BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Kerangka Pikir Permasalahan yang timbul dalam perusahaan merupakan indikasi bahwa terdapat penyimpangan terhadap proses bisnis yang ada, sehingga menghasilkan kinerja atau keluaran yang tidak sesuai. Kinerja atau keluaran tersebut harus diukur agar dapat diketahui apakah kinerja atau ouput yang dihasilkan sudah sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Untuk itu setelah diketahui bahwa kinerja atau keluaran yang dihasilkan tidak sesuai, maka harus dilakukan analisa terhadap proses bisnis yang ada untuk kemudian dicari penyebab permasalahan yang ada, kemudian melakukan perbaikan terhadap proses bisnis tersebut sehingga kinerja atau keluaran yang dihasilkan dapat sesuai dengan apa yang diinginkan pelanggan. Dalam permasalahan yang dihadapi oleh PT.TRS, penyimpangan atau variasi yang muncul adalah variasi yang cukup besar antara sales estimate yang merupakan proses perkiraan barang yang dibutuhkan atau akan dijual dan juga sebagai dasar perencanaan produksi dari prinsipal dengan order booking atau purchase order yang merupakan proses pemesanan barang yang dibutuhkan. Yang diharapkan dari kedua proses tersebut adalah bahwa variasi keluaran atau hasil dari kedua proses itu tidak terlalu besar sehingga tidak mengganggu perencanaan produksi serta penyediaan

2 barang dari prinsipal kepada subdistributor. Untuk itu, kedua proses tersebut akan diukur kinerjanya dan kemudian dianalisa dan dicari penyebab permasalahannya untuk kemudian dilakukan perbaikan. Proses yang sudah diperbaiki kemudian akan diukur kinerjanya atau variasinya untuk mengetahui apakah perbaikan yang sudah dilakukan sudah tepat. Kerangka pikir dari permasalahan dan penelitian yang dilakukan untuk memperbaiki proses bisnis perusahaan dapat digambarkan sebagai berikut : Analisa Proses Lama Perbaikan Proses Proses Lama Proses Baru Input Proses Sales Estimate Output Sales Estimate Variasi SIX SIGMA Proses Sales Estimate Output Sales Estimate Variasi Proses Order Booking Output Order Booking Proses Order Booking Output Order Booking Pengukuran Kinerja (Sigma Level) Gambar 3.1. Kerangka Pikir

3 3.2 Tahapan Penelitian Tahap-tahapan penelitian yang dilakukan untuk memperbaiki proses bisnis di dalam perusahaan didasarkan atas konsep Six Sigma disebut I-DMAIC yaitu Identification, Define, Measure, Analyze, Improvement dan Control. Tahapantahapan tersebut dapat dilihat pada gambar Definisi Kebutuhan Pelanggan 1 Identifikasi Pelanggan dan Proses Inti 6 Kontrol/ Integrasi Pengukuran Kinerja Proses/ Output Analisa Data/Proses Perbaikan Proses 3 Gambar 3.2. Tahapan Penelitian Identifikasi Pelanggan dan Proses Inti (Identification) Aktivitas dari tahap ini adalah : a. Identifikasi pelanggan

4 Identifikasi pelanggan ini dilakukan dengan memahami dan menentukan pelanggan utama dari proses bisnis yang dilakukan perusahaan. b. Identifikasi proses inti dari bisnis. Aktivitas ini dilakukan dengan memahami dan menentukan proses-proses inti terutama yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. c. Melakukan pemetaan proses dan menentukan keluaran dari proses inti. Aktivitas ini pada dasarnya merupakan pemetaan proses bisnis yang dibuat dalam suatu diagram yang disebut SIPOC Process Model yang terdiri dari : S : Supplier Sesorang atau kelompok yang menyediakan informasi, bahan atau sumber lainnya yang diperlukan dalam proses I : Input Sumber atau sesuatu yang disediakan P : Process Langkah-langkah transformasi yang memberikan nilai tambah O : Output Hasil akhir dari proses. C : Customer Seseorang atau sekelompok orang yang menerima keluaran. Proses pemetaan tersebut disusun dalam suatu tabel SIPOC yang dapat dilihat pada tabel 3.1.

5 Tabel 3.1. Tabel SIPOC Process Model Nama Proses : No Supplier Input Process Output Customer Definisi Kebutuhan Pelanggan (Define) Dari setiap proses inti yang telah ditentukan, maka didefinsikan secara spesifik dan diukur apa yang menjadi kebutuhan pelanggan. Hal tersebut dituliskan dalam suatu pernyataan kebutuhan pelanggan. Kebutuhan pelanggan tersebut merupakan dasar kinerja perusahaan dalam melakukan proses bisnisnya Pengukuran Kinerja Proses atau Keluaran (Measurement) Tahap pengukuran ini terdiri dari : 1. Perencanaan dan pengukuran kinerja yang berhubungan dengan apa yang menjadi kebutuhan pelanggan. Tahap ini terdiri dari : Menentukan apa yang akan diukur dan membuat definisi operasional dari hal yang akan diukur tersebut. Menentukan sumber data yang akan diambil.

6 Melakukan pengumpulan data. 2. Pengukuran cacat. Langkah ini terdiri dari : Melakukan definisi cacat yaitu ketidaksesuaian dengan apa yang menjadi kebutuhan dan harapan pelanggan. Melakukan pengukuran cacat yang terdiri dari : Untuk metode kontinu (data kontinu) : Kapabilitas proses (Cpk) : Batas Spesifikasi Atas- Rata-rata 3 x Standar Deviasi atau Rata-rata Batas Spesifikasi Bawah 3 x Standar Deviasi Level Sigma: Melihat Sigma Level melalui Six Sigma Conversion Table dari Cpk yang diukur. Dengan bantuan perangkat lunak Minitab, kapabilitas proses (Cpk) dapat dihitung secara mudah. Untuk metode diskrit (data diskrit) : Defects per million opportunity (DPMO) : Jumlah Cacat x Jumlah Unit x Jumlah Peluang Cacat Level Sigma:

7 Melihat Sigma Level melalui Six Sigma Conversion Table dari DPMO yang diukur Analisa Data / Proses dan Perbaikan Proses Analisa yang akan dilakukan terdiri dari : 1. Analisa data Menggunakan data yang telah dikumpulkan untuk melihat pola, kecendrungan atau faktor-faktor lain penyebab timbulnya masalah. 2. Analisa proses Secara mendalam menyelidiki dan memahami bagaimana suatu proses kerja berlangsung dan mengidentifikasi proses yang berulang, tidak terhubung atau macet untuk menemukan penyebab timbulnya masalah. Untuk analisa data dan menemukan penyebab timbulnya masalah digunakan beberapa alat atau metode yaitu : 1. Diagram sebab akibat (Fish Bone Diagram).

8 Analisa yang dilakukan dengan memulai pada akibat atau masalah yang timbul kemudian secara terstruktur mencari kemungkinan penyebabnya. Pada umumnya ada enam faktor yang dapat menimbulkan penyimpangan di dalam proses bisnis yaitu 5 M (material, method, machine, measures, mother nature) dan 1 P (people). 2. Analisa Pareto Menyusun atau mengelompokan data dari yang terbesar sampai terkecil. Diagram Pareto ini membantu di dalam mengidentifikasi suatu penyebab masalah yang paling sering terjadi atau memberikan kontribusi terbesar.analisa Pareto ini biasanya menggunakan aturan 80/20 yang mengindikasikan bahwa 80 persen biaya yang timbul di dalam perusahaan disebabkan oleh 20% masalah. Langkah-langkah perbaikan kemudian dilakukan berdasarkan analisis dan temuan pada penyebab timbulnya masalah tersebut. Untuk analisa proses, digunakan beberapa metode yaitu : 1. Analisa peta proses (Process Mapping Analysis) Dasar dari analisa peta proses ini adalah Tabel SIPOC yang telah dibuat sebelumnya. Tabel SIPOC tersebut kemudian dapat diterjemahkan di dalam pemetaan proses (process mapping) yang berupa sekumpulan tugas yang digambarkan dengan simbol segi empat. Beberapa masalah yang umumnya terjadi adalah :

9 Disconnects : titik dimana tidak atau kurang ditangani dan tidak terhubungnya antar kegiatan di dalam proses sehingga terganggunya komunikasi atau hubungan antara pemasok dengan pelanggan. Bottlenecks : titik dimana terjadi kelebihan kapasitas sehingga proses berjalan lambat. Redundancies : kegiatan yang sama berulang pada dua titik atau lebih di dalam suatu proses. Rework loops : kegiatan yang berulang kembali pada proses yang sama. Decisions/Insepections : titik dimana pilihan, evaluasi atau pemeriksaan yang dapat dihilangkan membuat suatu keterlambatan. 2. Process Value Analysis Analisa yang dilakukan melalui titik pandang dari pelanggan eksternal. Setiap proses ditinjau dari tiga kategori : a. Value Adding merupakan pekerjaan atau aktivitas yang berharga dari sudut pandang pelanggan eksternal. b. Value Enabling merupakan pekerjaan atau tugas dimana dapat dilakukan untuk pelanggan dengan lebih cepat, murah dan efektif. c. Non Value Adding merupakan pekerjaan atau tugas yang tidak memberikan nilai bagi pelanggan seperti keterlambatan, inspeksi, review dan sebagainya.

10 Langkah-langkah dari Value Analysis adalah : Identifikasi dan pemetaan dari proses yang akan dianalisa. Kategorisasi dari setiap proses apakah termasuk dalam value adding, non value adding atau value enabling. Komputasi proporsi dari setiap ektivitas dari setiap kategori dan review keseimbangan antara pekerjaan value dan non value adding. Untuk meningkatkan kinerja proses di dalam Process Analysis maka dilakukan : 1. Simplification Mengurangi langkah yang dilakukan dalam suatu proses sehingga akan meningkatkan kemampuan untuk mengurangi cacat dan kontrol variasi. 2. Straight-Line Processing Menyusun pekerjaan secara berurutan, dimana hal tersebut akan sangat membantu mengatasi masalah tentang komunikasi dan koordinasi yang mungkin timbul. 3. Parallel Processing Menyusun pekerjaan secara pararel atau secara bersamaan untuk mengurangi siklus waktu proses secara keseluruhan. 4. Alternate Paths

11 Secara fleksibel mencari alternatif untuk melakukan suatu pekerjaan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 5. Bottleneck Management Memperbaiki suatu titik di dalam proses yang menyebabkan lambatnya atau terhambatnya suatu proses. 6. Front-Loaded Decision Making Mengurangi keterlambatan dengan proses pengambilan keputusan yang dilakukan seiring dengan berjalannya proses mulai dari awal. 7. Standardized Option Membuat suatu standar untuk menangani suatu masalah di dalam proses akan memudahkan di dalam mengambil keputusan Integrasi dan Kontrol (Control) Tahap ini merupakan tahap lanjutan setelah perbaikan proses bisnis diimplementasikan di dalam kegiatan bisnis perusahaan, dimana dilakukan pengukuran kinerja secara rutin, mencoba menggali kemungkinan-kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan serta memperbaharui produk, pelayanan, proses dan prosedur yang ada. Bentuk-bentuk pelaksanaan dari tahap ini terdiri dari :

12 1. Process Control Melakukan pengukuran dan pemantauan untuk meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu. 2. Process Ownership dan Management. Manajemen lintas fungsi dengan masukan suara dari pelanggan, pasar dan karyawan. 3. Response Plan Mekanisme untuk bertindak secara cepat dan tepat berdasarkan informasi kunci. 4. Six Sigma Culture Upaya untuk perbaikan secara kontinu dengan tema konsep dari Six Sigma menjadi budaya dan cara berpikir organisasi Implementasi Proses Baru (Pilot Project) Sebelum proses yang baru diimplentasikan di dalam kegiatan sehari-hari maka dilakukan semacam test (pilot project) yang mengambil contoh proses yang berlangsung di Cabang Jkt. Pilot Project akan dilakukan selama 8 bulan, dimana ada beberapa hal yang akan diukur yaitu : 1. Akurasi Sales Estimate dan Order Booking/Purchase Order. 2. Tingkat pemenuhan pesanan barang (service level). Dari hasil tersebut, akan dipelajari lebih lanjut apakah proses baru yang telah diperbaiki dapat diimplentasi secara keseluruhan, sambil terus mencari peluang-

13 peluang baru untuk lebih meningkatkan proses yang ada. Beberapa kemungkinan efisiensi yang dapat terjadi juga akan dapat diidentifikasi.