Wawancara. Wawancara dengan Kabag. Operasional PT. Pelnas SARANABAHARI PRIMA 12/09/2006

Transkripsi

1 L1 Wawancara Wawancara dengan Kabag. Operasional PT. Pelnas SARANABAHARI PRIMA 12/09/2006 Q: Bagaimana prosedurnya jika ada barang datang untuk dikirim? A: Barang datang bersama surat jalan dari customer (biasanya perusahaan). Dari surat jalan yang dibawa itu, kita akan mengukur barang atau menimbang barang untuk mengecek kesesuaian kondisi barang dengan surat jalan yang dibawa customer. Setelah itu, akan dibuat surat muatan untuk customer. Q: Setelah itu apakah barang-barang tersebut akan langsung dikirim dengan kapal? A: Barang yang datang bisa langsung dikirim atau disimpan dulu di gudang, semuanya itu akan diatur oleh staf di bagian gudang. Staf di bagian gudang biasanya mengatur barang-barang mana saja yang siap untuk dikirim, disesuaikan dengan kapasitas kapal. Jika barang tersebut belum memenuhi kapasitas kapal, maka kapal akan menunggu barang lain lagi agar jumlah muatan pas di kapal, lalu baru dikirim. Jika belum memenuhi kapasitas kapal, maka kapal akan menunggu sampai kapalnya penuh. Q: Apakah tarif untuk pengiriman setiap barang sama? A: Tarif pengiriman untuk setiap barang itu berbeda, tergantung dari jenis barang dan juga pengemasan barang. Untuk setiap barang terdapat tarif masing-masing. Q: Siapa yang menangani seluruh proses transaksi penerimaan barang sampai barang dikirim? A: Yang menangani seluruh transaksi adalah staf bagian adminimistrasi untuk keseluruhan pembukuan atau pencatatan. Untuk mengukur atau menimbang barang dilakukan oleh tally man. Untuk menyimpan dan atau pengaturan mengirim barang biasanya bagian gudang. Dan yang mengirim barang adalah nahkoda dari masingmasing kapal.

2 L2 Q: Bagaimana pelanggan bisa mengetahui besarnya biaya yang harus mereka bayar? A: Pelanggan dapat mengetahuinya dari kononosemen. Konosemen itu berisi rincian barang-barang yang mereka kirim. Ukuran barang dan atau berat barang, harga pengiriman setiap barang, dan rincian lainnya yang berhubungan dengan barang yang mereka kirim. Dan di konosemen tersebut terdapat total biaya yang harus mereka tanggung dari jasa pengiriman yang kami berikan. Q: Bagaimana cara pelanggan melakukan pembayaran? A: Biasanya mereka membayar dengan giro. Q: Apakah pembayaran dapat dilakukan dengan kredit? A: Tidak, kami hanya menerima pembayaran lunas dan tidak kredit. Q: Apakah pembayaran harus dilakukan di Jakarta atau di Pontianak? A: Pelanggan dapat melakukan pembayaran di Jakarta atau di Pontianak. Setelah membayar, kita akan memberikan kuitansi sebagai bukti pembayaran. Q: Bagaimana membedakan pelanggan baru dengan yang sudah pernah memesan? A: Di awal kita mencatat semua data si pelanggan, dari situ kita bisa mencari di buku daftar pelanggan. Tapi biasanya kalau dia sering menggunakan jasa pengiriman dari kita pasti sudah dikenal. Q: Apakah ada kendala yang terjadi dari sistem yang berjalan sekarang? A: Ya, sering terjadi kesulitan jika direktur meminta laporan data baik penerimaan atau pengiriman per tahun atau per bulannya. Juga kesulitan dalam hal klaim. Kami masih sulit sekali untuk menangani masalah klaim. Karena untuk menangani masalah klaim ini, kami perlu membongkar surat jalan atau dokumen-dokumen yang berhubungan dengan barang yang di-klaim. Padahal dokumen-dokumen tersebut sudah ada seminggu atau bahkan berbulan-bulan yang lalu. Kami tidak bisa

3 L3 mengatasi masalah klaim dengan cepat karena data-data yang kami butuhkan membutuhkan waktu yang lama untuk mencarinya. Q: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya? A: Sekitar 1 minggu atau bahkan sampai 1 bulan. Dan itu membutuhkan lebih dari 1 orang pegawai. Karena banyak sekali data-datanya dan belum lagi waktu pengecekan data dari dokumen dan surat-surat yang kita kumpulkan. Kalau ada yang tidak sesuai jadi semakin repot. Q: Bisa dijelaskan kesesuaian apa yang dimaksud? A: Seperti kesesuian surat muatan dengan surat jalan yang dibawa pelanggan. Q: Siapa saja yang memiliki wewenang atas data-data yang berhubungan dengan pengiriman barang? A: Untuk data pengiriman saya memberikan wewenang penuh kepada staf bagian administrasi, tentu saja di bawah pengawasan saya langsung. Q: Berapa jumlah kapal yang dimiliki oleh perusahaan sampai saat ini? A: Sekarang ada 20 kapal. Kemungkinan akan ada penambahan kapal nantinya sesuai perkembangan dan kebutuhan perusahaan. Q: Sampai saat ini ada berapa pelanggan yang terdaftar? A: Kira-kira kita punya lebih dari 100 pelanggan. Q: Apakah ada pertambahan jumlah pelanggan baru tiap bulannya? A: Ya, tentu. Q: Apakah pelanggannya berupa per-orangan atau suatu perusahaan? A: Bisa keduanya. Q: Berapa jumlah pegawai yang ada sekarang?

4 L4 A: Kita punya sekitar 350-an orang termasuk di dalamnya karyawan kantor, bagian gudang, bagian perkapalan seperti nahkoda, tally man, dan mandor. Q: Bisakah kami meminta data-data dan copy surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan pengiriman perusahaan ini? A: Ya, silakan nanti saya akan meminta pegawai administrasi untuk membantu kalian. Q: Terima kasih Pak atas waktu dan kerja samanya.

5 L5 Wawancara Hasil Testing Wawancara dengan Kepala Bagian Operasional perusahaan PT. Pelnas SARANABAHARI PRIMA. 20/12/2006 Q: Apakah program yang kami sarankan sudah cukup membantu dalam memenuhi kebutuhan dari perusahaan ini? A: Ya, menurut saya sudah sangat membantu. Q: Dalam hal apa saja yang dinilai dapat membantu? A: Sangat membantu dalam proses pencarian datanya yang pasti. Kita dapat sangat cepat melihat data customer, supplier, dan terutama data barang. Kita tidak perlu meminta bagian gudang lagi untuk melakukan pengecekan jumlah barang yang tersedia di gudang. Q: Dalam sisi keamanan, bagaimana menurut Anda? A: Ya, tentu pembuatan halaman login ini saya rasa akan sangat membantu dalam pengontrolan hak akses. Mungkin disini saya hanya akan memberi wewenang kepada divisi-divisi tertentu saja yang dapat melihat data-data perusahaan. Q: Mengenai pembuatan laporan, bagaimana menurut Anda? A: Ya, pembuatan laporan itu akan memudahkan staf saya dalam menyajikan laporan bulanan bahkan tahunan. Tidak kerepotan lagi mencari berkas-berkas transaksi dan melakukan pencatatan dan penghitungan yang memakan waktu lama. Q: Apakah Anda mengalami kendala dalam menggunakan aplikasi ini? A: Kalau untuk saya pribadi saya tidak mengalami kesulitan, tapi untuk karyawan saya yang akan berhadapan dengan aplikasi ini mungkin akan ditemukan kesulitan. Jadi mungkin saya membutuhkan seorang trainer untuk mereka dalam memberikan

6 L6 penjelasan tentang aplikasi dan tentu saja cara penggunaannya sehingga aplikasi diharapkan dapat digunakan dengan lebih maksimal. Q: Bagaimana latar belakang pegawai yang ada? A: Cuma beberapa pegawai yang selesai pendidikannya dan itu pun hanya orang-orang yang bekerja di belakang meja mengurus administrasi dan pengiriman. Sisanya orang di lapangan yang rata-rata pendidikannya menengah kebawah. Q: Apakah pegawai Anda bisa menggunakan komputer? A: Ya, beberapa pegawai bisa menggunakan komputer tapi hanya beberapa aplikasiaplikasi yang umum. Q: Pertanyaan terakhir Pak. Apakah program ini dinilai membutuhkan spesifikasi perangkat keras yang sangat tinggi yaitu Pentium 4 dengan memory 256 MB untuk client dan Pentium 4 dengan memory 512 MB untuk server? A: Tidak menjadi masalah dan dapat dinilai wajar. Q: Terima kasih Pak, atas waktunya untuk memberi informasi, kritik, dan saran yang bermanfaat bagi kami. A: Ya, sama-sama. Inilah hasil wawancara kami dengan Bapak Yasin selaku Kepala Bagian Operasional di PT. Pelnas SARANABAHARI PRIMA.

7 L7 Merancang Mekanisme Keamanan Perancangan mekanisme keamanan ini dilakukan untuk membatasi hak akses user terhadap relasi yang ada. Berikut ini adalah perancangan basis data yang dilakukan: Kasir GRANT SELECT ON Pelanggan TO Kasir GRANT SELECT ON Karyawan TO Kasir GRANT SELECT ON Barang TO Kasir GRANT SELECT ON Jenis_Barang TO Kasir GRANT SELECT ON Penerimaan TO Kasir GRANT SELECT ON Penerimaan_Detil TO Kasir GRANT SELECT ON Pengiriman TO Kasir GRANT SELECT, INSERT, UPDATE ON Pembayaran TO Kasir GRANT SELECT ON Klaim TO Kasir GRANT SELECT ON Klaim_Detil TO Kasir Kabag Keuangan GRANT SELECT ON Pelanggan TO Kabag Keuangan GRANT SELECT ON Karyawan TO Kabag Keuangan GRANT SELECT ON Barang TO Kabag Keuangan GRANT SELECT ON Jenis_Barang TO Kabag Keuangan GRANT SELECT ON Penerimaan TO Kabag Keuangan GRANT SELECT ON Penerimaan_Detil TO Kabag Keuangan GRANT SELECT ON Pengiriman TO Kabag Keuangan GRANT SELECT ON Pembayaran TO Kabag Keuangan

8 L8 GRANT SELECT ON Klaim TO Kabag Keuangan GRANT SELECT ON Klaim_Detil TO Kabag Keuangan Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE ON Pelanggan TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE ON Karyawan TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE ON Barang TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE ON Jenis_Barang TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE ON Kapal TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE ON Penerimaan TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE ON Penerimaan_Detil TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE ON Pengiriman TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE ON Pembayaran TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE ON Klaim TO Bagian GRANT SELECT, INSERT, UPDATE ON Klaim_Detil TO Bagian Kabag GRANT SELECT ON Pelanggan TO Kabag

9 L9 GRANT SELECT ON Karyawan TO Kabag GRANT SELECT ON Barang TO Kabag GRANT SELECT ON Jenis_Barang TO Kabag GRANT SELECT ON Kapal TO Kabag GRANT SELECT ON Penerimaan TO Kabag GRANT SELECT ON Penerimaan_Detil TO Kabag GRANT SELECT ON Pengiriman TO Kabag GRANT SELECT ON Pembayaran TO Kabag GRANT SELECT ON Klaim TO Kabag GRANT SELECT ON Klaim_Detil TO Kabag Kabag Operasional GRANT SELECT ON Pelanggan TO Kabag Operasional GRANT SELECT ON Barang TO Kabag Operasional GRANT SELECT ON Jenis_Barang TO Kabag Operasional GRANT SELECT ON Kapal TO Kabag Operasional GRANT SELECT ON Penerimaan TO Kabag Operasional GRANT SELECT ON Penerimaan_Detil TO Kabag Operasional GRANT SELECT ON Pengiriman TO Kabag Operasional Direktur Utama GRANT SELECT ON Pelanggan TO Direktur Utama GRANT SELECT ON Karyawan TO Direktur Utama GRANT SELECT ON Barang TO Direktur Utama

10 L10 GRANT SELECT ON Jenis_Barang TO Direktur Utama GRANT SELECT ON Kapal TO Direktur Utama GRANT SELECT ON Penerimaan TO Direktur Utama GRANT SELECT ON Penerimaan_Detil TO Direktur Utama GRANT SELECT ON Pengiriman TO Direktur Utama GRANT SELECT ON Pembayaran TO Direktur Utama GRANT SELECT ON Klaim TO Direktur Utama GRANT SELECT ON Klaim_Detil TO Direktur Utama