MANUAL PROSEDUR. Disetujui oleh. MANUAL PROSEDUR Pengajuan Penelitian oleh Dosen FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS DIPONEGORO. Dekan

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT OLEH DOSEN UNIT PENGEMBANGAN PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS DIPONEGORO Kode Dokumen : SPMI-UNDIP/MP/04.03/0 Revisi ke : 0 Tanggal : 5 Januari 208 Disiapkan oleh : Ketua UP3 Dikaji ulang oleh : Wakil Dekan Riset dan Inovasi Dikendalikan oleh : Tim Penjaminan Mutu Fakultas Disahkan oleh : Dekan Fakultas Kedokteran FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS DIPONEGORO MANUAL PROSEDUR Pengajuan Penelitian oleh Dosen Disetujui oleh SPMI-UNDIP/MP/04.03/0 Dekan

2 MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT OLEH DOSEN Disetujuioleh: Revisi ke 0 Tanggal SPMI-UNDIP/MP/04.09/0 Dekan. TUJUAN: Manual prosedur pengajuan pengabdian oleh dosen bertujuan untuk: a. Mengatur aktivitas penyampaian usulan pengabdian bagi dosen; b. Menjamin kegiatan pengabdian di Fakultas Kedokteran UNDIP dapat dikoordinasikan dengan baik sehingga bisa terarah, terpadu dan tercapai secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana; c. Memberikan prosedur baku dalam kegiatan pelaksanaan pengajuan pengabdian. 2. DEFINISI a. Pelaksanaan Pengabdian Dosen merupakan salah satu kegiatan penting yang menunjang proses penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Usulan Pengabdian Dosen dilaksanakan sebagai tindak lanjut dari upaya dosen dalam melaksanakan salah satu poin Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pengabdian, berupa upaya pelayanan kesehatan masyarakat. Diperlukan satu panduan dalam bentuk Manual Prosedur, agar terdapat keseragaman dan keterjaminan kualitas kegiatan pengabdian Dosen. b. Pereview Pengabdian dalah dosen Fakultas Kedokteran UNDIP yang telah mengikuti TOT (Traning of Trainer) yang diselenggarakan di FK UNDIP ataupun LPPM UNDIP. Reviewer pengabdian bertugas mereview usulan pengabdian dari para dosen di lingkungan FK Universitas Diponegoro; c. LPPM adalah Lembaga Pengabdian kepada masyarakat dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Diponegoro; d. Usulan Pengabdian adalah semua jenis usulan pengabdian yang diajukan oleh dosen di lingkungan FK ke tingkat Fakultas, Universitas maupun institusi lain. e. Pimpinan Fakultas adalah Dekan Fakultas Kedokteran, dalam hal Dekan tidak ditempat, dapat diwakilkan kepada Wakil Dekan IV (Wakil Dekan Riset dan Inovasi); dan f. Dosen adalah Dosen Fakultas Kedokteran UniversitasDiponegoro.

3 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup MP Usulan Pengabdian Dosen,meliputi: a. Persyaratan yang diperlukan untuk mengajukan usul pengabdian dosen; b. Tahap kegiatan dalam prosedur pengajuan usul pengabdian dosen; c. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengajuan usul pengabdian dosen; d. Waktu yang dibutuhkan dalam pengajuan usul pengabdian dosen; dan e. Dokumen yang diperlukan atau dihasilkan dalam proses pengajuan usul pengabdian dosen. 4. REFERENSI a. Undang-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2002 tentang Sistem Nasional Penelitian, Pengembangan, dan Penerapan Iptek; b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; c. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional; d. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 202 tentang Pendidikan Tinggi; e. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 52 Thaun 205 tentang Statuta Universitas Diponegoro, f. Instruksi Presiden Nomor 4 Tahun 2003 tentang Pengkoordinasian Perumusan dan Pelaksanaan Kebijakan Strategis Pembangunan Nasional IPTEKS; g. Peraturan Rektor Universitas Diponegoro Nomor Tahun 206 tentang Kewajian Publikasi bagi Mahasiswa Magister dan Doktor di Universitas Diponegoro; h. Peraturan Rektor Universitas Diponegoro Nomor 27 Tahun 206 tentang Kegiatan Penelitian dan Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat; i. Peraturan Rektor Universitas Diponegoro Nomor 22 Tahun 207 tentang Rencana Strategis Universitas Diponegoro Tahun Revisi; j. Buku-buku Panduan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat (DRPM), Kemenristekdikti; k. Rencana Induk Penelitian Universitas Diponegoro (RIP Undip) Tahun ; l. Rencana Strategis Pengabdian kepada Masyarakat Undip Tahun PROSEDUR a. Prosedur Pengajuan Pengabdian kepada Masyarakat oleh dosen sumber dana Fakultas dan proses seleksi

4 ) Wakil Dekan riset dan inovasi melalui UP3 mengumumkan/ mensosialisasi informasi penerimaan proposal ke Ketua Departemen/ Ketua Prodi/ dosen, melalui surat resmi/ web fk.undip.ac.id. 2) Dosen menyusun proposal pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan pedoman pelaksanaan pengabdian masyarakat FK UNDIP. 3) Paraf Ketua Departemen/ Sekretaris Departemen dan pengesahan proposal oleh dekan/ wakil dekan riset dan inovasi. 4) Pengumpulan proposal di Sekretariat UP3. 5) Tim UP3 berkonsultasi dengan Wakil Dekan Riset dan Inovasi dan mengundang tim reviewer proposal pengabdian kepada masyarakat untuk proses review proposal. 6) Proses review proposal oleh tim reviewer (desk dan pemaparan). 7) Tim reviewer menyerahkan hasil review ke tim UP3. 8) Tim UP3 menginput nilai hasil review. 9) Rapat penentuan penerima yang diusulkan didanai. 0) Pengumuman proposal pengabdian kepada masyarakat yang diusulkan didanai dan mengundang diskusi anggaran. ) Tim UP3 mengkoordinir diskusi anggaran. 2) Rapat penentuan penerima. 3) Wakil Dekan Riset dan Inovasi melalui UP3 mengumumkan proposal pengabdian kepada masyarakat yang lolos didanai. 4) Sosialisasi penyusunan dan SPJ keuangan serta penjelasan surat perjanjian kontrak. 5) Dosen pengusul wajib mengumpulkan revisi proposal maksimal (satu) minggu. 6) Tandatangan kontrak pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat. 7) Pengajuan SK ke Dekan, yang akan diteruskan ke Wakil Dekan Sumberdaya dan Kepala Bagian Tata Usaha. 8) Terbit SK penerima dana. 9) Proses pencairan dana 80% oleh keuangan. 20) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai rencana di proposal. 2) Monitoring dan Evaluasi (Monev) pengabdian kepada masyarakat, melalui presentasi Laporan Kemajuan dan pengumpulan logbook. 22) Konsultasi laporan pertanggungjawaban keuangan di Bagian Keuangan. 23) Pengesahan laporan akhir pengabdian kepada masyarakat dan laporan pertanggungjawaban keuangan oleh dekan.

5 24) Pengumpulkan laporan pengabdian kepada masyarakat, laporan pertanggungjawaban keuangan 00%, laporan luaran kegiatan pengabdian kepada masyarakat ke Sekretariat UP3. 25) Proses pencairan dana 20% oleh Bagian Keuangan.

6 a. DIAGRAM ALIR No. Uraian Kegiatan. Wakil Dekan riset dan inovasi melalui UP3 mengumumkan/ mensosialisasi informasi penerimaan proposal ke Ketua Departemen/ Ketua Prodi/ Ketua Bagian/ dosen, melalui surat resmi/ web fk.undip.ac.id. 2. Dosen menyusun proposal pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan pedoman pelaksanaan pengabdian masy.fk UNDIP. 3. Paraf Ketua Departemen/ Sekretaris Departemen dan pengesahan proposal oleh dekan/ wakil dekan riset dan inovasi. 4. Pengumpulan proposal di Sekretariat UP3. 5. Tim UP3 berkonsultasi dengan Wakil Dekan Riset dan Inovasi dan mengundang tim reviewer proposal pengabdian kepada masyarakat untuk proses review proposal. 6. Proses review proposal oleh tim reviewer (desk dan pemaparan). 7. Tim reviewer menyerahkan hasil penilaian ke tim UP3. Bagian/ Prodi/ Dosen Dekan WD Riset dan Inovasi WD Sumberdaya PELAKSANA BAKU MUTU Ket Tim UP3 Tim Reviewer Ketua/ Sek. Departe men Bag. Tata Usaha Bag. Keuangan Waktu (hari) Luaran Pengumum an Proposal Proposal Proposal Undangan tim reviewer 2 Review Proposal Dokumen Nilai 8. Tim UP3 menginput hasil review 2 Rekap Nilai 9. Rapat penentuan penerima yang diusulkan didanai 0. Pengumuman proposal pengabdian kepada masyarakat yang diusulkan didanai dan mengundang diskusi anggaran. Penentuan penerima Pengumum an proposal didanai

7 . Tim UP3 mengkoordinir diskusi anggaran. Anggaran disetujui 2. Rapat penentuan penerima. Penerima dana penelitian 3. Wakil Dekan Riset dan Inovasi melalui UP3 mengumumkan proposal pengabdian kepada masyarakat yang lolos didanai. 4. Sosialisasi penyusunan dan SPJ keuangan serta penjelasan surat perjanjian kontrak 5. Dosen pengusul diwajibkan mengumpulkan revisi proposal maksimal (satu) minggu. 6. Tandatangan kontrak pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat. 7. Pengajuan SK ke dekan, yang akan diteruskan ke Wakil Dekan Sumberdaya dan Kepala Bagian Tata Usaha. Pengumum an prop.didana i Surat kontrak 7 Revisi Proposal Kontrak pelaksanaa n 0 Proses SK 8. Terbit SK penerima dana. SK Penerima 9. Proses pencairan dana 80% oleh keuangan. 0 Dana 70% cair 20. Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai rencana di proposal. 2. Monitoring dan Evaluasi (Monev) pengabdian kepada masyarakat, melalui presentasi Laporan Kemajuan dan pengumpulan logbook. 22. Konsultasi laporan pertanggungjawaban keuangan di Bagian Keuangan. 23. Pengesahan laporan akhir pengabdian kepada masyarakat dan laporan pertanggungjawaban keuangan oleh dekan. 80 Pelaksanaa n kegiatan Monev 80 Konsultasi keuangan 3 Lap.Akhir penelitian dan SPJ

8 24. Pengumpulkan laporan akhir pengabdian kepada masyarakat, laporan pertanggungjawaban keuangan 00%, laporan luaran kegiatan penelitian ke Sekretariat UP3 25. Proses pencairan dana 20% oleh Bagian Keuangan. Berkas laporan 0 Dana 30% cair

9 b. Prosedur Pengajuan Pengabdian kepada Masyarakat oleh Dosen Sumber Dana DIPA UNDIP. ) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) UNDIP mengumumkan/ mensosialisasi informasi penerimaan proposal didanai ke dekan melalui surat resmi dan web lppm.undip.ac.id. 2) Dekan meneruskan informasi tersebut ke wakil dekan riset dan inovasi. 3) Wakil dekan riset dan inovasi meneruskan informasi tersebut ke UP3. 4) UP3 meneruskan informasi ke Ketua Departemen untuk disebarluaskan ke dosendosen/ koordinator pengabdian masyarakat bagian melalui surat dan . 5) Pengajuan proposal oleh dosen dengan login ke akun dosen di sip3mu.lppm.undip.ac.id. 6) Paraf proposal oleh Ketua Departemen/ Sekretaris Departemen dan Ketua UP3. 7) Pengesahan proposal oleh Dekan/ Wakil Dekan. 8) Pengajuan proposal yang sudah disahkan ke LPPM UNDIP. 9) Proses Seleksi di LPPM UNDIP. 0) Pengumuman penerima dana pengabdian kepada masyarakat sumberdana DIPA UNDIP. ) Penerbitan Surat Tugas oleh pimpinan Fakultas, dengan melampirkan proposal pengabdian kepada masyarakat yang didanai. 2) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai rencana di proposal. 3) Dosen wajib mengumpulkan (satu) arsip SK dari pemberi dana, dan laporan akhir pengabdian kepada masyarakat ke Sekretariat UP3.

10 b. DIAGRAM ALIR No. Uraian Kegiatan. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) UNDIP mengumumkan/ mensosialisasi informasi penerimaan proposal didanai ke dekan melalui surat resmi dan web lppm.undip.ac.id. 2. Dekan meneruskan informasi tersebut ke wakil dekan riset dan inovasi. 3. Wakil dekan riset dan inovasi meneruskan informasi tersebut ke UP3. 4. UP3 meneruskan informasi ke Ketua Departemen untuk disebarluaskan ke dosen-dosen/ koordinator pengabdian kepada masy. melalui surat dan Pengajuan proposal oleh dosen dengan login ke akun dosen di sip3mu.lppm.undip.ac.id. 6. Paraf proposal oleh Ketua Departemen/ Sekretaris Departemen dan Ketua UP3. 7. Pengesahan proposal oleh Dekan/ Wakil Dekan. 8. Pengajuan proposal yang sudah disahkan ke LPPM UNDIP. 9. Proses Seleksi di LPPM UNDIP. 0. Pengumuman penerima dana pengabdian kepada masyarakat sumberdana DIPA UNDIP.. Penerbitan Surat Tugas oleh pimpinan Fakultas, dengan melampirkan proposal pengabdian kepada masyarakat yang didanai. 2. Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai rencana di proposal. 3. Dosen wajib mengumpulkan (satu) arsip SK dari pemberi dana, dan laporan akhir pengabdian kepada masyarakat ke Sekretariat UP3. Dosen Pengusul LPPM UNDIP Dekan PELAKSANA WD Riset Tim dan UP3 Inovasi Ketua/ Sek. Departemen Bagian/ Prodi/ Koord. Pengabdian Waktu (hari) 2 3 ~ 2 80 BAKU MUTU Luaran Pengumuman Pengumuman Pengumuman Pengumuman Login sip3mu Paraf proposal Paraf proposal Proposal Seleksi proposal Pengumuman Surat Tugas Kegiatan Penelitian Laporan akhir, SK Ket.

11 c. Prosedur Pengajuan Pengabdian kepada Masyarakat oleh dosen Sumber Dana Kemenristekdikti. ) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) UNDIP mengumumkan/ mensosialisasi informasi penerimaan proposal didanai Kemenristek Dikti ke dekan melalui surat resmi dan web lppm.undip.ac.id. 2) Dekan meneruskan informasi tersebut ke wakil dekan riset dan inovasi. 3) Wakil dekan riset dan inovasi meneruskan informasi tersebut ke UP3. 4) UP3 meneruskan informasi ke Ketua Departemen untuk disebarluaskan ke dosendosen/ koordinator pengabdian kepada masyarakat bagian melalui surat dan . 5) Pengajuan proposal oleh dosen dengan login ke akun dosen di 6) Paraf proposal oleh Ketua Departemen/ Sekretaris Departemen dan Ketua UP3. 7) Pengesahan proposal oleh Dekan/ Wakil Dekan. 8) Pengajuan proposal yang sudah disahkan ke LPPM UNDIP, yang akan diunduh ke simlitabmas Dikti. 9) Proses Seleksi di Kemenristek dikti. 0) Pengumuman penerima dana pengabdian kepada masyarakat sumberdana Kemenristekdikti. ) Penerbitan Surat Tugas pengabdian kepada masyarakat oleh pimpinan Fakultas, dengan melampirkan proposal. 2) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai rencana di proposal. 3) Dosen wajib mengumpulkan (satu) arsip SK dari pemberi dana, dan laporan akhir pengabdian kepada masyarakat ke Sekretariat UP3.

12 c. DIAGRAM ALIR No. Uraian Kegiatan. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) UNDIP mengumumkan/ mensosialisasi informasi penerimaan proposal didanai Kemenristek Dikti ke dekan melalui surat resmi dan web lppm.undip.ac.id. 2. Dekan meneruskan informasi tersebut ke wakil dekan riset dan inovasi. 3. Wakil dekan riset dan inovasi meneruskan informasi tersebut ke UP3. 4. UP3 meneruskan informasi ke Ketua Departemen untuk disebarluaskan ke dosen-dosen/ koordinator penelitian bagian melalui surat dan Pengajuan proposal oleh dosen, dengan login ke simlitabmas dikti. 6. Paraf proposal oleh Ketua Departemen/ Sekretaris Departemen dan Ketua UP3. 7. Pengesahan proposal oleh Dekan/ Wakil Dekan. 8. Pengajuan proposal yang sudah disahkan ke LPPM UNDIP, yang akan diunduh ke simlitabmas Dikti. 9. Proses Seleksi di Kemenristekdikti. 0. Pengumuman penerima dana pengabdian kepada masyarakat sumberdana Kemenristekdikti.. Penerbitan Surat Tugas pengabdian oleh pimpinan Fakultas, dengan melampirkan proposal. 2. Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai rencana di proposal. 3. Dosen wajib mengumpulkan (satu) arsip SK dari pemberi dana, dan laporan akhir pengabdian kepada masyarakat ke Sekretariat UP3. Dosen Pengusul Kemenristekdikti LPPM UNDIP PELAKSANA BAKU MUTU Ket. Dekan Bagian/ WD Ketua/ Prodi/ Riset Tim Sek. Waktu Koord. dan UP3 Departemen (hari) Peneliti Inovasi an Luaran Pengumum an 2 3 ~ 2 80 Pengumum an Pengumum an Pengumum an Login simlitabmas Paraf proposal Paraf proposal Proposal Seleksi proposal Pengumum an Surat Tugas Kegiatan Penelitian Proposal, Laporan akhir, SK

13 d. Prosedur Pengajuan Pengabdian Sumber dana Luar Instansi (Negeri/ Swasta). ) Pimpinan mitra (Instansi Negeri/ swasta) membuat surat permohonan kegiatan pengabdian masyarakat (tenaga medis) ke Dekan, tembusan Wakil Dekan Riset dan Inovasi dan Ketua UP3, disertai lampiran proposal kegiatan (contoh surat permohonan di lampiran ). 2) Dekan menyetujui dan meneruskan surat permohonan pengabdian ke Wakil Dekan Riset dan Inovasi. 3) Wakil Dekan riset dan inovasi menyetujui dan meneruskan surat permohonan pengabdian ke Tim UP3. 4) Jika kebutuhannya adalah SDM, tim UP3 menginfokan kebutuhan SDM untuk kegiatan pengabdian melalui surat pemberitahuan/ ke Ketua Departemen untuk disebarluaskan ke dosen-dosen, koordinator pengabdian masyarakat di Bagian/ Prodi/ Departemen. 5) Tim UP3 menunjuk koordinator pelaksana kegiatan dan membuat Surat Tugas (contoh surat tugas di lampiran 2). 6) Tim UP3 menunjuk koordinator pelaksana kegiatan dan membuat Surat Tugas (contoh surat tugas di lampiran 2). 7) Tim UP3 berkoordinasi dengan mitra dan koordinator pelaksana tentang pelaksanaan kegiatan pengabdian dan berkas-berkas kelengkapan administrasi kegiatan pengabdian (berkas kelengkapan laporan di lampiran 3). 8) Pelaksanaan kegiatan pengabdian. 9) Koordinator pelaksana membuat laporan kegiatan yang diketahui ketua UP3 dan disahkan oleh pimpinan Fakultas (sistematika laporan di lampiran 3). 0) Sekretariat UP3 mengirimkan laporan kegiatan pengabdian ke dosen, admin Prodi/ Departemen dan mengapload laporan kegiatan pengabdian masyarakat di arsip data FK UNDIP ( ) yang dapat diakses oleh staf administrasi bagian/ prodi/ departemen (tampilan web di lampiran 4).

14 d. DIAGRAM ALIR No. Uraian Kegiatan. Pimpinan mitra (Instansi Negeri/ swasta) membuat surat permohonan kegiatan pengabdian masyarakat (tenaga medis) ke Dekan, tembusan Wakil Dekan Riset dan Inovasi dan Ketua UP3, disertai lampiran proposal kegiatan (contoh surat permohonan di lampiran ). 2. Dekan menyetujui dan meneruskan surat permohonan pengabdian ke Wakil Dekan Riset dan Inovasi. 3. Wakil Dekan riset dan inovasi menyetujui dan meneruskan surat permohonan pengabdian ke Tim UP3. 4. Jika kebutuhannya adalah SDM, tim UP3 menginfokan kebutuhan SDM untuk kegiatan pengabdian melalui surat pemberitahuan/ ke Ketua Departemen untuk disebarluaskan ke dosen-dosen, koordinator pengabdian masyarakat di Bagian/ Prodi/ Departemen. 5. Pendaftaran tim medis ke Sekretariat UP3. 6. Tim UP3 menunjuk koordinator pelaksana kegiatan dan membuat Surat Tugas (contoh surat tugas di lampiran 2). 7. Tim UP3 berkoordinasi dengan mitra dan koordinator pelaksana tentang pelaksanaan kegiatan pengabdian dan berkas-berkas kelengkapan administrasi kegiatan pengabdian (berkas kelengkapan laporan di lampiran 3). 8. Pelaksanaan kegiatan pengabdian. Dosen Pelaksana Mitra PELAKSANA WD Riset Tim Dekan dan UP3 Inovasi Ketua/ Sek. Departe men Dosen/ Koord. Pengabdi an Masy. 9. Koordinator pelaksana membuat laporan kegiatan yang diketahui ketua UP3 dan disahkan oleh pimpinan Fakultas (sistematika laporan di lampiran 3). 2 BAKU MUTU Waktu (hari) 5 ~ Luaran Surat permohona n dari mitra ACC/ tidak ACC/ tidak Surat sosialisasi Data tim medis Nama koordinator, ST Koordinasi mitra dan koordinator kegiatan laporan Ket.

15 0. Sekretariat UP3 mengirimkan laporan kegiatan pengabdian ke dosen, admin Prodi/ Departemen dan mengapload laporan kegiatan pengabdian masyarakat di arsip data FK UNDIP ( ) yang dapat diakses oleh staf administrasi bagian/ prodi/ departemen (tampilan web di lampiran 4). Arsip laporan

16 e. Prosedur Pengajuan Pengabdian Sumber Dana Mandiri/ Prodi/ Departemen. ) Pengajuan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat oleh Ketua Bagian/ Prodi ke Dekan/ Wakil Dekan Riset dan Inovasi, diketahui Departemen dengan tembusan Ketua UP3 serta melampirkan proposal kegiatan. 2) Dekan menyetujui dan meneruskan surat permohonan pengabdian ke Wakil Dekan Riset dan Inovasi. 3) Wakil Dekan riset dan inovasi meneruskan surat permohonan yang telah disetujui ke Tim UP3. 4) Tim UP3 melakukan koordinasi dengan pelaksana kegiatan pengabdian masyarakat tentang pelaksanaan kegiatan dan kelengkapan administrasi yang diperlukan. 5) Tim UP3 membuat Surat Tugas Pengabdian Masyarakat dan mendistribusikan (contoh surat tugas di lampiran 2). 6) Pelaksanaan kegiatan pengabdian. 7) Koordinator pelaksana membuat laporan kegiatan yang diketahui ketua UP3 dan disahkan oleh pimpinan Fakultas (sistematika laporan di lampiran 3). 8) Tim UP3 mengirimkan laporan kegiatan pengabdian ke dosen dan mengapload laporan kegiatan pengabdian masyarakat di arsip data FK UNDIP ( ) yang dapat diakses oleh staf administrasi bagian/ prodi/ departemen (tampilan web di lampiran 4).

17 e. DIAGRAM ALIR No. Uraian Kegiatan. Pengajuan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat oleh Ketua Bagian/ Prodi ke Dekan/ Wakil Dekan Riset dan Inovasi, diketahui Departemen dengan tembusan Ketua UP3 serta melampirkan proposal kegiatan. 2. Dekan menyetujui dan meneruskan surat permohonan pengabdian ke Wakil Dekan Riset dan Inovasi. Dosen Pelaksana Ketua Bagian/ Prodi PELAKSANA Ketua/ Sek. Dekan Departemen WD Riset dan Inovasi 3. Wakil Dekan riset dan inovasi meneruskan surat permohonan yang telah disetujui ke Tim UP3. 4. Tim UP3 melakukan koordinasi dengan pelaksana kegiatan pengabdian masyarakat tentang pelaksanaan kegiatan dan kelengkapan administrasi yang diperlukan. Tim UP3 BAKU MUTU Waktu (hari) Luaran Surat permohon an ACC/ tidak Surat ACC Koordinas i kegiatan Ket. 5. Tim UP3 membuat Surat Tugas Pengabdian Masyarakat dan mendistribusikan (contoh surat tugas di lampiran 2). 6. Pelaksanaan kegiatan pengabdian. 7. Koordinator pelaksana membuat laporan kegiatan yang diketahui ketua UP3 dan disahkan oleh pimpinan Fakultas (sistematika laporan di lampiran 3). 8. Tim UP3 mengirimkan laporan kegiatan pengabdian ke dosen dan mengapload laporan kegiatan pengabdian masyarakat di arsip data FK UNDIP ( ) yang dapat diakses oleh staf administrasi bagian/ prodi/ departemen (tampilan web di lampiran 4). 2 ~ 2 Surat Tugas kegiatan Laporan kegiatan Arsip laporan

18 Lampiran Contoh surat permohonan tenaga medis dari mitra

19 Lampiran 2 Contoh Surat Tugas Pengabdian Masyarakat

20 Lampiran 3 Kelengkapan Berkas Laporan A. Sistematika laporan pengabdian masyarakat - Halaman cover - Halaman pengesahan I. Latar Belakang II. Tujuan III. Waktu dan Tempat Kegiatan IV. Diskripsi Kegiatan V. Personil Kegiatan VI. Anggaran Kegiatan dan Sumberdana VII. Penutup - Daftar Lampiran. Surat permohonan dari mitra (apabila ada kerjasama mitra) 2. Surat persetujuan dari pimpinan (arsip di Sekretariat UP3) 3. Surat Tugas (arsip di Sekretariat UP3) 4. Daftar Hadir Staf 5. Daftar Hadir Mahasiswa (apabila melibatkan) 6. Daftar Hadir Pasien (apabila pemeriksaan kesehatan, khitan massal) 7. Daftar Hadir Peserta (apabila penyuluhan) 8. Dokumentasi kegiatan (minimal 4 foto) 9. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas (SKMT) dari mitra (asli sesuai jumlah dosen yang hadir)

21 B. Contoh Daftar Hadir Staf DAFTAR HADIR STAF KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Hari/ Tanggal :... Tempat :... Waktu :.. Bentuk Kegiatan Pengabdian Masyarakat:... No. Nama Staf Bagian/ Prodi/ Departemen Tanda Tangan

22 C. Contoh Daftar Hadir Mahasiswa DAFTAR HADIR MAHASISWA KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Hari/ Tanggal :... Tempat :... Waktu :. Bentuk Kegiatan Pengabdian Masyarakat:... No. Nama Staf Angkatan/ NIM Tanda Tangan

23 D. Contoh daftar Hadir Pasien Pemeriksaan kesehatan DAFTAR HADIR PASIEN KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Hari/ Tanggal :... Tempat :... Waktu :.. Bentuk Kegiatan Pengabdian Masyarakat:... NO NAMA USIA DIAGNOSA TERAPI

24 E. Contoh Daftar Hadir Pasien Khitan Massal DAFTAR HADIR PASIEN KHITAN MASSAL KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Hari/ Tanggal :... Tempat :... Waktu :.. Bentuk Kegiatan Pengabdian Masyarakat:... NO. NAMA USIA TINGGI BADAN BERAT BADAN ALAMAT

25 F. Contoh Daftar Hadir Peserta Penyuluhan DAFTAR HADIR PESERTA PENYULUHAN KESEHATAN KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Hari/ Tanggal :... Tempat :... Waktu :.. Bentuk Kegiatan Pengabdian Masyarakat:... NO NAMA ALAMAT TANDA TANGAN

26 G. Contoh Surat Keterangan Melaksanakan Tugas (SKMT) dari mitra

27 Lampiran 4 Tampilan layar