BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Literatur Penerapan information economics terhadap pemanfaatan sistem informasi sumber daya manusia pada perusahaan produsen bir : studi kasus P.T. Multi Bintang Indonesia Adapun kesimpulan yang didapat dari hasil analisis dan pembobotan factor Domain Bisnis maupun Domain teknologi berkaitan dengan perhitungan seluruh manfaaat Value Linking, Value Acceleration dan Value Restructuring maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Pada analisis bobot faktor Domain Bisnis di Bab 3, Management Information Support memiliki skor sedang relative rendah -2. Sedangkan analisis ROI pada bab 4, Value Linking dapat memproduksi nilai rupiah yang diidentifikasi sebagai manfaat atas SIMSDM sebesar Rp ,-. Hal ini menunjukkan adanya korelasi antara yang tak tampak dengan manfaat yang tampak pada Domain Bisnis. Demikian pula pada analisis Competitive Advantage (skor rendah = 1_ dengan Value Acceleration relatif rendah pula Rp ,-. Strategic Match (skor rendah = 1) dengan Value Restructuring yang memiliki nilai rendah = Rp ,- 2. Dari sisi manajement Domain Bisnis, hasil akhir evaluasi proyek SIMSDM CYBORG ini memberikan ROI sedang relative rendah = 49%. Dengan total biaya investasi RP ,- memberikan total manfaat sebesar Rp ,-. Ini berarti Paybac Period atas proyek ini relatif lambat. Dengan asumsi bahwa payback period 1 tahun 100%, maka nilai ROI 49% ini akan memberikan payback period 100/49 x 1 = 2,04(24,48 bulan). Ini berarti setelah 2 tahun 1 bulan SIMSDM berjalan, telah menutup biaya

2 investasi pembangunan system. Hasil ini jauh lebih baik jika dibandingkan dengan hasil analisis cost-benefit tradisional yang memberikan ROI (%. 3. beberapa hal yang mendukung bahwa total bobot skor sedang relatif rendah adalah : a. Sedang (Skor = 29), SIMSDM yang dibangun terencana dengan baik dan mengacu pada blueprint. Tingkat resiko ketergantungan perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia rendah. Fasilitas prasyarat infrastruktur yang dibutuhkan telah tersedia. b. Relatif rendah (Skor jauh dibawah 50), proyek ini tidak mempunyai hubunganlangsung dengan tujuan strategic. SIMSDM ini tidak mendukung langsung kegiatan utama perusahaan. Tidak langsung meningkatkan keunggulan bersaing sehingga penundaan proyek beberapa bulan sekalipun tidak akan mengurangi peluang pasar yang hendak dicapai. 4. Proyek SIMSDM ini memberikan kontribusi yang berarti bagi MBI terutama bagi manajemen SDM dalam mendukung tercapainya peningkatan kinerja perusahaan. Dari seluruh manfaat yagn diperoleh menggambarkan bahwa nilai manajemen informasti SIMSDM sedang. 5. Penerapan metode Information Economics dapat digunakan untuk melakukan penelusuran manffat intangible pada system. Dalam analisis SIMSDM ini, sistem yang dibangun menunjang kegiatan para pengelola manajem SDM, yang lebih lanjut terjadi ripple effect pada departemen produksi dan pejualan perusahaan.

3 2.1.2 Analisis Penerapan Information Economics dari Proyek Teknologi Informasi. (Studi Kasus: PT.XYZ) Hasil analisa skor proyek dengan menambahkan faltor-faktor Business Domain dan perhitungan ROI yang ditambahkan faktor information economics berupa value linking, value acceleration dan value restructuring diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Terjadi peningkatan ROI yang cukup jelas akibat penambahan faktor information economics berupa value linking, value acceleration dan value restructuring dari 4,4% degnan menggunakan perhitungan ROI sederhana menjadi 330,1% dengan menambahkan faktor-faktor information economics. 2. faktor-faktor information economics lain yang tidak termasuk didalam perhitungan ROI berguna untuk melengkapi hasil perhitungan ROI untuk memperoleh skor dari proyek secara total. 3. Proyek VPN ini termasuk dalam kategori proyek menengah bawah yang menghasilkan skor 31 dari total skor 80 yang bisa didapat pada perusahaan XYZ Analisis Manfaat Implementasi m-binus Dengan Menggunakan Information Economics Pada Universitas Bina Nusantara Berdasarkan hasil penelitian dengan metode Information Economics pada implementasi system Binus, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. penggunaan analisis cost and benefit tradisional awal untuk pengkajian ROI (return on Investment) pada proyek implementasi system m-binus ini memeperlihatkan tidak ada keuntungan yang berarti yang dihasilkan. Sehingga proyek kelihatan tidak menguntungkan (rugi).

4 2. pengkajian kedua yang merupakan perluasan dari analisis cost and benefit,dilakukan dengan menggunakan metode Information Economics yang tidak hanya memperhatikan faktor tangible tetapi juga faktor intangible seperti Value Linking, Value Acceleration, dan Value Retructuring. Dengan manfaat intangible unmeasureable, pengkajian ROI mengalami peningkatan yang cukup drastic dibandingkan degnan perhitungan sebelumnya yaitu ,43%. 3. Hasil akhir dari analisa cost and benefit yang mengikutsertakan manfaat intangible unmeasureable tidak dapat dijadikan pedoman seluruhnya karena adanya keterbatasan dalam mengukur manfaat intangible, yang melibatkan banyak variable dan asumsi. Untuk itu dalam perhitungan ROI pada penerapan system m-binus ini, perlu menggunakan bantuan model perhitungan, agar dapat lebih fleksibel dan leluasa dalam memodifikasi komponen variable bila bertambah maupun berkurang (tidak diperlukan). 4. Seluruh hasil yang telah diperoleh, dioleh menggunakan metode information economics dengan menggunakan information economics scorecard menghasilkan nilai proyek sebesar 84.8 yang mendapat predikat baik dan bermanfaat bagi organisasi. 2.2 IT Value Jumlah biaya perusahaan yangdihabiskan di investasi TI selalu menjadi masalah yang kontroversial. Selama beberapa tahun hal ini telah dipikirkan oleh para eksekutif atas bahwa terlalu banyak yang dihabiskan dan tidak cukup pengembalian. Para top manajemen selalu mengharapkan dampak/hasil yang sangat drastis dari investasi TI (Remenyi, 2000) dan mereka selalu melihat hasilnya dari segi keuangan, seperti seberapa besar biaya yang dapat ditekan dengan adanya investasi TI. Dampak investasi TI tidak selalu terlihat dari segi moneter; ada beberapa aspek non-finansial yang perlu ditinjau.

5 2.3 Information Economics Information Economics adalah metode perhitungan untuk mendapatkan nilai ekonomis dari suatu proyek pengadaan teknologi informasi (TI). Metode ini dikembangkan oleh (Marilyn M. Parker, 1985) dan merupakan pengembangan dari metode Cost-Benefit-Analysis (CBA) tradisional. Selanjutnya nilai ekonomistersebut dan hasil penilaian menggunakan metoda CBA tradisional yang diperoleh dengan cara mengkuantifikasikan biaya (cost) dan manfaat (benefit) dipergunakan sebagai bahan pertimbangan mendapatkan alternated penentuan jenis peralatan TI yang akan dipergunakan. Biaya yang dievaluasi mencakup biaya pengadaan perangkat keras, pembelian perangkat lunak, seluruh biaya perawatan dan biaya tenaga kerja. Biaya ini harus ditentukan karean masing-masing investasi itu memiliki karakteristik yang berbeda terhadap nilai dan resiko. Latar belakang yang mendasari dibutuhkannya Information Economics adalah : 1. Dalam mengevaluasi manfaat yang ditimbulkan oleh adanya Sistem Informasi ternyata berbeda-beda sehingga nilai yang diperoleh juga berbeda-beda. 2. Pada umumnya sumber daya perusahaan yang dapat digunakan untuk membangun Sistem Informasi sangat terbatas. 3. Perusahaan perlu melakukan keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh atas alokasi biaya yang dikeluarkan. 4. Metode analisi cost-benefit tradisional kurang memuaskan untuk menunjukkan semua nilai yang dapat diperoleh dari penggunaan TI. 2.4 Cost, Benefit, dan Value Yang dimaksud dengan cost, benefit dan Value dalam konsep ini adalah : 1. Cost (biaya) dari Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaaya variable yang dikeluarkan untuk membangun system. 2. Benefit (manfaat) dari Domain Teknologi yang berwujud penurunan biaya investasi dan atau peningkatan pendapatan (revenue).

6 Business Domain Technology Domain VALUE COST Created by the use of information technology to produce revenue, reduce cost, increase effectives or value. Defined as attributable technology and business charges for resources applied to produce the value.includes rick. Services to Create Value in Business Recovery for Services and Facilites Defined as the true cost for resources used for services to business domain; include risk. The cost recovered or revenue produced or investment made in technology domain. COST VALUE NET VALUE PRODUCE Business feasibility and economics JUSTIFICATION for the project based on business performance Technical feasibility and economic VIABILITY for the project...based on technology viability NET SUPPORT PRODUCE Gambar 2.1. Model Dua Domain Information Economics (Figure 6.11, Parker,1988,p76) 3. Value (nilai) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang tercermin pada peningkatan kinerja perusahaan saat sekarang maupun masa yang akan datang. Hubungan antara biaya dari Technology Domain yang berkaitan erat dengan manfaat dari Business Domain memberi gamabran nilai yang diperoleh atas penerapan TI (Gambar 2.1). Dapat dilihat perbedaan antara biaya dan nilai pada kedua Domain. Nilai Business Domain, diperoleh dengan adanya TI yang menghasilkan revenue, menurunkan biaya dan meningkatkan efektifitas, sedangkan nilai technology Domain, merupakan biaya atau investasi yang telah dikeluarkan pada Business Domain. 2.5 Model dan Variabel Skor proyek TI diperoleh dari model yang ditunjukkan seperti pada Gambar 2.2 bawah. Skor proyek diperoleh dari penjumlahan bobot Return On Investment (ROI) sederhana yang diperoleh dari hasil perhitungan cost-benefit ditambah dengan hasil pembobotan kuesioner Business Domain dan hasil pembobotan Technology Domain. Weighted Simple ROI (Quantification) Weighted Weighted + Business Domain + Technology Domain = (Assessment) (Assessment) Project Score

7 Gambar 2.2 Model dan Faktor Skor Proyek (Figure 9.1, Parker, 1988, p102) Untuk mendapatkan skor Business Domain dan Technology Domain, pada model ini, ada 13 variabel dan factor yang perlu dibobot, dievaluasi dan diformulasikan melualui lembar kuesioner maupun Tanya jawab langsung antara lain: A. Return on Investment (ROI) 1. Biaya pengembangan/pembangunan 2. Biaya pemeliharaan 3. Value Linking dan Value Acceleration 4. Value Restructuring B. Faktor Business Domain 1. Strategic Match 2. Competitive Advantage 3. Management Information 4. Competitive Respons. 5. Project or Organizational Risk C. Faktor Technology Domain 1. Strategic IS Architectur 2. Definitional Uncertainty 3. Technical Uncertainty 4. IS Infrastructure Risk 2.6 Faktor-Faktor Business Domain Nilai manfaat tertentu tidak langsung tercermin dalam kalkulasi ROI. Karena sebagian manfaat ini bersifat unik terhadap Business Domain dan sebagian lagi unik terhadap Technology Domain. Dalam Business Domain, masih ada empat factor yang diluar kalkulasi ROI sederhana yang perlu dievaluasi agar pembobotan ini menjadi lebih baik dan skor proyek tampak lebih realistis. Keempat factor unik dalam Business Domain yang di bobot adalah:

8 1. Faktor Strategic Match, difokuskan pada derajat dukungan atau keselarasan hubungan langsung maupun tidak langsung antara yang dibangun dengan tujuan strategic perusahaan. 2. Faktor Competitive Advantage, memperhatikan pada evaluasi pelaksanaan kebijakan umum perusahaan yang telah dijalankan dalam kaitannya mempertinggi tingkat kompetisi perusahaan. Strategi yang di pakai adalah cost leadership, diferensiasi atau focus. Mekanisme penilaiannya mencangkup penghindaran biaya, pengurangan biaya, dan identifikasi sumber-sumber penghematan biaya. 3. Faktor Management Information, yang dibobot adalah tingkat dukungan manajemen informasi terhadap kegiatan utama perusahaan (Management Information Support of Core Activitied/MISCA) 4. Faktor Competitive Response mengukur tingkat kegagalan dalam menjalankan system yang mengakibatkan kegagalan kompetitif perusahaan. Hal ini dapat terjadi karena pesaing telah lebih dulu menyediakan jasa layanan, produk atau pertukaran data. 5. Faktor Project atau Organizational Risk, memusatkan pada tingkat dimana organisasi mampu melaksanakan perubahan yang dibutuhkan oleh proyek SIM. Evaluasinya memperhatikan pengguna atau organisasi Business Domain, dan bukan organisasi teknis. Komponen-komponen kapasitas organisasi meliputi dukungan perubahan manajemen, kematangan penggunaan komputer dalam organisasi, dan penilaian realitas atas tugas dalam menyelesaikan proyek melalui bisnis proses dan fungsinya. 2.7 Faktor-Faktor Technology Domain Ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi konteks pemilihan alternativealternatif investasi teknologi informasi yang dapat dilihat yaitu: 1. Faktor Strategic IS Structure (infrastruktur Sistem Informasi strategic), mengevaluasi tingkat keselarasan suatu proyek dengan seluruh strategi Sistem Informasi yang tercermin dalam IS blueprint (cetak biru rencana Sistem Informasi).

9 2. Faktor Definitional Uncertainty, menganalisa tingkat kompleksitas dari suatu area, kemungkinan perubahan-perubahannya dan spesifikasi suatu pekerjaan dapat diketahui. 3. Faktor Technical Uncertainty menilai tingkat ketergantungan pada resiko kemampuan mengambil alih bidang pengetahuan, ketergantungan pada perangkat keras spesifik, ketergantungan pada kemampuan perangkat lunak dan kemampuan pengembangan aplikasi perangkat lunak. 4. Faktor IS Infrastructure risk, adalah untuk mengevaluasi tingkat investasi non-proyek yang merupakan resiko dalam mengakomodasi proyek guna untuk menghindari terjadinya penambahan biaya infrastruktur. 2.8 Analisis Cost-Benefit Analisis cost-benefit merupakan teknik yang umum digunakan untuk mengkuantifikasi biaya dan manfaat suatu proyek TI. Untuk melakukan analisis cost-benefit, harus ditentukan terlebih dahulu biaya dan manfaat yang akan diperhitungkan, bagaimana membobot biaya dan manfaat, serta hambatan apa saja yang mungkin timbul. Biaya diperhitungkan dari penjumlahan sumber daya yang dikeluarkan/dihabiskan untuk membiayai proyek yang sedang di implementasikan. Manfaat berupa penghematan, pengurangan biaya, peningkatan keuntungan, peningkatan efektifitas atau produktifitas kerja para karyawan. Dalam metode Information Economics terdapat dua jenis biaya yaitu : 1. Biaya pembangunan/pengembangan system 2. Biaya pemeliharaan atau biaya operasional Traditional Cost- Benefit Value Linking Value Value Restructuring Innovation + + Acceleration + + Valuation = Input to Simple ROI Calculations Gambar 2.3 Teknik Membuat Perhitungan ROI Sederhana (Figure 9.1, Parker, 1988,p102) Manfaat (benefit)yang dapat dihitung ada tiga jenis:

10 1. Tangible Benefits, manfaat yang berdampak langsung dan dapat dihitung, misalnya penurunan biaya. 2. Quasi-Tangible Benefits, manfaat yang pemusatannya pada peningkatan efisiensi organisasi. 3. Intangible Benefit, manfaat yang pemusatannya pada peningkatan efektifitas suatu organisasi. Komponen perhitungan Return On Investment (ROI) sederhana diperoleh dari hasil perhitungan cost-benefit tradisional ditambah Value Linking, Value Acceleration, Value Restructuring dan Innovation Valuation. Perhitungan ROI sederhana ini menggunakan tiga jenis lembar kerja: 1 Lembar biaya pembangunan (Development cost worksheet), meliputi biaya pengadaan peralatan pada saat awal proyek. 2 Lembar biaya pemeliharaan (Ongoing expense worksheet), merepresentasikan seluruh biaya selama penggunaan secara rinci. 3 Lembar dampak ekonomis yang merupakan lembar perhitungan biaya maupun manfaat digunakan untuk memperoleh ROI sederhana dan skor proyek. Seluruh biaya investasi, manfaat nilai ekonomis serta pengurangan biaya yang diperoleh dari tahun pertama hingga tahung kelima disajikan dalam gambar 2.4. Nilai perolehan didapat dari penjumlahan manfaat nilai ekonomis dengan pengurangan biaya tahuan. Arus net cash didapat dari nilai perolehan dikurangi biaya pemeliharaan. Sedangkan ROI sederhana diperoleh dari total arus kas lima tahun dibagi dengan lima (periode) dan dibagi dengan biaya investasi pemebangun, dan selanjutnya diperoleh skor proyek.

11 2.8.1 Value Linking dan Value Acceleration Value Linking adalah evaluasi secara financial manfaat yang merupakan efek penerapan TI pada perusahaan secara gabungan misalnya, terciptanya komunikasi antar departemen yang lebih efisien. Value Acceleration adalah evaluasi seara financial setiap percepatan waktu yang pengaruhnya meningkatkan produktifitas yang dapat ebrupa penyelesaian kerja lebih cepat. Manfaat Value Linking dan Value Acceleration dapat berbentuk penghematan, kenerja yang lebih baik, peningkatan keuntungan. (Parker, 1988, p ) Value Restructuring Value Restructuring adalah nilai yang berkaitan dengan restrukturisasi fungsi-fungsi tugas departemental. Penilaiannya diukur dari peningkatan nilai produktifitas yang dihasilkan akibat perubahan organisasi, dari kegiatan yang nilainya lebih rendah beralih menjadi kegiatan yang lebih tinggi. (Parker, 1988, p ) Innovation Valuation Innovation Valuation, adalah manfaat karena terciptanya fungsi baru dalam Business Domain perusahaan yang memepengaruhi tata cara pemimpin perusahaan dalam meimpin usahanya. Manfaat berupa penyediaan wahana untuk merubah strategi bisnis perusahaan, terciptannya suatu produk baru atau area bisnis baru.

12