BAB 3 DATA DAN ANALISIS

Transkripsi

1 BAB 3 DATA DAN ANALISIS 3.1. Profil Perusahaan Pada sub-bab ini akan dijelaskan mengenai profil perusahaan yang menjadi lokasi objek penelitian skripsi ini. Profil perusahaan ini meliputi sejarah perusahaan, dan logo perusahaan Sejarah PT Serasi Autoraya (SERA) Pada tahun 1985 PT Sinar Inti Telaga membuka sejarah bisnis jasa sewa kendaraan dengan lima unit kendaraan. Sejalan dengan kemajuan bisnisnya, PT Sinar Inti Telaga bertransformasi menjadi PT Serasi Autoraya yang kepemilikannya secara penuh berada ditangan Astra International dengan identitas Toyota Rent a Car pada tahun Transformasi jati diri baru TRAC-Astra Rent a Car resmi diluncurkan pada 5 Oktober PT Serasi Autoraya (dengan brand utama TRAC Astra Rent a Car), adalah perusahaan penyedia jasa solusi transportasi terdepan di Indonesia. Bermula dengan hanya lima unit kendaraan, kini perusahaan tersebut memiliki lebih dari kendaraan yang beroperasi di lebih dari 2800 pelanggan segmen korporat. PT Serasi Autoraya (Head Office) beralamat di Jalan Mitra Sunter Boulevard, Kav 90/C2, Sunter Jaya, Jakarta Utara. 28

2 29 Memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bisnis jasa transportasi, membuat PT Serasi Autoraya (SERA) matang dan menguasai seluk beluknya. Publik mempercayai layanannya dengan menganugerahkan Indonesian Best Brand Award in Car Rental Business, Superbrand Awards, SWA magazine: Word of Mouth Marketing in Car Rental Business, dan Indonesian Service Quality Award. Guna mengantisipasi kebutuhan pelanggan yang terus berkembang, SERA senantiasa berinovasi untuk melayani lebih baik lagi. Sertifikasi ISO 9001:2000, menjadi jaminan akan layanan yang lebih baik. Kesadaran akn pentingnya lingkungan hidup terus menerus ditiupkan pada setiap karyawan lewat komitmen pada Environment Health and Safety Planning Cycle dan Balanced Scorecard yang diterapkan pada sistem manajemen membantu kami untuk terus berupaya menyempurnakan layanan pada pelanggan. PT Serasi Autoraya memiliki beberapa anak perusahaan yang tergabung dalam SERA Holding Group, antara lain: TRAC Astra Rent a Car, bergerak di bidang sewa dan leasing kendaraan roda empat dengan segmen korporat dan individu (keluarga) TRAC Driver Services (PT Daya Mitra Serasi), bergerak di bidang penyediaan sumber daya driver (berdiri 8 Juli 2003) TRAC Moto Rental (TREMO), bergerak di bidang Rental & Leasing kendaraan roda dua (berdiri 26 Agustus 2004) Mobil88, bergerak di bidang Used Car Business (bergabung dengan SERA pada tahun 2006)

3 30 IBID (PT Balai Lelang Serasi), bergerak di bidang Used Car Business (berdiri 7 Agustus 2007) TFSI (Toyofuji Serasi Indonesia), bergerak di bidang Motor Vessel Shipping (Berdiri 7 Desember 2005) Orenz Taxi (PT Serasi Transportasi Nusantara), bergerak di bidang jasa transportasi taksi (Berdiri 25 Oktober 2005) Harmoni Logistik & SERA Logistik (PT Harmoni Mitra Utama), bergerak di bidang jasa logistik (berdiri 11 November 2008 & Februari 2009) Logo PT Serasi Autoraya (SERA) Gambar 3.1Logo PT Serasi Autoraya (SERA).

4 Visi, Misi dan Corporate Value Visi Visi PT Serasi Autoraya (SERA): Menjadi rekanan utama yang terpadu dalam solusi transportasi Misi Misi PT Serasi Autoraya (SERA): Memenuhi harapan anda dalam pegelolaan transportasi Corporate Value A. Senantiasa menjunjung tinggi kualitas Sejalan dengan perkembangan bisnisnya, SERA mengutamakan kualitas di atas segalanya. Dengan didukung oleh ISO , dapat dipastikan bahwa dari segi kualitas SERA memberikan yang terbaik bagi pelanggannya. 1. Selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang memuaskan 2. Selalu melakukan yang benar sejak awal 3. Selalu mematuhi standard operating procedures 4. Selalu menjaga tingkat efisiensi dan efektivitas 5. Selalu berusaha mencapai yang terbaik 6. Selalu berusaha dan melakukan upaya-upaya perbaikan & peningkatan

5 32 B. Senantiasa fokus pada pelayanan pelanggan Banyak cara yang dilakukan SERA agar senantiasa fokus pada pelayanan pelanggan. Mulai dari penyediaan unit yang sesuai kebutuhan dan request pelanggan, ketersediaan driver yang senantiasa bersikap profesional, atau dengan kata lain pelayanan yang bukan hanya memuaskan, akan tetapi juga menggembirakan pelanggan. 1. Totalitas atau kepedulian dalam bekerja dalam memberikan solusi 2. Solusi yang tepat guna 3. Kepuasan pelanggan yang bisa dikonotasikan dengan bentuk senyuman pelanggan C. Senantiasa mengutamakan kerjasama Tanpa kerjasama, SERA tidak akan berkembang sepesat ini. Hampir seluruh lini, baik di kantor pusat maupun di kantor cabang saling bantu-membantu, saling mendukung dalam hal kebaikan. Tidak ada kesulitan yang tidak dapat dipecahkan jika kita bekerjasama untuk memecahkannya. Tidak ada satupun lini yang diistimewakan, semua dianggap sama dan punya peranan masing-masing dalam memajukan SERA. 1. Meyakini bahwa setiap tugas adalah penting bagi keberhasilan bersama dengan menghargai nilai dan kontribusi rekan kerja 2. Mengahargai keberhasilan tim di atas keberhasilan individu 3. Memiliki rasa saling percaya dan menghargai rekan kerja sebagai individu 4. Menumbuhkembangkan budaya kerjasama

6 33 5. Menghargai partisipasi aktif dan inisiatif dari setiap individu D. Senantiasa menerapkan kepemimpinan yang berkualitas Selain sikap profesional, kepemimpinan yang berkualitas pun menjadi amat penting dalam memajukan SERA. Cakupan kepemimpinan tersebut tidak hanya ditanamkan pada lingkup seksi, departemen, atau divisi. Akan tetapi juga ditanamkan mulai dari lini terkecil, yaitu individu. 1. Selalu mendorong pengembangan pribadi dan profesionalisme setiap sumber daya manusia 2. Selalu memberikan pengarahan dan bimbingan yang efektif 3. Selalu mempersiapkan calon-calon pemimpin masa depan (kaderisasi) 4. Selalu menjadi teladan 5. Selalu mampu mengantisipasi perubahan 6. Selalu memiliki pemikiran jangka panjang, memberi semangat dan memberdayakan anggota tim

7 34 E. Senantiasa menjunjung tinggi integritas, etika kerja, dan etika bisnis 1. Berkomitmen untuk bekerja dengan integritas, kejujuran, dan etika 2. Perlakuan yang adil 3. Menghindari benturan kepentingan 4. Melakukan apa yang telah dikatakan.

8 Struktur Organisasi Lengkap PT Serasi Autoraya Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Serasi Autoraya Secara Keseluruhan Keterangan : Bagiam yang diberi tanda lingkaran ialah bagian yang mengusulkan pengimplementasian aplikasi SERA Helpdesk di PT Serasi Autoraya

9 Tugas dan Wewenang di PT Serasi Autoraya 1. Corporate HRD Melakukan proses kepersonaliaan karyawan, mulai dari rekrutmen, penggajian, insentif, tunjangan, pengembangan kompetensi karyawan, kepengurusan cuti, klaim pengobatan, dan lain-lain. 2. Corporate General Affair and ESR Melakukan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan operasional di kantor pusat dan cabang, mulai dari penyediaan kupon makan siang, pembayaran listrik dan air, pemeliharaan gedung, penyuluhan terhadap karyawan/karyawati dan warga sekitar kantor, penyediaan lapangan kerja bagi masayarakat sekitar, monitoring asset yang dimiliki SERA & Group, dan lain-lain. 3. Corporate Procurement Management Melakukan seluruh proses pengadaan barang mulai dari seleksi vendor, pemilihan produk, kepengurusan dokumen, hingga pengiriman produk yang dibutuhkan ke tangan requester. 4. Corporate Information System and Technology Melaksanakan fungsi teknis, operasional, strategis, dan pemeliharaan seluruh sumber daya Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, mulai dari analisa dan perancangan sistem informasi yang sesuai dengan bisnis, pembuatan program-program yang mendukung transaksi data, penentuan besaran investasi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, hingga pemeliharaan Sistem Informasi dan Teknolgi Informasi yang kontinu dan menyeluruh.

10 37 5. Finance, Accounting and Tax Melakukan seluruh proses keuangan dan perpajakan, mulai dari budgeting, financial monitoring, controlling, hingga proses pembuatan laporan akunting dan penyajiannya ke holding company (PT Astra International, Tbk) kemudian dilanjutkan dengan pelaporan pajak ke pemerintah (Dirjen Pajak). 6. Corporate Marketing and Quality Management Menjamin kepuasan pelanggan dengan strategi marketing yang handal, pelayanan pelanggan yang berkualitas prima melalui customer care yang direpresentasikan di setiap cabang leasing, rental, dan Mobil88, dan penyusunan standarisasi proses bisnis yang efektif berdasarkan ISO9001:2000 di seluruh unit bisnis SERA. Aplikasi SERA Helpdesk diusulkan oleh bagian marketing untuk mendukung kelancaran kegiatan operasional. 7. Departemen Pendukung Selain keenam divisi yang telah tertulis, ada dua organisasi setingkat departemen yang juga mendukung keunggulan bisnis SERA: 1. Corporate Internal Audit Bertugas melakukan fungsi audit internal SERA & Group dan konsolidasi terhadap kebijakan-kebijakan yang diberlakukan terhadap temuan audit ke pihak direksi dan PT Astra International, Tbk sebagai holding company. 2. Corporate Management & Planning Bertugas membantu jajaran direksi dalam penyajian informasi dan strategi bisnis serta memberikan pertimbangan terhadap ekspansi perusahaan di masa yang akan datang.

11 38 3. Corporate Legal Bertugas memberikan bantuan hukum dan kepengurusannya, yaitu meliputi pembuatan akta pendirian perusahaan, penyelesaian kasus hukum, dan sebagainya Proses Bisnis Helpdesk PT Serasi AutoRaya Proses bisnis Helpdesk PT Serasi Autoraya dimulai dengan dua cara, yaitu: pertama user melaporkan masalah via telepon ke responder level satu dan user menyampaikan masalah via intranet/ ke sistem (aplikasi SERA Helpdesk). Jika tidak merespon dalam dua jam, maka notifikasi akan dikirimkan kembali ke responder level satu. Ketika responder level satu reject masalah, maka sistem akan menotifikasi kepada supervisor responder level satu dan jika approved, masalah akan closed. Jika masalah berhasil diselesaikan oleh responder level satu, maka sistem akan mengirim notifikasi ke user dan jika tidak ada respon dari user selama 1 x 24 jam, maka kasus dinyatakan closed. Bila responder level satu tidak dapat menyelesaikan masalah, maka ia dapat delegate masalah kepada responder level dua. Jika tidak merespon dalam dua jam, maka notifikasi akan dikirimkan kembali ke responder level dua. Ketika responder level dua reject masalah, maka sistem akan menotifikasi kepada supervisor responder level dua dan jika approved masalah akan closed. Jika masalah berhasil diselesaikan oleh responder level dua, maka sistem akan mengirim notifikasi ke user dan jika tidak ada respon dari user selama 1 x 24 jam, maka kasus dinyatakan closed. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.3 proses bisnis Helpdesk PT Serasi Autoraya.

12 39 USER System Responder Level 1 Submit problem by telepon Membuat helpdesk ticket Supervisor Responder Level 1 Responder Level 2 Supervisor Responder Level 2 Submit problem by intranet / S end notification & em ail to group responder Level 1 S end notification & em ail to responder Level 1 Respon dalm x jam? Send notification & to IT mgr & supervisor responder Level 1 no S end notification & em ail to user Yes S end notification & em ail to su pe rviso r le ve l 1 Yes Reject? Approve? Yes Send Notification & to User & Responder Level 1 No Call closed Send Notification & to Responder Level 1 S end notification & em ail to su pe rviso r le ve l 1 Yes Waiting Data? No No Approve? Give data & Update status to Data Sent Send Notification & to User & Responder Level 1 Not Finish in x hours Yes Yes Send Notification & to User No Delegate? No No Respon dalm x jam? Send notification & to supervisor responder Level 2 & IT Manager Reject? Yes Send notification & to supervisor responder Level 2 S end notification & em ail to responder Level 1 & 2 Yes Yes No Approve? S end notification & em ail to supervisor responder Level 2 W a itin g D a ta? Approve? Give data & Update status to Data Sent S end notification & em ail to user & responder Level 2 No Yes S end notification & em ail to responder Level 2 Hold? Solved No UnSolved S end notification & em ail to supervisor responder Level 2 S end notification & em ail to responder Level 2 S end notification & em ail to user & responder Level 2 No Yes Approve? Yes No Finish Yes No Response in 24 hours Call closed Yes Monitor problem Finish Yes No Delegate to IT C are? Gambar 3.3 Proses Bisnis Helpdesk PT Serasi Autoraya

13 Gambaran Aplikasi Create New Ticket Bila masalah masuk dari HSS, tiket baru langsung di-create dan sistem akan menotifikasi ke Responder Level 1 via bahwa ada masalah baru yang masuk. Untuk masuk melalui HSS maka melalui portal Intranet link ke SERA Helpdesk, kemudian login dan akan keluar history dari masalah yang pernah di submit Gambar 3.4 Form Daftar Masalah Yang Pernah Dibuat 40

14 41 Untuk submit masalah baru klik pada Problem Baru kemudian pilih kategori masalah apakah masalah terkait dengan HR atau Non HR, kemudian klik tombol Kirim. Gambar 3.5 Form Pilih Kategori Permasalahan

15 42 Selanjutnya akan muncul layar seperti dibawah ini selanjutnya masukkan informasi yang di perlukan dibawah ini. Gambar 3.6 Form Pengisian Permasalahan

16 Acknowledge Ticket Setelah menerima laporan masalah di HEAT dan notifikasi bahwa ada masalah baru yang masuk, Responder Level 1 acknowledge tiket dengan meng-klik tombol "Responder Level 1" pada Call Log. Gambar 3.7 Form Call Logging Keterangan field : Incident Description : Deskripsi Masalah yang dilaporkan Solution Description : Solusi yang diberikan oleh Responder Case Type : Tipe Kasus Related Department Departemen yang terkait dengan masalah dari employee tersebut

17 44 Category : Kategori masalah yang masuk Sub Category 1 : Tipe Masalah Sub Category 2 : Tipe masalah yang lebih spesifik Sub Category 3 : Tipe masalah yang lebih detail dari tipe masalah diatasnya Priority : Prioritas masalah Status : Status masalah, terbagi atas dua, yang kiri adalah status masalah menurut Responder, dan yang kanan adalah status masalah menurut User / pengirim masalah. Source : Dari mana masalah tersebut masuk / dilaporkan. Tombol Responder Level 1 : Bila ditekan, textbox di kanannya akan terisi dengan ID dan dari Responder Level 1. Resp1 Full Name : Nama lengkap dari Responder Level 1 Mgr Responder Level 1 : ID dan dari Manager Responder Level 1 Mgr Full Name : Nama lengkap dari Manager Responder Level 1 Total Assignment Time : Lama waktu sejak tiket tersebut didelegasikan sampai tiket diselesaikan. Received : Siapa yang menerima tiket dan kapan Responded by Level 1 : Tanggal dan jam tiket direspon oleh Responder Level 1. Finish : Oleh siapa dan kapan tiket tersebut di-finish

18 45 Closed : Oleh siapa dan kapan tiket tersebut di-closed Progress : History dari tiket Delay : Total lama waktu jeda tiket Jika SLA kategori masalahnya tidak ada Responder Level 1 yang mengacknowledge tiket tersebut dalam 2 jam setelah tiket dibuat, maka sistem akan mengirim notifikasi kepada semua Responder Level 1 bahwa ada tiket baru yang belum di-acknowledge. Jika masih tidak ada Responder Level 1 yang meng-acknowledge tiket masalah dalam 2 jam setelah notifikasi, maka sistem akan mengirim ulang notifikasi kepada Responder Level 1 dan Manager Responder Level Pembobotan Nilai dan Resiko Pada PT Serasi Autoraya Dalam penggunaan Information Economics digunakan analisa cost and benefit, sehingga dilakukan pembobotan terhadap nilai-nilai perusahaan yang tangible maupun intangible. Pembobotan ini akan dilakukan pada dua domain yaitu domain bisnis dan domain teknologi, karena pembobotan pada dua domain tersebut digunakan untuk perusahaan yang telah berbasis IT.

19 Penilaian Domain Bisnis Financial Values Financial Values memiliki sub faktor Return On Investment (ROI). ROI merupakan pengukuran terhadap tingkat pengembalian suatu investasi kepada perusahaan. Nilai ROI terbagi menjadi enam, yaitu : Bobot Keterangan 0 <=0% +1 1% 299% % 499% % 699% % 899% +5 >900% Tabel 3.1 Pembagian Nilai ROI Berdasarkan pembagian nilai ROI yang terdapat pada tabel 3.1 diatas dan wawancara yang dilakukan terhadap pihak manajemen PT Serasi Autoraya dimana pihak manajemen menginginkan ROI sebesar 100% dimana nilai tersebut termasuk dalam kategori +1, maka ROI diberi bobot yaitu Strategic Values Strategic Match Bagi PT Serasi Autoraya, Sistem Informasi dan Teknologi Informasi mempunyai peranan sangat penting dalam membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan strategis organisasi atau

20 47 besarnya kontribusi terhadap kegiatan operasional untuk mencapai tujuan tersebut. Pembobotan nilai Strategic Match dibagi menjadi enam, yaitu : Bobot Keterangan 0 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak memiliki hubungan langsung pada pencapaian tujuan strategis perusahaan (atau per departemen). +1 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak memiliki hubungan langsung pada pencapaian tujuan, tetapi akan dapat menigkatkan efisiensi kegiatan operasional. +2 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak memiliki hubungan langsung pada pencapaian tujuan, tetapi proyek menjadi sistem prasyarat (pelopor) untuk sistem lain yang mencapai sebagian tujuan strategis perusahaan. +3 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak memiliki hubungan langsung pada pencapaian tujuan, tetapi proyek menjadi sistem prasyarat (pelopor) untuk sistem yang lain yang mencapai tujuan strategis perusahaan. +4 Proyek aplikasi SERA HELPDESK secara langsung mencapai sebagian tujuan strategis perusahaan. +5 Proyek aplikasi SERA HELPDESK secara langsung mencapai keseluruhan tujuan strategis perusahaan. Tabel 3.2 Pembobotan Nilai Stretegic Match Pihak manajemen menilai aplikasi SERA Helpdesk tidak memiliki hubungan langsung pada pencapaian tujuan, karena aplikasi SERA Helpdesk bersifat support, tetapi aplikasi SERA Helpdesk membantu sistem lain dalam mencapai tujuan strategis perusahaan, misalnya membantu

21 48 pengambilan keputusan berdasarkan laporan masalah yang sering terjadi dari Helpdesk. Berdasarkan pembobotan nilai Strategic Match yang terdapat pada tabel 3.2 diatas, hasil penilaian dari pihak manajemen tersebut termasuk dalam kategori +3. Oleh karena itu, nilai Strategic Match diberi bobot yaitu Competitive Advantage Bagi PT Serasi Autoraya, penerapan dan penggunaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang baik merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja perusahaan, yang nantinya dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing dengan para kompetitornya. Pembobotan nilai Competitive Advantage dibagi menjadi enam, yaitu : Bobot Keterangan 0 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak menciptakan akses data atau pertukaran diantara perusahaan dengan customer, supplier, dan unit yang berkolaborasi. +1 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak menciptakan akses data atau pertukaran, seperti di atas, tetapi meningkatkan posisi persaingan perusahaan dengan meningkatkan efesiensi operasional yang menunjang hasil persaingan.

22 49 +2 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak menciptakan akses data atau pertukaran, seperti di atas, tetapi meningkatkan posisi persaingan perusahaan dengan meningkatkan efesiensi operasi di area streagis kunci +3 Proyek aplikasi SERA HELPDESK menyediakan beberapa tingkatan akses keluar atau pertukaran data dan sedang meningkatkan posisi persaingan perusahaan. +4 Proyek aplikasi SERA HELPDESK menyediakan tingkatan akses keluar atau pertukaran data dan secara nyata meningkatkan posisi persaingan perusahaan melalui tingkatan layanan yang umumnya dimiliki oleh kompetitor. +5 Proyek aplikasi SERA HELPDESK menyediakan tingkatan yang tinggi terhadap akses keluar atau pertukaran data dan posisi persaingan perusahaan meningkat pesat melalui suatu level layanan yang tidak dimiliki oleh kompetitor. Tabel 3.3 Pembobotan Nilai Competitive Advantage Proyek-proyek teknologi informasi dan sistem informasi yang mendukung sistem antar organisasi (interorganizational system), merupakan salah satu factor penunjang kinerja perusahaan. Pihak manajemen menilai aplikasi SERA Helpdesk memberikan akses kepada kantor cabang untuk melakukan pertukaran data dengan kantor cabang lainnya maupun dengan kantor pusat PT Serasi Autoraya. Hal ini mengakibatkan posisi persaingan PT Serasi Autoraya dengan para pesaingnya meningkat. Berdasarkan pembobotan nilai Competitive Advantage yang terdapat pada tabel 3.3 diatas, hasil penilaian dari pihak manajemen tersebut termasuk dalam

23 50 kategori +3. Oleh karena itu, nilai Competitive Advantage diberi bobot yaitu Competitive Response Sebelum PT Serasi Autoraya menerapkan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi untuk menunjang kegiatan bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual seperti pelaporan masalah melalui telepon didalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem manual ini menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga perusahaan tidak dapat memberikan pelayanan yang cepat kepada pelanggannya Manfaat proyek-proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi diukur melalui seberapa besar resiko persaingan jika proyek tersebut tertunda atau tidak dilaksanakan. Semakin proyek tersebut tidak dapat ditunda, maka manfaatnya semakin tinggi. Pembobotan nilai Competitive Response dibagi menjadi enam, yaitu : Bobot Keterangan 0 Proyek aplikasi SERA HELPDESK dapat ditunda sedikitnya 12 bulan tanpa berdampak pada posisi persaingan, atau sistem dan prosedur yang telah ada dapat menghasilkan sebagian besar hasil yang sama dan tidak akan berdampak pada posisi persaingan. +1 Penundaan proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak berdampak pada posisi persaingan, dan biaya tenaga kerja bisa dikeluarkan seminimal mungkin

24 51 Bobot untuk menghasilkan hasil yang sama Keterangan +2 Penundaan proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak berdampak pada posisi persaingan; bagaimanapun, biaya tenaga kerja yang mungkin bertambah dikeluarkan untuk menghasilkan hasil yang sama +3 Jika proyek aplikasi SERA HELPDESK ditunda, perusahaan tetap mampu menjawab perubahan kebutuhan tanpa berdampak pada posisi persaingan; kekurangan sistem baru tidak menghalangi sebagian besar kemampuan perusahaan untuk menjawab dengan cepat dan efektif perubahan lingkungan persaingan. +4 Penundaan proyek aplikasi SERA HELPDESK dapat menghasilkan kerugian persaingan perusahaan; atau kehilangan kesempatan bersaing; atau kegiatankegiatan yang saat ini sukses diperusahaan akan terbatas karena kekurangan sistem yang diusulkan. +5 Penundaan proyek aplikasi SERA HELPDESK akan merugikan persaingan perusahaan dimasa yang akan datang; atau peluang persaingan; atau kegiatankegiatan yang sebelumnya sukses diperusahaan akan terbatas karena kekurangan sistem yang diusulkan. Tabel 3.4 Pembobotan Nilai Competitive Response Pihak manajemen menilai penundaan proyek aplikasi SERA Helpdesk tidak berdampak besar pada posisi persaingan perusahaan. Perusahaan tetap mampu melakukan kegiatan operasionalnya, walaupun tidak berjalan dengan baik. Hal ini disebabkan proyek aplikasi SERA Helpdesk bersifat aplikasi support. Berdasarkan pembobotan nilai Competitive Response yang terdapat pada tabel 3.4 diatas, hasil penilaian dari pihak manajemen tersebut termasuk dalam kategori +3. Oleh karena itu, nilai Competitive Response diberi bobot yaitu Management Information for Critical Success Factors

25 52 Tujuan perusahaan menggunakan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi adalah agar manajemen mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat, kemudian informasi tersebut akan digunakan untuk membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang bersifat strategis. Pembobotan nilai Management Information for Critical Success Factors dibagi menjadi enam, yaitu : Bobot Keterangan 0 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak berkaitan dengan manajemen informasi pendukung kegiatan inti +1 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak berkaitan dengan manajemen informasi pendukung kegiatan inti, tetapi menyediakan beberapa data bagi fungsi-fungsi yang terhubung dengan kegiatan inti dalam perusahaan +2 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak berkaitan dengan manajemen informasi pendukung kegiatan inti, tetapi menyediakan informasi bagi fungsi-fungsi yang secara langsung mendukung kegiatan inti +3 Proyek aplikasi SERA HELPDESK tidak berkaitan dengan manajemen informasi pendukung kegiatan inti, tetapi menyediakan informasi penting bagi fungsi-fungsi yang diidentifikasi sebagai kegiatan inti. +4 Proyek aplikasi SERA HELPDESK berperan penting untuk manajemen informasi pendukung kegiatan inti di masa yang akan datang. +5 Proyek aplikasi SERA HELPDESK berperan penting untuk manajemen informasi pendukung kegiatan inti pada periode saat ini. Tabel 3.5 Pembobotan Nilai Management Information for Critical Success Factors Pihak manajemen menilai aplikasi SERA Helpdesk tidak berkaitan secara langsung dengan kegiatan inti perusahaan, tetapi aplikasi SERA Helpdesk informasi

26 53 untuk kegiatan inti perusahaan, misalnya informasi permasalahan yang sering terjadi di kantor cabang. Berdasarkan pembobotan nilai Management Information for Critical Success Factors yang terdapat pada tabel 3.5 diatas, hasil penilaian dari pihak manajemen tersebut termasuk dalam kategori +2. Oleh karena itu, nilai Management Information for Critical Success Factors diberi bobot yaitu Project Risk Project Risk menilai kemampuan manajemen mendukung perubahan. Kemampuan domain bisnis organisasi membaca faktor-faktor marketing, kedewasaan industri dan pengalaman bisnis sebelumnya. Pembobotan nilai Project Risk dapat dilihat pada tabel berikut : Bobot Keterangan 0 Perusahaan memiliki rencana yang baik untuk mengimplementasikan aplikasi SERA HELPDESK dengan manajemennya yang memadai, proses dan prosedur yang terdokumentasi. Memiliki rencana untuk kemungkinan yang lain yang mungkin terjadi, keunggulan dari proyek dan produk atau nilai tambah dari tingkat kompetitif perusahaan yang terdefinisi dengan baik untuk tujuan yang diketahui dengan jelas. -1 s/d -4 Rencana proyek yang baik

27 54 Bobot Keterangan Manajemen proyek sesuai tugas dan tanggung jawab Kemungkinan rencana yang dijalankan sesuai dengan kebutuhan Proses dan prosedur yang dilaksanakan sesuai dengan yang telah direncanakan Pelatihan bagi para pengguna terencana Memiliki manajemen yang berpengalaman Produk ditentukan dengan baik Kebutuhan aplikasi diketahui dengan jelas -5 Perusahaan tidak memiliki rencana yang baik untuk mengimplementasikan aplikasi SERA HELPDESK. Manajemen tidak mempunyai kepastian dalam tanggung jawab. Proses dan prosedurnya tidak terdokumentasi. Tidak ada rencana lain yang memadai yang memadai (Plan B). Tidak ada keunggulan yang ditentukan secara inisiatif. Produk atau nilai tambah persaingan tidak ditentukan dengan baik. Kebutuhan tidak dipahami secara jelas. Tabel 3.6 Pembobotan Nilai Project Risk Pihak manajemen menilai PT Serasi Autoraya telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang belum dimiliki oleh perusahaan adalah perencanaan yang rinci dalam menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Berdasarkan pembobotan nilai Project Risk yang terdapat pada tabel 3.6 diatas, hasil penilaian dari pihak manajemen tersebut termasuk dalam kategori -2. Oleh karena itu, nilai Project Risk diberi bobot yaitu -2.

28 Penilaian Domain Teknologi Strategic Values Strategic Values memiliki sub faktor Strategic IT Architecture. Penerapan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada PT Serasi Autoraya diharapkan sesuai dengan perencanaan strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (blueprint) perusahaan. Pembobotan nilai Strategic IT Architecture dibagi menjadi enam, yaitu : Bobot Keterangan 0 Implementasi aplikasi ini tidak sesuai dengan perencanaan strategis teknologi informasi (blueprint) perusahaan. +1 Implementasi aplikasi SERA HELPDESK ini adalah bagian dari perencanaan strategis teknologi informasi (blueprint) perusahaan, tetapi prioritasnya tidak ditentukan. +2 Implementasi aplikasi SERA HELPDESK ini adalah bagian dari perencanaan strategi teknologi informasi perusahaan, dan memiliki payoff (hasil) yang rendah, bukan merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis teknologi informasi, juga tidak terkait erat dengan prasyarat proyek lainnya +3 Implementasi aplikasi SERA HELPDESK ini adalah bagian integral dari perencanaan strategis teknologi informasi perusahaan dan memiliki payoff (hasil) yang cukup, dan bukan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat terdapat dalam perencanaan strategis teknologi informasi, tetapi sedikit terkait dengan proyek lainnya. +4 Implementasi aplikasi SERA HELPDESK ini adalah bagian integral dari perencanaan strategis teknologi informasi perusahaan, dan memiliki payoff (hasil) yang tinggi, bukan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis teknologi informasi perusahaan, tetapi sangat terkait dengan prasyarat proyek lain. +5 Implementasi aplikasi SERA HELPDESK ini adalah bagian integral dari perencanaan strategis teknologi informasi perusahaan, dan akan diimplementasikan lebih dahulu. Aplikasi SERA HELPDESK ini merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam perencanaan strategis

29 56 teknologi informasi perusahaan. Tabel 3.7 Pembobotan Nilai Strategic IT Architecture Pihak manajeman menilai implementasi aplikasi SERA Helpdesk merupakan bagian dari blueprint perusahaan, tetapi prioritasnya tidak ditentukan. Apabila ada proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang lebih dibutuhkan perusahaan, maka proyek tersebut akan dilaksanakan terlebih dahulu. Berdasarkan pembobotan nilai Strategic IT Architecture yang terdapat pada tabel 3.7 diatas, hasil penilaian dari pihak manajemen tersebut termasuk dalam kategori +1. Oleh karena itu, nilai Strategic IT Architecture diberi bobot yaitu Organization Strategic Risk and Uncertainty IT Definitional Uncertainty Bagi PT Serasi Autoraya, resiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan user atau spesifikasi teknologi, dan kemungkinan adanya berbagai perubahan pasti dapat membuat para personil IT menjadi kesulitan menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Pembobotan nilai IT Definitional Uncertainty dibagi menjadi enam, yaitu : Bobot Keterangan 0 Persyaratan jelas dan disetujui. Spesifikasinya jelas dan disetujui. Area

30 57 Bobot Keterangan yang ditelaah jelas. Probabilitas tidak terjadi perubahan sangat besar. -1 Persyaratan cukup jelas. Spesifikasinya cukup jelas. Tidak ada persetujuan resmi. Area yang ditelaah jelas. Memiliki probabilitas perubahan non rutin yang rendah. -2 Persyaratan cukup jelas. Spesifikasinya cukup jelas. Area yang ditelaah jelas. Memiliki probabilitas perubahan non rutin yang masuk akal. -3 Persyaratan cukup jelas. Spesifikasinya cukup jelas. Area yang ditelaah jelas. Hampir pasti ada perubahan-perubahan dan sesegera mungkin perlu diadakan perubahan. -4 Persyaratan tidak jelas. Spesifikasinya tidak jelas. Area yang ditelaah agak kompleks. Hampir pasti diadakan perubahan-perubahan, bahkan selama periode implementasi SERA HELPDESK. -5 Persyaratan tidak diketahui. Spesifikasinya tidak diketahui. Area yang ditelaah mungkin cukup kompleks. Perubahan - perubahan mungkin sedang berlangsung, tetapi intinya di sini adalah kebutuhan yang tidak diketahui. Tabel 3.8 Pembobotan Nilai IT Defitnitional Uncertainty Pihak manajemen menilai proyek aplikasi SERA Helpdesk memiliki persyaratan dan spesifikasi teknologi yang cukup jelas. Aplikasi SERA Helpdesk juga memiliki kemungkinan adanya perubahan non rutin yang masuk akal seperti penambahan licenses. Berdasarkan pembobotan nilai IT Definitional Uncertainty yang terdapat pada tabel 3.8 diatas, hasil penilaian dari pihak manajemen tersebut termasuk dalam kategori -2. Oleh karena itu, nilai IT Definitional Uncertainty diberi bobot yaitu IT Technical Uncertainty

31 58 Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk pengimplementasian Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Ada 5 (lima) komponen utama dalam Technical Uncertainty (TU) yaitu : keterampilan yang dibutuhkan, ketergantungan perangkat keras, ketergantungan piranti lunak (selain piranti lunak aplikasi SERA HELPDESK), ketergantungan piranti lunak aplikasi SERA HELPDESK, dan ketergantungan implementasi aplikasi SERA HELPDESK itu sendiri. Pembobotan nilai Technical Uncertainty dibagi menjadi enam untuk setiap komponen, seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini : A. Keterampilan yang dibutuhkan Bobot 0 Keterangan Tidak dibutuhkan keterampilan baru bagi staf dan manajemen. Keduanya telah berpengalaman -1 Beberapa keterampilan baru untuk staf, sedangkan manajemen tidak -2 Beberapa keterampilan baru untuk staf dan manajemen. -3 Beberapa keterampilan baru untuk staf dan terlebih manajemen. -4 Keterampilan baru yang lengkap untuk staf, beberapa untuk manajemen. -5 Keterampilan baru yang lengkap untuk staf dan manajemen. B. Ketergantungan terhadap hardware Bobot Keterangan 0 Hardware digunakan untuk aplikasi SERA HELPDESK yang serupa. -1 Hardware digunakan, tetapi untuk aplikasi SERA HELPDESK yang berbeda.

32 59-2 Hardware ada, dan telah diuji, tetapi tidak beroperasi. -3 Hardware ada, tetapi belum dimanfaatkan oleh organisasi. -4 Beberapa fitur-fitur utama tidak diuji atau diimplementasi. -5 Kebutuhan-kebutuhan utama sekarang tidak tersedia dalam konfigurasi. C. Ketergantungan terhadap software sejenis (selain aplikasi SERA HELPDESK) Bobot Keterangan 0 Software standar, atau pemrograman tidak diperlukan Software standar sedang digunakan, tetapi dibutuhkan pemrograman yang kompleks. Beberapa interface baru antar software dibutuhkan, dan mungkin dibutuhkan pemrograman yang kompleks. Beberapa fitur baru dibutuhkan dalam software operasi, beberapa interface antar software yang kompleks mungkin dibutuhkan. -4 Fitur-fitur yang ada belum mendukung apa yang dibutuhkan, dan dibutuhkan juga modifikasi spesifik yang lumayan canggih. -5 Dibutuhkan modifikasi spesifik yang canggih. D. Software aplikasi SERA HELPDESK Bobot Keterangan 0 Program yang ada hanya membutuhkan modifikasi minimal Program tersedia secara komersial dan hanya membutuhkan modifikasi yang minimal, atau program sudah tersedia di dalam perusahaan hanya saja dibutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau software akan dibangun di dalam perusahaan dengan kompleksitas yang minimal. Program tersedia secara komersial dan membutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau software akan di bangun sendiri oleh perusahaan, hanya saja dibutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau software akan dibangun di dalam perusahaan dengan kompleksitas yang minimal.

33 60 Software tersedia secara komersial tetapi tingkat kompleksitasnya -3 tinggi, atau software akan di bangun sendiri dengan tingkat kesulitan sedang. Tidak memiliki software, dan juga tidak tersedia secara komersial. -4 Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks dengan tingkat kesulitan yang sedang. Tidak memiliki software, dan juga tidak tersedia secara komersial. -5 Membutuhkan rancangan dan pemrograman yang kompleks, walaupun dikontrakkan ke pihak luar perusahaan. E. Ketergantungan implementasi aplikasi Bobot 0-1 Keterangan Tidak membutuhkan keahlian khusus, sederhana, dan membutuhkan waktu yang singkat untuk membuatnya di bandingkan dengan aplikasi yang sudah ada di perusahaan. Aplikasi SERA HELPDESK dengan ukuran menengah jika dibandingkan aplikasi yang ada. Sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang relatif rendah, sehingga dibutuhkan sedikit keahlian khusus. -2 Dibutuhkan teknik pemrograman khusus, sehingga dibutuhkan suatu keahlian khusus. Jika dibandingkan dengan aplikasi yang ada di perusahaan, sistem ini memiliki tingkat kesulitan menengah. Sistem ini merupakan aplikasi SERA HELPDESK dengan ukuran medium, sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk membangunnya. -3 Dibutuhkan suatu keahlian khusus untuk sebuah sistem. Jika dibandingkan dengan aplikasi yang ada di perusahaan, sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang cukup tinggi. Dibutuhkan beberapa desain dan pemrograman yang kompleks. Dalam implementasinya dibutuhkan waktu yang cukup lama dan cukup sulit untuk diprediksi. Sistem ini merupakan aplikasi SERA HELPDESK dengan ukuran besar.

34 61-4 Dibutuhkan suatu keahlian khusus untuk sebuah sistem. Jika dibandingkan dengan aplikasi yang ada di perusahaan, sistem ini memiliki tingkat kesulitan yang tinggi. Dibutuhkan beberapa desain dan pemrograman yang kompleks. Dalam implementasinya dibutuhkan waktu yang cukup lama dan cukup sulit untuk diprediksi Sistem ini merupakan aplikasi SERA HELPDESK dengan ukuran sangat besar. Sangat dibutuhkan keahlian khusus untuk sistem ini. Tidak dapat dibandingkan dengan sistem yang sudah ada dalam organisasi. Dibutuhkan -5 beberapa desain dan pemrograman yang sangat kompleks, sehingga tidak dapat diprediksi waktu implementasinya. Sistem ini merupakan aplikasi SERA HELPDESK dengan ukuran sangat besar. Tabel 3.9 Pembobotan Nilai IT Technical Uncertainty Pihak manajemen PT Serasi Autoraya menilai pengimplementasian aplikasi SERA Helpdesk telah direncanakan dengan baik. Namun, pada saat implementasi awal akan sedikit menyulitkan user karena user belum terbiasa dan belum bisa beradaptasi dengan baik terhadap pengimplementasian Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang baru. Berdasarkan pembobotan nilai IT Technical Uncertainty yang terdapat pada tabel 3.9 diatas, hasil penilaian dari pihak manajemen tersebut termasuk dalam kategori -2. Oleh karena itu, nilai IT Technical Uncertainty diberi bobot yaitu -2.

35 IT Infrastructure Risk Perusahaan perlu menganalisis resiko yang akan dihadapi dengan adanya implementasi proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Pembobotan nilai IT Infrastructure Risk dibagi menjadi enam, yaitu : Bobot 0 Keterangan Aplikasi SERA HELPDESK menggunakan fasilitas dan layanan yang ada. Tidak ada investasi awal aplikasi yang dibutuhkan (misal: manajemen database); tidak ada biaya awal yang bukan merupakan bagian aplikasi SERA HELPDESK yang secara langsung dikeluarkan. -1 Perubahan pada satu elemen sistem pelaksanaan layanan komputer dibutuhkan untuk aplikasi SERA HELPDESK. Investasi-investasi awal yang terkait pada aplikasi SERA HELPDESK di luar biaya langsung proyek ini relatif kecil. -2 Dibutuhkan sedikit perubahan pada beberapa elemen sistem layanan komputer. Beberapa investasi awal dibutuhkan untuk mengakomodasikan aplikasi SERA HELPDESK, kemungkinan diperlukan beberapa investasi berikutnya untuk integrasi lebih lanjut aplikasi SERA HELPDESK ke dalam mainstream dari lingkungan aplikasi Dibutuhkan perubahan pada beberapa elemen sistem layanan komputer. Beberapa investasi awal dibutuhkan untuk mengakomodasikan aplikasi SERA HELPDESK, kemungkinan diperlukan beberapa investasi berikutnya untuk integrasi lebih lanjut proyek implementasi TI ke dalam mainstream dari lingkungan aplikasi. Dibutuhkan perubahan pada berbagai area, terhadap beberapa sistem layanan komputer. Beberapa investasi awal yang cukup besar dalam staf, software, hardware, dan manajemen dibutuhkan untuk mengakomodasikan aplikasi SERA HELPDESK. Investasi ini tidak termasuk dalam biaya proyek secara langsung, tetapi mewakili investasi fasilitas TI untuk menciptakan lingkungan yang dibutuhkan pada proyek implementasi TI tersebut

36 63 Bobot -5 Keterangan Dibutuhkan perubahan substansial di beberapa area terhadap beberapa elemen sistem pengiriman layanan komputer. Investasi awal yang dapat dipertimbangkan dalam staf, piranti lunak, perangkat keras, dan manajemen dibutuhkan untuk mengakomodasikan aplikasi SERA HELPDESK. Investasi ini tidak termasuk dalam biaya proyek secara langsung, tetapi mewakili investasi fasilitas SI untuk menciptakan lingkungan yang dibutuhkan untuk proyek implementasi aplikasi SERA HELPDESK. Tabel 3.10 Pembobotan Nilai IT Infrastructure Risk Pihak manajemen menilai pada proyek aplikasi SERA Helpdesk, dibutuhkan investasi awal untuk mengakomodasikan aplikasi SERA Helpdesk. Selain itu perlu adanya investasi lanjutan untuk mengintegrasikan aplikasi SERA Helpdesk dengan aplikasi lainnya yang terintegrasi,. Berdasarkan pembobotan nilai IT Infrastructure Risk yang terdapat pada tabel 3.10 diatas, hasil penilaian dari pihak manajemen tersebut termasuk dalam kategori -2. Oleh karena itu, nilai IT Infrastructure Risk diberi bobot yaitu -2.

37 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat Berdasarkan analisis intangible benefit yang telah dilakukan oleh pihak manajemen, ringkasan hasil pembobotan nilai dan resiko korporat yang dilakukan pada dua domain (domain bisnis dan domain teknologi) dapat dilihat pada tabel 3.1. DOMAIN BISNIS Bobot Maximum Skor A. Financial Values Return On Investment (ROI) 1 5 B. Strategic Values Strategic Match 3 15 Competitive Advantage 3 15 Competitive Response 3 15 Management IS for CSFs 2 10 Project Risk 2 10 DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values Strategic IT Architecture 1 5 Organization Strategy Risk B. &Uncertainty IT Definitional Uncertainty 2 10 IT Technical Uncertainty 2 10 IT Infrastructure Risk 2 10 TOTAL VALUES TOTAL RISK AND UNCERTAINTY 8 40 Tabel 3.2 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum Skor untuk Sistem

38 65 Untuk menentukan nilai dari Maximum skor dilakukan dengan cara : Maximum Skor = Bobot x 5 (nilai maksimal setiap bobot yang dapat diberikan) Dari tabel bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai korporat yang didapat adalah +13 dan resiko -8., sehingga maximum skor seluruh faktor nilai berjumlah +65 dan resiko berjumlah -40.