PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) MEKANISME PELAPORAN DATA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PAMSIMAS

Transkripsi

1 PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) MEKANISME PELAPORAN DATA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PAMSIMAS 1. LATAR BELAKANG Mengingat PAMSIMAS merupakan program yang dilaksanakan dalam jangka waktu yang cukup panjang dan wilayah cakupan yang luas, maka dirasakan perlu adanya penerapan suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) terpadu berbasis web yang dapat menyajikan informasi/laporan secara real time serta fasilitas pengisian data secara online dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi waktu dan biaya dalam pelaporan data pelaksanaan kegiatan Program PAMSIMAS di lapangan. 2. TUJUAN Prosedur Operasional Baku (POB) ini dibuat bertujuan untuk meningkatkan pemahaman para pelaksana Pelaporan SIM dalam pemanfaatan SIM PAMSIMAS, baik dari sisi pelaporan data maupun pemanfaatan laporan yang tersedia khususnya, dan pemahaman substansi dalam mekanisme pelaporan data SIM pada umumnya. 3. PEMANFAATAN/PELAPORAN DATA SIM PAMSIMAS Kegiatan pemantauan kinerja dan evaluasi Program PAMSIMAS yang memanfaatkan laporan berbasis data SIM sebagai satu-satunya sumber informasi resmi sangat bergantung pada kinerja pelaksana pengisian dan verifikasi data yang dilakukan secara berjenjang dari tingkat desa oleh Fasilitator Masyarakat, tingkat Kota/Kabupaten oleh Data Entry Administration Officer, hingga tingkat Regional yang dilaksanakan oleh Data Management Specialist. Hambatan dalam proses pengisian dan verifikasi pelaporan data SIM akan sangat mempengaruhi kualitas laporan dan meperlambat jadwal pemanfaatannya dalam kegiatan pemantauan kinerja dan evaluasi sehingga proses pengambilan keputusan untuk menentukan kebijakan dalam antisipasi masalah yang akan diambil guna menjaga/meningkatkan kinerja program pun menjadi terlambat yang dapat menyebabkan kegagalan pelaksanaan suatu siklus bahkan keseluruhan program. Dengan mematuhi ketentuan jadwal dan mekanisme pelaksanaan pelaporan data SIM yang dituangkan dalam Prosedur Operasional Baku (POB) dan Petunjuk Teknis (Juknis) Mekanisme Pelaporan Data SIM oleh setiap pelaksana pelaporan di tiap tingkatan diharapkan kegagalan pelaksanaan program yang disebabkan dari buruknya kinerja pelaporan data SIM dapat dihindari Mekanisme Pelaporan Data SIM. Perangkat pelaksana mekanisme pelaporan data SIM dikelompokkan dalam 3 (tiga) tingkatan sesuai dengan wilayah cakupan kerja dimulai dari pelaksana terbawah adalah sebagai berikut: Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 1 / 10

2 Tabel 3.1. Tugas/Fungsi Pelaksana Pelaporan Data SIM TINGKATAN WILAYAH PELAKSANA FUNGSI/TUGAS JADWAL LAPOR KE 1. Desa/KKM TFM (Tim 1. Melakukan pembinaan dalam 1. Harian (rutin). Koordinator Fasilitator pelaksanaan dan verifikasi Kabupaten/Kota Masyarakat) kebenaran dan konsistensi data/laporan kegiatan yang dicatat secara baik dan benar di tingkat masyarakat/kkm. 2. Mengisi Logbook berdasarkan data kegiatan di tingkat masyarakat/kkm. 3. Menyerahkan Logbook yang sudah terisi data pada bulan tersebut ke ROMS di Kabupaten/Kota secara tepat waktu. 4. Menyerahkan daftar hadir dan rencana kerja bulan berikutnya. 5. Menyerahkan/menginformasikan via SMS Laporan Quick Status. 6. Melaksanakan MIS Day untuk tugas-tugas yang belum diselesaikan dan perbaikan data/laporan Logbook. 2. Harian (rutin). 3. Tanggal 15 dan 25 setiap bulan. 4. Tanggal 25 setiap bulan. 5. Segera setelah suatu tahap kegiatan selesai atau selambatlambatnya setiap Jumat sebelum pukul 12 siang waktu setempat. 6. Tanggal 5 (lima) tersebut jatuh di hari libur, maka 2. Kabupaten/Kota Koordinator Kabupaten/Kota 1. Melakukan verifikasi terhadap konsistensi dan validitas data yang diisikan ke dalam Logbook oleh Fasilitator sesuai dengan bidangnya masing-masing. Setelah logbook ditandantangani, selanjutnya menugaskan Data Entry Administration Officer (DEAO) untuk memasukkan data 1. Tanggal 15 dan 25 setiap bulannya. Jika jatuh di hari libur, maka Koordinator Provinsi Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 2 / 10

3 tersebut ke dalam aplikasi SIM Pamsimas. DEAO harus tetap melakukan verifikasi terhadap konsistensi data dan mencermati kemungkinan kesalahan dalam penulisan angka atau informasi lainnya, serta tetap berkoordinasi dengan Koordinator Kabupaten/Kota. 2. Melakukan verifikasi Quick Status dalam bentuk Laporan/informasi via SMS terhadap kesesuaiannya dengan jadwal penyelesaian dalam Master Schedule tingkat Desa/Fasilitator dan menugaskan Data Entry Administration Officer untuk memasukkan data tersebut ke dalam aplikasi QS Pamsimas. 2. Segera setelah menerima Laporan/SMS dari Fasilitator. Untuk data SIM dan QS yang berkaitan dengan keuangan, verifikasi dilakukan oleh Financial Management Assistant. 3. Melakukan analisa terhadap data SIM dengan dibantu oleh Financial Management Assistant dan DEAO. 3. Tanggal 15 dan 25 setiap bulannya. Jika jatuh di hari libur, maka 4. Memberikan umpan balik kepada Fasilitator bila berdasarkan hasil analisa data atau pada saat verifikasi ditemukan data yang tidak valid, untuk segera diperbaiki. 5. Memberikan pelatihan pengisian Logbook bagi Fasilitator baru yang dilakukan oleh DEAO. 6. Berkoordinasi dengan Koordinator Provinsi dan Data Management Specialist (DMS) bila menemukan permasalahan yang dapat mempengaruhi pelaporan data SIM. 7. Melaksanakan MIS Day untuk tugas-tugas yang belum diselesaikan dan koordinasi perbaikan data/laporan Logbook 4. Satu hari setelah ditemukan data yang tidak valid. 5. Segera setelah mobilisasi Fasilitator baru. 6. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan. 7. Tanggal 5 (lima) Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 3 / 10

4 Fasilitator dan ROMS tingkat Kabupaten/Kota. tersebut jatuh di hari libur, maka 3. PROVINSI Koordinator Provinsi 1. Memastikan bahwa telah dilakukan verifikasi di tingkat kabupaten/kota dan provinsi terhadap konsistensi dan validitas data/laporan SIM dan QS yang telah dimasukkan oleh ROMS Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya ke dalam aplikasi SIM/QS. 1. Tanggal 5 (lima) setiap bulannya. Project Manager Verifikasi data SIM dan QS dilakukan oleh Quality Assurance Specialist (QAS). Untuk data SIM dan QS yang berkaitan dengan keuangan, verifikasi dilakukan oleh Financial Management Specialist (FMS). Pada aplikasi SIM tersedia fasilitas Verifikasi Laporan SIM/QS Provinsi. 2. Memberikan umpan balik kepada ROMS tingkat Kabupaten/Kota bila berdasarkan hasil analisa data atau pada saat verifikasi ditemukan data yang tidak valid, untuk segera diperbaiki. 2. Satu hari setelah ditemukan data yang tidak valid. 3. Melakukan koordinasi dengan Training Coordinator (di tingkat Regional) mengenai pelatihan pengisian Logbook bagi Fasilitator baru dan pelaku baru di tingkat Kabupaten/Kota jika dibutuhkan. 3. Segera setelah mobilisasi Fasilitator baru dan pelaku baru tingkat Kabupaten/Kota 4. Melakukan pembinaan kepada ROMS tingkat Kabupaten/Kota untuk menunjang kinerja mekanisme pelaporan data SIM. 4. Harian (rutin). 5. Melakukan teleconference bidang SIM dengan ROMS tingkat Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya sebagai bentuk/sarana pembinaan. Pemilihan kabupaten/kota didasarkan atas wilayah yang paling membutuhkan perbaikan/ peningkatan kualitas dan 5. Sekali seminggu Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 4 / 10

5 kuantitas data SIM, dengan ketentuan minimal: 1 kabupaten/kota per minggu untuk provinsi dengan jumlah kurang dari 10 kabupaten/kota 2 kabupaten/kota per minggu untuk provinsi dengan jumlah antara 10 hingga 19 kabupaten/kota 3 kabupaten/kota per minggu untuk provinsi dengan jumlah 20 atau lebih kabupaten/kota 4. REGIONAL Project Manager Data Management Specialist 6. Berkoordinasi dengan DMS ROMS bila menemukan permasalahan yang dapat mempengaruhi pelaporan data SIM. 7. Melaksanakan MIS Day untuk tugas-tugas yang belum diselesaikan di tingkat Provinsi dan pemantauan serta koordinasi hasil pelaksanaan MIS Day di tingkat Kabupaten/Kota. 1. Memastikan bahwa telah dilakukan verifikasi di ROMS tingkat kabupaten, provinsi dan regional terhadap konsistensi dan validitas data/laporan SIM dan QS yang telah dimasukkan oleh Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya ke dalam aplikasi SIM dan QS Pamsimas. 1. Melakukan verifikasi data SIM dan QS terhadap konsistensi dan validitas data/laporan SIM yang telah dimasukkan oleh ROMS tingkat Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya ke dalam aplikasi SIM dan QS PAMSIMAS. 2. Memberikan umpan balik kepada ROMS tingkat Provinsi bila berdasarkan hasil analisa data atau pada saat verifikasi 6. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan. 7. Tanggal 5 (lima) 1. Tanggal 5 (lima) dimajukan 1 1. Tanggal 5 (lima) 2. Satu hari setelah ditemukan data yang tidak valid. Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 5 / 10

6 ditemukan data yang tidak valid, untuk segera diperbaiki. 3. Melakukan koordinasi pelatihan pengisian Logbook bagi Fasilitator baru dengan Training Coordinator jika dibutuhkan. 4. Melakukan koordinasi pelatihan SIM bagi pelaku baru di tingkat Regional, Provinsi dan Kabupaten/Kota. 5. Melakukan pembinaan kepada ROMS di tingkat Kabupaten/Kota untuk menunjang kinerja mekanisme pelaporan data SIM. 6. Melakukan teleconference bidang SIM dengan ROMS tingkat Provinsi dan tingkat Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya sebagai bentuk/sarana pembinaan. Pemilihan provinsi didasarkan atas wilayah yang paling membutuhkan perbaikan/ peningkatan kualitas dan kuantitas data SIM, sedangkan pemilihan kabupaten/kota bersifat fleksibel, dengan ketentuan minimal 1 provinsi dan 3 kabupaten/kota per minggu. 7. Berkoordinasi dengan Tim SIM CMAC bila menemukan permasalahan yang dapat mempengaruhi kinerja pelaporan data SIM. 8. Melaksanakan MIS Day untuk tugas-tugas yang belum diselesaikan di tingkat Regional dan pemantauan serta koordinasi hasil pelaksanaan MIS Day di tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota. 5. PUSAT/CMAC MIS Specialist 1. Melakukan monitoring dan memastikan telah dilakukan verifikasi di tingkat ROMS terhadap konsistensi dan validitas data/laporan SIM dan QS yang telah dimasukkan oleh Data Entry Administration Officer di seluruh 3. Segera setelah mobilisasi Fasilitator baru. 4. Segera setelah mobilisasi pelaku baru. 5. Harian (rutin).. 6. Sekali seminggu 7. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan. 8. Tanggal 5 (lima) 1. Tanggal 5 (lima) TL CMAC Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 6 / 10

7 ROMS ke dalam aplikasi SIM Pamsimas. 2. Memberikan umpan balik kepada ROMS tingkat Regional, Provinsi dan Kabupaten/Kota bila berdasarkan hasil analisa data dan pada saat verifikasi ditemukan data yang tidak valid, untuk segera diperbaiki. 3. Memberikan informasi terkait dengan operasional SIM kepada seluruh pelaku program Pamsimas, melalui website, SMS atau Melakukan pelatihan SIM bagi personil ROMS baru. 5. Melakukan pembinaan kepada ROMS untuk menunjang kinerja mekanisme pelaporan data SIM. 6. Melakukan teleconference bidang SIM dengan ROMS tingkat Regional dan Provinsi. Pemilihan regional dan provinsi didasarkan atas wilayah yang paling membutuhkan perbaikan/ peningkatan kualitas dan kuantitas data SIM, dengan ketentuan minimal 2 ROMS dan 3 provinsi per minggu. 7. Melakukan tindak lanjut terhadap permasalahan yang ditemukan yang dapat mempengaruhi pelaporan data SIM. 8. Melaksanakan MIS Day, memantau dan mengevaluasi hasil pelaksanaan MIS Day di tingkat ROMS. 2. Satu hari setelah ditemukan data yang tidak valid. 3. Segera setelah dibutuhkan 4. Segera setelah mobilisasi Konsultan ROMS baru. 5. Harian (rutin). 6. Sekali seminggu. 7. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan. 8. Tanggal 5 (lima) s/d 9 (sembilan) atau 5 (lima) hari (satu) hari kerja Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 7 / 10

8 3.2. Lingkup Isian Data/Laporan SIM PAMSIMAS. Lingkup data/informasi yang dapat dimanfaatkan dari SIM PAMSIMAS dikelompokkan secara garis besar sebagai berikut: 1. Informasi Umum. Merupakan sumber data demografi per desa cakupan wilayah kerja PAMSIMAS. a. Cakupan Wilayah. b. Cakupan Penduduk. c. Jumlah Pagu. d. Jumlah SD/sederajat dan jumlah muridnya. e. Jumlah Kasus Diare. Data dalam modul ini akan menjadi acuan dalam penilaian kinerja program per desa dan tidak boleh dibiarkan kosong/tidak terisi, karena akan mempengaruhi capaian dalam penilaian kinerja program. 2. Pemberdayaan Masyarakat & Perencanaan Program. Merupakan sumber data dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut: a. Persiapan Program Persiapan Program di tingkat Kota/Kabupaten Persiapan Program di tingkat Desa/Kelurahan Identifikasi Masalah dan Analisa Situasi (IMAS) Pemicuan CLTS (Community Led Total Sanitation) Pembentukan KKM b. Perencanaan Program Penyusunan PJM Pro Aksi Penyusunan RKM PAMSIMAS c. Badan Pengelola Sistem Penyediaan Air Minum dan Sanitasi (BPSPAMS) 3. Pengelolaan Dana. Meliputi informasi mengenai: a. Pencairan Dana di Tingkat Masyarakat Dana Kontribusi Masyarakat in-cash. Dana Kontribusi Masyarakat in-kind. b. Dana BLM (APBN/APBD). c. Dana HID dan HIK. d. Sumber dana Lain-lain. 4. Keluaran/Pelaksanaan Program. a. Realisasi RKM PAMSIMAS. b. Realisasi Pengadaan Barang dan Jasa. c. Kinerja BPSPAMS. d. Pengamanan Dampak Sosial dan Lingkungan. 5. Pemberdayaan PEMDA. a. Target Penerima Manfaat dan Nilai Rencana Investasi. b. Pengarusutamaan dan Perluasan Program AMPL Berbasis Masyarakat. Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 8 / 10

9 c. Peningkatan Realisasi APBD yang Memuat Kegiatan AMPL di Kabupaten/Kota. d. Peningkatan Kapasitas Staf Pemda. e. HID dan HIK. f. Penerima Manfaat Program AMPL sebagai Pelaksanaan RAD AMPL. g. Pokja AMPL/Sanitasi/sejenis. 6. Tahap Keberlanjutan. a. Fasilitasi Penguatan Keberlanjutan Tingkat Kabupaten/Kota Asosiasi SPAM Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota b. Refleksi Capaian/Monitoring Keberlanjutan (MPA Tahap 2) c. Kinerja Badan Pengelola SPAM Perdesaan (BPSPAM/Badan Pengelola SPAM Lainnya) 3.3. QUICK STATUS (QS) Penyelesaian kegiatan per siklus diharapkan dapat dilaporkan dan dipantau sesuai dengan keadaan sesungguhnya dalam bentuk laporan quick status yang akan dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan secara cepat untuk penyelesaian setiap permasalahan yang dapat menghambat penyelesaian kegiatan di lapangan. Sementara laporan data SIM dianggap kurang dapat mewakili status penyelesaian kegiatan sesuai dengan keadaan di lapangan dikarenakan jadwal pengisian dan pelaporannya yang dilaksanakan pada setiap awal bulan berikutnya. Dari kesimpulan di atas maka untuk mendapatkan informasi segera dari penyelesaian setiap kegiatan di lapangan dibutuhkan suatu laporan keadaan segera atau quick status Quick Status Tingkat Desa (TFM). Sedemikian pentingnya laporan penyelesaian kegiatan di lapangan, maka setiap kali suatu siklus kegiatan diselesaikan Fasilitator Masyarakat (FM) harus sesegera mungkin melaporkannya ke Koordinator Kabupaten sebagai quick status untuk segera diinput ke dalam aplikasi SIM berbasis web oleh Data Entry Administration Officer. Catatan: Untuk mendukung kecepatan pengiriman laporan quick status, jika belum memungkinkan dilaporkan dalam laporan tertulis/formal maka dapat dilakukan dengan mengirim laporan quick status dalam bentuk SMS begitu pelaksanaan suatu kegiatan di desa/masyarakat diselesaikan atau selambat-lambatnya setiap hari Jumat sebelum pukul 12 siang waktu setempat kepada Koordinator Kabupaten/Kota agar dapat segera diinput ke dalam aplikasi SIM oleh Data Entry Administration Officer dalam hari yang sama Quick Status Tingkat Kabupaten/Kota Untuk laporan quick status di tingkat Kabupaten/Kota dapat langsung diisikan ke dalam aplikasi QS melalui web site Pamsimas oleh Data Entry Administration Officer begitu suatu siklus kegiatan di tingkat Kabupaten/Kota diseselesaikan Quick Status Tingkat Provinsi Untuk laporan quick status di tingkat Provinsi dapat langsung diisikan ke dalam aplikasi QS melalui web site Pamsimas oleh Koordinator Provinsi begitu suatu siklus kegiatan di tingkat Provinsi diseselesaikan. Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 9 / 10

10 Quick Status Tingkat Regional Untuk laporan quick status di tingkat Regional dapat langsung diisikan ke dalam aplikasi QS melalui web site Pamsimas oleh Data Management Specialist begitu suatu siklus kegiatan di tingkat Regional diseselesaikan Quick Status Tingkat Pusat Untuk laporan quick status di tingkat Pusat dapat langsung diisikan ke dalam aplikasi QS melalui web site Pamsimas oleh Tim SIM CMAC begitu suatu siklus kegiatan di tingkat Pusat diseselesaikan. Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0) 10 / 10