BAB IV PERANCANGAN SISTEM. Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan

Transkripsi

1 BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai sistem yang baru. Pada tahap perancangan aplikasi ini terdiri dari Flowmap Usulan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File, Struktur Program, Struktur Menu, dan Rancangan Input dan Output. 4.1 Analisis Prosedur yang Diusulkan Prosedur Pembelian Barang Sparepart yang Diusulkan Berikut prosedur pembelian barang yang diusulkan : 1. Bagian Pembelian menerima permintaan pembelian barang (Purchase Request) dari bagian gudang dan membuat Surat Permintaan Penawaran Barang. Lalu Surat Permintaan Penawaran Barang tersebut diserahkan kepada Supplier melalui atau fax. 2. Supplier membuat Surat Penawaran Barang dan menyerahkannya kepada Bagian Pembelian. Kemudian Bagian Pembelian Mengecek Surat Penawaran apakah harga, kualitas, waktu pengiriman dan waktu pengiriman sesuai dan cocok dengan keinginan perusahaan atau tidak. Jika tidak maka kembali membuat surat permintaan penawaran barang dan menyerahkannya kepada supplier lain. 3. Apabila telah cocok maka Bagian Pembelian melakukan input dan cetak Purchase Order dan disimpan dalam database yang telah 32

2 33 disediakan. Purchase Order diserahkan kepada supplier, lalu supplier membuat Surat Jalan dan menyiapkan lalu mengirimkan barang-barang yang dipesan oleh perusahaan. 4. Setelah barang dan surat jalan diterima maka Bagian Pembelian melakukan penginputan Barang Masuk dan disimpan kedalam database yang telah disediakan kemudian mencetak laporan Pembelian Barang sebanyak 2 lembar dan 1 nya diserahkan ke Direktur. Gambar 4.1 Flowmap Usulan Pembelian Barang Sparepart Prosedur Pemakaian Barang Sparepart yang Diusulkan Berikut prosedur pemakaian Barang Sparepart yang diusulkan : 1. Bagian Pemeliharaan menyerahkan formulir permintaan barang kepada Bagian Gudang. Bagian Gudang melakukan pengecekan permintaan barang

3 34 apakah ada nama pengorder, tanda tangan, dan cap armada, jika belum lengkap maka formulir dikembalikan ke Bagian Pemeliharaan setelah itu menyiapkannya. 2. Kemudian bagian Gudang mengecek di dalam database pemakaian terakhir barang dan melakukan input laporan Stok dan Laporan Pemakaian Barang sebanyak 2 rangkap. Lembar ke 1 untuk Direktur dan lembar ke 2 arsip dan membuat laporan stok. Gambar 4.2 Flowmap Usulan Pemakaian Barang Sparepart 4.2 Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan aplikasi. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas

4 35 eksternal akan diproses di dalam aplikasi dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut. Gambar 4.3 Rancangan Diagram Konteks 4.3 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu aplikasi yang sudah jadi atau aplikasi yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data tersebut disimpan. Arus data pada Data Flow Diagram (DFD) ini dapat berupa masukan untuk aplikasi atau keluaran dari aplikasi. Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 0 Dari DFD level 0 di atas terdapat enam proses yang dapat dijabarkan : 1. Proses 1.0 adalah proses input data barang dihubungkan dengan tabel barang. Diproses ini tabel barang bisa input dan update.

5 36 2. Proses 2.0 adalah proses input data supplier dengan tabel supplier. 3. Proses 3.0 adalah proses input purchase order dihubungkan dengan tabel PO. 4. Proses 4.0 adalah proses input data pembelian yang datanya disimpan pada tabel pembelian dan dihubungkan dengan proses input purchase order dan tabel barang. Dalam proses ini jika terjadi pembelian maka stok barang akan bertambah. 5. Proses 5.0 adalah proses input pemakaian yang datanya diambil dari bagian pemeliharaan dan disimpan ke tabel pemakaian. Dalam proses ini dihubungkan ke tabel barang dan stok barang akan berkurang jika terjadi pemakaian. 6. Proses 6.0 adalah proses cetak laporan untuk Kepala Gudang berupa laporan pembelian barang dan laporan pemakaian barang, Bagian Gudang berupa laporan stok, dan Supplier berupa purchase order dan surat jalan. Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses 4.0 Input Data Pembelian DFD Level 1 proses 4.0 terdiri dari beberapa proses sebagai berikut : 1. Proses 4.1 input data pembelian yaitu proses memasukkan data pembelian lalu hasilnya disimpan ke tabel pembelian. 2. Proses 4.2 update stok barang yaitu proses perubahan data stok barang jika ada pembelian maka bertambah jumlah stok barangnya.

6 37 Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses 5.0 Input Pemakaian DFD Level 1 proses 5.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya: 1. Proses 5.1 input data pemakaian yaitu proses memasukkan data permintaan barang dari Bagian Pemeliharaan dan disimpan ke tabel pemakaian. 2. Proses 5.2 update stok barang yaitu proses perubahan data stok barang jika ada pemakaian maka berkurang jumlah stok barangnya. 4.4 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram ( ERD ) atau Diagram antar Entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu aplikasi secara konseptual. Gambar 4.7 Entity Relation Diagram ( ERD ) Sparepart Kapal

7 Perancangan Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer. Untuk itu aplikasi membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan pemrograman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut : Nama Tabel Primary Key : Barang : No_Part Tabel 4.1 Struktur File Data Barang No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1 No_Part Text 25 Nomor Part Barang 2 Nama_Barang Text 25 Nama Barang 3 Merk Text 25 Merk Barang 4 Ukuran Text 25 Ukuran Barang 5 Keterangan Text 25 Catatan 6 Stok Text 25 Sisa Stok Sekarang Nama Tabel Primary Key : Supplier : No_Supplier Tabel 4.2 Struktur File Data Supplier No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1 No_Supplier Text 25 Nomor Kode Supplier 2 Nama_Supplier Text 25 Nama Supplier 3 Alamat Text 35 Alamat Supplier 4 Telp Number LongInt Nomor Telepon 5 Fax Number LongInt Nomor Fax 6 Contact_Person Text 25 Sales Yang Bisa Dihubungi 7 Keterangan Text 25 Catatan Nama Tabel Primary Key : PO : No_PO Tabel 4.3 Struktur File Data Purchase Order No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1 No_PO Text 15 Nomor Kode Purchase Order

8 39 2 Tgl_PO Date/Time Short/Date Tanggal Purchase Order 3 Nama_Supplier Text 15 Nama Supplier 4 Dikirim_Ke Text 25 Alamat Dituju 5 Term Text 10 Batas Pembayaran 6 Diorder_Oleh Text 20 Nama Pengorder 7 No_Part Text 15 Nomor Kode Barang 8 Nama_Barang Text 25 Nama Barang 9 Merk Text 25 Merk Barang 10 Jumlah Number LongInt Jumlah Orderan Nama Tabel : Pembelian Primary Key : - Tabel 4.4 Struktur File Data Pembelian No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1 No_PO Text 15 Nomor PO 2 Tgl_Transaksi Date/Time Short Date Tanggal Transaksi 3 Invoice Text 20 Nomor Faktur 4 Surat_Jalan Text 20 Nomor Surat Jalan 5 Diterima_Oleh Text 25 Nama Penerima 6 Nama_Supplier Text 25 Nama Supplier 7 Dikirim_Ke Text 25 Alamat Dituju 8 Term Text 10 Termin Pembayaran 9 Diorder_Oleh Text 25 Nama Pengorder 10 Total_Pembelian Number Long Integer Total Keseluruhan Pembelian 11 No_Part Text 15 Nomor Part 12 Nama_Barang Text 25 Nama Barang 13 Merk Text 25 Nama Barang 14 Jumlah_Pesan Number Long Integer Jumlah Pemesanan 15 Jumlah_Datang Number Long Integer Jumlah Barang Datang 16 Harga_Beli Number Long Integer Harga Beli Nama Tabel : Pemakaian Primary Key : - Tabel 4.5 Struktur File Data Pemakaian No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Tgl_Transaksi Date/Time - Tanggal Transaksi 2 Nama_Kapal Text 25 Nama Kapal 3 No_Tanda_Terima Number 25 Nomor Tanda Terima 4 Diserahkan_Oleh Text 25 Nama Penyerah Barang 5 Dibawa_Oleh Text 25 Nama Pembawa Barang

9 40 6 Diterima_Oleh Text 25 Nama Penerima 7 No_Part Text 15 Nomor Part 8 Nama_Barang Text 25 Nama Barang 9 Merk Text 25 Merk Barang 10 Ukuran Text 25 Ukuran, Size Barang 11 Jumlah_Pemakaian Number Long Integer Jumlah Pakai Barang 4.6 Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi untuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut : Gambar 4.8 Struktur Program Aplikasi Pengendalian Sparepart Kapal 4.7 Perancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan

10 41 seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam aplikasi ini terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut : S tru k tu r M e n u D a ta M a s te r D a ta T ra n s a k s i L a p o ra n D a ta B a ra n g In p u t P O L a p o ra n D a ta P e m b e lia n D a ta S u p p lie r In p u t P e m b e lia n L a p o ra n D a ta P e m a k a ia n In p u t P e m a k a ia n L a p o ra n D a ta B a ra n g L a p o ra n D a ta S u p p lie r Gambar 4.9 Struktur Menu Aplikasi Pengendalian Sparepart Kapal 4.8 Rancangan Input Gambar 4.10 Design Form Data Barang

11 42 Gambar 4.11 Design Form Data Supplier Gambar 4.12 Design Form Purchase Order

12 43 Gambar 4.13 Design Form Pembelian Gambar 4.14 Design Form Pemakaian

13 Rancangan Output Rancangan output adalah rancangan dalam bentuk laporan dari hasil pemrosesan input yang diterima dari sistem pengolahan data tersebut. Untuk menentukan rancangan keluaran diperlukan kecermatan, ketelitian dan kesabaran dengan harapan keluaran yang dihasilkan merupakan laporan-laporan yang akurat dan releven serta dapat dimengertikan oleh pemakaiannya. Gambar 4.15 Design Laporan Data Barang Gambar 4.16 Design Laporan Data Supplier

14 45 Gambar 4.17 Design Laporan Data Pembelian PT. PELNAS BINTAN BUGAR-BUGAR JL. MT HARYONO NO. 28 TANJUNGPINANG LAPORAN DATA PEMAKAIAN Tanggal No Part Nama Barang Merk Ukuran Jumlah Gambar 4.18 Design Laporan Data Pemakaian