PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN

Transkripsi

1 NO. SALINAN : PERPUSTAKAAN PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN P.UTeM (ISO)/PO/PK08 Perkara Disediakan Disemak Diluluskan Oleh Tandatangan Nama Mohd Razif bin Dzulkipli Fauziah binti Hassan Hjh. Faridah binti Hj. Md. Amin Jawatan Pustakawan Pustakawan Kanan Ketua Pustakawan Tarikh 09 MEI MEI MEI 2016

2 UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/2 HELAIAN REKOD PINDAAN Nota: Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan Muka surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/ Isu /2012 Muka depan / Perubahan keseluruhan pada dokumen dan proses kerja Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan Penstrukturan semula terminologi, struktur ayat, struktur carta alir dan prosedur, nombor prosedur dan struktur organisasi. WP WP WP 2/2012 Muka depan Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan. WP 2/2012 Muka depan, Pertukaran logo UTeM WP 1/ Pertambahan singkatan (BS) pada skop WP 1/2014 3,8,9,10, 11,12,13 dan 14 1/ /2015 1/2016 1/2016 Muka depan Muka depan Muka depan Pertukaran terminologi dan glosari WP Pertukaran kod dokumen sokongan bagi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan Pertukaran nama penanggungjawab prosedur Pertukaran nama penanggungjawab semakan Pertukaran logo UTeM WP WP WP WP

3 1/ OBJEKTIF, SKOP, RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF Prosedur kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam proses pinjaman dan pemulangan bahan perpustakaan UteM melalui modul Sirkulasi di dalam sistem ILMU dan juga pinjaman dan pemulangan bahan melalui mesin layan diri yang menggunakan skrin sesentuh. 1.2 SKOP Meliputi permohonan pinjaman dan pemulangan bahan iaitu permohonan pinjaman melalui kaunter dan pemulangan bahan kepada pengguna UTeM melalui kaunter dan arahan kerja ini melibatkan Pembantu Perpustakaan Kanan (BS); PmPK (BS) dan semua Pembantu Perpustakaan ; PmP Meliputi permohonan pinjaman bahan kepada pengguna iaitu proses pinjaman dan pemulangan bahan secara layan diri oleh pengguna UTeM dan arahan kerja ini melibatkan pengguna dan akan dibantu oleh staf perpustakaan sekiranya mempunyai masalah yang melibatkan penggunaan mesin layan diri. 1.3 RUJUKAN M.K. Perpustakaan : Manual Kualiti MS ISO Buku Panduan Perpustakaan Edisi Terkini Manual Kualiti Penentuan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk Dasar Dan Polisi Bahagian Sirkulasi

4 2/ DEFINISI 2.1 Pengguna Staf, pelajar, peserta kursus dan ahli luar yang telah mendaftarkan diri sebagai ahli Perpustakaan. 2.2 Kad Pengguna Kad identiti yang mengandungi maklumat diri staf dan pelajar UTeM. 2.3 Bahan Buku, Majalah, Jurnal Berjilid, Koleksi Khas. 2.4 Patron ID Nombor yang tertera pada kad matrik pengguna. 2.5 ILMU Integrated Library Management Utility. 2.6 Tag RFID Tag Radio Frequency Identification adalah untuk menyimpan data fizikal bahan secara wireless. 2.7 Terminal RFID Tempat meletakkan bahan bagi mengenal pasti dan mengesahkan status bahan. 2.8 Intelligent gate Pintu keselamatan yang digunakan untuk mengesan buku atau bahan yang tidak dipinjam secara sah.

5 3/ Resit Pinjaman Resit yang merekodkan tajuk bahan, nama pengarang, tarikh pinjaman dan tarikh pemulangan bahan Resit pemulangan Resit yang merekodkan tajuk dan tarikh bahan dipulangkan kepada perpustakaan Resit dendaan Resit yang menyatakan jumlah denda yang telah dikenakan dan dibayar oleh pengguna Mesin Layan Diri Mesin yang beroperasi membaca rekod pengguna 3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari UTeM - Universiti Teknikal Malaysia Melaka P (BS) - Pustakawan Bahagian Sirkulasi PmPK (BS) - Pembantu Perpustakaan Kanan Bahagian Sirkulasi PmP - Pembantu Perpustakaan BS - Bahagian Sirkulasi 4.0 TANGGUNGJAWAB 4.1 Prosedur kerja ini merangkumi proses pinjaman dan pemulangan bahan yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan ke atas Pejabat Perpustakaan.

6 4/ CARTA ALIR A. PINJAMAN BAHAN (KAUNTER) 6.1 Mula 6.2 Semak Modul Sirkulasi dalam sistem ILMU Sistem tergendala 6.3 Semak Kad Pengguna Tidak Sah Sistem tidak tergendala 6.7 Pilih Maintenance 6.5 Sah 6.4 Nasihat kepada pengguna 6.8 Pilih Fast Charging Pengguna mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulanga Bahan dalam 2 salinan 6.6 Tidak Sah 6.9 Semak Kad Pengguna Bahan, Kad Pengguna dan 1 salinan borang diserahkan kepada pengguna Sah 6.10 Nasihat kepada pengguna 6.11 Semak Fizikal Bahan Rosak Baik 6.12 Tidak Layak 6.13 Masukkan Nombor Kad Pengguna Layak Bahan diasingkan untuk proses baik pulih dan pinjaman tidak akan diteruskan 6.14 Imbas Tag RFID bahan 6.15 Pilih New 6.16 Resit Pinjaman akan dicetak 6.17 Serahkan bahan,kad Pengguna dan Resit pinjaman 6.18 Tamat

7 5/15 B. PINJAMAN BAHAN (MESIN LAYAN DIRI) 6.1 MULA 6.2 Sila ke Mesin Layan Diri Tidak berjaya 6.3 Sentuh kad pengguna 6.5 Berjaya Masukkan kata laluan pengguna 6.6 Pilih bahasa 6.7 Maklumat pengenalan diri pengguna akan dipaparkan pada skrin 6.4 Rujuk kaunter sirkulasi Tidak layak 6.8 Letakkan bahan di atas terminal Layak 6.9 Tajuk bahan akan dipaparkan pada skrin 6.10 Pilih butang Exit 6.11 Ambil, semak dan simpan resit 6.12 TAMAT

8 6/15 C. PEMULANGAN BAHAN (MESIN LAYAN DIRI) 6.1 MULA 6.2 Sila ke Mesin Layan Diri 6.3 Sila sentuh pada manamana permukaan skrin 6.4 Pilih bahasa dan konveyor akan terbuka 6.5 Letakkan buku satu persatu pada konveyor 6.7 Rujuk kaunter sirkulasi Ada denda 6.6 Tajuk bahan dan status pemulangan akan dipaparkan pada skrin Tiada denda 6.8 Pilih butang Exit 6.9 Ambil, semak dan simpan resit 6.10 TAMAT

9 7/15 D. PEMULANGAN BAHAN 6.1 Mula 6.2 Terima bahan 6.4 Kenalpasti kerosakan bahan rosak 6.3 Semak fizikal bahan baik Sistem tidak tergendala Sistem tergendala Semak Modul Sirkulasi dalam Sistem ILMU Pengguna mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan 6.9 Pilih Maintenance Pilih Discharging 1 salinan borang diserah kepada pengguna 6.11 Imbas Tag RFID 6.8 Bahan susun ditroli Lewat 6.12 Status PemulanganBahan Tidak Lewat 6.13 Bayar denda dan serah 6.14 resit denda Pilih Discharge 6.15 Serah resit Pemulangan 6.16 Tamat

10 8/ PROSEDUR A. PINJAMAN BAHAN MELALUI KAUNTER 6.1 Mula Tindakan Tanggungjawab 6.2 Semak Modul Sirkulasi dalam Sistem ILMU. Sekiranya sistem tergendala, sila rujuk langkah 6.3. Sekiranya sistem tidak tergendala, sila rujuk langkah Semak kad pengguna bagi memastikan pengguna menggunakan kad pengguna yang sah. Sekiranya tidak sah, sila rujuk langkah 6.4. Sekiranya sah, sila rujuk langkah Nasihatkan kepada pengguna : - Menggunakan kad matrik sendiri. Proses pinjaman dibatalkan. 6.5 Pengguna mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan (P.UTeM (ISO)/PO/PK08 F1 dalam 2 salinan - Satu salinan untuk simpanan Bahagian Sirkulasi. - Satu salinan untuk simpanan pengguna. 6.6 Bahan, kad pengguna dan satu salinan borang diserahkan kepada pengguna. Proses pinjaman bahan tamat. 6.7 Pilih Maintenance. 6.8 Pilih Fast Charging. 6.9 Semak kad pengguna bagi memastikan pengguna menggunakan kad pengguna yang sah. Sekiranya sah, sila rujuk langkah Sekiranya tidak sah, sila rujuk langkah Nasihatkan kepada pengguna : - Menggunakan kad matrik sendiri. Proses pinjaman dibatalkan Semak fizikal bahan. Sekiranya rosak, sila rujuk langkah Sekiranya baik, sila rujuk langkah 6.13.

11 9/ Bahan diasingkan untuk proses baikpulih. Proses pinjaman dibatalkn Masukkan nombor kad matrik pengguna. Maklumat mengenai pengguna akan dipaparkan pada sistem ILMU. Sekiranya tidak layak, proses pinjaman dibatalkan. Status tidak layak disebabkan : - Pinjaman telah melebihi had kelayakan. - Tarikh pinjaman telah tamat tempoh. Sekiranya layak, sila rujuk langkah Imbas Tag RFID bahan dengan meletakkan bahan di atas terminal RFID. Tajuk dan maklumat bahan akan dipaparkan di skrin sistem Pilih New Resit pinjaman akan dicetak. Maklumat yang dipaparkan pada resit adalah : Bahan Pengarang Tarikh pinjaman Tarikh pemulangan 6.17 Serah bahan, kad pengguna dan resit pinjaman Tamat

12 10/ PROSEDUR B. PINJAMAN BAHAN MELALUI MESIN LAYAN DIRI Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Sila ke mesin layan diri. 6.3 Sentuh kad pengguna pada alat pembaca kad. Sekiranya tidak berjaya, sila rujuk langkah 6.4. Sekiranya berjaya, sila rujuk langkah Masalah kad pengguna : Pengguna merujuk kepada staf yang bertugas di Kaunter Sirkulasi. Staf yang bertugas di kaunter Sirkulasi akan mengenalpasti masalah kad pengguna yang tidak berjayadibaca oleh alat pembaca kad pada mesin layan diri tersebut. Proses pinjaman bahan melalui mesin layan diri tamat. Pinjaman diteruskan di kaunter Sirkulasi sekiranya pengguna layak untuk membuat pinjaman. Masalah kelayakan pinjaman bahan: Sistem menyemak dan mengenalpasti status pengguna. Semakan daripada sistem meliputi ciri-ciri berikut:- i. Had pinjaman yang telah ditetapkan bagi setiap kategori pengguna ii. Status Satisfactory/ Terminated/ Blacklisted/ Suspended/ Unsatisfactory/ Denda bahan hilang belum dibayar/ Peringatan ketiga dikeluarkan. Proses pinjaman bahan melalui mesin layan diri tamat. 6.5 Masukkan kata laluan pengguna.

13 11/ Pilih salah satu bahasa yang dipaparkan. Terdapat dua bahasa yang telah disediakan iaitu: Bahasa Melayu Bahasa Inggeris 6.7 Maklumat pengenalan diri pengguna iaitu nama dan imej pengguna akan dipaparkan pada skrin. 6.8 Letakkan bahan di atas terminal di ruang letak buku pada mesin layan diri. Sekiranya tidak layak, sila rujuk langkah 6.4. Sekiranya layak, sila rujuk langkah Tajuk bahan dan nama pengarang bahan tersebut akan dipaparkan pada skrin Pilih butang Exit Ambil, semak dan simpan resit pinjaman yang telah dicetak oleh mesin layan diri Tamat

14 12/ PROSEDUR C. PEMULANGAN BAHAN MELALUI MESIN LAYAN DIRI Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Sila ke mesin layan diri. 6.3 Sila sentuh pada mana-mana permukaan skrin 6.4 Pilih salah satu bahasa yang dipaparkan. Terdapat dua bahasa yang telah disediakan iaitu: Bahasa Melayu Bahasa Inggeris dan konveyor akan terbuka. 6.5 Letakkan buku satu persatu pada konveyor 6.6 Tajuk bahan dan status pemulangan akan dipaparkan. Sekiranya ada denda, sila rujuk langkah 6.7. Sekiranya tiada denda, sila rujuk langkah Pengguna merujuk kepada staf yang bertugas di kaunter Sirkulasi bagi membuat pembayaran denda. 6.8 Pilih butang Exit. 6.9 Ambil, semak dan simpan resit pinjaman yang telah dicetak oleh mesin layan diri Tamat

15 13/ PROSEDUR D. PEMULANGAN BAHAN 6.1 Mula Tindakan Tanggungjawab 6.2 Terima bahan daripada pengguna. 6.3 Semak fizikal bahan yang dipulangkan oleh pengguna. Sekiranya bahan rosak, rujuk langkah 6.4. Sekiranya bahan baik, sila rujuk langkah Kenalpasti kerosakan bahan dan meminta pengguna mengganti atau membayar bahan tersebut apabila selesai proses pemulangan. Sila ke langkah Semak Modul Sirkulasi dalam Sistem ILMU. Sekiranya sistem tergendala sila rujuk langkah 6.6. Sekiranya sistem tidak tergendala, sila rujuk langkah Pengguna mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan (P.UTeM (ISO)/PO/PK08 F1 dalam 2 salinan. - Satu salinan untuk simpanan Bahagian Sirkulasi. - Satu salinan untuk simpanan pengguna. 6.7 Satu salinan borang diserahkan kepada pengguna. 6.8 Bahan disusun di troli dan proses pemulangan tamat, sila ke langkah Pilih menu Maintenance Pilih menu Discharging Tag RFID bahan diimbas dengan meletakkan bahan di atas terminal RFID. Tajuk dan maklumat bahan akan dipaparkan di skrin sistem 6.12 Status pemulangan bahan dikenal pasti. Jika bahan yang dipulangkan lewat daripada tarikh yang

16 14/15 telah ditetapkan, sila rujuk langkah 6.13 dan jika pemulangan mengikut tempoh yang ditetapkan, sila rujuk langkah Terima bayaran denda seperti yang tertera pada skrin dan serahkan resit bayaran denda kepada pengguna Pilih menu Discharge Resit pemulangan akan dicetak dan diserahkan kepada pengguna Tamat

17 15/ DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh simpanan (Tahun) Lokasi A. Resit pinjaman BS B. Resit pinjaman melalui mesin layan diri C. Kelayakan dan tempoh pinjaman D. Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan F1 Semakan 2 BS BS 3 bulan BS E. Resit dendaan BS F. Resit pemulangan BS G. Resit pemulangan melalui Mesin layan diri BS