BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. Gambaran umum perusahaan menjelaskan mengenai latar belakang, visi dan misi

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Gambaran umum perusahaan menjelaskan mengenai latar belakang, visi dan misi perusahaan, strategi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, uraian tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi Latar Belakang Perusahaan PT. Metropolitan Kencana Tbk. adalah milik bersama dari dua industri konglomerat swasta terbesar di Indonesia, yaitu Indocement dan Grup Metropolitan. Kedua grup tersebut memiliki saham mayoritas di industri pabrik semen dan Bogasari, industri pengolahan tepung terbesar. Mereka juga meiliki kepentingan dalam perbankan, asuransi, hotel, real estate dan pembangunan termasuk 400 hektar Perumahan Pondok Indah Estate PT. Metropolitan Kencana Tbk. (temasuk Grup Pondok Indah) yang merupakan usaha patungan antara perusahaan PT Metropolitan Development. PT Metropolitan Development adalah perusahaan yang di bentuk oleh Ir.Ciputra pada tahun 1970 bersama Bapak Ismail Sofyan, Bapak Budi Brasali dan beberapa mitra lain nya Produk dan Service area dari PT Metropolitan Kencana Tbk. adalah penyewaan gedung perkantoran. Awal dari PT Metropolitan Kencana Tbk. adalah Ir. Ciputra mempunyai suatu rencana tentang proyek dalam skala kota yaitu perumahan dengan segala kelengkapan kehidupan manusia seperti pusat belanja, fasilitas rekreasi, lapangan 50

2 51 olah raga, hotel, fasilitas pendidikan, tempat ibadah, dan salah satunya adalah perkantoran. Ia lalu melakukan pendekatan pada sebuah grup bisnis kuat yaitu Salim Group. Salim Group ternyata menyambut baik ide ini dan mengijinkan Dr. Ir. Ciputra dan kawan-kawannya untuk menjadi pemegang saham tanpa modal yang harus disetor di depan. Mereka diijinkan untuk meminjam uang dari Salim Group yang dibayar kembali melalui bagian laba yang mereka dapatkan dari penjualan rumah dan kavling di Pondok Indah. Inilah cerita tentang lahirnya PT Metropolitan Kencana Tbk. pengembang kawasan gedung perkantoran yang cukup terkenal Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Metropolitan Kencana Tbk. adalah berpartisipasi positif dalam membangun bangsa. Misi PT. Metropolitan Kencana Tbk. adalah : 1. Menghadirkan produk property yang inovatif dengan kualitas terbaik. 2. Menciptakan lapangan kerja dan membangun serta membina sumber daya yang berpotensi. 3. Meningkatkan nilai perusahaan Strategi Perusahaan 1. Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. 2. Peningkatan dalam pengembangan proyek yang berkualitas

3 52 3. PT Metropolitan Kencana Tbk., pada semester ini segera melepas 10% sahamnya ke publik (initial publik offering / IPO) 4. Membangun sebuah departement SI/TI yang mengolah informasi perusahaan yang nantinya diterapkan kedalam sebuah sistem informasi perusahaan untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan. 5. Melakukan pemeliharaan fasilitas yang berkala untuk dapat terus menunjang kebutuhan perusahaan guna pencapaain tujuan Struktur Organisasi Perusahaan PT. Metropolitan Kencana Tbk. memiliki struktur organisasi yang dapat dilihat pada Gambar 3.1 sebagai berikut :

4 53 Dewan Komisaris Audit Committee Dewan Direksi Corporate Legal & Secretaty Presiden Direktur Direktur Keuangan Direktur Pengembangan & Teknik Direktur Marketing & Operasional Dept. Keuangan Dept. Pertanahan Dept. Marketing Dept. Akuntansi Dept. Pengembangan & Teknik Dept. Personalia dan Umum Dept. Logistik & Anggaran Dept. Hukum Dept. Operasional Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Metropolitan Kencana Tbk Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini diuraikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing jabatan dalam struktur organisasi: 1. Dewan Komisaris Merencanakan dan menentukan tujuan jangka panjang strategis perusahaan.

5 54 Menjamin pelaksanaan strategi perusahaan. Mengawasi manajemen dalam mengelola dan menjalankan perusahaan. 2. Audit Committee Meningkatkan kualitas laporan keuangan. Menciptakan iklim disiplin dan pengendalian yang dapat mengurangi kesempatan terjadinya penyimpangan dalam pengelolaan perusahaan. Meningkatkan efektivitas fungsi internal audit maupun eksternal audit. Mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian dewan komisaris. 3. Dewan Direksi Memimpin dan membuat kebijakan-kebijakan perusahaan. Memilih, menetapkan, dan mengawasi tugas para karyawan dan kepala bagian. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan. Memberikan laporan kepada dewan komisaris atas kinerja perusahaan. 4. Corporate Legal and Secretaty Menangani permasalahan tentang Corporate Legal seperti hukum-hukum perdataan, perijinan, review draft dan membuat kontrak-kontrak eksternal, akta perusahaan, RUPS meeting shareholder, dan memberikan advice kepada manajemen. 5. Presiden Direktur Menjalankan perencanaan startegis perusahaan dan menentukan kebijakan jangka pendek perusahaan. Bertanggung jawab untuk mewakili perusahaan baik di dalam dan di luar lingkungan perusahaan

6 55 Bertanggung jawab penuh untuk melakukan pengelolaan untuk kepentingan dan tujuan/sasaran perusahaan. Mengontrol kinerja para manager di bawahnya Mengawasi perkembangan perusahaan 6. Direktur Keuangan Bertanggung jawab menangani dan mengelola semua transaksi bisnis / keuangan yang terjadi pada perusahaan. 7. Direktur Pengembangan dan Teknik Bertanggung jawab mengenai rancangan produk yang akan dihasilkan dan bagaimana membuat suatu produk yang inovatif dan berbeda dengan produk-produk lain nya 8. Direktur Marketing dan Operasional Bertanggung jawab dalam pemasaran di perusahaan,merencanakan strategi pemasaran yang baik bagi perusahaan, Menangani operasional didalam perusahaan. 9. Departement Keuangan Melakukan pengelolaan terhadap keuangan perusahaan. Membuat perencanaan anggaran keuangan perusahaan, menangani proses transaksi bisnis / keuangan yang terjadi didalam perusahaan, bertanggung jawab pada keluar masuknya arus keuangan perusahaan, melakukan penghitungan mengenai gaji karyawan setiap bulan, dan membuat laporan keuangan perusahaan.

7 Departement Akuntansi Mencatat/membukukan semua transaksi bisnis, melakukan pembuatan faktur pajak pertambahan nilai (PPN), pajak penghasilan (PPH) Surat Pelaporan Tahunan (SPT) dan pelaporan pajak di setiap bulan dan tahun, melakukan pengecekan buku besar, dan membuat laporan laba rugi serta laporan utang piutang perusahaan. 11. Departement Logistik dan Anggaran Bertanggung jawab pada penyediaan barang-barang kebutuhan perusahaan atau pun barang-barang untuk diproduksi dan menetapkan anggaran dalam suatu produksi 12. Departement Pertanahan Bertugas dalam mencari tanah/lahan yang akan dipakai untuk pengembangan, menetapkan lahan pengembangan. Menangani urusan-urusan mengenai pertanahan baik ijin, sertifikat, pajak bumi dan bangunan, dan segala sesuatu yang bersifat hukum mengenai pertanahan. 13. Departement Pengembangan dan Teknik Mententukan rencana pengembangan, membuat rancangan pengembangan dan mengelola rancangan produk dan teknik yang digunakan oleh perusahaan dalam menciptakan suatu produk 14. Departement Hukum Menangani proses hukum perusahaan. Dalam hal ini sebagai perwakilan perusahaan dalam bidang hukum. Termasuk mengurus masalah kontrak kerja dengan mitra kerja/rekanan.

8 Departement Marketing Merencanakan dan melaksanakan program pemasaran dan promosi kepada para konsumen dan klien, seperti perencanaan dan pembuatan iklan, dan sebagainya. 16. Departement Personalia dan Umum Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh perusahaan untuk memastikan semuanya sesuai dengan strategi, kebijakan, sistem dan rencana kerja yang telah disusun. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan organisasi, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekruitmen dan seleksi sesuai dengan kriteria SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan 17. Departement Operasional Bertanggung jawab mengelola operasional yang terjadi didalam perusahaan dan langkah-langkah operasional yang harus dilakukan oleh perusahaan. Pengadaan logistik perusahaan, serta department ini terdapat divisi SI/TI yang menangani masalah-masalah teknis yang berhubungan dengan IT dalam perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan. 3.2 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan Analisis lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah analisis terhadap faktorfaktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang dapat mendatangkan dan memperbesar peluang perusahaan maupun yang dapat menjadi ancaman bagi perusahaan.analisis yang dilakukan dengan menganalisa berbagai faktor eksternal yang dapat berpengaruh dalam aktivitas bisnis perusahaan tersebut. Analisis ini

9 58 merupakan analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis lima faktor persaingan Porter dan analisis PEST Lima (5) Faktor Persaingan Porter Perusahaan Persaingan merupakan faktor penting bagi keberhasilan atau kegagalan dalam sebuah perusahaan. Persaingan tersebut dapat membantu perusahaan dalam mengevalusi kinerja dan aktifitas bisnis dalam perusahaan sehingga dapat memicu perusahaan untuk selalu melakukan inovasi dan kreasi dalam persaingan. Terdapat lima faktor yang dipertimbangkan dalam persaingan, yakni : masuknya pendatang baru ancaman produk pengganti, daya tawar-menawar pembeli, daya tawar-menawar pemasok dan persaingan diantara para peserta yang ada. Berikut adalah analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Metropolitan Kencana Tbk.

10 59 Pendatang Baru : Perusahaan - perusahaan yang baru bergerak di bidang Developer - PT. Studio 83 Pelanggan : Perusahaan Jasa & Produk - Ericsson Knowledge Center - HSBC Pemasok: Kontraktor - PT. Total Bangun Persada - PT. Karya Adi Kencana - PT. Guna Karya Mandiri Sakti Jasa Outsourcing PT. Jastindo Mitra Makmur Pesaing : Para Perusahaan Developer yang sejenis - PT Agung Sedayu Group - PT Bakrieland Development tbk Produk Pengganti : - PT. Anta Express - PT. Ford Motor Indonesia - PT Amerta Indah Otsuka (POCARI SWEAT - SOYJOY) - PT. Qiandra Information Technology - Monsanto Indonesia - Transfarma Medica Indah - Coca-Cola Amatil Konsultan 1. Pendatang Baru Gambar 3.2 Analisis Porter PT. Metropolitan Kencana Tbk. Sekarang ini semakin banyak perusahaan-perusahaan baru yang bergerak di bidang pengembangan. Para pendatang baru ini dapat menjadi ancaman bagi perusahaan. Namun ancaman itu masih relatif rendah dan tidak begitu mengkhawatirkan bagi PT. Metropolitan Kencana Tbk..Para pelanggan tetap memilih PT Metropolitan Kencana Tbk. karena PT Metropolitan Kencana Tbk. memiliki kualitas sumber daya yang baik, jaringan bisnis yang luas, lebih berpengalaman dan telah mendapatkan kepercayaan dari pelanggannya. - Ruko - Kavling - Rouse, Suryomurcito & Co. Oil Company

11 60 2. Pesaing Industri Perusahaan yang menjadi pesaing bagi PT.Metropolitan Kencana Tbk. yaitu perusahaan-perusahaan yang bergerak dibidang industri yang sama dan sejenis dengan PT. Metropolitan Kencana Tbk.. Keberadaan para pesaing tersebut cukup memberikan pengaruh terhadap persaingan bisnis bagi PT Metropolitan Kencana Tbk. karena mereka memiliki keunggulan-keunggulan yang berbeda. Namun demikian PT. Metropolitan Kencana Tbk. mampu bertahan dalam persaingan tersebut karena PT Metropolitan Kencana Tbk. lebih berpengalaman dan memiliki para pelanggan yang loyal. Dengan keberadaan pesaing-pesaing tersebut yang memberikan pengaruh bagi PT Metropolitan Kencana Tbk.. Untuk itu PT Metropolitan Kencana Tbk. harus mempersiapkan langkah untuk menghadapinya yaitu dengan lebih meningkatkan kualitas proyek yang akan dihasilkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para customer. 3. Kekuatan Penawaran Pemasok PT Metropolitan Kencana Tbk. memiliki pemasok untuk mendukung kegiatan usahanya. Adapun pemasok dari PT Metropolitan Kencana Tbk. adalah kontraktor dan jasa outsourcing. Kontraktor disini adalah sebagai penyedia barang-barang dan material-material yang digunakan dalam proses proyek pembangunan.. Peran kontraktor sangat penting, karena menentukan hasil akhir dari proyek pembangunan. Jasa Outsourcing yang digunakan oleh PT Metropolitan Kencana Tbk. adalah dalam jasa. Misalkan jasa konsultan yang mengurusi tentang masalah-masalah perijinan dan birokrasi dalam pembangunan sebuah proyek. 4. Kekuatan Penawaran Pembeli

12 61 Pembeli yang dimaksud disini adalah perusahaan-perusahaan yang menginginkan suatu jasa penyedia tempat sebagai kantor, dan pelayanan yang memuaskan dengan hasil yang baik dalam bidang developer. Para pelanggan biasanya akan menuntut suatu jasa yang berkualitas, pelayanan yang baik, dan harga yang terjangkau sesuai dengan produk yang diberikan. Kekuatan penawaran pembeli dalam penentuan harga biasanya berbanding terbalik dengan kekuatan penawaran pemasok, sehingga pembeli tidak dapat menentukan harga sesuai dengan keinginannya. 5. Ancaman Produk Pengganti. Terdapatnya perusahaan developer-developer yang mengembangkan bisnisnya secara spesifik dalam pembangunan ruko-ruko atau kavling. Sehingga hal itu merupakan sebagai bentuk ancaman produk pengganti atas jasa yang ditawarkan oleh PT. Metropolitan Kencana Tbk. Kemudian biaya penyewaan ruko dan kavling yang relatif lebih murah dibandingkan gedung perkantoran Namun, ancaman tersebut masih memiliki kekuatan yang rendah karena PT. Metropolitan Kencana Tbk. menawarkan gedung perkantoran yang memiliki fasilitas baik dan berada pada lokasi yang strategis. Dari hasil analisis dengan model persaingan Porter ini dapat diketahui berbagai kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh PT. Metropolitan Kencana Tbk. dalam menghadapi persaingan, yaitu kekuatan pendatang baru masih rendah, kekuatan bersaing dengan para pesaing industri seimbang, kekuatan penawaran pemasok dalam menentukan kualitas produk yang dihasilkan lebih tinggi, kekuatan penawaran pembeli masih relatif rendah, ancaman produk pengganti masih rendah.

13 Analisis PEST Perusahaan 1. Political : Peraturan perundang-undangan tentang ijin mendirikan bangunan yang menjadi pedoman sebagai salah satu syarat dalam mendirikan gedung untuk perkantoran. Kemudian peraturan tentang tata letak keindahan kota yang menjadi faktor untuk diperhatikan oleh PT Metropolitan Kencana Tbk. dalam membangun sebuah gedung perkantoran dengan tidak merusak keindahan kota. Kebijakan pemerintah tentang perpajakan terutama pajak bumi dan bangunan.. Adanya gejolak politik didalam negeri seperti adanya demonstrasi akibat kenaikan harga bahan bakar minyak, hal ini selain mempengaruhi jalannya sebuah proyek yg sedang berjalan juga sangat mempengaruhi para pelanggan khusunya pelanggan luar negeri yang ingin menyewa gedung perkantoran pada PT Metropolitan Kencana Tbk. 2. Economical : Kondisi perekonomian dunia yang saat ini sedang mengalami krisis global dan tingkat inflasi yang masih tinggi. Hal ini akan berpengaruh terhadap keadaan ekonomi masyarakat dan juga mempengaruhi terhadap nilai tukar mata uang Rupiah terhadap Dollar Amerika yang dapat berdampak pada meningkatnya biaya operasi perusahaan karena sebagian besar biaya operasi serta transaksi bisnis menggunakan mata uang asing, terutama Dollar Amerika.Untuk mengimbangi hal tersebut, selain meningkatkan kerjasama dengan para rekanan serta menjaga hubungan yang baik dengan para customer, PT Metropolitan Kencana Tbk. juga membutuhkan sebuah sistem pendukung dalam pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.

14 63 3. Social : Pesatnya pertumbuhan masyarakat kelas menengah keatas, khususnya di Jakarta sebagai ibukota negara yang menjadi salah satu kota internasional dan merupakan kota terbesar kedelapan di dunia. Banyaknya penduduk di Jakarta yang bekerja di bidang perdagangan, menjadikan perusahaan-perusahaan baik negeri maupun swasta sumber potensial sebagai pengguna jasa penyewaan gedung perkantoran 4. Technological : Seiring dengan perkembangan jaman, inovasi-inovasi telah ditemukan, dan teknologi yang merupakan bagian inovasi dari perkembangan hidup manusia telah menjadi sesuatu yang melekat pada kehidupan manusia sehari-hari. Demikian juga teknologi yang diterapkan tidak hanya oleh individu-individu melainkan oleh organisasi atau perusahaan. Salah satunya adalah perusahaan PT. Metropolitan Kencana Tbk., dengan mengunakan teknologi yang berkembang saat ini merupakan suatu keharusan dan suatu kebutuhan dijaman seperti sekarang ini. Dimana dibutuhkan alur informasi yang cepat, proses data informasi, dan akses data yang cepat dan tepat. Saat ini perkembangan dalam dunia website sangat pesat. Website digunakan sebagai media informasi dari perusahaan. Website sekarang telah berkembang tidak hanya sebagai media informasi satu arah saja tetapi sudah berkembang menjadi dua arah sehingga interaksi yang terjadi lebih atraktif. Selain itu website juga menjadi salah satu media pemasaran bagi perusahaan untuk meningkatkan penjualan.

15 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan adalah analisis terhadap faktor-faktor internal yang berpengaruh terhadap aktivitas bisnis perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal pada perusahaan yang harus dikembangkan dan dimanfaatkan sehingga dapat menciptakan dan memenuhi peluang oleh perusahaan, atau juga berupa kelemahan yang harus diperbaiki atau diminimalalisir oleh perusahaan agar tidak menjadi ancaman bagi perusahaan. Analisis yang dilakukan meliputi analisis rantai nilai perusahaan (Value Chain), analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats), analisis CSF (Critical Success Factors) dan analisis area, fungsi dan proses bisnis Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan Analisis value chain dapat membantu dalam mengidentifikasi aktivitas bisnis pada perusahaan yang terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Berikut ini adalah rantai nilai dari PT. Metropolitan Kencana Tbk.

16 65 Infrastruktur Perusahaan Manajemen perusahaan, lokasi yang strategis, tersedianya parkiran yang luas, tersedianya fasilitas yang memadai seperti : Air, Listrik, Telepon Manajemen Sumber Daya Manusia Perekrutan, pelatihan dan pengembangan keahlian karyawan Pengembangan Teknologi Mengembangkan sistem informasi perusahaan dan website Pembelian Pembelian alat-alat kantor yang membantu proses bisnis perusahaan. Logistik dalam Penerimaan data-data pelanggan dan perusahaan Penyimpanan hasil persetujuan diskusi Penerimaan alat alat kantor Penyimpanan data-data perencanaan proyek pembanguna n Operasi Pelayanan penyewaan ruang kerja dan meeting Pengurusan Perijinan (tanah,imb,leg alitas hukum) Pemeliharaan alat alat kantor Logistik keluar Hasil persetujua n diskusi Data proyek pembangu nan Pemasaran Promosi dan periklana n pada media massa Menjalin kerja sama dengan instansi perusaha an dan asuransi Pelayanan Penyediaan ruang kantor Pelayanan bersifat kekeluargaan yang mengutamaka n kepuasaan pelanggan

17 66 Gambar 3.3 Rantai Nilai PT. Metropolitan Kencana Tbk. 1. Aktivitas Primer : a. Logistik ke Dalam Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, pengendaliaan terhadap data pendukung. Aktivitas logistik dalam yang dilakukan oleh perusahaan PT Metropolitan Kencana Tbk. meliputi penerimaan data-data pelanggan dan perusahaan, penyimpanan hasil persetujuan diskusi, penerimaan alat-alat kantor, penyimpanan data-data perencanaan proyek pembangunan b. Operasi Aktivitas yang menyangkut penyewaan, perijinan, dan pemeliharaan. Aktivitas operasi yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas pelayanan penyewaan ruang kerja dan meeting, pengurusan perijinan seperti sertifikat tanah, ijin mendirikan bangunan (IMB), dan hal-hal mengenai legalitas hukum, dan pemeliharaan alat-alat kantor. c. Logistik ke Luar Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian data pendukung. Aktivitas logistik dalam yang dilakukan oleh perusahaan PT Metropolitan Kencana Tbk. meliputi hasil persetujuan diskusi, dan data proyek pembangunan. d. Pemasaran Aktivitas yang menyangkut penyediaan sarana agar pembeli dapat menggunakan jasa perusahaan dan aktivitas yang mempengaruhi calon pelanggan

18 67 dan pelanggan untuk menggunakan jasa dari perusahaan. Aktivitas pemasaran yang dilakukan perusahaan meliputi promosi dan periklanan pada media massa. e. Pelayanan Aktivitas yang menyangkut penyediaan ruangan dan penyediaan layanan untuk meningkatkan nilai dari kepuasan pelanggan terhadap layanan atau jasa yang diberikan. Aktivitas pelayanan yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas penyediaan ruangan kantor yang dilengkapi sarana dan prasarana yang memadai, serta pelayanan yang bersifat kekeluargaan yang dapat menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan terhadap konsumen. 2. Aktivitas Pendukung a. Pembelian Aktivitas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendukung aktivitas utama mencakup aktivitas pembeliaan alat-alat kantor yang membantu proses-proses bisnis perusahaan b. Pengembangan Teknologi Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini adalah membangun sebuah website perusahaan yang berbasis CRM untuk menjaga hubungan yang baik dengan konsumen dan untuk kepentingan pemasaran. c. Manajemen Sumber Daya Manusia Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan oleh perusahaan meliputi aktivitas perekrutan, pelatihan dan pengembangan keahlian karyawan

19 68 d. Infrastruktur Perusahaan Infrastruktur perusahaan merupakan aktivitas-aktivitas yang meliputi majemen perusahaan, lokasi yang strategis, tersedianya parkiran yang luas, tersedianya fasilitas yang memadai seperti : Air, Listrik, Telepon Analisis SWOT Perusahaan Kelangsungan hidup perusahaan dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor strategis internal dan eksternal. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis internal yang berasal dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Selain itu, perusahaan juga perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis eksternal yang berasal dari peluang dan ancaman bagi perusahaan tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat menggunakan metode analisis SWOT untuk mengidentifikasikan kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) bagi perusahaan tersebut, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, serta meminimalkan kelemahan dan ancaman. Analisa SWOT pada PT.Metropolitan Kencana Tbk. dijabarkan sebagai berikut: 1. Kekuatan (Strengths) Memilki reputasi track record yang baik dan telah cukup dikenal Berada pada lokasi yang strategis Memiliki jaringan bisnis yang luas Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan berkompeten Mempunyai modal yang kuat

20 69 Mempunyai cadangan lahan yang luas 2. Kelemahan (Weakness) Kurangnya pemanfaatan IT/IS yang hanya digunakan sebagai support bisnis pada perusahaan Belum terstrukturnya divisi IS/IT pada perusahaan. Belum adannya website perusahaan. 3. Peluang (Opportunities) Semakin bertumbuh dan berkembangnya perusahaan-perusahaan perkantoran di indonesia. Meningkatnya keinginan orang untuk melakukan bisnis dan mempunyai sebuah kantor usaha. Globalisasi atau pasar bebas yang berdampak pada kemajuan bisnis khususnya di indonesia mendorong dibutuhkannya kawasan bisnis yang strategis. Pesatnya pembangunan kawasan perkantoran khususnya di jakarta. 4. Ancaman (Threats) Meningkatnya persaingan bisnis diantara perusahaan developer Resiko kegagalan dari suatu proyek pengembangan Adanya kenaikan nilai tukar mata uang Dollar sehingga meningkatkan biaya operasi yang dapat menaikan harga produk/jasa yang ditawarkan perusahaan. Setelah faktor-faktor strategis internal dan eksternal tersebut terindentifikasi, maka faktor-faktor tersebut perlu dirumuskan dalam kerangka kekuatan dan kelemahan (Tabel IFAS) dan kerangka peluang dan ancaman (Tabel EFAS).

21 70 Tabel IFAS dan EFAS PT. Metropolitan Kencana Tbk. dapat digambarkan sebagai berikut. IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) : FAKTOR FAKTOR STRATEGI INTERNAL KEKUATAN : BOBOT RATING BOBOT RATING Memiliki reputasi track record yang baik dan telah cukup dikenal Berada pada lokasi yang strategis Memiliki jaringan bisnis yang luas Memiliki sumber daya manusia yang berkualitasn dan berkompeten Memiliki modal yang kuat Mempunyai cadangan lahan yang luas 0,20 0,10 0,10 0,15 0,20 0, ,80 0,20 0,20 0,45 0,80 0,05 KELEMAHAN : TOTAL KEKUATAN 0,80 2,50 Kurangnya pemanfaatan IT/IS yang hanya digunakan sebagai support bisnis pada perusahaan Belum terstrukturnya divisi IS/IT pada perusahaan. Belum adanya website perusahaan 0,08 0,08 0, ,16 0,16 0,04 TOTAL KELEMAHAN 0,20 0,36 TOTAL IFAS 1,00 2,14 Tabel 3.1 IFAS PT. Metropolitan Kencana Tbk.

22 71 EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary) : FAKTOR FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL PELUANG : BOBOT RATIN G BOBOT RATING Semakin bertumbuh dan berkembangnya perusahaan-perusahaan perkantoran 0,20 2 0,40 Meningkatnya keinginan orang untuk 0,15 1 0,15 melakukan bisnis dan mempunyai sebuah kantor usaha Globalisasi atau pasar bebas yang berdampak pada kemajuan bisnis Pesatnya pembangunan kawasan perkantoran 0,20 0, ,40 0,15 khususnya di jakarta TOTAL PELUANG 0,70 1,10 ANCAMAN : Meningkatnya persaingan bisnis diantara perusahaan developer Resiko kegagalan dari suatu proyek pengembangan Adanya kenaikan nilai tukar mata uang Dollar 0,10 0,10 0, ,10 0,10 0,40 TOTAL KELEMAHAN 0,30 0,60 TOTAL EFAS 1,00 0,50 Tabel 3.2 EFAS PT. Metropolitan Kencana Tbk. Melalui analisis ini maka dapat digambarkan posisi PT. Metropolitan Kencana Tbk. dalam persaingan bisnis saat ini melalui diagram analisis SWOT berikut : Titik X = Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness) Total bobot rating kekuatan = 2,50 Total bobot rating kelemahan = 0,36-2,14

23 72 Titik Y = Peluang (Opportunity) Ancaman (Threat) Total bobot rating peluang = 1,10 Total bobot rating ancaman = 0,60-0,50 Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik ( 2,13 : 0,50). Diagram Analisis SWOT : PELUANG (Oppurtuniy) KELEMAHAN 0,50 X (2.14 : 0.50) KEKUATAN (Weakness) 2,14 (Strength) ANCAMAN (Threat) Gambar 3.4 Diagram Analisis SWOT PT.Metropolitan Kencana Tbk. Penjelasan Gambar : X = artinya bahwa PT. Metropolitan Kencana Tbk. berada pada kuadran I dimana PT. Metropolitan Kencana Tbk. dapat menggunakan strategi SO (Strength Opportunity),

24 73 yaitu PT. Metropolitan Kencana Tbk. akan menggunakan seluruh kekuatan yang dimilikinya untuk memanfaatkan peluang - peluang yang ada. Berikut adalah gambaran matriks SWOT : Tabel Matrik SWOT PT. Metropolitan Kencana Tbk. IFAS Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness) EFAS Peluang (Opportunity) 1. Memiliki reputasi track record yang baik dan telah cukup dikenal 2. Berada pada lokasi yang strategis 3. Memiliki jaringan bisnis yang luas 4. Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan berkompeten 5. Memiliki modal yang kuat 6. Mempunyai cadangan lahan yang luas Strategi SO 1. Kurangnya pemanfaatan IT/IS yang hanya digunakan sebagai support bisnis pada perusahaan 2. Belum terstrukturnya divisi IS/IT pada perusahaan. 3. Belum adanya website perusahaan Strategi WO 1. Semakin bertumbuh dan berkembangnya perusahaan-perusahaan perkantoran 2. Meningkatnya keinginan orang untuk melakukan bisnis dan mempunyai sebuah kantor usaha 3. Globalisasi atau pasar bebas yang berdampak pada kemajuan bisnis khususnya di indonesia mendorong dibutuhkannya kawasan bisnis yang strategis 4. Pesatnya pembangunan kawasan perkantoran khususnya di jakarta Memperluas market atau pangsa pasar dengan melakukan pengembangan yang inovatif (S3,O1) (S5,O1) Meningkatkan pelayanan melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan (S1,O2) Melakukan pembangunan gedung perkantoran dengan menyediakan fasilitas yang baik (S5,O3) (S6,04) (S2,O2) Pengembangan sistem dan teknologi informasi yang mampu mendukung perusahaan dalam meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan (W1,O3) (W2,O1) Membuat Website perusahaan yang menyediakan informasi tentang perusahaan kepada pelanggan (W3,O2) Ancaman (Threats) Strategi ST Strategi WT

25 74 1. Meningkatnya persaingan bisnis diantara perusahaan developer 2. Resiko kegagalan dari suatu proyek pengembangan 3. Adanya kenaikan nilai tukar mata uang Dollar sehingga meningkatkan biaya operasi yang dapat menaikan harga produk yang ditawarkan perusahaan Perencanaan dalam pengembangan peoyek yang berkualitas sehingga resiko kegagalan dari proyek bisa di minimalisir (S4,T2) Pengambilan keputusan dalam kebijakan penetapan harga yang kompetitif (S5,T3) Mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada melalui pelatihan dan pengembangan keahlian (S4,T1) Pengembangan sistem website yang mampu menyediakan informasi tentang perusahaan untuk meningkatan persaingan perusahaan (W3,T1) Meningkatkan pemanfaatan SI/TI untuk mendukung proses bisnis perusahaan dalam mencapai tujuan dan kualitas produk yang dihasilkan (W1,T1) Tabel 3.3 Matrik SWOT PT.Metropolitan Kencana Tbk. Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan, dapat dilihat bahwa perusahaan berada pada posisi untuk menggunakan Strategi SO (menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang dan mengatasi masalah yang ada). Perusahaan menggunakan Strategi SO sebagai fokusnya karena strategi ini lebih dominan dan pengaruhnya lebih besar dibandingkan dengan yang lainnya. Berikut ini adalah tabel penyelarasan antara strategi yang digunakan, permasalahan yang ada, kebutuhan informasi yang dibutuhkan, serta kebutuhan aplikasi yang diperlukan. Strategi Masalah Kebutuhan Informasi Kebutuhan Aplikasi 1. Memperluas market pasar dengan melakukan pengembangan yang inovatif Masih terpaku pada pengunaan produk lama sehingga belum bisa mengembangkan Informasi kebutuhan pelanggan Informasi keadaan pasar Sistem Informasi Pengembangan Berbasis Web Sistem Informasi Pemasaran

26 75 produk baru Informasi ketersediaan produk. Sistem Informasi Persediaan 2. Meningkatkan pelayanan melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan Persaingan bisnis diantara perusahaan developer yang semakin tinggi Informasi tingkat persaingan pasar Informasi kebutuhan pelanggan Informasi pelayanan penyewaan. Sistem Informasi Pemasaran Sistem Informasi Pengembangan Berbasis Web Sistem Informasi Penyewaan Informasi Pemasaran, Pengembangan Berbasis Web, Penyewaan, Persediaan. Keuangan, Akuntasi, Personalia. MIS 3. Melakukan pembangunan gedung perkantoran dengan menyediakan fasilitas yang baik Adanya resiko kegagalan dari suatu proyek pembangunan Informasi produk, kontraktor, Informasi kebutuhan pelanggan. Sistem Informasi Pengembangan Tabel 3.4 Penyelarasan Strategi, Masalah, Kebutuhan Informasi, dan Kebutuhan Aplikasi

27 Analisis CSF Perusahaan CSF (Critical Success Factor) adalah beberapa faktor penting yang menentukan kesuksesan perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Untuk mengetahui sejauh mana perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya, maka diperlukan suatu ukuran atau indikator yang biasa disebut dengan Key Performance Indicator (KPI) yang dapat membantu memberikan penilaian kinerja pada perusahaan tersebut. Berikut ini adalah critical success factor beserta key performance indicator yang dimiliki PT. Metropolitan Kencana Tbk.: Critical Success Factor Sumber daya manusia yang berkualitas Key Performance Indicator Meningkatkan keahlian para karyawan melalaui pelatihanpelatihan secara berkala Sistem pengontrolan karyawan dengan cara mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan tingkat kehadiran dan prestasi karyawan Perekrutan sarjana-sarjana muda (fresh graduated) yang memiliki kualitas dan motivasi kerja yang tinggi. Penyediaan jasa yang berkualitas Peningkatan penyewaaan ruang sewa kantor Feed back yang baik dari pelanggan pada jasa yang telah digunakan. Menerima berbagai perhargaan seperti : Merit Award 1993 (Mal Pondok Indah), Merit Award 1997 (Apartemen Golf Pondok Indah). Pelayanan yang baik Penyediaan ruang kantor yang memiliki fasilitas-fasilitas yang mendukung bagi para konsumen Tabel 3.5 CSF dan KPI pada PT. Metropolitan Kencana Tbk. Dengan demikian, PT. Metropolitan Kencana Tbk. memiliki beberapa faktor kesuksesan (CSF) dan indikatornya (KPI) sehingga dapat membantu dalam membuat

28 77 strategi untuk mencapai tujuannya. Dari analisis ini dapat diketahui bahwa PT. Metropolitan Kencana Tbk. memiliki strategi yang baik walau masih terdapat hal-hal yang menjadi ancaman Analisa Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan kedalam area-area fungsional perusahaan, yakni area-area utama dimana sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat dipecah menjadi proses bisnis, yakni tindakantindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat diartikan memiliki input dan menghasilkan output. Analisis ini menggunakan diagram seperti diagram dekomposisi fungsi bisnis, diagram hubungan entitas, dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua kegiatan yang ada dalam perusahaan.analisis ini dilakukan bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek-aspek informasi dalam perusahaan. Gambar berikut ini akan menjelaskan secara rinci dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis pada PT. Metropolitan Kencana Tbk. : Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Bisnis Keuangan Pengelolaan Keuangan Membuat perencanaan anggaran keuangan perusahaan Mengelola keluar masuknya arus keuangan perusahaan Membuat laporan keuangan perusahaan Akuntansi Mencatat/membukukan semua transaksi bisnis

29 78 Membuat jurnal buku besar Membuat laporan rugi laba perusahaan Membuat neraca arus kas perusahaan Pengembangan dan Teknik Pembuatan Anggaran Pertanahan Pengurusan perijinan Membuat rencana anggaran dalam suatu produksi yang akan dikembangkan Mencari tanah/lahan yang akan dipakai untuk pengembangan Menetapkan lahan pengembangan Menangani masalahmasalah mengenai perijinan lahan Mengurusi sertifikasi lahan pengembangan Pengembangan produk Menentukan pengembangan Membuat pengembangan Menentukan pengembangan rencana rancangan teknik Marketing dan Operasional Pengesahaan kontrak kerja Pemasaran Pengadaan logistik perusahaan Membuat kontrak kerja Memahami kontrak kerja Menentukan persetujuan kontrak kerja Menyusun program pemasaran Melakukan pemasaran melalui berbagai media yang ada Menyediakan alat-alat kebutuhan kantor Melakukan pengontrolan alat-alat kantor

30 79 Perekrutan SDM Menentukan kriteria dan kebutuhan tenaga kerja yang sesuai Memilih calon karyawan Absensi karyawan Mengecek karyawan kehadiran Penggajian karyawan Pengembangan SDM Penyewaan produk Memberikan, menghitung, dan membuat laporan gaji karyawan Memberikan training yang dapat mengembangkan potensi karyawan Mengevaluasi kinerja karyawan Memilih karyawan yang berhak memperoleh kenaikan jabatan. Memberikan informasi produk yang diinginkan pelanggan Melayani penyewaaan gedung perkantoran Tabel 3.6 Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis PT. Metropolitan Kencana Tbk. 3.4 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Perusahaan PT. Metropolitan Kencana telah menyadari bahwa kini SI/TI telah mengalami perkembangan yang semakin pesat., dan sangat drastis dari tahun ke tahun, sehingga membuat persaingan menjadi semakin ketat karena perkembangan teknologi informasi secara langsung dapat mempengaruhi suatu industri usaha, terutama pada bidang usaha yang memerlukan kinerja yang cepat dalam pengolahan data dan informasi untuk

31 80 menghasilkan kualitas produk yang dihasilkan. Perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang developer tersebut berlomba-lomba untuk menjadi yang terbaik dengan memanfaatkan dan mengembangkan SI/TI pada perusahaan untuk meningkatkan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan. Saat ini banyak perusahaan pengembang tengah menerapkan sebuah teknologi yang bernama Cisco Connected Real Estate (CCRE). CCRE merupakan sebuah solusi information and communication technology (ICT) yakni komunikasi data, suara dan video yang dikategorikan sebagai utility ke empat disamping listrik, air dan gas yang diaplikasikan pada sebuah gedung. Dengan CCRE ini, dapat memudahkan si pengguna untuk mendapatkan informasi tanpa batas. Jika selama ini koneksi untuk saklar listrik, AC, water heater, memiliki kontrol mekanisme masing-masing maka dengan CCRE dapat diintegrasikan secara terpusat ditambah dengan transformasi data, suara dan video. Hal lain yang menarik dari CCRE adalah kemampuannya mengontrol saving energy. Apalagi saat ini syarat untuk sertifikasi green building bahwa gedung ini memiliki konsep penghematan. Misalnya, kontrol panel tidak perlu terpisah-pisah lagi. Dengan CCRE dapat mengontrol secara terpusat. Artinya, penghuni tak perlu repot-repot lagi mematikan listrik jika ingin keluar rumah. Membangun sebuah website dengan berbasis aplikasi CRM (Customer Relationship Management) diperlukan agar hubungan dengan para pelanggan dapat terjalin dengan baik, sehingga dapat mendukung proses bisnis perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Selain itu, pemanfaatan MIS (Management Information System) dan EIS (Executive Information System) dapat meningkatkan

32 81 kinerja perusahaan bagi para eksekutif dalam menganalisa pasar dan dalam proses pengambilan keputusan yang strategis. 3.5 Analisis Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan Saat ini, bagian TI pada PT. Metropolitan Kencana hanya menerapkan sistem informasi di dua bagian. Bagian-bagian tersebut antara lain: bagian akuntansi dan bagian keuangan Aplikasi 1. Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk membantu membuat buku besar, neraca, laporan rugi laba, neraca arus kas. 2. Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi ini digunakan oleh bagian keuangan untuk membantu dalam mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan beserta administrasinya, penyusunan laporan keuangan dan penyusunan rencana anggaran perusahaan Spesifikasi Hardware dan Software Jenis Keterangan Jumlah Hardware Pc Eksekutif : 10 - Processors Intel Pentium IV 2,8 GHz - Memory 512 MB - Harddisk 40 GB - Monitor LCD 15 - LAN card

33 82 Pc Staff : 42 - Processors Intel Pentium IV 2,4 GHz - Memory 256 MB - Harddisk 20 GB - Monitor LCD 15 - LAN card Database Server : 1 - Processors Intel Xeon - Memory 2 GB - Harddisk Raid GB - LAN card Mail Server : 1 - Processors Intel Pentium IV - Memory 1 GB - Harddisk 40 GB - LAN card Printer 3 Router 5 UPS 63 Switch/hub (8 24 port) 3 Software Pc Client : - Microsoft windows XP - Microsft Office - OpenOffice AutoCAD 2008/2009 (Proyek) - Aplikasi Keuangan - Aplikasi Akuntansi - Adobe Photoshop (Design) Pc Server : - Win 2003 Server - Symantec Antivirus Corporate - MDaemon ( Server) - Microsoft ISA Server 2000 (Internet Sharing) Tabel 3.7 Spesifikasi Hardware dan Software PT. Metropolitan Kencana Tbk Arsitektur Jaringan Perusahaan Infrastruktur jaringan pada PT. Metropolitan Kencana Tbk. dapat ditunjukkan sebagai berikut ini.

34 83 UPS Serve r Patch Pane Gambar 3.5 Arsitektur Jaringan pada PT. Metropolitan Kencana Tbk.

35 Portfolio Aplikasi saat ini Portfolio aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan atau diterapkan perusahaan pada saat sekarang, Dimana kita dapat menilai apahkah aplikasi yang digunakan perusahaan tersebut termasuk kategori high potensial, strategis, key operational atau support, sesuai dengan kontribusi yang diberikan oleh masing-masing aplikasi dalam menunjang proses kinerja atau bisnis perusahaan. Portfolio aplikasi pada PT. Metropolitan Kencana Tbk. adalah sebagai berikut : STRATEGIC HIGH POTENTIAL ( ) Sistem Informasi Keuangan ( ) Sistem Informasi Akuntansi (*) Microsoft Office 2003, XP (*) AutoCAD 2008/2009 (*) Adobe Photoshop KEY OPERATIONAL SUPPORT Gambar 3.6 Portfolio aplikasi saat ini pada PT Metropolitan Kencana Tbk.

36 85 Keterangan : (*) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan ( ) = Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengembangan lanjut Dari analisis portfolio aplikasi pada perusahaan PT Metropolitan Kencana saat ini dapat dilihat bahwa perusahaan belum memilki aplikasi yang bersifat strategic maupun high potential. Selama ini SI/TI hanya terbatas untuk melakukan atau mendukung proses kegiatan operasional sehari-hari saja. Hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan belum memanfaatkan peluang adanya SI/TI secara maksimal untuk menghasilkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. 3.6 Masalah yang dihadapi oleh PT Metropolitan Kencana Tbk. Berdasarkan hasil analisis-analisis yang berkaitan dengan proses bisnis internal dan eksternal perusahaan, serta lingkungan internal dan eksternal SI/TI perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT Metropolitan Kencana baik dimasa sekarang maupun masalah yang mungkin timbul di masa yang akan datang, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Kurangnya pemanfaatan SI/TI perusahaan yang saat ini hanya digunakan sebagai pendukung proses bisnis perusahaan. 2. Belum terstrukturnya divisi IS/IT pada perusahaan. 3. Tidak adanya website perusahaan yang menyediakan informasi tentang perusahaan. 4. Sistem informasi yang tidak terintegrasi pada seluruh bagian dalam perusahaan