PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN. Nurochman, SST,.Akt,.MT

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN. Nurochman, SST,.Akt,.MT"

Sudomo Oesman
7 tahun lalu
Tontonan:

1 PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN Nurochman, SST,.Akt,.MT

2 SIM YANG BAIK?? Planning Process Support Controlling Process Decision Making Process

3 SIM YANG BAIK?? Model Planning Perencanaan Process Planning Support Controlling Data Masukan Process Decision Manipulasi Making Model Process

4 SIM YANG BAIK?? Mengukur Planning keluaran Process sistem Support Controlling Membandingkan Controlling Process keluaran vs rencana (lihat gap-nya) Improvement Decision Making dr gap Process yg terjadi

5 SIM YANG BAIK?? Unsur2 Planning Model, Process kriteria, Pembatas, Optimalisasi Decision Making Support Jenis Controlling Programmable Process dan Unprogrammable Tingkat Decision strategis, Making taktis, Process teknis

6 Process DOKUMENTASI PROSES BISNIS EKSISTING Nurochman, SST,.Akt,.MT Purchasing Department Manufacturing Department Engineering Department Finance Department Inbound Logistics Order Handling Product Development

7 Outline Dokumentasi proses Identifikasi proses bisnis Relationship mapping Flowchart Cross-functional flowchart

8 Dokumentasi proses Aturan awal dalam meningkatkan sesuatu adalah: mengetahui kondisi saat ini Tanpa mengetahui bagaimana kondisi proses saat ini, maka sulit untuk mengetahui inisiatif peningkatan apa yang dapat dilakukan dan apakah akan berhasil Dokumentasi proses adalah proses pertama dalam aktivitas peningkatan Process Documentation Performance Measurement Self assessment & Performance Evaluation Improvement Planning Improvement

9 Kapan dokumentasi proses dilakukan Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua saat yang berbeda: 1. Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses tertentu 2. Keseluruhan di awal Improvement journey yang bersifat umum

10 1) DP - Menunggu Proyek Peningkatan Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai untuk meningkatkan proses tersebut Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai: Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap langkah Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang berdampingan Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut Pendekatan ini sesuai untuk: Perusahaan yang kekurangan sumber daya Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat

11 2) DP - di Awal Improvement Journey Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi seluruh atau sebagian besar proses bisnis Keuntungan pendekatan ini adalah: Dengan melibatkan seluruh karyawan dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku positif dan motivasi peningkatan Top management akan mempunyai gambaran umum tentang organisasi dan kebutuhan peningkatan tertentu Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkan elemen proses tertentu yang dapat ditingkatkan

12 Mana yang sebaiknya digunakan? Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara kedua lebih berguna Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari kualitas seringkali menunjukkan situasi ideal bukan yang sesungguhnya Tujuan haruslah medokumentasikan proses seperti yang dilakukan saat ini (as -is), bukan bagaimana seharusnya dilakukan (to be).

13 Identifikasi & Dokumentasi Proses Tahapan dalam mendokumentasikan proses: 1. Definisikan dan deskripsikan proses secara kualitatif, tepatnya menggunakan relationship mapping. Sehingga menjawab pertanyaan berikut; Siapakah konsumen dan output dari proses? Siapakan supplier dan input dari proses? Bagaimana aktivitas aliran internal proses? 2. Konstruksikan flowchart

14 Teknik Pembuatan Dokumentasi Proses Relationship mapping: chart yang menggambarkan seluruh hubungan antar bagian bisnis Flowchart: gambaran grafis aliran aktivitas dalam sebuah proses Cross-functional flowchart: menggambarkan aktivitas, siapa yang melakukan aktivitas tersebut dan di departemen fungsional apa mereka berada Several-leveled flowchart: pembagian flowchart (baik untuk flowchart biasa maupun cross-functional) menjadi beberapa level hirarki Seluruh proses ini dilakukan dalam sebuah grup yang terdiri dari berbagai partisipan dalam proses

15 Relationship Mapping Contoh relationship mapping untuk proses sampel C u s t o m e r s Sales Planning Manufacturing Suppliers Purchasing Discussion/ Negitiation Flow of goods Order Information

16 Relationship Mapping untuk Supply Process Negotiation about frame agreements Suppliers Central manufacturing site Goods Goods Local Dealers Local Dealers Prognoses & orders Sales consultations Local Dealers Goods End customers End customers End customers End customers End customers End customers

17 Flowchart Flowchart digunakan karena pada umumnya lebih mudah memahami sesuatu yang ditampilkan secara grafik daripada dengan kata-kata Ada berbagai cara untuk menggambarkan flowchart Cara paling sederhana adalah dengan menggunakan simbol yang berbeda untuk mewakili aktivitas, dan panah untuk menggambarkan hubungan antar aktivitas

18 Simbol-simbol Flowchart Simbol yang digunakan untuk membuat flowhart Start atau finished point Step atau aktivitas proses Decision point Input/output Document

19 Contoh Flowchart Lanjutan dari relationship mapping, digambarkan flowchart untuk proses supply dalam memenuhi permintaan konsumen. Customer demands Ordering Customer order Production planning Production plan Procurement needs Procurement Manufacturing Products Purchased parts Delivery Customer Satisfaction

20 Cross-Functional Flowchart Flowchart biasa pada dasarnya hanya menggambarkan aktivitas apa yang dilakukan dalam sebuah proses Cross-functional flowchart memberikan informasi tambahan siapa yang melakukan aktivitas dan di departemen apa. Customer Planning Department Procurement Department Manufacturing Department Distribution Department Customer demand Ordering Production Planning Procurement Manufacturing Satisfied customer Delivery

21 Simbol-simbol Flowchart Flow direction symbols Digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lain Disebut juga connecting line Processing symbols Menunjukan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses / prosedur Input / Output symbols Menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output 21

22 Flow Direction Symbols Simbol arus / flow Menyatakan jalannya arus suatu proses Simbol communication link Menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain Simbol connector Menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama Simbol offline connector Menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda 22

23 Processing Symbols Simbol process Menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer Simbol manual Menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer Simbol decision Menujukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : ya / tidak Simbol predefined process Menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal Simbol terminal Menyatakan permulaan atau akhir suatu 23

24 Processing Symbols Simbol keying operation Menyatakan segal jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard Simbol offline-storage Menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu Simbol manual input Memasukkan data secara manual 24

25 Input / Output Symbols Simbol input/output Menyatakan proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya Simbol punched card Menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu Simbol magnetic tape Menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis Simbol disk storage Menyatakan input berasal dari dari disk atau output disimpan ke disk 25

26 Input / Output Symbols Simbol document Mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer) Simbol display Mencetak keluaran dalam layar monitor 26

27 Contoh System Flowchart Data jawaban ujian Koreksi Daftar Koreksi Data File utama ujian Tabel Siswa Periksa Ujian File siswa lulus Laporan Hasil Ujian 27

28 Kaidah Pembuatan Flowchart Start Input Proses Output End 28

29 Pengolahan data START READ HABIS? Ya Tidak PROCESS WRITE END 29

30 Menghitung luas persegi panjang Start Input panjang Input lebar Luas panjang * lebar Print Luas End 30

dokumen-dokumen yang mirip

Analisa Proses dan Perencanaan Bisnis

KEWIRAUSAHAAN - 2 Modul ke: Analisa Proses dan Perencanaan Bisnis Fakultas Galih Chandra Kirana, SE.,M.Ak Program Studi www.mercubuana.ac.id DOKUMENTASI PROSES Purchasing Department Manufacturing Department