BAB 3 OBJEK DAN METODE PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB 3 OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian PT Sistemaju Mandiri Prakarsa merupakan perusahaan yang bergerak dalam beberapa unit bisnis, dimana pusat aktivitas bisnisnya berada di kantor pusat di Wijaya Timur Raya No.11 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Unit bisnis yang dimiliki bergerak dalam beberapa bidang bisnis berbeda yang membutuhkan tenaga pengelolaan yang berkualitas dan dapat dihandalkan karena semakin kuatnya persaingan dalam dunia bisnis mendorong perusahaan harus mampu bersaing dengan hebat. Penulis akan meneliti bagaimana penerapan sistem penggajian perusahaan melaksanakan aktivitasnya dalam menentukan, mengkelola, mengatur terkait perhitungan gaji karyawan. Hal ini dianggap penulis penting karena penulis memiliki keyakinan bahwa kemampuan perusahaan mensejahterkan karyawan dengan baik dalam bentuk gaji pokok, tunjangan dan tambahan penghasilan lainnya yang diberikan kepada karyawan yang sesuai dan mensejahterakan karyawan akan memotivasi karyawan untuk memberikan kinerja yang terbaik kepada perusahaan. Berdasarkan data yang diperoleh langsung dari PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa, jumlah karyawan yang harus di kelola hak gajinya adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Jumlah Karyawan Pegawai Tidak Tetap Pegawai Tetap 35 orang 110 orang Sumber: PT Sistemaju Mandiri Prakarsa 39

2 40 Penerapan sistem penggajian yang efektif pada PT Sistemaju Mandiri Prakarsa sangatlah penting, apalagi perusahaan terdiri dari beberapa unit bisnis yang berbeda. Dalam penelitian ini akan dilakukan analisis mendalam terkait bagaimana penerapan sistem penggajian yang ada pada perusahaan saat ini. Selain itu, penelitian ini juga untuk memastikan bahwa semua aktivitas yang dilaksanakan pada sistem penggajian sudah sesuai dengan kebijakan, peraturan dan aturan hukum undang undang yang berlaku di Indonesia serta penulis terdorong untuk dapat sedikit membantu perusahaan dalam memastikan apakah sistem penggajian pada perusahaan telah berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan serta tidak lupa untuk memberikan rekomendasi sehingga sistem penggajian perusahaan tersebut dapat berjalan lebih baik lagi Sejarah Singkat Perusahaan PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa (PT. SMP) merupakan salah satu unit usaha Yayasan Bina Sejahtera Warga BULOG (YABINSTRA), yang didirikan berdasarkan Akte Notaris Ny. Emmy Hartati Yunizar, SH nomor 22, tertanggal 2 febuari Sesuai kebijakan pemegang saham yang dituangkan dalam Akte Notaris Hj. Suzie Tadjoedin, SH No. 5 tahun 2005, terhitung mulai tanggal 11 agustus 2005 PT. SMP secara resmi telah menerima penggabungan dari perusahaan milik YABINSTRA yaitu PT. Yana Graha Mandiri, PT. Andini Sakti dan PT. Yana Angkutan Semesta. Dalam menjalankan usahanya PT. SMP berupaya untuk menjadi perusahaan yang mandiri, kokoh, dan efisien dengan tetap memperhatikan kepentingan perseroan, pemegang saham, pegawai perseroan dan mitra kerja. - Bentuk : Lingkaran dengan mempunyai arti dunia atau lingkungan bisnis dan keanekaragamannya. Segitiga mempunyai arti kinerja perusahaan yang dinamis. - Warna : Biru mempunyai arti kedalaman dan keluasan sebagi suatu gambaran duniabisnis. Kuning keemasan mempunyai arti kejayaan yang merupakan tujuan perusahaan pada satu titik tujuan yakni target kesejahteraan yang berpijak pada suatu

3 Visi, Misi dan Moto Perusahaan Visi : Menuju ikatan tali persaudaraan dan kekeluargaan dari lingkungan bisnis yang tidak terbatas. Misi : Suatu cita cita perusahaan yang berlandaskan pada gagasan inovatif dan dapat berdiri tegak untuk mencapai suatu sukses. Moto : An Amenity for All, yang berarti bahwa perusahaan selalu komitmen dan concern agar tercipta suatu kemudahan dan kenyamanan bagi customer terhadap produk produk yang dikeluarkan Struktur Organisasi Berikut ini adalah gambar yang menjelaskan secara garis besar struktur organisasi PT Sistemaju yaitu sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Sistemaju PEMEGANG SAHAM KOMISARIS : Ir. Anang Thoyib DIREKTUR UTAMA : Drs. Ijang Riyadi DIREKTUR : Anton Wuryanto KADIV PROPERTY & KONSULTAN PERENCANAAN Ir. Ahmad Farid KADIV HOLDING GROUND & SPBU Drs. Sudirman Dampang KADIV TEKNOLOGI INFORMASI Anton Wuryanto KADIV KEUANGAN & AKUNTANSI Drs. M. Nassar KADIV SDM & UMUM Ir. Ronny Nusyirwan KASUBDIV PROPERTY KASUBDIV HOLDING GROUND KASUBDIV TECHNICAL ASSISTANCE KASUBDIV KEUANGAN & AKUNTANSI KASUBDIV SDM & UMUM Drs. Tri Oetomo Umar Usman CABANG Susarwo, Bsc Sunarmin, SE Moch. Djunaedi KASUBDIV KONSULTAN PERENCANAAN Deny Fairiza, BE Koordinator SPBU Sunadi CABANG ANAK PERUSAHAAN KASUBDIV PENGEMBANGAN & PEMASARAN Endang Jaya Suhendar, S.Kom Sumber : PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa

4 Deskripsi Pekerjaan Informasi mengenai pembagian tugas dan tanggung jawab pada PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa yang diperoleh dari hasil wawancara dengan divisi SDM dan Umum serta dokumen yang diperoleh langsung dari PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa, dimana uraian dari masing-masing fungsi dalam struktur organisasi perusahaan secara garis besar juga dinyatakan dalam bentuk tertulis, tetapi juga secara lisan diberitahukan kepada karyawan pada saat mulai bekerja pada posisi tertentu, tugas dan tanggung jawab fungsi pada struktur organisasi perusahaan yaitu sebagai berikut: 1. Tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris: 1) Memberikan nasehat kepada Direksi dalam menjalankan kegiatan pengurusan Perseroan, pelaksana Rencana Jangka Panjang (RJP), rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP), ketentuan Anggaran Dasar dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 2) Mengawasi kebijakan Direksi dalam menjalankan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku untuk kemajuan perseroan. 3) Membentuk Komite Audit, Komite Etik dan Komite Investasi atau Komite lainnya apabila diperlukan untuk membantu menjalankan fungsinya secara efektif. 4) Memberikan arahan mengenai visi, misi, pengarahan (direction) dan grand strategy dalam proses formulasi kebijakan pokok perusahaan. 5) Memberikan pendapat dan saran kepada RUPS tentang RKAP yang diusulkan Direksi dan setiap masalah yang dianggap penting bagi kepengurusan perseroan. 2. Tugan dan tanggung jawab Direktur Utama: 1) Mengarahkan dan memberi petunjuk kepada para Kepala Divisi baik melalui rapat maupun pertemuan rutin untuk mewujudkan tata kelola perusahaan yang baik. 2) Mengkaji dan mengarahkan strategi perusahaan, rencana tindakan utama, kebijakan yang terkait dengan penanganan resiko, rencana kerja dan anggaran perusahaan dan target kerja. 3) Memantau implementasi dan kinerja perusahaan, mengawasi pengeluaran modal yang material, akuisisi dan divestasi asset untuk kelancaran jalannya perusahaan.

5 43 4) Memilih, menggaji, memantau dan apabila perlu mengganti manajemen puncak serta mengawasi proses suksesi agar perusahaan dapat tumbuh dan berkembang secara dinamis. 5) Memantau dan mengelola potensi benturan kepentingan dari manajemen, anggota Direksi dan Komisaris, para pemegang saham termasuk potensi penyalahgunaan aset perusahaan dan penyalahgunaan transaksi pihak pihak yang terafiliasi. 3. Tugas dan tanggung jawab Kepala Divisi Sumber Daya Manusia dan Umum 1) Menyusun rencana kegiatan berdasarkan hasil kegiatan yang lalu, dan perkiraan yang akan datang sebagai bahan rencana program kerja perusahaan. 2) Mengarahkan para kepala SubDivisi dan bawahan lainnya dalam pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian, rencana kebutuhan barang dan ATK sesuai dengan data, anggaran dan peraturan yang berlaku. 3) Mengkoordinasikan para bawahan dalam pelaksanaan tugas dilingkungan divisi SDM dan Umum agar terjalin kerjasama yang baik, serasi dan saling mendukung. 4) Mengendalikan dan mengevaluasi pekerjaan yang terkait dengan bidang tugas dan tanggung jawabnya serta penggunaan anggaran kegiatan divisi SDM dan Umum untuk memastikan efisiensi dan efektivitas pemakaian anggaran. 5) Mengawasi dan menertibkan kegiatan dilingkungan kerjanya sebagai upaya melaksanakan pengawasan intern dan pengawasan melekat agar mampu menjadikan kinerja efisiensi, efektif, berhasil guna dan berdaya guna. 4. Tugas dan tanggung jawab Kasubdiv Divisi Sumber Daya Manusia dan Umum 1) Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas, permasalahan dan kemampuannya untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan. 2) Memberi petunjuk kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas agar tugas dapat berlangsung dengan baik dan diselesaikan tepat waktu. 3) Menilai dan mengoreksi hasil pelaksanaan tugas bawahan, membetulkan dan memberitahukan kesalahan apabila terjadi, untuk mencegah timbulnya kesalahan yang sama. 5. Tugas dan tanggung jawab Pengadministrasi Sumber Daya Manusia 1) Mencatat dan memberikan nomor urut pada setiap surat masuk maupun

6 44 surat keluar untuk tertib administrasi di lingkungan unit kerjanya. 2) Mengetik konsep surat keputusan, perintah, peraturan perusahaan, pengangkatan karyawan, pemberhentian, mutasi jabatan, penghargaan, peringatan, edaran dan keterangan serta surat surat dinas lainnya sesuai dengan formasi yang telah ditentukan untuk disampaikan kepada atasan. 3) Mempelajari, memeriksa dan menghimpun kebenaran data kepegawaian perusahaan baik struktural, non structural dan pegawai tidak tetap sesuai dengan petunjuk atasan untuk diproses sebagai pembinaan karier pegawai. 6. Tugas dan tanggung jawab Agendaris 1) Menerima dan mengecek surat dan dokumen yang masuk untuk dicatat dan diagendakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2) Menerima dan meneliti surat, nota intern dan dokumen lainnya baik dari luar maupun dalam dengan memberi baju surat dan disampaikan kepada Direksi untuk memperoleh disposisi. 3) Menerima dan meneliti surat, nota intern dokumen lainnya yang telah di disposisi dari Direksi untuk dicatat dan di distribusikan kepada yang berhak menerimanya. 7. Tugas dan tanggung jawab Kasubdiv Umum 1) Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas, permasalahan dan kemampuannya untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan 2) Memberi petunjuk kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas agar tugas dapat berlangsung dengan baik dan diselesaikan tepat waktu. 3) Menilai dan mengoreksi hasil pelaksanaan tugas bawahan, membetulkan dan memberitahukan kesalahan apabila terjadi, untuk mencegah timbulnya kesalahan yang sama. 8. Tugas dan tanggung jawab Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi 1) Menyusun rencana kegiatan berdasarkan hasil kegiatan yang lalu, dan perkiraan yang akan datang sebagai bahan rencana program kerja perusahaan. 2) Mengarahkan para kepala sub divisi dan bawahan lainnya dalam pelaksanaan kegiatan administrasi keuangan, pajak dan laporan akuntansi. 3) Mengkoordinasikan para bawahan dalam pelaksanaan tugas di lingkungan Divisi Keuangan dan Akuntansi agar terjalin kerjasama yang baik, serasi dan saling mendukung.

7 45 4) Mengendalikan dan mengevaluasi pekerjaan yang terkait dengan bidang tugas dan tanggung jawabnya serta penggunaan anggaran kegiatan seluruh divisi untuk memastikan efisiensi dan efektivitas pemakaian anggaran. 9. Tugas dan tanggung jawab Kasubdiv Keuangan 1) Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas, permasalahan dan kemampuannya untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan. 2) Memberi petunjuk kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas agar tugas dapat berlangsung dengan baik dan diselesaikan tepat waktu. 3) Menilai dan mengkoreksi hasil pelaksanaan tugas bawahan, membetulkan dan memberitahukan kesalahan apabila terjadi, untuk mencegah timbulnya kesalahan yang sama. 4) Mengorganisir seluruh pekerjaan administrasi pajak, administrasi tagihan, Verifikasi dan Keuangan. 5) Membubuhkan paraf pada setiap transaksi baik untuk transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas/bank. 10. Tugas dan tanggung jawab Kasir 1) Melaksanakan pembayaran semua transaksi pengeluaran kas dan bank setelah ada persetujuan dari petugas verifikasi. 2) Menerima, mencatat dan menghitung semua transaksi penerimaan hasil kegiatan operasional dari masing masing divisi/unit kerja terkait. 3) Melakukan pembayaran rutin uang muka kepada divisi sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan untuk kelancaran pelaksanaan operasional perusahaan. 11. Tugas dan tanggung jawab Pengadministrasi Keuangan 1) Menyiapkan voucher penerimaan dan pengeluran kas/bank dan menuliskan Transaksi di voucher tersebut secara lengkap sesuai bukti bukti dokumen yang sudah diverifikasi oleh petugas verifikasi. 2) Membuat buku harian kas dan bank rutin sebagai alat kontrol transaksi kas/bank, dan paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya disampaikan ke Kasubdiv Keuangan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban. 3) Melakukan cross check antara administrasi dengan phisik harian kepada pemegang kas/kasir untuk meng-up date antara posisi kas physic dengan saldo dibuku kas harian.

8 Tugas dan tanggung jawab Petugas Verifikasi 1) Memeriksa dan meneliti kelengkapan dokumen keuangan untuk mengetahui kebenaran dan keabsahan. 2) Memeriksa dan meneliti setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank untuk kelancaran tugas verifikasi. 3) Menolak atau mengembalikan dokumen yang tidak lengkap/tidak cukup bukti dan tidak akurat terhadap setiap transaksi baik yang diterima maupun yang dikeluarkan. 3.2 Sistem Penggajian Perusahaan Sistem penggajian karyawan di perusahaan saat ini masih dilakukan dengan cara manual. Data gaji yang dibuat secara manual oleh Divisi SDM dan UMUM setelah ditanda tangani oleh Kepala Divisi kemudian diajukan kepada Direksi. Daftar gaji yang disetujui akan ditanda tangani oleh Direksi dan oleh Sekretaris perusahaan akan diserahkan kembali kepada Divisi SDM dan UMUM. Bagian Penggajian akan menyiapkan form verifikasi dan diserahkan ke Bagian Keuangan. Data yang telah diverifikasi, setelah diotorisasi oleh Kepala Divisi Keuangan kemudian dibuat cek dan dialokasikan kepada masing-masing karyawan. Seluruh gaji karyawan akan ditransfer oleh perusahaan melalui Bank Fungsi yang Terdapat Dalam Sistem Penggajian Perusahaan a. Fungsi kepegawaian. Tanggung jawab fungsi ini adalah menyiapkan daftar gaji sesuai peraturan yang berlaku. Daftar gaji tersebut sudah ditanda tangani oleh Kepala Divisi SDM dan UMUM sebelum meminta otorisasi Direksi. Gaji yang telah diotorisasi oleh Direksi kemudian dibuatkan verifikasi untuk ditindak lanjuti oleh bagian keuangan. b. Fungsi pajak. Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan pajak karyawan (PPh 21) setelah digabungkan atas tunjangan-tunjangan, seperti Jamsostek, kesehatan, lembur dan sebagainya. c. Fungsi Pencatat Potongan Koperasi. Fungsi ini bertanggung jawab atas potongan-potongan karyawan dari kewajiban pinjaman koperasi karyawan. d. Fungsi Pembayaran. Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan cek, pencairan dan pengalokasian gaji pegawai lewat transfer bank.

9 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian Perusahaan a. Daftar Gaji (DG); b. Daftar Potongan Koperasi (DPK); c. Rekapan Perhitungan Pajak (RPP); d. Bukti Kas Keluar (BKK); e. Slip Setoran Bank (SSB) Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian Perusahaan a. Jurnal Umum (JU); b. Kartu Potongan Gaji (KPG) Jaringan Yang Membentuk Sistem Penggajian a. Prosedur pembuatan daftar gaji. Setiap tanggal 20 dibuat daftar gaji dengan memperhatikan perubahan-perubahan penggajian rutin. Daftar gaji yang sudah dianggap benar dimintakan tanda tangan kepada Kepala Divisi SDM, selanjutnya daftar gaji dimintakan persetujuan pembayaran gaji oleh Direksi. Dari Daftar gaji yang telah ditanda tangani direksi, Bagian kepegawaian menyiapkan verifikasi dengan lampiran daftar gaji yang sudah disetujui dereksi. Verifikasi gaji ditanda tangani oleh Kepala Divisi SDM, selanjutnya diserahkan ke Bagian Verifikasi. b. Prosedur verifikasi. Pengajuan verifikasi dari Divisi SDM, selanjutnya diperiksa kelengkapan dan sahnya otorisasi oleh pejabat yang berwenang. Prosedur verifikasi ini juga diyakinkan apakah perhitungan kewajiban pajak karyawan telah dihitung dengan benar disamping potongan koperasi karyawan yang merupakan tanggung jawab karyawan. Data yang sudah benar selanjutnya dimintakan paraf ke Kepala Sub Divisi Keuangan dan Persetujuan Kepala Divisi Keuangan. Data yang telah ditanda tangani disampaikan ke Bagian Pembayaran. c. Prosedur perhitungan pajak. Dari data Daftar gaji, Bagian ini melakukan perhitungan perpajakan dengan menambahkan tunjangan-tunjangan yang diberikan terpisah. Perhitungan perpajakan setelah yakin benar data dikembalikan ke Bagian verifikasi. d. Prosedur pemotongan gaji. Prosedur ini dilakukan oleh Bagian pemotongan atas beban-beban angsuran pinjaman karyawan yang berasal dari Koperasi Karyawan. Daftar pemotongan yang sudah benar diserahkan kepada verifikasi untuk proses lebih lanjut.

10 48 e. Prosedur pembayaran. Data verifikasi yang telah ditanda tangani oleh Kepala Divisi Keuangan, selanjutnya fungsi pembayaran menyiapkan cek dan melakukan transfer lewat bank atas realisasi gaji yang telah sesuai. f. Prosedur pencatatan. Setiap akhir bulan bagian pembayaran akan membuat laporan transaksi pemakaian kas dan diserahkan ke bagian pencatatan. Dari data tersebut bagian ini akan melakukan input jurnal ke dalam software Unsur Pengendalian Internal Dalam Rangka Pelaksanaan Sistem Penggajian Perusahaan a. Organisasi 1. Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran; 2. Transaksi penggajian sebaiknya tidak boleh dilaksanakan oleh satu fungsi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Setiap pegawai yang tercantum dalam daftar penggajian harus didukung dengan dokumen SK Direksi; 2. Setiap ada perubahan gaji oleh masing-masing karyawan harus didukung oleh Keputusan Direksi; 3. Setiap potongan pegawai seperti pajak, potongan pinjaman koperasi atau potongan lainnya harus sudah diotorisasi oleh Kepala Divisi; 4. Perintah lembur harus sudah diotorisasi oleh masing-masing Kepala Divisi yang bersangkutan; 5. Daftar gaji harus diotorisasi oleh Kepala Divisi SDM; 6. Bukti kas keluar atas penggajian harus diotorisasi oleh Kepala Sub Divisi Keuangan; b. Praktek yang sehat 1. Daftar gaji harus ditanda tangani oleh Kepala Divisi SDM dan persetujuan dari Direksi; 2. Penghitungan pajak penghasilan harus direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan; 3. Catatan penghasilan karyawan harus disimpan oleh Bagian Kepegawaian; 4. Realisasi penggajian harus diarsip di Bagian Akuntansi

11 Flowchart Sistem Penggajian Perusahaan Pada flowchart sistem penggajian PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa terdapat enam bagian yang memiliki fungsi masing masing dalam proses penggajian karyawan. Urutan bagian yang dimulai dari bagian yang melaksanakan tahap awal pada proses penggajian sampai ke bagian yang melaksanakan tahap akhir pada proses penggajian Urutannya sebagai berikut : 1. Bagian Kepegawaian membuat daftar gaji untuk setiap karyawan. 2. Bagian Pajak melaksanakan perhitungan pajak penghasilan setiap karyawan. 3. Bagian Pemotongan menyiapkan daftar potongan gaji setiap karyawan 4. Bagian Verifikasi menyiapkan verifikasi yang akan di otorisasi oleh Kasubdiv dan Kadiv. 5. Bagian Pembayaran yang bertugas menyiapkan cek untuk pembayaran gaji karyawan. 6. Bagian Akuntansi yang bertugas membuat jurnal dan melakukan posting ke software.

12 50 Gambar 3.2 Flowchart Sistem Penggajian PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa

13 Gambar 3.2 Flowchart Sistem Penggajian PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa 51

14 52 Gambar 3.2 Flowchart Sistem Penggajian PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa