP Type PD VB VM V1 Description Standar MRP Manual reorder point planning Automatic reorder point planning Manual reorder point planning (including external requirement) V2 Automatic reorder point planning (including external requirement) VV ND Forecast-based planning No planning 2.11 Reservasi Menurut Murray (2010:474), reservasi adalah sebuah permintaan ke bagian gudang untuk memastikan bahwa material-material tertentu tersedia pada tanggal tertentu.

26 Material Master Menurut Murray (2010:.65), material master adalah tempat penyimpanan data yang digunakan untuk material. Material master memiliki lebih dari sebuah file untuk tiap material, dimana semua informasi pada sebuah material dimasukan dan diakses. Material master digunakan oleh seluruh sistem SAP Purchase Requisition Menurut Murray (2010:432), purchase requisition adalah sebuah permintaan dari user kepada departemen pembelian untuk membeli material tertentu dengan tipe yang spesifik Inforecord Inforecord, menyediakan pilihan informasi yang telah disimpan pada vendor dan material master di purhcasing organization dan plant level. (Anomin[2], 2006:253) Informasi yang disimpan pada inforecord dapat berupa : Harga dan kondisi (contohnya : beban angkut/ ongkos, potongan harga). Delivery data / data pengiriman (contohnya : waktu pengiriman yang telah di rencanakan, overdelivery dan underdelivery tolerance). Vendor data (contohnya : contact person) dan vendor data yang spesifik mengenai material ( contohnya deskripsi material pada vendor) Nomor terakhir dari purchase order Texts

27 Request for Quotation Menurut Murray (2010:308), request for quotation merupakan sebuah permintaan kepada vendor atau sejumlah vendor untuk menyediakan barang atau jasa Contract Menurut Murray (2010:301), kontrak merupakan sebuah kesepakatan antara penjual dan pembeli dimana penjual memberikan ketersediaan barang kepada pembeli dengan harga yang telah disepakati selama periode waktu tertentu Purchase Order Stock Transfer Order Menurut Murray (2010:463), purchase order stock tranfer order, merupakan dokumen purchase order yang digunakan oleh manajemen gudang untuk memindahkan material dari satu plant ke plant lain ataupun dari satu storage location ke storage location lain Goods Issue Menurut Murray (2010:467), goods issue merupakan pengurangan stock gudang karena adanya penarikan yang digunakan untuk konsumsi atau pengiriman barang ke pelanggan.

28 Planned Order Menurut Murray (2010:436), Planned order merupakan hasil dari proses perencanaan untuk material-material yang diproduksi secara internal. Seperti dokumen purchase requisition, planned order adalah sebuah element perencanaan internal yang dapat diubah atau dihapus jika dirasa perlu. Planned order dapat dikonversikan menjadi production atau process order, tergantung dari production methods dari client. Apabila material di produksi secara eksternal atau dikenal dengan produced in-house, planned order dapat dikonversikan menjadi purchase requisition Valuation Class Menurut Murray (2010:176), Valuation class adalah serangkaian mekanisme untuk meng-assign material ke akun general ledger (G/L). Akunakun general ledger tersebut akan diupdate ketika ada pergerakan material yang berhubungan dengan accounting. Valuation class di assign ke tipe material, dengan cara dikonfigurasi Cost Center Menurut Murray (2010:632), Cost center merupakan unit organisasi didalam controlling area bertanggung jawab terhadap biaya yang dikeluarkan. Cost center dapat diatur berdasarkan kebutuhan fungsional, kriterial alokasi, kegiatan atau layanan yang diberikan, lokasi atau bidang tanggung jawab.