1.2.2 Muatnaik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan SPACE ke sistem ADVANCE Rekod Pelajar Baru

Transkripsi

1

2 KANDUNGAN MUKASURAT 1.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN PENDAHULUAN AKTIVITI UNIT Penyenggaraan dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Perpustakaan Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan Modul Sistem Modul Web (INFOLAN2) Modul Perolehan Muatnaik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan SPACE ke sistem ADVANCE Rekod Pelajar Baru Rekod Graduan Housekeeping Pusat Sumber Fakulti Alam Bina Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan Sistem Aduan Masalah Aplikasi ( ) Data Bridge dan Perisian Penghubung Data CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Sistem Inventori Koleksi Kaedah Melakukan Back-up Data Sistem ADVANCE Latihan Mewujudkan Fail Interface Pelajar Baru UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER PENDAHULUAN AKTIVITI UNIT Perolehan Perkakasan Komputer Penyenggaraan Perkakasan Komputer Pelupusan Perkakasan Komputer CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Maklumbalas Status Perolehan Pengedaran Lejer Perbelanjaan Secara Bulanan Mengikut Vot Semakan Spesifikasi Pada Borang BEN/UPB/ UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER PENDAHULUAN AKTIVITI UNIT Memantau dan Menyenggara Server PSZ Termasuk Sistem Pengoperasian, Perisian dan Perkakasan (UNIX Based dan Windows Based) Masalah Sistem/Aplikasi Geoweb OPAC Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server Smartdb Emel 17

3 KANDUNGAN MUKASURAT Proxy Server Staf Proxy Server Pelajar Masalah Perkakasan Server OPAC Server Adlis Server CCTV Instalasi Baru Server Proxy Pelajar Server Anti Virus Staf Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ Termasuk Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah berkaitan Rangkaian PSZ Nod Rangkaian Wireless Network Peralihan Rangkaian PSZ Masalah Rangkaian Internet/Intranet Sistem PSZ Pangkalan data yang dilanggan PSZ Memantau dan Menyenggara Sistem Perakam Waktu Pengujian dan Pelaksaanaan Portal PSZ Penyenggaraan Perisian/Perkakasan Proxy Server Sistem Emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus Cleaning Tape Drive Service Pack dan Patches TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan Server Protect Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Network Monitoring Tools Disaster Recovery Plan (DRP) UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA PENDAHULUAN AKTIVITI UNIT Sistem Aplikasi Perpustakaan Modul Meja Rujukan Modul Kelas Kemahiran Modul Pengesan Pelawat Modul Tempahan Ruang & Alat Modul Forum Akademik Modul Media Streaming Modul E-Dagang (E-Commerce) Isu-isu Berbangkit Mastercard Internet Gateway System (MIGS) Transaksi e-commerce MIGS Mastercard SecureCode 34

4 KANDUNGAN MUKASURAT Pemerhatian Pembayaran Elektronik Perbincangan di ITC, UTM KL MASALAH PENAMBAHBAIKAN KESIMPULAN MIGS LAPORAN MASALAH SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN Change Request Problem Report PENAMBAHBAIKAN SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN Imej Promosi Perancangan Penambahbaikan Manual Penggunaan Aplikasi SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN Laporan Masalah CyberDocs Masalah Statistik Dokumen PENAMBAHBAIKAN Kemaskini Dokumen Format Keselamatan HOUSEKEEPING KEPERLUAN APLIKASI BARU LATIHAN KURSUS Kekangan Dalam Melaksanakan Tugas Permintaan Penggunaan Aplikasi Pengetahuan Mengenai Aplikasi Kurang Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia PENAMBAHBAIKAN Permintaan Penggunaan Aplikasi Pengetahuan Mengenai Aplikasi Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia KURSUS/BENGKEL/LATIHAN/SEMINAR/PERSIDANGAN YANG DIHADIRI OLEH STAF DI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI Pindaan Borang Pendaftaran / Kemaskini Akses ke Sistem PSZ, PSZ Menyemak dan Mengemaskini Senarai Tugas PmP(BA) Kemaskini Laman Web Unit Semakan Kepada Lesen Penggunaan Sistem ADVANCE Projek Naiktaraf Penggunaan Sistem Pengoperasian Windows Pemasangan Kabel USB Instalasi Perisian Pengakuan Penggunaan Komputer Projek Penyelarasan Penggunaan Aplikasi 49

5 SENARAI RAJAH MUKASURAT Rajah 1: Statistik Penerimaan Laporan Permasalahan/ Keperluan INFOLAN2 2 Bagi 2005 Rajah 2: Statistik Mengikut Modul bagi Rajah 3: Statistik Penyenggaraan Permasalahan INFOLAN Rajah 4: Laporan Masalah Dalam Perhatian JBA dan Vendor 5 Rajah 5: Jumlah Perbelanjaan Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) Mengikut Vot Tahun Rajah 6 : Jumlah Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun

6 SENARAI JADUAL MUKASURAT Jadual 1 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Julai Jadual 2 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Nov Jadual 3 : Statistik Muatnaik Rekod Graduan Jadual 4 : Statistik Global Change pada Jadual 5 : Perolehan/Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Vot Tahun Jadual 6 : Jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) Tahun Jadual 7 : Perkakasan Komputer Yang Dilupuskan Tahun Jadual 8 : Senarai Masalah Server Yang Dilaporkan Bagi Tempoh Januari Disember Jadual 9 : Statistik Masalah Rangkaian Yang Dilaporkan 22 Jadual 10 : Statistik Masalah Akses Ke Sistem PSZ 23 Jadual 11 : Masalah Berkaitan Akses Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ 23 Jadual 12 : Statistik Masalah Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) Jadual 13 : Naiktaraf, Pembaharuan Lesen Perisian MDaemon dan Antivirus MDaemon 25 Jadual 14 : Aktiviti Dilakukan Bagi Sistem Emel Sepanjang Jadual 15 : Laporan Masalah Dari SAMA 36 Jadual 16 : Permohonan Change Request 37 Jadual 17: Jumlah Problem Report 37 Jadual 18 : Laporan Masalah Aplikasi CyberDocs/Document Management 39 Jadual 19 : Jumlah Dokumen Dalam Aplikasi Cyberdocs Sehingga 31/12/ Jadual 20 : Housekeeping 41 Jadual 21(i) (iii): Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun

7 1.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 1.1 PENDAHULUAN Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas Sistem Bersepadu ADVANCE Integrated Library System di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) Skudai, PSZ Kuala Lumpur, Pusat Sumber Loji Pandu, FKKKSA dan Pusat Sumber FAB serta agensi lain UTM iaitu BATC. Sistem ADVANCE yang menjadi komponen penting di PSZ bukan saja kepada staf PSZ yang sentiasa berusaha untuk memastikan keperluan maklumat pengguna PSZ sentiasa dipenuhi di dalam menyokong proses pengajaran dan pembelajaran di UTM tetapi juga kepada pengguna PSZ ketika mengakses setiap bahan dan maklumat yang telah siap diproses dari koleksi PSZ yang terdiri daripada pelbagai format. 1.2 AKTIVITI UNIT Penyenggaraan dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Perpustakaan Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan Sepanjang 2005 sebanyak 144 laporan masalah telah diterima oleh unit ini (rujuk rajah 1). Laporan yang tertinggi diterima adalah pada bulan Mac 2005 iaitu sebanyak 28 laporan diikuti 15 laporan pada bulan Januari, 12 laporan pada bulan Februari, September serta Oktober, 11 laporan diterima pada bulan April, Julai dan Ogos, 9 laporan pada bulan Jun, 8 laporan pada bulan Disember dan 5 laporan pada bulan November. Maklumat jumlah laporan mengikut modul diperincikan seperti dalam rajah 2. 1

8 Rajah 1: Statistik Penerimaan Laporan Permasalahan/ Keperluan INFOLAN2 Bagi JUMLAH 0 JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS Rajah 2: Statistik Mengikut Modul bagi Jumlah Systems Web 19 Acquisition 15 Circulation Cataloguing Holdings 8 Integration 2 2

9 Berdasarkan rajah 2, di antara modul yang paling banyak menerima laporan permasalahan/ keperluan adalah Modul Sistem iaitu sebanyak 75 laporan, diikuti dengan 19 laporan berkaitan Modul Web (INFOLAN2), 15 laporan bagi Modul Perolehan dan 13 laporan bagi Modul Circulation Modul Sistem Penyenggaraan masalah yang telah dilakukan adalah berkaitan dengan tindakan dan semakan di peringkat TCL bagi pangkalan data sistem ADVANCE. Di antaranya adalah penyediaan keperluan senarai koleksi PSZ bagi fakulti FKA, FS, FAB dan FKE bagi tujuan akreditasi fakulti berkenaan. Selain daripada itu keperluan semakan senarai barkod bagi projek semakan inventori dari Unit Sirkulasi, Runding Maklumat dan Unit Media dengan rekod sebenar dari sistem ADVANCE juga telah dilakukan. Senarai bahan yang telah ditempah melebihi 3 kali juga turut disediakan. Permohonan untuk melakukan global change bagi memperbetulkan penggunaan pernyataan ayat khususnya di tag 500 telah dilakukan sebanyak 275 rekod serta 1917 rekod untuk menukar penggunaan koleksi kod KK1 ke KK2 bagi koleksi Tesis UTM yang diletakkan di Bilik Rujukan Tesis di aras 3 juga di kategorikan sebagai Modul Sistem. Selain daripada itu sebanyak 18 login baru ke sistem ADVANCE telah diwujudkan manakala kemaskini 17 login bagi staf yang berpindah ke Jabatan/Unit baru yang telah dilakukan pada Modul Web (INFOLAN2) Modul kedua tertinggi adalah Modul Web iaitu INFOLAN2. Ini adalah hasil semakan Pustakawan Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan dan Penyelaras Modul OPAC ke atas setiap fungsi INFOLAN2 selepas proses naik taraf Geoweb versi 4 ke versi 5 yang dilakukan pada Disember Modul Perolehan Di antara laporan yang diterima berkaitan dengan Modul Perolehan adalah mengenai 124 rekod pesanan di mana Purchase Order (PO) 3

10 tidak dapat dicetak oleh Pustakawan Perolehan di PSZKL, semasa melakukan pesanan untuk koleksi SPACE di Modul Perolehan pada Mei Selain daripada itu penambahbaikan kepada proses kerja juga telah dilakukan oleh Penyelaras Modul Perolehan PSZSKD dengan penggunaan subject code sebagai sumber pesanan bagi setiap pesanan dibuat selain dapat mengetahui jumlah perbelanjaan serta yang telah dilakukan. Masalah terkini yang diterima adalah berkenaan maklumat barkod pada satu-satu bahan yang dimasukkan di Acquisition Module tidak dipaparkan di Holdings dan kelihatannya seperti barkod asal telah dipadam atau diganti dengan barkod lain. Walaubagaimnapun masalah ini masih di dalam semakan JBA. Dari 144 laporan tersebut, 106 telah diselesaikan dengan 70 laporan diselesaikan dalam masa 7 hari, 36 laporan melebihi 7 hari manakala 38 laporan lagi yang masih belum diselesaikan (rujuk rajah 3). Laporan tersebut adalah terdiri daripada 4 masalah berkaitan dengan Modul Perolehan, 7 laporan di Modul Katalog, 3 laporan dari Modul Holdings, 4 laporan di Modul Web dan 20 laporan di Modul Sistem. Daripada 38 laporan, 14 daripadanya adalah untuk tindakan vendor dan 24 laporan adalah untuk tindakan JBA. Rujuk rajah 4. Rajah 3: Statistik Penyenggaraan Permasalahan INFOLAN hari > 7 hari Dalam Perhatian 36 4

11 Rajah 4: Laporan Masalah Dalam Perhatian JBA dan Vendor 14 JBA Vendor Muat Naik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan SPACE ke Sistem ADVANCE Rekod Pelajar Baru Proses muatnaik rekod pelajar baru Diploma dan Ijazah UTM dan SPACE serta pelajar Sarjana dan Doktor Falsafah dari SPS telah dilakukan pada Julai Sebanyak 5,617 rekod yang diterima dari CICT, SPS dan SPACE tetapi hanya 5,501 rekod berjaya dimuatnaik manakala 117 rekod tidak berjaya. Rujuk Jadual 1. Jadual 1: Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Julai 2005 Kategori Pelajar Jumlah Rekod Berjaya Muatnaik Tidak Berjaya Muatnaik Ijazah 3,322 3, Diploma 1,056 1,056 0 Sarjana SPACE Jumlah 5,617 5, Pada November 2005 sebanyak 207 rekod pelajar baru dari CICT sahaja yang diterima dan hanya dengan 1 rekod sahaja yang tidak berjaya dimuatnaik (rujuk jadual 2). Rekod yang tidak berjaya dimuatnaik ini kebiasaannya adalah 5

12 disebabkan oleh rekod patron yang mempunyai BLOCKS pada sistem ADVANCE, staf yang menyambung pengajian dan pendaftaran secara manual di kaunter. Bagi isu staf yang menyambung pengajian penentuan perlu dibuat sama ada rekod baru perlu diwujudkan atau tidak kerana ini juga mempengaruhi proses muatnaik rekod pelajar baru. Jadual 2 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Nov Kategori Pelajar Jumlah Rekod Berjaya Muatnaik Tidak Berjaya Muatnaik Ijazah Jumlah Rekod Graduan Kemaskini rekod graduan di sistem ADVANCE telah dilakukan berdasarkan senarai rekod graduan yang diterima dari Unit Akademik bagi Konvokesyen 34 dan 35 pada bulan Mac dan Ogos 2005 telah lepas. Semasa Majlis Konvokesyen ke 34, jumlah rekod yang telah dikemaskini adalah 1,082 rekod dengan 89 rekod penalised. Pada Majlis Konvokesyen ke 35 pula, sebanyak 3, 387 rekod yang telah kemaskini dan 457 rekod penalised. Oleh itu keseluruhan rekod graduan tahun 2005 yang telah dikemaskini adalah sebanyak 4,469 rekod dan 546 rekod penalised. Rekod yang dipenalised merupakan rekod yang mempunyai masalah dengan PSZ sama ada buku masih belum dipulangkan, mempunyai dendaan lewat yang perlu dijelaskan dan sebagainya. Rujuk Jadual 3. 6

13 Jadual 3: Statistik Muatnaik Rekod Graduan 2005 Kategori Pelajar Jumlah Rekod Jumlah Rekod di ADVANCE Berjaya Dikemaskini Rekod Bermasalah Graduan Konvo 34 1,373 1,082 1, Graduan Konvo 35 5,352 3,844 3, Jumlah 6,725 4,926 4, HouseKeeping Di antara housekeeping yang telah dilakukan adalah melakukan global change pada pernyataan yang digunakan pada tag 500 rekod bibliografik bagi keratan akhbar, pertukaran koleksi kod, selector pada rekod pesanan dan pertukaran jenis rekod holdings. Statistik bagi global change yang telah dilakukan adalah seperti Jadual 4. Jadual 4: Statistik Global Change pada 2005 Proses Global Change Fail Jumlah Rekod New Straits Time Kepada New Straits Times B.MARC 224 The Sunday Times Kepada New Sunday Times B.MARC 51 Koleksi Tesis 2002 Dari KK1 Ke KK2 PIECES 1917 Selector sms ke SMS POD 82 Rekod multipart ke singlepart PIECES 81 Jumlah Pusat Sumber Fakulti Alam Bina Di peringkat awal penubuhan dan pembangunan Pusat Sumber Fakulti Alam Bina (PSFAB), JBA bagi mewakili PSZ telah diminta untuk turut serta semasa sesi URS staf Pusat Sumber dengan vendor pada Mei 2005 bagi mengenalpasti kod yang akan diwujudkan. Ini adalah kerana PSFAB akan menggunakan sistem ADVANCE seperti PSZ dan seterusnya menggunakan server di PSZ. Justeru itu dasar dan polisi asas berkaitan dengan pengwujudan kod pada sistem bagi penubuhan PSFAB dan pusat sumber yang lain di masa akan datang telah disediakan. 7

14 Dari aspek pengurusan PSFAB, satu sesi perbincangan di antara PSZ yang terdiri daripada Ketua Pustakawan, Ketua Jabatan dan pegawai yang terlibat, Bendahari UTM dan Penyelaras Pusat Sumber FAB telah diadakan pada 21 Jun Beberapa siri lawatan dan perbincangan di antara Jabatan Perkhidmatan Maklumat, Jabatan Pembangunan Automasi dan pihak Penyelaras Pusat Sumber telah diadakan pada 23 Jun Perkongsian maklumat mengenai cara memproses bahan di PSFAB juga telah diadakan bersama Jabatan Pembangunan Sumber. Kini PSFAB telah menjadi salah sebuah cawangan PSZ Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan Sistem Aduan Masalah Aplikasi ( ) Tumpuan kepada semakan fungsi SAMA masih belum dapat dilakukan sepenuhnya. Oleh itu penghantaran laporan masalah dan keperluan berkaitan dengan Sistem ADVANCE masih terbuka kepada staf PSZSKD dan KL sahaja melalui SAMA ( ) Data Bridge dan Perisian Penghubung Data Pesanan Beberapa siri perbincangan di antara Pegawai JBA bersama Pustakawan Unit Perolehan dan Pengindeksan Jabatan Pembangunan Sumber (JBS) telah dilakukan untuk memastikan proses kerja yang terlibat dengan penggunaan sub sistem ini berjalan lancar selain dari melihat serta menilai fungsi sistem berdasarkan dari demo yang dilakukan oleh vendor yang terpilih pada Ogos Walaubagaimanapun pembelian sistem ini ditangguhkan ke tahun 2006 disebabkan oleh masalah peruntukan. 8

15 1.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Sistem Inventori Koleksi Pelaksanaan semakan inventori melalui sistem ADVANCE perlu dikaji semula bagi membolehkan proses semakan inventori dapat dilakukan dengan lancar mengikut jangkamasa yang telah ditetapkan Kaedah Melakukan Back-up Data Sistem ADVANCE Penyimpanan data back-up bagi sistem ADVANCE perlu dikaji semula bagi memastikan semakan dari tape back-up yang diperlukan bagi satu-satu masalah yang dilaporkan dapat dilakukan memandangkan kepada keperluan untuk semakan semula dari tape back-up yang agak tinggi pada akhir-akhir ini Latihan Mewujudkan Fail Interface Pelajar Baru Bagi memastikan proses muatnaik rekod pelajar baru SPS dan SPACE dapat dilakukan setiap kali kemasukan pelajar baru, latihan menyediakan format fail interface dari mana-mana jenis fail sama ada.xls, txt,.doc dan sebagainya bersama CICT perlu dilakukan bagi memastikan data untuk rekod pelajar dari SPS dan SPACE dapat dimuatnaik ke sistem ADVANCE bagi kekinian maklumat patron di pangkalan data sistem ADVANCE. 9

16 2.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER 2.1 PENDAHULUAN Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer, Jabatan Pembangunan Automasi bertanggungjawab dalam menguruskan pembelian komputer dan perkakasan komputer untuk kegunaan staf di Perpustakaan Sultanah Zanariah Skudai dan juga cawangannya di Kuala Lumpur. Walaubagaimanapun penyenggaraan komputer dan perkakasan komputer hanya dilaksanakan di PSZ Skudai. 2.2 AKTIVITI UNIT Perolehan Perkakasan Komputer Peruntukan tahunan bagi memperolehi perkakasan komputer di PSZ bagi tahun 2005 ialah sebanyak RM 200, dan telah diagihkan kepada vot dan vot sebanyak RM 150, dan RM 50, Pada Disember 2005, unit ini juga telah mendapat peruntukan tambahan sebanyak RM 27, menjadikan keseluruhan peruntukan tahun 2005 sebanyak RM 227, Peruntukan penyenggaraan sistem dan perkakasan komputer tidak dinyatakan tetapi jumlah keseluruhan peruntukan termasuk peruntukan penyenggaraan ialah sebanyak RM 618, (rujuk rajah 5). Jumlah perbelanjaan ialah sebanyak RM 239, telah dibelanjakan mengikut vot iaitu vot 35000, vot dan vot (guna habis) rujuk jadual 5. Lebihan perbelanjaan bagi tahun 2005 ialah sebanyak RM 12, atau 5.5%. Rajah 5: Jumlah Perbelanjaan Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) Mengikut Vot Tahun 2005 Vot $123, % Vot $1, % Vot $114, % Vot $378, % Jadual 5 : Perolehan/Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Vot Tahun

17 VOT VOT VOT VOT Cable Numbering Label Cable Tie Cable Tie Wire Clip PVC Pipe CMOS Bateri PS2 scroll mouse RJ 45 Boot RJ 45 Plug USB scroll mouse VGA adapter cable Memperbaharui anti virus - Server emel Memperbaharui lesen Mdaemon Pro Penyengaraan Monitor Compaq Penyengaraan CPU Compaq Penyengaraan laptop Compaq Penyenggaraan laptop Toshiba Penyengaraan SCK Penyengaraan Sistem Pengurusan Perpustakaan Penyenggaraan UPS Laptop Sony Vaio Server VPN IDPS AMP Cable Barkod Scanner Data Catridge 8 kotak DVD Rom drive - BENQ DVDR Sony - 14 unit External HDD Hard Disk HP Deskjet HP Scanner Komputer Patch Panel & Patch Ring Printer Color Printer LJ Hitam Putih Thermal Printer Perisian : Adobe Illustrator Adobe Premier Director MX Flash MX Omni Page Sound Forge SwishMax RM 1, RM 378, RM 114, RM 123, Pembayaran bagi pembelian komputer peribadi sebanyak 25 unit berjumlah RM 69, pada bulan Oktober, 2005 telah dipindahkan ke vot dari vot kerana harga yang telah diluluskan pembeliannya oleh pihak Bendahari UTM ialah kurang dari RM 3, seunit. Perincian agihan peruntukan mengikut vot adalah seperti di lampiran Penyenggaraan Perkakasan Komputer Jumlah penyenggaraan perkakasan komputer menggunakan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) pada tahun 2005 ialah sebanyak 202 kes berbanding 234 kes pada tahun Jumlah kerosakan pada perkakasan ialah sebanyak 128 kes manakala masalah perisian ialah sebanyak 74 kes. Daripada 202 kes, 28 kes melibatkan pembaikan perkakasan komputer oleh pihak CICT dan juga pembekal luar. Secara amnya, jumlah permohonan pembaikan perkakasan komputer 11

18 telah menurun sebanyak 32 kes atau 14% berbanding dengan tahun Antara faktor yang membantu proses penurunan ini ialah: i. Pengklonan cakera keras bagi membaikpulih komputer pelajar untuk kegunaan internet, menaip tugasan dan juga menyemak INFOLAN2, ii. Windows update yang dilaksanakan dari masa kesemasa bagi mengemaskini patches yang diperlukan oleh sistem pengoperasian Windows 2000, iii. Penggunaan Disk Protection System di setiap komputer yang ditempatkan di kawasan terbuka bagi kegunaan pelajar. Perincian jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) adalah seperti di jadual 6. Jadual 6: Jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) Tahun 2005 Bulan Perisian Perkakasan Jumlah Januari Februari Mac April Mei Jun Julai Ogos September Oktober November Disember Jumlah

19 2.2.3 Pelupusan Perkakasan Komputer Jumlah keseluruhan perkakasan komputer yang telah dilupuskan untuk tahun 2005 ialah sebanyak 420 unit mengikut kategori perkakasan berkenaan seperti di dalam jadual 7. Kebanyakkan perkakasan yang dilupuskan adalah perkakasan yang telah obselete, rosak dan tidak boleh diperbaiki lagi. Alat yang paling banyak dilupuskan ialah tetikus, diikuti dengan keyboard, cakera keras, CPU, monitor, UPS dan lain-lain (rujuk rajah 6 jumlah pelupusan perkakasan komputer tahun 2005). Rajah 6 : Jumlah Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun 2005 Jumlah Unit Cakera Keras 55 CD Rom Drive CPU Disk Protection System Floppy Drive Keyboard 71 Monitor 44 Mouse 123 Pencetak Jenis Perkakasan Power Supply Print Server Switch Transformer UPS 16 13

20 Jadual 7 : Perkakasan Komputer Yang Dilupuskan Tahun 2005 Bilangan Perkakasan Jumlah Unit Harga Anggaran (RM) Cakera Keras CD Rom Drive CPU Disk Protection System Floppy Drive Keyboard Monitor Mouse Pencetak Power Supply Print Server Switch Transformer UPS , , , , , , , , , , , Jumlah 420 Unit RM 300,

21 2.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Maklumbalas Status Perolehan Perlu ada tempoh mendapat maklumbalas status perolehan perkakasan komputer yang diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga PSZ dari pihak yang berkaitan kepada pihak yang memohon perkakasan berkenaan Pengedaran Lejer Perbelanjaan Secara Bulanan Mengikut Vot Pengedaran lejer bagi perolehan alat yang diperolehi oleh unit/jabatan di PSZ mengikut vot perlu diedarkan secara konsisten setiap bulan bagi membolehkan unit/jabatan terlibat mengetahui status terkini baki peruntukan unit/jabatan mereka. Ini membolehkan unit/jabatan yang terlibat mengubahsuai keperluan mereka mengikut peruntukan yang masih ada Semakan Spesifikasi Pada Borang BEN/UPB/003 Semakan yang teliti juga perlu dibuat oleh PKP pada borang BEN/UPB/003 yang dihantar kepada pembekal untuk mengelakkan sebarang kesilapan pada spesifikasi yang telah dimajukan kepada pembekal. Ini dapat mengelakkan dari penghantaran semula spesifikasi yang sama kepada pembekal serta mengurangkan masa menunggu oleh pemohon. 15

22 3.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER 3.1 PENDAHULUAN Unit Server dan Rangkaian Komputer adalah unit yang bertanggungjawab terhadap infrastruktur Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) termasuklah dari aspek perancangan, pengujian dan pelaksanaan. Pelbagai langkah penyelesaian dan tindakan pencegahan dilakukan untuk memastikan kemudahan server dan rangkaian komputer di PSZ sentiasa beroperasi dengan stabil dan mantap. Dalam tahun 2005, pihak CICT telah memberi tumpuan terhadap peningkatan tahap pengurusan rangkaian UTM bagi menangani tahap gangguan rangkaian agar semakin berkurangan dan lebih terkawal. Dengan pelaksanaan ini, capaian pengguna ke sistem PSZ akan semakin mudah dan pantas melalui sistem rangkaian yang lebih stabil, selamat dan terjamin. 3.2 AKTIVITI UNIT Memantau dan Menyenggara Server PSZ Termasuk Sistem Pengoperasian, Perisian dan Perkakasan (UNIX Based dan Windows Based) Pada tahun 2005, bilangan masalah berkaitan dengan server PSZ semakin berkurangan jika dibandingkan dengan tahun Langkah pencegahan dan pemantauan yang sistematik telah diambil bagi meningkatkan kestabilan server dan mengelakkan berlaku sebarang masalah kritikal. Masalah yang dilaporkan telah dikenalpasti dan tindakan penyelesaian telah dilaksanakan bagi mengatasinya Masalah Sistem/Aplikasi Geoweb - OPAC Bagi tempoh Jan Dis 2005, sebanyak 8 masalah dilaporkan berkaitan server iaitu 5 masalah berpunca dari saiz log fail aplikasi yang terlalu besar dan 3 masalah lagi tidak dapat dikenalpasti punca masalah. Masalah yang berkaitan dengan server dan aplikasi tersebut telah dilaporkan kepada vendor di mana proses mengenalpasti punca 16

23 masalah dan tindakan penyelesaian termasuk fine tuning server dilakukan bagi membolehkan sistem dapat beroperasi dengan lebih efisyen dan stabil Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server Smartdb Sepanjang tahun 2005, sebanyak 20 kali proses unload application dilakukan terhadap server Smartdb apabila Sistem Aplikasi Perpustakaan tidak boleh diakses oleh pengguna. Masalah tersebut adalah dalam perhatian pihak vendor Emel Pada 19 Julai 2005, aplikasi WebMail PSZ dikesan tidak berfungsi sepenuhnya. Masalah ini telah dilaporkan kepada vendor dan punca masalah belum dapat dikesan. Oleh itu, langkah penyelesaian sementara telah dimaklumkan kepada staf PSZ bagi mengatasi masalah tersebut Proxy Server Staf Sepanjang tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 2 masalah sahaja dilaporkan yang menyebabkan akses ke Internet, Intranet dan sistem PSZ bagi segmen staf dan DMZ terjejas. Masalah ini berpunca dari masalah konfigurasi proxy server staf. Proses penyelesaian berjaya dilakukan setelah punca masalah dikenalpasti. Proses pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik turut dilakukan bagi mengelakkan server dari mengalami bebanan yang tinggi kerana penggunaan server yang berkapasiti rendah Proxy Server Pelajar Bagi tempoh Jan - Jun 2005, sebanyak 2 masalah dilaporkan yang menyebabkan perkhidmatan akses ke Internet, Intranet dan sistem PSZ termasuk INFOLAN2 di segmen pelajar tergendala. Masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server pelajar. Masalah berjaya diselesaikan setelah proses kenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT. 17

24 Proses pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik dilakukan bagi mengelakkan server dari mengalami bebanan yang tinggi kerana akses pengguna ke Internet yang tinggi Masalah Perkakasan Server OPAC Pada Februari 2005, server OPAC telah dikesan mengalami masalah kritikal. Masalah tersebut telah dilaporkan kepada vendor dan proses mengenalpasti punca masalah telah dilaksanakan. Punca masalah adalah akibat dari kerosakan hard disk. Pada 26 Februari 2005, proses penggantian hard disk yang baru telah dilakukan. Pada 28 Februari 2005, masalah tersebut telah berjaya diatasi setelah pihak vendor melakukan proses fine tuning server Server Adlis Dalam tahun 2005, server Adlis hanya mengalami 1 masalah sahaja yang berpunca dari kerosakan tape drive. Masalah tersebut telah dilaporkan kepada vendor dan penggantian tape drive yang baru telah dilakukan pada 9 September Server CCTV Pada 25 Mei 2005, sebanyak 1 masalah dilaporkan berkaitan akses ke sistem CCTV yang berpunca dari kerosakan motherboard. Pada 2 Jun 2005, proses penggantian sistem DigiOpG2 Digital Video Recorder (DVR) sementara dilakukan oleh vendor bagi membolehkan DVR yang rosak dibaikpulih. Pada 26 Sept 2005, pemasangan semula sistem DVR yang telah dibaikpulih oleh pihak vendor Instalasi Baru Server Proxy Pelajar Pada 22 Mac 2005, proses instalasi aplikasi utama proxy server - Microsoft Internet Security Accelerator telah dilakukan oleh pihak CICT di server berkapasiti tinggi yang baru dibeli oleh PSZ bagi menggantikan server proxy pelajar yang sediada yang berkapasiti rendah. 18

25 Pihak CICT telah mengambilalih proses pemantauan dan penyenggaraan proxy server staf dan pelajar PSZ sebaik sahaja peralihan rangkaian baru PSZ berjaya dilakukan pada 25 Oktober unit proxy server CICT baru yang berkapasiti tinggi telah digunakan dan ditempatkan di CICT bagi proses pemantauan dan penyenggaraan berpusat Server AntiVirus Staf Pada 5 Dis 2005, proses instalasi aplikasi antivirus Sophos berpusat telah dilakukan oleh CICT menggunakan server antivirus staf yang sediada di PSZ. Proses pengujian instalasi antivirus tersebut telah dilaksanakan di beberapa komputer staf bagi mengenalpasti masalahmasalah yang mungkin timbul sebelum proses instalasi antivirus tersebut dilakukan pada semua komputer staf PSZ. Langkah-langkah penyenggaraan dan pemantauan server dilaksanakan secara berkala termasuklah muat turun dan instalasi service pack/patches terkini bagi Windows 2000 server, proses backup data/sistem, proses cleaning tape drive dan imbasan virus. 19

26 Jadual 8 : Senarai Masalah Server Yang Dilaporkan Bagi Tempoh Januari Disember 2005 Fungsi Instalasi Masalah Masalah Instalasi Masalah Pindah ke Baru OS Sistem/ Semula Perkakasan CICT Aplikasi OS/ Aplikasi Window- based Proxy Server Staf Proxy Server Pelajar Server Antivirus Staf Sistem Aplikasi Perpustakaan Sistem Emel Sistem CCTV Unix based Sistem ADVANCE Geoweb (OPAC) Jumlah Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ termasuk Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah berkaitan Rangkaian PSZ Proses pemantauan dan penyenggaraan rangkaian PSZ dilaksanakan mengikut keperluan dan proses kemaskini gambarajah fizikal/logikal rangkaian turut dilakukan Nod Rangkaian Pemasangan 72 nod rangkaian oleh pihak vendor yang dilantik oleh Pejabat Harta Bina bagi projek ubahsuai Jabatan Sokongan Penyelidikan. Proses 20

27 pemantauan secara terperinci dilakukan dan semakan secara berperingkatperingkat pada Januari 2005 dan 7 8 Mac 2005 turut dilakukan akibat masalah pemasangan kabel yang tidak menepati spesifikasi kabel rangkaian mengikut piawai yang digunakan di UTM. Proses konfigurasi switch 3COM port sebanyak 3 unit juga telah dilaksanakan. Pemasangan 1 nod rangkaian di Unit Pengurusan Dokumen Digital, Jabatan Pembangunan Sumber juga telah dilakukan pada bulan September 2005 sebagai memenuhi keperluan rangkaian di unit berkenaan Wireless Network Kemudahan wireless network turut disediakan di Jabatan Sokongan Penyelidikan bagi kemudahan pelajar iaitu 3 port khas untuk wireless access point. Pada peringkat awal, pemasangan 1 unit wireless access point dan proses konfigurasi wireless access point yang lebih selamat telah dilaksanakan. Memantau konfigurasi 1 unit wireless access point yang telah dilakukan oleh pihak vendor pada bulan Januari Peralihan Rangkaian PSZ Pada 25 Okt 2005, pihak CICT telah berjaya melakukan proses peralihan cabling fiber PSZ kepada sistem rangkaian yang baru. Sistem rangkaian baru ini melibatkan pengunaan peralatan rangkaian baru yang mempunyai keupayaan yang lebih efisyen terhadap proses pengurusan dan pemantauan rangkaian. Ini secara tidak langsung meningkatkan tahap keselamatan rangkaian PSZ agar lebih terjamin dan selamat. Pemindahan proxy server PSZ ke CICT turut dilakukan bagi membolehkan proses pemantauan dan penyenggaraan berpusat dilakukan oleh CICT Masalah Rangkaian Masalah rangkaian dikategorikan kepada 3 jenis iaitu masalah akses ke Intranet/Internet, masalah akses ke sistem PSZ dan masalah akses ke pangkalan data luar yang dilanggan oleh PSZ Internet/Intranet Sepanjang tahun 2005, sebanyak 18 masalah akses ke Intranet/ Internet yang dilaporkan oleh pengguna. 21

28 Jadual 9 : Statistik Masalah Rangkaian Yang Dilaporkan Punca Masalah Bilangan Masalah Masalah berpunca dari kerosakan wall plate 1 Masalah berpunca dari masalah port di switch 3COM Masalah berpunca dari masalah wirelesss access point 2 Masalah berpunca dari konfigurasi Local Area Network (LAN) 1 Masalah berpunca dari konfigurasi aplikasi komputer 2 Masalah berpunca dari proxy server staf 2 Masalah berpunca dari proxy server pelajar 2 Masalah berpunca dari proses penyenggaraan elektrik oleh 2 PHB Masalah berpunca dari masalah rangkaian UTM dan proses 3 penyenggaraan rangkaian UTM termasuklah proses kawalan trafik rangkaian, pengujian dan pemantapan keselamatan rangkaian UTM Jumlah 18 Masalah berjaya diselesaikan setelah proses kenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian dilakukan di peringkat PSZ dan bagi masalah yang lebih kritikal bantuan pihak CICT telah diperlukan Sistem PSZ Tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 5 masalah akses ke INFOLAN2 telah dilaporkan oleh fakulti/bahagian dan didapati berpunca dari masalah konfigurasi proxy server setelah proses peralihan rangkaian UTM dilakukan. Manakala sebanyak 4 masalah akses menggunakan ADVANCE Client ke server Adlis dilaporkan dan juga didapati berpunca dari masalah konfigurasi proxy server setelah proses peralihan rangkaian UTM dilakukan. 22

29 Jadual 10 : Statistik Masalah Akses Ke Sistem PSZ Akses Bilangan Punca Masalah Masalah INFOLAN2 5 (OPAC) ADVANCE 4 1 masalah berpunca dari masalah proxy server PSZ 1 masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server HEP 1 masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server CEPP 2 masalah berpunca dari proses peralihan rangkaian baru PSZ dan rangkaian FAB & CEPP 2 masalah berpunca dari firewall UTM yang dilaporkan oleh PSZ KL & BATC 2 masalah berpunca dari konfigurasi proxy server CEPP dan FAB (peralihan rangkaian baru) 1 masalah berpunca dari konfigurasi proxy server UTM KL yang dilaporkan oleh PSZ KL Jumlah 9 Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ Bagi tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 4 masalah berkaitan capaian ke pangkalan data yang dilanggan PSZ telah dilaporkan :- Jadual 11 : Masalah Berkaitan Akses Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ Akses Bilangan Punca Masalah Masalah Scifinder Scholar 1 Masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server PSZ (peralihan rangkaian baru) Scifinder 1 Masalah berpunca dari masalah konfigurasi firewall UTM Scholar ASC Online 1 Masalah berpunca dari salahguna kemudahan pangkalan data oleh pengguna SciDirect 1 Masalah berpunca dari salahguna kemudahan pangkalan data oleh pengguna Jumlah 4 23

30 Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT Memantau dan Menyenggara Sistem Perakam Waktu Sepanjang tahun 2005, sebanyak 16 rekod staf baru PSZ telah diwujudkan dalam sistem dan sebanyak 19 rekod staf PSZ telah dikemaskini kerana pertukaran barkod lama ke barkod baru. Pada 11 Julai 2005, penggunaan kad matrik baru UTM telah dilaksanakan di PSZ. Jadual 12 : Statistik Masalah Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) 3.0 Tempoh Bilangan Masalah Punca Masalah Januari Jun Masalah berpunca dari kerosakan slide barkod Julai Dis Masalah berpunca dari masalah penggunaan slide barkod dan kad matrik baru UTM 1 Masalah berpunca dari masalah konfigurasi aplikasi SPWK 1 Masalah berpunca dari akses ke SPWK (proses peralihan rangkaian baru) Jumlah 4 Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian telah dilakukan. Proses pemantauan terhadap SPWK dilakukan mengikut keperluan terutama dari segi pengurusan SPWK di PSZ Pengujian dan Pelaksaanaan Portal PSZ Proses pemantauan, penyenggaraan dan kemasukan maklumat tertentu dilaksanakan sepanjang Kemasukan maklumat tertentu tersebut adalah berdasarkan permohonan Jabatan Perkhidmatan Maklumat dan Jabatan Sokongan Penyelidikan kerana ia melibatkan beberapa proses teknikal yang lebih terperinci. Beberapa siri latihan lanjutan portal PSZ yang dirancang tidak dapat dilaksanakan atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan. Latihan lanjutan tersebut akan membabitkan penyertaan penyelaras/pustakawan PSZ KL dan semua penyelaras unit PSZ Skudai. 24

31 3.2.5 Penyenggaraan Perisian/Perkakasan Proxy Server Dalam tempoh Januari - Oktober 2005, pihak CICT telah melakukan proses penyenggaraan berkala proxy server dan firewall di PSZ bagi meningkatkan keupayaan kawalan terhadap server termasuklah mengambil log server dan mengemaskini patches yang diperlukan. Mulai 25 Oktober 2005, proses pemantauan dan penyenggaraan proxy server telah diambilalih oleh CICT sepenuhnya apabila peralihan rangkaian baru PSZ telah selesai. 2 unit proxy server CICT baru yang berkapasiti tinggi telah digunakan dan ditempatkan di CICT bagi proses pemantauan dan penyenggaraan berpusat Sistem Emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus Proses naiktaraf dan pembaharui lesen MDaemon sentiasa dilaksanakan bagi memastikan kestabilan dan kelancaran sistem emel. Pertukaran Mailscan Antivirus kepada MDaemon Antivirus untuk memastikan kestabilan dan kemantapan proses pemantauan virus bagi sistem emel MDaemon. Jadual 13 : Naiktaraf, Pembaharuan Lesen Perisian MDaemon dan Antivirus MDaemon Bil Tindakan Versi Tarikh Lupus Tarikh pelaksanaan 1 MDaemon Pro - 17 Ogos Ogos 2005 Unlimited User (Renewal Upgrade) 2 Naiktaraf MDaemon ke ke Julai Ogos Naiktaraf WebAdmin ke Julai MDaemon Antivirus (Renewal Upgrade) Nov Nov 2005 Proses pemantauan dan penyenggaraan dilakukan dari semasa ke semasa bagi memastikan server sentiasa berkeadaan stabil. Konfigurasi setting MDaemon turut dilakukan mengikut keperluan semasa terutama membendung ancaman dan serangan virus terhadap sistem emel. 25

32 Jadual 14 : Aktiviti Dilakukan Bagi Sistem Emel Sepanjang 2005 Tindakan Bilangan Masalah Mailing List baru telah diwujudkan :- - iso_process@mel.psz.utm.my - iso_auditor@mel.psz.utm.my - spp@mel.psz.utm.my - refer_typist@mel.psz.utm.my - genskills@mel.psz.utm.my - jk_osh@mel.psz.utm.my - jksbtharga@mel.psz.utm.my - kmk@mel.psz.utm.my Akaun emel yang diwujudkan bagi staf baru PSZ termasuk 3 orang staf PSZ KL Akaun emel staf PSZ yang dikemaskini ke mailing list lain atas sebab pertukaran jawatan Pada 11 0ktober 2005, polisi penggunaan emel telah disediakan dan dilaksanakan melalui Pekeliling Pentadbiran PSZ Bil. 6/ Peraturan Penggunaan Emel PSZ, setelah diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Bil 4/2005 pada 24 Oktober Makluman kepada staf PSZ mengenai Prosedur Keselamatan Penggunaan Emel dilakukan dari semasa ke semasa bagi mengelakkan serangan virus dalam rangkaian. Proses menguji dan pelaksanaan ciri-ciri keselamatan emel server yang terkini dilaksanakan dari semasa ke semasa bagi meningkatkan lagi kestabilan sistem emel dan mengelak dari serangan virus dan emel spam. Pemantauan secara sistematik dan berterusan turut dilakukan Cleaning Tape Drive Proses cleaning tape drive menggunakan cleaning tape dilakukan secara berkala bagi memastikan tape drive semua server berada dalam dalam keadaan yang baik. Setiap tape drive server telah disediakan cleaning tape yang berasingan bagi mengelakkan wujud sebarang masalah dengan tape drive server. 26

33 Service Pack dan Patches Proses naiktaraf service pack dan patches terkini bagi Window based server sentiasa dilakukan bagi memastikan server sentiasa dilindungi dari ancaman penggodam dan serangan virus serta memastikan sistem semakin mantap TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan Server Protect Memastikan virus pattern bagi Trend Micro OfficeScan dan Server Protect sentiasa dikemaskini setiap pagi supaya sistem berupaya menangkis serangan virus yang baru dan proses pemantauan imbasan virus terhadap semua server dan komputer sentiasa dilakukan bagi mengawal serangan virus terhadap rangkaian dan server PSZ Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ Proses permohonan semula pembelian peralatan keselamatan rangkaian PSZ terpaksa dilakukan disebabkan wujud beberapa isu teknikal yang diutarakan oleh pihak CICT dalam permohonan tersebut pada tahun Proses perbandingan produk keselamatan rangkaian turut dilakukan dengan menjemput 3 buah syarikat untuk melakukan sesi demonstrasi produk yang dicadangkan. Proses penyediaan spesifikasi peralatan keselamatan rangkaian yang mempunyai ciriciri keselamatan yang komprehensif berdasarkan produk yang telah dicadangkan dan seterusnya permohonan pembelian telah dimajukan kepada pihak Bendahari UTM. 27

34 3.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Network Monitoring Tools Peralatan mengurus dan memantau rangkaian PSZ secara sistematik diperlukan agar proses pemantauan rangkaian dapat dilaksanakan dengan mudah dan berkesan, proses mengenalpasti masalah dan penyelesaian masalah rangkaian dapat dilakukan dalam masa yang singkat dan analisa data rangkaian dapat dilakukan bagi mengawal sebarang masalah yang mungkin berlaku pada peringkat awal. Ini secara tidak langsung akan dapat meningkatkan tahap kestabilan rangkaian PSZ Disaster Recovery Plan (DRP) Merancang dan menyediakan satu pelan komprehensif yang mengandungi maklumat dan bahan penting tentang tindakan yang perlu diambil apabila berlaku situasi kecemasan dan pemulihan semula operasi di PSZ terutama dari segi pengurusan rangkaian dan server PSZ. 28

35 4.0 UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA 4.1 PENDAHULUAN Unit ini bertanggungjawab di dalam perancangan, pembangunan, penyelenggaraan dan penambahbaikan Sistem Aplikasi Perpustakaan, Document Management, Knowledge Management dan lain-lain aplikasi yang terdapat di PSZ, serta bertanggungjawab dalam memantau pelaksanaannya, mengkaji, menganalisis dan menentukan keperluan aplikasi dan multimedia dalam menyokong pengurusan perkhidmatan perpustakaan di PSZ. Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap pembangunan dan penyelarasan laman web PSZ dan jabatan/unit serta menyediakan subsistem yang berkaitan dengannya; menyedia, memantau dan memberi khidmat nasihat mengenai persembahan, aplikasi dan multimedia; merancang dan membangunkan perlaksanaan program latihan Teknologi Maklumat kepada staf yang berkaitan dengan aplikasi yang terdapat di perpustakaan 4.2. AKTIVITI UNIT Sistem Aplikasi Perpustakaan Sistem Aplikasi Perpustakaan mengandungi 7 modul seperti dibawah. Walaubagaimanapun, daripada 7 modul berkenaan, hanya modul e-dagang yang masih belum boleh digunakan buat sementara ini Modul Meja Rujukan (Reference Desk) Modul Kelas Kemahiran Perpustakaan (Library Skill Classes) Modul Pengesan Pelawat (Visitor Tracking) Modul Tempahan Ruang & Alat (Room & Equipment Reservation) Modul Forum Akademik (Academic Forum) Modul Media Streaming Modul E-Dagang (E-Commerce) Modul Meja Rujukan Modul ini digunapakai secara meluas bagi kegunaan rujukan secara atas talian. Modul ini hanya boleh diakses oleh pustakawan kecuali borang atas talian dan Library Frequently Asked Questions boleh diakses kepada semua pengguna berdaftar. 29

36 Terdapat dua fungsi utama bagi Modul Meja Rujukan ini iaitu borang atas talian yang terdiri dari Material Request, Unavailable Materials Query, External Reference Query, Reference Inquiry, and Library Feedback. Modul ini lebih fokus kepada penghantaran pertanyaan melalui emel. Alamat emel Pustakawan Rujukan diselaraskan bagi menerima fungsi di atas. Fungsi Kedua Modul Meja Rujukan adalah Pertanyaan kepada Pustakawan (Ask the Librarian). Pengguna boleh menghantar pertanyaan dan kemudian pertanyaan tersebut akan dikumpulkan di dalam segmen Frequently Asked Question (FAQ). Pemilik Modul bertanggungjawab membuat semakan, laporan masalah, makluman, pengisian kepada modul dan rujukan penambahbaikan Modul Kelas Kemahiran Modul ini digunakan untuk menyediakan jadual serta kandungan kursus kelas kemahiran perpustakaan di PSZ secara atas talian. Kelas tersebut akan diadakan di PSZ dan kemudian kandungan kursus bagi kelas tersebut akan diakses secara atas talian. Hanya pelajar berdaftar sahaja yang boleh membuat semakan dan permintaan untuk menghadiri kelas kemahiran serta dibenarkan memasukkan data permintaan secara atas talian. Pemilik Modul sahaja yang dibenarkan untuk mengubah kandungan kursus dan membuat perubahan bagi jadual waktu yang berkenaan. Fungsi bagi modul ini telah berjalan dengan baik memandangkan kepada ketiadaan masalah dilaporkan di dalam SAMA dan hanya tiga change request di kemukakan Modul Pengesan Pelawat Modul ini direkabentuk untuk mengesan pelawat yang ingin menggunakan perkhidmatan/kemudahan di PSZ. Maklumat lawatan oleh pelawat boleh disemak melalui modul ini jika beliau pernah mengunjungi perpustakaan sebelum ini. Sekiranya beliau pertama kali melawat PSZ, maka butiran diri perlu diinput ke dalam Modul Pengesan Pelawat ini untuk semakan akan datang. 30

37 Modul Tempahan Ruang & Alat Modul ini menyediakan kemudahan kepada pengguna untuk membuat tempahan ruang dan alat secara atas talian. Hanya pengguna berdaftar sahaja yang boleh membuat tempahan ruang, alat, bilik, serta membatalkan tempahan secara atas talian. Penggunaan kepada tempahan atas talian ini telah dipraktikkan secara berkala dan percubaan bagi menilai tahap kecekapan dan keberkesanan modul ini. Latihan telah diberikan kepada staf yang bertugas di bahagian kaunter mengikut pada perancangan Modul Forum Akademik Modul ini menyediakan ruang forum atas talian kepada pengguna yang berdaftar. Pengguna boleh menghantar pandangan atau pendapat di dalam forum ini dan bertukar-tukar maklumat mengenai perkara ilmiah. Pengguna berdaftar juga boleh menetapkan kategori bagi perbincangan yang mereka ingin bincangkan Modul Media Streaming Modul ini menyediakan kepelbagaian ilmu melalui media audio dan video. Pengguna boleh mendapatkan bahan yang diinginkan dengan hanya menekan katakunci ataupun nombor LCN bahan. Paparan bahan adalah di dalam bentuk audio ataupun video Modul E-Dagang (E-Commerce) Pembayaran e-dagang Isu-isu Berbangkit Projek Perpustakaan Digital yang dimulakan pada tahun 2001 telah memasukkan e-dagang sebagai salah satu kriteria bagi urusan pembayaran secara atas talian. Keperluan kepada pembayaran secara elektronik ini bukan sahaja untuk jabatan/fakulti tertentu tetapi lebih menyeluruh untuk semua. Setiap transaksi pembayaran boleh dilakukan secara atas talian dan berkonsepkan e-dagang. Masalah utama bagi menghasilkan persekitaran e-dagang ini adalah bekenaan polisi pihak bank yang dilantik iaitu Maybank pada tahun 2002 dimana mereka mengenepikan penggunaan sistem transaksi e-dagang di perpustakaan kerana dikatakan mempunyai jumlah volume yang kecil. 31

38 Penggunaan aplikasi NetLife pada mulanya iaitu pada tahun 2001 tidak mendapat pengiktirafan daripada Bank Negara oleh kerana tidak dilengkapi dengan 3D Secure Socket Layer (SSL), namun sistem ini telah ditukar kepada aplikasi NetMerchant yang mempunyai 3D SSL pada tahun Walaubagaimanapun pihak UTM tidak menerima MayBank sebagai wakil bank mereka dan melantik Bank Islam bagi menjayakan pembayaran atas talian untuk SPACE UTM dan meminta PSZ untuk menggunakan kaedah yang sama. Perbincangan dengan Bank Islam telah dilakukan dan mereka telah menyediakan aplikasi bagi jaluran pembayaran atas talian ini dengan menggunakan aplikasi Mastercard Internet Gateway System (MIGS) yang berupa aplikasi web dan mesra pengguna (windows-based). Sistem ini menepati keseluruhan keperluan yang dikehendaki seperti ianya menyokong kepada penggunaan Mastercard dan Visa. Ianya juga diliputi oleh 3D SSL yang dilihat mampu memberi keyakinan kepada penggunaan pembayaran atas talian ini Mastercard Internet Gateway System (MIGS) Ini merupakan satu sistem pembayaran secara atas talian yang diperkenalkan oleh pihak Bank Islam kepada pedagang dengan cara yang lebih selamat. Ianya diproses melalui Internet secara terus mengikut masa sebenar (real-time). MIGS ini menepati ciri-ciri keselamatan sepertimana penggunaan 3D SSL yang mana pengguna yang tidak dibenarkan/tidak berdaftar dihalang dari mengakses sistem ini. Penggunaan kod keselamatan ini membantu melindungi pengguna atau pedagang yang menggunakan pembayaran secara atas talian. Kod keselamatan ini boleh dimohon melalui laman web Bank Islam dengan arahan yang di tetapkan. 32

39 Transaksi e-commerce MIGS Proses Transaksi e-commerce Semasa transaksi berjalan, wang akan dihantar daripada akaun pemegang kad kepada akaun dagang (merchant) secara berikut: Pemegang kad membeli barangan melalui Internet atau secara telefon. Pembelian itu akan menggunakan payment client sebagai perantaraan untuk disambungkan terus kepada MIGS yang akan memproses transaksi Seterusnya dari transaksi MIGS akan dibawa kepada bank yang berkenaan mengikut kepada bank yang digunakan oleh pemegang kad kredit. Bank berkenaan kemudian memaklumkan kembali kepada MIGS baki kredit pemegang kad dan mengesahkan laku sah kad tersebut terus ke pedagang. MIGS sekali lagi akan memaklumkan kepada bank yang di amanahkan mengenai transaksi yang telah berlaku. Bank yang diamanahkan ini kemudiannya akan membuat bayaran kepada bank yang di lantik oleh pemegang kad ini (kad kredit). Bank Islam yang di lantik ini kemudian akan membuat makluman kepada pemegang kad mengenai pembayaran yang mereka dikenakan. 33