Buku 3: Bahan Ajar Pertemuan Ke - 8

Transkripsi

1 UNIVERSITAS GADJAH MADA SEKOLAH VOKASI DIPLOMA REKAM MEDIS Buku 3: Bahan Ajar Pertemuan Ke - 8 DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS Ganjil/III/VMR 2103 oleh Savitri Citra Budi, SKM.M.P.H Didanai dengan dana BOPTN P3-UGM Tahun Anggaran 2013

2 BAB III ANALISIS DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS PENDAHULUAN Deskripsi Singkat Materi ajar mengenai analisis desain formulir rekam medis merupakan materi wajib yang diterima mahasiswa D3 rekam medis. Dalam perkulihan ini mahasiswa akan mempelajari tentang analisis melalui 3 aspek desain formulir, yaitu aspek anatomi, aspek isi, dan fisik formulir. Materi analisis desain formulir disampaikan dalam 3x100 (3 kali pertemuan dengan waktu 100 setiap kali pertemuan). Pertemuan pertama dalam materi ini membahas tentang analisis aspek anatomi formulir. Pertemuan kedua untuk materi ini membahas tentang analisis aspek isi formulir. Pertemuan ketiga untuk materi ini membahas tentang analisis aspek fisik formulir. Manfaat Pemahaman materi yang baik pada subbahasan ini, dapat meningkatkan kemampuan mendesain formuliryang dimiliki mahasiswa, sehingga dapat meningkatkan profesionalisme dalam mendesain formulir sebagai modal untuk memasuki dunia kerja, khususnya pengetahuan tentang analisis 3 aspek desain formulir rekam medis. Relevansi Materi analisis desain formulir rekam medis merupakan materi pokok yang harus dipahami oleh mahasiswa D3 Rekam Medis, karena materi ini merupakan salah satu kompetensi lulusan yaitu kompetensi ke 5 (statistik kesehatan) dengan judul unit kompetensi mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Analisis ini dilakukan untuk dapat melakukan perbaikan dari desain

3 formulir rekam medis yang sesuai dengan kebutuhan data. Kompetensi tersebut mengacu pada Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 377 tahun 2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Learning Outcomes Outcome pembelajaran materi ini adalah mahasiswa mampu menjelaskan kegiatan analisis desain formulir rekam medis dan mampu melakukan perbaikan desain formulir rekam medis. Keluaran pembelajaran ini sebagai LO-3 dari matakuliah Desain Formulir Rekam Medis.. PENYAJIAN PENGANTAR Analisis merupakan kajian yang dilaksanakan terhadap sebuah objek untuk meneliti struktur dari objek tersebut secara mendalam, dalam hal ini adalah formulir rekam medis. Untuk melakukan analisis berkas rekam medis dapat digunakan standar komponen yang harus ada dalam formulir. Analisis desain formulir dilakukan dalam 3 aspek, yaitu: 1) Anatomi formulir, 2) Fisik formulir, dan 3) Isi formulir. ANALISIS ASPEK ANATOMI FORMULIR Analisis berdasarkan aspek anatomi dilihat dari komponen bagian dalam formulir. Menurut Huffman (1994) bagian anatomi formulir terdiri dari heading, introduction, instruction, body, dan close. Untuk penjelasan selanjutnya ada di bawah ini: 1. Kepala (heading) Bagian ini mencerminkan judul dan informasi tentang formulir. Posisi standar dari judul adalah kiri-atas, tengah, kanan-atas, kiri-bawah atau kanan-bawah. Sebuah subjudul harus digunakan kalau judul utama

4 memerlukan penjelasan atau kualifikasi lebih lanjut. Informasi lain mengenai formulir mencakup identifikasi formulir, tanggal penerbitan dan nomor halaman. Jika formulir terdiri dari beberapa halaman terpisah atau tercetak di halaman balik, identifikasi harus berada pada kedua sisi dan setiap halaman. Menurut Northern Territory Government (2005) identitas minimal pasien yang berada di bagian atas formulir terdiri dari nomor rekam medis, nama pasien, tanggal lahir dan jenis kelamin. Contoh anatomi dari heading dapat dilihat pada gambar di bawah ini: 2. Pendahuluan (Introduction) Bagian ini menjelaskan tujuan formulir. Kadang-kadang tujuan ditunjukkan oleh judul, sehingga tidak diperlukan lagi ada. Jika penjelasan lebih lanjut dari judul diperlukan, maka pernyataan yang jelas dapat dimasukkan ke dalam formulir untuk menjelaskan tujuannya. Contoh anatomi dari heading dapat dilihat pada gambar di bawah ini: 3. Perintah (Instruction) Instruksi yang singkat dan berada pada bagian atas formulir. Tujuannya agar pengguna segera dapat menentukan berapa kopi yang diperlukan, siapa yang harus mengajukan formulir dan kepada siapa kopiannya harus dikirimkan, dan bagaimanan cara mengisikan formulir.

5 Instruksi tidak boleh diletakkan di antara ruang-ruang isian formulir karena hal ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisian. 4. Isi (Body) Bagian ini merupakan bagian inti dari formulir untuk pengisian data. Hal yang perlu diperhatikan dalam komponen isi meliputi: margin, spasi, garis, type style, dan cara pencatatan. Bagian tersebut meliputi: 1) Margins Margin merupakan jarak antara tepi formulir dengan area isi formulir. Batas margin minimum harus disediakan 2/16"(inches) atau 0,3175cm pada bagian atas, 3/6" atau 1,27cm pada bagian bawah, dan 3/10" atau 0,762cm pada sisi-sisi. 2) Spacing Spacing merupakan ukuran area isian data. Untuk spacing yang dibuat dengan tulisan tangan, berikan horizontal spacing 1/10" atau 0,254cm sampai 1/12" atau 0,21167cm per-karakter. Vertikal spacing memerlukan 1/4" atau 0,635cm sampai 1/3" atau 0,84667cm. Desain kotak yang digunakan memerlukan 1/3" atau 0,84667cm. 3) Rules Sebuah rule adalah sebuah garis vertikal atau horizontal. Rules membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulis untuk memasukkan data pada tempat yang semestinya, menginstruksikan penulis mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukkan, membimbing pembaca melalui komunikasi, dan menambah daya tarik fisik formulir.

6 4) Type Styles Jenis huruf ini penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu formulir, paling baik adalah menggunakan sesedikit mungkin jenis dan ukuran huruf. Item-item dengan kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama di semua bagian formulir. Jenis Italic dan Bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus. 5) Cara Pencatatan Cara pencatatan pada formulir dapat dihasilkan dengan tangan, mesin ketik atau cetakan komputer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Character Recognition) dan barcode, yang bekerja sebagai input langsung ke dalam komputer. e. Penutup (Close) Bagian ini merupakan penutup sebuah formulir kertas dan tersedia ruangan untuk tanda tangan sebagi tanda autentikasi atau persetujuan.

7 Secara lengkap bagan dari penjelasan di atas adalah: Contoh Format Formulir Rekam Medis

8 DISKUSI ANALISIS ASPEK ANATOMI FORMULIR Lakukan analisis aspek anatomi dari formulir persetujuan tindakan di bawah ini. Isilah masing-masing komponen dari bagian heading sampai dengan close formulir persetujuan tindakan tersebut. Contoh formulir persetujuan tindakan:

9 Panduan untuk melakukan analisis aspek anatomi formulir persetujuan tindakan di suatu rumah sakit: ASPEK ANATOMI KEADAAN FORMULIR MASUKAN 1. Heading a. Judul b. identitas rumah sakit c. identitas pasien d. Nomor Halaman e. Tanggal penerbitan 2. Introduction 3. Instruction 4. Body a. Batas tepi body dg bagian lain b. spasi pd tiap isian

10 c. Penggunaan garis pd body d. type huruf e. cara pengisian body 5. Penutup a. Autentikasi b. Tanggal **vi**