Manajemen Mutu Proyek

Transkripsi

1 Pendahuluan Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO 9000 didefinisikan sebagai ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karkter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya. Definisi ini jelas menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Manajemen mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas. Hal hal yang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah produk / pelayanan / proses pelaksanaan dan proses management proyek itu sendiri. Dengan kata lain proyek manajemen mutu mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Ini mencakup "semua aktivitas dari fungsi manajemen keseluruhan yang menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab dan menerapkan mereka dengan cara seperti perencanaan mutu, jaminan mutu, pengendalian mutu, dan peningkatan kualitas, dalam sistem mutu". Proyek Manajemen Mutu menggunakan kebijakan dan prosedur untuk melaksanakan, dalam konteks proyek, sistem manajemen mutu organisasi dan, bila sesua mendukung kegiatan perbaikan proses yang berkesinambungan seperti yang dilakukan atas nama organisasi melakukan. Proyek manajemen mutu bekerja untuk memastikan bahwa persyaratan proyek, termasuk persyaratan produk, terpenuhi dan divalidasi.

2 Manajemen Mutu Proyek 8.1 Perancangan Kualitas Rencana Manajemen Mutu adalah proses identifikasi persyaratan mutu dan / atau standar untuk proyek dan penyerahan, dan mendokumentasikan bagaimana proyek akan menunjukkan kepatuhan dengan persyaratan mutu yang relevan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menyediakan bimbingan dan arahan tentang bagaimana kualitas akan dikelola dan divalidasi di seluruh proyek. Page 1

3 8.1.1 Input untuk Perencanaan Kualitas Rencana Manajemen Proyek Rencana manajemen proyek digunakan untuk mengembangkan rencana manajemen mutu. informasi yang digunakan untuk pengembangan rencana manajemen mutu mencakup, namun tidak terbatas pada : Lingkup dasar. Ruang lingkup awal perencanaan menajemen proyek meliputi : Pernyataan ruang lingkup proyek. Pernyataan lingkup proyek berisi deskripsi proyek, besarnya deliverable proyek utama, dan kriteria penerimaan. Ruang lingkup produk seringkali berisi rincian masalah teknis dan masalah lain yang dapat mempengaruhi kualitas perencanaan dan yang seharusnya telah diidentifikasi sebagai hasil dari proses perencanaan dalam ruang lingkup manajemen proyek. Definisi kriteria penerimaan secara signifikan dapat meningkatkan atau menurunkan biaya kualitas dan karena itu, biaya proyek. Memuaskan semua kriteria penerimaan yang kebutuhan sponsor dan / atau pelanggan telah dipenuhi. Work breakdown structure ( WBS ) WBS mengidentifikasi kiriman kontrol dan paket pekerjaan digunakan untuk mengukur kinerja proyek. WBS Dictionary WBS Dictionary memberikan informasi rinci untuk elemen WBS. Jadwal awal. Jadwal dasar dokumen ukuran kinerja jadwal diterima, termasuk start dan finish tanggal Biaya awal. Biaya dasar dokumen interval waktu yang diterima digunakan untuk mengukur biaya kinerja Rencana manajemen lainnya. Rencana ini berkontribusi terhadap kualitas proyek secara keseluruhan dan dapat menyoroti daerah ditindaklanjuti perhatian berkaitan dengan kualitas proyek Daftar Stakeholder Daftar stakeholder adalah alat bantu pemangku kepentingan mendaftar dalam mengidentifikasi para stakeholder yang memiliki minat khusus dalam, atau memiliki dampak pada kualitas. Dalam daftar stakeholder, terdapat suatu penilaian atas stakeholder yang terkait dengan proyek. Penilaian tersebut berupa tingkat kekuasaan, tingkat kepentingan, tingkat pengaruh, tingkat dampak, dan lainnya sesuai kebutuhan.

4 Umumnya dilakukan dalam bentuk matriks untuk memudahkan dalam melakukan penilaiannya. Analisis stakeholder merupakan salah satu alat atau teknik dalam menghasilkan suatu daftar stakeholder yang akan berguna dalam mengembangkan rencana pengelolaan stakeholder proyek. Langkah-langkah dalam melakukan analisis stakeholder adalah sebagai berikut: Identifikasi semua stakeholder dan informasi yang terkait seperti peran, departemen, kepentingan, pengetahuan, harapan, dan tingkat pengaruh. Analisis dampak atau dukungan potensial pada masing-masing stakeholder yang dapat dikembangkan dan diklasifikasikan untuk pengembangan strategi. Pada komunitas stakeholder yang besar, perlu untuk memprioritaskan stakeholder untuk meyakinkan effort yang efisien untuk mengkomunikasikan dan mengelola ekspektasi mereka. Menilai bagaimana stakeholder utama bereaksi atau merespon pada berbagai situasi untuk merencanakan bagaimana mempengaruhi mereka dalam meningkatkan dukungan mereka dan mengantisipasi dampak negatif yang mungkin muncul. Dalam melakukan analisis ini, terdapat berbagai model klasifikasi, yaitu: 1. Power / interest grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan kepentingan stakeholder berdasarkan hasil / outcome proyek. 2. Power / influence grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan pengaruh / keterlibatan mereka dalam proyek. 3. Influence / impact grid, berdasarkan tingkat pengaruh / keterlibatan di proyek dan kemampuan mereka untuk memberikan besaran dampak terhadap proyek 4. Salience model, yang menjelaskan kelas stakeholder berdasarkan kekuasaannya, tingkat kepentingan, dan legitimasi. Page 3

5 Risk Register Risk register berisi informasi tentang ancaman dan peluang yang mungkin persyaratan kualitas dampak. Risk register akan mendokumentasikan berbagai risiko dengan strategi klasifikasi, mitigasi dan penanganan, dampak pada ruang lingkup, kualitas, biaya dan jadwal dan item-item dari tindakan. Yang melakukan perencanaan manajemen risiko adalah tim proyek atau tim khusus yang dibentuk untuk melakukan perencanaan risiko Persyaratan Dokumentasi Persyaratan dokumentasi menangkap persyaratan yang harus proyek memenuhi berkaitan dengan harapan stakeholder. Komponen dokumentasi persyaratan meliputi, tetapi tidak terbatas pada, proyek ( termasuk produk ) dan persyaratan mutu. Persyaratan digunakan oleh tim proyek untuk membantu merencanakan bagaimana kontrol kualitas akan diterapkan pada proyek. Tim manajemen proyek harus mempertimbangkan standar aplikasi setiap daerah khusus atau peraturan yang dapat mempengaruhi proyek Faktor Lingkungan Perusahaan Faktor-faktor lingkungan perusahaan yang mempengaruhi Rencana Pengelolaan Kualitas. Proses meliputi, tetapi tidak terbatas pada : Peraturan instansi Pemerintah.

6 Aturan, standar, dan pedoman khusus untuk area aplikasi. Bekerja atau kondisi operasi dari proyek atau kiriman nya yang dapat mempengaruhi kualitas proyek. Persepsi budaya yang dapat mempengaruhi harapan tentang kualitas Proses Organisasi Aset Aset proses organisasi yang mempengaruhi rencana pengelolaan kualitas proses meliputi, tetapi tidak terbatas pada : o Kebijakan kualitas organisasi, prosedur, dan pedoman. Kebijakan mutu melakukan organisasi serta didukung oleh manajemen senior, menetapkan arah organisasi dimaksudkan pada pelaksanaan kualitas pendekatan manajemen o Database Sejarah o Pelajaran dari fase atau proyekproyek sebelumnya Alat dan Teknik untuk Perencanaan Kualitas Analisis manfaat / biaya Analisis manfaat/biaya. Proses perencanaan kualitas harus mempertimbangkan pengorbanan biaya manfaat. Manfaat utama dari memenuhi persyaratan kualitas pengerjaan ulang kurang, yang berarti produktivitas yang lebih tinggi, biaya lebih rendah, kepuasan stakeholder meningkat dan peningkatan profitabilitas. Biaya utama memenuhi persyaratan kualitas adalah biaya yang terkait dengan kegiatan manajemen kualitas proyek. Sebuah analisis manfaat biaya untuk setiap kegiatan kualitas membandingkan biaya langkah berkualitas untuk kepentingan diharapkan Cost of Quality (COQ) Biaya kualitas mencakup semua biaya yang dikeluarkan selama umur produk dengan investasi dalam mencegah ketidaksesuaian dengan persyaratan, menilai produk atau jasa sesuai dengan persyaratan, dan gagal untuk memenuhi persyaratan (ulang). Biaya Kegagalan sering dikategorikan ke dalam (ditemukan oleh proyek) dan eksternal (ditemukan oleh pelanggan). Biaya kegagalan juga disebut biaya kualitas yang buruk. Cost of quality termasuk semua biaya yang dikeluarkan selama umur produk dengan investasi dalam mencegah ketidaksesuaian, menilai produk atau jasa sesuai dengan requirement, dan kegagalan dalam memenuhi requirement (rework). Page 5

7 Failure cost (poor quality) dikategorikan menjadi internal (ditemukan oleh proyek) dan eksternal (ditemukan oleh customer) Seven Basic Quality Tools 1. Diagram sebab dan efek, yang juga dikenal sebagai diagram fishbone atau diagram Ishikawa sebagai. Pernyataan masalah ditempatkan pada kepala tulang ikan yang digunakan sebagai titik awal untuk melacak sumber masalah kembali ke akar ditindaklanjuti nya. Pernyataan masalah biasanya menggambarkan masalah sebagai celah harus ditutup atau sebagai tujuan yang ingin dicapai. 2. Flowchart, yang juga disebut sebagai peta proses karena mereka menampilkan urutan langkah-langkah dan kemungkinan percabangan yang ada untuk proses yang mengubah satu atau lebih input ke dalam satu atau lebih output. Flowchart menunjukkan kegiatan, poin-poin keputusan, bercabang loop, jalur paralel, dan urutan keseluruhan proses dengan pemetaan rincian operasional prosedur yang ada dalam nilai horisontal rantai model SIPOC. Flowchart berguna dalam memahami dan memperkirakan biaya kualitas dalam proses.

8 3. Histogram adalah bentuk khusus dari bar chart dan digunakan untuk menggambarkan tendensi sentral, dispersi, dan bentuk distribusi statistik. Berbeda dengan peta kendali, histogram tidak mempertimbangkan pengaruh waktu pada variasi yang ada dalam distribusi. 4. Diagram kontrol, digunakan untuk menentukan apakah atau tidak proses stabil atau menyebabkan kinerja diprediksi. Atas dan bawah batas spesifikasi didasarkan pada persyaratan nilai maksimum dan minimum diperbolehkan. Kontrol batas yang ditentukan dengan menggunakan perhitungan statistik standar dan prinsip-prinsip untuk akhirnya membangun kemampuan alami untuk proses yang stabil. Diagram kontrol dapat digunakan untuk memantau berbagai jenis variabel output. Page 7

9 5. Diagram scatter, alur memerintahkan pasangan ( X, Y ) dan kadang-kadang disebut grafik korelasi karena mereka mencari untuk menjelaskan perubahan variabel dependen (Y) dalam hubungan dengan perubahan yang diamati pada variabel independen yang sesuai (X). Jika korelasi dapat dibentuk, garis regresi dapat dihitung dan digunakan untuk memperkirakan bagaimana perubahan pada variabel independen akan mempengaruhi nilai variabel dependen.

10 6. Diagram pareto disebut juga gambaran pemisah unsur penyebab yang paling dominan dari unsur-unsur penyebab lainnya dari suatu masalah. Diagram Pareto ini merupakan suatu gambar yang mengurutkan klasifikasi data dari kiri ke kanan menurut urutan ranking tertinggi hingga terendah. Hal ini dapat membantu menemukan permasalahan yang terpenting untuk segera diselesaikan (ranking tertinggi) sampai dengan yang tidak harus segera diselesaikan (ranking terendah). 7. Check Sheet, lembar isian (check sheet) merupakan alat bantu untuk memudahkan dan menyederhanakan pencatatan data. Tujuan pembuatan lembar pengecekan adalah menjamin bahwa data dikumpulkan secara teliti dan akurat oleh karyawan operasional untuk diadakan pengendalian proses dan penyelesaian masalah. Data dalam lembar pengecekan tersebut nantinya akan digunakan dan dianalisis secara cepat dan mudah. Page 9

11 Gambar 1.7 Contoh Gambar 7 Tools Benchmarking Benchmarking melibatkan membandingkan praktek proyek yang sebenarnya atau direncanakan untuk orang-orang dari proyek-proyek yang sebanding untuk mengidentifikasi praktek-praktek terbaik, menghasilkan ide-ide untuk perbaikan, dan memberikan dasar untuk mengukur kinerja. Proyek mengacu mungkin ada dalam organisasi melakukan atau di luar itu, atau bisa berada dalam area aplikasi yang sama Desain eksperimen. Desain eksperimen adalah metode statistik untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi variabel tertentu dari suatu produk atau proses dalam pengembangan atau produksi. Desain Eksperimen digunakan selama proses rencana pengelolaan kualitas untuk menentukan jumlah dan jenis tes dan dampaknya terhadap biaya kualitas. Desain Eksperimen juga berperan dalam proses mengoptimalkan produk Sampling statistik Sampling statistik melibatkan memilih bagian dari populasi yang menarik untuk pemeriksaan (misalnya, memilih 10 gambar teknik secara acak dari daftar 75). Frekuensi sampel dan ukuran harus ditentukan selama proses Rencana Pengelolaan Kualitas sehingga biaya kualitas akan mencakup jumlah tes, memo yang diharapkan dan lain - lain Alat perencanaan kualitas lain

12 Alat perencanaan kualitas lain digunakan untuk menentukan persyaratan kualitas dan merencanakan manajemen mutu yang efektif kegiatan, diantaranya yaitu o Brainstorming. Teknik ini digunakan untuk menghasilkan ide-ide o Analisis lapangan Force. Ini adalah diagram dari kekuatan yang mendukung dan menentang perubahan. o Teknik kelompok Nominal. Teknik ini digunakan untuk memungkinkan ide-ide untuk brainstorming dalam kelompok kecil dan ditinjau kelompok yang lebih besar. o Manajemen mutu dan kontrol alat. Alat ini digunakan untuk menghubungkan dan urutan kegiatan Rapat Tim proyek dapat mengadakan pertemuan perencanaan untuk mengembangkan rencana manajemen mutu. Peserta pada pertemuan ini mungkin termasuk manajer proyek, sponsor proyek, anggota tim proyek yang dipilih, para pemangku kepentingan yang dipilih, siapa yang bertanggung jawab untuk kegiatan proyek manajemen mutu yaitu rencana manajemen Mutu, melakukan Quality Assurance, atau Quality Control, dan lain-lain sesuai kebutuhan Output untuk Perencanaan Kualitas Rencana Pengelolaan Mutu Rencana manajemen mutu adalah komponen dari rencana manajemen proyek yang menggambarkan kebijakan mutu organisasi akan dilaksanakan. Ini menggambarkan tim manajemen proyek berencana untuk memenuhi persyaratan kualitas yang ditetapkan untuk proyek tersebut. Rencana manajemen mutu harus ditinjau awal proyek untuk memastikan keputusan didasarkan informasi yang akurat, mencakup fokus proposisi nilai dan pengurangan biaya dan frekuensi jadwal yang disebabkan pengerjaan ulang proyek Proses Perbaikan Rencana Page 11

13 Rencana perbaikan proses merupakan komponen dari rencana manajemen proyek. Rencana perbaikan proses merinci langkah-langkah untuk menganalisis manajemen proyek dan pengembangan produk. Beberapa proses perbaikan rencana diantaranya o Process Boundaries. Menjelaskan tujuan dari proses, awal dan akhir proses, input dan output, pemilik proses, dan para stakeholder dari proses. o Process Configuration. Menyediakan gambaran grafis dari proses, digunakan untuk memudahkan analisis. o Process Metrics. Seiring dengan batas kontrol dengan mempertimbangkan analisis efisiensi proses o Target for Improved. Meningkatkan kinerja dengan panduan kegiatan perbaikan proses Quality Metrics Sebuah metrik kualitas khusus menggambarkan suatu proyek atau produk atribut dan bagaimana proses kualitas kontrol akan mengukurnya. Metrik kualitas yang digunakan dalam melakukan jaminan kualitas dan kontrol kualitas proses. Beberapa contoh metrik kualitas termasuk on- time performance, pengendalian biaya, frekuensi cacat, tingkat kegagalan dan ketersediaan Quality Checklists Checklist adalah alat terstruktur biasanya komponen spesifik digunakan untuk memverifikasi bahwa serangkaian langkah-langkah yang diperlukan telah dilakukan. Banyak organisasi memiliki standar checklist yang tersedia untuk memastikan konsistensi dalam tugas-tugas yang sering dilakukan Project Documents Updates Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, pada stakeholder register, responsibility assignment matrix dan WBS serta WBS Dictionary. 8.2 Penjaminan Kualitas Jaminan Kualitas adalah semua kegiatan yang terencana dan sistematis diterapkan dalam sistem mutu untuk menyediakan keyakinan bahwa proyek itu akan memenuhi standar mutu yang relevan. Hal ini harus dilakukan di seluruh proyek. Sebelum pembangunan Seri ISO 9000, kegiatan yang diuraikan di bawah kualitas perencanaan secara luas sebagai bagian dari jaminan kualitas. Jaminan Kualitas sering disediakan oleh Departemen Jaminan Kualitas atau suatu unit organisasi, tetapi tidak harus. Jaminan dapat diberikan kepada tim manajemen proyek dan pengelolaan organisasi bermasalah (jaminan mutu internal), atau mungkin

14 diberikan kepada pelanggan dan orang lain tidak secara aktif terlibat dalam pekerjaan proyek (jaminan mutu eksternal) Input untuk Penjaminan Kualitas Rencana Manajemen Kualitas Dijelaskan dalam Bagian Rencana manajemen mutu menggambarkan jaminan kualitas dan perbaikan proses yang berkesinambungan pendekatan untuk proyek tersebut Rencana Proses Perbaikan Dijelaskan dalam Bagian Kegiatan jaminan kualitas proyek ini harus mendukung dan sejalan dengan rencana perbaikan proses organisasi melakukan itu Metrik Kualitas Dijelaskan dalam Bagian The metrik kualitas memberikan atribut yang harus diukur dan variasi yang diijinkan Pengukuran Kontrol kualitas Dijelaskan dalam Bagian Pengukuran kontrol kualitas adalah hasil dari kegiatan kontrol kualitas. Mereka digunakan untuk menganalisis dan mengevaluasi kualitas proses proyek terhadap standar organisasi melakukan atau persyaratan yang ditentukan. Pengukuran kontrol kualitas juga dapat membandingkan proses yang digunakan untuk membuat pengukuran, dan memvalidasi pengukuran aktual untuk menentukan tingkat correctness Dokumen Proyek Dokumen proyek dapat mempengaruhi pekerjaan jaminan kualitas dan harus dipantau dalam konteks sistem untuk manajemen konfigurasi. Page 13

15 8.2.2 Tool dan Teknik untuk Penjaminan Kualitas Manajemen Mutu dan Alat Kontrol Perform Kualitas Proses Jaminan menggunakan alat dan teknik dari proses Rencana Manajemen Mutu dan Pengendalian Mutu. Selain itu, alat-alat lain yang tersedia meliputi Diagram Affinity. Diagram afinitas mirip dengan teknik pemetaan-pikiran dalam bahwa mereka digunakan untuk menghasilkan ide-ide yang bisa dihubungkan untuk membentuk pola terorganisir pemikiran tentang suatu masalah. Dalam manajemen proyek, penciptaan WBS dapat ditingkatkan dengan menggunakan diagram afinitas untuk memberi struktur dekomposisi lingkup. Program grafik keputusan Process ( PDPC ). Digunakan untuk memahami tujuan dalam kaitannya dengan langkah-langkah untuk mendapatkan ke tujuan. PDPC ini berguna sebagai metode untuk perencanaan kontingensi karena membantu tim dalam mengantisipasi langkah-langkah perantara yang bisa menggagalkan pencapaian tujuan. Digraf Interrelationship. Sebuah adaptasi dari diagram hubungan. The digraf keterkaitan menyediakan suatu proses untuk memecahkan dalam skenario cukup kompleks yang memiliki hubungan logis terjalin hingga 50 item yang relevan masalah secara kreatif. Hubungan timbal balik digraph dapat dikembangkan dari data yang dihasilkan dalam alat-alat lain seperti diagram afinitas, diagram pohon, atau diagram tulang ikan. Fiagram pohon. Dikenal sebagai diagram sistematis dan dapat digunakan untuk mewakili hirarki dekomposisi seperti WBS, RBS ( kerusakan struktur risiko ), dan OBS ( kerusakan struktur organisasi ). Dalam manajemen proyek, diagram pohon berguna dalam memvisualisasikan orang tua ke anak hubungan dalam dekomposisi hirarki yang menggunakan seperangkat sistematis aturan yang mendefinisikan hubungan bersarang. Diagram pohon dapat digambarkan secara horisontal ( seperti kerusakan struktur risiko ) atau vertikal (seperti hirarki tim atau OBS ). Karena diagram pohon memungkinkan penciptaan cabang bersarang yang mengakhiri menjadi titik keputusan tunggal, mereka berguna sebagai pohon keputusan untuk menetapkan nilai yang diharapkan untuk sejumlah hubungan tergantung yang telah ditabelkan sistematis Prioritas matriks.

16 Mengidentifikasi isu-isu kunci dan alternatif yang cocok untuk diprioritaskan sebagai satu set keputusan untuk implementasi. Kriteria diprioritaskan dan berbobot sebelum diterapkan untuk semua alternatif yang tersedia untuk mendapatkan nilai matematika yang menempati urutan pilihan. Activity diagram jaringan. Sebelumnya dikenal sebagai panah diagram. Mereka termasuk kedua format diagram jaringan AOA (Activity pada panah) dan, yang paling umum digunakan, AON (Activity on Node). Diagram jaringan kegiatan digunakan dengan metodologi penjadwalan proyek seperti evaluasi program dan kajian teknik (PERT), metode jalur kritis (CPM), dan diutamakan metode diagram (PDM). Dagram Matrix. Sebuah manajemen dan kontrol kualitas alat yang digunakan untuk melakukan analisis data dalam struktur organisasi dibuat dalam matriks. Diagram matriks berusaha untuk menunjukkan kekuatan hubungan antara faktor, penyebab, dan tujuan yang ada antara baris dan kolom yang membentuk matriks Audit Kualitas Suatu audit mutu adalah review kegiatan terstruktur lainnya manajemen mutu. Kualitas audit dapat dijadwalkan secara acak, dan mereka dapat dilakukan dengan benar terlatih dalam-rumah auditor atau oleh pihak ketiga, seperti lembaga pendaftaran sistem kualitas. Tujuan dari audit mutu dapat meliputi: Identifikasi semua yang baik dan praktik terbaik dilaksanakan Identifikasi semua ketidaksesuaian, kesenjangan, dan kekurangan Berbagi praktek yang baik diperkenalkan atau diterapkan dalam proyek serupa dalam organisasi dan / atau industri Secara proaktif menawarkan bantuan dengan cara yang positif untuk meningkatkan pelaksanaan proses untuk membantu produktivitas tim kenaikan Page 15

17 Kontribusi Sorot setiap audit dalam pelajaran repositori organisasi. Upaya selanjutnya untuk memperbaiki setiap kekurangan harus menghasilkan biaya berkurang kualitas dan peningkatan sponsor atau penerimaan pelanggan dari produk proyek Analisis Proses Analisis proses mengikuti langkah-langkah yang digariskan dalam rencana perbaikan proses untuk mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan. Analisis ini juga membahas masalah yang dialami, kendala yang dialami, dan kegiatan-non-nilai tambah yang diidentifikasi selama proses operasi. Proses analisis meliputi analisis akar penyebabteknik khusus yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah, menemukan penyebab yang mengarah ke sana, dan mengembangkan tindakan preventif Output untuk Penjaminan Kualitas Permintaan perubahan Perubahan permintaan yang dibuat dan digunakan sebagai masukan ke dalam Lakukan Change Control Terpadu proses (Bagian 4.5) untuk memungkinkan pertimbangan penuh perbaikan yang direkomendasikan. Perubahan permintaan yang digunakan untuk mengambil tindakan korektif, tindakan pencegahan, atau untuk melakukan perbaikan cacat Rencana Manajemen Proyek Update Elemen-elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui adalah : rencana manajemen mutu (bagian ), rencana pengelolaan lingkup (bagian ), rencana pengelolaan jadwal (bagian ) dan rencana pengelolaan biaya ( ) Dokumen proyek Update Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk: laporan audit kualitas, rencana pelatihan, dan dokumentasi process Proses Aset Organisasi Update Elemen aset proses organisasi yang dapat diperbaharui meliputi, tetapi tidak terbatas pada, standar kualitas organisasi dan sistem manajemen mutu. 8.3 Control Quality Control quality adalah proses monitoring dan merekam hasil dari pelaksanaan control quality untuk menilai kinerja dan merekomendasikan perubahan yang diperlukan. Manfaat utama dari proses ini meliputi: (1) dapat mengidentifikasi penyebab dari proses yang buruk atau kualitas produk dan merekomendasikan dan atau mengambil tindakan untuk dihilangkan;

18 (2) memvalidasi bahwa deliverable proyek dan bekerja memenuhi persyaratan yang telah ditentukan oleh pemangku kepentingan utama yang diperlukan untuk penerimaan akhir. Dalam proses pengendalian kualitas menggunakan seperangkat teknik-teknik operasional untuk memverifikasi bahwa output tersebut sesuai dengan persyaratan atau standard yang telah ditetapkan. Jaminan kulaitas harus digunakan selama perencanaan proyek dan melaksanakan tahapan untuk memberikan kepercayaan dalam persyaratan yang diberikan oleh stakeholder dan pengendalian kualitas harus digunakan selama melaksanakan proyek dan diakhiri dengan menunjukkan hasil dalam bentuk data yang dapat dipercaya, yang kriterianya sudah sesuai dengan apa yang diinginkan oleh konsumen Control Quality : Inputs Project Management Plan Berisi tentang rencana manajemen mutu, yang digunakan untuk mengontrol kualitas. Project management plan menjelaskan bagaimana control kualitas akan dilakukan dalam proyek. 1. Quality Metrics Quality metric menggambarkan tentang suatu proyek atau atribut produk dan bagaimana akan diukur. Contoh dari quality metrics yaitu function points, mean time between failure (MTBF), dan mean time to repair (MTTR). 2. Quality Checklists Quality Checklists adalah daftar terstruktur yang membantu untuk memastikan bahwa pekerjaan proyek telah memenuhi dari persyaratan yang ada. 3. Work Performance Data Work performance data dapat termasuk - Rencana teknis kinerja yang dibandingkan dengan teknik kinerja actual - Rencana jadwal kinerja dibandingkan dengan jadwal kinerja aktual - Rencana biaya kinerja dibandingkan dengan biaya kinerja aktual 4. Approved Change Requests Sebagai bagian dari Perform Integrated Change Control Process, update log perubahan menunjukkan beberapa perubahan yang dapat disetujui dan tidak disetujui. Change requests yang disetujui termasuk modifikasi seperti perbaikan produk cacat, metode kerja direvisi, dan revisi jadwal kinerja. Perubahan ketepatan waktu pelaksanaan yang telah disetujui perlu dilakukan verifikasi. Page 17

19 5. Deliverables Deliverables adalah setiap produk yang unik dan dapat diverifikasai hasilnya. Deliverable juga dapat dikatakan sebagai kemampuan yang menghasilkan barang yang diperlukan oleh proyek. 6. Project Documents Dokumen proyek terdiri dari, namun tidak terbatas pada: - Agreements (Perjanjian atau kontrak) - Laporan audit kualitas dan perubahan log yang didukung dengan rencana tindakan korektif - Rencana pelatihan dan penilaian efektivitas - Proses dokumentasi seperti yang diperoleh melalui seven basic tools of quality, atau manajemen mutu dan alat control. 7. Organizational Process Assets Organizational process assets yang mempengaruhi proses quality control meliputi, namun tidak terbatas pada: - Standard kualitas organisasi dan kebijakan - Pedoman standard kerja - Isu dan prosedur pelaporan cacat dan kebijakan dalam komunikasi Control Quality : Tools and Technique 1. Seven Basic Quality Tools a. Cause and Effect Diagram Cause and effect diagram adalah diagram yang menentukan antara sebab dan akibat dari suatu masalah yang terjadi. b. Flowchart Flowchart disebut sebagai peta proses karena menunjukkan aktivitas, keputusan yang diambil, dan seluruh prosedur dari proses yang akan dilewati.

20 c. Checksheets Checksheet adalah sebuah formulir yang disiapkan untuk mengumpulkan, mengkonfirmasi, dan menganalisis data. Data yang dikumpulkan berupa frekuensi atau pola kejadian, masalah, defect, dan lain-lain. d. Pareto Diagrams Pareto diagram adalah diagram batang dimana panjang batang menunjukkan frekuensi suatu kejadian, atau memvisualisasikan signifikansi suatu kejadian. Disini memilih factor yang seminim mungkin tetapi mempunyai prioritas yang terbesar. e. Histograms Page 19

21 Histogram adalah grafik batang yang menunjukkan banyaknya suatu data dan dapat digunakan untuk mengevaluasi distribusi data. f. Control Chart Control chart adalah chart yang digunakan untuk menganalisa variasi dari sebuah proses melalui pemetaan data historis proses (variabel atau atribut) untuk mengetahui apakah proses yang berjalan sudah dalam keadaan stabil atau tidak. g. Scatter Diagram Digunakan untuk membantu mengidentifikasi hubungan antara 2 variabel, mengidentifikasi akar-akar sebab yang potensial, dan biasanya dilakukan setelah mengetahui hubungan sebab-akibat dari cause and effect diagram. Diagram ini menjelaskan dua pengaruh yang terjadi oleh sebab yang sama.

22 Sampling Statistik Melibatkan bagian memilih dari populasi yang menarik untuk pemeriksaan INSPECTION Pemeriksaan produk kerja untuk menentukan apakah produk tersebut telah sesuai dengan standard yang telah ditentukan. Inspeksi ini bisa termasuk dalam pengukuran dan dapat dilakukan ditingkat manapun. Misal pemeriksaan dapat dilakukan pada saat aktivitas proses produksi atau pada saat produk akhir selesai dalam proyek. Inspection juga digunakan untuk memvalidasi perbaikan cacat Aproved Change Request Sebagai bagian dari Lakukan Change Control. Proses terpadu, update perubahan menunjukkan bahwa beberapa perubahan yang disetujui dan ada juga yang tidak. Permintaan perubahan disetujui dapat mencakup modifikasi seperti perbaikan cacat, direvisi metode kerja, dan revisi jadwal. Pelaksanaan tepat waktu perubahan yang disetujui perlu diverifikasi Control Quality: Outputs Qualty Control Measurements hasil dokumen dari aktivitas quality control. Quality control measurements ter-rekap dan dispesifikasikan di dalam plan quality management process. Page 21

23 Validated Changes Semua perubahan atau perbaikan item yang direncanakan dapat disetujui ataupun ditolak sebelum decision di buat. Item yang dirijek mungkin dapat diperbaiki lagi Validated Deliverables Tujuan dari proses quality control ialah menentukan perbaikan dari deliverables. Hasil dari performansi proses quality control di verifikasi pada deliverables-nya. Verifikasi deliverables merupakan input dari validate scope untuk formula acceptance WORK PERFORMANCE INFORMATION Work performance information ialah koleksi data performansi untuk proses controlling, analisis pada contex-nya dan integrasi dasar dari relationship across areas. Contoh, didalamnya terdapat informasi mengenai memenuhi project requirements yang berpengaruh kepada penolakan, rework required, ataupun proses adjustments yang diperlukan CHANGE REQUEST Jika rekomendasi corrective atau preventif atau memperbaiki request perbaikan untuk project management plan, yatitu change request harus diinisiasikan dalam perform integrated change control process Project Management Plan Updates Elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbaharui tetapi tidak terbatas pada: o kualitas rencana pengelolaan o proses rencana perbaikan Project Document Updates Project documents yang mungkin dapat diupdate termasuk, namun tidak terbatas pada: o Standar kualitas o Persetujuan o Quality audit reports and change logs supported with corrective action plans o Training plans and assessments of effectiveness o Process documents, such as information obtained using the seven basic quality tools or the quality management and control tools Organizational Process Assets Updates Elemen dari organizational process assets yang dapat diupdate termasuk, namun tidak terbatas pada: o Completed checklists. Dengan kata lain, hasil dari checklists tersebut menjadi data untuk nantinya perlu adanya perbaikan

24 o Lessons learned documentation. Dimana data-data yang telah didapat dan seluruh catatan mengenai proyek akan menjadi bagian dari data historis yang akan dapat menjadi referensi proyek selanjutnya Page 23