ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA SD MUHAMMADIYAH CONDONGCATUR YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA SD MUHAMMADIYAH CONDONGCATUR YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Aris Maulana kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF PAYROLL INFORMATION SYSTEM AT MUHAMMADIYAH CONDONGCATUR ELEMENTARY SCHOOL YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA SD MUHAMMADIYAH CONDONGCATUR YOGYAKARTA Aris Maulana Bambang Sudaryatno Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Progress in various fields of technology, especially information and computer technology advances, encouraging the emergence of new innovations in the presentation of information to meet the information needs. Processing data into information which is the excess of the computer, the computer has also penetrated in beragai segment, both in business and in other areas. Employee salary data processing systems that exist in SD Muhammadiyah Yogyakarta Condongcatur actually been using spreadsheets applications like MS. Excel, but in the process of calculating the net salary received by each teacher and staff who processed the payroll master sheet that needs fixed salary data, the total additional salary and total pieces, the data retrieved by copying and pasting so it would take a long time and power to complete the job. In analyzing the current system, problems and opportunities are defined as well as general recommendations for how to repair, improve or replace the current system is proposed. There are six (6) main activities in this phase are: gathering information, defining system requirements, prioritize needs, develop and evaluate alternatives and review with management needs. By doing PIECES analysis as the basis for an analysis of the effectiveness of the obtained results of analysis of solutions in the form of performance analysis (performance), analysis of information (information), economic analysis (economy), analysis of control (control), efficient analysis (efficiency) and analysis services (service). Keywords: System, Information, Information System, Payroll System, SD Muhammadiyah Condongcatur Yogyakarta.

4 1. Pendahuluan Kemajuan diberbagai bidang teknologi terutama kemajuan teknologi informasi dan komputer, mendorong munculnya berbagai inovasi baru dalam penyajian informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi. Pengolahan data menjadi informasi inilah yang menjadi kelebihan komputer, komputer juga telah merambah dalam beragai segmen, baik dalam dunia bisnis maupun pada bidang bidang lainnya. Kompetisi pada dunia bisnis telah menciptakan persaingan yang ketat antara pelaku bisnis yang satu dengan yang lainnya. Sehingga perkembangan teknologi harus diikuti oleh pelaku bisnis. Sistem pengolahan data yang baik senantiasa dapat mengatasi masalahmasalah yang terjadi dan dapat menghasilkan informasi secara tepat, cepat dan akurat. Sistem pengolahan data gaji karyawan yang ada pada SD Muhammadiyah Condongcatur Yogyakarta sebenarnya sudah menggunakan aplikasi pengolah angka seperti Ms. Excel yang dibuat dalam beberapa sheet atau lembar kerja seperti sheet gaji tetap, sheet master gaji, sheet gaji tambahan dan sheet potongan, namun dalam proses perhitungan gaji bersih yang diterima oleh setiap guru maupun staff yang diproses pada sheet master gaji yang memerlukan data gaji tetap, total gaji tambahan dan total potongan, data-data tersebut diambil dengan cara mengcopy paste sehingga tentu membutuhkan waktu yang lama dan tenaga untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Sistem dapat diartikan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. (Fatta, 2007) 2.2 Informasi Menurut Davis (Fatta, 2007), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. 2.3 Sistem informasi Penggajian Sistem informasi penggajian merupakan bagian dari sistem informasi sumber daya manusia yang merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen (SIM). 2.4 NetBeans NetBeans merupakan salah satu proyek open source yang dsponsori oleh Sun Microsystem. Proyek ini berdiri pada tahun 2000 dan telah menghasilkan 2 produk yaitu NetBeans IDE dan NetBeans Platform. NetBeans IDE merupakan produk yang

5 digunakan untuk melakukan pemrograman baik menulis kode, mengompilasi, mencari kesalahan dan mendistribusikan program. Sedangkan NetBeans Platform adalah sebuah modul yang merupakan kerangka awal/fondasi dalam membangun aplikasi desktop yang besar (Wahana Komputer, 2010). 2.5 MySQL MySQL merupakan software sistem manajemen database (Database Management System DBMS) yang sangat popular di kalangan pemrogram web, terutama di lingkungan Linux dengan menggunakan script PHP dan Perl (Sidik, 2005). 3. Analisis (Proses Penelitian) Tahapan analisis adalah tahapan di mana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan sistem pengganti diusulkan. Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem yang sedang berjalan, masalah dan kesempatan didefinisikan dan rekomendasi umum untuk bagaimana memperbaiki, meningkatkan atau mengganti sistem yang sedang berjalan diusulkan. Ada 6 (enam) aktivitas utama dalam fase ini : a. Pengumpulan informasi Mengumpulkan informasi tentang bagaimana proses proses yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Kemudian pada titik titik mana saja proses bisnis yang mengalami masalah yang bisa diselesaikan dengan sistem informasi. Kelemahan dari sistem yang sedang berjalan diidentifikasi dan diperbaikan dengan sistem baru. b. Mendefinisikan sistem requirement Dari informasi kelemahan sistem yang didapat, analis sistem kemudian mendefinisikan apa saja sebenarnya yang dibutuhkan oleh sistem yang sedang berjalan untuk mengatasi malasahnya (system requirement). c. Memprioritaskan kebutuhan Memprioritaskan kebutuhan kebutuhan yang dianggap kritis untuk diprioritaskan. d. Menyusun dan mengevaluasi alternatif Setelah menyusun dan memprioritaskan kebutuhan, analis harus menyiapkan alternatif jika seandainya susunan kebutuhan nantinya akan ditolak oleh klien. e. Mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen Mengulas kebutuhan yang sudah ada dengan pihak klien, karena pihak klien lah yang paling tahu kebutuhan sistem mereka. 4. Hasil Penelitian Analisis PIECES digunakan sebagai dasar analisis efektifitas suatu solusi. Kerangka kerja PIECES digunakan untuk mengidentifikasi masalah peluang dan perintah serta

6 menunjukkan pada sejumlah kategori dalam memecahkan masalah, metode pendekatan pada masing masing kategori PIECES adalah sebagai berikut : a. Analisis kinerja (performance) Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughtput) dan waktu tanggap (respon time). Throughtput adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu, sedangkan respone time merupakan keterlambatan ratarata suatu transaksi. NO FAKTOR HASIL ANALISIS Pembuatan seluruh laporan yang 1. Throughtput diperlukan oleh kepala sekolah memerlukan waktu 5 hari. Waktu yang diperlukan untuk 2. Respon Time menyelesaikan setiap pengolahan data adalah 10 menit 15 menit. Tabel 3.1 Analisis Kerja b. Analisis informasi (information) Informasi merupakan komoditas utama bagi pengguna akhir. Laporan laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Dengan ini diharapkan peningkatan terhadap informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dapat dicapai. NO FAKTOR HASIL ANALISIS 1. Tepat waktu Informasi yang disajikan bersifat kurang tepat waktu karena terjadi keterlambatan dalam proses pembuatan laporan karena bagian keuangan harus melakukan rekap data terlebih dahulu. 2. Akurat Informasi data karyawan, gaji tetap, gaji pokok, gaji extra, lembur lain lain dan potongan dapat menjadi kurang akurat karena terjadi kesalahan pada input data dengan cara copy paste. 3. Relevan Informasi yang berikan dalam bentuk lembaran kertas tidak relevan karena sering terjadi hilang atau tidak lengkapnya kertas hasil laporan. Tabel 3.2 Analisis Informasi

7 c. Analisis ekonomi (economy) Merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dirancang. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan atau organisasi. Penghematan didapat dari pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan. NO FAKTOR HASIL ANALISIS Adanya kelemahan dalam pemborosan waktu dan alat akan terjadi 1. Biaya pembengkakan biaya operasional seperti halnya penggunakan komputer yang lama karena proses pemindahan data secara manual (copy paste) akan membutuhkan biaya operasional listrik lebih besar. Tabel 3.3. Analisis Ekonomi d. Analisis pengendalian (control) Pengendalian (control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Control dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem dan menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. NO FAKTOR HASIL ANALISIS 1. Hak akses Karena menggunakan aplikasi pengolah angka Ms. Excel sehingga tak ada hak akses khusus, semua orang bisa saja mengakses sistem dan memanipulasi data dengan kata lain sistem tidak bisa dikontrol. Tabel 3.4 Analisis Pengendalian e. Analisis efisien (efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan yang paling minmum. Masalah efisiensi membutuhkan peningkatan output dan pengurangan input. Hal yang bisa dinaikkan atau diturunkan bisa berupa orang, uang, bahan, atau sumber daya lain.

8 NO FAKTOR HASIL ANALISIS 1. Sumber daya Sumber daya yang dipakai termasuk pemborosan waktu dan alat karena masih memindahkan data secara manual sehingga output (informasi) lebih banyak didapat dan sumber daya listrik yang dibutuhkan dapat diturunkan. Tabel 3.5 Analsisis Efisiensi f. Analisis pelayanan (service) Fokus analisis ini pada tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Kemudahan untuk memperoleh data data yang dibutuhkan untuk prosses evaluasi kerja serta kemudahan bagi bagian keuangan untuk memperoleh informasi. NO FAKTOR HASIL ANALISIS 1. Penggunaan sistem Penggunaan sistem yang sedang berjalan saat ini sangatlah mudah namun pada pengolahan data master gaji, data-data yang diperlukan diambil secara manual (copy paste) pada lembar kerja (sheet) lainnya. Jumlah karyawan yang mencapai 20 orang, tentu ini membuat bagian keuangan kesulitan dalam pengolahan data master gaji karena memindahkan data yang diperlukan satu persatu terlebih dahulu. Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat manfat yang dapat berupa penghematan atau manfaat manfaat baru. Jika manfaat yang diberikan lebih kecil dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk ini disebut analisis biaya/kekurangan (cost/benefit analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan yang baik.

9 Untuk melakukan analisis biaya dan manfaat diperlukan dua komponen yaitu : 1. Komponen biaya a. Biaya pengadaan perangkat keras (hardware) Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan menggunakan komputer dan printer yang sudah ada di SD Muhammadiyah Condongcatur Yogyakarta sehingga biaya pengadaan perangkat keras adalah Rp 0,-. b. Biaya pengadaan perangkat lunak (software) Mencakup biaya biaya yang dibutuhkan utuk pembelian perangkat lunak yang diperlukan karena perangkat lunak yang dipakai seperti NetBeans IDE 6.9.1, MySQL dan ireport merupakan software open source yang sistemnya dapat kita download maka biaya pengadaan perangkat lunak adalah Rp 0,-. 2. Komponen manfaat Manfaat yang didapat dari sistem informasi dapat mengurangi biaya, mengurangi kesalahan kesalahan, meningkatkan kecepatan aktivitas serta meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen. Manfaat dari sistem informasi juga dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) bentuk yaitu : a. Keuntungan berwujud (tangible benefits) Keuntungan berwujud (tangible benefits) merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam perusahaan atau organisasi yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. b. Keuntungan tidak berwujud (intangible benefits) Keuntungan tidak berwujud (intangible benefits) adalah keuntungankeuntungan yang sulit dan tidak dapat diukur dengan bentuk satuan uang. Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat manfat yang dapat berupa penghematan atau manfaat manfaat baru. Jika manfaat yang diberikan lebih kecil dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk ini disebut analisis biaya/kekurangan (cost/benefit analysis).

10 Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan yang baik. Untuk melakukan analisis biaya dan manfaat diperlukan dua komponen yaitu : 3. Komponen biaya a. Biaya pengadaan perangkat keras (hardware) Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan menggunakan komputer dan printer yang sudah ada di SD Muhammadiyah Condongcatur Yogyakarta sehingga biaya pengadaan perangkat keras adalah Rp 0,-. b. Biaya pengadaan perangkat lunak (software) Mencakup biaya biaya yang dibutuhkan utuk pembelian perangkat lunak yang diperlukan karena perangkat lunak yang dipakai seperti NetBeans IDE 6.9.1, MySQL dan ireport merupakan software open source yang sistemnya dapat kita download maka biaya pengadaan perangkat lunak adalah Rp 0,-. 4. Komponen manfaat Manfaat yang didapat dari sistem informasi dapat mengurangi biaya, mengurangi kesalahan kesalahan, meningkatkan kecepatan aktivitas serta meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen. Manfaat dari sistem informasi juga dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) bentuk yaitu : a. Keuntungan berwujud (tangible benefits) Keuntungan berwujud (tangible benefits) merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam perusahaan atau organisasi yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. b. Keuntungan tidak berwujud (intangible benefits) Keuntungan tidak berwujud (intangible benefits) adalah keuntungankeuntungan yang sulit dan tidak dapat diukur dengan bentuk satuan uang. 5. Kesimpulan Setelah melakukan penelitian pada SD Muhammadiyah Condongcatur Yogyakarta khususnya pada sistem penggajian karyawan, dapat diambil beberapa kesimpulan. Berikut beberapa hal yang dapat disimpulkan :

11 a. Telah berhasil dibangun sebuah sistem aplikasi penggajian karyawan pada SD Muhammadiyah Condongcatur Yogyakarta. b. Dengan analisis PIECES(Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service) akan didapatkan beberapa permasalahan yang dijumpai dari sistem lama dan akhirnya dapat digunakan untuk memecahkan masalah utamanya. c. Dengan diimplementasikan sistem penggajian ini sangat membantu dalam menyelesaikan masalah pengolahan data gaji bersih yang diterima karyawan pada SD Muhammadiyah Condongcatur Yogyakarta sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan dan kecepatan dalam mendapatkan informasi. d. Program aplikasi ini meningkatkan produktifitas kerja bagian keuangan sehingga tidak perlu lagi melakukan proses copy paste data. e. Dengan adanya sistem penggajian ini membantu bagian keuangan menyajikan informasi secara cepat, akurat dan relevan serta dapat menghemat waktu untuk proses penghitungan gaji karyawan pada SD Muhammadiyah Yogyakarta.

12 Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi. Anonim ShortCourse Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans. Yogyakarta: Andi. Hartanto, Jogiyanto Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. Kadir, Abdul Mudah Mempelajari Database MySQL. Yogyakarta: Andi. Mulyadi Sistem Akuntasi, Yogyakarta: STIE YKPN.