STRATEGI PENGEMBANGAN BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Transkripsi

1 TUGAS TAKE HOME SISTEM INFORMASI MANAJEMEN STRATEGI PENGEMBANGAN BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI Dosen : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, M.Sc(CS) Disusun Oleh : SARJONO AGUS SANTORO NRP : P EK PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012

2 STRATEGI PENGEMBANGAN BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI BERKAITAN DENGAN RENCANA STRATEGI NEW MEXICO STATE UNIVERSITY (NMSU) DAN EXANTE FINANCIAL SERVICE (Management Information Systems : Chapter 11Case 3) 1. Pendahuluan Menjadi CIO (Chief Innovator Office) dari Perusahaan FedEx atau Credit Suisse sangat menyenangkan, dimana Teknologi Informasi (TI) dan bisnis terkait sangat erat yang biasanya terbagi menjadi dua bagian yang tidak terpisahkan. Dalam perusahaan tersebut, pemimpin perusahaan memahami bahwa Teknologi Informasi adalah aset yang strategis dan saling mendukung. Untuk kegiatan ini CIO akan banyak menghabiskan waktu pada rencana yang besar. Kebanyakan CIO bekerja di tempat bisnis mungkin tidak secara jelas mengartikulasikan strategi, di perusahaan seperti itu pemimpin perusahaan tidak terlalu peduli terhadap Teknologi Informasi, karena dianggap kurang strategis. Dalam perusahaan ini waktu CIO dihabiskan untuk operasional sehari-hari dan hanya sedikit waktu untuk melihat bagaimana beberapa bulan kedepan, jika seseorang menjalani pekerjaan dengan realitas taktik Teknologi Informasi akan mendapatkan beberapa rencana strategi yang bagus dan perencanaan di atas kertas menjadi sangat tidak praktis, Seorang CIO tidak akan sukses tanpa Teknologi Informasi demikian menurut Michael Jones. Peraturan pokok dalam pengembangan strategi Teknologi Informasi adalah mengkoneksikannya dengan strategi bisnis. Bisnis harus ada outcome perolehan market share, tingkat kepuasan konsumen, memperpendek putaran waktu menurut analis Teknologi Informasi Laurie Orlov. Seorang CIO harus mempunyai kemampuan untuk mendorong bagaimana Teknologi Informasi membutuhkan lebih banyak strategi dan bisnis. Forrester s Cullen mengatakan bahwa Pelaku bisnis seringkali tidak mempunyai strategi, atau punya, tetapi pada level sangat tinggi dan samar-samar/tidak jelas atau memang layak untuk diganti, atau mereka punya beberapa strategi, tetapi tidak diterapkan kepada semua aktifitas bisnis Michael Hites mengatakan bahwa kurangnya visi di New Mexico State University (NMSU) akan menjadi suatu tantangan. Jika anda tidak mempunyai rencana level tertinggi, sekalipun rencana strategi Teknologi Informasi yang paling baik tidak akan bekerja. Hites mengatakan bahwa saya telah melihat, telah menjalaninya, ketika 2

3 menjadi CIO pada tahun 2003, rencana NMSU tidak berbeda dengan sekolah lain. Rencana strategi Teknologi Informasi pertama dari Hites adalah standard dan meminimkan resiko, Teknologi Informasi berjalan dengan lambat walau bekerja dengan baik namun tidak ada strategi yang khusus. Karena tidak ada perencanaan pada universitas yang lebih ambisius, tidak ada strategi Teknologi Informasi yang baik. Kemudian setelah beberapa tahun kurangnya rencana strategi untuk universitas, Hites menerapkan rencana strategi untuk seluruh universitas dengan nama Vice President Perencanaan dan Teknologi. Hites dan timnya mempunyai banyak ide bernilai sekitar 15 juta dolar, ia mengatakan bahwa organisasinya didanai setengah juta dolar setahun, pertanyaan yang dia hadapi setiap tahun adalah bagaimana caranya mengerjakan sesuatu yang strategis dengan menghabiskan dana yang sedikit. Jika Universitas mempunyai strategi moon and apple-pie atau menolong siswa supaya sukses atau menambah riset, apapun yang anda kerjakan mengarah kepada tujuan objektif. Dan anda tidak akan pernah yakin ketika anda membuat suatu pilihan yang benar. Tetapi jika suatu universitas melangkah kepada dahan atau cabang, dan berkata, kita akan mempunyai program pendidikan program on-line mengenai kriminal justice yang terbaik di dunia, maka kita akan mempunyai strategi yang fokus, hal ini dikatakan oleh Hites. Ketika Kelly Clark bergabung dengan Exante Financial Services, penyedia jasa keuangan untuk industri kesehatan, dia ingin mengubah proses rencana strategi Teknologi Informasi. Clark menginginkan proses yang pro-aktif, bisnis yang dijalankan adalah, pasar yang kita cari, inilah yang kita punya, inilah yang kita butuhkan, Exante mempunyai proses bisnis road mapping, tetapi tidak mempunyai sistem strategi dan bisnis, maka Clark berkata kepada CEO-nya dan CEO-nya membutuhkannya dan mereka membelinya. Clark mengatakan kita telah menciptakan rencana strategi Enterprise dan Teknologi Informasi menjadi bagian darinya Bethesda Lutheran Homes dan Services (BLHS), jasa pelayanan berbasis agama/keyakinan untuk individu yang tuna daksa, dalam dua tahun terakhir ini mempunyai rencana strategi organisasi untuk 5 tahun ketika Bryan Tennant menjadi CIO. Tidak ada sesuatupun yang membumi dalam realitas, pada awalnya tidak menjadi masalah bagi Tennant. BLHS mendapat penghargaan Good Shepherd Communities berbasis di Orange County, California, pada tahun Itu bertambah ukurannya menjadi 2/3, dan ada banyak modernisasi yang telah dikerjakan, kata Tennant, termasuk 3

4 penyesuaian sistem inti ERP. Bahkan dengan strategi bisnis yang kurang sesuai, misi Teknologi Informasi adalah jelas : Integrate and Upgrade. Sekarang semua pekerjaan telah dirapihkan, Tennant mengetahui saatnyalah menciptakan suatu rencana untuk memandu 10 Departemen-nya melalui tiga atau lima tahun mendatang. Tetapi Tennant tidak menunggu selama 105 tahun untuk organisasi dengan rencana baru, khususnya lima tahun kedepan untuk memandu Teknologi Informasi; Dia membantu membentuknya. Saya melihat diri saya sendiri sebagai anggota dari Tim Senior Manajemen yang bertanggungjawab terhadap Teknologi Informasi. Tennant mengatakan maka saya mengambil kesempatan untuk mempertimbangkannya secara dini dengan semua disiplin ilmu, tidak hanya punya saya. Pemimpin Senior termasuk Tennant mempunyai rencana baru dengan Dewan, divisi Operasional, Donor, dan Keluarga dimana mereka menyediakan bantuan. Tujuannya adalah untuk menciptakan apa yang disebut mereka dengan Strategic Positioning Statement, seperti menarik orang muda yang secara demograpi sebagai donor atau mengembangkan jasa atau menciptakan stabilitas keuangan. Saya baru saja memulai untuk berpikir tentang bagaimana Teknologi Informasi akan cocok dengan semua tujuan. Seseorang di Teknologi Informasi harus seringkali berpikir tentang strategi Teknologi Informasi, disetujui oleh Orlov. Pekerjaan mereka adalah bagaimana waktu mereka harus yakinkan untuk mengkoneksikan segala sesuatu yang berjalan terhadap bisnis. Jika Pemimpin Teknologi Informasi dapat menyisihkan ekstra waktunya sekarang, maka teori strategis planning akan menjadi bagian organik pada kehidupan perusahaan dan semua interaksinya. Cullen mengatakan bahwa Jika anda mengerjakan rencana strategis pertama kali tahun lalu, anda akan menemukan bahwa tahun ini akan mengurangi banyak waktu. Dan tahun depan akan lebih baik lagi. Mereka dapat lebih fokus waktunya untuk diskusi dengan orang dan mengurangi waktu terhadap mekanismenya. Bahkan itu dapat menjadi bagian terbaik dari tugas anda sebab dimana anda dapat bicara tentang apa yang anda inginkan untuk dikerjakan dan bagaimana itu menjadi hal yang sangat berarti pada suatu organisasi. 4

5 2. Permasalahan Berdasarkan informasi di atas dapat diketahui bahwa penggunaan Teknologi Informasi dalam bisnis suatu perusahaan pada umumnya telah dilaksanakan dalam rangka efisiensi dan efektifitas bisnis perusahaan. Namun demikian ada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam bisnis suatu perusahaan antara lain adalah : a. Bahwa dalam suatu perusahaan seringkali tidak mempunyai strategi bisnis yang baik yang dapat dipergunakan sebagai panduan dalam pengembangan strategi untuk Teknologi Informasi. b. Mungkinkah suatu perusahaan mendapatkan tanpa beberapa bagian petunjuk yang stabil dan jelas? Ini menggambarkan kepada kita tentang bisnis dan lingkungan industri dimana mereka beroperasi?. c. Dav Aron of Garnert mencatat dalam beberapa kasus kurangnya strartegi bisnis yang jelas memberikan kesempatan kepada pemimpin Teknologi Informasi untuk melangkah dan membantu, mengartikulasikannya dan peranan Teknologi Informasi akan bermain pada strategi yang baru. Kedengarannya seperti hal yang baik untuk orang-orang Teknologi Informasi. d. Bagaimana kita berpikir keberhasilan Teknologi Informasi tergantung kepada keseluruhan strategi bisnis pada suatu organisasi? 3. Pembahasan Perencanaan strategis berhadapan dengan pengembangan dari suatu misi organisasi, keberhasilan, strategi, kebijakan. Kerjasama dimulai dengan proses mengembangkan visi bersama, menggunakan berbagai teknik, mencakup pembentukan kelompok, memperagakan skenario, dan latihan konsensus. Sesi Perencanaan Kelompok sering meliputi strategi, visi dan pertanyaan. Perencanaan taktis melibatkan penetapan sasaran dan pengembangan prosedur, aturan, jadwal, dan anggaran. Perencanaan operasional dilaksanakan atas basis jangka pendek untuk menerapkan dan mengendalikan operasi sehari-hari. Untuk itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang CIO dalam membuat perencanaan strategis bisnisnya dengan pemanfaatan Teknologi Informasi, yaitu sebagai berikut : 5

6 a. Pertimbangkan pernyataan dalam kasus ini tentang bisnis seringkali tidak mempunyai strategi bisnis yang baik yang dapat dipergunakan sebagai panduan untuk pengembangan strategi untuk Teknologi Informasi. Bahwa dalam pengembangan bisnis Teknologi Informasi selalu diawali dengan perencanaan yang ketat, Proses perencanaan Aplikasi Bisnis/Teknologi Informasi mulai tahap perencanaan strategis telah terjadi. Gambar di bawah ini menunjukan bahwa proses perencanaan aplikasi meliputi evaluasi proposal yang dibuat oleh Bisnis/Teknologi Informasi manajemen perusahaan untuk menggunakan Teknologi Informasi dalam memenuhi prioritas bisnis yang strategis serta mengembangkan lebih awal proses perencanaan. Kemudian, para eksekutif perusahaan dan para manajer unit bisnis mengevaluasi kasus bisnis itu untuk menanam modal dalam proyek pengembangan e-bisnis yang diajukan ahli berdasar pada prioritas bisnis yang strategis memutuskan paling perlu diinginkan pada waktunya. Akhirnya, bisnis aplikasi perencanaan melibatkan pengembangan dan menerapkan aplikasi bisnis, juga merencanakan proyek pengembangan. Sekarang, mari kita menguji contoh dunia nyata. Gambar : Tahap investigasi sistem melibatkan pertimbangan proposal Teknologi Informasi untuk memenuhi prioritas bisnis strategis perusahaan yang dikembangkan dalam proses perencanaan Teknologi Informasi/Bisnis. Tujuan Utama Rencana kegiatan Proposal TI untuk memenuhi Prioritas Bisinis Strategis Kasus Bisnis untuk investasi Proyek e-busines Perencanaan untuk Pengembangan Aplikasi dan Implementasi Tanggapan Tanggapan b. Mungkinkah suatu perusahaan mendapatkan hasil yang baik tanpa ada beberapa bagian petunjuk yang pasti dan jelas? Ini menceritakan kepada kita tentang bisnis dan lingkungan industri dimana mereka beroperasi? 6

7 Bila Suatu perusahaan ingin mendapatkan hasil yang baik, maka diperlukan perencanaan dan program-program yang strategis. Untuk itu ketika Kelly Clark bergabung dengan Exante Financial Services penyedia jasa keuangan untuk industri kesehatan, dia langsung mengubah proses rencana strategi Teknologi Informasi. Clark menginginkan proses yang pro-aktif, bisnis yang dijalankan adalah pasar yang kita cari, inilah yang kita punya, inilah yang kita butuhkan. Exante mempunyai proses bisnis road mapping, tetapi tidak mempunyai sistim strategi dan bisnis, maka Clark mengatakan kepada CEO bahwa kita telah menciptakan rencana strategi Enterprise dan Teknologi Informasi menjadi bagian darinya. Bethesda Lutheran Homes dan Services (BLHS), jasa pelayanan berbasis agama/keyakinan untuk individu yang tuna daksa, dalam dua tahun terakhir ini mempunyai rencana strategi organisasi untuk 5 tahun ketika Bryan Tennant menjadi CIO. Sebaik apapun rencana suatu strategi hanya akan menjadi nama saja, jika dalam pelaksanaannya tidak dievaluasi oleh CIO. Sehingga menjadi tidak jelas bagaimana mereka menghitung jumlah pertumbuhan atau bagaimana mereka mengukurnya. BLHS mendapat penghargaan Good Shepherd Communities berbasis di Orange County, California, pada tahun Itu bertambah ukurannya menjadi 2/3, dan ada banyak modernisasi yang telah dikerjakan termasuk penyesuaian sistem inti ERP, Bahkan dengan strategi bisnis yang kurang sesuai, misi Teknologi Informasi adalah jelas : Integrate and Upgrade. c. Dav Aron of Garnert mencatat dalam beberapa kasus kurangnya strartegi bisnis yang jelas memberikan kesempatan kepada pemimpin Teknologi Informasi untuk melangkah dan membantu, mengartikulasikannya dan peranan Teknologi Informasi akan bermain pada strategi yang baru. Kedengarannya seperti hal yang baik untuk orang-orang Teknologi Informasi. Bagaimana jika terjadi dalam situasi seperti ini?. CIO yang mengoperasikan strategi-organisasi bebas dari kesulitan, hal yang utama bagi CIO untuk menyatakan mereka tidak dapat melaksanakan strategi Teknologi Informasi disebabkan bisnisnya tidak mempunyai suatu artikulasi strategi. Bahwa menurut Orlov, tujuan bisnis yang tidak jelas menyebabkan 7

8 suatu tantangan, tatapi CIO yang cerdas harus melihat peluang. Karena Orangorang di dalam bisnis sangat fokus pada operasional atau hal-hal kecil lainnya, selanjutnya Dave Aron, Vice President dan Direktur Riset untuk Gartners Executive program mengatakan bahwa Teknologi Informasi dapat membantu artikulasi bisnis dan bagaimana Teknologi Informasi cocok untuk itu. d. Bagaimana anda berpikir keberhasilan Teknologi Informasi tergantung kepada keseluruhan strategi bisnis pada suatu organisasi? Mengapa harus diikat bersama? Sebutkan beberapa alasannya? Keberhasilan program Teknologi Informasi dalam program strategi bisnis untuk suatu organisasi, harus diawali dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1) Perencanaan Organisasi. Merencanakan Teknologi Informasi memerlukan perencanaan untuk merubah sistem bisnis, proses, struktur, dan teknologi. Perencanaan adalah suatu hal penting dalam proses organisasi dengan menggunakan metoda seperti pendekatan skenario dan perencanaan dalam memanfaatkan persaingan untuk mengevaluasi suatu lingkungan organisasi internal dan eksternal, meramalkan pengembangan baru, menetapkan suatu visi organisasi, misi dan sasaran hasil, mengembangkan strategis, taktik, dan kebijakan untuk menerapkan keberhasilannya, dan mengartikulasikan rencana untuk organisasi untuk bertindak sesuai dengan organisasi bantuan proses perencanaan baik belajar sendiri maupun mempromosikan perubahan keorganisasian dan pembaruan. 2) Perencanaan Bisnis. Strategi Bisnis/Teknologi Informasi Perencanaan melibatkan seluruh investasi Teknologi Informasi dengan suatu visi bisnis perusahaan dan keberhasilan strategis seperti tenaga ahli dibidang bisnis yang mengakibatkan suatu perencanaan strategis yang konseptual menetapkan suatu program teknologi perusahaan, sumber daya data, arsitektur aplikasi, dan organisasi Teknologi Informasi. 3) Menerapkan Perubahan Bisnis. Aktivitas Implementasi meliputi perencanaan implementasi dan pengenalan Teknologi Informasi dalam merubah proses bisnis, struktur organisasi, tugas pekerjaan, dan hubungan pekerjaan sebagai hasil strategi Teknologi Informasi dan aplikasi seperti 8

9 prakarsa e-bisnis, tenaga ahli dalam menangani proyek, menyediakan hubungan kerjasama, dan pengenalan tentang teknologi baru. Perusahaan menggunakan taktik manajemen perubahan seperti keterlibatan pemakai di Bisnis/Teknologi Informasi perencanaan dan pengembangan untuk mengurangi perlawanan pemakai akhir dan memaksimalkan penerimaan terhadap perubahan bisnis semua stakeholders. Perencanaan organisasi, perencanaan bisnis dan menerapkan perubahan bisnis merupakan tiga pilar organisasi yang harus dilaksanakan dan harus berjalan bersama-sama, tidak dapat dipisahkan karena apabila diantara ketiga pilar tersebut salah satunya tidak dilaksanakan maka mengakibatkan visi dan misi serta tujuan dari suatu organisasi sulit untuk terlaksana. 4. Kesimpulan dan Saran a. Perencanaan organisasi, perencanaan bisnis dan menerapkan perubahan bisnis merupakan tiga pilar organisasi yang harus dilaksanakan dan harus berjalan bersama-sama, tidak dapat dipisahkan karena apabila diantara ketiga pilar tersebut salah satunya tidak dilaksanakan maka mengakibatkan visi dan misi serta tujuan dari suatu organisasi sulit untuk terlaksana. b. Persaingan dalam Teknologi Informasi akan memberi inovasi yang berarti di masa depan bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis pada dunia yang modern. c. Dalam melaksanakan program-program yang bersifat strategis, suatu organisasi/perusahaan hendaknya selalu diawali dengan perencanaan yang matang, sehingga dapat berhasil dengan baik. d. Dalam menjalankan bisnis pada suatu perusahaan peranan Teknologi Informasi sangat penting, oleh karena itu hendaknya perusahaan segera memanfaatkan Teknologi Informasi dengan baik ooo0ooo