IT SCORECARD JURUSAN SISTEM INFORMASI, ITS

Transkripsi

1 IT SCORECARD JURUSAN SISTEM INFORMASI, ITS Achmad Holil Noor Ali 1), Anif Bahwal 2) Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus Keputih, Sukolilo,Surabaya,60111 Telp : (031) , Fax : (031) holil@its-sby.edu 1), anif.bahwal@gmail.com 2) Abstrak Sebagai sebuah badan pendidikan yang bergerak di bidang Teknologi Informasi (TI), dalam proses bisnisnya Jurusan Sistem Informasi ITS menggunakan TI baik untuk proses utama bisnis maupun proses penunjang bisnis. Untuk memperjelas penggunaan TI, jurusan Sistem Informasi ITS telah menyusun portofolio aplikasi. Portofolio yang telah disusun tersebut dalam pelaksanaanya membutuhkan pengukuran kinerja, digunakanlah IT Scorecard untuk mengukur kinerja tersebut. Dengan IT Scorecard hubungan antara kinerja TI dan strategi TI dapat tercipta. Proses penyusunan IT Scorecard terdiri dari delapan tahapan. Tahapan tersebut meliputi (1) review dokumen; (2) update analisa SWOT; (3) update Balanced Scorecard; (4) menentukan visi-misi TI; (5) menentukan sasaran strategi TI; (6) menentukan hubungan antar sasaran strategi; (7) memetakan sasaran strategi TI ke dalam IT Scorecard; dan (8)menentukan inisiatif strategi.. Paper ini menghasilkan pemetaan sasaran strategi TI dalam IT Scorecard dan inisiatif strategi dari masing-masing sasaran strategi. Dengan adanya IT Scorecard diharapkan dapat membantu organisasi dalam menilai kinerja TI dan juga menciptakan link antara pengukuran kinerja dengan strategi bisnis. Keywords: IT Scorecard, Analisis SWOT 1. PENDAHULUAN Jurusan Sistem Informasi (JSI) ITS telah memiliki portofolio aplikasi yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan oleh Dini Hariyono pada tahun 2008 dengan judul PERENCANAAN PORTOFOLIO APLIKASI DI JURUSAN SISTEM INFORMASI ITS TAHUN Pada portofolio tersebut dihasilkan delapan belas buah aplikasi. Selain itu JSI juga menyusun Balanced Scorecard (BSC) yang digunakan untuk mengukur kinerja dari aktivitas bisnis yang berjalan. Untuk membantu mengukur kinerja dari TI yang ada maka digunakanlah IT Scorecard. IT Scorecard sendiri merupakan bagian dari BSC. IT Scorecard merupakan turunan dari BSC pada level departemen TI. IT Scorecard merupakan suatu metode untuk menyusun strategi TI, dimana dalam penyusunannya diturunkan dari BSC yang ada pada level diatasnya atau dalam kasus ini dari BSc pada level Jurusan. Dengan digunakannya IT Scorecard, portofolio yang ada dapat lebih terukur kinerjanya serta menciptakan keterhubungan antara kinerja TI dengan strategi TI, dimana tentunya strategi TI tersebut telah sesuai dengan strategi bisnis yang ada pada jurusan Sistem Informasi ITS. Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah untuk memetakan strategi TI dan penentuan inisitaif strategi pada Jurusan Sistem Informasi ITS. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membantu organisasi dalam menilai kinerja TI serta dapat menciptakan hubungan antara pengukuran kinerja TI dengan strategi TI. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 IT Scorecard Dalam makalahnya Rahmadi Wijaya (2007) menjelaskan bahwa pada tahun 1997 Van Grembergen dan Van Bruggen mulai melakukan adopsi terhadap Balanced Scorecard untuk digunakan pada Departemen Teknologi Informasi, karena menurut keduanya Departemen Teknologi Informasi menyediakan layanan bagi internal organisasi sehingga perspektif-perspektif yang digunakan juga harus diubah dan disesuaikan. Perubahan yang diajukan oleh Van Grembergen dan Van Bruggen tampak seperti pada Gambar 1. Keempat perspektif pada IT Scorecard yaitu: (1) Corporate Contribution, yang menghubungkan ketiga perspektif lain dengan perspektif yang ada pada bisnis, pada perspektif ini juga nampak strategi-strategi dengan sudut pandang dewan direksi dan eksekutif; (2) Customer Orientation yang berisikan strategi-strategi dari sisi pelanggan departemen TI, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal; (3) Operational Excellence, berisi strategi-strateg 10

2 SISFO-Jurnal Sistem Informasi yang mendukung proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses; (4) Future Orientation, berisi strategi-strategi yang mendukung keseluruhan TI yang ada baik dari sisi sumber daya manusia, perangkat lunak, perangkat keras dan sebagainya. Gambar 1 Perubahan perspektif dari BSC menjadi IT Scorecard Sumber: Analisis Model IT Menggunakan Balanced Scorecard Untuk Pengembangan Sistem Teknologi Informasi 2.2 Cascading Setelah perusahaan menyusun Balanced Scorecard, agar terbentuk IT Scorecard maka dilakukan cascading. Secara bahasa to cascade berarti mengalir atau terpancar ke bawah. Sedangkan menurut istilah disebutkan oleh Suwardi Luis (2007) sebagai : strategi di tingkat perusahaan dipecah lebih detil dan dijabarkan ditingkat divisi, bahkan sampai tingkat individu, dengan keterkaitan yang jelas. Jadi tahap cascading adalah suatu tahapan untuk menurunkan strategi yang ada pada tingkat organisasi menjadi strategi pada tahap divisi, bahkan sampai pada tahap individu. Tujuan dari langkah ini adalah untuk menjamin adanya keselarasan (alignment) antara strategi pada level organisasi dan strategi pada level dibawahnya (Suwardi Luis, 2007). 3. METODOLOGI PENELITIAN Terdapat delapan tahap dalam proses penyusunan IT Scorecard. Tahap yang pertama adalah pengumpulan informasi, yaitu review dokumen yang dibutuhkan dalam penyusunan IT Scorecard. Tahap yang kedua adalah update analisis SWOT yang mengacu pada tugas akhir berjudul Perencnaan Portofolio Aplikasi di Setelah itu dilakukan update terhadap Balanced Scorecard yang telah di susun pada tugas akhir berjudul Perencnaan Portofolio Aplikasi di Jurusan Sistem Informasi ITS Tahun Kemudian mulai ditentukan visimisi dari departemen TI pada Jurusan Sistem Informasi ITS. Dengan berbagai langkah di atas mulailah ditentukan Strategi TI pada departemen TI Jurusan Sistem Informasi ITS. Setelah strategi TI disusun, maka langkah selanjutnya adalah menentukan pemetaan strategi TI kedalam IT Scorecard. Langkah selanjutnya adalah menentukan hubungan antar strategi setelah dipetakan. Sebagai langkah terakhir yaitu menentukan inisiatif strategi. 4. ANALISIS KONDISI JURUSAN SISTEM INFORMASI ITS Tahap awal, sesuai dengan penjelasan pada metodologi, dilakukan pengumpulan informasi. Informasi yang dikumpulkan nantinya akan digunakan pada analisis SWOT, informasi yang dikumpulkan tersebut antara lain dokumen analisis SWOT dan strategi bisnsi, dokumen visi dan misi Jurusan Sistem Informasi ITS, dan dokumen capaian pengembangan Jurusan Sistem Informasi ITS. Langkah selanjutnya adalah perbaikian analisis SWOT yang telah ada pada tugas akhir dengan judul Perencanaan Portofolio Aplikasi di Data dari analisis SWOT yang diperbaiki antara lain: 1. Analisis kondisi lingkungan internal bisnis Jurusan Sistem Informasi ITS. 2. Analisis kondisi lingkungan eksternal bisnis Jurusan Sistem Informasi ITS 3. Analisis kondisi linkungan eksternal SI/TI Jurusan Sistem Informasi ITS Analisis terhadap kondisi lingkungan internal bisnis Jurusan Sistem Informasi ITS meliputi analisis terhadap struktur organisasi dan capaian program pengembangan jurusan (meliputi analisis terhadap calon mahasiswa, mahasiswa baru, mahasiswa terdaftar, daerah asal mahasiswa, IPK dan lama studi wisudawan, sarana prasarana, kemahasiswaan, akademik, PPM, operasional, dan sumber daya manusia). Sedangkan analisis terhadap kondisi lingkungan eksternal bisnis meliputi analisis terhadap kondisi politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Untuk analisis lingkungan internal SI/TI jurusan Sistem Informasi ITS, analisis dilakukan pada e-learning, official website jurusan, dan infrastruktur SI/TI yang ada. Dari perbaikan analisis SWOT tersebut diketahui bahwa Jurusan Sistem Informasi ITS berada pada kuadran weaknesses-threats. Dengan mengetahui kuadran posisi Jurusan Sistem Informasi, maka update Balanced Scorecard yang telah ada pada tugas akhir berjudul Perencnaan Portofolio Aplikasi di 2011 haruslah berfokus pada mengatasi ancaman dan kelemahan yang dimiliki. Hasil dari update Balanced Scorecard yang digunakan pada penelitian ini mengacu pada Balanced Scorecard yang telah disusun pada 11

3 dokumen SiWAY, sebagaimana ditunjukkan pada gambar 2. Keuangan Kepuasan Civitas Pelanggan Penididkan & Pengajaran Proses Bisnis Internal Manajemen Jurusan Gambar 2: Peta Strategi Jurusan Sistem Informasi ITS 5. IT SCORECARD 5.1 Visi-Misi Pertumbuhan Revenue Mix PPM Pembelajaran & Pertumbuhan Kerjasama & Akses Masy Daya Saing Mahasiswa Layanan Prima Perolehan pengakua n Citra Derajat Keberlangsungan Operasional Penentuan visi-misi bidang SI/TI Jurusan Sistem Informasi ITS melalui beberapa tahap, antara lain brainstorming dengan stakeholder serta menjadikan visi-misi dari jurusan Sistem Informasi ITS sebagai rujukan untuk menjamin keselarasan tujuan antara bidang SI/TI dengan Jurusan Sistem Informasi ITS. Berikut adalah visi-misi dari bidang SI/TI jurusan Sistem Informasi ITS: Mendukung perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Jurusan Sistem Informasi melalui penyediaan SI/TI dan IT Support untuk menghasilkan sumber daya TI yang optimal. Penyusunan sasaran strategi bidang SI/TI jurusan Sistem Informasi ITS dilakukan dalam dua tahap yaitu mengetahui harapan pelanggan yang nantinya digunakan dalam menyususn sasaran strateginya dan menyusun sasaran strategi berdasarkan sasaran strategi yang dimiliki oleh jurusan Sistem Informasi ITS. Dalam menyusun keseluruhan sasara strategi yang ada, setiap sasaran strategi haruslah sesuai dengan visi-misi bidang SI/TI jurusan Sistem Informasi ITS. Proses penyusunan sasaran strategi bidang SI/TI berdasarkan sasaran strategi jurusan Sistem Informasi ITS terdiri dari dua tahap, yaitu menentukan sasaran strategi yang memiliki relevansi langsung dan memiliki relevansi tidak langsuang. Relevansi langsung disini artinya bahwa strategi yang disusun pada level jurusan Sistem Informasi ITS memang diperuntukkan bagi bidang SI/TI, sedangkan relevansi tidak langsung artinya strategi yang disusun pada jurusan Sistem Informasi ITS dapat didukung oleh bidang SI/TI. 5.2 Penyusunan Strategi Bidang SI/TI berdasarkan Strategi Jurusan Sistem Informasi ITS Sebagaimana ditunjukkan pada gambar 2 bahwa jurusan Sistem Informasi ITS tidak memiliki sasaran strategi yang memang ditujukan bagi bidang SI/TI, sehingga sasaran strategi yang muncul disini adalah sasaran strategi yang mendukung sasaran strategi yang ada pada Jurusan Sistem Informasi ITS. Sasaran-sasaran strategi tersebut adalah kompetensi karyawan, Tersedianya layanan dan infrasrtuktur yang, kepuasan layanan SI/TI, efektifitas pengelolaan kinerja, Efisiensi helpdesk, efektifitas pengelolaan kinerja, dan Menerapkan IT Governance. 5.3 Penyusunan Strategi Bidang SI/TI Berdasarkan Harapan Pelanggan Untuk mengetahui harapan dari pelanggan dilakukanlah wawancara. Sebelum melakukan wawancara dilakukan identifikasi pelanggan terlebih dahulu. Dari identifikasi yang dilakukan diketahui bahwa pelanggan bidang SI/TI Jurusan Sistem Informasi ITS adalah ketua jurusan, seluruh koordinator, dosen/karaywan, dan mahasiswa. Dikarenakan keterbatasan 12

4 SISFO-Jurnal Sistem Informasi waktu maka wawancara dilakukan terhadap orang yang dirasa paling mewakili dari masingmasing jenis pelanggan tersebut. Setelah mengetahui harapan dari pelanggan bidang SI/TI Jurusan Sistem Informasi ITS, maka disusunlah sasaran strategi untuk mewujudkan harapan pelanggan tersebut, di mana sasaran strategi yang dihasilkan haruslah sejalan dengan visi-misi dari bidang SI/TI. Sasaran-sasaran strategi untuk memenuhi harapan pelanggan tersebut adalah Tersedianya layanan dan infrasrtuktur yang, kepuasan layanan SI/TI, Menerapkan IT Governance, kompetensi karyawan, dan efektifitas pengelolaan kinerja. Tabel 1., Sasaran Strategi, Indikator dan inisiatif strategi Bidang SI/TI Jurusan Sistem Informasi Sasaran Strategi efektifitas dan efisiensi investasi SI/TI kepuasan layanan SI/TI Tersedianya layanan dan infrasrtuktur yang Inisiatif Strategi efektifitas dan efisiensi anggaran bidang SI/TI layanan SI/TI Penyediaan infrastruktur yang Penyediaan layanan yang 3. Operational Excellence efektifitas pengelolaan kinerja Efisiensi Helpdesk 4. Future Orientation kompetensi karyawan Menerapkan IT Governance Setelah membagi ketujuh sasaran strategi ke dalam keempat perspektif, maka langkah selanjutnya adalah memetakannya dengan menggunakan diagram sebab-akibat. Hasil pemetaan ketujuh sasaran startegi tersebut sebagaimana nampak pada gambar 3. Sebagai langkah terakhir adalah menyusun inisiatif strategi bagi masing-masing sasaran startegi. Inisiatif startegi yang dihasilkan dapat dilihat pada tabel 1. IT Scorecard Jurusan Sistem Informasi ITS Bussiness Contribution User Orientation Tersedianya layanan dan infrasrtuktur yang efisiensi dan efektifitas investasi SI/TI kepuasan layanan SI/TI efektifitas pengelolaan kinerja Monitoring implementasi SI/TI Operational Excellence Efisiensi helpdesk efektifitas pengelolaan kinerja Efisiensi helpdesk kompetensi karyawan Menerapkan IT Governance Penyusunan dan implementasi prosedur pengadaan kelancaran SI/TI kompetensi karyawan Pengadaan dan pengimplementasian tata kelola 5.4 Pemetaan Sasaran Strategi SI/TI Setelah memperoleh ketujuh sasaran strategi di atas, selanjutnya sasaran-sasaran strategi tersebut dimasukkan ke dalam empat perspektif IT Scorecard. Hasil pembagian tersebut adalah sebagai berikut: 1. Corporate Contribution efisiensi dan efektifitas investasi SI/TI 2. User Orientation kepuasan layanan SI/TI Tersedianya layanan dan infrasrtuktur yang Future Orientation Menerapkan IT Governance kompetensi karyawan Gambar 3 IT Scorecard Jurusan Sistem Informasi ITS 6. SIMPULAN Dari proses penyusunan sasaran strategi bidang SI/TI di atas diperoleh beberapa simpulan, yaitu: Jurusan Sistem Informasi ITS tidak memiliki sasaran strategi yang memiliki relevansi langsung dengan bidang SI/TI, sedangkan yang memiliki relevansi tidak langsung terdapat enam sasaran strategi. Dari penyusunan sasaran strategi diketahui bahwa seluruh sasaran strategi yang dimunculkan dari sasaran strategi jurusan Sistem Informasi ITS, muncul pula pada 13

5 pemunculan sasaran strategi berdasarkan harapan. Terdapat tujuh sasaran strategi yang digunakan oleh bidang SI/TI jurusan Sistem Informasi ITS. Dari ketujuh sasaran strategi tersebut dua sasaran strategi untuk masingmasing perspektif user orientation, operational excellence, future orientation, sedangkan satu sasaran strategi masuk dalam perspektif corporate contribution. Sasaran strategi pada persepktif future orientation berdampak pada seluruh sasaran strategi pada perspektif operational excellence. Sasaran strategi meningkatkan efektifitas pengelolaan kinerja berdampak pada seluruh sasaran strategi pada perspektif user orientation. Sedangkan sasaran strategi efisiensi helpdesk berdampak pada sasaran strategi tersedianya layanan dan infrastruktur yang. Seluruh sasaran strategi pada perspektif user orientation berdampak pada sasaran strategi pada perspektif bussiness contribution, yaitu meningkatkan efisiensi dan efektivitas investasi SI/TI 7. DAFTAR PUSTAKA De Haes, Steven dan Van Grembergen, Win IT Governance and its Mechanism. Available at: ContentGroups/Journal1/20058/jpdf052measuri ng-and-improving.pdf. De Haes, Steven dan Van Grembergen, Win Measuring and Improving IT Govrnance through The Balanced Scorecard. Available at: ContentGroups/Journal1/20058/jpdf052measuri ng-and-improving.pdf. Hariyono, Dini Perencanaan Portofolio Aplikasi di Jurusan Sistem Informasi ITS tahun Sarjana. Surabaya: ITS. Luis, Suwardi dan Biromo, A Prima Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards, PT Gramedia Pustaka Utama. Luis, Suwardi Step by step in Developing Vision, Mission, & Value Statements, PT Gramedia Pustaka Utama. Ongowarsito, Henkie. Agustus Measuring IT Performance at PT POLYPET KARYA PERSADA using IT Balanced Scorecard. ding_decision_support_002_1740.pdf Van Gremberergen, Win. The Balanced Scorecard and IT Governance, IT Governance Institute. Wijaya, Rahmadi. Juni Analisis Model IT Menggunakan Balanced Scorecard Untuk Pengembangan Sistem Teknologi Informasi, / mar07_1 14