BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI. 3.1 Riwayat Perusahaan dan Struktur Organisasi

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI 3.1 Riwayat Perusahaan dan Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur berdiri berdasarkan akta notaris Ny. M.L Indriani Soepojo S.H. No. 32 Tanggal 9 November Perusahaan menjalankan aktifitasnya secara penuh sekitar tahun PT. Tritunggal Arthamakmur dipimpin oleh Bapak Ir. Temi Hendri dan beralamat di Kompleks Graha Kencana Blok AB, Jl. Raya Pejuangan No. 88, Kebun Jeruk Jakarta PT. Tritunggal Arthamakmur bergerak di bidang distribusi bahan kimia. Produk dibagi menjadi dua bagian besar yaitu bahan kimia untuk kosmetik, farmasi, makanan dan bahan kimia untuk industri. Pemasok produk perusahaan sebagian besar berasal dari perusahaan luar negeri. Sejak didirikan pada tahun 1994, PT. Tritunggal Arthamakmur telah berkembang pesat. Saat ini perusahaan sudah memiliki pelanggan tetap, tingkat penjualan, turn over, dan pangsa pasar yang cukup baik. Seluruhnya dicapai dengan profesionalisme staf dan pimpinan perusahaan yang selalu berusaha untuk menjadi yang terbaik dalam bisnis. Kepuasan pelanggan merupakan kunci sukses bagi perusahaan. Di masa depan, perusahaan bertujuan untuk memelihara kinerja pertumbuhan perusahaan, meningkatkan pangsa pasar dan jaringan distribusi. Hal ini dilakukan untuk memenuhi pertumbuhan permintaan pelanggan di seluruh Indonesia. 22

2 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur Komisaris Direktur Bagian Akunting Bagian Keuangan Bagian Penjualan dan Pemasaran Bagian Impor Bagian Logistik Bagian EDP Bagian Gudang Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur 3.3 Visi dan Misi Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan distributor bahan kimia terdepan dan terbesar di Indonesia. Misi perusahaan adalah mengembangkan kemampuan tidak hanya dalam distribusi dan penjualan bahan kimia saja, melainkan juga kemampuan untuk mengembangkan, memodifikasi dan mengkostumisasi bahan kimia untuk memenuhi kebutuhan pasar di Indonesia.

3 Tugas dan Wewenang 1. Komisaris Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan. Menentukan perencanaan strategis perusahaan. Mengawasi dan mengontrol kinerja perusahaan secara umum. Mengambil dan menentukan keputusan akhir. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan umum perusahaan. 2. Direktur Bertanggung jawab atas operasional perusahaan. Mengontrol dan mengawasi bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Mengambil dan menentukan keputusan yang berkaitan dengan operasional perusahaan. 3. Bagian Akunting Melakukan pembukuan terhadap transaksi-transaksi yang berlangsung dalam perusahaan. Menyiapkan data yang diperlukan untuk diolah menjadi laporan keuangan. 4. Bagian Keuangan Bertanggung jawab atas kebijakan keuangan perusahaan. Menganalisa data-data dari Bagian Akunting. Menyiapkan laporan keuangan berdasarkan data dari Bagian Akunting untuk diserahkan kepada Direktur.

4 25 Menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. 5. Bagian Penjualan dan Pemasaran Memasarkan dan menawarkan barang pada pelanggan dan calon pelanggan. Menangani transaksi penjualan perusahaan. Mencari informasi mengenai pasar dan pesaing. Membina dan mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan. 6. Bagian Impor Bertanggung jawab atas transaksi impor perusahaan, seperti pembuatan PIB (Pemberitahuan Impor Barang). Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan pemasok (importir). 7. Bagian Logistik Bertanggung jawab atas pembelian atau pengadaan barang. Menangani barang masuk dari pemasok dan barang keluar ke pelanggan. Melakukan kontrol stok barang untuk menjaga tingkat persediaan barang. 8. Bagian EDP (Electronic Data Processing) Bertanggung jawab dalam pendistribusian data ke masing-masing Departemen dalam perusahaan.

5 Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan. Secara umum, prosedur sistem yang berjalan pada PT. Tritunggal Arthamakmur dari barang dibeli sampai barang dijual adalah sebagai berikut: 1. Bagian Logistik akan membuat PO (Purchase Order) bila ada persediaan barang yang habis atau mulai menipis. PO dibuat rangkap dua dimana PO asli akan diserahkan ke Bagian Impor bila barang tersebut pembeliannya harus impor, bila tidak maka Bagian Logistik yang akan menanganinya. Rangkap pertama akan diserahkan ke Bagian Keuangan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian Akunting. 2. Bagian Impor akan menghubungi pemasok dan mengirim PO tersebut melalui faksmili. Karena barang yang dipesan bersifat impor, maka barang tidak langsung dikirim ke gudang perusahaan, melainkan ditahan terlebih dahulu di Dinas Bea Cukai. Bagian Impor lalu akan membuat PIB (Pemberitahuan Impor Barang) untuk keperluan pengeluaran barang dan pembayaran pajak. Setelah tiba di gudang, Bagian Logistik mencocokkan Packing List dari pemasok dengan PO dan fisik barang. Bila sudah cocok maka akan dibuat Bukti Penerimaan Barang. 3. Pembayaran ke pemasok dilakukan melalui transfer bank atau bilyet giro, Bagian Keuangan akan terlebih dahulu melakukan verifikasi berdasarkan PO dan faktur dari pemasok. Setelah cocok maka Bagian Keuangan akan membuat Bukti Pengeluaran Pembayaran rangkap dua. Bukti asli dikirim ke pemasok, rangkap pertama diserahkan ke Bagian Akunting untuk proses penjurnalan dan rangkap kedua diarsip. 4. Untuk proses penjualan, bila ada pesanan dari pelanggan maka Bagian Penjualan dan Pemasaran akan membuat SO (Sales Order) rangkap dua. SO asli akan

6 27 diarsip, rangkap pertama akan diserahkan ke Bagian Logistik untuk dibuatkan Surat Jalan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian Akunting. Barang akan dikirim ke pelanggan bersama Surat Jalan. Surat Jalan asli diambil oleh pelanggan, sedangkan rangkapnya diarsip untuk perusahaan. Rangkap Surat Jalan tersebut bersama SO dan PO dari pelanggan menjadi dasar pembuatan faktur oleh Bagian Akunting. Faktur dibuat rangkap tiga. Faktur asli akan diserahkan ke pelanggan, rangkap kesatu diserahkan ke Bagian Keuangan untuk proses penagihan kepada pelanggan, rangkap kedua untuk Bagian Akunting dan rangkap ketiga untuk diarsip. Jangka waktu pembayaran adalah 90 hari dari tanggal faktur. 5. Pelanggan biasanya membayar melalui giro, cek atau transfer ke rekening perusahaan dimana pembayaran dianggap lunas bila giro atau cek sudah masuk ke dalam rekening perusahaan. Selanjutnya Bagian Keuangan akan membuat Tanda Terima Pembayaran dan dikirim ke pelanggan. Rangkap Tanda Terima tersebut akan digunakan oleh Bagian Akunting untuk penjurnalan.

7 Flowchart Sistem Informasi yang Berjalan Alur Dokumen Pembelian Gambar 3.2 Alur Dokumen Pembelian

8 29 Alur Dokumen Penerimaan Barang Bagian Logistik Dari Pemasok Packing List Barang P.O 2 Membuat Bukti Penerimaan Barang Bukti Penerimaan 1 Barang 2 N Update Stok Buku besar stok Gambar 3.3 Alur Dokumen Penerimaan Barang

9 30 Alur Dokumen Penjualan Bagian Penjualan dan Pemasaran Bagian Logistik Bagian Akunting Bagian Keuangan Pesanan Pelanggan Dari Pelanggan S.O 2 P.O 3 Surat Jalan 3 Faktur 2 Penjualan Pembayaran Membuat Sales Order (SO) Membuat Surat Jalan Menyiapkan Faktur Penjualan Verifikasi dan membuat Tanda Terima Pembayaran S.O 1 N Surat Jalan 1 N Pelanggan Faktur 1 Penjualan N 4 Tanda Terima 1 Pembayaran 6 N 2 3 Pelanggan Pelanggan 6 5 Tanda Terima 2 Pembayaran Faktur 3 Penjualan Verifikasi, Mencatat transaksi dan update buku besar Jurnal Transaksi Buku besar piutang Gambar 3.4 Alur Dokumen Penjualan

10 Diagram Konteks (Level Nol) konfirmasi_order faktur Pelanggan surat_jalan_valid Logistik bukti_retur P.O surat_jalan retur SI Penjualan dan Pemasaran PT. Tritunggal Arthamakmur rencana_promosi S.O lap_retur lap_promosi Eksekutif pengajuan_promosi persetujuan_promosi persetujuan_promosi Penjualan dan Pemasaran lap_penjualan Gambar 3.5 Diagram Konteks (Level Nol)

11 Diagram Nol (Level 1) Gambar 3.6 Diagram Nol (Level 1)

12 Basis Data Yang Digunakan Basis Data yang digunakan oleh PT Tritunggal yaitu: a. Tabel Pelanggan Primary Key: Kd_Pel Tabel 3.1 Master Pelanggan 1. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan 2. Nm_Pelanggan Text 30 Nama Pelanggan 3. Alamat Text 50 Alamat Pelanggan 4. Kd_Wil Text 10 Kode Wilayah 5. Telepon Number Double Telepon Pelanggan b. Tabel Produk Primary Key: Kd_Produk Tabel 3.2 Master Produk 1. Kd_Produk Text 10 Kode Produk 2. Kd_Supplier Text 10 Kode Supplier 3. Nm_Produk Text 20 Nama Produk 4. Kd_Kat Text 30 Kode Kategori 5. Hrg_Produk Number Long Integer Harga Produk 6. Stok_brg Number Long Stok Barang

13 34 c. Tabel Kategori Produk Primary Key: Kd_Kat Tabel 3.3 Master Kategori Produk 1. Kd_Kat Text 10 Kode Kategori 2. Nm_kat Text 20 Nama Kategori d. Tabel Header Penjualan Primary Key: No_Faktur Foreign Key: Kd_Pel Tabel 3.4 Master Header Penjualan 1. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur 2. Tgl_Faktur Date/time Date/time Tanggal Faktur 3. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan 4. No_SO Text 10 Nomor SO 5. Kd_Sp Text 10 Kode Sales Person 6. Total_Penj Number Long Integer Total Penjualan

14 35 e. Tabel Penjualan Detail Primary Key: No_Faktur + Kd_Produk Tabel 3.5 Master Penjualan Detail 1. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur 2. Kd_Produk Text 10 Kode Produk 3. Qty Number Double Kuantitas Barang 4. Hrg_Jual Number Long Integer Harga Jual 5. Disc Text 10 Potongan Harga 6. Tax Text 10 Pajak 7. Subtotal Number Long Integer Subtotal f. Tabel Header Retur Primary Key: No_Retur Foreign Key: No_Faktur Tabel 3.6 Master Header Retur 1. No_Retur Text 10 Nomor Retur 2. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur 3. Tgl_Retur Date/time Date/time Tanggal Retur 4. Jml_Retur Number Double Jumlah Retur

15 36 g. Tabel Retur Detail Primary Key: No_Retur + Kd_Produk Tabel 3.7 Master Retur Detail 1. No_Retur Text 10 Nomor Retur 2. Kd_Produk Text 10 Kode Produk 3. Ket_Retur Text 100 Keterangan Retur h. Tabel Header Surat Jalan Primary Key: No_Srt_jln Foreign Key: No_Faktur, Kd_Pel Tabel 3.8 Master Header Surat Jalan 1. No_Srt_jln Text 10 Nomor Surat Jalan 2. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur 3. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan 4. Tgl_Kirim Date/time Date/time Tanggal Kirim i. Tabel Surat Jalan Detail Primary Key: No_Srt_jln + Kd_Produk Tabel 3.9 Master Surat Jalan Detail 1. No_Srt_jln_det Text 10 Nomor Surat Jalan

16 37 Detail 2. No_Srt_jln Text 10 Nomor Surat Jalan 3. Kd_Produk Text 10 Kode Produk 4. Qty Number Double Kuantitas Barang j. Tabel Promosi Primary Key: Kd_Promosi Tabel 3.10 Master Promosi 1. Kd_Promosi Text 10 Kode Promosi 2. Jns_Promosi Text 30 Jenis Promosi k. Tabel Transaksi Promosi Primary Key: Kd_Promosi + Tgl_Promosi Tabel 3.11 Transaksi Promosi 1. Kd_Promosi Text 10 Kode Promosi 2. Tgl_Promosi Date/time Date/time Tanggal Promosi 3. Budget Number Long Integer Budget yang tersedia 4. Actual Number Long Integer Dana yang keluar

17 38 l. Tabel Header Sales Order Primary Key: No_SO Foreign Key: Kd_Pel Tabel 3.12 Master Header Sales Order 1. No_SO Text 10 Nomor Sales Order 2. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan 3. Tgl_SO Date/time Date/time Tanggal Sales Order m. Tabel Sales Order Detail Primary Key: No_SO + Kd_Produk Tabel 3.13 Master Sales Order Detail 1. No_SO Text 10 Nomor Sales Order 2. Kd_Produk Text 10 Kode Produk 3. Qty Number Double Kuantitas Barang n. Tabel Wilayah Primary Key: Kd_Wil Tabel 3.14 Master Wilayah 1. Kd_Wil Text 10 Kode Wilayah

18 39 2. Nm_Wil Text 30 Nama Wilayah o. Tabel Sales Person Primary Key: Kd_Sp Tabel 3.15 Master Sales Person 1. Kd_Sp Text 10 Kode Sales Person 2. Nm_Sp Text 30 Nama Sales Person 3. No_Hp Text 20 Nomor Hp p. Tabel Supplier Primary Key: Kd_Supplier Tabel 3.16 Master Supplier 1. Kd_Supplier Text 10 Kode Supplier 2. Kd_Kategori Text 10 Kode Kategori 3. Nm_Supplier Text 20 Nama Supplier

19 Entity Relationship Diagram (ERD) Promosi PK: Kd_Promosi Salesperson PK: Kd_Sp Wilayah PK : Kd_Wil Transaksi Promosi PK : Kd_Promosi, Tgl_Promosi Header Penjualan PK : No_Faktur FK : Kd_Pel Penjualan Detail PK : No_Faktur, Kd_Produk Pelanggan PK: Kd_Pel Header Sales Order PK : No_SO FK : Kd_Pel Produk PK: Kd_Produk Kategori Produk PK : Kd_Kat Sales Order Detail PK : No_SO, Kd_Produk Header Surat Jalan PK : No_Srt_Jln FK : No_Faktur, Kd_Pel Surat Jalan Detail PK : No_Srt_Jln_det, Kd_Produk Supplier PK: Kd_Supplier Header Retur PK : No_Retur FK : No_Faktur Retur Detail PK : No_Retur, Kd_Produk Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

20 3.6 Analisis SWOT SWOT (Strength,Weakness,Opportunity,Threat) Tabel 3.17 Tabel Rating SWOT Strength Bobot Rating Nilai 1. Kualitas produk yang bermutu tinggi 0,4 4 1,6 2. Jenis produk yang lengkap 0,3 3 0,9 3. Reputasi bisnis yang baik 0,3 3 0,9 Total 3,4 Weakness 1. Promosi yang terbatas 0,6 4 2,4 2. Cakupan distribusi belum cukup luas 0,4 2 0,8 Total 3,2 Opportunities 1. Pangsa pasar yang luas 0,4 4 1,6 2. Permintaan terhadap produk relatif stabil 0,3 2 0,6 3. Mengembangkan produk yang sudah ada untuk memenuhi 0,3 3 0,9 kebutuhan pasar yang semakin beragam Total 3,1 Threat 1. Produk sejenis dari pesaing 0,4 3 1,2 2. Promosi perusahaan lain 0,4 3 1,2 3. Inflasi dan kondisi ekonomi sangat berpengaruh terhadap 0,2 2 0,4 harga pembelian produk Total 2,8

21 42 Berdasarkan analisa perusahaan, PT. Tritunggal Arthamakmur berada pada posisi SO (Strategic Opportunities) dalam matriks SWOT seperti pada gambar berikut. O 0,3 W S 0,2 T Gambar 3.8 Kurva SWOT

22 3.6.2 Analisis Matriks SWOT 43 Tabel 3.18 Analisis Matriks SWOT Kekuatan / Strength Kelemahan / Weakness Kualitas produk yang bermutu tinggi Promosi terbatas yang Jenis produk yang lengkap Pengiriman produk ke Cakupan distribusi belum cukup luas. pelanggan tepat waktu Peluang / Opportunities Pangsa pasar yang luas Permintaan terhadap produk stabil Mengembangkan produk Strategi SO Membuka cabang dan memperluas jalur distribusi. Menambah jenis produk, memperluas pangsa pasar Strategi WO Meningkatkan promosi perusahaan yang sudah ada untuk dan mengembangkan memenuhi kebutuhan pasar produk baru yang semakin beragam Ancaman / Threat Produk sejenis dari pesaing Strategi ST Menjaga kualitas produk Strategi WT Meningkatkan Promosi perusahaan lain karena banyak perusahaan pelayanan kepada yang lebih gencar pesaing yang muncul costumer. Inflasi dan resesi ekonomi sangat berpengaruh terhadap pembelian produk

23 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan SWOT Informasi yang dibutuhkan berdasarkan Analisis SWOT dalam menunjang strategi perusahaan adalah : Informasi mengenai harga dan produk pesaing. Informasi mengenai penjualan. Informasi mengenai media dan biaya promosi. 3.7 Analisis Critical Success Factor (CSF) Critical Success Factor (CSF) Faktor-faktor penentu keberhasilan pada PT. Tritunggal Arthamakmur adalah sebagai berikut: Pelayanan kepada pelanggan yang baik. Pengontrolan tingkat persediaan barang. Promosi melalui media cetak atau elektronik. Tabel 3.19 CSF dan KPI CSF (Critical Success Factor) 1. Pelayanan kepada pelanggan yang baik. 2. Pengontrolan tingkat persediaan barang. 3. Promosi melalui media cetak atau elektronik. KPI (Key Performance Indicator) 1. Tingkat retur penjualan dibawah 1% per bulan. [(Total Retur : Total Penjualan per Bulan) x 100%] 2. Memenuhi 90% dari Sales Order. [(Total Penjualan : Total Sales Order) x 100%] 3. Peningkatan penjualan sebesar 1-2% selama 1 tahun. (Selisih Penjualan Tahun Berjalan dan Penjualan Tahun Sebelumnya : 100%)

24 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan CSF Informasi yang dibutuhkan berdasarkan analisis CSF adalah sebagai berikut: Informasi mengenai analisa penjualan. Informasi mengenai retur penjualan. Informasi mengenai biaya dan media promosi. 3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Eksekutif Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Pemasaran PT. Tritunggal Arthamakmur terdapat beberapa masalah yang menjadi kendala bagi eksekutif dalam membuat perencanaan strategis dan pengambilan keputusan. Masalah tersebut adalah : 1. Informasi yang disajikan kepada eksekutif bersifat global, apabila ingin mengetahui informasi secara detail memakan waktu lama. 2. Laporan yang disajikan masih dalam bentuk print-out sehingga memakan waktu untuk memeriksa, menyortir, menganalisa dan mengevaluasi laporan tersebut. 3. Belum tersedianya informasi eksternal mengenai pesaing dan pasar sehingga eksekutif menjadi kesulitan dalam menganalisa situasi pesaing dan pasar yang ada.

25 Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang ada, kami mengusulkan untuk merancang suatu Sistem Informasi Eksekutif yang memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Menyediakan laporan ringkas dalam bentuk tabel dan grafik yang dilengkapi dengan fasilitas Drill Down, Drill Across dan Exceptional Report. 2. Menyediakan informasi yang bersifat internal dan eksternal, yang dapat membantu eksekutif dalam merencanakan dan memonitor kinerja perusahaan Informasi Yang Dibutuhkan Eksekutif Kebutuhan informasi yang diperlukan oleh Eksekutif adalah sebagai berikut: 1. Kebutuhan Informasi Internal : Analisa Penjualan Analisa Target Penjualan Evaluasi Penjualan Analisa Promosi Analisa Retur Penjualan Analisa Peramalan Penjualan 2. Kebutuhan Informasi Eksternal : Analisa Penjualan Produk Pesaing Analisa Pangsa Pasar