BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP BUSINESS ONE PADA PERUSAHAAN

Transkripsi

1 BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP BUSINESS ONE PADA PERUSAHAAN 5.1 Analsis SAP Business One SAP Business One terdiri dari fungsi umum yang biasa diperlukan oleh perusahaan berukuran kecil sampai medium. Berikut Gambar 5.1 keterkaitan SAP Business One antar bagian, Gambar 5. 1 Keterkaitan SAP Business One Antar Bagian Adapun spektrum performa dari SAP Business One yang mencakup areaarea berikut : a. Contact Management dan Opportunity Analysis (CRM) Dengan fungsi tersebut, perusahaan dapat mengelola kontak secara langsung dan tersusun dari pemanggilan telepon atau metode penghubungan pelanggan yang perusahaan lakukan. 61

2 b. Administration (Customizing Business One) Fungsionalitas tersebut dikelola oleh administrator dan juga mencakup fungsi umum yang berada didalam sistem, seperti user administration, inisialisasi system, definisi workflow dan lain-lainnya. c. Financial Penyusunan dan pengelolaan akun-akun, seperti pengelolaan anggaran umum, pengisian jurnal dan lain-lain, dikelola dengan fungsi tersebut. d. Sales/Order Processing Penawaran sales, pemesanan pelanggan, master record dan struktur-struktur diskon, retur, dan fungsi lainnya berada pada fitur tersebut. e. Purchase Procurement Dengan fungsi tersebut hal-hal yang dikelola adalah, pembeli dapat melacak proses pemesanan, dan good receipt dan incoming invoice. f. Business Partner Yang berada pada fitur ini adalah beragam struktur untuk mitra bisnis perusahaan (penjual), serta informasi pelanggan tetap dan yang akan menjadi prospek. Sebagai contoh, hanya data field tertentu yang akan terlihat terhadap bagian sales dan purchasing akan di sesuaikan dengan kondisi bisnis tertentu. g. Cost A ccounting /Cost Calculation Dengan fungsi tersebut, profit center akan dibuat berdasarkan struktur cost center yang ada. Profit center tersebut juga dievaluasi dan dilacak sesuai dengan pernyataan profit and loss. h. Inventory Management. Pengelolaan master barang (bahan baku, barang jadi dan barang setengah jadi), pengelolaan barang, daftar harga barang, dan juga transaksi yang dilakukan terhadap barang (goods issue, receipt dan transfer posting dan lain-lain) dikelola pada fungsi ini. i. Production Pada fungsi ini, Bill of Material di definisikan, cara pemesanan produk diterapkan, dan material availability diperiksa dan terjamin. 62

3 j. Invoicing/Payment Transaksi pembayaran elektronik dikelola pada fungsi ini. Transaksi pembayaran asing dan domestik juga terdukung pada fungsi ini. k. Material Resources Planning (MRP) Fungsi MRP menghitung semua keperluan untuk Bill of Material yang tingkat tinggi, yang juga sesuai dengan sales order dan hasil forecast terhadap permintaan; rekomendasi pemesanan dijadwalkan sesuai dengan lead time yang ditentukan. l. Service Area service mengoptimalkan potensi yang berada pada departemen Sales dan Servic, termasuk juga pada fungsi ini adalah service contract management dan planning, pelacakan interaksi pelanggan, customer support, dan pengelolaan sales opportunity. m. Human Resources Interface yang terintegrasi tersedia untuk HR, interface tersebut dapat digunakan sesuai dengan keperluan dari system personil yang sudah ada pada mysap. n. Reports Area Reports mencakup beberapa bentuk laporan seperti, bisnis, akunting, warehouse, dan juga laporan keuangan serta laporan/pernyataan akun. o. Internet Sales Interface yang terintegrasi tersedia untuk penjualan internet B2C atau B2B pada sistem SAP. Pemrosesan yang dilakukan setiap area tersebut memperlihatkan bahwa kebanyakan proses perusahaan secara umum dengan pengecualian fungsi-fungsi production control dan planning (PPS) dapat didukung oleh SAP Business One. Meski cakupan fungsional dari SAP Business One secara jelas tidak selengkap SAP-R/3 ini sebab SAP Business One ditujukan sebagai solusi yang ringkas untuk bisnis yang berukuran sedang dan dirancang untuk mencapai keperluan pada ukuran bisnis tersebut. 63

4 5.2 Penjelasan modul-modul yang berada pada SAP Business One Administration Layar navigasi utama area Administrasi : Memilih perusahaan Menentukan Foreign Currency Exchange Rates Inisialisasi Sistem Fungsi paling penting dari inisialisasi system adalah : Detil perusahaan Setting umum Otorisasi Setting dokumen dan penomoran Saldo awal Preferensi pencetakan Catatan : Anggap inisialisasi system sebagai tahap kritis ketika bersiap untuk mengelola perusahaan baru pada SAP Business One. Fungsi-fungsi yang didaftarkan menyediakan aplikasi dengan parameter operasional dasar, dan akan mempengaruhi semu aspek fungsional dari aplikasi tersebut, termasuk juga bagaimana informasi disimpan, manipulasikan dan diakses. Meski fungsi SAP Business One dapat beroperasi tanpa menentukan beberapa setting yang tertentu, perusahaan memerlukan waktu untuk mengoperasikan inisialisasi system agar dapat secara efisien menggunakan aplikasi tersebut. Definisi Data Import/Export Utilities Approval Procedures License Add-Ons Alerts Management 64

5 5.2.2 Financials Modul-modul financial SAP Business One termasuk : Chart of Accounts dan Edit Chart Of Accounts Journal entry dan journal voucher exchange rate differences and conversion differences Fungsi anggaran Cost accounting Gambar 5. 2 Structure of Chart of Accounts Chart of accounts adalah index dari semua akun G/L yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan. Satu chart of accounts harus ditetapkan pada setiap perusahaan. Setiap akun G/L terdiri dari satu kode akun, deskripsi dari akun dan informasi lainnya yang menentukan fungsi dari akun G/L tersebut Sales Opportunities Modul sales opportunities digunakan untuk melacak dan menganalisis sales opportunity sesuai dengan tingkat kemajuan aktivitas penjualan. Beberapa laporan dari beberapa sudut pandang operasional bisnis dapat dibuat untuk penganalisisan. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat mencakup hal seperti rapat atau negosiasi. Perusahaan dapat memasukkan jumlah total yang diharapkan dan 65

6 persentase akhir setelah suatu penjualan selesai sehingga keuntungan dapat diestimasi. Sistem forecasting menggunakan metode yang jelas dan complex untuk memperlihatkan potensial keuntungan serta untuk memprioritaskan aktivitas penjualan. Laporan sales opportunity digunakan untuk menganalisis kesempatan penjualan. Laporan dapat berdasarkan dari semua parameter yang ada atau dapat disaring sesuai dengan parameter-parameter tertentu. Laporan-laporan tersebut dapat ditampilkan dalam bentuk grafik ataupun tabel The Sales A/R Module Modul Sales A/R mencakup semua proses penjualan dari pembuatan quotation untuk pelanggan sampai dengan penagihan pelanggan. SAP Business One menyediakan dokumen penjualan beraneka ragam yang merupakan perwakilan dari setiap tahap pada proses penjualan untuk user. Modul sales juga menyediakan beberapaopsi berbeda yang termasuk Sales Quote, Sales Order, Delivery Return, A/R invoice, Dunning wizard dan sales reports. Gambar 5. 3 Document Flow Sales A/R Module Sales Quote Sales quote bukan merupakan dokumen penghubung secara legal. Sales quote mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi dan merupakan tahap pertama pada rantai penjualan. Membuat quotation tidak menyebabkan posting 66

7 yang mengubah kuantitas atau nilai pada bagian inventory management atau accounting. Sales Order Apabila sales order adalah sebagai dokumen penghubung secara legal atau tidak disesuaikan dengan tipe bisnis yang ada. Sebagai contoh, perusahaan mungkin tidak memanufaktur produk atau mengirim produk sebelum pemesanan dilakukan. Ketika mengisi pemesanan, tidak OableOer perubahan yang bernilai dipost pada bagian accounting. Jika pemesanan tersebut memerlukan produk tertentu, maka kuantitas barang yang dipesan, statusnya tercantum sebagai dipesan untuk pelanggan. Perusahaan juga dapat melihat kuantitas yang dipesan pada laporan tertentu, seperti pada Inventory Status. Informasi tersebut juga dapat dilihat pada area lain diaplikasi dan juga penting untuk mengoptimalkan transaksi pemesanan. Delivery Catatan pengiriman merupakan dokumen penghubung secara legal. Tanpa catatan pengiriman, barang hanya dapat dikirim jika sebuah invoice telah dibuat. Ketika pengisian catatan pengiriman, goods issue yang terkait juga dipost. Barang kemudian dikeluarkan dari warehouse dan semua perubahan terhadap jumlah stok dipost. Return Pada saat pengisian retur, perusahaan dapat membalikkan post terhadap pengiriman. Ketika pembuatan surat retur, kuantitas stok akan diperbaruhi sesuai dengan perubahan. Return merupakan dokumen penyelesai proses pengiriman maka jika invoice A/R belum dibuat untuk pengiriman yang ingin membalikkan, dapat digunakan dokumen retur. 67

8 Gambar 5. 4 Workflow Return SAP Business One A/R Invoice Invoice A/R merupakan dokumen penghubung secara legal. Ketika invoice A/R diterima, semua posting dilakukan pada akun pelanggan pada di accounting. Jika catatan pengiriman dibuat sebelum invoice A/R dan perusahaan menjual barang yang berada pada stok, stok juga akan diperbaharui sesuai dengan invoice A/R yang telah di issue. Ketika perusahaan harus membuat catatan pengiriman dan invoice A/R secara bersamaan pada proses penjualan, pengisian terhadap catatan pengiriman harus terlebih dahulu dilakukan yang kemudian diikuti oleh invoice A/R. Jika terjadi, maka sebenarnya sudah cukup untuk membuat invoice A/R karena dokumen itu saja yang diperlukan untuk pengiriman. 68

9 Gambar 5. 5 Fungsi-fungsi pada modul Sales A/R Purchasing Modul A/P Modul Pembelian memperbolehkan perusahaan untuk mengontrol seluruh proses pembelian, dari negosiasi dan pembuatan purchase requisition kepada vendor sampai dengan pengiriman dari barang yang dipesan serta pemrosesan invoice dari vendor. Jika sebuah transaksi pembelian seperti purchase order atau invoice dari vendor dimasukkan kedalam OableO, maka dokumen tersebut disebut sebagai dokumen pembelian. Berikut adalah daftar dokumen-dokumen pembelian yang didukung oleh SAP Business One. 69

10 Gambar 5. 6 Document Flow pada Purchasing Purchase Order Ketika purchase order dimasukkan, tidak ada perubahan yang mempengaruhi nilai pada bagian accounting. Kuantitas pemesanan akan diuraikan pada inventory management. Perusahaan dapat melihat kuantitas yang dipesan pada window dan laporan tertentu, seperti inventory status report dan item master data window. Receiving PO Dokumen yang diterima harus dibuat langsung ketika perusahaan menerima barang dari vendor. Ketika PO yang diterima dimasukkan, barang diterima kedalam warehouse dan kuantitas barang masuk langsung diupdate. A/P Invoice Ketika invoice diterima, akun-akun yang berhubungan dengan vendor akan diposting pada bagian accounting. Jika pada sistem, pengiriman untuk purchase order belum mendahului invoice yang diterima, maka stok barang ditambah ketika invoice di post. Jika inventory aktif dan invoice diterima dari vendor diupdate tanpa ada proses dokumen sebelumnya, maka pesan akan terkirim untuk menandakan bahwa tidak ada barang yang diterima pada saat posting dibuat. 70

11 5.2.6 Business Partners Module Modul ini memperbolehkan pengelolaan data terhadap semua mitra bisnis dan juga terdiri dari semua informasi yang berhubungan pelanggan dan vendor. Gambar 5. 7 Tiga tipe mitra bisnis pada Business Partner Master Module Informasi tertentu terhadap mitra bisnis dan disimpan kedalam table disebut sebagai master data. Berikut adalah informasi mitra bisnis yang mewakilkan master data : Nama perusahaan, alamat dan nomer telepon Nama kontak, nomer telfon, alamat Syarat pembayaran/daftar harga Sistem pembayaran Data-data yang berhubungan dengan accounting. SAP Bussiness One dapat secara otomatis menganalisis master data dalam sudut pandang proses bisnis secara keseluruhan. Sebagai contoh, syarat pembayaran yang ditentukan untuk pelanggan dapat digunakan untuk perhitungan-perhitungan (pada pemesanan) lebih lanjut. 71

12 5.2.7 Banking Module Banking Module menyediakan transaksi pembelian yang lengkap, dan mencakup penerimaan pembayaran, deposit, pembayaran belum dibayar, tabel pembayaran, pernyataan bank dan rekonsiliasi. Untuk transaksi bank, adanya perubahan dasar antar incoming payment dan outgoing payment. Fungsi Incoming Payment digunakan untuk memasukkan semua pembayaran dari pelanggan dan juga untuk menghubungkan invoice yang telah dipost. Sebaliknya, fungsi outgoing payment menentukan pembayaran yang belum dibayar perusahaan terhadap open invoice yang telah diterima oleh para vendor. Kedua incoming dan outgoing payments dapat dibuat lewat transfer kredit bank, cek, tunai atau dengan kartu kredit. Gambar 5. 8 Metode Pembayaran pada Banking Module Perusahaan dapat menentukan metode pembayaran seperti cek atau bank transfer didalam sistem. Perusahaan juga dapat memilih metode pembayaran berbeda untuk setiap mitra bisnis. Pada saat proses pembayaran, metode pembayaran yang dipilih untuk mitra bisnis akan memengaruhi bagaimana system menyelesaikan invoice. Modul banking juga terdiri dari opsi rekonsiliasi. Data akun bank dapat dimasukkan atau di impor secara langsung ke dalam modul tersebut. Posting 72

13 kredit dan debit atau data lainnya juga dapat disinkronisasikan dengan bank pribadi perusahaan Inventory Module Pada modul SAP Business One, perusahaan dapat mengelola semua barang yang dibeli, dijual, dibuat atau yang sedang didalam stok. Modul inventory terdiri dari semua informasi mengenai item master data perusahaan, item management, transaksi inventory, daftar harga, pick/pack dan laporan inventory. Pada modul inventory ada tiga-tipe item utama yaitu: Purchase Item Purchase Item adalah barang yang diperoleh dari vendor. Untuk membeli sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu pada modul inventory. Sales item Sales item adalah barang yang dijual kepada pelanggan. Agar dapat menjual sebuah barang, barang tersebut harus bisa didefinisikan sebagai sales item pada modul inventory. Warehouse item Agar Oabl menggunakan barang yang berada pada inventory management, barang tersebut harus dapat didefinisikan sebagai inventory item pada modul inventori. Salah satu barang pada inventory module diklasifikasikan sebagai fixed asset. Fixed asset item sebagai contoh adalah OableOer ataupun mebel yang khusus untuk penggunaan internal. SAP Business One memperbolehkan korelasi data secara langsung keseluruh system termasuk semua data yang berhubungan dengan barang tertentu. Data tersebut dapat mencakup terhadap semua area sistem, termasuk pembelian, sales, produksi dan lain lain. 73

14 Gambar 5. 9 Stock Movement pada modul Inventory Goods Issue Processing Goods Issue processing mewakilkan adanya pengurangan stok pada warehouse karena disebabkan adanya barang yang dipindahkankan atau di booking. Hal ini dapat dipicu secara internal dengan adanya production order atau secara eksternal dengan adanya pengiriman kepada pelanggan. Goods Issue juga mempunyai hubungan terhadap proses lainnya pada perusahaan yaitu: delivery to customer (pengiriman sales item kepada pelanggan), redelivery to customer (returns), scrapping (untuk barang pada inventory yang sudah rusak dan harus dikeluarkan dari warehouse) dan material dispatch for production order (dipicu oleh adanya production order). Goods Receipt Goods Receipt merupakan bagian dari procurement dan juga bagian dari inventory management. Biasanya bahan baku yang telah dikirim di post terhadap bahan baku tersedia pada stok. Goods receipt tersebut dapat didasarkan referensi terhadap Purchase Order vendor yang diterima oleh perusahaan. Pada saat goods receipt dipost maka proses tersebut akan dilakukan: 74

15 Mengupdate quantity field Mengupdate inventory dan biaya konsumsi Production Modul Gambar Production Process Modul produksi menentukan BOM (Bill of Material) untuk produk perusahaan, membuat dan maintain production order, mengontrol faktur diterima dan mengisukan pesanan kepada produksi, membuat laporan produksi dan dapat mengupdate harga barang-barang utama secara global. Pada bill of materials untuk suatu produk, perusahaan dapat menentukan beberapa komponen serta jumlah komponen yang berada pada dalam produk tersebut. Informasi didalam BOM dapat digunakan untuk memastikan bahwa komponen tertentu mempunyai kuantitas yang benar serta jumlah yang benar sesuai dengan yang ada pada BOM tersebut. Production Order adalah perintah untuk memproduksi atau pun memperbaiki barang produksi. Production Order mendukung perencanaan dan perakitan dari barang produksi, melacak semua transaksi material serta biayanya yang terkait pada proses produksi. 75

16 Gambar Tipe Production Order Pada kasus tertentu, sebuah finished product didefinisikan sebagai hasil dari seluruh proses produksi. Sebaliknya kadang finished product dapat dikatakan sebagai jumlah barang yang dijual tetapi bukan hasil dari proses proses produksi atau perakitan. Struktur produk yang berada pada modul produksi dapat dibedakan sebagai berikut : Production BOM Fungsi ini digunakan untuk mendefinisikan BOM multilevel yang mempunyai hirarki penyusunan komponen-komponen. Pada saat produksi PBOM mewakilkan sebuah finished product yang terdiri dari inventory components. PBOM merupakan salah satu tipe BOM yang digunakan pada proses MRP dan juga selalu digunakan pada production order umum. Komponen pada PBOM terdiri dari barang secara fisik (seperti skrup atau papan kayu) ataupun objek virtual (seperti jam kerja). 76

17 Gambar Contoh Production BOM Assembly Bill of Materials (ABOM) Didalam ABOM, barang jadi terlihat pada dokumen Sales Order (dengan beranggapan bahwa barang jadi tersebut adalah satu set mebel untuk di kebun). Perusahaan dapat menggunakan ABOM untuk menentukan barang jadi. Barang jadi tidak disimpan sebagai satu set didalam warehouse melainkan komponen individu yang terdiri didalam set tersebut (seperti kursi, meja, OableO). Sales Bill of Materials (SBOM). SBOM dan ABOM mewakilkan barang jadi yang telah dirakit pada tahap Sales. Perbedaan antar ABOM dan SBOM adalah pada ABOM, barang jadi terlihat pada dokumen Sales order sedangkan pada SBOM, kedua dari produk jadi dan komponennya terlihat pada dokumen SO. 77

18 Gambar Contoh Sales Bill of Materials MRP Module Modul MRP memperbolehkan perusahaan untuk merencanakan material requirements pada poses manufaktur. MRP menghitung keperluankeperluan untuk tingkat BOM tertinggi sesuai dengan sales order dan forecast demands. Selain itu, modul tersebut juga mengestimasi keperluan-keperluan pada tingkat BOM yang terendah sesuai dengan permintaan utama. Tingkat terendah mungkin dapat diperlukan oleh keperluan independen seperti sales order dan forecast. Menjalankan laporan MRP dapat memberikan perencanaan rekomendasi untuk perusahaanyang memenuhi keperluan-keperluan utama dengan mempertimbangkan stok yang ada dan juga pembelian yang telah dibuat serta production order. Proses MRP juga mempertimbangkan peraturan yang terencana, seperti multiple orders, order intervals dan lain lain. Pada akhirnya rekomendasi terencana baru akan dijadwalkan secara terbalik sesuai dengan lead- time yang didefinisikan. Forecasting Produk yang telah diramal akan diproduksi ketika sales order tertentu diterima sehingga barang dapat dikirim dengan waktu yang terjadwal. Order Recommendation Report 78

19 Digunakan untuk memperlihatkan daftar dari semua rekomendasi MRP sesuai dengan Order Recommendation Report pemilihan yang telah didefinisikan. Gambar Contoh Forecasting MRP Wizard proses 5 tahap untuk mendefinisikan uraian MRP baru dan juga menganalisis hasil MRP tersebut. Tahapnya sebagai berikut : Membuat dan maintain scenario MRP Menyimpan scenario MRP Update dan/atau mendefinisikan forecast individu Melampirkan forecast individu terhadap suatu scenario Menjalankan MRP 79

20 Gambar P roses MRP Wizard Service Module Sub-function yang berada pada modul service Service call Fitur ini memperbolehkan perusahaan untuk menyelesaikan pertanyaan pelanggan serta mengurus masalah yang berhubungan dengan barang. Modul ini terdiri dari sebuah solution knowledge database yang membantu untuk penyelesaian masalah tersebut. Customer Equipment Card CEC adalah database yang terdiri dari informasi untuk setiap barang yang dimana jasa diberikan. Service Contract SC adalah persetujuan hubungan legal dan formal yang memperbolehkan pelanggan untuk menerima service terhadap barang tertentu pada jangka waktu tertentu. SAP Business One mendukung tipe SC berikut : o Pelanggan menyediakan service terhadap semua barang yang dibeli oleh pelanggan. o Item Group menyediakan service terhadap item group yang didefinisikan pada SC. o Serial Number menyediakan service terhadap serial numbers yang didefinisikan pada SC. 80

21 Knowledge Base Solution. Fungsi ini membantu memproses service, mempercepat performa service serta memperbolehkan sumber daya eksternal untuk melihat pertanyaan dan solusi mengenai produk organisasi. Service Reports Memperbolehkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis data mengenai service contracts, customer equipment, dan service calls Human Resources Module Modul ini mencakup kegiatan-kegiatan berikut: Memasukkan dan maintain informasi pekerja yang bersifat umum maupun personal. Employee Master data memperbolehkan perusahaan untuk mengelola informasi mengenai tingkat pendidikan pekerja, pekerjaan masa lalu serta hari-hari absen. Menganalisis biaya dan gaji karyawan Human resource reports memperbolehkan perusahaan untuk membuat beberapa laporan dan daftar pekerja secara ideal agar operasi bisnis berjalan lebih efisien Reports Module SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan terintegrasi. Laporan-laporan yang didukung mencakup banyak dari bagian perusahaan seperti pembuatan laporan bisnis, akuntansi, warehouse, keuangan dan account statement. Untuk membantu user dalam pembuatan laporan, modul ini terdiri dari Reports Wizard yang menyediak an penjelasan step-by-step untuk mendefinisikan sebuah query. Modul ini juga memperbolehkan untuk mengekspor semua laporan kedalam bentuk dokumen Microsoft Excel dan MicrosoftWord. 81

22 5.2 Analisis SAP Business One Menggunakan Diagram Konteks Analisis Sistem SAP Business One Diagram Konteks Pada Gambar 5.16 menjelaskan sebuah proses pada system SAP Business One. Terdapat tiga (3) entitas diantaranya yaitu entitas vendor, customer, dan lead. Setiap masing-masing entitas memiliki sebuah data input dan output. Pertama, pada entitas vendor mendapat data input proses SAP Business One yaitu data A/P credit memo, A/P down paymen invoice, A/P invoice, A/P reserve invoice, good receipt PO, good return, dan purchase order. Entitas vendor juga memberikan output ke proses SAP Business One yaitu contact person, document date, item no, name, posting date, vendor, dan vendor ref no. Kedua, entitas customer memberikan input data kepada proses SAP Business One berupa data contact person, customer, customer ref no, document date, item no, name, dan posting date. Untuk output ke proses SAP Business One yaitu A/P credit memo, A/P invoice, A/P invoice+paymen, A/P paymen invoice, A/P reserve invoice, delivery, return, sales order dan sales quotation. Ketiga, entitas lead mendapatkan input order dan sales quotation dari proses SAP Business One. Output dari entitas lead terhadap proses SAP Business One yaitu data content person, document date, item no, name, dan posting date kepada proses SAP Business One. VENDOR A/P Credit Memo A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Reserve Invoice Good Receipt PO Goods Return Purchase Order A/R Credit Memo A/R Invoice A/R Invoice + Payment A/R Payment Invoice A/R Recerve Invoice Delivery Return Sales Order Sales Quotation CUSTOMER Contact Person Vendor Vendor Ref No 1 SAP BUSINESS ONE Contact Person Customer Customer Ref No Contact Person Sales Order Sales Quotation LEAD Gambar 5. 16Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Diagram Konteks 82

23 5.2.2 Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Level I Setelah dibuat diagram konteks, pada tahap level I ini dibuat untuk memperinci dan memperjelas aliran data yang terjadi. Sehingga pada level I ini dijelaskan dengan terdapat empat (4) proses yaitu sales A/R, purchasing A/P, production, dan financial, tiga (3) entitas yaitu customer, vendor, dan lead, dan dua (2) berupa database yaitu inventory dan business partner. A/R Sales Order Sales Quotation Sales A/R LEAD Contact Person Customer Customer Ref No 1.1 SALES A/R 1.2 PURCHASING A/P Sales Quotation Sales Order Delivery Return A/R Payment Invoice A/R Invoice A/R Invoice + Payment A/R Credit Memo A/R Recerve Invoice Customer Contact Person Customer Ref No Vendor Contact Person Vendor Ref No Purchase Order Good Receipt PO Goods Return A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Credit Memo A/P Reserve Invoice Landed Costs CUSTOMER Customer Lead VENDOR INVENTORY Purchasing A/R Item Description Quantity 1.3 PRODUCTION Production 1.4 FINANCIAL A/P Vendor BUSINESS PARTNERS Gambar 5. 17Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Level I 83

24 5.2.3 AnalisisSAP Business One Level II Proses Sales Setelah melakukan analisis pada level I proses bisnis SAP Business One ini, dapat dilakukan analisis pada level II. Pada level II ini dijelaskan untuk setiap prosesnya. Berikut dapat dilihat penjelasan level II proses sales pada Gambar LEAD Customer Customer Ref No Customer Customer Ref No Sales Quotation Sales Quotation Customer Customer Ref No Sales Quotation Sales Quotation Customer Lead Sales Order Sales Order Customer Customer Ref No BUSINESS PARTNERS Customer Sales Order INVENTORY Delivery Delivery Customer Customer Ref No CUSTOMER Customer Return Return Delivery Customer Customer Ref No A/R 1.4 FINANCIAL (SAP BUSINESS ONE) A/R A/R Customer Customer Ref No Gambar Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses Sales 84

25 5.2.4 Analisis SAP Business One Level II Proses Purchasing Proses purchasing pada level II ini lebih menjabarkan aliran data yang jelas, karena terdapat lima (5) proses yang saling terhubung diantaranya proses purchase order, good receipt PO, good return, A/P, dan proses pada 1.4 financial. Pada proses purchasing ini juga terdapat satu (1) entitas dan dua (2) data base yang saling terhubung yaitu entitas vendor dan database inventory dan business partner.proses purchase order mendapat data vendor dari database business partner, dan proses purchase order memberikan data purchase order ke entitas vendor. Sedangkan dari entitas vendor memberikan data content person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date. Selain itu proses purchase order menyimpan data purchase order ke database inventory. Pada proses good receipt PO mendapatkan juga data vendor dari database business partner dan memberikan data good receipt PO ke entitas vendor. Selain itu menyimpan data good receipt PO ke database inventory. Sedangkan entitas vendor memberikan data content person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date ke proses good receipt PO.Proses good return sendiri mendapat data vendor dari database business partner dan memberikan data good return ke entitas vendor. Selain itu data proses good return menyimpan data good return ke database inventory. Sedangkan dari entitas vendor sendiri memberikan datacontent person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date.pada proses A/P ini hanya mengirimkan data A/P credit memo, A/P down payment invoice, A/P invoice, A/P reserve invoice, dan landed cost ke entitas vendor. Sehingga dari entitas vendor pun memberikan data content person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date. Proses A/P ini hanya menghasilkan data A/P yang akan dikirimkan ke proses 1.4 proses financial. 85

26 Vendor BUSINESS PARTNERS Purchase Order INVENTORY Good Receipt PO Goods Return Purchase Order Good Receipt PO Purchase Order Goods Receipt PO Vendor Contact Person Vendor Vendor Ref No VENDOR Contact Person Vendor Vendor Ref No Vendor A/P Credit Memo A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Reserve Invoice Landed Costs Goods Return A/P Contact Person Vendor Vendor Ref No Contact Person Vendor Vendor Ref No Goods Return A/P 1.4 FINANCIAL (SAP BUSINESS ON Gambar 5. 19Analisis Proses Bisnis SAP Business One Level II Proses Purchasing 86

27 5.2.5 Analisis SAP Business One Level II Proses Production Pada proses production terdapat lima (5) proses yaitu proses bill of material, production order, receipt from product, issue for production, dan update parent dengan satu (1) database inventory. Proses bill of material memberikan data bill of material ke proses production order, untuk production order memberikan hasil data production order ke proses receipt from product, data receipt from product tersebut diterima oleh proses issue for production untuk diproses. Sehingga dari proses issue for production menghasilkan data issue for production yang dikirimkan ke proses updatae parent. Proses update parent ini menghasilkan data production yang merupakan hasil dari proses production. Data production tersebut lalu disimpan kedalam database sebagai dokumentasi Bill of Materials Bill of Material Production Order Production Order Issue for Production Receipt From Product Receipt from Product Issue For Production Update Parent Production INVENTORY Gambar 5. 20Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses Production 87

28 5.2.6 Analisis SAP Business One Level II Proses Financial Aliran data pada Gambar 5.21 ini untuk proses journal entry menerima data A/R document release dari proses 1.1 sales A/R dan data A/P document release dari proses 1.2 purchasing A/P 1.1 SALES A/R (SAP BUSINESS ONE) A/R Document Release JOURNAL ENTRY 1.2 PURCHASING A/P (SAP BUSINESS ONE) A/P Document Release Gambar 5. 21Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses Financial 5.7 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One Pada tahap ini akan dilakukan perbandingan antar sistem yaitu sistem informasi perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One. Setiap proses akan dianalisis melalui sistem tersebut yang digambakan dalam bentuk Data Flow Diagram. Perbandingan antar sistem ini bertujuan untuk mengambil data-data yang akan di terapkan ke sistem SAP Business One.Berikut merupakan perbandingan dari masing masing sistem: 88

29 Perbandingan Antar Diagram Konteks Soes Merdeka Bandung dengan SAP Business One Pada sistem informasi perusahaan Soes Merdeka Bandung terdapat empat (4) entitas utama yang bisa berhubungan langsung dengan sistem informasi perusahaan Soes Merdeka Bandung, entitas-entitas terbebut yaitu entitas suplier bahan baku, entitas konsumen, entitas suplier produk luar dan entitas distributor. Masing-masing entitas tersebut memiliki input dan output yang berbeda sesuai dengan fungsinya masing-masing. Sedangkan pada sistem SAP Business One terdapat tiga(3) entitas diantaranya yaitu entitas vendor, customer, dan lead. Setiap masing-masing entitas memiliki sebuah data keluaran dan masukan. Pada gambar 5.22 terdapat Data Fow Diagram yang menggambarkan diagram konteks dari masing-masing sistem, adapun perbandingan tersebut bertujuan untuk mengolah data-data dari kedua sistem untuk mengubahnya menjadi data-data yang dapat diambil dalam penerapan aplikasi SAP Business One. Pada aplikasi SAP Business One ada tiga yang menjadi entitas utama yaitu entitas vendor, entitas customer dan entitas leadmaka ketiga entitas tersebut menjadi patokan utama dalam menerapkan sistem perusahaan Soes Merdeka Bandung. Pertama, entitas Vendor dalam SAP Business One merupakan pihak ketiga yang berperan sebagai penyuplai barang dan bahan baku yang masuk ke perusahaan. Suplier bahan baku dan suplier produk luar merupakan vendor perusahaan Soes Merdeka Bandung maka sesuai dengan fungsinya suplier bahan baku dan suplier produk luar masuk ke dalam vendor SAP Business One. Kedua entitas Customer, dalam entitas customer SAP Business One ini jika dibandingkan dengan sistem informasi Soes Merdeka Bandung terdapat dua entitas yang dapat dihubungkan ke dalam entitas Customer yaitu entitas pelanggan dan entitas distributor, keduanya mempunyai peran yang sama sebagai pelanggan di dalam Soes merdeka Bandung. Ketiga, entitas Lead dalam SAP Business One berfungsi menawarkan untuk calaon pelanggan yang berarti kedua entitas dalam Soes Merdeka Bandung yaitu entitas pelanggan dan distributor masuk juga kedalam etitas Lead dalam SAP Business One. Berikut gambar 5.22 yang menggambarkan perbandingan antar diagram konteks masing masing sistem. 89

30 Supplier Bahan Baku Faktur Pembelian Bahan Baku Pengiriman Bahan Baku Konsumen Pembelian Produk Order Pembayaran Pembelian Produk Konsumen VENDOR A/P Credit Memo A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Reserve Invoice Good Receipt PO Goods Return Purchase Order A/R Credit Memo A/R Invoice A/R Invoice + Payment A/R Payment Invoice A/R Recerve Invoice Delivery Return Sales Order Sales Quotation CUSTOMER Purchase Order Pembayaran Bahan Baku 1 Sistem Informasi P. Soes Merdeka Penjualan Produk Faktur Penjualan Daftar Produk Produk Pesanan Contact Person Vendor Vendor Ref No 1 SAP BUSINESS ONE Contact Person Customer Customer Ref No Faktur Pembelian Produk Luar Produk Luar Pengiriman Produk Luar Purchase Order Pembelian Produk Pembayaran Pembelian Produk Contact Person Sales Order Sales Quotation Supplier Produk Luar Purchase Order Produk Luar Pembayaran Produk Luar Pengiriman Produk Faktur Penjualan Produk Jadi Distributor LEAD Gambar Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes merdeka dengan SAP Business One Diagram Konteks 90

31 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Level I dengan SAP Business One Level I Setelah membandingkan diagram konteks antar sistem, selanjutnya membandingkan sistem informasi perusahaan soes merdeka level I dengan SAP Business One level I. Dalam sistem informasi level I ini digambarkan aktivitasaktivitas yang saling terhubung ke entitas dan data base, maka yang akan dibandingkan adalah aktivitas-aktivitas dari kedua sistem untuk dirancang ke sistem SAP Business One. Terdapat lima aktivitas dalam sistem Soes Merdeka Bandung yaitu aktivitas pembelian bahan baku, aktivitas melakukan produksi, aktivitas pembelian produk jadi, aktivitas melakukan penjualan, dan aktivitas pengelolaan keuangan, sedangkan dalam SAP Business One terdapat 4 aktivitas yaitu aktivitas sales A/R, aktivitas purchasing A/P, aktivitas production dan aktivitas financial. Dari masing-masing aktivitas tersebut maka akan diambil setiap aktivitas dari perusahaan Soes Merdeka Bandung untuk dimasukan ke dalam sistem SAP Business One.Setelah dibandingkan terdapat empat tahap untuk dirancang ke sistem Soes Merdeka Bandung. Pertama aktivitas pembelian bahan baku dan pembelian produk jadi yang dimasukan kedalam aktivitas purchasing dalam SAP Busines One karena kedua aktivitas tersebut sama-sama berhubungan dengan entitas suplier yang mana dalam SAP business one suplier adalah vendor. Kedua, aktivitas melakukan produksi dimasukan kedalam aktivitas production dalam SAP Business One. Ketiga, melakukan penjualan dimasukan kdalam aktivitas Sales A/R dalam SAP Business One. Dan yang keempat aktivitas pengelolaan keuangan dimasukan kedalam aktivitas financial. Berikut gambar 5.23 yang menggambarkan perbandingan antarr sistem informasi perusahaan Soes Merdeka level I dengan SAP Business one level I. 91

32 Suplier Suplier Supplier Bahan Baku Purchase Order Pembayaran Bahan Baku Bahan Baku Faktur Pembelian Pengiriman Bahan Baku 1.1 Pembelian Bahan Baku Pengiriman Produk Produk Jadi Bahan Baku Gudang Produk 1.2 Melakukan Produksi Suplier Produk Luar Daftar Produk Jual Produk Luar 1.3 Pembelian Produk Jadi Produksi Order Konsumen Purchase Order Produk Luar Pembayaran Produk Luar Supplier Produk Luar Faktur Pembelian Produk Luar Pengiriman Produk Luar Produk Luar Data Pembelian Produk Luar Produksi Data Produksi A/R Sales A/R Contact Person Sales Order Customer Sales Quotation Customer Ref No LEAD 1.1 SALES A/R 1.2 PURCHASING A/P Sales Quotation Sales Order Delivery Return A/R Payment Invoice A/R Invoice CUSTOMER A/R Invoice + Payment A/R Credit Memo A/R Recerve Invoice Customer Contact Person Customer Ref No Customer Lead Vendor Contact Person Vendor Ref No VENDOR Purchase Order Good Receipt PO Goods Return A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Credit Memo A/P Reserve Invoice Landed Costs Distributor Purchase Order 1.4 Melakukan Penjualan Laporan Transaksi Konsumen Order Pembelian Produk Pembayaran Pembelian Produk INVENTORY Purchasing A/R Item Description Quantity 1.3 PRODUCTION Production Faktur Penjualan Penjualan Produk Faktur Penjualan Daftar Produk Produk Pesanan Konsumen 1.4 FINANCIAL A/P Vendor BUSINESS PARTNERS 1.5 Pembelian Produk Pembayaran Pembelian Produk Pengelolaan Keuangan Penjualan Penjualan Laporan Keuangan Keuangan Faktur Pembelian Gambar Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One Level I 92

33 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Penjualan dengan SAP Business One (Sales) Setelah melakukan perbandingan dari level I selanjutnya membandingkan pada level II sistem informasi perusahaan Soes Merdeka pada proses penjualan dengan sistem SAP Business One pada aktivitas Sales yang merupakan uraian aktivitas dari masing-masing aktivitas pada level I. Pada bagian penjualan pada sistem Soes Merdeka Bandung terdapat lima aktifitas yaitu aktivitas melakukan produksi yang berada pada level I, aktivitas pengelolaan produk, aktivitas menjual produk, aktivitas mengelola uang dan aktivitas laporan penjualan. Dan pada proses sales dalam SAP Business One terdapat enam aktivitas yaitu aktivitas sales quotation, aktivitas sales order, aktivitas delivery, aktivitas return, aktivitas A/R dan aktivitas financial pada level I SAP Business One. Pada perbandingan ini terdapat tiga aktivitas yang akan dimasukan kedalam sistem SAP Business One dan dua aktivitas yang tidak akan dipakai karena kedua aktivitas tersebut yaitu aktivitas melakukan produksi dan pengecekan produk lebih masuk ke aktivitas produksi, tetapi dalam proses penjualan di Soes Merdeka ini mereka memasukan kedalam sistem penjualan. Jadi yang dimasukan kedalam SAP Busines One yaitu aktivitas menjual produk, aktivitas mengelola uang dan aktivitas laporan penjualan. Aktivitas menjual produk dimasukan kedalam empat aktivitas yaitu aktivitas sales quotation, aktivitas sales order, aktivitas delivery, dan aktivitas return karena dalam aktivitas menjual produk berhubungan dengan entitas konsumen dan termasuk kedalam bagian proses-prose pada keseluruhan proses di SAP Business One dan kempat aktivitas (sales quotation, sales order, delivery dan return) dalam sales SAP Business One berhubungan langsung dengan customer yang sama dengan pelanggan didalam sistem perusahaan Soes Merdeka Bandung. Aktivitas mengelola uang dimasukan kedalam A/R yang merupakan proses pembayaran dan pengelolaan uangnya dari konsumen dan aktivitas Laporan penjualan dimasukan kedalam aktivitas Financial. Berikut gambar 5.24 yang menggambarkan perbandingan antarr sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses penjualan dengan SAP Business sales. 93

34 1.2 Melakukan Produksi (Sistem Informasi P. Soes Merdeka) Penjualan Gudang LEAD Customer Customer Ref No Customer Customer Ref No Sales Quotation Sales Quotation Customer Customer Ref No Konsumen Produk Pesanan Penjualan Produk Daftar Produk Faktur Penjualan Konsumen Order Pembelian Produk Pembayaran Pembelian Produk Menjual Produk Penjualan Produk Pemesanan Produk Produk Pesanan Produk Pesanan Pengecekan Produk Daftar Produk Jual BUSINESS PARTNERS Customer Lead Sales Quotation Sales Order Customer Delivery INVENTORY Sales Order Delivery Sales Order Sales Quotation Customer Customer Ref No Customer Customer Ref No CUSTOMER Mengelola Uang faktur pembayaran Laporan Penjualan Daftar Produk Jual Laporan Transaksi Keuangan Customer Return Return Delivery Customer Customer Ref No A/R 1.4 FINANCIAL (SAP BUSINESS ONE) A/R A/R Customer Customer Ref No Gambar Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Penjualan dengan SAP Business One (Sales) 94

35 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Bahan Baku dengan SAP Business One (Purchase) Selajutnya uraian level II perbandingan dari sistem informasi perusahaan Soes Merdeka Bandung proses pembelian bahan baku dengan SAP Business One (Purchase). Pada proses pembelian bahan baku terdapat empat aktivitas yaitu aktivitas purchase order, aktivitas update inventory, aktivitas memasukan bahan baku ke gudang, dan aktivitas mengirim faktur keuangan. Sedangkan dalam proses purchase terdpat lima aktivitas yaitu aktivitas purchase order, aktivitas good receipt po, aktivitas goods return, aktivitas A/P dan aktivitas financial dari level I SAP Business One. Terdapat empat aktivitas yang dimasukan ke sistem SAP Business One, pertama aktivitas purchase order dalam Soes Merdeka Bandung dimasukan kedalam purchase order dalam SAP Busines One karena keduanya memiliki fungsi yang sama dan terdpat entitas yang saling berhubungan yaitu dalam Soes Merdeka Bandung Suplier bahan Baku dan dalam SAP Business One vendor. Kedua aktivitas update inventory dimasukan kedalam aktivitas Goods Receipt PO dalam SAP Business One, update inventory dan goods receipt po merupakan pembaruan, penerimaan dan pengelolaan barang yang masuk dari suplier ke perusahaan. Ketiga, aktivitas memasukan bahan baku ke gudang dimasukan ke dalam goods receipt po karena aktivitas tersebut merupakan aktivitas yang sama melakukan proses penerimaan barang di goods receipt po. Keempat aktivitas Mengirim faktur keuangan dimasukan ke dalam aktivitas A/P dan aktivitas financial karena kedua aktivitas tersebut termasuk proses dan pengelolaan keuangan dalam SAP Business One.Berikut gambar 5.25 yang menggambarkan perbandingan antar sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses pembelian bahan baku dengan SAP Business purchase. 95

36 Vendor BUSINESS PARTNERS Purchase Order INVENTORY Faktur Pembelian Bahan Baku Pengiriman Bahan Baku Purchase Order Good Receipt PO Goods Return Purchase Order Good Receipt PO Purchase Order Purchase Order Pembayaran Bahan Baku Supplier Bahan Baku Purchase Order Suplier Suplier Goods Receipt PO Vendor Update Inventory Gudang Keuangan Bahan Baku Bahan Baku Contact Person Vendor Vendor Ref No VENDOR Contact Person Vendor Vendor Ref No Vendor Menmasukan Bahan Baku ke Gudang Faktur Pembelian Bahan Baku A/P Credit Memo A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Reserve Invoice Landed Costs Goods Return Faktur Pembelian Mengirim Faktur Keuangan A/P Contact Person Vendor Vendor Ref No Contact Person Vendor Vendor Ref No Goods Return A/P 1.4 FINANCIAL (SAP BUSINESS ON Gambar Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Bahan Baku dengan SAP Business One (Purchase) 96

37 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Produk Jadi dengan SAP Business One (Sales) Selanjutnya perbandingan sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses produksi dengan SAP Business One (Sales). Pada proses pembelian produksi jadi terdapat lima aktivitas yaitu akitivitas Purchase ordek produk, aktivitas menerima produk, aktivitas mengecek produk ke toko, aktivitas mengirm produk ke toko, dan aktivitas mengirim faktur pembelian. Sedangkan pada proses purchase dalam SAP Business One (Purchase) terdapat lima aktivitas yaitu aktivitas purchase order, aktivitas goods receipt po, aktivitas goods return, aktivitas A/P, dan aktivitas financial. Setelah dibandingkan dan dianalisis maka hasil yang didapat adalah empat aktivitas yang dimasukan kedalam sistem SAP Business One. Pertama purchase order produk dimasukan kedalam aktivitas purchase order SAP Business one, kedua aktivitas mengecek produk ke toko dimasukan ke Goods Receit PO, ketiga Menerima produk juga dimasukan kedalam Goods Receipt PO, dan yang keempat aktivitas mengirim faktur pembelian dimasukan kedalam aktivitas financial. Dalam proses pembelian produk jadi ini ada satu aktivitas yang tidak dimasukan kedalam sistem SAP Business One yaitu aktivitas mengirim produk ke toko, karena dalam SAP Business One pengirimin tidak terprogramkan atau tidak di proses tetapi proses dari datanya saja yang di proses. Berikut gambar 5.26 yang menggambarkan perbandingan antar sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses pembelian produk jadi dengan SAP Business purchase. 97

38 Vendor BUSINESS PARTNERS Suplier Produk Luar Purchase Order Produk Faktur Pembelian Produk Luar Pengiriman Produk Luar Produk Luar Purchase Order INVENTORY Good Receipt PO Goods Return Gudang Suplier Purchase Order Good Receipt PO Purchase Order Purchase Order Produk Luar Pembayaran Produk Luar Supplier Produk Luar Goods Receipt PO Vendor Produk Luar Mengecek Produk ke Toko Faktur Pembelian Produk Luar Menerima Produk Luar Pengiriman Produk Luar Contact Person Vendor Vendor Ref No VENDOR Contact Person Vendor Vendor Ref No Vendor Produk Luar Keuangan A/P Credit Memo A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Reserve Invoice Landed Costs Goods Return Mengirim Produk ke Toko Produk Luar Mengirim Faktur Pembelian Faktur Pembelian Produk Luar A/P Contact Person Vendor Vendor Ref No Contact Person Vendor Vendor Ref No Goods Return A/P 1.4 FINANCIAL (SAP BUSINESS ON Gambar Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Produk Jadi dengan SAP Business One (Purchase) 98

39 5.8 Penyelarasan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka ke SAP Business One Pada tahap penyelarasan ini akan dilakukan pengambilan setiap informasi dari perbandingan yang telah dilakukan. Setiap sistem akan memuat informasi data apa yang dibutuhkan dan entitas mana yang akan diambil untuk bisa diterapkan ke SAP Business One. 99

40 Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE PENYELARASAN DIAGRAM KONTEKS S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku DIAGRAM KONTEKS SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Suplier Bahan Baku a. Customer b. Suplier Produk Luar b. Vendor b. Suplier Produk Luar b. Vendor c.konsumen c. Lead c.konsumen c. Lead d. Distributor d. Distributor Level I S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku a. Gudang Level I SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Business Partners a. Suplier Bahan Baku a. Customer S.I Perusahaan b. Suplier Produk Luar b.suplier SAP BUSINESS ONE b. Vendor b. Inventory b. Suplier Produk Luar b. Vendor Soes Merdeka c. Konsumen c. Produksi c. Lead c.konsumen c. Lead d. Distributor d.penjualan d. Distributor e. Keuangan PEMBELIAN BAHAN BAKU a. Purchase Order a. Suplier Bahan Baku a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order a. Purchase Order Level 2 b. Update Inventory b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Update Inventory b. Good Receipt PO c. Memasukan Bahan Baku c. Suplier c. Good Return c. Memasukan Bahan Baku c. Good Return d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P e. Financial e. Financial PEMBELIAN PRODUK JADI a. Purchase Order Produk Jadi a. Suplier Produk Luar a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order Produk Jadi a. Purchase Order Level 2 b. Menerima Produk Jadi b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Menerima Produk Jadi b. Good Receipt PO c. Mengecek Produk c. Suplier c. Good Return c. Mengecek Produk c. Good Return d. Mengirim Produk ke toko d. A/P d. Mengirim Produk ke toko d. A/P e. Mengirim Faktur Pembelian e. Financial e. Mengirim Faktur Pembelian e. Financial 100

41 Lanjutan Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE PENYELARASAN PENJUALAN PRODUK a. Pengecekan Produk a. Konsumen a. Penjualan SALES a. Sales Quotiation a. Customer a. Inventory a. Pengecekan Produk a. Sales Quotiation Level 2 b Menjual Produk b. Gudang Level 2 b. Sales Order b. Lead b. Business Partner b Menjual Produk b. Sales Order c. Mengelola Uang c. Keuangan c. Delivery c. Mengelola Uang c. Delivery d. Laporan Penjualan d. Return d. Laporan Penjualan d. Return e. A/R e. A/R f. Financial f. Financial PRODUKSI a. Menerima Order Konsumen a. Distributor a. Gudang PRODUCTION a. Bill Of Material a. Inventory a. Menerima Order Konsumen a. Bill Of Material Level 2 b. Menerima PO Agen/Distributor b.produksi Level 2 b. Production Order b. Menerima PO Agen/Distributor b. Production Order c. Membuat/Melihat Resep c. Keuangan c. Receipt From Product c. Membuat/Melihat Resep c. Receipt From Product d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent f. Pencatatan Produksi f. Pencatatan Produksi g. Pengiriman Produk g. Pengiriman Produk h. Mengirim Faktur h. Mengirim Faktur 101

42 Proses Pembelian Bahan Baku dan Purchase Pada proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes Merdeka terdapat entitas suplier bahan baku yang akan memberikan informasi dan menerima informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian bahan baku. Adapun proses dari pembelian bahan baku yaitu: 1.Purchase order 2. Update Inventory 3. Memasukan Bahan Baku 4. Mengirim faktur Keuangan Adapun pada proses Purchase yaitu: 1. Purchase Order 2. Good Receipt PO 3. Good return 4. A/P 5. Financial Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses tersebut. Berikut analisis penyelarasanya: Proes Purchase order diselaraskan dengan proses purchase order SAP Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke vendor dalam proses pembelian. Update Inventory dan Memasukan Bahan Baku diselaraskan dengan Good Receipt PO, karena update inventory pada proses ini merupakan pencatatan penerimaan untuk penerimaan yang dilakukan dan untuk pencetakan good receipt untuk diserahkan ke supplier. Jadi kedua sama dalam setiap prosesnya. Mengirim Faktur Keuangan diselaraskan dengan A/P, karena A / P merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya. Proses Pembelian Produk Jadi dan Purchase Proses ini sama dengan proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes Merdeka tetapi yang membedakan adalah dari barang yang dibeliny. Pada 102