MANAJEMEN PERSEDIAAN

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "MANAJEMEN PERSEDIAAN"

Yandi Kusuma
6 tahun lalu
Tontonan:

1 Modul ke: MANAJEMEN PERSEDIAAN Merencanakan dan Menentukan Biaya Penerimaan Bahan sampai dengan Pengiriman Barang Fakultas EKONOMI DAN BISNIS M. Soelton Ibrahem, S.Psi, MM Program Studi Manajemen

pemindahan (moving), pengepakan (packaging), penyimpanan

2 MATERIAL HANDLING Menurut (Ahyari, 2002) menyatakan bahwa Material Handling adalah seni dan ilmu yang meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), pengepakan (packaging), penyimpanan (storing), dan pengawasan (controlling) dari material dengan segala bentuknya

3 TUJUAN MATERIAL HANDLING Untuk mengangkat Memindahkan serta menempatkan material pada saat dibutuhkan Untuk melancarkan proses produksi agar barang-barang dapat diselesaikan tepat pada waktunya, dan Untuk menekan biaya yang dikeluarkan selama proses produksi

4 MANFAAT MATERIAL HANDLING Untuk penghematan biaya produksi Penurunan biaya persediaan Penggunaan ruangan lebih efisien Meningkatkan produktifitas perusahaan Pengurangan sisa afval, yaitu produk-produk yang tidak sesuai standar Menaikkan luas produksi Peningkatan kondisi kerja karyawan Distribusi material akan berjalan lebih baik

5 Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian Penerimaan pesanan pelanggan Proses negoisasi Pembuatan permintaan barang Pemilihan supplier Penerimaan bahan baku

6 PENERIMAAN PESANAN PELANGGAN Pesanan pelanggan pada perusahaan diterima oleh marketing manager dapat berupa gambar, photo ataupun contoh. Pesanan pelanggan tersebut kemudian diteruskan kepada PPIC departemen untuk dibuatkan laporan estimasi harga produksi, membuat jadwal pengiriman pesanan pelanggan dan jadwal barang datang dari supplier, dan juga memonitor barang yang diproduksi.

7 PROSES NEGOSIASI Setelah marketing manager yakin tidak ada kekeliruan marketing manager akan memberikan harga kepada buyer dalam bentuk Quotation. Proses negosiasi akan terjadi antara marketing manager dengan buyer setelah Quotation diterima, dalam hal harga produk, waktu pembayaran, waktu pengiriman barang dan lain sebagainya. Bila pelanggan atau buyer menyetujui harga dan syarat pembayaran yang diberikan maka buyer dapat mengirimkan Purchase Order.

8 Pesanan diterima oleh marketing, yang kemudian akan dibuatkan SPK (Surat Perintah Kerja) untuk diberikan pada 3 bagian yaitu : PPIC (Production Planning Inventory Control ) untuk dibuatkan : - Budget yang akan didistribusikan ke Accounting dan gudang. - Jadwal pengiriman barang, yang akan didistribusikan ke Produksi dan Marketing R&D (Reasert and Development) untuk dibuatkan : - Gambar kerja - Contoh barang (prototype) Produksi Membuat barang seperti contoh yang dibuat R&D, sesuai dengan spesifikasi dan quantity yang sudah ditentukan.

9 Pembuatan permintaan barang Setelah menerima budget dari bagian PPIC, bagian gudang akan memeriksa digudang apakah barang yang dibutuhkan ada atau tidak. Jika barang yang dibutuhkan tidak tersedia atau kurang di gudang maka bagian gudang akan membuat SPB (Surat Permintaan Barang) yang akan diotorisasi oleh manager sebanyak 2 rangkap. SPB yang sudah diotorisasi akan akan diberikan kepada: a. Bagian Pembelian b. Diarsipkan oleh Bagian gudang. c. Pemilihan Supplier dan pembelian bahan baku

10 Pemilihan Supplier Dilakukan oleh bagian pembelian, dengan membuat SPPH(Surat Permintaan Penawaran Harga) terlebih dahulu yang ditujukan ke beberapa supplier yang sudah menjalin kerja sama dengan perusahaan ataupun supplier lain yang menurut informasi dapat memenuhi kebutuhan bahan baku. Supplier akan disurvey spesifikasi, mengenai harga, kualitas seperti yang diinginkan, lokasi, dan sebagainya.

11 Pemilihan Supplier Pembuatan pesanan dibuat oleh Bagian Pembelian dengan membuat PO (Purchase Order) sebanyak 3 rangkap, yang kemudian PO tersebut diserahkan kepada supplier juga akan mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) lalu bagian pembelian akan menentukan beberapa supplier yang akan dipakai. : Beberapa supplier yang ditunjuk dengan beberapa kesepakatan. Bagian Accounting. Diarsipkan oleh bagian pembelian

12 Penerimaan bahan baku Bagian Penerimaan akan melakukan proses penerimaan bahan baku dan kemudian melakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen serta jumlah, ukuran, dan kualitas bahan baku yang diterima. Bagian Penerimaan melakukan pengecekan terhadap barang yang diterima disesuaikan dengan surat jalan yang ada dan surat permintaan barang yang sudah dibuat.

13 Bagian Penerimaan akan membuat tanda terima sebanyak 4 rangkap yang akan diberikan kepada: 1. Supplier 2. Bagian Accounting 3. Bagian Gudang. 4. Dan diarsipkan oleh Bagian Penerimaan. 5. Pencatatan kewajiban Pencatatan bahwa telah terjadi pembelian bahan baku dilakukan oleh bagian accounting departement berdasarkan Purchase Order yang telah dicocokkan dengan tanda terima dari bagian gudang, selain di cocokan dengan tanda terima Purchase Order juga akan di cocokan dengan invoice yang diterima dari supplier. Pencocokkan dilakukan untuk melihat tanggal jatuh tempo pembayaran kewajiban, dan juga jumlah kewajiban. Pembayaran dilakukan oleh kasir setelah menerima persetujuan pembayaran yang sudah diotorisasi oleh manager.

14 Bagian Penerimaan akan membuat tanda terima sebanyak 4 rangkap yang akan diberikan kepada: 6. Proses produksi Proses produksi dapat dilakukan jika bagian produksi sudah menerima SPK (Surat Perintah Kerja) dari marketing manager, gambar kerja dari bagian R&D, dan bahan baku yang diperlukan sudah tersedia digudang. SPK akan diturunkan setelab semua kesepakatan sudah disetujui kedua belah pihak 7. Pengiriman barang ke pelanggan Jika barang sudah selesai diproduksi akan segera dikirm ke pelanggan, pengiriman yang yang dilakukan biasanya adalah pengiriman ke luar negeri. Bagian accounting akan membuat invoice untuk pelanggan dan diarsipkan oleh bagian accounting. Membuat packing list yang akan diserahkan ke perusahaan kapal dan diarsipkan oleh bagian. Jika barang yang dikirim sudah diangkat ke kapal maka perusahaan kapal akan mengirimkan BL (Bill of Lading) ke perusahaan, pelanggan dapat mengambil barang di perusahaan kapal jika BL yang sudah diterima dikirim ke pelanggan. Untuk itu pelanggan perlu melunasi sisa pembayaran.

15 Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan persediaan, yaitu: 1. Penerimaan bahan baku Bahan baku akan diterima oleh bagian penenmaan yang kemudian akan melakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen, jumlah, kualitas 2. Pencatatan bahan baku Untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kehilangan bahan baku maka perusahaan menggunakan sistem pencatatan perpetual, dimana tiap pemasukan dan pengeluaran bahan baku yang terjadi akan langsung dicatat oleh bagian gudang 3. Penyimpanan bahan baku Persediaan yang ada di perusahaan dibagi atas bahan baku dan bahan penolong. Bahan baku disimpan secara terpisah dengan bahan penolong. Bagian Gudang akan menyimpan bahan baku tersebut berdasarkan jenis dan ukurannya. Kerusakan yang terjadi terhadap persediaan biasanya berupa: a. Retak/pecah b. Perubahan grade atau kualitas

16 Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan persediaan, yaitu: 4. Pengeluaran persediaan Persediaan dikeluarkan dari gudang berdasarkan permintaan dari departemen produksi. Pengeluaran persediaan dapat dilakukan bagian gudang jika menerima Bukti Permintaan Barang Gudang yang sebelumnya sudah diotorisasi oleh kepala produksi, Bukti tersebut akan dibuat tembusannya untuk dikirmkan ke bagian accounting. Setiap pengeluaran barang dari gudang akan diawasi oleh bagian PPIC berkaitan dengan jumlah dan kualitas bahan baku. Setiap pengeluaran bahan baku akan dicatat pada inventory tag

17 Terima Kasih M. Soelton Ibrahem, S.Psi, MM

dokumen-dokumen yang mirip

Bab IV Hasil Kerja Praktek Dan Analisis

Bab IV Hasil Kerja Praktek Dan Analisis 1.1 Hasil Praktek Kerja Sistem Penjualan Kredit di PT Purinusa Ekapersada menggunakan SAP (System Application Product) dari Jerman. Tujuan dari perusahaan menggunakan