ANALISIS DESAIN FORMULIR LAPORAN OPERASI (RM 16) DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Transkripsi

1 ANALISIS DESAIN FORMULIR LAPORAN OPERASI (RM 16) DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR Sofiana Kusniya Hanik 1, Rano Indradi Sudra 2, Rohmadi 2 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar 1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar 2 ABSTRAK Latar Belakang : Di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar masih ditemukan formulir laporan operasi (RM 16) masih kurang baik, Formulir laporan operasi belum ada heading atau kepala formulir tentang identitas dan logi rumah sakit, untuk intruksi juga masih kurang untuk item dikirim untuk P.A dan klasifikasi. Bahan dari formulir tersebut masih menggunakan kertas buram yang apabila untuk menulis prosedur laporan operasi, tintanya masih dapat menembus kertas, serta masih kurang adanya item nomer rekam medis pasien yang apabila formulir tersebut terpisah dari foldernya akan sulit untuk mengidentifikasinya, dan masih kurang item jenis kelamin pasien yang dapat mempengaruhi jumlah pasien berdasarkan jenis kelamin. Tujuan Penelitian untuk mengetahui aspek desain formulir dari formulir laporan operasi di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar tahun Metode : Jenis penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Dalam penelitian ini menggunakan pedoman wawancara dengan variabel aspek fisik, aspek anatomi, aspek isi. Dalam penelitian ini subyeknya adalah kepala perawat operasi. Objek penelitian adalah formulir laporan operasi yang dianalisis secara deskriptif. Hasil dan Pembahasan : Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar dilihat dari aspek fisik, anatomi dan isi. Aspek fisik dilihat dari bentuk, ukuran, bahan formulir yang masih menggunakan kertas buram, dan warna kecoklatan. Aspek Anatomi masih perlu menambahkan instruction beri tanda ( ) untuk pengisian item dikirim untuk pemeriksaan Patologi Anatomi dan klasifikasi. Selain itu semua item data tersebut cara pengisian formulirnya dengan uraian kalimat atau isian yang mudah dimengerti dan dibaca oleh dokter/ pengguna. Aspek isi pada butir item / data dan pengelompokkan data (grouping) memerlukan penambahan nomer rekam medis dan jenis kelamin agar identitas pasien lebih spesifik dan sebagai informasi dalam penanganan operasi pasien. Simpulan dan Saran : Aspek anatomi pada formulir laporan operasi untuk item data yang tercantum dalam formulir laporan operasi belum sesuai dengan aspek anatomi Sedangkan Aspek fisik dan Aspek isi formulir laporan operasi sudah sesuai dengan aspek fisik dan aspek isi. Disarankan Perlu dicantumkan item nomer rekam medis dan jenis kelamin pada item identitas pasien. LATAR BELAKANG Setiap rumah sakit dalam menjalankan pelayanan meliputi pelayanan medis dan pelayanan non medis. Salah satu pelayanan non medis adalah pelayanan administrasi kesehatan berupa pelayanan rekam medis. Untuk menunjang pelayanan tersebut salah satunya dengan menyediakan berbagai formulir-formulir yang akan diisi informasiinformasi tentang pasien dari pasien datang sampai keadaan pasien keluar. Adapun semua formulir tersebut sangat penting untuk pendokumentasian. Dalam pengadaan suatu formulir rekam medis, masing-masing rumah sakit diatur berdasarkan surat edaran Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Nomor HK tanggal 21 maret 1995 Analisis Desain Formulir...(Sofiana Kusniya H, dkk) 59

2 mengenai petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan dokumen rekam medis rumah sakit. Operasi merupakan setiap tindakan yang dilakukan dengan instrumen atau dengan tangan seorang ahli bedah. Laporan operasi (RM 16) berisi tentang informasi mengenai diagnosis pre dan pasca operasi, deskripsi tentang prosedur pembedahan, deskripsi tentang seluruh temuan normal dan tidak normal, deskripsi tentang kejadian yang unik dan tidak lazim dalam pembedahan, jumlah ikatan, tekukan, jahitan (ligature dan suture) dan jumlah pak, drain, spons yang digunakan. Deskripsi tentang spesimen yang diambil, nama ahli bedah (operator) dan asisten yang membantu, tanggal dan lama proses pembedahan. Di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar masih ditemukan formulir laporan operasi (RM 16) desain formulir masih kurang baik, Formulir laporan operasi belum ada heading atau kepala formulir tentang identitas dan logo rumah sakit, untuk instruksi juga masih kurang untuk item dikirim untuk P.A dan klasifikasi. Bahan dari formulir tersebut masih menggunakan kertas buram yang apabila untuk menulis prosedur laporan operasi, tintanya masih dapat menembus kertas, serta masih kurang adanya item nomer rekam medis pasien yang apabila formulir tersebut terpisah dari foldernya akan sulit untuk mengidentifikasinya, dan masih kurang item jenis kelamin pasien yang dapat mempengaruhi jumlah pasien berdasarkan jenis kelamin. Berdasarkan pada kegunaan dari formulir Laporan operasi dilihat dari aspek desain formulir maka penulis tertarik untuk meneliti tentang Analisis Desain Formulir Laporan operasi (RM 16) di RSUD Kabupaten Karanganyar Tahun Rumusan masalahnya yaitu Bagaimanakah analisis desain formulir untuk laporan operasi (RM 16) di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar tahun 2012?. Tujuan umum penelitian ini adalah untuk mengetahui formulir laporan operasi dari aspek desain formulir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar tahun Sedangkan tujuan khususnya antara lain untuk mengetahui aspek anatomi (judul, pendahuluan, instruksi, badan formuir, penutup) formulir laporan operasi, untuk mengetahui aspek fisik (bentuk, bahan, ukuran, warna) formulir laporan operasi, dan untuk mengetahui aspek isi (butir data, pengelompokan, urutan, cara pengisian, istilah medis) formulir laporan operasi. METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif yaitu menggambarkan dan menganalisa keadaan yang diperoleh dari hasil pengamatan. Metode yang digunakan adalah metode observasi yaitu mengamati secara langsung pada objek penelitian formulir laporan operasi serta metode pengukuran yaitu mengukur objek penelitian dengan menggunakan pendekatan secara cross sectional yaitu setiap subyek 60 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 59-65

3 penelitian hanya diobservasi sekali saja dan pengukuran dilakukan terhadap status karakter/ variabel subyek pada saat pemeriksaan (Notoatmodjo, S. 2005). Observasi dan wawancara terhadap kepala OK di RSUD Kabupaten Karanganyar merupakan cara pengumpulan data. Obyek penelitian adalah formulir laporan operasi. Sedangkan Subyek dalam penelitian ini adalah kepala perawat operasi. Analisis data penelitian ini secara deskriptif yaitu memaparkan hasil - hasil dari penelitian sesuai dengan keadaan sebenarnya, yang dibandingkan dengan teori - teori yang terkait dan selanjutnya ditarik suatu kesimpulan tanpa melakukan uji statistik. (Arief, M. 2004). HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar tidak memiliki kebijakan tentang desain formulir, tetapi hanya memiliki standar prosedur pengisian rekam medis rawat inap yang salah satunya yaitu laporan operasi. Didalamnya sudah memuat tentang cara pengisian laporan operasi dan siapa saja yang mengisinya. SPO No S5 P1 tersebut telah direvisi untuk keduakalinya, tetapi formulirnya belum diperbaharui karena kesibukan dan keterbatasan SDM yang mengelola atau memperbaharui formulir tersebut. Didalam formulir tersebut sudah memuat adanya item no rekam medis dan jenis kelamin seperti yang tertera didalam SPO tersebut. Untuk lebih spesifik lagi lebih baik di formulir tersebut dicantumkan nomor revisi dari formulir tersebut. Desain formulir Laporan Operasi Berdasarkan Aspek Anatomi adalah sebagai berikut: a. Kepala formulir (Heading) Kepala formulir atau Heading formulir Laporan operasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari identitas rumah sakit RSU KAB DATI II KARANGANYAR identitas formulir LAPORAN OPERASI. Bagian heading formulir laporan operasi sudah memuat judul, sub judul, identitas organisasi, masih perlu menambahkan item identitas organisasi yang lengkap seperti nomor telepon, kode pos, logo rumah sakit serta alamat identitas organisasi. Dengan adanya alamat organisasi sangat diperlukan, hal ini memudahkan dalam identifikasi kepemilikan dari suatu formulir apabila formulir tersebut digunakan keluar organisasi misal untuk keperluan pengadilan. b. Pendahuluan (Introduction) Bagian pendahuluan formulir Laporan operasi memiliki informasi pokok yang berkaitan dengan badan formulir atau telah diwakili dengan adanya judul formulir yaitu ditunjukan oleh judul LAPORAN OPERASI dan KAMAR BEDAH. Bagian pendahuluan formulir laporan operasi sudah mewakili atau menunjukkan judul dalam pengisian formulir. Hal ini sesuai dengan Whitlock bahwa Introduction merupakan Analisis Desain Formulir...(Sofiana Kusniya H, dkk) 61

4 bagian yang menjelaskan tujuan dari formulir. Tujuan formulir adalah menjelaskan secara lengkap dan jelas tentang prosedur operasi dan formulir tersebut digunakan khusus di kamar bedah. c. Perintah (Instruction) Perintah atau Instruction diperlukan dalam setiap pengisian formulir laporan operasi yang bertujuan agar informasi yang dihasilkan berkesinambungan dan menghindari kesalahan dalam pengisian formulir. Untuk Instruction pada formulir laporan operasi terdapat pada item prosedur laporan operasi. Dimana Instruction tersebut menyatakan jika perlu dapat dilanjutkan dihalaman sebaliknya. Hal ini bertujuan mempermudah dan semakin memperjelas urutan laporan operasi. Selain itu masih perlu menambahkan instruction beri tanda ( ) untuk pengisian item dikirim untuk pemeriksaan P.A dan klasifikasi. Selain itu semua item data tersebut cara pengisian formulirnya dengan uraian kalimat atau isian yang mudah dimengerti dan dibaca oleh dokter/ pengguna. d. Badan formulir (Body) 1) Margin atas pada formulir adalah 2 cm. Hal ini tidak membutuhkan penambahan ruang entry data dikarenakan sudah cukup untuk memuat identitas organisasi yang bertujuan memudahkan identifikasi kepemilikan dari suatu formulir. Margin bawah adalah 2,54 cm, hal ini tidak membutuhkan penambahan ruang entry data dikarenakan sudah memuat nama dokter, tanda tangan dokter. Margin kiri adalah 2,54 cm, ukuran tersebut sudah memenuhi ruang penguat untuk lubang perforasi sudah sesuai dalam formulir laporan operasi agar tidak terjadi kehilangan apabila formulir terlepas dari foldernya. Untuk Margin kanan 2 cm seharusnya disesuaikan dengan Margin batas kiri agar ukuran formulir kelihatan rapi apabila disimpan dengan formulir lainnya. 2) Garis yang digunakan hanya garis putus-putus (dotted), hal ini sudah sesuai dalam penggunaan garis yang tidak lebih dari 2 (dua) garis dengan tujuan, pihak pengguna formulir lebih mudah dalam memilih item data yang akan diisi dan tampilan formulir kelihatan rapi dan konsisten. Selain itu supaya memberikan tampilan yang lebih baik, maka dalam penggunaan garis pada suatu formulir maksimal menggunakan 2 (dua) macam garis. 3) Jenis huruf yang digunakan pada formulir laporan operasi adalah 1 (satu) jenis huruf yaitu Times New Roman dengan ukuran huruf yang berbeda-beda antara judul dan isi dari formulir. Hal tersebut dikarenakan penggunaan huruf pada suatu formulir digunakan untuk memperjelas kelompok data dari badan formulir dengan tujuan untuk 62 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 59-65

5 memudahkan dalam mengidentifikasi serta membaca setiap item data pada suatu formulir maka penggunaan huruf maksimal 2 (dua) jenis huruf maupun ukuran huruf maksimal 2 (dua) ukuran huruf atau sedikit mungkin jenis huruf. e. Penutup (Close) Bagian penutup formulir laporan operasi telah memuat tanda tangan, nama terang dokter. Hal ini menjelaskan bukti sah pertanggungjawaban pada suatu operasi, karena dengan adanya tanda tangan, nama terang dokter tersebut dokter dapat dimintai pertanggungjawabannya serta penjelasannya bila suatu saat terjadi permasalahan pada pasien yang bersangkutan sesuai dengan isi formulir laporan operasi. Desain formulir laporan operasi Berdasarkan Aspek Fisik adalah sebagai berikut: a. Bentuk Bentuk dari formulir sudah sesuai karena berbentuk portrait dan sudah memiliki ruangan yang cukup untuk diisi data dari hasil tindakan operasi kepada pasien yang dilakukan oleh seorang dokter dan perawat. b. Bahan Bahan yang digunakan pada formulir laporan operasi terbuat dari bahan kertas buram. Hal ini belum sesuai dengan standar pemilihan bahan/ berat kertas apabila dilihat dari sifat ketahanan kertas dan pemakaian formulir laporan operasi maka mutu kertas mempunyai ketahanan penyimpanan yang tidak tahan lama. Akan lebih baik lagi bila menggunakan kertas HVS. c. Ukuran Formulir laporan operasi dengan ukuran panjang 33,3 cm x lebar 21,5 cm (kertas F4 ) dapat memuat informasi atau sudah disesuaikan dengan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dari formulir tersebut. Hal ini telah memenuhi syarat minimal informasi yang dibutuhkan suatu formulir adalah memuat judul, pendahuluan, isi data formulir dan penutup secara lengkap. d. Warna Warna yang digunakan pada formulir laporan operasi adalah warna buram dengan tinta warna hitam. Hal ini tidak sesuai dengan kekontrasan antara warna tinta dengan warna kertas sehingga dapat mengakibatkan kelelahan pada penglihatan dari pengguna formulir. Desain formulir Laporan operasi Berdasarkan Aspek Isi adalah sebagai berikut: a. Butir item/ Data Butir data/ item data yang terdapat pada formulir laporan operasi sudah memenuhi tujuan dari pengumpulan data yaitu meliputi identitas pasien, identitas dokter yang telah melakukan tindakan operasi beserta asisten dan perawat, diagnosis pre dan pasca operasi, hasil tindakan operasi, kronologi tindakan operasi serta item penutup yaitu terdiri dari nama terang dokter, tanda tangan dokter. Akan tetapi untuk butir item/data ini perlu penambahan item nomor rekam Analisis Desain Formulir...(Sofiana Kusniya H, dkk) 63

6 medis dan jenis kelamin pada bagian identitas pasien. Dilihat dari sifat kepentingannya, item nomor rekam medis dan jenis kelamin sangatlah penting. Hal ini dikarenakan item tersebut sebagai informasi dalam penanganan operasi pasien. b. Pengelompokkan Data Pada formulir laporan operasi sudah memuat kelompok identitas pasien, kelompok penanggungjawab operasi, kelompok kronologi tindakan operasi, kelompok hasil tindakan operasi, kelompok diagnosis, kelompok kesimpulan dan kelompok penutup. Hal ini belum sistematis dimana kelompok identitas pasien belum tercantum item nomor rekam medis dan jenis kelamin. c. Urutan Urutan pada formulir laporan operasi sudah sesuai dengan urutan pengelompokkan item data. Apabila dalam pengelompokkan item data tidak disusun secara sistematis / konsisten maka akan menyulitkan pengguna formulir dalam melakukan pengisian formulir. d. Cara Pengisian Pada formulir laporan operasi cara pengisian formulir laporan operasi dilakukan secara manual oleh dokter dan perawat yang melakukan tindakan operasi lalu untuk identitas pasien atau kelengkapan lainnya diisi oleh perawat bangsal. e. Istilah Medis (Terminologi) Penggunaan istilah medis dalam formulir laporan operasi untuk terminologi data menggunakan istilah medis. Hal ini bertujuan agar mudah dipahami dan dimengerti oleh pengguna formulir sehingga isi data dari formulir laporan operasi mampu memberikan informasi yang jelas dan lengkap serta dapat dipertanggungjawabkan isinya. SIMPULAN DAN SARAN Aspek anatomi pada formulir laporan operasi untuk item data yang tercantum dalam formulir laporan operasi belum sesuai dengan aspek anatomi meliputi heading (kepala formulir) masih perlu penambahan item identitas organisasi yang lengkap seperti nomor telepon, kode pos, logo rumah sakit serta alamat identitas organisasi, introduction (pendahuluan), intruction (perintah), masih perlu menambahkan instruction beri tanda ( ) untuk pengisian item dikirim untuk pemeriksaan P.A dan klasifikasi, body (badan formulir), Font (jenis huruf) dan close (penutup). Aspek fisik formulir laporan operasi sudah sesuai dengan aspek fisik meliputi bentuk, bahan, ukuran, warna dari formulir tersebut. Untuk bahan dari formulir tersebut masih menggunakan kertas buram, masih memerlukan kertas HVS 70 gram. Aspek isi pada formulir laporan operasi sudah sesuai dengan aspek isi meliputi butir item/data, pengelompokkan data, sequence (urutan), cara pengisian dan istilah medis (terminologi). Untuk butir item/data dan 64 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 59-65

7 pengelompokkan data identitas pasien item nomer rekam medis dan jenis kelamin belum ada. Disarankan untuk Formulir laporan operasi di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar pada aspek isi yang sudah mencantumkan item identitas pasien seharusnya segera diperbaharui dengan menambahkan item nomor rekam medis dan jenis kelamin pasien. Formulir laporan operasi di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar pada aspek anatomi untuk instruction (perintah), masih perlu menambahkan instruction beri tanda ( ) untuk pengisian item dikirim untuk pemeriksaan P.A dan klasifikasi. Dan untuk heading seharusnya ditambahkan identitas dan logo rumah sakit. DAFTAR PUSTAKA Arief TQ, M Pengantar Metodologi Penelitian untuk Ilmu Kesehatan. Klaten Selatan : CSGF (the community of self Help Gruop Forum). Hal:15 Depkes, RI Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta : Revisi II. Jakarta: Depkes RI. Hal:11-16 Hatta, Gemala R Isi dan Struktur rekam kesehatan dalam buku Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan. Universitas Indonesia. Jakarta. Hal: Notoatmodjo, S Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Pt Rineka Cipta. Hal: 145 PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008. tentang Rekam Medis Menteri Kesehatan Indonesia. Jakarta. Shofari, B Pengelolaan Sistem Rekam Medis. Depkes RI Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Balai Pelatihan Kesehatan Gombong. Tidak dipublikasikan PSRK 01 Buku 1 Modul Pembelajaran Rekam Medis Dan Dokumentasi Rekam Medis, PORMIKI, Semarang. Tidak Dipublikasikan. Surat Keputusan Direktorat Jendral Pelayanan Medik No. HK tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit. Jakarta Wijono, D Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Airlangga University Press. Surabaya. Hal: Whitlock, Evelyn M dalam Huffman, EK. Chapter 7 Forms Design and Control. (HIM) Health Information Management Physician Record Company Berwin Illinois, USA Analisis Desain Formulir...(Sofiana Kusniya H, dkk) 65