B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 1

Transkripsi

1

2 B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 1

3 TEMA SUB TEMA : Monev dan Pelaporan : Pelaksanaan Monitoring dan Uji Petik TUJUAN : Peserta dapat menjelaskan : TUJUAN 1. Prinsip pelaksanaan uji petik tingkat kabupaten 2. Langkah-langkah Pelaksanaan Uji Petik Tingkat Kabupaten 3. Alat Uji Petik 4. Pelaporan Hasil Uji Petik Tingkat Kabupaten : 2 x 45 menit B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 2

4 Pelaksanaan kegiatan Program Pamsimas perlu dipantau untuk pengendalian mutunya dengan memeriksa langsung ke lapangan, berdasarkan sampel yang dipilih secara acak dari data Quick Status. Kegiatan pemantauan tersebut adalah Uji Petik. Tujuan Uji Petik adalah: 1. Memeriksa mekanisme pelaksanaan siklus kegiatan dan hasilnya dari pelaku dan masyarakat 2. Memeriksa data dari dokumen hasil pelaksanaan siklus kegiatan 3. Menyusun strategi tindak lanjut dan perbaikan untuk pelaksanaan kegiatan 4. Mendapatkan referensi replikasi dari pengalaman yang baik bagi pelaksanaan siklus kegiatan Prinsip pelaksanaan uji petik adalah: 1. Tepat waktu, artinya sesuai dengan momentum tahapan siklus kegiatan 2. Dapat dipercaya, artinya informasi yang diperoleh harus akurat dan hasilnya harus obyektif Pelaku atau pelaksana uji petik di tingkat kabupaten adalah Tim ROMS Kabupaten, yaitu DC dan Co-DC/DFMA.Hal ini mendukung pengukuran capaian program di suatu kabupaten berdasarkan target yang telah ditetapkan. Dalam dokumen kontrak ROMS, KAK DC menyebutkan peran dan tanggung jawab dalam melaksanakan Uji Petik, sebagai berikut: Melaksanakan kegiatan uji petik dan pemantauan secara berkala serta melaporkan hasilnya secara online maksimum tiga (3) hari setelah uji petik dilaksanakan Beberapa metode yang dapat digunakan dalam kegiatan uji petik adalah: Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap objek uji petik, misalnya SPAM yang terbangun, jamban hasil pemicuan, materi pelatihan dan lain-lain, berdasarkan data yang telah diperoleh di Quick Status dan SIM Wawancara responden, yaitu mendapatkan informasi dari responden dengan panduan kuesioner Penelitian Dokumen, yaitu memeriksa validitas data yang diperoleh dari Quick Status dan SIM dengan melakukan cross-check secara acak pada dokumen yang tersedia di lapangan, seperti Berita Acara pelaksanaan kegiatan, daftar hadir pertemuan, RKM dan lain-lain. B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 3

5 Siklus uji petik 1. Uji Petik 1 (UP-1) dilaksanakan pada saat tahapan kegiatan perencanaan sampai dengan siklus kegiatan Penetapan Calon Desa Sasaran 2. Uji Petik 2 (UP-2) dilaksanakan pada saat kegiatan identifikasi kondisi dan permasalahan di bidang air minum dan sanitasi, serta kegiatanpengembangan kelembagaan masyarakat 3. Uji Petik 3 (UP-3) dilaksanakan pada saat siklus kegiatan perencanaan, termasuk kelengkapan, kelayakan teknis dan kewajaran biaya dalam penyusunan PJM ProAksi dan RKM, 4. Uji Petik 4 (UP-4) dilaksanakan pada saat persiapan tahapan pelaksanaan dan persiapan pencairan BLM 5. Uji Petik 5 (UP-5) dilaksanakan pada saat tahapan pelaksanaan kegiatan dan konstruksi, termasuk kualitas konstruksi sarana air minum dan sanitasi, serta hasil pemicuan dan promkes 6. Uji Petik 6 (UP-6) dilaksanakan pada saat tahapan penyelesaian kegiatan, termasuk uji fungsi sampai dengan serah terima 7. Uji Petik 7 (UP-7) dilaksanakan terhadap desa pasca, termasuk penyusunan RKM 100%, integrasi PJM ProAksi ke dalam RPJM/RKP Desa, serta rencana pengembangan dan pendanaan SPAM Kapan waktu pelaksanaan uji petik? Uji putik sudah bisa dilaksanakan, jika : 1. Jumlah dan lokasi uji petik Roms Provinsi dan Kabupaten ditentukan oleh NMC. 2. UP1 dilakukan setelah 50% desa di kabupaten sudah verifikasi proposal 3. UP2 dilakukan setelah 50% desa sudah pembentukan KKM 4. UP3 dilakukan setelah 50% desa Evaluasi RKM 5. UP4 dilakukan setelah 50% desa Pencairan T1 6. UP5 dilakukan setelah 50% desa pencairan T3 7. UP6 dilakukan setelah 50% desa 100% progress fisik 8. UP7 dilakukan hanya untuk desa paska 9. Semua siklus uji petik berlaku untuk desa baru dan desa lama jika dikabupaten tersebut tidak ada penyusunan RKM desa paska maka semua desa paska masuk UP7 B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 4

6 Laporan Deskriptif Uji Petik sekurang-kurangnya tersusun dengan struktur sebagai berikut: 1. Pendahuluan 1.1. Lokasi desa sasaran uji petik 1.2. Jadwal pelaksanaan uji petik 2. Analisa Hasil Uji Petik 2.1. Rekap tabel hasil uji petik 2.2. Analisa terhadap siklus kegiatan IMAS (contoh) 2.3. Analisa terhadap siklus kegiatan Pemicuan CLTS (contoh) 2.4. Analisa terhadap siklus kegiatan Pembentukan KKM (contoh) 3. Kesimpulan dan Rekomendasi 3.1. Kesimpulan 3.2. Rekomendasi Lampiran : Dokumentasi foto-foto pelaksanaan uji petik B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 5

7 Dari pengalaman pelaksanaan Program Pamsimas yang lalu, seringkali ditemukan fakta berikut ini: 1. Uji Petik tidak selalu dilakukan 2. Uji Petik dilakukan, namun tidak memenuhi prinsip tepat waktu 3. Uji Petik dilakukan, namun hasilnya tidak dilaporkan 4. Hasil Uji Petik tidak digunakan untuk tindakan perbaikan pelaksanaan Program Pamsimas Bagilah peseta menjadi kelompok, masing-masing kelompok berjumlah 5-6 orang untuk mendiskusikan pertanyaan sebagai berikut: Pertanyaan: 1. Apa yang menyebabkan Uji Petik tidak dilaksanakan sesuai dengan ketentuan? Jelaskan! B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 6

8 2. Sebagai DC, bagaimana anda melakukan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan kegiatan Uji Petik? 3. Apa akibatnya jika Uji Petik tidak dilakukan? Jelaskan! B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 7

9 TEMA SUB TEMA TUJUAN : 8. Monev dan Pelaporan : 8.2 Merancang kegiatan monitoring dan supervisi : Peserta dapat menjelaskan: 1. Langkah-langkah monitoring dan evaluasi supervisi 2. Peran dan tanggung jawab DC dalam melakukan monitoring dan supervisi WAKTU : 1 x 45 menit B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 8

10 Program Pamsimas yang telah dilaksanakan secara luas di seluruh pelosok tanah air, mencakup 33 provinsi, 365 kabupaten, sekitar desa perlu dipantau secara berkala untuk memastikan kemajuan pelaksanaannya sesuai dengan jadwal yang direncanakan (Annual Work Plan). Selain itu pelaksanaan siklus kegiatan program perlu dipastikan telah sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Pedoman Umum, Petunjuk Teknis, dan POB. Dengan adanya data hasil monitoring, maka dapat dilakukan evaluasi terhadap kegiatan Program Pamsimas, agar para pelaku dan para pemangku kepentingan dapat mengukur capaian program dalam memenuhi target indikator kinerja utama. Selain itu apabila berdasarkan hasil monitoring ditemukan penyimpangan atau kekurangan, baik terkait jadwal maupun kualitas pelaksanaan, maka para pelaku program dapat melakukan tindakan perbaikan maupun penyesuaian. Monitoring harus dilakukan secara rutin oleh setiap tingkatan pelaku program. Selain itu monitoring juga perlu dilakukan secara insidentil atau karena terjadi kondisi tertentu, seperti: 1. Kemajuan pelaksanaan tidak sesuai rencana (terlambat) 2. Adanya permasalahan di lapangan, baik teknis maupun non teknis 3. Adanya temuan dari hasil supervisi pihak lain, termasuk pengaduan Sesuai KAK District Coordinatoor yang termuat dalam Kontrak ROMS menyebutkan peran dan tanggung jawab dalam melaksanakan monitoring, sebagai berikut: Melakukan pemantauan secara rutin terhadap pelaksanaan tingkat desa, terutama untuk titik-titik kritis pada saat perencanaan dan pelaksanaan kegiatan masyarakat dan pemerintah desa/kecamatan, termasuk di dalam tugas ini adalah mendorong DPMU dan Pakem untuk melakukan pemantauan secara rutin terhadap kualitas hasil pekerjaan masyarakat dan pencapaian target Tim Kabupaten bertugas untuk melakukan kegiatan pemantauan dan evaluasi ke desa dan diwajibkan melakukan pemantauan dan evaluasi ke desa minimal tujuh (7) hari dalam satu bulan. B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 9

11 Kasus 1 Tim ROMS Kabupaten akan melakukan monitoring berdasarkan analisa terhadap data keberlanjutan (SIM modul 7.3) periode Maret, Juni dan September 2017, seperti tertera pada data desa-desa tahun 2012 yang tersaji berikut ini: Data Keberlanjutan Desa Pamsimas 2012 periode Maret 2017 B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 10

12 Data Keberlanjutan Desa Pamsimas 2012 periode Juni 2017 Data Keberlanjutan Desa Pamsimas 2012 periode September 2017 Pertanyaan: Diskusikan didalam kelas dengan membagi kelompok 5-6 orang 1. Bagaimana hasil analisis anda terhadap data keberlanjutan pada desa di atas (yang diberi tanda)? 2. Bagaimana langkah anda dalam merencanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi yang berbasis SIM? Jelaskan B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 11

13 3. Bagaimana cara menentukan prioritas desa yang memerlukan kunjungan lapangan? 4. Apakah Peran dan tanggung jawab DC dalam melakukan monitoring dan supervisi? B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 12

14 TEMA SUB TEMA : Monev dan Pelaporan : 8.3. Pelaporan TUJUAN : Peserta dapat menjelaskan : Format Laporan Alur pelaporan kepada DPMU, Satker Kab dan ROMS Review Laporan Bulanan WAKTU : 2 x 45 menit B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 13

15 Pelaporan tentang hasil pelaksanaan kegiatan adalah bagian penting dari pemantauan dan pertanggungjawaban. Pelaporan ditujukan untuk menggambarkan perkembangan atau kemajuan setiap tahapan pelaksanaan, kendala atau permasalahan yang terjadi, dan pencapaian sasaran atau tujuan program. Semua pelaku Program Pamsimas bertanggung jawab untuk melakukan pelaporan atas pelaksanaan program mulai dari tingkat desa, kabupaten, provinsi dan pusat. Proses ini dilakukan untuk membantu pengelolaan program dan evaluasi kinerja program Pamsimas. Laporan pelaksanaan Pamsimas harus menjadi bagian dari pelaporan kinerja penyelenggaraan urusan air minum dan sanitasi di tingkat kabupaten. Dalam menyusun pelaporan kepada pengelola program yang didukungnya harus secara akurat dan tepat waktu. Jika pelaporan tidak dilakukan secara akurat dan tepat waktu maka akan mempengaruhi kualitas laporan dan memperlambat jadwal pemanfaatannya terutama dalam kaitannya dengan pemantauan dan evaluasi kinerja program, sehingga proses pengambilan keputusan untuk menentukan kebijakan dalam antisipasi masalah yang akan diambil guna menjaga/meningkatkan kinerja program pun menjadi terlambat yang dapat menyebabkan kegagalan pelaksanaan suatu siklus bahkan keseluruhan program. Dengan mematuhi ketentuan jadwal dan mekanisme pelaksanaan pelaporan dalam hal ini laporan tingkat kabupaten diharapkan kegagalan pelaksanaan program yang disebabkan dari buruknya kinerja dapat dihindari. Adapun jenis dan pelaku pelaporan ROMS Kabupaten diuraikan dalam tabel berikut ini : Jenis Pelaporan Deadline Pelaporan 1. Laporan Bulanan Setiap tanggal 30 setiap bulan. 2. Laporan Triwulan Maksimal 5 hari setelah periode Triwulan 3. Laporan Tahunan Maksimal 1 minggu setelah akhir tahun 4. Dokumen pelaporan lain yang bersifat insidentil Maksimal 5 hari setelah pelaksanaan Laporan diserahkan ke- DPMU Satker Kabupaten PC ROMS DPMU Satker Kabupaten PC ROMS DPMU Satker Kabupaten PC ROMS DPMU Satker Kabupaten PC ROMS Pelaku ROMS Kabupaten ROMS Kabupaten ROMS Kabupaten ROMS Kabupaten B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 14

16 ALUR DAN MEKANISME PELAPORAN DC (DISTRICT COORDINATOR) Adapun alur penyusunan pelaporan bulanan ROMS tingkat kabupaten dapat dilihat pada alur berikut ini : Setiap 3 (tiga) Bulan Paparan kepada Dpmu dan satker PIP Laporan Bulanan FM dan FS diterima DC DC menyusun laporan berdasarkan: Laporan dari Fasilitator Hasil Kunjungan dan Monitoring Hasil Koordinasi Berbagai Pihak Lapangan Laporan DC disahkan oleh DPMU dan Satker PIP Laporan dibuat 4 (empat) rangkap Setiap 3 (tiga) Bulan Paparan kepada PPMU dan Satker PSPAM Prov. ROMS Provinsi melalui Koordinatoor Provinsi wajib membuat laporan berdasarkan: Laporan dari DC ( District Coordinatoor ) Laporan dari para TA (Tenaga Ahli ) ROMS Hasil kunjungan dan monitoring ke lapangan Hasil koordinasi dengan pihak terkait Laporan ROMS Provinsi disahkan oleh PPMU dan Satker PSPAM Provinsi. Laporan dibuat 5 (lima) rangkap Laporan disampaikan kepada DPMU, Satker PIP Kab dan Koordinator Prov, tanggal 30 setiap bulan. Laporan disampaikan pada tanggal 5 setiap bulan kepada PPMU, Satker PSPAM Provinsi, Satker PAMBM, dan NMC, serta arsip. B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 15

17 Format Laporan Bulanan ROMS Tingkat Kabupaten RINGKASAN EKSEKUTIF (1 halaman yang merupakan ringkasan laporan) DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR SINGKATAN 1 I N F O R M A S I P R O G R A M P A M S I M A S I I I ( g a m b a r a n u m u m p r o g r a m P a m s i m a s t k k a b u p a t e n u t k L a p o r a n R O M S un tu k L a p o r a n R O M S K a b u p a t e n ) 1.1 LATAR BELAKANG TUJUAN PROGRAM LOKASI PROGRAM... B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 16

18 2 T A R G E T D A N R E A L I S A S I K I N E R J A R O M S K A B U P A T E N Indikator Pencapaian Program TARGET* PERIODE REALISASI 1. Jumlah tambahan orang yang mempunyai akses terhadap fasilitas air minum yang aman secara berkelanjutan 1. Desa.. 2. Desa Desa. 4. DST 2. Jumlah tambahan orang yang mempunyai akses terhadap fasilitas sanitasi yang layak secara berkelanjutan 1. Desa.. 2. Desa Desa. 4. DST 3. Jumlah Desa yang mempunyai SPAM yang dikelola dan dibiayai secara efektif oleh masyarakat 4. Jumlah desa yang menyusun RKM a. Desa Baru b. Desa Lama TAHUN 2017 Juli Agst Sept Okt Nop Des 5. Kabupaten untuk menyusun rencana peningkatan kapasitas (RAD AMPL) untuk mendukung adopsi dan pendekatan Pamsimas, dan kinerja dalam rangka pencapaian tujuan program** 6. Kabupaten untuk menyusun realisasi anggaran Kab/Kota (APBD) dalam sektor AMPL sebagai persentase dari kebutuhan anggaran untuk mencapai target UA 2019** 7. Kabupaten untuk mereplikasi pendekatan Pamsiimas di luar masyarakat sasaran** 8. Jumlah desa memiliki RPJM Desa/RKP Desa yang mengintegrasikan PJM ProAKSi/RKM 10. Jumlah desa yang mempunyai SPAM yang berfungsi dan memenuhi kepuasan dari mayoritas masyarakat sasaran 11. Jumah desa yang melampaui kriteria kinerja program dan memperoleh dana hibah

19 12. Kabupaten yang melampaui kriteria kinerja program dan memperoleh dana hibah** 13. Jumlah dusun yang bebas dari buang air besar di sembarang tempat (ODF/SBS) 14. Jumlah dusun yang menerapkan program cuci tangan pakai sabun (CTPS) 15. Jumlah sekolah yang mempunyai fasilitas sanitasi yang layak dan menerapkan PHBS 16. Jumlah kabupaten yang mempunyai struktur dan alat pemantauan program (MIS, M&E) memberikan informasi berkala mengenai kualitas pelaksanaan program** *Target sesuai dengan Target KPI Kabupaten yang telah disepakati dengan DPMU dan Satker PIP ** Bila Ya di isi dengan angka 1 dan bila tidak di sisi angka 0 ( di isi target waktunya ) 3 P E L A K S A N A A N P R O G R A M P A M S I M A S I I I 3.1 SANDINGAN RENCANA DAN REALISASI PELAKSANAAN KEGIATAN BULAN (menjelaskan realisasi pekerjaan yang direncanakan pada bulan yang dilaporkan, sesuai dengan rencana kerja bulan sebelumnya dari masing-masing personil ROMS yang telah disusun dan mengacu kepada AWP Pamsimas) NO Uraian Kegiatan Sasaran Kegiatan Target Capaian Realisasi Capaian Keterangan (Diuraikan keterangan yang mendukung hasil kegiatan, misalnya BA, SK dll, serta diuraikan penyebab bila target tidak tercapai) 1 DC Dst 2 Co DC/FMA... 3 DEAO...

20 3.2 RENCANA KERJA BULAN (Bulan berikutnya) (menjelaskan kegiatan masing masing personil ROMS yang akan dilaksanakan pada bulan berikutnya) NO Uraian Kegiatan Sasaran Target Capaian Keterangan 1 DC Co DC/FMA Dst 3 DEAO Dst

21 3 P E R M A S A L A H A N D A N T I N D A K L A N J U T Uraian permasalahan program yang muncul dan perlu diperhatikan, serta ditindaklanjuti pada bulan depan serta hal yang perlu dilakukan atau dukungan yang diperlukan dari tingkat Provinsi. Personil Roms Kabupaten melengkapi tabel di bawah ini dengan isu-isu utama / permasalahan dan tindaklanjutnya. Permasalahan Tindak Lanjut Dukungan yg Dibutuhkan (bila ada) 4 R E K O M E N D A S I Uraian rekomendasi yang diberikan oleh ROMS terkait dengan usulan perbaikan pengelolaan program. LAMPIRAN (Personil ROMS melengkapi lampiran laporan, yang dapat berupa grafik dan atau data-data pendukung terkait penjelasan uraian dalam laporan, serta Dokumentasi Kegiatan) B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 20

22 Bagilah peseta menjadi kelompok, masing-masing kelompok melakukan diskusi sebagai berikut: Gunakan salah satu Laporan Bulanan DC yang ada di kelompok untuk direview berdasarkan Format Laporan Bulanan DC ROMS. Catat hal-hal penting dari hasil review tersebut agar Laporan Bulanan periode berikutnya dapat lebih baik! B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 21

23 TIM PENYUSUN 1. Ketua CPMU Pamsimas, up Tanozisochi Lase 2. Kepala Staff CPMU Pamsimas, up Riche Noviasari 3. Wakil Ketua CPMU Pamsimas, up Essy Aslah 4. Koordinator Bidang Infrastruktur CPMU Pamsimas, up Suryanto 5. Kepala Satker PAMBM Kementerian PUPR, up Fitri Peranginangin 6. PPK Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Satker PAMBM Kementerian PUPR, up Novi Rindani 7. PPK Pembinaan Pelaksanaan Wilayah I Satker PAMBM Kementerian PUPR, up Henny Wardhani Simarmata 8. PPK Pembinaan Pelaksanaan Wilayah II Satker PAMBM Kementerian PUPR, up Diah Prameshwari 9. PPK Pembinaan Pelaksanaan Wilayah III Satker PAMBM Kementerian PUPR, up Diah Suryaningtyas KONSULTAN PAMSIMAS (CMAC) 10. Program Sustainability Advisor, up Danny Sutjiono 11. Co Team Leader CMAC, up Ari Alam 12. Capacity Building Specialist CMAC, up Herry Septiadi 13. Local Institutional Strengthening Specialist CMAC, up Simon Djuangga 14. Water Supply and Sanitation Specialist CMAC, up Poppy Harsutiani 15. Regional Monitoring and Evaluation Specialist 2 CMAC, up Kukuh Pranandana 16. Regional Monitoring and Evaluation Specialist 1 CMAC, up Agus Danar Dono 17. Regional Monitoring and Evaluation Specialist 3 CMAC, up Aan Juansah 18. Human Resources Management CMAC, up Irfan Rais 19. Management Information System CMAC, up Agustinus 20. Grafik Designer CMAC, up Akhmad Taufik Pulungan 21. Assistant Community Building Specialist CMAC, up Johan Khadafi 22. Assistant Community Development and Gender Specialist, up Nur Nanda Budiani TASK TEAM BANK DUNIA TIM ROMS PAMSIMAS 23. Provincial Coordinator Provinsi Jawa Barat, up Esfrizal 24. Provincial Coordinator Provinsi Sulawesi Utara, up Sudirman 25. Co. Provincial Coordinator Provinsi Nusa Tenggara Timur, up Herman Umbu R. Zogara 26. Local Government Specialist Provinsi Sumatera Utara, up Febri Fauza 27. Local Government Specialist Provinsi Bengkulu, up Wiharnastyono 28. Local Government Specialist Provinsi Bangka Belitung, up Ruliansyah 29. Local Government Specialist Provinsi Riau, up Agus Suprianto 30. Community Development Capacity Building Specialist Provinsi Sulawesi Selatan, up Jasman Kurnia 31. Community Development Capacity Building Specialist Provinsi Kalimantan Selatan, up Zulkifli,SE 32. Water Supply and Sanitation Specialist Provinsi Yogyakarta, up Tatang Uba L B u k u 8 D i s t r i c t C o o r d i n a t o r 22