LAPORAN PELAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JULAI - DISEMBER 2009

Transkripsi

1 LAPORAN PELAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JULAI - DISEMBER 2009 PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA, SKUDAI MAC 2010

2 ISIKANDUNGAN MUKA SURAT A. PROSEDUR MENGURUS DAN MENGENDALI PENYENGGARAAN ICT PSZ 1.0 Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan 1 a. Penerimaan Serta Status Aduan/Laporan b. Penyelesaian Aduan oleh BPA dan Vendor c. Aduan Outstanding 2 d. Analisa Aduan Yang diterima Mengikut Modul 2 Jadual 1 : Aduan Masalah/Keperluan Yang Diterima Dan Diselesaikan pada Julai-Disember Jadual 2 : Aduan Masalah/Keperluan Baru Mengikut Modul bagi Julai Disember Unit Sistem Aplikasi Perpustakaan 4 a. Laporan Penyenggaraan Permasalah Sistem Aplikasi Perpustakaan (LAS) b. Laporan Penyenggaraan Permasalahan Sistem Pengurusan Dokumen (DKM) Jadual 3 : Laporan Permasalahan LAS (Problem Report), Julai-Disember Jadual 4 : Laporan Permasalahan LAS (Change Request), Julai-Disember 2009 Jadual 5 : Laporan Permasalahan DKM (Problem Report), Julai-Disember Jadual 6 : Laporan Permasalahan DKM (Change Request), Julai-Disember Unit Server dan Rangkaian Komputer 7 a. Laporan Penerimaan Masalah - Isu Semasa Penyenggaraan Permasalahan Rangkaian Jadual 7 : Tempoh Siasatan Dan Tindakan Penyelesaian Masalah Rangkaian 8 Jadual 8 : Statistik Masalah Rangkaian dari Julai-Disember 2009 B PROSEDUR PENYENGGARAAN DAN MEMBAIKPULIH PERKAKASAN PERKOMPUTERAN 4.0 Unit Perolehan Dan Penyelenggaraan Komputer 9 a. Penerimaan laporan kerosakan komputer Jadual 9 : Perbandingan Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Tempoh 63 Jam Waktu Bekerja dari Januari Jun 2009 dan Julai-Disember Jadual 10 : Penyenggaraan Perkakasan Komputer Julai-Disember

3 1.0 Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Cadangan Penambahbaikan A. Prosedur Mengurus Dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ i. Memastikan sistem Perpustakaan Digital PSZ (LMS, LAS dan DKM) dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan permasalahan sistem dapat di atasi dalam masa 7 hari bekerja bagi masalah biasa kecuali masalah teknikal yang melibatkan ubah suai parameter dan konfigurasi pengaturcaraan pada aplikasi I. Sistem Pengurusan Perpustakaan LMS a. Penerimaan serta status aduan/laporan Sepanjang tempoh ini 73 aduan berkaitan dengan Sistem Pengurusan Perpustakaan (LMS) telah diterima. 57 daripadanya adalah aduan baru yang diterima pada Julai Disember 2009 (54 telah diselesaikan, 3 outstanding). Manakala 16 lagi adalah masalah outstanding dari Jan Jun 2009 (6 isu selesai, 10 outstanding) LMS Masalah/ keperluan LMS ADUAN MASALAH/KEPERLUAN DISELESAIKAN 7 HARI >7 DALAM JUMLAH HARI PERHATIAN Keseluruhan Pencapaian 56.2 % 26.0 % 17.8 % 100% 56.2 % 43.8% 100% Penyelesaian aduan mengikut tempoh : i. Dalam tempoh 7 hari 41 aduan atau 56.2 % ii. Melebihi 7 hari 19 aduan atau 26.0% iii. Dalam proses penyelesaian 13 aduan atau 17.8 % Rujuk Jadual 1 b. Penyelesaian aduan oleh BPA dan Vendor 58 dari 60 aduan yang telah diselesaikan, merupakan tindakan oleh BPA dan 2 dengan bantuan vendor. 1

4 c. Aduan Outstanding 13 laporan yang masih outstanding adalah terdiri daripada isu yang perlu diberi perhatian ketika pelaksanaan sistem perpustakaan yang baru. 4 isu melibatkan proses global change manakala 9 isu adalah masalah yang diharapkan dapat dipenuhi melalui sistem LMS yang baru itu nanti. Antara isu berkenaan global change ialah i. Pembetulan poskod pada alamat patron ii. Pertukaran no. panggilan CP dengan menggenapkan kepada 6 digit. Contohnya CP 01 ditukar kepada CP iii. Ditukarkan semua Circulation kod PTA dan FTU dari MP1 kepada MP2 Diharapkan dengan perlaksanaan Sistem Pengurusan Perpustakaan yang baru pada bulan Jun 2010 dapat mengurangkan masalah keperluan sistem yang diperlukan oleh pengguna PSZ Isu lain yang diharapkan dapat diselesaikan melalui LMS yang baru adalah berkaitan dengan isu pencarian menggunakan ISBN 13 digit di Modul Perolehan, pengwujudan Block Code untuk kes dendaan pemulangan lewat kunci di Kaunter Media, keperluan untuk tag 440 subfield v diindeks untuk berfungsi sebagai salah satu searching point bagi Series Keyword Searching dan All Words, semua pilihan untuk data element pada tag 008 boleh disave kerana terdapat juga data element yang tidak boleh disave, cthnya option t (theses) pada elemen ke 25. d. Analisa aduan yang diterima mengikut modul 34 aduan (tertinggi) melibatkan kategori TCL iaitu keperluan penghasilan senarai dan perangkaan BPM, BPK, BKL termasuk juga perpustakaan fakulti diantaranya adalah seperti senarai dalam bidang sukan, senarai koleksi rujukan, senarai tesis mengikut fakulti, koleksi setiap cawangan SPACE, statistik pinjaman buku baru dan semasa perjumpaan bulanan bersama Dato NC Aduan kedua tertinggi adalah aduan yang melibatkan setting di sistem iaitu sebanyak 18 aduan. Di antara tindakan yang telah dibuat adalah mewujudkan status kod dan circulation code baru, penggunaan MARC tag baru iaitu tag 996, kemaskini loan matriks untuk keahlian ALUMNI dan konfigurasi peminjaman dan pemulangan koleksi BATC di PSZ Skudai dan Kuala Lumpur rujuk Jadual 2. Dengan adanya perisian Web Reporter dan Director Station sebagai salah satu modul sistem LMS yang baru akan dapat memberikan kemudahan kepada Penyelaras Modul untuk menyediakan keperluan perangkaan dan senarai dengan lebih mudah dan mesra pengguna 2

5 BULAN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER Jadual 1 : Aduan Masalah/Keperluan Yang Diterima Dan Diselesaikan pada Julai Disember 2009 SELESAI 7 HARI >7HARI DALAM PERHATIAN/ OUTSTANDING JUMLAH JUMLAH PERATUS 56.2 % 26.0 % 17.8 % 100% Jadual 2 : Aduan Masalah/Keperluan Baru Mengikut Modul bagi Julai Disember 2009 MODUL JUMLAH ACQ 0 CIRC 1 HOLDINGS 1 LIBRA 0 SYSTEM 18 TCL 34 WEB 3 JUMLAH 57 3

6 2.0 Unit Sistem Aplikasi Perpustakaan Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Cadangan Penambahbaikan A. Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ i. Memastikan sistem Perpustakaan Digital PSZ (LMS, LAS dan DKM) dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan permasalahan sistem dapat di atasi dalam masa 7 hari bekerja bagi masalah biasa kecuali masalah teknikal yang melibatkan ubah suai parameter dan konfigurasi pengaturcaraan pada aplikasi II. Sistem Aplikasi Perpustakaan (LAS) a. Laporan Penyenggaraan Permasalahan Sistem Aplikasi Perpustakaan (LAS) i. Permasalahan LAS (Problem Report) Jumlah keseluruhan aduan 5 aduan Penyelesaian aduan mengikut tempoh i. 7 hari = 1 aduan atau 20% ii. > 7 hari = 4 aduan atau 80% rujuk Jadual 3 ii. Permasalahan LAS (Change Request) Jumlah keseluruhan aduan 1 aduan Penyelesaian aduan mengikut tempoh i. 7 hari = 1 aduan atau 100% rujuk Jadual 4 i. Pembangunan sistem aduan masalah yang lebih efektif untuk pemantauan masalah dan semakan status aduan. ii. Mendapatkan kerjasama dari Penyelaras Modul untuk memastikan Permasalahan Aplikasi dilaporkan melalui Sistem Aduan Masalah Aplikasi (SAMA) b. Laporan Penyenggaraan Permasalahan Sistem Pengurusan Dokumen (DKM) i. Permasalahan DKM (Problem Report) Jumlah keseluruhan aduan 6 aduan Penyelesaian aduan mengikut tempoh i. 7 hari = 5 aduan atau 83.3% ii. > 7 hari = 1 aduan atau 16.7% Meningkatkan keupayaan server DKM oleh kerana dijangkakan penambahan koleksi bahan semakin meningkat setiap tahun 4

7 Rujuk Jadual 5 ii. Permasalahan DKM (Change Request) Jumlah keseluruhan aduan 4 aduan Penyelesaian aduan mengikut tempoh i. 7 hari = 4 aduan atau 100% ii. >7 hari = Tiada Rujuk Jadual 6 Jadual 3 : Laporan Permasalahan LAS (Problem Report) Julai Disember 2009 Jadual 4 : Laporan Permasalahan LAS (Change Request) Julai Disember 2009 BULAN SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN (PROBLEM REPORT) JUMLAH DALAM 7 HARI >7 HARI PERHATIAN JUL OGOS SEPT OKTO NOV DIS JUMLAH BULAN SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN (CHANGE REQUEST) JUMLAH DALAM 7 HARI >7 HARI PERHATIAN JUL OGOS SEPT OKTO NOV DIS JUMLAH

8 Jadual 5 : Laporan Permasalahan DKM (Problem Report) Julai Disember 2009 Jadual 6 : Laporan Permasalahan DKM (Change Request) Julai Disember 2009 BULAN SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN (PROBLEM REPORT) JUMLAH DALAM 7 HARI >7 HARI PERHATIAN JUL OGOS SEPT OKTO NOV DIS JUMLAH BULAN SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN (CHANGE REQUEST) JUMLAH DALAM 7 HARI >7 HARI PERHATIAN JUL OGOS SEPT OKTO NOV DIS JUMLAH

9 3.0 Unit Server dan Rangkaian Komputer Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Cadangan Penambahbaikan A. Prosedur Mengurus Dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ Memastikan sistem rangkaian PSZ dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan efisyen dengan memastikan setiap masalah diatasi dalam masa 1 hari bagi masalah biasa kecuali masalah yang sangat teknikal dan di luar kawalan PSZ/UTM. Sepanjang tempoh Julai Dis 2009, sebanyak 19 masalah diterima dan 8 masalah telah disiasat dan diselesaikan dalam tempoh yang telah ditetapkan, 10 masalah diselesaikan melebihi dari 1 hari manakala 1 masalah masih dalam siasatan dan tindakan CICT rujuk Jadual 7 Daripada 19 masalah tersebut : 2 masalah berpunca dari gangguan bekalan elektrik 2 masalah berpunca dari kerosakan router di CICT 3 masalah berpunca dari proses fine tuning peralatan dan perisian rangkaian di CICT/PSZ akibat proses naiktaraf rangkaian PSZ oleh CICT dan penukaran ISP (Jaring ke Time dan TM) 3 masalah berpunca dari masalah rangkaian PSZ 1 masalah berpunca dari kerosakan point rangkaian PSZ 3 masalah berpunca dari masalah rangkaian tanpa wayar UTM. 1 masalah berpunca dari masalah kerosakan kable rangkaian tanpa wayar UTM 2 masalah berpunca dari masalah rangkaian UTM 1 masalah berpunca dari proses penyenggaraan firewall utama UTM 2 masalah berpunca dari masalah link ISP Rujuk Jadual 8 Isu semasa penyenggaraan permasalahan rangkaian : i) Bekalan elektrik di bilik server PSZ tidak dibackup oleh sistem generator. Oleh itu, sekiranya gangguan bekalan elektrik berlaku, bilik server akan terputus bekalan elektrik dan boleh menyebabkan pelbagai masalah teknikal berkaitan dengan server/rangkaian sehingga menjejaskan perkhidmatan PSZ termasuklah perkhidmatan rangkaian, akses ke sistem PSZ, Intranet dan Internet. Bekalan elektrik bilik server PSZ perlu mempunyai electrical backup system sendiri. 7

10 Punca Masalah Gangguan bekalan elektrik : Kerosakan pencawang elektrik utama UTM Gangguan bekalan elektrik di bilik server CICT Jadual 7 : Tempoh Siasatan dan Tindakan Penyelesaian Masalah Rangkaian. BILANGAN HARI STATUS TINDAKAN JUMLAH MASALAH RANGKAIAN 1 hari Selesai 8 Melebihi 1 hari Selesai 10 Dalam siasatan dan tindakan CICT 1 JUMLAH 19 Jadual 8 : Statistik Masalah Rangkaian dari Julai Disember2009. Bilangan Masalah Bulan Tempoh penyelesaian Status Tindakan 1 Julai 1 hari Selesai. PHB & TNB 1 Julai 1 hari Selesai. PHB & TNB Kerosakan router di CICT 1 Ogos Lebih 1 hari Selesai. Dalam perhatian CICT/tindakan vendor TM 1 Dis Lebih 1 hari Selesai. CICT & TM Masalah berpunca dari proses naiktaraf rangkaian PSZ oleh CICT dan penukaran ISP (Jaring ke Time dan TM) yang meliputi proses fine tuning peralatan dan perisian rangkaian di CICT/PSZ 1 Ogos 1 hari Selesai. CICT DGKom 1 Okt 1 hari Selesai. CICT DGKom 1 Dis 1 hari Selesai. CICT Masalah rangkaian PSZ 1 Sept 1 hari Selesai. CICT DGKom 1 Nov 1 hari Selesai. CICT DGKom Kerosakan point rangkaian PSZ 1 Julai Lebih 1 hari Selesai. Masalah teknikal rangkaian tanpa wayar UTM. Penstrukturan semula AP rangkaian tanpa wayar UTM telah dilaksanakan oleh CICT WCC. 1 Sept Lebih 1 hari Selesai. CICT WCC 1 Nov 1 hari Selesai. 1 Nov Lebih 1 hari Selesai. CICT WCC Masalah kerosakan kabel rangkaian tanpa wayar UTM 1 Ogos Lebih 1 hari Dalam tindakan CICT. Masalah rangkaian UTM 2 Nov 1 hari Selesai. CICT Penyenggaraan firewall utama UTM 1 Dis 1 hari Selesai. CICT Masalah link ISP 2 Dis 1 hari Selesai. CICT & TM JUMLAH 19 8

11 4.0 Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Cadangan Penambahbaikan B. Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran Mengurus penyenggaraan perkakasan perkomputeran dalam tempoh 63 jam waktu bekerja dari masa dan tarikh perkakasan komputer dihantar sehingga siap dibaikpulih termasuk gantian perkakasan komputer sementara/kekal kecuali yang memerlukan alat gantian ataupun penyenggaraan luar seperti di CICT ataupun pembekal luar. Penerimaan laporan kerosakan komputer = 71 kes Perkakasan = 27 kes (38%) Perisian = 44 kes (62%) Penyenggaraan mengikut sasaran masa 0 63 jam = 57 kes jam = 1 kes jam = 3 kes >189 jam = 10 kes Mencapai sasaran 80% bagi penyenggaraan mengikut masa 0 63 jam waktu bekerja. Isu : 1) Pelaporan masalah sistem pinjaman layan diri di PSZIC, KL. 2) Kursus penyenggaraan peralatan ICT untuk staf PSZ; PC Tahap 1 Pencetak Tahap 1 3) Menambahbaik proses penghantaran peralatan ICT yang telah siap dibaik pulih. Cadangan Penambahbaikan : 1) Masalah sistem pinjaman layan diri dilapor oleh penanggungjawab di PSZIC, KL mengikut proses yang sama seperti di BPA. 2) Penyediaan modul latihan. 3) Hasil teguran audit dalam BPA pada 10/02/2010, BPA bercadang menggunakan borang baru untuk melancarkan proses penghantaran peralatan ICT yang telah siap dibaik pulih. 9

12 Jadual 9: Perbandingan Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Tempoh 63 jam Waktu Bekerja dari Januari Jun 2009 dan Julai Disember 2009 Tempoh Penyenggaraan Januari Jun Julai Disember Kuantiti Peratus(%) Kuantiti Peratus(%) 0 63 jam jam jam > 189 jam Jumlah

13 Jadual 10: Penyenggaraan Perkakasan Komputer Julai Disember 2009 Bulan Kategori Kerosakan Tempoh Baikpulih Penyelenggaraan Luar HW SW OS 0 63 j j j Julai > 189 j CICT Pembekal Luar 1) Monitor hantar terima semula ) CPU hantar terima semula ) Monitor hantar terima semula Ogos ) Monitor hantar terima semula ) Monitor hantar terima semula ) Monitor hantar terima semula September ) Monitor hantar terima semula ) Pencetak warna hantar terima semula ) Monitor hantar terima semula

14 Bulan Kategori Kerosakan Tempoh Baikpulih Penyelenggaraan Luar HW SW OS 0 63 j j j > 189 j CICT Pembekal Luar 1) Pencetak hantar terima semula Oktober ) Monitor hantar terima semula ) Monitor hantar terima semula ) CPU hantar terima semula November Disember