BAB I PENDAHULUAN. Persaingan dalam era globalisasi semakin lama semakin ketat, ditambah

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB I PENDAHULUAN. Persaingan dalam era globalisasi semakin lama semakin ketat, ditambah"

Yuliani Gunardi
6 tahun lalu
Tontonan:

BAB I PENDAHULUAN 1. 1 Latar Belakang Persaingan dalam era globalisasi semakin lama semakin ketat, ditambah dengan perkembangan yang pesat dalam bidang Information System and Technology.

1 BAB I PENDAHULUAN 1. 1 Latar Belakang Persaingan dalam era globalisasi semakin lama semakin ketat, ditambah dengan perkembangan yang pesat dalam bidang Information System and Technology. Pada beberapa tahun terakhir, kemajuan ini memungkinkan organisasi atau perusahaan dapat mengumpulkan dan mengolah informasi untuk dijadikan data yang berguna dalam jumlah yang besar. Sebagai konsekuensi logis, suatu perusahaan harus mampu bersaing agar dapat terus bertahan. Salah satu cara ditempuh dengan mengadakan perbaikan sistem informasi yang digunakan. Hal ini disebabkan karena sistem informasi merupakan faktor utama yang paling berperan dan terkait dalam menunjang jalannya sebuah perusahaan. Diharapkan dengan sistem informasi yang baik dapat meningkatkan kelancaran untuk menunjang keberhasilan kerja suatu perusahaan. Sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi yang lengkap sehingga data yang diperoleh lebih cepat, akurat, terpercaya serta tepat waktu. PT. Astra International Tbk Honda (Astra Motor) merupakan perusahaan yang bergerak sebagai Main Dealer dan retail kendaraan roda dua merk Honda. Sejak tahun 1990 hingga 2013, peran Astra Motor sebagai dealer resmi sepeda motor honda terbesar di Indonesia telah memiliki 12 Region dan 143 Sales Office, jumlah pos penjualan lebih dari 100 outlet serta memiliki karyawan lebih dari orang. Dalam menjalankan bisnisnya dan melakukan koordinasi dengan pihak pihak 1

2 2 terkait sering kali dilakukan perjalanan dinas. Perjalanan dinas ini menimbulkan biaya yang cukup tinggi, namun hingga saat ini belum terukur efektifitasnya. Perjalanan dinas merupakan rangkaian kegiatan pimpinan atau karyawan untuk melakukan perjalanan ke suatu tempat tertentu dalam rangka melaksanakan kegiatan bisnis atau dinas. Dalam melaksanakan perjalanan dinas tersebut, segala kebutuhan akan difasilitasi perusahaan; mulai dari biaya akomodasi, biaya transportasi, uang saku hingga tiket. Agar segala fasilitas yang dibutuhkan terpenuhi dan dapat berjalan lancar dibutuhkan sistem untuk mengoptimalkan perjalanan dinas menggunakan mekanisme pembayaran bersifat at cost atau dibayar sesuai dengan kebutuhan. Penelitian ini bertujuan membantu Astra Motor menghitung, mengambil keputusan, mengendalikan serta mengefisiensikan perjalanan dinas agar sesuai actual. Beberapa kendala yang masih ditemukan antara lain: (1) proses pengajuan membutuhkan waktu yang relatif lama terkait persetujuan pimpinan, (2) proses akumulasi dan rekapitulasi dalam pembuatan laporan masih manual, (3) belum ada integrasi sistem antar department terkait antara Human Capital Development Department, General Support Department, serta Finance Department (4) tidak mengetahui tarif hotel dan harga tiket sehingga prepayment yang di-submit melebihi batas kewajaran. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem untuk mempermudah proses pengajuan dan pelaporan perjalanan dinas dalam membuat rekapitulasi biaya, sehingga meminimalkan kesalahan dalam perhitungan dan anggaran yang dikeluarkan sesuai dengan actual. Melalui sistem informasi perjalanan dinas diharapkan mempermudah pengelola pengajuan sampai dengan pembayaran perjalanan dinas. Untuk itu penulis merancang penelitian dengan judul Analisa Dan

3 3 Opimalisasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Di PT. Astra International Tbk Honda. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dijelaskan di atas, maka rumusan masalah yang ada diantaranya, yaitu : 1. Bagaimana membuat rancangan sistem untuk mengoptimalkan perjalanan dinas sehingga memudahkan karyawan dalam mengurus administrasi hingga pembayaran, sebelum dan sesudah perjalanan dinas di PT Astra International Tbk - Honda? 2. Bagaimana membuat rancangan sistem yang dapat membantu untuk monitoring perjalanan dinas di PT Astra International Tbk - Honda? 1.3 Batasan Masalah Berdasarkan rumusaan masalah, maka batasan masalah dalam penelitian ini : 1. Rancangan sistem informasi perjalanan dinas berfokus pada optimasilasi perjalanan dinas, mulai dari pengajuan sampai dengan membuat perhitungan yang dikeluarkan selama perjalanan dinas. 2. Metode yang dilaksanakan untuk mengoptimalkan perjalanan dinas guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas biaya perjalanan dinas.

4 4 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Memberikan informasi efektif dan efisien kepada karyawan terkait perjalanan dinas yang dilakukan dengan sistem monitoring. 2. Menerapkan sistem optimalisasi perjalanan dinas dalam mendukung keputusan management dalam mengetahui biaya yang dikeluarkan dalam periode tertentu dan mendukung Cost Leadership Program. Manfaat yang ingin dicapai dengan adanya penelitian ini adalah: 1. Bagi perusahaan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai salah satu dasar pertimbangan pengambilan keputusan mengenai penentuan pengeluaran yang akan dilakukan. Sehingga dengan sistem optimalisasi perjalanan dinas ini mendukung manajemen PT Astra International Tbk Honda dalam strategi efektifitas dan efisiensi anggaran. 2. Bagi lintas department Department terkait dalam hal ini yaitu Human Capital Development Department, General Support Department, Finance Department, serta Budget Department memberikan kontribusi yang optimal dalam proses pengajuan sampai pembayaran sehingga tercipta proses yang efektif dan efisien dari segi waktu dan biaya. 3. Bagi pengembangan ilmu pengetahuan Diharapkan hasil penelitian ini dapat dijadikan acuan dan pengetahuan guna pengembangan penelitian mendatang.

5 5 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang dilakukan dalam penulisan ini sebagai berikut : Metodologi Pengumpulan Data Metodologi pengumpulan data yang digunakan dalam proses analisa dan optimalisasi perjalanan dinas adalah: 1. Studi Literatur Studi literatur adalah pencarian sumber pustaka yang berkaitan dengan topik penelitian guna dijadikan landasan, dasar penelitian serta sumber data sekunder dalam perancangan optimasi sistem informasi sehingga tidak menyimpang dari teori yang ada. 2. Observasi Penelitian ini dilakukan dengan melakukan survey dan mengamati sistem informasi yang sudah ada untuk mengetahui secara pasti sistem yang sedang berjalan serta kelemahan yang ada. 3. Interview Penelitian ini dilakukan dengan interview kepada department terkait guna memperoleh penjelasan mengenai sistem yang berjalan dan kelemahannya serta kebutuhan user akan sistem yang diinginkan Metodologi Perancangan Sistem Dalam analisa dan optimalisasi perjalanan dinas menggunakan metode perancangan Object Oriented Analysis Design (OOAD) dengan notasi UML : - Perancangan Activity Diagram. - Perancangan Use Case Diagram.

6 6 - Perancangan Use Case Description. - Perancangan Class Diagram. - Perancangan Sequence Diagram. - Navigation Diagram Metodologi Pembangunan Sistem Model proses yang akan digunakan untuk pembuatan aplikasi ini nantinya yaitu model waterfall. Model proses waterfall yaitu sebuah pendekatan klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yang digunakan dalam penelitian ini disampaikan sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, metodologi penelitian serta sistematika penulisan tugas akhir. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini mencakup landasan teori yang pada umumnya mengemukakan dasardasar pemikiran yang menjadi kerangka penelitian. dalam penelitian untuk membantu memberikan solusi atas masalah yang sedang dibahas. BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas mengenai profil perusahaan, proses bisnis yang sedang berjalan di perusahaan, analisa permasalahan proses bisnis berjalan serta analisa yang membantu menghasilkan solusi atas masalah yang dibahas.

7 7 BAB 4 HASIL RANCANGAN Bab ini membahas mengenai perancangan sistem yang diusulkan untuk menghasilkan solusi dalam menjawab masalah yang ada di BAB 3. BAB 5 PENUTUP Bab ini membahas simpulan yang penulis dapatkan selama melakukan penelitian dan saran penulis untuk pengembangan sistem selanjutnya di masa depan.

dokumen-dokumen yang mirip

BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang Penelitian

BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang Penelitian BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Saat ini sistem informasi telah berkembang dengan sangat pesat. Hal ini ditandai dengan semakin luas dan beragamnya penggunaan sistem informasi dalam berbagai