09 MANAJEMEN PROSES. Oleh : Debrina P. Andriani Teknik Industri Universitas Brawijaya þ

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "09 MANAJEMEN PROSES. Oleh : Debrina P. Andriani Teknik Industri Universitas Brawijaya þ"

Dewi Kurnia
6 tahun lalu
Tontonan:

1 T O T A L Q U A L I T Y M A N A G E M E N T 09 MANAJEMEN PROSES Oleh : Debrina P. Andriani Teknik Industri Universitas Brawijaya þ debrina@ub.ac.id

2 Sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu macam atau lebih input dan menghasilkan output yang mempunyai nilai bagi penggunanya (Hammer & Champy, 1993) P R O S E S 2

3 MANAJEMEN PROSES Proses mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yg terorginasasi. 3

4 OWNER WORK GROUP CUSTOMER SUPPLIER Kelompok Orang dalam Manajemen Proses 4

orang-orang yg bekerja dalam proses menghasilkan dan menyerahkan output yg diinginkan. Orang yg memberikan input ke proses kerja.

5 KELOMPOK ORANG DALAM MANAJEMEN PROSES Pelanggan (customers) Kelompok kerja (work group) Pemasok (supplier) orang yg akan menggunakan output secara langsung atau yg akan menggunakan output itu sbg input dlm proses kerja mereka. orang-orang yg bekerja dalam proses menghasilkan dan menyerahkan output yg diinginkan. Orang yg memberikan input ke proses kerja. Orang yg bekerja dlm proses pd kenyataannya merupakan pelanggan dr pemasok. Pemilik (owner) orang yg bertanggung jawab atas operasi proses dan peningkatan proses itu. 5

6 ELEMEN-ELEMEN MANAJEMEN PROSES 6

ELEMEN-ELEMEN MANAJEMEN PROSES menurut Gabriel Pall Kepemilikan (ownership) menugaskan tanggung jawab untuk

Perencanaan (planning) menetapkan suatu pendekatan terstruktur dan terdisiplin utk mengerti, mendefinisikan,

Pengendalian (control) menjamin efektivitas, semua output dapat diperkirakan dan konsisten dg kebutuhan

Pengukuran (measurement) Peningkatan (improvement) memetakan kinerja atribut terhadap kebutuhan pelanggan dan

7 ELEMEN-ELEMEN MANAJEMEN PROSES menurut Gabriel Pall Kepemilikan (ownership) menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan peningkatan proses. Perencanaan (planning) menetapkan suatu pendekatan terstruktur dan terdisiplin utk mengerti, mendefinisikan, dan mendokumentasikan semua elemen utama dalam proses dan hubungan antarelemen utama. Pengendalian (control) menjamin efektivitas, semua output dapat diperkirakan dan konsisten dg kebutuhan pelanggan. Pengukuran (measurement) Peningkatan (improvement) memetakan kinerja atribut terhadap kebutuhan pelanggan dan menetapkan kriteria utk akurasi, presisi, dan frekuensi perolehan data. meningkatkan efektivitas proses melalui perbaikan2 atau peningkatan2 yg diidentifikasi secara tetap. Optimisasi (Optimization) meningkatkan efisiensi dan produktivitas melalui perbaikan yg diidentifikasi secara tetap. 7

8 PERTANYAAN UNTUK IDENTIFIKASI PROSES KUNCI/ DAMPAK TERBESAR BAGI PELANGGAN 8

LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN PROSES 1 : mendefinisikan masalah dalam konteks proses 2 : identifikasi dan dokumentasi proses 3 : mengukur kinerja/performansi Umpan Balik

9 LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN PROSES 1 : mendefinisikan masalah dalam konteks proses 2 : identifikasi dan dokumentasi proses 3 : mengukur kinerja/performansi Umpan Balik (feedback) 4 : memahami mengapa terjadi masalah dalam konteks proses 5: mengembangkan dan menguji ide-ide 6 : implementasi solusi dan evaluasi 9

10 LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN PROSES LANGKAH 1 : MENDEFINISIKAN MASALAH DALAM KONTEKS PROSES Aktivitas spesifik dalam langkah 1 adalah : 1. Identifikasi output 2. Identifikasi pelanggan 3. Definisi kebutuhan pelanggan 4. Identifikasi proses yg menghasilkan output 5. Identifikasi pemilik proses 10

11 LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN PROSES LANGKAH 2 : IDENTIFIKASI DAN DOKUMENTASI PROSES Mengidentifikasi peserta proses Memberi pemahaman masing-masing peran Mengidentifikasi pemborosan/langkah yang tidak perlu Menawarkan kerangka kerja untuk pengukuran proses 11

Ukuran ukuran kinerja harus didefinisikan dan dievaluasi dalam konteks kebutuhan pelanggan.

12 LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN PROSES LANGKAH 3 : MENGUKUR KINERJA/ PERFORMANSI Untuk mengkuantifikasikan bagaimana baik/jelek sistem yang sedang berjalan. Ukuran ukuran kinerja harus didefinisikan dan dievaluasi dalam konteks kebutuhan pelanggan. Pengukuran Kinerja Proses Output Outcome Aktivitas, variabel, dan operasi dari proses Features spesifik, nilai-nilai dan atribut produk Kepuasan Pelanggan 12

13 LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN PROSES LANGKAH 4 : MEMAHAMI MENGAPA TERJADI MASALAH DALAM KONTEKS PROSES 1. Apa yang menjadi area utama/masalah utama dlm proses itu? 2. Apa yg menjadi akar penyebab masalah dlm proses itu? 3. Apa yg merupakan sumber variasi proses itu? 13

14 LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN PROSES LANGKAH 5: MENGEMBANGKAN DAN MENGUJI IDE-IDE à ditujukan langsung pada akar penyebab masalah. à ide-ide diuji sebelum diimplementasikan. à Eksperimentasi ide-ide akan membantu menghindari kegagalan pada waktu ide-ide tersebut diimplementasikan dalam proses. 14

15 LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN PROSES LANGKAH 6 : IMPLEMENTASI SOLUSI DAN EVALUASI 15

16 Perencanaan Kualitas Pengorganisasian Kualitas Identifikasi Output Identifikasi Pelanggan Identifikasi Kebutuhan Pelanggan Menerjemahkan kebutuhan ke dalam spesifikasi pemasok Identifikasi langkahlangkah dalam proses Memilih pengukuran Menentukan kapabilitas proses Praktik Peningkatan Kualitas Evaluasi hasil Apakah proses menghasilkan output? Umpan Balik Siklus Ulang (Recycle) N Apakah ada masalah? Menghasilkan output Keluar ke proses kerja Y Y N Peningkatan Kualitas Solusi masalah Solusi masalah 16

17 BUSINESS PROCESS REENGINEERING (BPR) 17

18 Reengineering is the fundamental rethinking and redesign of business processes to achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance, such as cost, quality, service and speed. (Hammer & Champy, 1993) WHAT IS BPR? 18

19 BPR IS NOT? Automation Downsizing Outsourcing Process Simplification Process Reengineering Incremental Change Process-Led Assume Attitudes & Behaviours Management-Led Various Simultaneous Projects Radical Transformation Vision-Led Change Attitudes & Behaviours Director-Led Limited Number of Initiatives (Source Coulson-Thomas, 1992) 19

20 BPR VS CONTINOUS IMPROVEMENT 20

21 WHAT IS A PROCESS? Ø A specific ordering of work activities across time and space, with a beginning, an end, and clearly identified inputs and outputs: a structure for action (Davenport, 1993). What is a Business Process? Ø A group of logically related tasks that use the firm's resources to provide customer-oriented results in support of the organization's objectives 21

22 WHY REENGINEER? Customers Demanding (permintaan) Sophistication (kecanggihan teknologi) Changing Needs (perubahan kebutuhan) Competition Local Global Change Technology Customer Preferences 22

23 MOTIF PERUSAHAAN / ORGANISASI MELAKSANAKAN BPR 23

24 WHY ORGANIZATIONS DON T REENGINEER? 24

25 BPR SEEKS IMPROVEMENTS OF 25

26 Relokasi pekerjaan dari / ke pelanggan dan pemasok Mengurangi interface (hubungan antar muka) Integrasi dan menyatukan tugas MACAM- MACAM PROYEK BPR Paralelisme alamiah Standarisasi dan Kastemisasi Mengurangi penggunaan sumber daya Mempercepat proses pengambilan keputusan 26

27 Contoh: - ATM vs bank - Shopping On Line 27

Memecahkan masalah: - Dapatkah beberapa interface terpisah antara organisasi dan pelanggan dikurangi? - Dapatkah solusi-solusi otomatis diperoleh untuk mengurangi kebutuhan besar dari interface?

28 Memecahkan masalah: - Dapatkah beberapa interface terpisah antara organisasi dan pelanggan dikurangi? - Dapatkah solusi-solusi otomatis diperoleh untuk mengurangi kebutuhan besar dari interface? Contoh: Otomatisasi information desk (dial 109 untuk menanyakan informasi tagihan telpon) Pertimbangan: - Kehilangan keintiman dan kontak personal - Sulit mengkoordinasikan dan memelihara konsistensi 28

29 29

30 30

31 Sebelum BPR 31

32 Sesudah BPR 32

33 33

34 34

35 Memecahkan masalah: Dapatkah perbaikan proses yang dihasilkan dari perubahan alur pengambilan keputusan 35

36 Process Chart for Emergency Room Admission step Time (min) Dist (ft) Step description X Enter emergency room, approach patient window X Sit down and fill out patient history X Nurse escorts patient to ER triage room X Nurse inspect injury X Return to waiting room X Wait for available bed X Go to ER Bed X Wait for doctor X Doctor inspects injury & questions patien X Nurse takes patient to radiology X Technician x-ray patient X Return to bed in ER X Wait for doctor to return X Doctor provides diagnosis and advice X Return to emergency entrance area X Check Out X Walk to Pharmacy X Pick up prescription X Leave the building 36

37 Process Chart for Emergency Room Admission Summary Activity Number of step Time (min) Operation Distance (ft) Transport Inspect Delay Store - - Total: 50 min à 23/50 x 100% = 46% 37

38 SELESAI 38

dokumen-dokumen yang mirip

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

TOTAL QUALITY MANAGEMENT 4. MANAJEMEN PROSES Total Quality Management OUTLINE Please download this file at www.debrina.lecture.ub.ac.id Thank you. Proses adalah sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu