PREDIKSI KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS AKTIF DI RUMAH SAKIT UMUM JATI HUSADA KARANGANYAR TAHUN 2017

Transkripsi

1 PREDIKSI KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS AKTIF DI RUMAH SAKIT UMUM JATI HUSADA KARANGANYAR TAHUN 2017 Ririn Khoiriawanti, Antik Pujihastuti, Riyoko APIKES Mitra Husada Karanganyar ABSTRAK Untuk penunjang didalam kelancaran penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis diperlukan kesesuaian kapasitas daya tampung dokumen rekam medis, dimana kesesuaian tersebut dapat tercapai dengan adanya perencanaan kebutuhan rak dokumen rekam medis. Rak penyimpanan merupakan salah satu peralatan rumah sakit yang berfungsi menyimpan dokumen rekam medis, dengan tersedianya rak penyimpanan dokumen rekam medis yang sesuai dengan kapasitas penyimpanan dokumen rekam medis maka tidak akan terjadi penumpukan dokumen di lantai dan dikardus. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perkiraan kebutuhan rak penyimpanan Karanganyar tahun 2013 s.d tahun Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan cross-sectional.populasi dalam penelitian ini yaitu dokumen rekam medis aktif, rak penyimpanan dan luas ruangan penyimpanan yang berada di lantai I dan lantai II.Sampelnya adalah dokumen rekam medis aktif dan ukuran penyimpanan pada setiap rak penyimpanan dengan teknik pengambilan sampel yaitu purposive sampling. Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa sistem penyimpanan di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar sudah ada kebijakan yang mengatur pemisahan penyimpanan, yang sudah dapat terlaksana. Sistem penyimpananya secara sentralisasi, sedangkan sistem penjajarannya secara Straight numerical filing system. kunjungan pasien baru danlama tahun 2008 s.d 2012 sebanyak pasien dimana pada tahun 2011 jumlah kunjungan mengalamipenurunan. Dengan demikian perkiraan jumlah kunjungan pasien tahun 2013 sampai tahun 2017 adalah dokumen, panjang pengarsipan dokumen rekam medis dilantai I adalah 2228 cm dan dilantai II adalah 3390 serta rata-rata ketebalan lantai I adalah 0.18 cm dan dilantai II adalah 0.2 cm. Maka dapat diperoleh perkiraan penghitungan hasil kebutuhan penambahan rak penyimpanan dengan metode kuadrat terkecil untuk rak penyimpanan lantai 1 sebanyak 4 rak dan dilantai II sebanyak 4 rak dikurangi jumlah rak untuk dokumen yang diretensi sebanyak 1 rak menjadi 3 rak yang dibutuhkan. Kata Kunci : Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Aktif Kepustakaan : 8 ( ) PENDAHULUAN pelayanan kesehatan. Kebijakan tentang Rekam medis merupakan alat bukti tertulis mengenai proses pelayanan yang diberikan kepada pasien oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang mana dengan adanya bukti tertulis maka rekam medis yang diberikan dapat dipertanggung jawabkan, dengan tujuan menunjang tertib administrasi dan peningkatan mutu penyimpanan dokumen rekam medis diatur dalam PerMenKes No. 269 MenKes/Per/III/2008 Bab IV pasal 8 yang menyatakan bahwa rekam medis pasien di rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau pulang. Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Ririnn K, Antik P ) 37

2 Sistem penyimpanan dokumen rekam medis di Karanganyar secara sentralisasi, dimana ruang penyimpanannya terpisah menjadi dua tempat, yaitu berada dilantai atas dan didekat tempat pendaftaran yang berada dilantai bawah.kedua tempat penyimpanan tersebut sama-sama digunakan untuk menyimpan dokumen rekam medis aktif. Berdasarkan survei pendahuluan yang dilakukan pada bulan April rak penyimpanan Karanganyar sudah tidak dapat menampung semua dokumen rekam medis yang terus bertambah, dibuktikan dengan masih terdapat dokumen rekam medis yang disimpan dalam kardus-kardus dan dilantai sebanyak dokumen rekam medis dari nomor s.d , dikarenakan rak penyimpanan yang ada sudah tidak dapat memuat penambahan dokumen rekam medis, sehingga hal tersebut dapat mengganggu proses pelayanan pasien di rumah sakit yaitu dalam pencarian dokumen rekam medis menjadi lebih lama. Di Karanganyar menggunakan sistem penomoranya secara unit numbering system, sedangkan sistem penjajaran menggunakan angka langsung (Straight numerical filing system), sehingga dalam perencanaan rak penyimpanan dokumen rekam medis baru bisa dilakukan setelah rak yang sudah ada sudah terisi penuh.dengan itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Aktif di Karanganyar Tahun 2017.Tujuan umum untuk mengetahui kebutuhan rak penyimpanan Karanganyar Tahun A. Bagian Penyimpanan Rekam Medis Bagianpenyimpanan merupakan suatu tempat untuk menyimpan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat daruratyang merupakan salah satu bagian dari unit rekam medis yang bertanggung jawab dalam penyimpanan dan pengembalian kembali dokumen rekam medis. Rak penyimpanan dokumen rekam medis yang baik, harus terhindar dari kerusakan secara fisik, kimia, biologis misalnya tikus, rayap, dan lain-lain.selain itu juga harus terlindung dari sinar matahari langsung, terhindar dari kebocoran akibat hujan dan lain-lain.(rustiyanto, 2011) METODE A. Rancangan Penelitian Jenis Penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Pendekatan penelitian secara cross-sectional yaitu suatu rancangan penelitian kesehatan dimana observasi yang dilakukan hanya sekali untuk memperoleh data yang lebih lengkap yang dilakukan dengan cepat dalam saat yang sama. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional 38Jurnal Rekam Medis, ISSN , VOL.VII.NO.2, OKTOBER 2013, Hal 37-48

3 Dalam penelitian ini populasi yang digunakan adalah dokumen rekam medis aktif, rak penyimpanan dan luas ruangan penyimpanan yang berada di lantai I dan II di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar. Dalam penelitian ini sampel yang digunakan adalah dokumen rekam medis aktif yang disimpan disetiap rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif, ukuran rak dan luas ruangan penyimpanan dokumen rekam medis aktifuntuk mengetahui panjang pengarsipan di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil penelitian 1. Pasien Baru dan Lama pasien baru dan lama di Karanganyar periode tahun 2008 s.d 2012 adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Data jumlah pasien baru dan lama periode tahun 2008 s.d 2012 No Tahun pasien baru dan lama m 2. Kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar Tahun 2017 a. Luas ruangan dan rak penyimpanan lantai I Ruang penyimpanan di Karanganyarterletak di dua tempat yang berbeda yaitu dilantai I dan dilantai II. Luas ruang penyimpanan lantai I Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar mempunyai luas ruangan 6 m² dengan panjang 1, 5 m dan lebar 4 m, dengan jarak lorong antar almari yaitu 70 cm. Berikut gambaran ruang penyimpanan dokumen rekam medis aktif di lantai I : B 70 1,5 m U Gambar 4.1 Tata letak lay out ruang penyimpanan lantai I T 2,6 8 Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Ririnn K, Antik P ) 39

4 Keterangan : 1) Rak 1 dengan no. RM ) Rak 2 dengan no. RM ) Rak 3 dengan no. RM ) Rak 4 dengan no. RM ) Rak 5 dengan no. RM ) Rak 6dengan no. RM ) Rak 7 dengan no. RM ) Meja pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat Rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif yang tersedia berjumlah 7 rak berupa almari tertutup yang masing-masing mempunyai ukuran yang berbeda yaitu untuk tipe rak yang pertama sebanyak 4 rak dengan sub rak masing-masing sebanyak 5 sub rak dan tipe yang kedua sebanyak 3 rak dengan sub rak masing-masing sebanyak 5 sub rak. Berikut ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar : Gambar 4.2 aktif dilantai I Keterangan : 1) Sub rak 1, 2, 3, 4 digunakan untuk menyimpan dokumen rekam medis aktif pasien. 2) Sub rak 5 tidak digunakan untuk menyimpan dokumen rekam medis tetapi digunakan untuk menyimpan buku-buku Gambar 4.3 Rak penyimpanan dokumen rakam medis aktif dilantai I Keterangan : 1) Sub rak 1, 2, 3, 4, 5 digunakan untuk menyimpan dokumen rekam medis aktif pasien. b. Luas ruangan dan rak penyimpanan lantai II 40Jurnal Rekam Medis, ISSN , VOL.VII.NO.2, OKTOBER 2013, Hal 37-48

5 Luas ruang penyimpanan lantai II Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar mempunyai luas ruangan 12, 9 m² dengan panjang 5, 4 m dan lebar 2, 4 m dengan jumlah rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif sebanyak 4 rak. Berikut adalah gambaran ruang penyimpanan lantai II : 2, 4 m 1 berjumlah 4 rak berbentuk rak terbuka yang masing-masing mempunyai jumlah sub rak yang berbeda.berikut ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar : 5, 4 m cm 3 59 cm Gambar 4.5 aktif dilantai II Gambar 4.4 Tata letak lay out ruang penyimpanan lantai II Keterangan : 1) Rak 1dengan no. RM ) Rak 2 dengan no. RM ) Rak 3 dengan no. RM ) Rak 4 dengan no. RM Rak penyimpanan dokumen rekam medis yang tersedia Gambar 4.6 aktif dilantai II c. Rata-Rata Ketebalan dan Panjang Pengarsipan Rekam Medis Aktif di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar. Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Ririnn K, Antik P ) 41

6 Dalam Penghitungan ketebalan dokumen rekam medis rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat dengan menggunakan rumus penghitungan rata-rata ketebalan dokumen rekam medis. Perhitungan ketebalan dokumen rekam medis rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar terbagi menjadi dua ruangan, yaitu di lantai I dan dilantai II.Berikut data jumlah dokumen rekam medis dan panjang pengarsipan dokumen rekam medis di lantai I : 1) Rak penyimpanan dokumen rekam medis dilantai I tipe 1 Tabel 4.2 Sub Rak dilantai I tipe 1 Panjang cm cm cm Jml cm 2) Rak penyimpanan dokumen rekam dilantai I medis tipe 2 Tabel 4.3 Sub Rak dilantai I tipe 2 Panjang cm cm cm Jml cm Ketebalan dokumen rekam medis dilantai I : Ketebalan dokumen rekam medis Sedangkan data jumlah dokumen rekam medis dan panjang pengarsipan dokumen rekam medis di lantai II : 1) Rak penyimpanan dokumen rekam medis dilantai II tipe 1 Tabel 4.4 dilantai II tipe 1 Sub Rak Panjang cm cm cm Jml cm 2) Rak penyimpanan dokumen rekam medis dilantai II tipe 2 Tabel 4.5 Sub Rak dilantai II tipe 2 Panjang cm cm Panjang dokumen rekam medis dokumen rekam medis cm 42Jurnal Rekam Medis, ISSN , VOL.VII.NO.2, OKTOBER 2013, Hal 37-48

7 cm Jml cm Ketebalan dokumen rekam medis dilantai II : Ketebalan dokumen Panjang dokumen rekam medis rekam medis rawat inap/ rawat jalan dokumen rekam medis 2) Panjang pengarsipan dilantai II Panjang pengarsipan DRM DRM 2008 s. d 2012 ketebalan DRM cm Berdasarkan penghitungan diatas maka dapat diketahui bahwa panjang pengarsipan dokumen rekam medis periode tahun 2008 s.d 2012 di Rumah Sakit Umum Jati Husada dilantai I adalah adalah cm dan dilantai II adalah 0.2 cm Berdasarkan perhitungan diatas, diperoleh hasil rata-rata ketebalan dokumen rekam medis yaitu untuk dilantai I yaitu 0.18 cm dan dilantai II yaitu 0.2 cm. d. Panjang pengarsipan dokumen rekam medis baru dan lama Menghitung panjang pengarsipan dokumen rekam medis maka perlu diketahui jumlah Rekam Medis pada tahun 2008 s.d 2012, sehingga panjang pengarsipan di Rumah Sakit Umum Jati Husada adalah : 1) Panjang pengarsipan dilantai I Panjang pengarsipan DRM DRM 2008 s. d 2012 ketebalan DRM cm cm. e. Kebutuhan rak penyimpanan Karanganyar Tahun ) Penghitungan jumlah kunjungan pasien tahun 2008 s.d 2012 dengan menggunakan metode kuadrat terkecil yaitu Tabel 4.6 Hasil Penghitungan Pasien baru dan lamaperiode Tahun 2008 s.d 2012 No Tahun Y X x 2 xy Total a y n Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Ririnn K, Antik P ) 43

8 Jadi nilai a adalah : b xy x Jadi nilai b adalah : Sehingga diperkirakan jumlah dokumen rekam medis pada tahun2013 s.d 2017 adalah : Tabel 4.7 perkiraan dokumen rekam medis tahun 2013 s.d 2017 No Tahun perkiraan dokumen rekam medis Total ) Penghitungan perkiraan rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar tahun a) Panjang pengarsipan untuk periode 5 tahun yang akan datang yaitu 2013 sampai tahun Berdasarkan data perkiraan dokumen rekam medis tahun 2013 sampai tahun 2017 dan ketebalan dokumen rekam medis dapat dicari panjang pengarsipan dokumen rekam medis dengan hasil sebagai berikut :Panjang pengarsipan 5 tahun yang akan datang dilantai I Panjang pengarsipan DRM DRM 2013 s. d 2017 ketebalan DRM cm (1) Panjang pengarsipan 5 tahun yang akan datang dilantai II Panjang pengarsipan DRM DRM 2013 s. d 2017 ketebalan DRM cm b) Kapasitas 1 rak Kapasitas 1 rak panjang subrak jumlah subrakdalam 1 rak Kapasitas rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif di lantai I : Tabel 4.8 Kapasitas rak penyimpanan di lantai I No. Jenis Rak kapasitas rak 1. Rak cm 2. Rak cm Total 2228 cm² Kapasitas rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif di lantai II : 44Jurnal Rekam Medis, ISSN , VOL.VII.NO.2, OKTOBER 2013, Hal 37-48

9 No. Tabel 4.9 Kapasitas rak penyimpanan di lantai II Jenis Rak kapasitas rak 1. Rak cm 2. Rak cm Total Pengitunganrak penyimpanan 3390 cm² c) Perkiraan rak penyimpanan dokumen rekam medis tahun 2013 s.d 2017 Perkiraan rak penyimpanan dokumen rekam medis untuk tahun 2013 s.d 2017 adalah : Penambahan dokumen x Rata-rata ketebalan dokumen x rak Kapasitas (1) Rak penyimpanan dilantai I x (2) Rak penyimpanan x 0.2 dilantai II x Berdasarkan kunjungan terakhir pasien berobat ke Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar maka dokumen rekam medis yang harus di retensi adalah : Tabel 4.10 Data jumlah dokumen yang diretensi periode kunjungan tahun 2005 s.d 2008 No. Tahun Total 4926 Sehingga dapat diketahui perhitungan panjang dokumen rekam medis yang di retensi adalah : panjang pengarsipan jumlah dokumen yang diretensi x ketebalan dokumen 496 x 0.18 cm 886,68 cm Sedangkan untuk kapasitas rak di lantai dua tipe 1 adalah : Kapasitas 1 rak panjang sub rak Rak 1 70 x 15 x cm Jadi kebutuhan rak yang digunakan untuk menyimpan dokumen rekam medis yang diretensi adalah sebanyak 1 8 rak rak. Perkiraan kebutuhan rak penyimpanan 5 tahun yang akan datang di ruang penyimpanan dokumen Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Ririnn K, Antik P ) 45

10 rekam medis aktif adalah sebagai berikut: Perkiraan kebutuhan rak Hasil perkiraan jumlah rak jumlah rak yang sudah ada a) Rak penyimpanan dilantai I yang sudah ada sebanyak 11 rak, jadi perkiraan raknya adalah rak b) Rak penyimpanan dilantai II yang sudah ada sebanyak 8 rak, jadi perkiraan raknya adalah rak Untuk rak penyimpanan dokumen rekam medis di lantai II dikurangi jumlah rak yang digunakan untuk dokumen rekam medis yang diretensi yaitu rak Berdasarkan hasil penghitungan perkiraan penambahan rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar untuk 5 tahun yang akan datang adalah untuk dilantai I sebanyak 4 rak, sedangkan dilantai II sebanyak 3 rak. B. Pembahasan 1. Kebijakan tentang sistem penjajaran dan sistem penyimpanan dokumen rekam medis aktif di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar mengunakan identifikasi penomoran secara unit numbering system, Penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi dan sistem penjajarann dokumen rekam medis menggunakan sistem penjajaran dengan angka langsung (Straight numerical filing system). Hal tersebut sudah sudah sesuai dengan kebijakan tentang ruang penyimpanan dokumen rekam medis, yaitu tentang penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis telah diatur pada prosedur tetap No.RM dan RM pasien baru dan lama di Karanganyar selama tahun 2008 s.d Berdasarkan data jumlah pasien di Karanganyar selama tahun 2008 sampai dengan 2012 sejumlah pasien khususnya pada tahun 2011 jumlah pasien yang berkunjung mengalami penurunan sejumlah 1165 pasien. Untuk perkiraan jumlah kunjungan pasien periode tahun 2013 sampai dengan 2017 adalah sejumlah pasien.peningkatan perkiraan jumlah kunjungan ini berpengaruh pada peningkatan jumlah dokumen rekam medis pasien baru dan lama, sehingga penambahan rak penyimpanan sangat diperlukan oleh rumah sakit. 46Jurnal Rekam Medis, ISSN , VOL.VII.NO.2, OKTOBER 2013, Hal 37-48

11 3. Perkiraan kebutuhan rak penyimpanan di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar untuk tahun Luas Ruangan penyimpanan Karanganyar terbagi menjadi dua ruangan yaitu dilantai I dengan luas ruang 6 m² dengan panjang 1, 5 m dan lebar 4 m, dengan jarak lorong antar almari yaitu 70 cm. Dan di lantai II yaitu luas ruangan 12, 9 m² dengan panjang 5, 4 m dan lebar 2, 4 m.dengan demikian luas ruangan di Karanganyar untuk kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis 5 tahun yang akan datang masih belum mencukupi untuk perkiraan pertambahan jumlah rak dokumen rekam medis yaitu dilantai I sebanyak 4 rak dan dilantai II sebanyak 4 rak. Perkiraan dokumen rekam medis untuk tahun 2013 s.d 2017 dapat diperkirakan berdasarkan jumlah kunjungan pasien untuk periode tahun 2008 s.d 2012 yaitu sejumlah pasien. dokumen rekam medis yang dapat diretensi yaitu tahun 2005 s.d 2008 sebanyak 4926 dokumen, untuk panjang pengarsipan dokumen rekam medis adalah 886,68 cm dan kapasitas rak penyimpanan dokumen rekam medis dilantai II tipe 1 adalah 1050 cm, sehingga dapat diketahui jumlah rak penyimpanan yang diperlukan untuk menyimpan dokumen rekam medis yang akan diretensi sebanyak 1 rak sesuai dengan rak penyimpanan dokumen rekam medis di lantai II tipe 1. rak penyimpanan untuk periode tahun 2008 s.d 2012 di Karanganyar belum mencukupi kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis. Maka untuk perkiraan kebutuhan rak untuk periode tahun 2013 s.d 2017 untuk ruangan penyimpanan dokumen rekam medis aktif dilantai I membutuhkan penambahan rak sebanyak 4 rak dan di lantai II sebanyak 3 rak. SIMPULAN 1. Karanganyar sudah ada kebijakan yang mengatur tentang sistem penyimpanan yaitu penyimpanan secara sentralisasi, sistem penjajaran dokumen rekam medis identifikasi penomoran secara unit numbering system dan sistem penjajaran dengan angka langsung (Straight numerical filing system) sudah sesuai dengan prosedur tetap No.RM dan RM kunjungan pasien baru dan lama di rumah sakit umum jati husada karaganyar tahun 2008 s.d 2012 sejumlah pasien dimana Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Ririnn K, Antik P ) 47

12 pada tahun 2011 jumlah kunjungan pasien mengalami penurunan. Untuk perkiraan kunjungan pasien tahun 2013 s.d 2017 sejumlah pasien sehingga perlu dilakuka penambahan jumlah rak yimpanan dokumen rekam medis. 3. Perkiraan pertambahan jumlah rak dokumen rekam medis yaitu dilantai I sebanyak 4 rak dan dilantai II sebanyak 3 rak, dimana luas ruangan penyimpanan di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar masih belum mencukupi untuk menampung pertambahan rak penyimpanan yang diperkirakan. Taufiqurrohman MA Pengantar Metodologi Penelitian Untuk Ilmu Kersehatan. Surakarta: LPP UNS dan UNS Press. Wignjosoebroto S Studi Gerak dan Waktu. Surabaya: Gunung Waktu. DAFTAR PUSTAKA DepKes RI PedomanPenyelenggaraan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Revisi II. Jakarta: Depkes RI PerMenKes RI No 269/MENKES/PER/III/2008. Jakarta: Depkes RI. HattaG Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan.Edisi revisi. Jakarta: UI Press. Notoatmodjo S Metode penelitian kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Rustiyanto E Manajemen Filing Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Sugiyono Metode penelitian pendidikan. Bandung: Alfabeta. 48Jurnal Rekam Medis, ISSN , VOL.VII.NO.2, OKTOBER 2013, Hal 37-48