BAB 4 REKOMENDASI PROSES YANG DIUSULKAN. berubah ataupun tidak berubah, dan juga menunjukan proses-proses mana saja yang

Transkripsi

1 BAB 4 REKOMENDASI PROSES YANG DIUSULKAN 4.1 Daftar Proses Daftar proses ini meupakan usulan yang menunjukan proses-proses bisnis yang berubah ataupun tidak berubah, dan juga menunjukan proses-proses mana saja yang dihilangkan atau tidak dihilangkan. Berikut adalah tabel yang dijadikan acuan/template untuk menyusun daftar proses: Nama Kolom Keterangan No. Description Old State Nomor proses bisnis Nama proses bisnis Keterangan apakah suatu proses bisnis terdapat pada kondisi sistem lama (current), ditandai dengan tanda centang atau checklist ( ) bila proses tersebut ada dan tanda garis (-) bila proses tersebut tidak ada. New State Keterangan apakah suatu proses bisnis terdapat pada kondisi baru yang direkomendasikan, ditandai dengan tanda centang atau checklist ( ) bila proses tersebut ada dan tanda garis (-) bila proses tersebut tidak ada. 122

2 123 Note Keterangan tambahan mengenai proses binis, apakah proses tersebut merupakan proses yang lama/baru/update. Updated = diperbaharui. New = baru. Deleted = dihapus/dihilangkan. Tanpa keterangan (-) = proses tidak mengalami perubahan. Tabel 4.1 Daftar Proses - Keterangan No. Description Old State New State Note Financials 1. Chart of Account - 2. Edit Chart of Account - 3. Journal Entry - 4. Journal Voucher - 5. Posting Template Updated 6. Recurring Posting Updated 7. Reverse Transaction Updated 8. Exchange Rate Difference - 9. Conversion Difference Updated 10. Financial Report Template Updated 11. Document Printing Updated 12. Internal Reconcilitation Updated

3 Budget Setup Updated 14. Cost Accounting Updated 15. G/L Accounts and Business Partners Financial Balance Sheet General Ledger Aging Updated 19. Tax Updated Sales A/R 20. Sales Quotation Updated 21. Sales Order Updated 22. Delivery Updated 23. Return A/R Down Payment Request Updated 25. A/R Down Payment Invoice Updated 26. A/R Invoice A/R Invoice - Payment A/R Credit Memo Updated 29. A/R Reverse Invoice Updated 30. Document Generation Wizard Updated 31. Document Printing Updated 32. Dunning Wizard Updated 33. Open Item List Updated 34. Document Draft Report -

4 Sales Analysis Updated 36. Backorder Updated Purchasing - A/P 37. Purchasing Order Updated 38. Good Receipt PO Good Return A/P Down Payment Request Updated 41. A/P Down Payment Invoice Updated 42. A/P Invoice A/P Credit Memo Updated 44. A/P Reverse Invoice Updated 45. Landed Cost Updated 46. Document Printing Updated 47. Purchasing Reports Updated Business Partners 48. Business Partner Master Data Activity Updated 50. Internal Reconcilitation Updated 51. Business Partner Report Updated Banking 52. Incoming Payments Check Register Updated 54. Deposit Updated

5 Postdated Check Deposit Updated 56. Postdated Credit Voucher Deposit Updated 57. Outgoing Payments Check for Payment Updated 59. Void Check of Payment Updated 60. Check for Payment Draft Updated 61. Payment Wizard Updated 62. Bank Statement and External Updated Reconciliation 63. Check Number Confirmation Updated 64. Document Printing Updated 65. Banking Reports Updated Inventory 66. Item Master Data Item Management Updated 68. Good Receipt Good Issue Inventory Transfer Updated 71. Initial Quantities and Inventory Tracking Updated 72. Cycle Count Recommendation Updated 73. Inventory Revaluation Updated 74. Price Lists Updated 75. Pick and Pack Updated 76. Item List Updated

6 Document Draft Report Updated 78. List Price Report Updated 79. Inactive Items Updated 80. Inventory Posting List Inventory Status Updated 82. Inventory in Warehouse Report Updated 83. Inventory Audit Report Inventory Valuation Report Updated 85. Serial Number Transaction Report Updated 86. Batch Number Transaction Report Updated Human Resources 87. Employee Master Data Human Recources Reports Updated Proses Kontrak 89. Create New Contract - New 90. Manage/Display Contract - New 91. Entry Quotation Updated 92. Create/Manage Purchase Order Updated 93. Create A/P Invoice Create Outgoing Payment Create New Driver Vacancy - New 96. Manage/Display Vacancy - New 97. Profile MatchUp - New

7 Entry New Driver - New 99. Manage/Display Driver - New 100. Create New Rental TimeSheet - New 101. Manage/Display Timesheet - New Proses Pembayaran Kontrak 102. Create A/R Invoice Updated 103. Create Incoming Payment Customer Receiveable Aging Report - Proses Penjualan Kendaraan 105. Create/Manage Sales Quotation Updated 106. Create/Manage Sales Order Updated 107. Create/Manage Sales Delivery Updated 108. Create A/R Invoice Create Incoming Payment Customer Receiveable Aging Report - Proses Pembelian Inventory 111. Create/Manage Purchase Order Updated 112. Create/Manage Goods Receipt Create/Manage Goods Return Create A/P Invoice Create Outgoing Payment Vendor Liabilities Aging Report Puchase Order Report -

8 Inventory Report-Posting List Inventory in Warehouse Report Inventory Valuation Report Inventory Audit Report - Proses Replacement 122. Create/Manage Fix Asset Update 123. Manage Value Fix Asset Update 124. Create/Manage Vehicle Timesheet - New 125. Create A/P Invoice Create Goods Issue Fix Asset Value Report Update Tabel 4.2 Daftar Proses 4.2 Proses Bisnis yang Diperbarui Proses bisnis yang diperbarui atau di-update akan dijelaskan melalui template/acuan yang terdiri dari elemen-elemen berikut ini: a. Parent Business Activity/Process Merupakan proses bisnis yang terlebih dahulu harus dijalankan, sehingga input yang diperlukan dapat diidentifikasi, dan proses bisnis yang terkait/selanjutnya dapat dijalankan. b. Description Merupakan keterangan tambahan singkat mengenai tujuan/manfaat dari proses bisnis yang terkait.

9 130 c. Primary Product Terdiri dari Primary Product, hasil utama/ produk utama dari proses bisnis yang terkait; Description, merupakan keterangan singkat tentang Primary Product; dan Customer of Product, merupakan calon pemakai/pengguna (internal) yang akan menggunakan system/transaksi yang terkait nantinya. d. Trigger(s) Aktivitas atau kejadian yang mendorong terjadinya proses bisnis yang terkait. e. Sub-Process Proses lain yang merupakan bagian dari proses bisnis yang terkait. f. Standart Path Event/Activities Merupakan alur/aliran proses bisnis yang umum/standart yang dijelaskan di dalam narasi. Dimulai dengan trigger(s), input yang dibutuhkan, cara proses dijalankan, hasil dari proses serta penggunaan hasil dari proses. g. Alternative Path Event/Activities Merupakan alur/aliran proses bisnis alternative yang dapat menggantikan aliran/alur proses bisnis umum/standart. h. Input(s) Merupakan masukan/data apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis yang terkait. Terdiri dari inputs, description, dan sources of input, dimana sources of input terdiri dari technical inputs (database SAP) dan non-technical inputs (form, schedule, organization policies, etc). i. Secondary Product(s) Merupakan hasil tambahan/sampingan dari proses bisnis yang terkait. j. Participants

10 131 Pihak internal perusahaan (bagian atau departemen) yang berperan dalam menyediakan inputs dan menjalankan proses bisnis baik secara langsung berhubungan dengan system maupun tidak langsung. k. Integration Pengaruh proses terhadap modul SAP Business One yang telah diimplementasikan. Terdiri dari desired function, yang merupakan fungsi yang diperlukan oleh proses yang terkait; dan required component yang merupakan komponen/submodul yang dibutuhkan untuk memenuhi fungsi.

11 Kontrak Create New Contract Gamabar 4.1 Rancangan User Interface Contract A. Parent Business Activity/Process: Maintain master data. Rental transaction. Contract. B. Description: Proses ini mendukung pencatatan kontrak rental baru.

12 133 C. Primary Products: Primary Products Description Customer of Products Contract record Data kontrak rental antara konsumen dengan PT. ABHITRANS tercatat ke dalam system. Contract Administrator Tabel 4.3 Primary Products-Contract D. Trigger(s): Adanya kontrak rental baru antara konsumen dengan PT. ABHITRANS. E. Sub-process: Manage/Display Contract, untuk mengupdate/menampilkan kontrakkontrak yang sebelumnya telah dibuat. F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mencatat kontrak rental baru, lalu kemudian akan dimulai transaksi Create New Contract, dimana Contract Administrator harus menginput, id atau nama konsumen, memilih jenis kontrak, memasukan jenis mobil yang diinginkan konsumen, tanggal pembuatan kontrak, tanggal berlakunya kontrak, dll. Setelah kontrak disimpan ke dalam database SAP, kontrak dapat diubah/dimanage lewat transaksi Manage/Display Contract selama kontrak tersebut masih aktif dan valid. G. Alternative Path Event/Activities: -

13 134 H. Input(s): Inputs Description Technical Sources of Inputs Non-technical Customer. ID atau nama Customer master Contract form. customer yang data. terkait di dalam kontrak. Validity period. Periode waktu berlakunya kontrak. Document date. Waktu dokumen kontrak dibuat Date. Date Contract form. Contract form Contract type. Jenis kontrak yang Contract type. Contract form. berlaku. Car Class / Type. Jenis mobil yang Car master data.. Contract form dibutuhkan. Car make. Merk mobil yang Car master data. Contract form dibutuhkan Car model Model mobil yang Car master data. Contract form. dibutuhkan. Purchased year Tahun mobil dibeli Car master data. Contract form Car license number Nomor polisi mobil Car master data Contract form Car rate / day Harga sewa mobil Car rental rate Contract form per hari

14 135 Driver (yes/no) Apakah mobil membutuhkan driver Start date Waktu awal penyewaan mobil End date Waktu akhir penyewaan mobil Car rental master data date date Contract form Contract form Contract form Tax code Kode pajak Tax code Contract form Tabel 4.4 Input(s) Contract I. Secondary Products: Secondary Products Description Customer of Products Customer payable changed Hutang customer Finance department bertambah. Rental Timesheet changed Perubahan di contract, Contract administrator seperti penggantian start date/end date/ rate/tax/etc akan menyebabkan perubahan pada Rental Timesheet Tabel 4.5 Secondary Products- Contract

15 136 J. Participant: Participant(s) (Actor) Contract Administrator Function(s) -Mencatat kontrak ke dalam sistem SAP. -memaintain data kontrak. -menghubungi Operational Staff ketika melakukan perubahan dalam kontrak. Tabel 4.6 Praticipants - Contract K. Integration: -

16 Create New Driver Vacancy Gambar 4.2 Rancangan User Interface Job Vacany A. Parent Business Activity/Process: Maintain master data. Rental transaction. Job Vacancy. B. Description:

17 138 Proses ini mendukung pencatatan lowongan kerja driver baru sesuai dengan kontrak. C. Primary Products: Primary Products Description Customer of Products Job vacancy record. Data lowongan kerja Operational Staff tercatat ke dalam system. Tabel 4.7 Primary Products-Job Vacany D. Trigger(s): Adanya kebutuhan untuk driver pada client. E. Sub Process : Manage/Display Vacancy, untuk mengupdate/menampilkan lowongan kerja. F. Standart Path Event/Activities : Proses dimulai ketika adanya kebutuhan akan driver untuk client. Operational staff akan mengentri data driver yang diperlukan. Pertama staff akan mengentry nomor kontrak dan dokumen serta valid date, lalu sistem akan menanmpilkan jumlah driver yang diperlukan. Setelah itu staff dapat menginput kualifikasi untuk setiap lowongan, seperti foreign languange, location, age, sex, bersedia untuk dinas keluar kota / lembur atau tidak beserta pengalaman kerja yang dicari. G. Alternative Path Event / Activities : - H. Input(s): Inputs Description Sources of Inputs

18 139 Technical Non-technical Contract No. Nomor kontrak Contract master Contract form. yang untuk lowongan driver. digunakan membuka kerja data. Validity period. Periode waktu Date. - berlakunya kontrak. Document date. Waktu dokumen Date - kontrak dibuat Foreign language. Bahasa asing yang Driver master data. Contract form. dimengerti driver Location Domisili driver. Driver master data.. Contract form Age. Umur driver. Driver master data. Contract form Sex Jenis kelamin driver. Overnight ( yes/ no) Kesediaan untuk lembur Driver master data. Driver master data. Contract form. Contract form Out of town ( yes / Kesediaan untuk Driver master data Contract form no) dinas keluar kota Experience Pengalaman kerja sebagai driver. Driver master data Contract form

19 140 Start date Waktu awal penyewaan mobil End date Waktu akhir penyewaan mobil date date Contract form Contract form Quantity Jumlah driver yang Contract master Contract form dibutuhkan data Tabel 4.8 Input(s) Job Vacancy I. Secondary product : - J. Participant : Participant(s) (Actor) Operational Staff Function(s) -Mencatat lowongan kerja driver -memaintain data lowongan driver. Tabel 4.9 Participants Job Vacancy K. Integration: -

20 Profile MatchUp Gambar 4.3 Rancangan User Interface Profile MatchUp (1) Gambar 4.4 Rancangan User Interface Profile MatchUp (2)

21 142 A. Parent Business Activity/Process: Maintain master data. Rental transaction. Job Vacancy. B. Description: Proses ini mendukung pencarian driver yang sesuai dengan lowongan. C. Primary Products: Primary Products Description Customer of Products Driver waiting list Data driver yang tersedia dan sesuai dengan kualifikasi tercatat ke dalam sistem SAP. Operational staff Tabel 4.10 Primary Products Profile MatchUp D. Trigger(s): Adanya kebutuhan untuk mendapatkan driver yang sesuai dengan kualifikasi lowongan. E. Sub-process: - F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mencari driver yang sesuai dengan kualifikasi lowongan, kemudian staff operasional akan memulai transaksi Profile MatchUp. Pertama, staff operasional akan menginput nomor lowongan,

22 143 document date dan valid date, setelah itu sistem akan menampilkan total jumlah driver yang dibutuhkan, serta rincian lowongan yang berisi StartDate, EndDate, Age, Sex, Overnight(Y/N), OutOfTown(Y/N), Experience, ForeignLanguange, Qty yang dibutuhkan. Staff dapat meng-assign driver ke dalam waiting list dengan cara men-double klik row kualifikasi yang diinginkan, lalu system akan menampilkan list driver yang sesuai dengan kualifikasi di row tersebut. Tabel yang ditampilkan sistem akan berisi Nomor induk pegawai, nama driver, dan pilihan untuk memasukan driver ke dalam waiting list. G. Alternative Path Event/Activities: - H. Input(s): Inputs Description Technical Sources of Inputs Non-technical Vacancy number Nomor lowongan Job vacancy record Job vacancy form Validity period. Periode waktu berlakunya lowongan. Document date. Waktu dokumen driver waiting list dibuat Date. Date Job vacancy form. Job vacancy form Add to waiting list Apakah driver mau Driver master - (yes / no). dimasukkan record. kedalam waiting

23 144 list. Tabel 4.11 Input(s) Profile MatchUp I. Secondary Products: Secondary Products Description Customer of Products Status Job vacancy changed Status job vacancy berubah menjadi non aktif. Operational staff Status driver changed Status driver berubah Operational staff menjadi waiting list Tabel 4.12 Secondary Products - Profile MatchUp J. Participant: Participant(s) (Actor) Operational staff Function(s) -Mencatat driver ke dalam waiting list dalam sistem SAP. Tabel 4.13 Participants Profile MatchUp K. Integration: -

24 Entry New Driver Gambar 4.5 Rancangan User Interface - Driver A. Parent Business Activity/Process: Maintain master data. Rental transaction. Driver. B. Description: Proses ini mendukung pembuatan data driver baru. C. Primary Products: Primary Products Description Customer of Products Driver record Data driver yang baru Operational staff

25 146 dimasukkan ke dalam sistem SAP. Tabel 4.14 Primary Products - Driver D. Trigger(s): Adanya driver baru. E. Sub-process: Manage / display driver, untuk mengaupdate atau menampilkan data driver. F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya penerimaan driver baru, kemudian operational staff menjalankan transaksi Create New Driver. Dengan menginput informasi umum driver terlebih dahulu seperti nama, alamat, telepon, jenis kelamin, lokasi, tanggal lahir. Setelah itu staff memasukkan informasi khusus mengenai driver tersebut, seperti nomor SIM, masa berlaku SIM, tanggal mulai kerja, tanggal akhir kerja, serta bahasa asing yang dikuasai dan ketersediaan driver untuk kerja keluar kota atau lembur. G. Alternative Path Event/Activities: - H. Input(s): Inputs Description Technical Sources of Inputs Non-technical Frist name Nama depan driver Driver master record Driver recruitment form

26 147 Last name. Nama belakang Driver master Driver recruitment driver record form. Document date. Waktu dokumen Date Driver recruitment driver dibuat form Start date Tanggal driver Date Driver recruitment mulai bekerja form- End date Tanggal driver Date Driver recruitment berhenti bekerja form Birth date Tanggal lahir driver Date Driver recruitment form Place of Birth Tempat lahir driver Driver master record Address Alamat driver Driver master record Driver recruitment form Driver recruitment form Phone Telepon driver yang Driver master Driver recruitment dapat dihubungi record form Location Daerah domisili driver Driver master record Driver recruitment form Sex Jenis kelamin driver Driver master record License number Nomor SIM driver Driver master record Driver recruitment form Driver recruitment form License expired Masa habis SIM Date Driver recruitment

27 148 date driver form Languange Bahasa asing yang Driver master Driver recruitment dikuasai driver record form Languange level Tingkatan Driver master Driver recruitment kemampuan driver record form dalam menguasai bahasa asing Out of Town ( yes / Kesediaan driver Driver master Driver recruitment no) untuk bekerja diluar record form kota Overnight Ketersediaan driver Driver master Driver recruitment untuk bekerja record form lembur Tabel 4.15 Input(s) - Driver I. Secondary Products: - J. Participant: Participant(s) (Actor) Operational staff Function(s) -Mencatat driver ke dalam sistem SAP. -Memaintain data driver. Tabel 4.16 Participants - Driver

28 149 K. Integration: Create New Rental TimeSheet Gambar 4.6 Rancangan User Interface Rental Timesheet (1)

29 150 Gambar 4.7 Rancangan User Interface Rental Timesheet (2) A. Parent Business Activity/Process: Maintain master data. Rental transaction. Rental Schedule. B. Description:

30 151 Proses ini mendukung pembuatan rental timesheet. C. Primary Products: Primary Products Description Customer of Products Car Rental Timesheet record Data kontrak, driver, mobil yang bersangkutan dengan kontrak dimasukan ke dalam sistem SAP. Operational staff Tabel 4.17 Primary Products Rental Timesheet D. Trigger(s): Adanya kebutuhan untuk mengelola mobil dan driver untuk memenuhi pesyaratan kontrak. E. Sub-process: Manage / display Rental Timesheet, untuk mengaupdate atau menampilkan data timesheet. F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mengelola kontrak yang ada dengan meng-assign mobil dan driver. Operational staff menjalankan transaksi Create New Rental Timesheet, kemudian menginput nomor kontrak dan tanggal dokumen. Sistem kemudian akan menampilkan data konsumen yang terkait, serta deskripsi mobil, tanggal sewa mobil yang diinginkan konsumen. Staff dapat memilih mobil mana yang ingin ditugaskan dengan memilih nomor polisi mobil. Staff juga dapat menugaskan driver dengan mendouble-klik row mobil yang dimaksud kemudian staff dapat memilih pegawai/nomor pegawai dari drop down

31 152 list yang sudah disediakan sistem. Driver yang muncul dalam drop down list tersebut merupakan hasil waiting list dari proses Profile Matchup. Jika staff ingin mengelola atau menampilkan timesheet, maka staff dapat menjalankan transaksi Manage/Display Rental Timesheet. G. Alternative Path Event/Activities: - H. Input(s): Inputs Description Technical Sources of Inputs Non-technical Contract Number Nomor kontrak. Contract master Timesheet form Document date. Waktu dokumen driver dibuat record Date Timesheet form License Plate Nomor polisi mobil Car master record Timesheet form Driver s Employee Nomor induk Driver master Timesheet form Number pegawai driver. record Tabel 4.18 Input(s) - Rental Timesheet I. Secondary Products: Secondary Products Description Customer of Products Driver status changed Status driver yang terpilih berubah dari waiting list menjadi unavailable. Status Operational Staff

32 153 Car status changed driver yang tidak terpilih berubah dari waiting list menjadi available. Status mobil yang terpilih berubah dari available menjadi unavailable. Operational staff Contract records changed Perubahan di rental Finance department schedule, seperti penggantian start date/end date/ license plate/etc akan menyebabkan perubahan pada detail kontrak dan jumlah kontrak. Tabel 4.19 Secondary Products Rental Timesheet J. Participant: Participant(s) (Actor) Operational staff Function(s) -Mencatat driver ke dalam sistem SAP. -Memaintain data driver. -menghubungi Contract Administrator ketika melakukan perubahan dalam Rental Timesheet. Tabel 4.20 Participants Rental Timesheet

33 154 K. Integration: Create/Manage Maintenance Timesheet Gambar 4.8 Rancangan User Interface Maintenance Timesheet (1)

34 Gambar 4.9 Rancangan User Interface Maintenance Timesheet (2) 155

35 Gambar 4.10 Rancangan User Interface Maintenance Timesheet (3) 156

36 157 Gambar 4.11 Rancangan User Interface Maintenance Timesheet (4) A. Parent Business Activity/Process: Maintain master data. Rental transaction. Maintenance. B. Description: Proses ini mendukung pembuatan maintenancetimesheet.

37 158 C. Primary Products: Primary Products Description Customer of Products Maintenance Timesheet Data mobil, inventory good Dispatcher staff Record issue, dan replacement yang bersangkutan dimasukan kedalam SAP Tabel 4.21 Primary Products Maintenance Timesheet D. Trigger(s): Adanya kebutuhan untuk mengelola pendataan mobil dan good issue inventory dalam melakukan maintenance dan replacement mobil. E. Sub-process: - F. Standart Path Event/Activities: Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mendata dan mengelola proses maintenance mobil beserta good issue inventory yang berada didalamanya. Operational staff menjalankan transaksi Create/Manage Maintenance Timesheet, kemudian operational staff akan memasukan document date, rental schedule number, demage, description, start maintenance date, end maintenance date, dan apabila diperlukan memilih check box Yes apabila replacement diperlukan ( No bila tidak diperlukan). Apabila replacement diperlukan, maka operational staff akan diminta memasukan alasan replacement serta memasukan nomor polisi, jenis kendaraan yang digunakan untuk replacement serta tanggal mulai dan selesai replacement. Apabila terdapat inventory yang digunakan pada

38 159 maintenance, operational staff harus mencentang check box Yes untuk penggunaan inventory ( No bila tidak digunakan) dan memilih check box setiap inventory yang akan dipakai serta memasukan quantity inventory yang digunakan. Apabila terjadi replacement ketika mobil sedang dimaintenance maka operational staff harus membuka Create/Manage Maintenance Timesheet lalu memasukan nomor maintenance timesheet, sistem akan otomatis mengeluarkan data timesheet tersebut sehingga operational staff dapat mengubah datanya. G. Alternative Path Event/Activities: - H. Input(s): Inputs Description Sources of Inputs Technical Non-technical Document Date Tanggal pembuatan Date Maintenance maintenance sheet. Timesheet form Rental schedule Nomor rental Rental schedule Maintenance number schedule yang master data Timesheet form terkait. Damage Besar kerusakan Damage type Maintenance yang terjadi Timesheet form Description (low/medium/high) Keterangan - Maintenance tambahan kerusakan tentang yang Timesheet form

39 160 terjadi Start Date Tanggal mulai Date Maintenance (Maintenance) maintenance Timesheet form End Date Terdapat selesai Date Maintenance (Maintenance) maintenance Timesheet form Replacement Apakah mobil akan - Maintenance (yes/no) diganti dengan Timesheet form mobil lain? Reason Alasan penggantian mobil - Maintenance Timesheet form Used (yes/no) Apakah inventory - Maintence digunakan maintenance? untuk timesheet form. Quantity Jumlah inventory yang digunakan - Maintenance timesheet form. License Plate Nomor polisi mobil - Maintence number pengganti timesheet form. (Replacement) Start date Tanggal mobil pengganti dimulai date Maintenance timesheet form. End date Tanggal akhir asli/ date Maintenance original mobil yang timesheet form. di-replace

40 161 seharusnya dipakai. Tabel 4.22 Input(s) Maintenance Timesheet I. Secondary Products: Secondary Products Description Customer of Products Rental schedule timesheet changed End date dari mobil yang harus diganti di rental schedule berubah dari end date awal menjadi (start date-1) mobil pengganti. Operational staff Car status changed Status mobil yang di Operational staff maintenance dari nonaviable berubah menjadi on maintenance Tabel 4.23 Secondary Products Maintenance Timesheet J. Participant: Participant(s) (Actor) Dispathcer staff Function(s) -mendata inventory yang digunakan untuk replacement -menghubungi operational staff ketika terjadi perubahan /maintenance timesheet baru dibuat.

41 162 Operational staff -Memasukan data mobil replacement -Memasukan data mobil yang maintenance Technicians -mengisi maintenance timesheet form. -Menentukan jenis maintenance yang diperlukan Tabel 4.24 Participants Maintenance Timesheet K. Integration: Diagram Alur Aktivitas yang Diperbaharui Diagram ini mendokumentasikan alur aktivitas/event untuk proses bisnis atau sub-proses Proses Kontrak Create New Contract Create New Contract merupakan proses yang mendukung pencatatan kontrak baru dengan konsumen/vendor. Proses dimulai ketika calon client menawarkan kerja sama dengan PT. Abhitrans. Ketika mendapat penawaran kerjasama, finance staff akan mencetak laporan keuangan dari sistem SAP B1 untuk diserahkan kepada client. Apabila lolos, top manager PT. Abitrans akan mengikuti proses Pra-Bid berupa presentasi mengenai draft contract yang diminta oleh client. Setelah mendapat draft dan penjelasannya, top manager akan menghitung total nilai kontrak untuk diajukan kepada client.

42 163 Apabila client menyetujui kontrak yang diajukan, maka top manager dari PT. Abhitrans dan pihak client akan menandatangai perjanjian kontrak. Perjanjian kontrak tersebut dipegang oleh pihak client dan PT. Abhitrans. Ketika kontrak telah di tandatangai, maka contract administrator akan membuka Create New Contract, dimana Contract Administrator harus menginput, id atau nama konsumen, memilih jenis kontrak, memasukan jenis mobil yang diinginkan konsumen, tanggal pembuatan kontrak, tanggal berlakunya kontrak, dll. Setelah kontrak disimpan ke dalam database SAP, kontrak dapat diubah/dimanage lewat transaksi Manage/Display Contract selama kontrak tersebut masih aktif dan valid.

43 Gambar 4.12 Activity Diagram Recommendation- Contract 164

44 Create New Driver Vacancy Proses dimulai ketika contract administrator mendapat kontrak baru yang berisi kualifikasi driver yang diperlukan. Maka contract administrator akan mengabarkan kepada operational staff akan adanya kebutuhan diver baru. Ketika mengetahui kebutuhan akan diver baru, operational staff akan mengentri data kualifikasi driver yang diperlukan. Pertama staff akan mengentry nomor kontrak dan dokumen serta valid date, lalu sistem akan menanmpilkan jumlah driver yang diperlukan. Setelah itu staff dapat menginput kualifikasi untuk setiap lowongan, seperti foreign languange, location, age, sex, bersedia untuk dinas keluar kota / lembur atau tidak beserta pengalaman kerja yang dicari. Gambar 4.13 Activity Diagram Recommendation Driver Vacancy

45 Profile MatchUp Proses dimulai ketika operational staff memerlukan driver yang sesuai untuk memenuhi suatu perjanjian kontrak. Operational staff akan memulai transaksi Profile MatchUp. Pertama, staff operasional akan menginput nomor lowongan, document date dan valid date, setelah itu sistem akan menampilkan total jumlah driver yang dibutuhkan, serta rincian lowongan yang berisi StartDate, EndDate, Age, Sex, Overnight(Y/N), OutOfTown(Y/N), Experience, ForeignLanguange, Qty yang dibutuhkan. Staff dapat meng-assign driver ke dalam waiting list dengan cara men-double klik row kualifikasi yang diinginkan, lalu system akan menampilkan list driver yang sesuai dengan kualifikasi di row tersebut. Tabel yang ditampilkan sistem akan berisi Nomor induk pegawai, nama driver, dan pilihan untuk memasukan driver ke dalam waiting list. Gambar 4.14 Activity Diagram Recommendation Profile MatchUp Entry New Driver

46 167 Proses dimulai ketika lowongan kerja sebagai driver dibuka, pelamar akan mendatangi operational staff untuk melamar kerja. Ketika data pelamar telah diterima, maka operational staff akan melakukan wawancara untuk mengetahui lebih lanjut kemampuang pelamar. Apabila kemampuan dinilai baik, maka operational staff akan menghubungi pelamar untuk mempersiapkan diri apabila dipanggil bekerja. Setelah mengabarkan, operational staff akan menjalankan transaksi Create New Driver. Dengan menginput informasi umum driver terlebih dahulu seperti nama, alamat, telepon, jenis kelamin, lokasi, tanggal lahir. Setelah itu staff memasukkan informasi khusus mengenai driver tersebut, seperti nomor SIM, masa berlaku SIM, tanggal mulai kerja, tanggal akhir kerja, serta bahasa asing yang dikuasai dan ketersediaan driver untuk kerja keluar kota atau lembur.

47 Gambar 4.15 Activity Diagram Recommendation - Driver 168

48 Create New Rental Timesheet Proses dimulai ketika operational staff mendapat informasi kontrak baru, maka akan dibuat Rental Timesheet. Pertama-tama operational staff menjalankan transaksi Create New Rental Timesheet, kemudian menginput nomor kontrak dan tanggal dokumen. Sistem kemudian akan menampilkan data konsumen yang terkait, serta deskripsi mobil, tanggal sewa mobil yang diinginkan konsumen. Staff dapat memilih mobil mana yang ingin ditugaskan dengan memilih nomor polisi mobil. Staff juga dapat menugaskan driver dengan mendouble-klik row mobil yang dimaksud kemudian staff dapat memilih pegawai/nomor pegawai dari drop down list yang sudah disediakan sistem. Driver yang muncul dalam drop down list tersebut merupakan hasil waiting list dari proses Profile Matchup. Jika staff ingin mengelola atau menampilkan timesheet, makastaff dapat menjalankan transaksi Manage/Display Rental Timesheet. Setelah rental timesheet selesai, maka akan diserahkan kepada contrat administrator untuk pengecekan kebenaran rental timesheet tersebut dan apabila terjadi perubahan pada perjanjian kontrak yang mempengaruhi rental timesheet. Apabila rental timesheet sudah dianggap benar, maka rental timesheet akan diberikan kepada driver yang bersangkutan. Ketika waktu yang ditentukan untuk pengiriman telah tiba, dispatcher staff akan memeriksa mobil yang akan dibawa dan membuat STTK (Surat Tanda Terima Kendaraan) yang akan ditandatangai oleh driver yang bertugas sesuai dengan rental timesheet. Setelah mendatangani STTK, driver akan membawa mobil kepada client dan melaksanakan tugas sesuai kontrak.

49 Gambar 4.16 Activity Diagram Recommendation Rental Timesheet 170

50 Create New Maintenance Timesheet Maintenance TimeSheet dilakukan ketika maintenance/service dilaksanakan dipool. Proses dimulai ketika driver meminta maintenance atas mobil yang dikendarai. Dispatcher staff akan menjadwalkan maintenance. Ketika waktu maintenance tiba, mobil akan dibawa ke pool lalu technician akan melakukan maintenance serta mengambil inventory yang dibutuhkan, selain itu technician akan melaporkan pelaksanaan maintenance kepada dispatcher staff. Ketika mendapat laporan, dispatcher staff akan mengisi Maintenance TimeSheet Form yang telah disediakan. Form ini kemudian akan diberikan kepada operational staff untuk dimasukan kedalam sistem. Ketika mendapat Maintenance TimeSheet Form yang sudah diisi, Proses dimulai dari adanya kebutuhan untuk mendata dan mengelola proses maintenance mobil beserta good issue inventory yang berada didalamanya. Operational staff menjalankan transaksi Create/Manage Maintenance Timesheet, kemudian operational staff akan memasukan document date, rental schedule number, demage, description, start maintenance date, end maintenance date, dan apabila diperlukan memilih check box Yes apabila replacement diperlukan ( No bila tidak diperlukan). Apabila replacement diperlukan, maka operational staff akan diminta memasukan alasan replacement serta memasukan nomor polisi, jenis kendaraan yang digunakan untuk replacement serta tanggal mulai dan selesai replacement. Apabila terdapat inventory yang digunakan pada maintenance, operational staff harus mencentang check box Yes untuk penggunaan inventory ( No bila tidak digunakan) dan memilih check box setiap inventory yang akan dipakai serta memasukan quantity inventory yang digunakan. Apabila terjadi replacement ketika mobil sedang dimaintenance maka operational staff harus membuka Create/Manage Maintenance Timesheet lalu memasukan nomor maintenance timesheet, sistem akan otomatis mengeluarkan data timesheet tersebut sehingga operational staff dapat mengubah datanya. Ketika perbaikan telah selesai, maka technician akan mengabarkan driver bahwa mobil sudah dapat diambil. Driver akan datang mengambil mobil yang telah selesai dimaintenance dan apabila terdapat replacement, driver juga akan mengembalikan mobil replacement disaat yang sama.

51 172 Gambar 4.17 Activity Diagram Recommendation - Replacement 4.4 Laporan yang Di-customized Kontrak

52 Contract Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan kontrak-kontrak yang dibuat selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci kontrak-kontrak yang dibuat. No. Field s Name Description 1. Contract Number Nomor kontrak. 2. Vendor name Nama konsumen. 3. Vendor ID Id konsumen. 4. Contract Type Tipe kontrak. 5. Original value Jumlah awal kontrak. 6. Changes Jumlah perubahan terhadap kontrak. 7. Revised Value Jumlah total termasuk perubahan. 8. Contract Date Tanggal kontrak dibuat 9. Validity Period Periode validnya kontrak 10. Contract Status Status kontrak Tabel 4.25 Report Recommendation Contract

53 Driver Vacancy Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan lowongan yang dibuat untuk kontrak yang terkait selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci lowongan-lowongan yang telah dibuat. No. Field s Name Description 1. Contract Number Nomor kontrak. 2. Vacancy no. Nomor lowongan 3. Vacancy description Deskripsi lowongan. 3. Vacancy date Tanggal lowongan dibuat. 4. Validity Period Periode validnya lowongan. 5. Vacancy Status Status lowongan. Tabel 4.25 Report Recommendation Driver Vacancy New Driver Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan arus masuk driver baru yang direkrut oleh perusahaan selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan semua driver dan status driver yang masuk dalam periode tertentu. No. Field s Name Description 1. First Name Nama depan driver. 2. Last Name. Nama akhir driver. 3. Address Alamat driver. 3. Birthdate Tanggal lahir driver. 4. Phone Nomor telepon driver.

54 Location Daerah domisili driver. 6. NIP Nomor induk pegawai. 7. Sex Jenis kelamin driver. 8. License No. Nomor SIM driver. 9. License Exp. Date Masa habis driver. 11. Driver Status Status driver. 12. Start Date Tanggal masuk driver. Tabel 4.26 Report Recommendation - Driver Rental Timesheet Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan jadwal dan schedule rental berdasarkan kontrak yang telah ada. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci jadwal rental beserta dengan mobil, driver yang digunakan. No. Field s Name Description 1. Contract Number Nomor kontrak. 2. Rental Timesheet number. Nomor rental timesheet. 3. Customer ID. Id konsumen. 4. Customer name. Nama konsumen. 5. Document Date. Tanggal rental timesheet dibuat. 6. Rental timesheet status. Status rental timesheet. Tabel 4.27 Report Recommendation Rental Timesheet

55 Maintenance Timesheet Report Laporan ini merupakan laporan yang menggambarkan keterangan maintenance mobil yang dibuat selama periode tertentu. Fungsinya adalah untuk menampilkan secara rinci maintenance timesheet yang dibuat. No. Field s Name Description 1. Contract Number Nomor kontrak. 2. Rental Timesheet number. Nomor rental timesheet. 3. Maintenance Timesheet number. Nomor maintenance timesheet. 4. Document Date. Tanggal maintenance timesheet dibuat. 5. Maintenance timesheet status. Status maintenance timesheet. Tabel 4.28 Report Recommendation Maintenance Timesheet