Lampiran 1 Narasi proses penagihan piutang mahasiswa D3/S1 Reguler. pelaksanaan program BiNusian, staf Layanan Keuangan Mahasiswa akan mencetak

Transkripsi

1 L1 Lampiran 1 Narasi proses penagihan piutang mahasiswa D3/S1 Reguler Setelah proses persiapan dan pendaftaran ulang mahasiswa baru dan sebelum pelaksanaan program BiNusian, staf Layanan Keuangan Mahasiswa akan mencetak surat penagihan piutang mahasiswa baru yang akan dibagikan pada saat briefing. Selanjutnya staf Layanan Keuangan Mahasiswa akan menghubungi mahasiswa yang belum melunasi sisa pembayaran yang telah jatuh tempo. Setelah UTS dan UAS, Staff layanan keuangan mahasiswa akan membuat laporan daftar piutang. Setelah semester 4, kepala sub biro layanan keuangan mahasiswa akan membuat daftar lengkap mahasiswa yang masih memiliki piutang yang sudah ditandatangani oleh kepala biro LRI, LOA, Kepala jurusan, Financial Controller dilaporkan ke Wakil Rektor II untuk diberhentikan. Kemudian Kepala Sub biro layanan keuangan mahasiswa akan mengirimkan daftar lengkap mahasiswa yang memiliki piutangn dan diberhentikan ke IT Operation., Selanjutnya IT Operation akan mengubah status mahasiswa. Setelah proses registrasi dan paling lambat 1 hari sebelum debet pertama, LRI akan menentukan jumlah tagihan mahasiswa dan mengumuknan tanggal debet rekening. Kemudian Staff layanan keuangan mahasiswa dan Financial Controller akan melakukan validasi tagihan untuk diautodebet. Setelah validasi selesai, Sub biro layanan keuangan mahasiswa akan mengirim ke BCA dengan persetujuan Financial Controller. 1 hari setelah tanggal autodebet, bank akan mendebet rekening mahasiswa dan menceteak laporan rekapitulasi hasil autodebet.. Setelah 1 hari dari tanggal terima hasil autodebet dari bank, LRI akan membuat pengumuman autodebet untuk mahasiswa yang masih gagal autodebet. Jika sudah tidak ada periode autodebet berikutnya maka 2 minggu sebelum UTS, Staff layanan keuangan mahasiswa akan mencetak penagihan piutang mahasiswa lama ( untuk mahasiswa yang

2 L2 gagal autodebet ). Dan LRI akan membuat pengumuman panggilan untuk mahasiswa yang mempunyai piutang. Satu hari sebelum pelaksanaan ujian mahasiswa, Staff layanan keuangan mahasiswa akan mencetak dan mengirimkan daftar piutang ke kepala sub biro P&U via sesuai dengan IK-BINUS-KEU-23. Setelah UTS dan UAS, staff layanan keuangan mahasiswa akan membuat laporan daftar piutang. Lampiran 2 Narasi proses penagihan piutang mahasiswa BINUS International Proses ini akan menangani proses penagihan terhadap piutang mahasiswa setiap periode autodebet yang akan dicantumkan tanggal pembayarannya pada kertas pengumuman dan recent news masing-masing mahasiswa setelah staf terkait menentukan jumlah pembayaran untuk mahasiswa bersangkutan. Lampiran 3 Narasi proses penagihan piutang mahasiswa BINUS Business School Dalam proses ini setengah bulan sebelum selesai term, akan muncul pengumuman pembayaran uang kuliah di papan pengumuman dan masingmasing mahasiswa. Batas waktu pembayarannya 1 bulan dari pengumuman tersebut. Pembayaran untuk mahasiswa ini masih dilakukan dengan mentransfer uang kuliahnya dan memberikan bukti transfer tersebut ke staf terkait untuk diproses.

3 L3 Lampiran 4 Narasi proses pemesanan undangan tambahan wisuda Dalam proses ini mahasiswa dapat memesan undangan tambahan wisuda, dimana maksimal pemesanan adalah dua buah, namun bisa lebih jika ada sisa nantinya. Proses pembelian ini dalam kurun waktu satu sampai dua bulan sebelum pelaksanaan wisuda. Pemesanan dan pembayaran undangan tambahan wisuda ini dilakukan dengan langsung mengunjungi staf terkait. Lampiran 5 Narasi proses penarikan dana oleh mahasiswa Setiap mahasiswa layak wisuda ingin melakukan penarikan dana akan datang lalu mengisi form penarikan dana, setelah diisi form tersebut dikembalikan ke bagian layanan keuangan mahasiswa. Setelah pengumuman Yudisium, maka staff layanan keuangan mahasiswa membuat rekap penerimaan pembayaran BP3 dan uang kuliah dari mahasiswa yang sudah memenuhi syarat. Kemudian Staff layanan keuangan mahasiswa melakukan validasi form penarikan dana dengan daftar mahasiswa layak wisuda. Jika ternyata datanya valid, maka antara hari senin sampai dengan hari rabu, staff layanan keuangan mahasiswa membuat rekap penarikan dana yang ditandatangani oleh Ka.Sub Biro Lay.Keu Mahasiswa, SRSC Manager, Manager IT Operation serta Bank Disburstment. Kemudian staff layanan keuangan mahasiswa akan meminta otorisasi rekap penarikan dana kepada Wakil Rektor II. Rekap penarikan dana yang telah disetujui akan diberikan kepada Financial Controller untuk dilakukan validasi, Jika rekap penarikan dana valid, maka minimal 1 minggu setelah rekapa penarikan dana diterima oleh Finance, Finance akan mengembalikan dana ke rekening mahasiswa. Tembusannya akan diberikan ke Sub Lay Keu Mahasiswa dan SAC. Kemudian Staff Layanan Keuangan Mahasiswa akan mendistribusikan rekap penarikan dana yang telah

4 L4 disetujui ke IT Operation, SAC, Wakil Rektor II. Selanjutnya rakap penarikan dana yang sudah selesai diproses oleh staff layanan keuangan mahasiswa akan dilakukan pengarsipan. Setiap mahasiswa yang mengundurkan diri yang ingin menarik dananya, paling lambat 2 minggu setelah pelaksanaan kuliah, akan mengisi formulir penarikan dana & pengunduran diri yang kemudian ditandatangani secara lengkap. Kemudian form penarikan dana dan pengunduran diri yang sudah ditandatangani lengkap tersebut diberikan kepada SAC.Paling lambat 1 hari setelah form diterima dari mahasiswa, SAC akan mengisi keterangan penyebab mahasiswa mengundurkan diri. Setelah 1 hari form diterima dari SAC, Staff layanan keuangan Mahasiswa akan melakukan pemeriksaan pembayaran yang telah dilakukan untuk setiap mahasiswa ygn mengundurkan diri. Jika sesuai, maka staff layanan keuangan mahasiswa membuat bank disburstmen dan mengirimkan rekap penarikan dana setelah ditandatangani ka. Sub LKM, SRSC Manager, Manager IT Operation dan Wakil Rektor II. Kemudian rekap penarikan dana dan bank disburstmen diberikan kepada wakil rektor II untuk dimintai persetujuan, paling lambat 1 hari. Setelah disetujui, minimal 2 hari setelah rekap tarik dana diterima, Financial Controller akan melakukan validasi rekap penarikan dana dan bank disburstment.minimal 1 minggu setelah rekap tarik dana diterima, Finance akan mengembalikan dana ke rekening mahasiswa, dimana tembusannya akan diberikan ke Sub biro layanan keuangan mahasiswa. Minimal 1 minggu setelah foto copy rekap tarik dana diterima, staff layanan keuangan mahasiswa akan mendistribusikan rekap penarikan dana yang telah disetujui ke IT Operation dan wakil rektor II. Rekap Penarikan dana yang sudah selesai diproses akan diarsip oleh staff layanan keuangan mahasiswa.

5 L5 Calon mahasiswa yang lulus SPMB atau tidak lulus SMTA yang ingin menarik dananya, pada dua minggu dari pengumuman UMPTN / tidak lulus SMU tahap II, akan mengisi surat penarikan dana dan mengembalikan ke admisi (marketing Univ).Minimal 2 minggu setelah pengumuman UMPTN, admisi akan menerima surat penarikan dana dan berkas dari mahasiswa yang telah diisi lengkap.setelah minimal 1 hari staff layanan keuangan mahasiswa akan menerima surat penarikan dana dari admisis dan memeriksa besarnya pembayaran yang telah dilakukan dan mendatakannya melalui sisfo. Kemudian antara hari senin sampai dengan rabu, staff layanan keuangan mahasiswa akan membuat rekap penarikan dana. Minimal 1 hari kepala Sub LKM akan memeriksa rekap penarikan dana. Jika sesuai maka setelah minimal 1 hari, akan dimintai persetujuan rekap penarikan dana oleh marketing university manager. Setelah minimal 2 hari, staff layanan keuangan mahasiswa akan mengirim rekap penarikan dana dan bank disburstment ke SRSC manager dan wakil rektor II untuk persetujuan., Kemudian minimal 2 hari, Financial Controller akan melakukan validasi terhadap rekap penarikan dana dan bank disburstment. Jika sesuai maka setelah minimal 1 hari, staff layanan keuangan mahasiswa akan meminta persetujuan rekap penarikan dana oleh rektor. Minimal 1 minggu setelah rekap tarik dana diterima, Finance akan mengembalikan dana ke rekening mahasiswa dimana tembusannya diberikan ke sub biro layanan keuangan mahasiswa dan SAC. Setiap periode penarikan dana yang sudah disetujui, Kepala sub biro layanan keuangan mahasiswa mencetak surat konfirmasi pengembalian dana yang ditandatangani oleh SRSC manager dan Wakil Rektor II dan juga mengirimkan surat konfirmasi melalui pos kepada orang tua calon mahasiswa. Minimal 1 harim staff layanan keuangan mahasiswa akan mendistribusikan rekap penarikan dana yang sudah

6 L6 disetujui ke IT Operation, SAC dan Wakil Rektor II. Kemudian rekap penarikan dana yang sudah selesai diproses akan diarsip oleh staff layanan keuangan mahasiswa. Mahasiswa yang DO dan ingin menarik dana akan datang mengisi dan mengembalikan form pengunduran diri yang telah ditandatangani orang tua dan petugas Library Knowledge Center (LKC). Setelah rapat DO sekitar april dan oktober, SAC akan membuat daftar mahasiswa DO. Minimal 2 hari, SAC menerima form pengunduran diri dari mahasiswa dan menyerahkan ke LKM. Diantara hari senin sampai dengan rabu, staff layanan keuangan mahasiswa akan membuat rekap penarikan dana yang ditandatangani oleh IT Operation Manager dan SRSC Manager. Minimal 2 hari, Staff layanan keuangan mahasiswa akan mengirimkan rekap penarikan dana dan bank disburstment ke SRSC Manager dan wakil rektor II untuk persetujuan. Kemudian minimal 2 hari, Financial Controller akan melakukan validasi rekap penarikan dana dan Bank Disburstment. Jika sesuai maka minimal 1 minggu setelah rekap tarik dana, Finance akan mengembalikan dana ke rekening mahasiswa dimana tembusannya akan diberikan ke Sub biro layanan keuangan mahasiswa. Minimal 1 hari, Staff layanan keuangan mahasiswa akan mendistribusikan rekap pengembalian dana yang sudah disetujui ke IT Operation, SAC, dan wakil rektor II. Rekap penarikan dana yang sudah selesai diproses akan diarsip oleh staff layanan keuangan mahasiswa. Kemudian Staff layanan keuangan mahasiswa akan membuat daftar yang akan dibatalkan karena pengunduran diri, layak wisuda, lulus SPMB/tidak lulus SMTA. Kemudian staff layanan keuangan mahasiswa akan membuat surat pembatalan kuasa autodebet atau rekening mahasiswa ke BCA untuk ditandatangani oleh SRSC manager, Wakil Rektor II dan Financial Controller. Selanjutnya kepala cabang BCA akan membatalkan kuasa autodebet / rekening mahasiswa. Selanjutnya Staff layanan

7 L7 Keuangan Mahasiswa akan mendistribusikan surat pembatalan kuasaa autodebet atau rekening mahasiswa yang sudah disetujui ke IT Operation, Financial Controller dan Wakil Rektor II Lampiran 6 Narasi proses honor dosen D3/S1 Reguler Staff DOPR akan menerima surat dari BDA tentang daftar status (cuti/tidak) dosen tetap. Jika dosen pada daftar tersebut tidak ada perubahan jenjang pendidikan dan ada perubahan jenjang akademik maka kepala BDA akan menerima data kenaikan JJA. Kemudian staff DOPR akan menginput perubahan data tersebut. Setiap menerima data, staff DOPR akan melakukan validasi / cek daftar dosen penerima insentif akademik, validasi / cek Rapel dosen tetap dan cek perubahn premi asuransi siharta. Jika ternyata datanya telah valid dan benar, maka selanjutnya bersamaan dengan proses honor bulanan staff DOPR akan mencetak laporan daftar dosen penerima insentif akademik dan laporan Rapel dosen tetap. Kemudian staff DOPR akan membuat surat perubahan premi siharta ke pihak asuransi yang telah ditandatangani ass.dopr & DOPR. Selanjutnya staff DOPR akan melakukan pengecekan sertifikat baru untuk dosen yang berubah preminya. Jika sertifikat baru belum diterima maka akan dilakukan konfirmasi ke asuransi, tetapi jika sudah diterima staff DOPR akan megecek kebeneran data dengan surat. Jika belum OK makan akan dilakukan konfirmasi ke asuransi. Tetapi jika sudah OK maka sertifikat tersebut akan dicopy untuk BDA. Sertifikat asli akan disimpan oleh staff DOPR dan sertifikat Copy akan diberikan ke BDA, yang kemudian oleh kepala BDA akan diberikan ke dosen. Jika tidak ada perubahan jenjang pendidikan dan tidak ada perubahan jenjang akademik dan dosen tersebut merupakan dosen tetap yang berhak dapat insentif

8 L8 kesetiaan, maka staff DOPR akan mengentri penerima insentif kesetiaan. Kemudian bersamaan dengan proses honor bulanan staff DOPR akan mencetak rekapitulasi penerima insentif kesetiaan. Jika hasil cetakan tidak sama dengan data yang diterima dari BDA maka akan dilakukan konfirmasi ke BDA tentang selisih data. Jika tidak ada perubahan jenjang pendidikan dan tidak ada perubahan jenjang akademik, bukan merupakan dosen tetap yang berhak dapat insentif kesetiaan tetapi merupakan dosen tetap yang berhak mendapat insentif prestasi anak, maka setiap akhir bulan juni, kepala BDA akan membuat pengumuman ke dosen tentag sumbangan presetasi anak dosen tetap. Kemudian kepala BDA akan mengirimkan rekap dan berkas ke Direktur operasi. Bersamaan dengan proses honor bulanan, staff Dir.Operasi akan mengentry data prestasi anak dosen tetap dan menceteak laporan daftar penerima prestasi anak. Jika ada perubahan jenjang pendidikan dan pada awal semester, staff DOPR akan memeriksa daftar status (cuti/tidak) tentang dosen tetap dari BDA. Jika dosen tetap itu cuti dan baru cuti semester ini maka staff DOPR akan mengentri cuti dosen. Jika dosen tersebut cuti dan cuti bukan cuti pada semester ini serta cuti tidak lebih besar sama dengan satu tahun maka staff DOPR akan memproses premi siharta. Jika dosen tersebut cuti dan tidak baru cuti semester ini dimana cuti yang diambilnya lebih dari sama dengan 1 tahun maka di setiap awal semester, staff DOPR akan membuat daftar dosen tetap yang cuti lebih dari sama dengan satu tahun atau dua semester berturut turut. Kemudian staff DOPR akan membuat surat pengajuan pencairan siharta dosen tetap yang terdaftar di atas dengan memberitahukan nama dan nomor sertifikat siharta dosen tetap yang akan dicairkan ke asuransi setelah ditandatangani oleh asisten Dir.Ops & Dir.Ops. Selanjutnya staff DOPR akan memonitor hasil pencairan dan menerima data

9 L9 rincian pencairan siharta dari pihak asuransi dan bagian finance. Jika datanya belum benar makan akan menghubungi pihak asuransi untuk melakukan perubahan data. Jika data sudah benar maka akan mencatat pencairan siharta dalam rekap daftar pencairan siharta. Kemudian Staff DOPR akan mengcopy sertifikat siharta dan menulis tanggal cair di lembar fotocopy dan arsip. Selajutnya sertifikat asli akan dikirim ke pihak asuransi. Setelah itu staff DOPR akan menghubungi dosen tetap yang sihartanya dicairkan untuk konfirmasi nama dan nomor rekening bank yang bersangkutan. Kemudian akan dibuat rekap pencairan sdana siharta untuk ditandatangani asisten direktur operasi, direktur operasi dan rektor. Selanjutnya staff DOPR akan membuat Bank Disburstment untuk proses pencairan untuk disetujui Direktur Operasi. Kemudian staff DOPR akan membuat surat pemberitahuan dosen tetap yang bersangkutan dan diinformasikan jumlah uang yang ditransfer ke BDA. Jika dosen tersebut tidak sedang cuti dan baru aktif kembali, maka staff DOPR akan membuat daftar dosen homebase yang harus dicairkan honor homebasenya. Kemudain selanjutnya mengentri status aktif dosen di system informasi Dosen homebase. Kemudian Selanjutnya akan mencetak rekapitulasi penerima gaji tetap dan daftar peserta siharta (baik yang dosen tidak sedang cuti yang tidak baru aktif kembali). Kemudian Laporan daftar dosen penerima insentif akademik, laporan Rapel dosen tetap, Rekapitulasi penerima insentif kesetiaan, Laporan daftar penerima prestasi anak, rekapitulasi penerima gaji tetap dan daftar peserta siharta akan diedarkan oleh staff DOPR untuk ditandatangani asisten direktur operasi, direktur operasi dan rektor. Semua laporan tersebut akan dicopy untuk diberikan pada BDA. Selanjutnya Staff DOPR akan menyiapkan file untuk diposting. Kemudian staff DOPR akan melakukan posting semua jenis honor dosen tetap yang di proses di bulan yang bersangkutan untuk digabung ke

10 L10 proses honor dosen gabungan. Kemudian akan diperiksa batch total hasil posting. Jika ada yang salah, maka staff DOPR akan membuat daftar penyesuaian dan minta persetujuan asisten direktur operasi. Kemudian akan dientri daftar penyesuaian di system honor gabungan oleh staff DOPR. Lampiran 7 Narasi proses honor dosen BINUS International Pada BINUS Internasional, setiap satu minggu setelah perkuliahan dimulai, OperationsSupport Staff akan mengentry nilai honor dosen di sisfo honor pada awal term / semester dari surat kontrak dosen. Dan setiap tanggal 17 akan mengentry transaksi perkuliahan. Selanjutnya Operations Support Staff akan memeriksa data transaksi perkuliahan dosen dari sisfo untuk dibandingkan dengan buku monitoring dosen dengan membubuhkan stempel / cap untuk bukti proses tanggal 17 setiap bulan. Jika data belum benar, maka paling lambat 1 hari setelah transaksi diperiksa, Operations Support Staff akan memeriksa ke BI Information Services untuk perbaikan data. Jika data ternyata sudah benar, maka Operation Support Staff akan menyerahkan rekap kepada Head of Academic Operations dan Operations Manager untuk ditandatangani. Selanjutnya Operations Support Staff akan meminta tanda tangan kepada BI director. Satu hari setelah tanda tangan, Operations Support Staff akan menyerahkan rekap honor mengajar ke keuangan untuk diproses pembayarannya. Selanjutnya Operations Support Staff akan memasukkan file BCA Seal ke dalam disket untuk diserahkan ke Finance. Setiap tanggal 28, Operation Support Staff akan mencetak slip honor mengajar dosen dan dibagikan ke dosen.

11 L11 Lampiran 8 Narasi proses honor dosen BINUS Business School Pada BINUS Business School, setiap satu minggu setelah perkuliahan dimulai, Operations Support Staff akan mengentry nilai honor dosen di sisfo honor pada awal term / semester dari surat kontrak dosen. Dan setiap tanggal 17 akan meng-entry transaksi perkuliahan. Selanjutnya Operations Support Staff akan memeriksa data transaksi perkuliahan dosen dari sisfo untuk dibandingkan dengan buku monitoring dosen dengan membubuhkan stempel / cap untuk bukti proses tanggal 17 setiap bulan. Jika data belum benar, maka paling lambat 1 hari setelah transaksi diperiksa, operations Support Staff akan memeriksa ke S2 Information Services untuk perbaikan data. Jika data ternyata sudah benar, maka Operations Support Staff akan menyerahkan rekap kepada Head of Academic Operations dan Operations Manager untuk ditandatangani. Selanjutnya Operatiosn Support Staff akan meminta tanda tangan kepada Dean of BBS. Selanjutnya Operations Support Staff akan menyerahkan rekap honor mengajar ke keuangan untuk diproses pembayarannya. Kemudian Operations Support Staff akan memasukkan file BCA Seal ke dalam disket untuk diserahkan ke Finance. Setiap tanggal 28, Operations Support Staff akan mencetak slip honor mengajar dosen dan dibagikan ke dosen.

12 L12 List wawancara Hasil wawancara yang dilakukan kepada unit-unit yang terkait dengan area Financial Administration pada BINUS University: Pertanyaan (P) dan Jawaban (J) P1: Kegiatan apa saja yang dilakukan pada unit Bapak/Ibu pimpin yang terkait dengan financial administration? Student Registration and Service Center (SRSC) J: Sebenarnya pada unit ini lebih berhubungan dengan memberikan pelayanan kepada mahasiswa selama bergabung dengan BINUS University misalnya layanan keuangan mahasiswa, layanan mahasiswa dan administrasi registrasi. P2: Selama menjalankan kegiatan-kegiatan yang Bapak/Ibu sebutkan tadi, apakah terdapat masalah/kendala atau sesuatu yang ingin anda kembangkan berkaitan dengan proses financial administration? Student Registration and Service Center (SRSC) J: Masalah yang kami hadapi untuk mendukung area Financial administration adalah mengenai proses pemesanan undangan tamabahan wisuda secara online. Dimana ketika periode wisuda sudah semakin dekat, maka jumlah antrian di layanan keuangan kami sangat banyak.

13 L13 P3: Harapan apa yang Bapak/Ibu inginkan untuk ada dalam unit Bapak/Ibu kedepannya, khususnya yang terkait dengan financial administration? Student Registration and Service Center (SRSC) J: Adanya suatu aplikasi yang dapat mempermudah mahasiswa dalam melakukan proses pembelian undangan tambahan wisuda, mungkin pembelian undangan tambahan wisuda adalah suatu ide yang menarik untuk nanti dikembangkan lebih lanjut.