EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS PENGGUNAAN FOLDER REKAM MEDIS DI PELAYANAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT GRIYA WALUYA KABUPATEN PONOROGO

Transkripsi

1 EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS PENGGUNAAN FOLDER REKAM MEDIS DI PELAYANAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT GRIYA WALUYA KABUPATEN PONOROGO Nanang Eko Bayu Saputro (Prodi D3 PMIK STIKes Buana Husada Ponorogo) ABSTRAK Indikator penunjang pelayanan di dalam Rumah Sakit salah satunya dipengaruhi oleh sistem penyimpanan berkasrekam medis pasien. Di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo cara penyimpanannya dengan satu folder berisikan sepuluh sampai tiga puluh berkas rekam medis pasien rawat jalan. Penyimpanan berkas rekam medis pasien yang tepatakan membantu kelancaran dalam pencarian berkas rekam medis dan kinerja petugas rawat jalan untuk melakukan pelayanan kepada pasien. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efisiensi dan efektifitas penggunaan folder rekam medis pelayanan rawat jalan. Jenis penelitian ini deskriftif dengan mengidentifikasi efisiensi dan efektifitas penggunaan folder rekam medis pelayanan rawat jalan di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo. Teknik pengambilan sampel pada penelitian ini adalah Random Sampling dan data dikumpulkan dengan pendekatan cross sectional. Pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara dan observasi. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa cara penyimpanan berkas rekam medis rawat jalandi Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo dengan satu folder berisikan lebih dari satu berkas rekam medis Rawat Jalan. Sedangkan berkas rekam medis rawat inap dengan cara dijajar tanpa menggunakan folder, dan biaya penyedian satu folder ialah Rp Kesimpulan dari penelitian ini adalah efisiensi dan efektifitas penggunaan folder Rekam Medis Pasien dipengaruhi oleh biaya yang akan berhubungan dengan kecepatan waktu saat pengambilan folder jika dibutuhkan setiap saat. Kata Kunci: Efisiensi, Efektifitas, penyimpanan PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Perkembangan teknologi yang sangat cepat memberikan pengaruh akan kebutuhan dalam segala hal termasuk hal penyimpanan berkas rekam medis, pentingnya berkas rekam medis yang tepat telah mengubah pola pikir untuk sebuah sistem penyimpanan yang mampu membantu mempercepat pencarian berkas rekam medis dan kinerja petugas rawat jalan untuk melakukan pelayanan kepada pasien maupun pendistribusian berkas rekam medis. Penyimpanan rekam medis dengan penggunaan folder yang baik akan menunjang terselenggarannya upaya peningkatan mutu pelayanan rumah sakit, untuk menghasilkan rekam medis yang baik cepat dalam pengambilan dan dapat dipertanggung jawabkan oleh rumah sakit. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.340 /MENKES/PER/III/2010 menyebutkan bahwa Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Dari pengertian di atas rumah sakit melakukan beberapa jenis pelayanan diantaranya melalui penyelenggaraan rekam medis. Pembuatan rekam medis di rumah sakit bertujuan untuk mendapatkan catatan medis atau dokumen yang akurat dan adekuat dari pasien mengenai kehidupan, diagnose pasien, tindakan yang diberikan kepada pasien dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit di masa lalu dan sekarang,

2 dan juga pengobatan yang telah diberikan sebagai upaya meningkatkan pelayanan kesehatan. Rekam medis dibuat untuk tertib administrasi di rumah sakit yang merupakan salah satu faktor penentu dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan (Rustiyanto, 2013). Tugas dan fungsi penyelenggara rekam medis dan informasi kesehatan dimulai saat menerima pasien datang berobat, baik rawat jalan, rawat darurat, maupun rawat inap sampai dengan penyimpanan berkas rekam medis dan pengolahannya. Untuk itu diperlukan adanya prosedur yang dapat dijadikan pedoman bagi para petugas terkait agar menjaga kualitas pelayanan yang diberikan. Mutu rekam medis bukanlah semata-mata tanggung jawab dari dokter, perawat dan praktisi kesehatan lain yang terlibat dalam proses perawatan / asuhan pasien tetapi juga tanggung jawab petugas rekam medis. Untuk itu pengetahuan serta pengertian yang cukup akan pentingnya rekam medis perlu dimiliki oleh tenaga kesehatan tersebut sehingga pada akhirnya akan melahirkan rasa tanggung jawab terhadap pelayanan kesehatan khususnya bagi perekam medis dapat menyediakan rekam medis yang lengkap, cepat, tepat dan memadai. Setiap dokter atau dokter gigi wajib menjalankan rekam medis dalam praktek kedokterannya seperti yang tercantum dalam UU RI No. 29 Th 2004 tentang Praktek Kedokteran karena rekam medis adalah suatu catatan dokumen maupun data semua tindakan pemeriksaan dan pelayanan yang diberikan kepada pasien dan tersimpan pada satu folder. Pentingnya folder rekam medis karena untuk melindungi berkas dari kerusakan dan agar tidak tercecer. Penggunaan folder yang kurang baik akan mempengaruhi kualitas pelayanan pada suatu rumah sakit. Studi pendahuluan yang peneliti lakukan di Rumah Sakit Griya Waluya pada bulan November tahun 2015 menemukan satu folder dokumen rekam medis berisikan sepuluh berkas pasien rekam medis rawat jalan. Karena berkas rawat jalan saja yang disampan lebih dari satu dalam satu folder. Sedangkan rawat inap disimpan secara dijajar tanpa menggunakan folder. Penyebab dari terjadinya satu folder berisikan sepuluh berkas rekam medis pasien rawat inap dikarenakan belum adanya unit rekam medis, belum adanya Sumber Daya Manusia (SDM) rekam medis, belum adanya sarana prasarana yang memadai dibagian penyimpanan dan belum adanya pengetahuan tentang penggunaan folder dokumen rekam medis. Hal ini dapat membuat berkas rekam medis akan cepat rusak, kerahasiaan berkas rekam medis atar pasien menjadi kurang terjaga, keamanan berkas menjadi kurang terjaga, pengambalin berkas rekam medis akan terhambat (retrival) dan membutuhkan waktu yang lama. Penggunaan folder rekam medis yang tidak efisien akan memberikan dampak yang kurang baik pada pelayanan kesehatan. Karena dalam pelayanan kesehatan, tenaga kesehatan wajib memberikan pelayanan kesehatan yang baik dan optimal. Menurut undang-undang KEPMENKES No.129 Th 2008 menyebutkan bahwa pelayanan rawat jalan dari identifikasi sampai pendistribusian tidak boleh lebih dari 10 menit. Maka dari hal tersebut, peneliti tertarik untuk meneliti tentang Efisien dan Efektifitas Penggunaan Folder Rekam Medis terhadap Pelayanan Rawat Jalan di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo.

3 METODE Pada penelitian ini menggunakan analisis penelitian deskriptif, yaitu penelitian ini bertujuan untuk melihat gambaran fenomena (termasuk kesehatan) dan untuk menggambarkan mendeskripsikan suatu keadaan dalam penduduk atau masyarakat. Populasi pada penelitian ini adalah seluruh folder rekam medis pasien rawat jalan tahun 2015 dan Sampel dari penelitian ini adalah folder rekam medis yang berisikan lebih dari satu berkas rekam medis pasien rawat jalan tahun Variabel dalam penelitian ini adalah Effisiensi dan efektifitas penggunaan folder rawat jalan. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan teknik observasi dan wawancara. Data yang diperoleh selanjutnya dianalisa dengan cara Deskriptif menguraikan atau memaparkan hasil penelitian bedasarkan teori yang digunakan dan telah dipaparkan dalam tinjaun pustaka tanpa melakukan uji statistik. Dari hasil wawancara peneliti tidak langsung menulis pada lembar wawncara namun sebelumnya peneliti menerjemahkan terlebuh dahulu dari hasil rekaman pada saat wawancara. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan instrumen penelitian yang terdiri dari: 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman wawancara 3. Alat perekam suara 4. Alat tulis HASIL PENELITIAN Efisiensi folder rekam medis di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo Jumlah petugas di bagian filling adalah 4 orang dengan latar belakang pendidikan tiga orang Sekolah Menengah Keatas (SMA) dan satu orang D3 rekam medis. Penyediaan folder Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo membutuhkan biaya Rp setiap satu folder dan folder yang disediakan menyesuaikan jumlah pasien yang berobat, karena berkas disimpan lebih dari satu dalam satu folder. Hal tersebut terjadi karena kurang luasnya ruang untuk menaruh dan menyimpan rak, saat ini di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo di bagian filling tersedia empat rak terdiri dari dua rak penyimpanan berkas rawat inap dan dua rak penyimpanan berkas rawat jalan. Efektifitas folder rekam medis di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo Dalam satu folder berisikan sepuluh sampai tiga puluh berkas rekam medis pasien. jumlah berkas rekam medis di bagian filling. Dalam pengambilan berkas rekam medis petugas membutuhkan waktu rata-rata enam menit, jika pasien tidak membawa kartu berobat maka pengambilan berkan akan semakin lama, ada sekitar untuk pasien yang masih aktif di filling, penyimpanan seperti ini sudah sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) karena Rumah Sakit Griya Waluya Ponorogo menyesuaikan keadaan yang ada di Rumah Sakit. Efisiensi dan Efektifitas folder rekam medis di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo Pada peneliti ini di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo menunjukan bahwa, efisiensi dan efektifitas di Rmah Sakit Griya Waluya Ponorogo mengenai biaya dan waktu, dalam penyediaan folder rekam medis Rumah Sakit Griya Waluya menyedian sekitar Rp untuk setiap satu folder, penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo secara desentralisasi dengan penomoran menggunakan sistem unit dan dijajarkan secara langsung (Straght Numerical Filling) dan satu folder rekam medis digunakan untuk menyimpan

4 sepuluh sampai tiga puluh berkas rekam medis pasien rawat jalan, hal ini dapat mengakibatkan petugas filling membutuhkan waktu yang lebih lama, jika berkas rekam medis rawat jalan karena pencarian berkas secara bertahap, terlebih dahulu mecari foder kemudian mencari lagi berkas di dalam folder yang di dalamnya terdapat sepuluh sampai tiga puluh berkas rawat jalan, jika berkas rekam medis rawat jalan tersebut adalah berkas lama atau sudah lebih dari 5 tahun maka berkas tersebut berada di gudang dan akan semakin sulit dalam pencarian Karen penyimpanan tidak teratur dan berkas rekam medis akan cepat rusak karena sering keluar masuk ketika dibutuhkan saat berobat. Alasan pihak filling menyimpan dengan cara seperti itu (satu folder untuk sepuluh sampai tiga puluh berkas rekam medis rawat jalan) adalah tempatnya terbatas dan sempit. PEMBAHASAN Efisiensi penggunaan folder rekam medis Efisiensi adalah suatu pencapaian tujuan atau target dengan mengunakan biaya dalam jumlah yang sama demi menghasilkan hasil lebih besar. Efisiensi folder adalah ketepatan dalam menggunakan folder yang berhubngan dengan waktu, tenaga dan biaya, dalam hal ini penyediaan folder yang tepat sangat penting untuk memudahkan dalam penyimpanan suatu folder, Penyimpanan yang baik seperti suhu ruangan C sedangkan kelembaban 40%-60%, ruangan filling harus luas, Ruang filling harus aman untuk melindungi dokumen rekam medis dari kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak tidak berwenang, ruangan harus bersih dari debu karena akan mempengaruhi kinerja petugas, disimpan secara rapi (Rustiyanto 2010) akan memudahkan dalam pengambilan folder kapanpun saat dibutuhkan, Rumah sakit Griya Waluya Ponorogo folder yang disediakan setiap harinya tidak tentu pasti jumlahnya pasien rawat jalan yang berobat, Harga untuk setiap folder di perkirakan sekitar Rp Biaya sebesar itu belum cukup efisien karena tidak sedikit berkas yang rusak karena sering keluar masuk, perlu perubahan sistem penyimpanan dengan penambahan folder yaitu satu folder satu berkas pasien agar berkas terhindar dari kerusakan fisik. Hal ini memerlukan penambahan biaya untuk penambahan folder bahkan perancangan folder baru yang lebih layak untuk setiap berkas pasien. Efektifitas penggunaan folder rekam medis Efektifitas adalah suatu pencapaian target atau tujuan dalam batas waktu yang ditentukan tanpa memperdulikan semua biaya yang telah dikeluarkan. Efektifitas penggunaan folder adalah tingkat keberhasilan dalam penggunaan folder rekam medis untuk mencapai tujuan. Penyimpanan berkas rekam medis yang baik meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Mutu pelayanan kesehatan adalah pelayanan kesehatan yang dapat memuaskan setiap pemakai jasa pelayanan kesehatan yang sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata serata penyelenggaraan sesuai standart dan kode etika profesi (Azrul Azwar 2010). Mutu pelayanan yang baik dapat dilihat dari kecepatan dalam melayani pasien dalam menyediakan berkas rekam medis yang akan digunakan pasien untuk melalukan pengobatan, berkas rekam medis yang tepat dalam peyimpananya akan mempercepat dalam pengambilan berkas saat dibutuhkan. Penyebab terjadinya satu folder berisikan sepuluh sampai tiga puluh berkas rekam medis rawat jalan ialah belum adanya folder yang digunakan untuk satu berkas pasien untuk satu folder, kurang ruang untuk penyimpanan berkas dan kurangnya rak penyimpanan. Hasil yang didapat peneliti hal ini dapat membuat berkas rekam medis akan cepat rusak karena sering masuk keluar, hal tersebut akan merugikan pasien karena pasien mempunyai hak atas berkas pasien tersebut. Menurut Undang Undang No.44 tahun 2019 tentang rumah sakit bagian empat tentang hak pasien ayat 32 point (e) yang berisikan setiap memperoleh layanan yang efektif dan efisien sehingga pasien terhindar dari kerugian fisik maupun materi. Dan untuk pengambilan berkas akan

5 membutuhkan waktu yang lebih lama, rata rata pengambilan sampai pendistribusian berkas di Rumah Sakit Griya Waluya Ponorogo membutuhkan waktu lima menit, tetapi jika pasien tidak membawa kartu berobat akan lebih lama dalam pencarian berkas, dan jika berkas rekam medis pasien tersebut berkas lama yang lebih dari lima tahun disimpan maka petugas mencari di gudang karena berkas pasien yang sudah lima tahun lebih disimpan di gudang dan itu akan membuat pencarian membutuhkan waktu yang lebih lama, ada beberapa gudang untuk menyimpan berkas yang lebih dari lima tahun dan disimpan secara tidak teratur. Seharusnya penyimpanan berkas rekam medis disimpan dengan baik dan benar agar memudahkan dalam pengambilan dan mempercepat dalam pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan untuk pengobatan pasien. Menurut KEPMENKES No.129 Th 2008 menyebutkan bahwa pelayanan rawat jalan dari identifikasi sampai pendistribusian tidak boleh lebih dari sepuluh menit, karena pendistibusian yang lama akan membuat pasien menunggu, dan itu akan mempengaruhi kualitas pelayanan di Rumah Sakit. Efifiensi dan efektifitas penggunaan folder rekam medis Folder rekam medis adalah sampul yang digunakan untuk melindungi Folmulir formulir rekam medis yang ada di dalamnya agar tidak tercecer dan tidak cepat rusak. Efifiensi dan efektifitas penggunaan folder rekam medis adalah saling berkaitan. Efisiensi adalah suatu pencapaian tujuan atau target dengan mengunakan biaya dalam jumlah yang sama demi menghasilkan hasil lebih besar sedangkan Efektifitas adalah suatu pencapaian target atau tujuan dalam batas waktu yang ditentukan tanpa memperdulikan semua biaya yang telah dikeluarkan. Hal tersebut menunjukan bahwah efisiensi dan efektifitas saling berkaitan. Hasil data yang diperoleh peneliti di Rumah Sakit Griya Waluya Ponorogo berkas rekam medis disimpan secara berbeda. Berkas rekam medis rawat jalan disimpan dengan satu folder berisikan lebih dari satu berkas rekam medis sedangkan berkas rawat inap disimpan tidak menggunakan folder dan disimpan secara dijajar seperti disentralisasi. Penomoran secara Straight Numerical Filling atau penomoran secara langsung. Sebenarnya biaya untuk menyediakan satu foder tidaklah mahal hanya sekitar Rp 1.500, tetapi kurangnya ruang untuk menyimpan berkas dan rak filling membuat Rumah Sakit Griya Waluya Ponorogo menyesuaikan keadaan yang ada. Bagian filling adalah tempat untuk menyimpan berkas rekam medis agar terjaga keamananyan, terlindungi dari kerusakan fisik dan untuk penyediaan berbagai keperluan. Perlu penambah ruangan, rak dan penambahan biaya penyediaan folder untuk setiap satu berkas pasien agar penyimpanan berkas rekam medis sesuai prosedur, pengambilan juga akan semakin mudah dan mempercepat dalam pencarian berkas kapanpun ketika dibutuhkan. Pengetahuan petugas filling tentang penyimpanan yang tepat akan membuat mutu pelayanan akan semakin baik. Di bagian filling Rumah Sakit Griya Waluya Ponorogo terdapat empat petugas yaitu tiga petugas perempuan dan satu laki-laki dengan latar belakang pendidikan D3 rekam medis dan Sekolah Menengah Ke atas (SMA). Seharusnya petugas rekam medis harus berlatar belakang pendidikan D3 rekam medis. Hal ini diperkuat dengan Permenkes No. 55 tahun 2013 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis yang di dalamnya terdapat Pasal (1) yang menyatakan bahwa Perekam medis adalah seseorang yang telah lulus pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan. Sesuai ketentuan peraturan perundang undangan. dari Pasal (3) tentang kualifikasi perekam medis yang menyatakan bahwa, pendidikan perekam medis minimal D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. PENUTUP Kesimpulan Bedasarkan hasil penelitian yang di lakukan oleh peneliti di Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo dapat diambil kesimpulan sebagai berikut 1. Efisiensi penggunaan folder rekam medis terkait dengan biaya yang dikeluarkan rumah sakit untuk

6 penyediaan folder sekitar Rp untuk satu map yang digunakan untuk menyimpan sepuluh sampai tiga puluh berkas rekam medis pasien rawat jalan. 2. Efektifitas penggunaan folder rekam medis terkait dengan waktu, dalam pengambilan berkas rekam medis rawat jalan sampai pendistribusian petugas memerlukan waktu lima menit, 3. Efisiensi dan efektifitas penggunaan folder rekam medis adalah biaya mempengaruhi waktu pengambilan. Karena perlu penambahan biaya untuk pembuatan atau perancangan folder baru untuk penyimpanan satu folder satu berkas pasien rawat jalan yang akan mempermudah dalam pengambilan berkas rekam medis rawat jalan karena satu berkas rekam medis disimpan dalam satu folder. Saran 1. Rumah Sakit Griya Waluya Kabupaten Ponorogo lebih memperhatikan lagi untuk perkembangan pelayanan di bagian penyimpanan agar menjadi lebih baik dan sesuai harapan. 2. Bagi petugas lebih memperdalam ilmu pengetahuan tentang bagaimana penyimpanan yang baik agar semakain mudah dalam pengambilan berkas rekam medis dan tidak menemui kendala kapanpun saat pengambilan berkas. 3. Penambahan biaya untuk penyedian folder untuk penyimpanan satu folder satu berkas rekam medis pasien, penambahan rak filling dan ruang penyimpanan agar mempermudah dalam penyimpanan dan mempercepat petugas dalam pengambilan sampai pendistribuasian supaya mutu rekam medis semakin meningkat. DAFTAR PUSTAKA 2006, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia, Jakarta : Departemen Kesehatan RI Direktorat Pelayanan Medik Alamsyah, Dedy Manajemen Pelayanan Kesehatan, Yogjakarta : Nuha Medika. APK Excellent Jenis jenis perlengkapan kearsipan. [internet]. Bersumber dari d/2013/06/jenis-jenisperlengkapan kearsipan.html [Di akses pada 26 Februari 2016 jam 15.05] /47994/4/Chapter%20II.p df [Di akses pada 1 juli 2016 jam 20.05] KEPMENKES No.129 Th 2008 tentang Rekam Medis Khoirun Nisaa, 2014, Pengembangan Desain Map Rekam Medis (Folder) dengan Kode Warna di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali, Mitra Husada Karanganyar. Notoatmojo, Soekidjo Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta : Rineka Cipta. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.340/MENKES/PER/III/2010 tentang Rumah sakit Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008

7 tentang Rekam Medis Permenkes No. 55 Th 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis Rustiyanto, Ery Manajemen Filling Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan.Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Pratama Indonesia. Rustiyanto, Ery Etika Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Graha ilmu. Shofari, Bambang Pengolahan Sistem Rekam Medis -1. Semarang : Pormiki Sugiyono, Metode Penelitian Pendidikan Bandung : Alfabeta Ulfa Rahmayanti Macam macam Peralatan dan Perlengkapan arsip. [internet]. Bersumber dari file:///i:/macammacam%20peral atan%20dan%20perlengkapan% 20Kearsipan%20 %20Ulfa%20Rahmayanti.htm [Di akses pada 26 Februari 2016 jam 15.00]. UU No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit UU RI No. 29 Th 2009 tentang Praktek Kedokteran