PENGURUSAN. Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P004. PROSEDUR AUDIT DALAMAN Tarikh: 15/07/2013

Transkripsi

1 Halaman: 1/5 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara melaksanakan Audit Dalaman bagi memastikan Sistem Pengurusan Alam Sekitar mematuhi perancangan, keperluan standard dan keperluan pelanggan serta dilaksanakan dan diselenggara dengan berkesan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan aktiviti susulan Audit. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor dan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN 4.1 Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar, bahagian Standard MS ISO 14001, klausa (Audit Dalaman) 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AD : Audit Dalaman Auditi : Pegawai Yang Diaudit BDR : Bilik Dokumen dan Rekod JAD : Juruaudit Dalaman KJAD : Ketua Juruaudit Dalaman KKJAD : Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman KSK : Ketua Sub Kumpulan PAD : Penyelaras Audit PTJ : Pusat Tanggungjawab PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) TPAD : Timbalan Penyelaras Audit TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan

2 Halaman: 2/5 6.0 PROSES TERPERINCI 6.1 Mula NC Lantik JAD Universiti dan KJAD - JAD telah menjalani 6.2 Lantik JAD kursus AD; KJAD pengalaman bekerja sekurangkurangnya tiga (3) tahun dan telah lulus kursus Lead Assessor atau AD Lantik Juruaudit peringkat PTJ dari kalangan pegawai PTJ yang telah menjalani kursus AD. Surat Pelantikan JAD; Sijil kursus Lead Assessor atau AD. Surat pelantikan JAD PTJ PAD Rancang pelaksanaan AD sekurang-kurangnya sekali 6.3 Rancang AD dalam tempoh dua belas (12) bulan dan dapatkan pengesahan WP Jadualkan perincian AD dengan menentukan KJAD, KSK dan dapatkan pengesahan WP. PAD Keluarkan makluman AD kepada Naib Canselor, 6.4 Edar Ketua PTJ, WP, TWP, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD PTJ. Jadual audit dalaman Surat Makluman AD KJAD Adakan perbincangan bersama JAD yang dilantik jika 6.5 Buat Persediaan Audit perlu Baca laporan AD dan audit badan persijilan yang telah dibuat sebelum ini dan ambil perhatian terhadap ketakakuran dan peluang penambahbaikan yang dinyatakan dalam laporan tersebut (jika ada). KJAD Laksanakan mesyuarat pembukaan. Daftar kehadiran 6.6 Laksana AD peserta dengan mengisi Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD/ 03). PAD Buat pindaan kepada jadual audit dalaman di mesyuarat pembukaan (jika berkenaan). Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penu tupan Audit Dalaman Audit di tempat yang ditetapkan dengan mencatatkan penemuan audit dalam Borang Nota Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 04) dan rekodkan ketakakuran (jika ada) ke dalam Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan rekodkan Peluang (jika ada) dalam Borang Peluang (PGR/BR07/OFI). Borang Nota Audit Dalaman, Borang Ketakakuran, Borang Peluang KJAD Akhiri AD dengan mesyuarat penutupan seperti A dalam Jadual Audit Dalaman dan daftar kehadiran peserta yang terlibat dengan mengisi Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 03).

3 Halaman: 3/5 A KJAD Sedia dan hantarkan Laporan AD beserta semua 6.7 Sedia Laporan borang berkaitan kepada PAD mengikut kumpulan masing-masing bagi tindakan dalam masa tujuh (7) hari bekerja dari tarikh hari terakhir audit. Laporan AD PAD Terima Laporan AD, Borang Ketakakuran 6.8 Terima dan Edar (PGR/BR03/KKP), Borang Peluang (PGR/BR07/OFI) beserta semua borang berkaitan daripada KJAD. Rekodkan semua ketakakuran dan Peluang. PAD Edar salinan Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan Borang Peluang (PGR/BR07/OFI) kepada Peneraju Proses/PTJ. Auditi/TPAD Ada Ketakakuran? Tidak Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Ya Auditi/TPAD 6.10 Laksana Tindakan Laksanakan pembetulan (jika berkenaan) Laksanakan tindakan berdasarkan penemuan audit yang direkodkan, iaitu: (a) Tindakan pembetulan dengan merujuk kepada Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005). (b) Peluang penambahbaikan dengan merujuk kepada Prosedur Peluang (UPM/PGR/P007). Prosedur Tindakan Pembetulan, Prosedur Peluang 6.11 Laksana Susulan Audit Laksanakan susulan audit berdasarkan tarikh cadangan tindakan pembetulan dalam Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) Memuaskan? Tidak Jika ya, tutup ketakakuran dan rekodkan hasil audit susulan pada ruangan berkaitan dalam Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan ikut langkah Ya C B

4 Halaman: 4/5 B Jika tidak, minta Auditi mengenalpasti semula punca penyebab dan / atau tindakan pembetulan alternatif dan ikut langkah Hantar Borang kepada Hantar Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan Borang Peluang (PGR/BR07/OFI) yang telah lengkap kepada KJAD untuk dimajukan kepada PAD. PAD Kemaskini semua ketakakuran dan peluang 6.14 Kemaskini Penemuan penambahbaikan dan buat laporan status audit keseluruhan. Laporan status audit keseluruhan Edar Laporan Audit Dalam keseluruhan kepada WP, TWP dan Peneraju Proses Bentangkan laporan keseluruhan audit dalaman pada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mana-mana mesyuarat berkaitan di PTJ Tamat C

5 Halaman: 5/5 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/EMS/100/4/4 Audit Dalaman EMS MS ISO 14001:2004 Senarai Juruaudit Dalaman UPM Surat Pelantikan PAD, TPAD, KJAD, KKJAD, KSK, JADUniversiti dan JAD PTJ Borang Perancangan Audit Dalaman Tahunan (PGR/BR04/AD 01) Surat Makluman Audit Dalaman Jadual Audit Dalaman Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 03) Borang Nota Audit Dalaman (PGR/BR04/AD 04) Borang Ringkasan AD (PGR/BR04/AD 05) Borang ketakakuran (PGR/BR03/KKP) Borang Peluang (PGR/BR07/OFI) Laporan Ketua Juruaudit PT(P/O) PAD BDR 3 Tahun Pendaftar 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama Disedia dan Disemak Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UPM Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 15/7/2013