PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS DEKSTOP PADA CV. AGRO JAYA SOKARAJA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS DEKSTOP PADA CV. AGRO JAYA SOKARAJA NASKAH PUBLIKASI oleh Shinta Damayanti Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS DEKSTOP PADA CV. AGROJAYA SOKARAJA Shinta Damayanti 1), Kusnawi 2) 1) Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA 2) Teknik Informatika STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia Shinta.D@students.amikom.ac.id 1), Khusnawi@amikom.ac.id 2) Abstrack - The development of technology and communication is very rapid. His position could now be aligned with the primary requirement. In everyday life we never loose with technology and communication devices such as televisions, radios, PCs, laptops or even cell phones. Basically all human work can not be resolved quickly, there are times when men want to get the job done more effectively using computerized assistance are available. One such example is the problems that exist in the CV. Agro Jaya Sokaraja Banyumas area that has quite a lot of employees, but the employees payroll processing is still done manually because the data must be recorded or processed repeatedly in an effort to prepare reports employees salaries. Juaga companies experiencing problems such as the occurrence of errors that wages must be paid to the employees of the other employees as well as delays in processing employee payroll. In this case the researchers will produce a new system of payroll information that could be useful to expectations and the company's desire to allow a user to use it. Keywords : Payroll Information System, Payroll, Information Payroll, CV. Agro Jaya, System Payroll. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Sistem penggajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk menarik, manahan, dan memotivasi staf serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Dengan prosedur yang disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap tiap organisasi, dan merupakan kebijakan yang dianggap adil. Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya gaji, dan prosedur pembayaran gaji. Terkait dengan perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat, banyak perusahaan membutuhkan sistem penggajian yang lebih bisa mengoptimalkan pengolahan data gaji karyawannya secara cepat dan akurat. Namun belum semua perusahaan menerapkan sistem penggajian yang terkomputerisasi, salah satunya CV. Agro Jaya yang menggunakan sistem penggajian terkomputerisasi namun sederhana yaitu menggunakan software Ms. Exel sehingga dalam pengolahan datanya mengalami hambatan terjadinya proses kesalahan seperti perhitungan gaji lembur, potongan gaji, gaji pegawai, tunjangan, gaji pokoknya dan laporan gaji harus dihitung dan mengalami proses perhitungan yang berulang ulang dari tiap karyawannya. Apalagi jumlah karyawannya yang banyak berarti membutuhkan pendataan dan perhitungan yang berkali - kali. Hal ini sangat 1

4 menghambat dalam penyampaian laporan penggajian kepada pemimpin. Jika masalah ini dibiarkan berlanjut maka akan mengakibatkan sistem kerja menjadi kurang efektif. Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka penulis merancang sistem informasi ini dengan mengambil judul Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Berbasis Desktop pada CV. Agro JayaSokaraja. 1.2 Rumusan Masalah Dari penjelasan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, dapat terumuskan masalah inti yaitu Bagaimana merancang sistem informasi penggajian karyawan yang cepat dalam proses pengolahan data karyawannya sehingga laporannya dapat selesai tepat waktu? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian terbagi menjadi tiga meliputi : 1. Peneliti a. Mengembangkan dan menerapkan teori dan praktikum yang didapat selama mengikuti perkuliahan di STMIK AMIKOM Yogyakarta, b. Untuk meningkatkan kemampuan sistematika perancangan masalah yang terjadi dilapangan kemudian merancang sebuah sistem informasi yang mudah dikelola. 2. Perusahaan 1. Membantu memecahkan masalah pada sistem penggajian karyawan. 2. Memudahkan penyajian laporan penggajian karyawan. 3. Pembaca 1. Mengetahui langkah demi langkah dalam kegiatan penelitian yang dilakukan. 2. Bahan refrensi dalam penyusunan sebuah karya ilmiah. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Gaji Gaji adalah sebuah komponen yang mutlak dikeluarkan oleh perusahaan sebagai kompensasi bagi karyawan, yang mana hal ini untuk menjamin keberlangsungan perusahaan itu sendiri. 2.2 Contoh Teknik Penggajian Berikut ini contoh pendekatan dalam penentuan elemen gaji. Secara umum sasaran penggajian ditujukan karena pertimbangan beberapa hal sebagai berikut. a. Pay for Position, yaitu penetapan gaji karyawan disebabkan pertimbangan nilai suatu pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. b. Pay for Person, yaitu penetapan gaji karyawan disebabkan pertimbangan orangnya yang dapat dibedakan dari aspek kompetensinya atau juga karena faktor kelangkaan ketersediaan orang dengan kualifikasi yang sesuai di pasar tenaga kerja. c. Pay for Performance, adalah penetapan gaji karyawan disebabkan pertimbangan pencapaian kinerja seseorang. d. Pay for Year of Service, adalah penetapan gaji karyawan disebabkan pertimbangan masa kerja seseorang. Kompone n Penggajia n Tabel 2.1 Matrix Komponen Penggajian Pay for Position Kompensasi Penggajian Pay for Person Pay for Performance Pay for year of service Gaji Pokok Tunjangan Jabatan Tunjangan Makan Tunjangan Transport Bonus... 2

5 3. Analisis dan Perancangan Sistem Tabel 2.3 Analisis Information 3.1 Analisis PIECES 1. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja dapat diukur dengan jumlah layanan (throughtput) dan waktu tanggap (Respone time) yaitu jumlah rata rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan pada suatu sistem. Throught put Respone Time Tabel 2.2 Analisis Performance Sistem Lama Cetak Laporan Sistem penggajian secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data dan menghabiskan waktu 3 jam. Sistem yang Digital Laporan Sistem berbasis komputer dengan menggunakan perangkat lunak untuk proses penghitungan secara praktis menghabiskan waktu 5 menit. Akurat Jika terjadi kesalahan pada proses input atau pencarian data maka data yang dihasilkan tidak benar. Tepat Waktu Terlalu bayak data mengakibatkan terlambatnya penyediaan informasi data yang sedang dibutuhkan karena harus mencari berkas terlebih dulu. Relevan Kesesuaian data dan validasi data yang diinputkan harus sesuai namun tidak mudah di edit jika tejadi kesalahan. Sistem yang Proses input dan pencarian data lebih terjamin keakuratannya. Lebih menghemat waktu ketika memberikan informasi yang sedang dibutuhkan oleh pimpinan karena data sudah ada dalam satu applikasi. Kesesuaian data dan validasi data yang diinputkan harus sesuai dan dengan mudah untuk di edit jika tejadi kesalahan. 2. Analisis Informasi (Information) Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi yang berkualitas, kualitas suatu informasi yang harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness), dan relevan (relevance). Akurat berarti informasi yang dihasilkan bebas dari kesalahan kesalahan dan tidak menyesatkan serta mencerminkan keadaan yang sebenarnya, tepat pada waktunya berarti informasi tersedia atau informasi sesuai dengan yang dibutuhkan. 3. Analisis Ekonomi (Economy) Sebuah sistem hendaknya dapat meningkatkan keuntungan keuntungan dan juga penghematan operasional. Peningkatan keuntungan dapat diperoleh dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan, sedang penghematan operasional dapat dilakukan dengan mengurangi alat alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya. 3

6 Biaya Tabel 2.4 Analisis Economy Terjadi pemborosan dalam penggunaan ATK (Alat Tulis Kantor) terlebih apabila terjadi kesalahan dalam pendataan dan pembuatan laporan selain itu pemborosan pembelian almari untuk penyimpanan berkas karena seiring berjalanyya waktu akan terjadi penumpukan data. 4. Analisis Pengendalian (Control) Sistem yang Menghemat biaya penggunaan ATK dan pembelian almari untuk penyimpanan data. Pengendalian dalam sebuah sistem diperlukan untuk mengurangi dan mencegah hal hal yang dapat merugikan organisasi itu sendiri. Pengendalian dapat dilakukan dengan memperhatikan aktivitas organisasi agar tidak terjadi penurunan kerja dibawah standar yang telah ditetapkan, sehingga dapat mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data, dan kecurangan yang akan terjadi. Dengan adanya pengendalian, maka tugas atau kinerja yang mengalami kendala dapat diperbaiki. Tabel 2.5 Analisis Control Internal Admin rentan memanipulasi data. Eksternal Pihak luar bisa memanipulasi data. Sistem yang Keamanan data terjaga. Pihak luar tidak sembarangan memanipulasi data karena sistem hanya bisa dibuka menggunakan password. 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan dengan pemborosan seminimal mungkin. Efisisensi dari sebuah sistem adalah pemakaian secara maksimal atas susmber daya yang ada meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data. Sumberdaya Tabel 2.6 Analisi Eficiency Perangkat komputer yang ada belum digunakan secara maksimal karena penghitungan jumlah pembayaran gaji masih menggunakan exel. 6. Analisis Pelayanan (Service) Sistem yang Perangkat komputer yang ada digunakan untuk menjalankan applikasi yang sudah dirancang sebelumnya. Pelayanan dalam sebuah sistem mencakup pelayanan yang diberikan pada beberapa elemen, baik elemen yang bersifat langsung maupun tidak langsung. Elemen yang terlibat langsung dalam hal ini adalah personal yang mengoperasikan sistem tersebut sedang elemen yang tidak langsung yaitu yang tidak mengoperasikan sistem tetapi terlibat dalam aktivitas sistem tersebut seperti pelanggan. Kualitas pelayanan dapat ditinjau dari kemudahan penggunaan sistem, keakuratan pengolahan data, dan kefleksibilitasan sistem untuk berubah. 4

7 Tabel 2.7 Analisis Service Sistem yang Kemudahan penggunaan sistem Dalam satu aplikasi terdiri dari beberapa sheet tetapi tidak saling terhubung dengan sheet lain. Dari satu aplikasi terdiri dari beberapa form tetapi saling terhubung dengan form lain. Keakuratan Fleksibilitas Pendatan pegawai masih manual dengan mengisi form biodata menggunakan kertas yang bisa menimbulkan kesalahan pada pengisian kolom. Penambahan atau perubahan data pegawai, data potongan gaji, data tunjangan, data lembur, dan data gaji pokok memerlukan ketelitian karena sistem masih bekerja secara manual. bekerja secara manual. Pendataan pegawai di input secara sistem sehingga dapat memudahkan dalam proses pengolahan. Penambahan atau perubahan data pegawai, data potongan gaji, data tunjangan, data lembur, dan data gaji pokok lebih mudah karena datanya bisa di update. Gambar 4.1 Tampilan Login Menu Data Lembur berfungsi untuk mengolah data lembur yang meliputi insert, update, dan delete. 4. Pembahasan Interface Program Menu Login adalah halaman untuk admin bisa menjalankan aplikasi. Login ini sangat bermanfaat karena sebagai kunci utama dalam bentuk password yang tidak bisa di jalankan orang lain. Hanya orang tertentu yang bisa menjalankan program aplikasi tersebut. Berikut bentuk halaman login yang sudah dirancang dan dapat dijalankan. Gambar 4.2 Tampilan Menu Data Lembur Menu Laporan berfungsi untuk mencetak data laporan dan dimenu ini menyediakan 5 macam laporan. Gambar 4.3 Tampilan Menu Laporan 5

8 Contoh Tampilan Laporan. 4.1 Pemeliharaan Sistem Maksud dan tujuan dari proses pemeliharaan sistem ini adalah untuk mencegah, memperbaiki, menjaga dan mengkoreksi kesalahan-kesalahan yang sengaja maupun tidak sengaja agar sistem tetap berjalan serta tetap bisa digunakan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan sistem yaitu : 1. Dari segi implementasi sistem harus dilihat kembali apakah sudah sesuai dengan rancangan yang telah disusun sebelumnya, dan apakah telah mampu menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pemakai. Jika belum maka mengkoreksi dan memperbaiki program hingga sesuai dengan kebutuhan. 2. Menyiapkan backup data program ataupun backup database dilakukan untuk mengantisipasi jika ada kesalahan yang tidak di sengaja, seperti salah menghapus data pada database maupun data program. 5. Penutup Gambar 4.4 Tampilan Laporan Lembur 5.1 Kesimpulan Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya diatas, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan adanya Sistem Informasi Penggajian pada Cv. Agro Jaya yang terkomputerisasi diberikan kemudahan dalam memberikan informasi data gaji karyawan dan informasi data karyawan seperti: a. Informasi data pegawai di Cv. Agro Jaya. b. Inforrmasi data admin di Cv. Agro Jaya. c. Informasi data gaji pokok, gaji pegawai, gaji lembur, potongan gaji, dan tunjangan di Cv. Agro Jaya. d. Informasi laporan di Cv. Agro Jaya. 2. Aplikasi penggajian ini bisa membantu secara terkomputerisasi yang lebih efektif daripada sistem yang sebelumnya yang menggunakan microsoft exel. 5.2 Saran Dengan sistem informasi penggajian karyawan ini semoga bermanfaat bagi Cv. Agro Jaya untuk membantu proses penggajian karyawannya. Dan untuk pembaca atau peneliti selanjutnya agar dapat mengembangkan program ini dengan menambah fiturfitur yang lebih komplek dan penambahan laporanlaporan yang belum tersedia di program penggajian karyawan ini. Daftar Pustaka [1] Miftakhul H dan Bunafit N Membuat Aplikasi Penggajian debgan Java & MySQL. Pt Elex Media Komputindo. Jakarta. Biodata Penulis Shinta Damayanti 1), memperoleh gelar Sarjana Komputer (S. Kom), Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Kusnawi S. Kom, M.Eng 2), memperoleh gelar Sarjana Komputer (S. Kom), Jurusan Teknik Informatika STIMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Sarjana (M. Eng), Jurusan Teknik Elektro UGM Yogyakarta, lulus tahun Saat ini menjadi Dosen di STIMIK AMIKOM Yogyakarta. 6