Mengidentifikasi tingkat akurasi dan satuan ukuran sumber daya yang akan diestimasi / diperkirakan

Transkripsi

1 Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan rencana mengenai ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi mereka. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi pada proyek. Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah yang harus ada pada manajemen jadwal proyek, dan bagaimana manajer proyek meningkatkan performa pada area ini? Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat pada waktunya. 6.4 Estimate Activity resources Proses memperkirakan jenis dan jumlah material, sumber daya manusia, peralatan, atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap kegiatan. Manfaat utama dari proses ini adalah untuk mengidentifikasi jenis, jumlah, dan karakteristik sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas yang memungkinkan perkiraan biaya dan durasi yang lebih akurat. INPUT 1. Schedule Management Plan Mengidentifikasi tingkat akurasi dan satuan ukuran sumber daya yang akan diestimasi / diperkirakan 2. Activity List Mengidentifikasi kegiatan yang akan membutuhkan sumber daya 3. Activity Attributes Memberikan masukan data primer untuk digunakan dalam memperkirakan sumber daya yang diperlukan untuk setiap kegiatan dalam daftar kegiatan. 4. Resource calendars

2 Mengidentifikasi hari kerja dan shift dimana setiap sumber daya tertentu tersedia. Informasi pada sumber daya (seperti sumber daya manusia, peralatan, dan material) yang berpotensi tersedia selama periode kegiatan yang direncanakan, digunakan untuk memperkirakan pemanfaatan sumber daya. Resource calendars menentukan kapan dan berapa lama sumber daya proyek diidentifikasi akan tersedia selama proyek. Pengetahuan ini mencakup pertimbangan atribut seperti pengalaman sumber daya dan / atau tingkat keterampilan, serta berbagai lokasi geografis dari mana sumber berasal dan kapan mereka mungkin tersedia. 5. Risk register Risk event dapat mempengaruhi pilihan sumber daya dan ketersediaan. Update ke daftar risiko disertakan dengan dokumen proyek update. 6. Activity cost Estimates Biaya sumber daya dapat mempengaruhi pilihan sumber daya. 7. Enterprise Environmental Factors Dapat mempengaruhi proses Estimate Activity Resources mencakup, lokasi sumber daya, ketersediaan, dan keterampilan. 8. Organizational Process Assets Kebijakan dan prosedur mengenai kepegawaian, Kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan penyewaan dan pembelian persediaan dan peralatan, dan Informasi historis mengenai jenis sumber daya yang digunakan untuk pekerjaan serupa di proyekproyek sebelumnya. TOOLS AND TECHNIQUES 1. Expert Judgment Penilaian ahli seringkali diperlukan untuk menilai masukan sumber daya terkait dengan proses ini. Setiap kelompok atau orang dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan sumber daya dan estimasi dapat memberikan keahlian tersebut. 2. Alternative Analysis Banyak jadwal kegiatan memiliki metode alternatif untuk pencapaian. Mereka termasuk menggunakan berbagai tingkat kemampuan sumber daya atau keterampilan, ukuran yang berbeda atau jenis mesin, alat yang berbeda (tangan lawan otomatis), dan membuat keputusan rent-or-buy mengenai sumber daya. 3. Published Estimating data Beberapa organisasi secara rutin mempublikasikan tingkat produksi diperbarui dan biaya unit sumber daya. 4. Bottom-up Estimating

3 Metode digunakan untuk menentukan anggaran atau perkiraan definitif selama tahap perencanaan dan pada awal setiap tahap proyek. Metode ini menggunakan Struktur Perincian Kerja (WBS) yang dikembangkan selama tahap perencanaan proyek. Perkiraan diciptakan untuk semua tugas pada tingkat terendah WBS dan kemudian ini diakumulasi untuk menentukan perkiraan untuk keseluruhan proyek. 5. Project Management Software Project management software seperti scheduling software tool memiliki kemampuan untuk membantu merencanakan, mengatur, dan mengelola kolam sumber daya dan mengembangkan estimasi sumber daya. OUTPUT 1. Activity resource requirements Mengidentifikasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan dalam paket pekerjaan. Persyaratan ini kemudian dapat dikumpulkan untuk menentukan sumber daya diperkirakan untuk setiap paket pekerjaan dan setiap periode kerja. 2. Resource Breakdown Structure Sebuah representasi hirarkis sumber daya berdasarkan kategori dan jenis. contoh kategori sumber daya termasuk tenaga kerja, material, peralatan, dan perlengkapan. Jenis sumber daya dapat mencakup tingkat keterampilan, tingkat kelas, atau informasi lainnya sesuai dengan proyek. Struktur rincian sumber daya berguna untuk mengatur dan melaporkan data jadwal proyek dengan informasi pemanfaatan sumber daya. 3. Project documents updates Activity list, Activity attributes, dan Resource calendars. 6.5 Estimate Activity durations Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu dengan estimasi sumber daya. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menyediakan jumlah waktu setiap kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan, yang merupakan input utama ke dalam proses Develop Schedule.

4 INPUT 1. Schedule Management Plan Mendefinisikan metode yang digunakan dan tingkat akurasi bersama dengan kriteria lain yang diperlukan untuk memperkirakan durasi aktivitas termasuk siklus update proyek. 2. Activity List Mengidentifikasikan kegiatan yang akan membutuhkan perkiraan durasi. 3. Activity Attributes Memberikan masukan data primer untuk digunakan dalam jangka waktu yang diperlukan untuk memperkirakan setiap kegiatan dalam activity list. 4. Activity resource requirements Perkiraan activity resource requirements akan berpengaruh pada durasi kegiatan. Karena sumber daya yang diperlukan berpengaruh terhadap durasi kegiatan. 5. Resource calendars Mempengaruhi durasi kegiatan jadwal karena ketersediaan sumber daya yang spesifik, jenis sumber daya, dan sumber daya dengan atribut tertentu. 6. Project Scope Statement Asumsi : Existing conditions, Availability of information, and Length of the reporting periods. Kendala : Available skilled resources, and

5 Contract terms and requirements. 7. Risk register Memberikan daftar risiko, bersama dengan hasil analisis risiko dan perencanaan respon risiko. 8. Resource Breakdown Structure Menyediakan struktur hirarki sumber daya yang di identifikasi dari resource category dan resource type. 9. Enterprise Environmental Factors Duration estimating databases and other reference data, Productivity metrics, Published commercial information, dan Location of team members. 10. Organizational Process Assets Historical duration information, Project calendars, Scheduling methodology, and Lessons learned. TOOLS AND TECHNIQUES 1. Expert Judgment Dapat memberikan informasi estimasi durasi atau jangka waktu yang direkomendasikan aktivitas maksimum dari proyek serupa sebelumnya. Penilaian ahli juga dapat digunakan untuk menentukan apakah akan menggabungkan metode estimasi dan bagaimana mendamaikan perbedaan di antara mereka. 2. Analogous Estimating Teknik untuk memperkirakan durasi atau biaya suatu kegiatan atau proyek menggunakan data historis dari kegiatan atau proyek. Dengan menggunakan parameter dari proyek sebelumnya yang serupa, seperti durasi, anggaran, ukuran, berat, dan kompleksitas, sebagai dasar untuk memperkirakan parameter atau ukuran yang sama untuk proyek masa depan. 3. Parametric Estimating Teknik memperkirakan dimana algoritma yang digunakan untuk menghitung biaya dan durasi berdasarkan historical data dan project parameters. 4. Three-Point Estimating

6 Ketepatan satu titik estimasi durasi aktivitas dapat ditingkatkan dengan mempertimbangkan ketidakpastian estimasi dan risiko. Program evaluation and review technique (PERT) menggunakan tiga perkiraan untuk menentukan berbagai perkiraan untuk durasi aktivitas ini Most likely(tm). Perkiraan ini didasarkan pada durasi kegiatan Optimistic(tO). Durasi kegiatan berdasarkan analisis skenario kasus terbaik untuk kegiatan tersebut. Pessimistic(tP). Durasi kegiatan berdasarkan analisis skenario terburuk untuk kegiatan tersebut. te, dapat dihitung dengan menggunakan rumus. Dua rumus yang digunakan adalah triangular dan beta distributions. triangular distribution. te = (to + tm + tp)/ 3 Beta distribution(from the traditional PERT technique). te = (to + 4tM + tp)/ 6 5. Group decision-making techniques Berguna untuk melibatkan anggota tim untuk meningkatkan akurasi perkiraan dan komitmen terhadap perkiraan muncul. 6. Reserve Analysis Sebuah teknik analisis untuk menentukan fitur penting dan hubungan komponen dalam rencana manajemen proyek untuk membangun cadangan selama jadwal, anggaran, perkiraan biaya atau dana untuk sebuah proyek. OUTPUT 1. Activity duration Estimates Penilaian kuantitatif dari jumlah kemungkinan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan. Perkiraan Durasi tidak termasuk kelambatan. 2. Project documents updates Activity attributes Asumsi yang dibuat dalam mengembangkan kegiatan durasi perkiraan, seperti tingkat keterampilan dan ketersediaan, serta dasar perkiraan untuk jangka waktu.