TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM IDENTIFIKASI NUMERICAL DI RUMAH SAKIT Tk. IV SLAMET RIYADI SURAKARTA

Transkripsi

1 TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM IDENTIFIKASI NUMERICAL DI RUMAH SAKIT Tk. IV SLAMET RIYADI SURAKARTA Bella Trisnaningrum 1, Antik Pujihastuti 2, Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar 1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar 2 ABSTRAK Sistem identifikasi secara numerical akan terlaksana sesuai dengan kebijakan rumah sakit yang didukung oleh petugas yang memiliki pengetahuan dan pengalaman mengenai identifikasi numerical dalam proses pelayanan pendaftaran pasien tentang bayi baru lahir dan nomor ganda. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui prosedur tetap sistem identifikasi numerical serta pelaksanaan standar operasional prosedur pelaksanaan sistem identifikasi numerical di Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara dengan pendekatan secara cross sectional. Subyek dalam penelitian ini adalah petugas pendaftaran pasien rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap obyek penelitian adalah sistem identifikasi rumah sakit. Data dianalisis secara deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan sistem identifikasi pasien di Rumah Tk. IV Sakit Slamet Riyadi Surakarta menggunakan sistem identifikasi secara numerical, baik untuk pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. sedangkan dalam pelaksanaan masih ditemukan adanya pemberian nomor rekam medis ganda sehingga menyulitkan petugas dalam identifikasi pasien. Pendaftaran pasien rawat inap bagi bayi baru lahir tidak meggunakan nomor yang sama dengan ibunya sehingga tidak sesuai dengan SOP yang telah dibuat melainkan sudah diberikan nomor rekam medis baru. Simpulan penelitian tentang pelaksanaan identifikasi sudah menggunakan sistem identifikasi secara numerical, sedangkan dalam pelaksanaannya masih ditemukan nomor rekam medis ganda dan identifikasi bayi baru lahir tidak sesuai dengan SOP serta pelayanan bagi pasien lama dan tanpa identitas tidak tercantum dalam SOP. Oleh karena itu dalam pelaksanaan identifikasi numerical, dilakukan evaluasi tentang identifikasi pasien bayi baru lahir. Kemudian dalam identifikasi numerical pasien baru di TPPGD pada saat jam kerja TPPRJ segera meminta nomor rekam medis baru ke dalam buku penggunaan nomor rekam medis pasien. Kata Kunci : SOP, Identifikasi Numerical Kepustakaan : 8 ( ) PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Permenkes RI No. 269/MenKes/Per/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Pelayanan kepada pasien dilaksanakan di tempat pendaftaran pasien rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap. Pasien yang dilayani di tempat pendaftaran dalam hal pemberian nomor rekam medis dilakukan secara langsung oleh petugas tempat pendaftaran. Pemberlakuan sistem identifikasi numerical menerapkan sistem penomoran rekam medis yaitu suatu sistem tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Adapun 36 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

2 tujuan dari pelaksanaan sistem identifikasi secara numerical yaitu memudahkan petugas dalam mengenali suatu berkas rekam medis pasien. Sistem identifikasi secara numerical akan terlaksana sesuai dengan kebijakan rumah sakit yang didukung oleh petugas yang memiliki pengetahuan dan pengalaman mengenai identifikasi numerical dalam proses pelayanan pendaftaran pasien. Khususnya pelaksanaan sistem identifikasi numerical di Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta dalam pelayanan pendaftaran pasien masih ditemukan adanya pemberian nomor rekam medis pasien yang ganda dan dalam pemberian nomor rekam medis bagi bayi baru lahir sudah diberikan nomor rekam medis baru sehingga belum sesuai dengan SOP. Sehingga petugas kesulitan dalam mengidentifikasi kepemilikan dokumen rekam medis tersebut serta petugas tidak memiliki pedoman yang jelas dalam pelayanan pasien, hal ini mempengaruhi proses pelayanan petugas menjadi lama. Oleh karena itu peneliti mengambil judul Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical di Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta. TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis 1. Pengertian rekam medis a. Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Hatta. GR. 2008). b. Rekam medis diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnose serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. (Depkes, RI. 2006) 2. Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medis a. Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. b. Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain : 1) Aspek Administrasi Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical... (Bella Trisnaningrum,dkk) 37

3 tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 2) Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut digunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang diberikan kepada seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis, manajemen resiko klinis serta keamanan/keselamatan pasien dan kendali biaya. 3) Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan. Rekam medis adalah milik dokter dan rumah sakit sedangkan isinya adalah informasi yang dapat dimiliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundangundangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No. 29 tahun 2004 Pasal 46 ayat (1), penjelasan) 4) Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. Kaitannya rekam medis dengan aspek keuangan sangat erat sekali dalam hal pengobatan, terapi serta tindakantindakan apa saja yang diberikan kepada seorang pasien selam menjalani perawatan di rumah sakit, oleh karena itu penggunaan sisten teknologi komputer didalam proses penyelenggaraan rekam medis sangat diharapkan sekali untuk diterapkan pada setiap instansi pelayanan kesehatan. 5) Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data dan informasi yang dpaat dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. 6) Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya menyangkut data dan informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, 38 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

4 informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang pendidikan kesehatan. 7) Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dapat diaplikasikan penerapannya didalam penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis yang cukup efektif sesuai aturan serta prosedur yang telah ditetapkan. (Depkes, RI. 2006) 3. Sistem Sistem adalah kelompok elemen yang saling beintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya antara lain: a. Man (manusia) Faktor terpenting dari pelaksanaan suatu sistem untuk mencapai pelayanan kesehatan yang optimal. b. Materials (bahan) Bahan adalah suatu produk/ fasilitas yang digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada dirumah sakit. c. Machines (peralatan) Alat yang digunakan manusia untuk mengerjakan suatu pekerjaan agar lebih cepat,efisiensi dan sebagai penunjang pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan di rumah sakit d. Method (Metode) Metode yang tepat akan membantu petugas-petugas,seseorang akan lebih cepat dan ringan didalam pelaksanaan sistem pelaksanaan kesehatan di rumah sakit. e. Money (dana) Dana yang paling berperan untuk mencapai pelaksanaan suatu sistem dirumah sakit dapat berjalan dengan cepat sesuai kebutuhan pasien (Azwar, A. 1996). B. Sistem Identifikasi Pasien secara Numerical Sistem identifikasi numerical atau lebih dikenal dengan istilah numbering system dengan tujuan untuk kesinambungan informasi riwayat pasien sehingga dapat terekam atau terkumpul secara konsisten, lengkap dan meminimalkan informasi yang hilang. Tujuan pemberian nomor rekam medis pada berkas rekam medis untuk mempermudah pencarian kembali berkas rekam medis bagi pasien lama karena berisi berbagai informasi mengenai data klinis selama perawatan maupun non klinis disarana pelayanan kesehatan. Apabila terdapat pasien yang memiliki identitas sama maka dengan identifikasi numerical dapat dilakukan pembedaan kepemilikan berkas Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical... (Bella Trisnaningrum,dkk) 39

5 rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang telah diberikan kepada pasien. Dalam sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor rekam medis yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien atau yang dikenal dengan Admission Numbering System, terbagi menjadi 3 (tiga), yaitu : 1. Pemberian Nomor secara Seri (Serial Numbering System) Sistem seri adalah sistem yang beberapa paisen akan menerima sesuai dengan nomor berikut yang tersedia. Setiap penderita mendapat nomor baru untuk setiap kunjungan ke rumah sakit. Keuntungan: 1) Petugas mudah mengerjakan. 2) Pelayanan di tempat pendaftaran akan lebih cepat. Kerugian: 1) Membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian berkas rekam medis lama, karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor rekam medis sesuai kedatangan pasien. 2) Informasi riwayat penyakit pasien menjadi tidak berkesinambungan yang dapat merugikan pasien. 3) Terjadi penggunaan formulir rekam medis yang berlebihan, karena setiap kali pasien datang maka akan bertambah pula folder berkas rekam medis pasien yang bersangkutan. 4) Mempercepat penuhnya rak filing dalam penyimpanan berkas rekam medis. Karena sebuah nomor baru diterbitkan untuk setiap pasien, sebuah catatan medis yang baru juga dibentuk. Ini berarti catatan medis pasien diarsipkan di berbagai tempat di dalam arsip sebanyak jumlah kedatangannya. ( Huffman, EK. 1999) 2. Pemberian Nomor secara Unit (Unit Numbering System) Sistem ini memberikan satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan ataupun yang dirawat, pasien akan diberikan satu nomor yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya dan formulir rekam medis tersimpan di dalam satu folder dengan nomor yang sama. Keuntungan: 1) Informasi klinis pasien dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu map (folder) berkas rekam medis. 2) Memudahkan petugas dalam mencari berkas rekam medis lama. 3) Menghemat penggunaan formulir rekam medis. 4) Lebih efisiensi dan efektivitas waktu dalam berkas rekam medis. Kerugian: 1) Pelayanan pendaftaran bagi pasien yang pernah berkunjung (pasien 40 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

6 lama) membutuhkan waktu yang lebih lama. 2) Berkas rekam medis pasien menjadi cepat tebal karena berkas rekam medis dari pertama kali berkunjung sampai selanjutnya tersimpan dalam satu map (folder). 3) Pemberian Nomor secara Seri Unit (Serial Unit Numbering System) Setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit, akan diberikan satu nomor baru, tetapi rekam medis yang terdahulu digabungkan dan disimpan di bawah rekam medis dengan nomor yang paling baru. Bila rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, maka tempat yang lama akan diberi petunjuk yang menunjukkan rekam medis disimpan atau dipindahkan. Tanda penunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama. Kelebihan dari sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama, semua pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru. Sedangkan kekurangan dari sistem ini, adalah : 1) Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan. 2) Informasi klinis pada saat pelayanan tidak berkesinambungan. Dari kelebihan dan kekurangan sistem identifikasi numerical di atas, maka sistem identifikasi numerical yang baik dan dianjurkan adalah sistem unit (Unit Numbering System). Untuk mempercepat proses pelayanan di Unit Gawat Darurat dan kamar bersalin, maka pemberian nomor rekam medis dapat dialokasikan terlebih dahulu. Pengalokasian nomor rekam medis didasarkan pada banyak sedikitnya pasien yang dilayani, sehingga antara pelayanan kesehatan yang satu dengan yang lain dapat berbeda. Berikut alokasi rekam medis : 1) Unit pelayanan bayi lahir : nomor rekam medis s.d sejumlah nomor rekam medis. 2) Unit pelayanan gawat darurat : nomor rekam medis s.d sejumlah nomor rekam medis. 3) Unit pelayanan pasien rawat jalan memperoleh nomor rekam medis s.d sejumlah nomor rekam medis. Dengan demikian unit pelayanan yang bersangkutan tidak perlu setiap kali pelayanan menanyakan dan meminta nomor rekam medis kepada unit rekam medis untuk digunakan bagi pasien yang dilayani. Namun demikian, agar nomor tersebut terkendali, maka unit pelayanan maupun unit rekam medis harus memiliki catatan pengendalian dan penggunaan nomor rekam medis. (Depkes, RI. 2006) C. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat jalan (TPPRJ) sebagai pusat informasi pasien Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical... (Bella Trisnaningrum,dkk) 41

7 rawat jalan dan merupakan salah satu bagian unit pencatatan data identitas pasien di rumah sakit. Bagian TPPRJ bertanggung jawab dalam mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien yang akan rawat jalan. 1. Penerimaan pasien di TPPRJ sebagai berikut : a. Pasien baru Setiap pasien baru diterima di Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan informasi mengenal data identitas sosial pasien yang harus diisikan pada formulir ringkasan riwayat klinik. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu pengenal (kartu berobat), yang harus dibawa pada setiap kunjungan berikutnya ke rumah sakit yang sama, baik sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap. Pada rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi identitas sosial pasien yang disertai nomor rekam medis pasien baru harus disimpan untuk dijadikan database pasien, sehingga sewaktuwaktu pasien berobat kembali ke rumah sakit maka data pasien tersebut akan mudah ditemukan dengan cepat. Data pada ringkasan riwayat klinik diantaranya berisi : 1) Dokter penanggung jawab poliklinik 2) Nomor pasien 3) Alamat lengkap 4) Tempat/tanggal lahir 5) Umur 6) Jenis kelamin 7) Status keluarga 8) Agama 9) Pekerjaan Ringkasan riwayat klinik ini juga dipakai sebagai dasar pembuatan kartu indeks utama pasien (KIUP) dan data diatas pula yang disimpan sebagai database bagi rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi. Setelah selesai dalam proses pendaftaran, pasien baru dipersilahkan menunggu dipoliklinik yang dituju dan petugas rekam medis mempersiapkan berkas rekam medisnya lalu dikirim ke poliklinik tujuan pasien. Setelah mendapat pelayanan yang cukup dari poliklinik, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien : 1) Pasien boleh langsung pulang 2) Pasien diberi slip perjanjian oleh petugas poliklinik untuk datang kembali pada hari dan tanggal yang telah ditetapka. Kepada pasien yang diminta datang kembali, harus lapor kembali ke TPP. 3) Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain. 4) Pasien harus ke ruang perawatan. Semua berkas rekam medis pasien poliklinik yang telah selesai berobat harus kembali ke instalasi rekam medis, kecuali pasien yang harus 42 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

8 dirawat, rekam medisnya akan dikirim ke ruang perawatan. b. Pasien Lama Untuk pasien lama atau pasien yang pernah datang/berobat sebelumnya ke rumah sakit, maka pasien mendatani tempat pendaftaran pasien lama atau ke tempat penerimaan pasien yang telah ditentukan. Pasien lama ini dapat dibedakan : 1) Pasien datang dengan perjanjian 2) Pasien yang datang dengan tidak perjanjian (atas kemauan sendiri) Baik pasien dengan perjanjian maupun pasien yang datang atas kemauan sendiri, setelah membeli karcis, baru akan mendapat pelayanan di TPP. Pasien perjanjian akan langsung menuju poliklinik yang dituju karena rekam medisnya telah disiapkan oleh petugas. Sedang untuk pasien yang datang atas kemauan sendiri atau bukan pasien perjanjian harus menunggu sementara rekam medisnya dimintakan oleh petugas TPP ke instalasi rekam medis. setelah berkas rekam medisnya ditemukan maka berkas rekam medsi tersebut dikirim ke poliklinik oleh petugas, selanjutnya pasien akan mendapatkan pelayanan kesehatan di poliklinik yang dimaksud. D. Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat Pasien datang ke tempat penerimaan pasien gawat darurat. Tempat Pendaftaran pasien ini dibuka selama 24 jam. Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien lama yang biasa, disini pasien ditolong terlebih dahulu baru penyelesaian administrasinya. Setelah mendapat pelayanan yang cukup, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien yaitu pasien boleh langsung pulang, pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain dan pasien harus dirawat dengan persyaratan sebagai berikut : 1. Pasien yang sudah diseleksi dan membawa surat pengantar untuk dirawat dapat langsung dibawa ke ruangan perawatan atau ruang penampungan sementara sambil menunggu tempat tidur kosong dari ruang perawatan. 2. Jika pasien sudah sadar dan dapat diwawancarai. Petugas pendaftaran rawat inap mendatangi pasien/keluarga untuk mendapatkan identitas selengkapnya. 3. Pelaksanaan pengecekan data identitas ke bagian rekam medis untuk mengetahui apakah pasien pernah dirawat/berobat dirumah sakit. 4. Bagi pasien yang pernah berobat/dirawat maka rekam medisnya segera dikirim ke ruang perawatan yang bersangkutan dan tetap memakai nomor yang telah dimiliki. 5. Bagi pasien yang belum pernah rawat/berobat ke rumah sakit maka diberikan nomor rekam medis baru.(depkes, RI. 2006) Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical... (Bella Trisnaningrum,dkk) 43

9 E. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) Penerimaan pasien rawat inap dinamakan TPPRI. Fungsi utamanya adalah menerima pasien untuk menerima pasien untuk dirawat di rumah sakit. Tata cara penerimaan pasien harus wajar sesuai dengan keperluannya. Dengan makin meningkatnya jumlah pasien, pimpinan rumah sakit harus memberikan perhatian yang konstan dalam membina sistem dan prosedur penerimaan pasien yang sebaik-baiknya. Pasien yang memerlukan perawatan, dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu pasien yang tidak segera, penundaan perawatan pasien tersebut tidak akan menambah penyakitnya, pasien yang segera, tetapi tidak darurat, dapat dimasukkan ke dalam daftar tunggu dan pasien gawat darurat langsung dirawat. Pembinaan dan pelaksanaan pekerjaan penerimaan pasien dengan baik menciptakan tanggapan yang baik dari pasien-pasien yang baru masuk, menjamin kelancaran dan kelengkapan catatan-catatan serta menghemat waktu dan tenaga. Untuk lancarnya proses penerimaan pasien ada 4 hal berikut ini perlu diperhatikan yaitu petugas yang kompeten, cara penerimaan pasien yang tegas dan jelas, ruang kerja yang menyenangkan dan lokasi yang tepat dari bagian penerimaan pasien. Untuk memperlancar tugas-tugas bagian lain yang erat hubungannya dengan proses penerimaan pasien perlu ditetapkan. Aturan yang baik harus memenuhi hal-hal berikut bagian penerimaan pasien bertanggungjawab sepenuhnya mengenai pencatatan seluruh informasi yang berkenaan dengan diterimanya seorang pasien di rumah salit, bagian penerimaan pasien harus segera memeberitahukan bagian-bagia lain terutama bagian yang brekepentingan langsung, setelah diterimanya seorang pasien untuk dirawat, semua bagian harus memberitahukan bagian penerimaan pasien, apabila seorang pasien diijinkan meninggalkan rumah sakit, membuat catatan yang lengkap tentang jumlah tempat tidur yang terpakai dan yang tersedia di seleuh rumah sakit, rekam medis yang lengkap, terbaca dan seragam harus disimpan oleh semua bagian selama pasien dirawat dan intruksi yang jelas harus diketahui oleh setiap petugas yang bekerja dalam proses penerimaan dan pemulangan pasien. 1. Ketentuan Umum Penerimaan Pasien Rawat Inap a. Semua pasien yang menderita segala macam penyakit. Selama ruangan dan fasilitas yang memadai tersedia dapat diterima di rumah sakit. b. Sedapat mungkin pasien diterima di tempat pendaftaran rawat inap pada waktu yang telah ditetapkan, kecuali untuk kasus gawat darurat dapat diterima setiap saat. c. Tanpa diagnosa yang tercantum dalam surat permintaan dirawat pasien tidak dapat diterima. d. Tanda tangan persetujuan untuk tindakan operasi dan sebagainya (apabila dilakukan) dilaksanakan di Instalasi Rawat Inap. e. Pasien dapat diterima apabila : 44 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

10 1) Ada surat rekomendasi dari dokter yang mempunyai wewenang untuk merawat pasien dirumah sakit. 2) Dikirim oleh dokter poliklinik 3) Dikirm oleh dokter Instalasi Gawat Darurat 2. Prosedur Pasien Masuk Untuk Dirawat a. Pasien segera tetapi tidak darurat b. Pasien yang tidak segera 1) Pasien yang sudah memenuhi syarat atau peraturan untuk dirawat, setiap saat dapat menanyakan pada pendaftaran rawat inap apakah ruangan yang diperlukan sudah tersedia. 2) Apabila ruangan sudah tersedia : a) Pasien segera mendaftar TPPRI b) Pada saat mendaftar dia akan mendapat penerangan tentang: i. Kapan dapat masuk ii. Bagaimana cara pembayaran serta tariff-tarifnya iii. Peraturan selama pasien dirawat c) Dibuatkan kartu identitas penderita dirawat yang minimal berisi: i. Nama lengkap pasien ii. Jenis kelamin pasien iii. Nomor rekam medis pasien iv. Nama ruangan dan kelas v. Diagnosa awal (diagnose kerja) vi. Nama dokter yang mengirim c. Jika pasien pernah berobat ke poliklinik atau pernah dirawat sebelumnya maka pendaftaran rawat inap dapat mencari nomor rekam medisnya dan menghubungi instalasi rekam medis untuk meminta berkas rekam medis atas nama pasien tersebut. a) Petugas TPPRI segera menghubungi petugas keuangan untuk menyelesaikan pembayaran uang muka. b) Selesai pembayaran, pasien diantar petugas ke ruangan. Jika pasien tidak mampu maka pasien/keluarga harus mengurus kekurangan untuk mendapatkan surat keterangan tidak mampu. 3. Prosedur Selama Pasien Di Ruang Perawatan a. Pada waktu pasien tiba di ruang perawatan dan diterima oleh perawat, pasien diberi tanda pengenal. b. Perawat menambah formulir-formulir yang diperlukan oleh dokter maupun perawat sendiri/ c. Selama perawatan, perawat mencatat semua data perawatan yang diberikan dari mulai saat pasien tiba diruang sampai pasien tersebut pulang, dipindahkan atau meninggal. d. Tata cara prosedur penerimaan pasien tersebut diatas untuk tiap-tiap rumah sakit dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi rumah sakit yang bersangkutan. (Depkes, RI. 2006) Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical... (Bella Trisnaningrum,dkk) 45

11 F. Rekam Medis Bayi Baru Lahir 1. Ringkasan Masuk Dan Keluar Bayi Ringkasan masuk dan keluar untuk bayi, sama halnya dengan rekam medis anak-anak atau dewasa. Seorang bayi haruslah dianggap sebagai individu yang mempunyai catatan tersendiri dan seyogyanya catatan tersebut disimpan didalam berkas masingmasing terpisah dengan berkas rekam medis ibunya. Karena itu merupakan hal yang penting untuk mengetahui semua keterangan pengenal bayi yang termuat pada berkas rekam medis bayi. Ringkasan masuk dan keluar berfungsi untuk mencatat semua data yang diperlukan untuk pembuatan indeks pasien, indeks penyakit, indeks tindakan/operasi, indeks dokter dan indeks kematian untuk tanda tangan terakhir dari dokter yang merawat. 2. Riwayat Kelahiran Dokter yang menolong melahirkan bayi bertanggungjawab untuk mencatat riwayat keelahiran bayi. Riwayat kelahiran yang lengkap, mencakup bagian-bagian : a. Riwayat ibu : umur ibu, jumlah kehamilan sebelumnya, jumlah bayi yang dilahirkan hidup, jumlah kelahiran yang memerlukan tindakan abortus, jumlah bayi yang dilahirkan mati, jumlah anak yang meninggal, golongan darah ibu, faktor RH, penyakit ibu, komplikasi kehamilan, tanggal dan hasil dari tes serologi dan foto thorax. b. Riwayat kehamilan : riwayat kelahiran dari bayi ini, haruslah mencakup keterangan mengenal lamanya kehamilan pengawasan prenatal, umur bayi, tanggal perkiraan persalinan, lamanya kala I dari persalinan, kala II, pecahnya ketuban, (bagaimana dan berapa lamanya sebelum kelahiran). c. Catatan bayi : mencakup keadaan bayi, tanggal bayi dan jam lahir, jenis kelamin, berat badan, panjang badan, medikasi mata, pernafasan, tandatangan perawat yang bertanggungjawab terhadap identitas bayi dan kelainan yang ada. (Depkes, RI. 2006) METODE PENELITIAN A. Rancangan Penelitian Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya menggambarkan keadaan objek penelitian tanpa memberikan kesimpulan yang berlaku terhadap pelaksanaan sistem identifikasi berkas rekam medis pasien. (Arief, TQ. 2008) Pendekatan dalam penelitian adalah Cross Sectional yaitu suatu penelitian yang mengumpulkan data berdasarkan waktu yang tertentu secara bersamaan. ( Arief, TQ. 2003) B. Definisi Istilah Sitem identifikasi pasien secara numerical adalah cara pemberian nomor kepada pasien yang datang berobat berisi tentang identitas pribadi pasien yang bersangkutan. 46 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

12 C. Subyek dan Obyek Penelitian Subyek dalam penelitian ini adalah petugas pendaftaran pasien rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta, sedangkan obyek penelitian adalah sistem identifikasi numerical di Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta. D. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data 1. Instrumen Penelitian a. Wawancara Suatu metode yang dipergunakan untuk mengumpulkan data di mana peneliti mendapatkan keterangan atau informasi secara lisan dari seseorang sasaran penelitian (face to face) mengenai pelaksanaan identifikasi pasien di Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta. b. Observasi Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki pada saat penelitian guna mendapatkan data antara lain : 1) Tentang kebijakan rumah sakit mengenai identifikasi Numerical. 2) Pelaksanaan sistem identifikasi numerical. (Narbuko, C. 2008) 2. Cara Pengumpulan Data Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh dengan melakukan pengamatan (observasi) secara langsung dan dengan wawancara kepada petugas pendaftaran pasien terhadap pelaksanaan sistem identifikasi pasien secara numerical di tempat pendaftaran pasien. Data sekunder merupakan data yang diperoleh secara tidak langsung. Peneliti dapat memperoleh data sekunder ini dengan melihat data yang telah ada pada prosedur tetap sistem identifikasi numerical di Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta. E. Teknik dan Analisis Data 1. Teknik Pengolahan Data Tahap-tahap pengolahan data setelah data dikumpulkan adalah sebagai berikut : a. Collecting, yaitu melakukan pengumpulan data mengenai pelaksanaan identifikasi numerical di tempat pendaftaran pasien rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap. b. Editing, yaitu data-data yang diperoleh dikoreksi kembali dari hasil pengamatan mengenai pelaksanaan identifikasi numerical di tempat pendaftaran pasien rawat jalan gawat darurat dan rawat inap. c. Penyajian data, yaitu memaparkan atau menyajikan hasil penelitian dalam bentuk kalimat tentang pelaksanaan sistem identifikasi numerical di tempat pendaftaran pasien rawat jalan gawat darurat dan rawat inap. (Arief, TQ. 2003). 2. Analisis Data Analisis data yang digunakan adalah secara diskriptif yaitu memaparkan hasilhasil dari penelitian sesuai dengan keadaan sebenarnya, dengan membandingkan teoriteori yang terkait dan selanjutnya ditarik Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical... (Bella Trisnaningrum,dkk) 47

13 suatu kesimpulan tanpa melakukan uji statistik (Arief, TQ. 2003). HASIL PENELITIAN 1. Pelaksanaan Identifikasi Numerical Pasien di Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta Sistem identifikasi pasien di Rumah Tk. IV Sakit Slamet Riyadi Surakarta menggunakan sistem identifikasi secara numerical yaitu pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System) yaitu suatu sistem identifikasi numerical dimana setiap pasien yang berobat mempunyai satu nomor rekam medis untuk selamanya yang dilaksanakan di tempat pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Dalam pelaksanaan sistem identifikasi numerical ini dikoordinir oleh bagian rekam medis dan dilaksanakan oleh petugas pendaftaran di tempat pendaftaran pasien rawat jalan dan tempat pendaftaran pasien. Untuk alokasi nomor rekam medisnya keseluruhan pasien rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap yaitu nomor rekam medis s.d nomor rekam medis sedangkan pengendalian nomor rekam medis menggunakan buku pengendalian nomor rekam medis. a. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Sistem identifikasi yang dilaksanakan di tempat pendaftaran pasien rawat jalan Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta adalah pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System) yaitu suatu sistem identifikasi numerical yang memberikan satu nomor rekam medis kepada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir untuk dipergunakan selamanya. Pelaksanaan pemberian nomor rekam medis dilakukan oleh bagian pendaftaran pasien rawat jalan. Untuk kunjungan pasien baru dilakukan pendaftaran pasien dalam pemberian identifikasi secara manual ke dalam buku penggunaan nomor rekam medis dengan tujuan mendapatkan nomor rekam medis setelah itu nomor rekam medis dimasukkan ke dalam komputer dengan melengkapi data identitas pasien. Kemudian petugas melengkapi berkas rekam medis dengan mengisi data identitas pasien secara lengkap berikut satu nomor rekam medis sesuai urutan yang akan berlaku untuk selamanya. Sedangkan untuk kasus pasien lama petugas melakukan pengecekan KIB pasien, apabila pasien mendaftar dengan membawa KIB maka petugas melakukan identifikasi pasien rawat jalan dengan melihat nomor rekam medis di KIB pasien kemudian melakukan pendaftaran pasien ke dalam program komputer. Sedangkan kunjungan pasien yang tidak membawa KIB, petugas melakukan identifikasi pasien dengan menanyakan nama dan alamat pasien kemudian dicari di KIUP untuk mengetahui nomor rekam medis pasien. Khususnya tentang pelaksanaan pemberian nomor rekam medis pasien rawat jalan masih ditemukan adanya pemberian nomor rekam medis ganda saat nomor rekam medis sudah dipakai oleh unit lain dan petugas lupa memberikan catatan ke 48 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

14 dalam buku penggunaan nomor rekam medis sehingga nomor rekam medis tersebut dapat digunakan oleh TPPRJ. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang pemberian nomor rekam medis di tempat pendaftaran pasien rawat jalan seperti jawaban yang telah diberikan oleh responden di bawah ini : Kotak 1...pemberian nomor rekam medis di rumah sakit DKT ini sudah menggunakan sistem numerical...akan tetapi dalam pelaksanaannya memang masih sering ditemukannya nomor ganda...karena buku pengendalian nomor rekam medis cuma ada 1 jadi apabila buku kendali masih digunakan oleh rawat jalan, apabila UGD membutuhkan nomor RM baru harus meminta ke bagian rawat jalan via tlp...nah maka dari itu, karena petugasnya mungkin lalai memberikan catatan di buku kendali no rekam medis... b. Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat Sistem identifikasi yang dilaksanakan di TPPGD Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta adalah pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System). Pelaksanaan pemberian nomor rekam medis pasien gawat darurat di koordinir oleh bagian pendaftaran pasien rawat jalan ketika TPPRJ masih buka dan jika TPPRJ sudah tutup maka buku pengendalian nomor rekam medis ini diserahkan ke UGD untuk pelayanan pasien berikutnya di gawat darurat. Untuk kunjungan pasien baru, petugas meminjam KTP/SIM pasien kemudian melakukan pendaftaran dan memberikan nomor rekam medis baru yang didapatkan dari buku penggunaan nomor rekam medis. Apabila TPPRJ masih buka, petugas meminta nomor rekam medis melalui telephone ke TPPRJ untuk mendapatkan nomor rekam medis baru dan apabila TPPRJ sudah tutup maka petugas UGD dapat memberikan nomor rekam medis dengan dasar dari buku penggunaan nomor rekam medis setelah itu dilakukan pendaftaran dengan memasukkan data identitas pasien ke dalam program komputer. Pada akhir pelayanan petugas menyerahkan KIB kepada pasien untuk dibawa kembali bila pasien datang berobat ke RS Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta. Pelayanan bagi pasien lama gawat darurat petugas meminjam KIB pasien untuk melihat nomor rekam medis pasien, sedangkan pelayanan untuk pasien tidak membawa KIB maka petugas menanyakan nama dan alamat pasien kemudian mencari nomor rekam medis ke dalam KIUP. Apabila sudah mengetahui nomor rekam medis, diakhir pelayanan identifikasi pasien kemudian petugas melakukan pendaftaran ke dalam program komputer dengan mengisi item nama, dokter yang memeriksa dan cara kunjungan pasien yang terdapat dalam program komputer. Khususnya untuk pelayanan pasien baru gawat darurat pada saat jam kerja TPPRJ, petugas menanyakan via telephone ke bagian TPPRJ untuk mendapatkan nomor rekam medis baru. Karena buku pengendalian nomor rekam medis masih di Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical... (Bella Trisnaningrum,dkk) 49

15 TPPRJ, sehingga menghambat pelayanan pendaftaran pasien menjadi lebih lama. Selain itu juga masih ditemukan nomor rekam medis ganda sehingga pelayanan pemberian nomor rekam medis menjadi tidak optimal. Untuk pelayanan pasien gawat darurat yang datang dengan kondisi tidak sadarkan diri maupun tanpa identitas dan tanpa pengantar, maka petugas melakukan pendaftaran terlebih dahulu dengan memberikan nomor rekam medis baru berdasarkan buku pengendalian nomor rekam medis pasien di unit TPPRJ sedangkan identitas lainnya akan diisi setelah pasien sadar atau ada keluarga yang datang. Kotak 3 kita berikan tindakan terlebih dulu kemudian identifikasinya diberikan nomor rekam medis baru kemudian identitas pasien diisi belakangan... wawancara kepada keluarga pasien guna mendapatkan identitas pasien kemudian dilakukan pendaftaran secara manual ke dalam buku penggunaan nomor rekam medis selanjutnya dimasukkan ke dalam program komputer, sebagai dasar pembuatan berkas rekam medis dan KIB baru. Dan selanjutnya menerima surat pengantar rawat inap dari tempat pendaftaran pasien rawat jalan atau gawat darurat. Kotak 4 setiap pasien rawat inap harus mendaftarkan melalui rawat jalan atau gawat darurat. pasien datang di UGD/rawat jalan ditanya identitasnya dulu ditanya udah pernah datang kesini belum, kalo belum diberikan nomor RM baru kalau sudah kita tanya nomor RM. Kalo gak bawa......kartu berobatnya kita lihat di KIUP kemudian dibuatkan surat pengantar rawat inap dari UGD/rawat jalan c. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap Tempat pendaftaran pasien rawat inap melaksanakan sistem identifikasi dengan pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System). Pelaksanaan sistem identifikasi numerical ini dikoordinir oleh bagian rekam medis dan dilaksanakan oleh petugas pendaftaran tempat pendaftaran pasien rawat jalan dan gawat darurat berdasarkan buku penggunaan nomor rekam medis. Untuk kunjungan pasien baru maupun lama rawat inap maka petugas melakukan Kotak 5..ya dik.. dalam pelaksanaannya memang pendaftaran pasien bayi baru lahir itu sudah diberikan nomor rekam medis baru. Sedangkan dalam SOP sendiri itu terdapat sedikit kekeliruan tentang nomor rekam medis yang masih menggunakan nomor rekam medis ibunya Pendaftaran pasien bayi baru lahir dilakukan secara manual ke dalam buku kelahiran bayi kemudian petugas meminta nomor rekam medis ke bagian TPPRJ bila 50 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

16 pelayanan TPPRJ masih berlangsung, bila TPPRJ sudah tutup maka pendaftaran dilaksanakan oleh TPPGD. Sehingga bayi baru lahir sudah diberikan nomor rekam medis baru, namun hal ini belum sesuai dengan SOP yang telah dibuat tentang pemberian nomor rekam medis bagi bayi baru lahir. Pembahasan 1. Standar Operasional Prosedur tentang Sistem Identifikasi Numerical Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta telah menggunakan sistem identifikasi secara numerical di TPPRJ, TPPGD dan TPPRI, hal ini sudah sesuai dengan kebijakan rumah sakit bahwa sistem identifikasi secara numerical yang diterapkan telah menggunakan Unit Numbering System.Dimana suatu sistem yang memberikan satu nomor rekam medis kepada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir untuk dipergunakan selamanya. Hal ini sesuai pula dengan tujuan kebijakan ataupun prosedur tetap rumah sakit tersebut dibuat bahwa sistem identifikasi secara numerical bertujuan untuk memudahkan pelaksanaan pendaftaran khususnya pemberian identifikasi secara numerical kepada pasien. 2. Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical a. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit Tk. IV Slamet Riyadi Surakarta di tempat pendaftaran pasien rawat jalan telah melaksanakan sistem identifikasi dengan pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System). Untuk kunjungan pasien baru diberikan nomor rekam medis baru berdasarkan buku penggunaan nomor rekam medis, hal ini sudah sesuai dengan SOP yang telah dibuat. Bahwa pasien baru akan diberikan nomor rekam medis baru setelah mengisi identitas pada berkas rekam medis. Untuk kunjungan pasien lama dengan KIB maka petugas melakukan entri data tentang nomor rekam medis ke komputer berdasarkan KIB sehingga tidak diberlakukan pemberian nomor rekam medis baru, sedangkan dalam SOP diterangkan bahwa pasien lama yang memiliki KIB tidak diberikan nomor rekam medis baru untuk menghindari nomor ganda. Untuk kunjungan pasien lama yang tidak membawa KIB, maka petugas melakukan identifikasi pasien dengan menanyakan nama dan alamat pasien untuk mencari data rekam medis di Indeks Utama Pasien (IUP) pada sistem komputer untuk mengetahui nomor rekam medis pasien. Apabila tidak ditemukan nomor rekam medis pasien pada sistem komputer tersebut maka petugas memberikan nomor rekam medis baru berdasarkan pada buku penggunaan nomor rekam medis. Sedangkan menurut Depkes tahun 2006 dijelaskan bahwa apabila pasien lupa membawa kartu berobat maka berkas rekam medis pasien lama dapat ditemukan dengan mengetahui nomor rekam medis pasien melalui pencarian KIUP atau pada data base rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi dengan mudah nomor rekam medis pasien dapat ditemukan. Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical... (Bella Trisnaningrum,dkk) 51

17 Dalam pelaksanaan sistem identifikasi pasien rawat jalan masih ditemukan nomor rekam medis ganda yaitu pasien memiliki nomor rekam medis yang sama tetapi dengan nama pasien yang berbeda. Kemudian petugas memastikan identitas pasien yang bisa dilihat dari Indeks Utama Pasien (IUP) atau alamat pasien dan nama keluarga yang tercantum pada lembar rawat jalan terlebih dahulu kemudian dilakukan identifikasi kepemilikan berkas berdasarkan nomor rekam medis yang sama kemudian salah satu berkas dengan nomor yang sama tersebut dilakukan penggantian nomor rekam medis baru. Hal ini sudah sesuai dengan SOP yang telah ada, bahwa apabila pasien memiliki berkas rekam medis yang ganda maka dilakukan identifikasi terlebih dahulu sehingga dilakukan penggantian nomor rekam medis baru. b. Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat Pelaksanaan sistem identifikasi numerical bagi pasien gawat darurat dikoordinir oleh bagian TPPRJ pada saat jam pelayanan TPPRJ, setelah selesai pelayanan TPPRJ buku pengendalian nomor rekam medis diserahkan ke UGD untuk pelayanan pasien baru gawat darurat. Dalam pelayanan pasien gawat darurat petugas terlebih dahulu memberikan pertolongan medis kemudian pasien atau pengantar pasien mendaftar di tempat pendaftaran pasien gawat darurat. Dan petugas harus melakukan pengecekan nama maupun alamat terhadap keluarga/pengantar pasien sebelum mendaftar. Untuk kunjungan pasien baru, petugas meminjam KTP/SIM pasien kemudian melakukan pendaftaran dengan memasukkan data identitas pasien ke dalam program komputer. Serta memberikan nomor rekam medis baru berdasarkan buku penggunaan nomor rekam medis pasien dari bagian TPPRJ pada saat jam pelayanan TPPRJ tetapi setelah selesai pelayanan TPPRJ petugas UGD dapat memberikan nomor rekam medis baru berdasarkan buku penggunaan nomor rekam medis pasien. Hal ini sudah sesuai dengan SOP yang telah ada bahwa pasien baru diberikan nomor rekam medis baru yang akan dipakai selama kunjungan. Untuk pelayanan pasien lama petugas meminjam KIB pasien dan apabila pasien tidak membawa KIB maka petugas menanyakan nama dan alamat pasien kemudian mencari nomor rekam medis ke dalam program komputer. Hal ini sudah sesuai dengan SOP yang telah dibuat bahwa petugas meminjam KTP/SIM yang digunakan untuk pengisian identitas dan data sosial lainnya. Dalam pemberian nomor rekam medis pasien masih ditemukan adanya nomor rekam medis ganda. Hal ini dikarenakan petugas tidak meminta nomor rekam medis baru ke bagian TPPRJ karena buku pengendalian nomor rekam medis masih digunakan di TPPRJ, akan tetapi pasien langsung didaftar sesuai urutan terakhir dari nomor rekam medis yang telah digunakan tanpa menanyakan kepada petugas TPPRJ kemudian mengentri nama pasien, tanggal 52 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

18 datang, poliklinik yang dituju, alamat, tanggal lahir, umur, cara datang, asuransi, status serta agama dengan sistem komputer sehingga nomor rekam medis dan berkas rekam medis bagi pasien gawat darurat dapat digunakan oleh lebih dari satu pasien. Hal ini menyulitkan dalam mengidentifikasi kepemilikan berkas rekam medis pasien gawat darurat. Khususnya untuk kasus pasien lama belum tercantum dalam SOP yang telah dibuat sehingga petugas belum memiliki pedoman yang jelas untuk menunjang pelaksanaan identifikasi pasien secara numerical. Untuk pelayanan pasien gawat darurat yang tidak sadarkan diri, tanpa identitas dan tanpa pengantar, petugas melakukan pendaftaran terlebih dahulu dengan memberikan nomor rekam medis sedangkan nama pasien untuk identitas pasien lainnya diisi setelah pasien diketahui identitasnya. Hal ini dijelaskan lebih lanjut oleh Depkes tahun 2006 bahwa untuk mempercepat proses pelayanan di Unit Gawat Darurat dan kamar bersalin, maka pemberian nomor rekam medis dapat dialokasikan terlebih dahulu. Pengalokasian nomor rekam medis didasarkan pada banyak sedikitnya pasien yang dilayani, sehingga antara pelayanan kesehatan yang satu dengan yang lain dapat berbeda. Berikut alokasi rekam medis : 1) Unit pelayanan bayi lahir : nomor rekam medis s.d sejumlah nomor rekam medis. 2) Unit pelayanan gawat darurat : nomor rekam medis s.d sejumlah nomor rekam medis. 3) Unit pelayanan pasien rawat jalan memperoleh nomor rekam medis s.d sejumlah nomor rekam medis. Dengan demikian unit pelayanan yang bersangkutan tidak perlu setiap kali pelayanan menanyakan dan meminta nomor rekam medis kepada unit rekam medis untuk digunakan bagi pasien yang dilayani. Namun demikian, agar nomor tersebut terkendali, maka unit pelayanan maupun unit rekam medis harus memiliki catatan pengendalian dan penggunaan nomor rekam medis. c. Tempat Pendaftaran Rawat Inap Pelaksanaan sistem identifikasi numerical bagi pasien rawat inap telah sesuai dengan SOP yang telah dibuat. Penerimaan pasien rawat inap hampir sama dengan penerimaan pasien di TPPGD yaitu pendaftaran pasien rawat inap dikoordinir oleh bagian TPPRJ dan dilaksanakan oleh petugas pendaftaran tempat pendaftaran pasien rawat jalan. Apabila TPPRJ masih buka maka dikoordinir oleh bagian TPPRJ dan jika sudah tutup maka pelayanan pemberian nomor rekam medis bagi pasien rawat inap dilakukan oleh, selain itu mendapatkan surat masuk perawatan dari dokter poliklinik / unit gawat darurat RS Tk. IV Slamet Riyadi. Petugas harus melakukan pengecekan terhadap status pasien, khususnya untuk pasien baru maka petugas melakukan wawancara kepada keluarga Tinjauan Pelaksanaan Sistem Identifikasi Numerical... (Bella Trisnaningrum,dkk) 53

19 pasien guna mendapatkan identitas pasien kemudian dilakukan pendaftaran secara manual ke dalam buku penggunaan nomor rekam medis selanjutnya dimasukkan ke dalam program komputer meliputi nomor rekm medis, identitas pasien, bangsal perawatan pasien dan dokter yang merawat pasien, sebagai dasar pembuatan berkas rekam medis dan KIB baru. Dalam pelaksanaan pemberian nomor rekam medis bagi pasien bayi baru lahir tidak menggunakan nomor rekam medis milik ibunya melainkan dibuatkan nomor rekam medis baru berdasarkan buku penggunaan nomor rekam medis. hal ini belum sesuai dengan SOP bahwa pasien bayi baru lahir mendapatkan nomor rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis milik ibunya. Hal ini sesuai pula dengan teori Depkes tahun 2006 bahwa seorang bayi haruslah dianggap sebagai individu yang mempunyai catatan tersendiri dan seyogyanya catatan tersebut disimpan didalam berkas masing-masing terpisah dengan berkas rekam medis ibunya. Karena itu merupakan hal yang penting untuk mengetahui semua keterangan pengenal bayi yang termuat pada berkas rekam medis bayi. SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan 1. Dalam pelaksanaan sistem identifikasi secara numerical, hal ini sudah sesuai dengan kebijakan rumah sakit. 2. Pelaksanaan sistem identifikasi secara numerical di TPPRJ dan TPPGD masih ditemukan nomor rekam medis ganda, selain itu untuk pelayanan kunjungan pasien tidak sadarkan diri di TPPGD tidak tercantum dalam SOP. Serta pelaksanaan sistem identifikasi di TPPRI untuk pasien bayi baru lahir tidak menggunakan nomor rekam medis milik ibunya, hal ini tidak sesuai dengan SOP yang telah dibuat. B. Saran 1. Dalam identifikasi numerical pasien baru di TPPGD pada saat jam kerja TPPRJ segera meminta nomor rekam medis baru ke dalam buku penggunaan nomor rekam medis pasien. Hal ini bertujuan menghindari pemberian nomor rekam medis ganda bagi pasien rawat jalan dan pasien gawat darurat. 2. Untuk SOP identifikasi pasien bagi bayi baru lahir dilakukan evaluasi lebih lanjut tentang pemberian nomor rekam medis bagi bayi baru lahir. DAFTAR PUSTAKA Arief, TQ M Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan CSGF (The Community of Self Help Group Forum). Klaten: LPP UNS & UNS Press Azwar, A Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Ketiga. Jakarta: Binarupa Aksara DepKes, RI Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta Narbuko, C Metodologi Penelitian. Cetakan kesembilan. Jakarta 54 Jurnal Kesehatan, ISSN , VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 36-55

20 Narbuko, C Metodologi Penelitian. Cetakan kesembilan. Jakarta Huffman, EK Health Information Management, Physician Record Company Berwyn Illionis, USA PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008. Tentang Rekam Medis. Jakarta Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 55