LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JULAI DISEMBER 2009

Transkripsi

1 LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA INTERNATIONAL CAMPUS KUALA LUMPUR

2 HALAMAN KANDUNGAN SENARAI LAMPIRAN MUKASURAT ii - iv - UNIT RUNDING MAKLUMAT UNIT SIRKULASI UNIT PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAAN CAWANGAN 9 12 i

3 SENARAI LAMPIRAN UNIT RUNDING MAKLUMAT Lampiran 1 Bilangan Borang Maklumbalas Mengikut Kategori serta Aduan, Cadangan dan Penghargaan Lampiran 2 Perincian bagi Kategori Aduan, Cadangan dan Penghargaan, Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan melalui Borang PSZKL 27.1 (a) & (b) (Pin. 1/2006) Lampiran 3 Analisis Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan melalui Borang Maklumbalas Pelanggan Lampiran 4 Permohonan ILL Daripada PSZKL Kepada PSZSKD 2009 mengikut Kategori Bahan Lampiran 5 Permohonan ILL Daripada PSZKL Kepada Institusi Luar 2009 mengikut Kategori Bahan Lampiran 6 Permohonan ILL Daripada PSZKL Kepada BLDSC 2009 mengikut Kategori Bahan Lampiran 7 Permohonan ILL Daripada PSZSKD Kepada PSZKL 2009 mengikut Kategori Bahan Lampiran 8 Permohonan ILL Daripada Institusi Luar Kepada PSZKL 2009 mengikut Kategori Bahan ii

4 SENARAI LAMPIRAN UNIT SIRKULASI Lampiran 9 Statistik Peminjaman (CKO) berdasarkan Kumpulan Patron (Patron Group) PSZKL, Jul Dis 2009 Lampiran 10 Statistik Peminjaman (CKO) berdasarkan Kategori Bahan PSZKL 2009 Lampiran 11 Statistik Pemulngan (CKI) berdasarkan Kumpulan Patron (Patron Group) PSZKL, Jul Dis 2009 Lampiran 12 Statistik Peminjaman melalui SPLD (Libra) PSZKL, Jul Dis 2009 Lampiran 13 Statistik Pemulangan (CKI) melalui SPLD (3M) PSZKL, Jul Dis 2009 Lampiran 14 Peminjaman dan Pemulangan di bawah 2.5 minit, Jul Dis 2009 Lampiran 15 - Jumlah Pembelian dan Penerimaan Bahan mengikut Bulan, Jan Dis Jumlah Pembelian dan Penerimaan Bahan, Jul Dis 2009 Lampiran 16 Tempoh Pembayaran Invois Mengikut Hari, Jul Dis 2009 iii

5 SENARAI LAMPIRAN UNIT PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAAN CAWANGAN Lampiran 17 Statistik Pengindeksan Bahan / Buku dari bulan Julai hingga Disember bagi tahun 2009 iv

6 UNIT RUNDING MAKLUMAT Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan i) Maklumbalas diakui penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja ii) Tempoh tindakan edaran kepada Unit bertanggungjawab tidak melebihi 3 hari bekerja i) Penerimaan = 100% berjaya dicapai Bil. Hari Jumlah % Capai < 2 hari 1 Tiada maklumbalas / 100% - Maklumat patron tiada > 2 hari 1 100% ii) Tempoh edaran = 100% berjaya dicapai Bil. Hari Jumlah % Capai < 3 hari 2 100% > 3 hari - - a) Penyeragaman penyediaan laporan objektif kualiti dengan memberi perincian bagi maklumbalas mengikut kategori emel, geoweb dan modul aplikasi perpustakaan (Online Reference Desk) b) Mengemaskini prosedur supaya keterangan bagi setiap proses yang terlibat lebih mudah difahami. iii) Status maklumbalas diperolehi dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada bahagian berkenaan iii) Perolehi status maklumbalas = 100% berjaya dicapai Bil. Hari Jumlah % Capai < 3 hari 2 Tidak perlu hantar status, aduan - 100% telah selesai 1

7 UNIT RUNDING MAKLUMAT iv) Pelanggan diberi maklumbalas 2 hari bekerja selepas menerima maklumbalas dari bahagian berkenaan iv) Beri maklumbalas = 100% berjaya dicapai Bil. Hari Jumlah % Capai < 2 hari 2 Tiada maklumbalas / - - Maklumat patron tiada > 2 hari - 100% Daripada 2 maklumbalas 1 adalah kategori Aduan dan 1 lagi dalam kategori Penghargaan. - Rujuk Lampiran 1 Perincian bagi kategori aduan maklumbalas perkhidmatan perpustakaan melalui Borang PSZKL 27.1 (Pin. 1/2009). - Rujuk Lampiran 2 Laporan keseluruhan Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan melalui Borang Maklumbalas - Rujuk Lampiran 3 2

8 UNIT RUNDING MAKLUMAT Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Daripada PSZKL kepada PSZ Skudai dan Institusi Luar) Permohonan bahan melalui ILL dibekalkan kepada pelanggan dalam tempoh yang ditetapkan : a) Tempoh pembekalan ILL Daripada : i) PSZ Skudai ( % tiada berjaya dicapai) i) PSZ Skudai 5 hari bekerja dari tempoh permohonan diterima daripada PSZKL Bil. Hari Jumlah % Capai < 5 hari % > 5 hari % Jumlah 191 -Rujuk Lampiran 4 a) Mengadakan perbincangan dengan pihak PSZSKD bagi memastikan objektif kualiti dapat dicapai. ii) Institusi Tempatan dan Singapura 1 bulan hari bekerja dari tarikh permohonan diterima daripada PSZKL iii) BLDSC (British Library Document Supply Center) dan luar 2 minggu hari bekerja dari tarikh permohonan diterima oleh PSZKL ii) Institusi Tempatan dan Singapura (71.43 % berjaya dicapai) Bil. Hari Jumlah % Capai < 1 bulan % > 1 bulan % Jumlah 14 - Rujuk Lampiran 5 iii) BLDSC dan luar (berjaya dicapai) Bil. Hari Jumlah % Capai < 2 minggu - - > 2 minggu 2 100% Jumlah 2 - Rujuk Lampiran 6 3

9 UNIT RUNDING MAKLUMAT Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Kepada PSZKL daripada PSZ Skudai dan Institusi Luar) Bahan ILL akan dibekalkan dalam jangkamasa 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima oleh Unit Runding Maklumat bagi bahan yang berstatus Available (ada di rak) Tempoh pembekalan ILL Kepada : I) PSZ Skudai Bil. Hari Jumlah % Capai < 5 hari % > 5 hari % Jumlah 97 - Rujuk Lampiran 7 ii) Institusi Tempatan dan Luar Bil. Hari Jumlah % Capai < 5 hari 6 100% > 5 hari - - Jumlah 6 - Rujuk Lampiran 8 a) Memastikan kiraan tempoh objektif kualiti meliputi tempoh pembekalan oleh perpustakaan pembekal termasuk proses penerimaan bahan di perpustakaan penerima supaya data lebih tepat. 4

10 UNIT SIRKULASI Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan Memastikan : i) Objektif kualiti berjaya dicapai. i) 100% pelanggan dapat meminjam bahan PSZ mengikut kelayakan kategori Kaedah Peminjaman % Kaunter Sirkulasi Mesin SPLD Jumlah Kaedah Pemulangan % Kaunter Sirkulasi Mesin SPLD Jumlah Statistik Peminjaman berdasarkan Kumpulan Patron- Rujuk Lampiran 9 Statistik Peminjaman berdasarkan Kategori Bahan.- Rujuk Lampiran 10 Statistik Pemulangan berdasarkan Kumpulan Patron.- Rujuk Lampiran 11 Statistik Peminjaman Melalui SPLD. - Rujuk Lampiran 12 Statistik Pemulangan Melalui SPLD. - Rujuk Lampiran 13 a) Dimasukkan data bagi proses penyelenggaraan mesin pinjaman layan diri bagi laporan objektif akan datang. 5

11 UNIT SIRKULASI Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan ii) 20% dari senarai bahan yang mempunyai 1 naskhah serta telah melampaui tempoh pinjaman dihantar untuk pembelian naskhah baru ke : a) Unit Perolehan PSZ Skudai bagi bahan PSZ b) Unit Pembangunan Sumber Perpustakaan Cawangan (UPSPC) ii) Tiada senarai yang dihantar kepada Perolehan PSZ Skudai dan Unit Pembangunan Sumber Perpustakaan cawangan.disebabkan tiada rekod overdue bagi tempoh ini. a)pihak PSZKL telah mengenalpasti 352 rekod yang berstatus overdue mulai 1995 hingga Jun 2009 untuk tujuan semakan dan menyediakan senarai rekod berstatus overdue bagi menyediakan senarai keseluruhan dan mencadangkan bagi naskah baru. 6

12 UNIT SIRKULASI Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan Memastikan pelanggan menerima layanan dalam masa 2.5 minit dalam keadaan biasa Melalui sampel yang diambil secara rawak di Kaunter Sirkulasi dari Julai Disember 2009, masa yang diambil oleh pelanggan menerima layanan bagi pemulangan buku adalah seperti berikut : i) Masa maksimum ialah 1 minit 29 saat ii) Masa minimum ialah 15 saat a) Menyediakan laporan objektif kualiti yang seragam melibatkan pengambilan masa 2.5 minit dengan memaparkan barcode pengguna serta masa sampel diambil merangkumi pagi, petang dan malam Random sampling bagi proses pemulangan buku (2.5 minit). - Rujuk Lampiran 14 7

13 UNIT SIRKULASI Prosedur Menguruskan Penyusunan Bahan Memastikan 5% buku dapat dikesan di rak bagi permohonan bahan yang berstatus Available tetapi tiada di rak Tiada permohonan dari Pengguna PSZKL yang melibatkan penggunaan Borang Biru untuk bahan berstatus Available tetapi tidak dapat dikesan di rak sepanjang tahun a)pihak Unit Sirkulasi akan mengambil kaedah mempromosi penggunaan Borang Biru bagi bahan berstatus Available tetapi tidak dapat dikesan di rak mulai Januari 2010 b)objektif kualiti akan diseragamkan daripada 5% kepada 60% untuk seragamkan dengan PSZSKD. 8

14 UNIT PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAAN CAWANGAN - PEROLEHAN a) Makluman peruntukan iaitu Prosedur Mengurus Pembelian Buku bagi Perpustakaan Cawangan i) Mengurus pembelian dan penerimaan bahan 80% daripada peruntukan yang Peratusan Pembelian dan Penerimaan sebanyak RM500,000 setahun yang diperuntukan kepada PSZKL dari pihak SPACE merangkumi SPACE diterima pada tahun semasa Jumlah pembayaran pembelian Perkara Jul - Dis % buku,bayaran kerja lebih masa dan J N J N Pesanan bayaran tuntutan perjalanan Penerimaan - Pesanan penghantaran bahan ke cawangan SPACE dimaklumkan secara lisan dan tiada terdapat makluman secara rasmi daripada pihak PSZKL. Peratus pembelian bahan bagi tahun 2009 (Jan Dis), adalah 100%. Manakala penerimaan bahan bagi pesanan 2009 adalah sebanyak 69.81%. Jadual Pembelian dan Penerimaan Bahan Mengikut Bulan - Rujuk Lampiran 15 b) Pihak PSZKL mendapat maklumat berkaitan peruntukan SPACE bulan Januari hingga Mei sebanyak RM165,504,21 bagi tahun 2009 secara bertulis pada bulan Julai Pada peringkat ini pihak pengurusan SPACE masih belum mengesahkan secara rasmi jumlah peruntukan keseluruhan bagi Mulai Oktober 2009, Ketua Bahagian yang baru dilantik telah dimajukan perkara ini dan mengarahkan supaya proses pembelian,penerimaan serta pengkatalogan ditangguhkan bagi memastikan perkara ini diselesaikan dengan segera. 9

15 UNIT PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAAN CAWANGAN - PEROLEHAN Prosedur Mengurus Pembelian Buku bagi Perpustakaan Cawangan SPACE ii) Memproses pembayaran invois dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima Pembayaran invois bagi pesanan SPACE bermula hanya selepas PSZKL menerima makluman bersurat daripada pihak Pengurusan SPACE berkaitan peruntukan yang melibatkan keseluruhan proses berkaitan pembangunan koleksi SPACE. Perangkaan Tempoh Pembayaran Invois dalam tempoh 14 hari - Rujuk Lampiran 16 a. Mulai tahun 2010,statistik bulanan dan tahunan melibatkan tempoh pembayaran invois akan dikeluarkan. 10

16 UNIT PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAAN CAWANGAN - PENGINDEKSAN Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan bagi Perpustakaan Cawangan SPACE i) Memastikan jumlah minimum iaitu 70 bahan dikatalog CIP sebulan oleh Pustakawan dan Pembantu Perpustakaan dan Naskhah Asal (Original Cataloguing) dikatalog mengikut jumlah yang diterima Objektif Kualiti iaitu memastikan jumlah minimum 70 bahan dikatalog CIP sebulan oleh Pustakawan dan Pembantu Perpustakaan tidak dapat dicapai sepenuhnya memandangkan semua proses melibatkan penggunaan sumber kewangan dari pihak SPACE tergendala bermula Mei Statistik Pengindeksan Bahan / Buku dari bulan Julai Disember - Rujuk Lampiran 17 a. Pihak UPSPC akan memastikan Objektif Kualiti bagi prosedur mengkatalog ini dipatuhi apabila semua proses yang melibatkan kewangan dari pihak SPACE berjalan lancrr. ii) Memastikan setiap bahan diproses dalam tempoh satu tahun dari tarikh penerimaan bahan Tiada perangkaan khusus yang dikeluarkan bagi objektif kualiti ini. b. Mulai Januari 2010, pihak UPSPC akan menyediakan perangkaan terperinci berkaitan objektif kualiti ini. iii) Memastikan bahan berstatus SEGERA diproses dalam tempoh 3 hari bekerja dari tarikh penerimaan bahan Tiada perangkaan terperinci bagi objektif kualiti ini dari segi jumlah hari yang diambil untuk bahan diproses. Bahan SEGERA di UPSPC merangkumi bahan yang dihantar oleh Penyelidik untuk diproses pembayaran semula serta bahan itu sendiri dan c). Mulai Januari 2010, pihak UPSPC akan menyediakan perangkaan bagi proses bahan SEGERA ini. 11

17 UNIT PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAAN CAWANGAN-PENGINDEKSAN Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan bagi Perpustakaan Cawangan SPACE juga cadangan buku dari Pensyarah SPACE yang ingin dirujuk terlebih dahulu sebelum buku tersebut ditempatkan di Perpuatakaan Cawangan SPACE yang telah ditetapkan. Walau bagaimanapun kesemua bahan dalam kategori ini yang diterima di UPSPC dapat diproses dalam tempoh yang ditetapkan mengikut objektif kualiti. BULAN JUMLAH Julai 1 Ogos 0 September 2 Oktober 5 November 6 Disember 0 JUMLAH 14 12

18 Lampiran 17 STATISTIK PENGINDEKSAN BAHAN / BUKU DARI BULAN JULAI HINGGA DISEMBER BAGI TAHUN 2009 BIL JENIS INDEKS BULAN BAHAN CIP BAHAN ORIGINAL HOLDING SEGERA HADIAH CP DVD LAIN-LAIN JUMLAH 7 JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER JUMLAH