PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS PHP PADA WAROENG SPESIAL SAMBAL SS NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS PHP PADA WAROENG SPESIAL SAMBAL SS NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Tiara Ayu Parassati kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFOMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 DESIGN OF INFORMATION OF EMPLOYEE PAYROLL SYSTEM BASED ON PHP IN WAROENG SPESIAL SAMBAL SS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS PHP PADA WAROENG SPESIAL SAMBAL SS Tiara Ayu Parassati Erik Hadi Saputra Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Along with the development of science and information technology is rapidly increasing, then in almost all aspects of human life needed the help of technology to support performance in an agency or company to run more effectively and efficiently. The need for technology for a company is required to facilitate the execution of an activity and generate accurate data and information for accuracy, precision, and speed is becoming an important factor in the processing of data and information. Special Sambal on Waroeng "SS" company which has many branches spread across several regions in Yogyakarta, certainly has a number of employees that much anyway. Centralized management system that is used does not have specific applications that manage and calculate employee payroll each month for each branch, using only management application Microsoft Office Excel from the observation that less effective and efficient in the calculation because it takes a lot of time and accuracy of the data is less than the maximum. Based on these observations, authors will be designing an application system for payroll employee Waroeng Special Sambal "SS". The use of this application system is expected to produce more accurate data and can speed up the processing of data and information. Keywords: Payroll System, Employees, Information

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi yang semakin pesat mempengaruhi penggunaan teknologi dan informasi serta perangkatnya pada kehidupan sehari-hari di masyarakat yang semakin meningkat. Adanya teknologi informasi maka informasi akan diperoleh dengan lebih mudah, cepat, tepat dan akurat. Komputer merupakan salah satu sarana perkembangan teknologi yang sangat membantu dalam mengelola informasi dan pengambilan keputusan. Namun tidak semua instansi atau perusahaan dapat menggunakan dan memanfaatkan komputer secara optimal untuk memberikan kemudahan-kemudahan dalam mengolah data menjadi informasi yang berkualitas. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupun instansi dapat dikomputerisasikan, dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Salah satu pengolahan data yang perlu menggunakan sistem komputerisasi adalah pengolahan data gaji karyawan. Pada perusahaan Waroeng Spesial Sambal SS yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kuliner yang memiliki banyak cabang di beberapa kota besar di Indonesia termasuk di Yogyakarta juga membutuhkan sistem pengolahan data gaji karyawan. Diterapkannya sistem manajemen terpusat, semua kegiatan pengolahan dan perhitungan data gaji karyawan dilakukan di kantor manajemen pusat untuk semua karyawan yang tersebar di setiap cabang. Mengelola data karyawan yang jumlahnya banyak tentu tidak mudah dan dibutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu proses pengolahan dan pembuatan laporan yang lebih cepat dan akurat serta efektif dan efisien dalam hal waktu dan tenaga. Meskipun perusahaan Waroeng Spesial Sambal SS sudah menggunakan program Microsoft Excel dalam pengolahan data gaji karyawan tetapi penggunaannya masih kurang maksimal dan perlu dibangun sebuah sistem baru untuk mengolah data gaji karyawan. Masih terdapat kendala-kendala yang terjadi, yaitu sering terjadi kesalahan penghitungan (salah memasukkan angka), penyampaian laporan keuangan yang memerlukan waktu yang lama dan kendalakendala lain yang masih sering terjadi. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut, maka dapat dibuat suatu sistem informasi penggajian karyawan agar dapat mengurangi permasalahan dalam perhitungan gaji karyawan. Pembuatan laporan juga dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan akurat serta lebih efektif dan efisien. 1

5 2. Dasar Teori 2.1. Pengertian Sistem Definisi sistem berdasarkan pendekatan yang menekankan pada prosedur, merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sedangkan untuk pendekatan yang menekankan pada elemennya, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Pengertian Informasi Menurut Gordon B. Davis, Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya. Sedangkan menurut Kusrini, Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K Roscoe Davis, dalam Jogiyanto HM (1990:11) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tententu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan laporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan manager untuk menjalankan tanggung jawabnya. Untuk mengembangkan suatu SIM, diperlukan pemahaman yang baik tentang informasi apa saja yang dibutuhkan manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut (Hanif Al Fatta, 2007:12). 2.5 Pengertian Penggajian Penggajian adalah kegiatan atau proses pembayaran gaji dari pihak perusahaan atau majikan kepada karyawan dengan mngikuti prosedur-prosedur tertentu yang sudah disepakati sebelumnya. 2.6 Pengertian Sistem Informasi Penggajian Sistem informasi penggajian karyawan terdiri dari manusia, peralatan dan prosedur untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisa, menghitung, mengevaluasi dan 2

6 mendistribusikan informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya dan akurat kepada karyawan dan pimpinan. Sistem informasi penggajian karyawan ini adalah sistem yang berbasis komputer untuk mengolah data gaji karyawan serta data lainnya yang berkaitan dengan proses penggajian karyawan, baik dari dalamperusahaan maupun dari luar perusahaan. 2.7 Perangkat Lunak yang Digunakan Adobe Dreamweaver CS3 Adobe Dreamweaver CS3 adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain secara visual dan mengelola situs web maupun halaman web. Kalau kita menyukai yang berhubungan dengan kode-kode HTML secara manual atau lebih menyukai bekerja dengan lingkungan secara visual dalam melakukan editing, Dreamweaver mambuatnya menjadi lebih mudah dengan menyediakan tool-tool yang sangat berguna dalam peningkatan kemampuan dan pengalaman kita dalam mendesain web Xampp XAMPP adalah sebuah software web server apache yang didalamnya sudah tersedia database server mysql dan support php programming. XAMPP merupakan software yang mudah digunakan, gratis dan mendukung instalasi di Linux dan Windows. Keuntungan lainnya adalah cuma menginstal satu kali sudah tersedia Apache Web Server, MySQL Database Server, PHP Support (PHP 4 dan PHP 5) dan beberapa module lainnya. XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi Web Browser Web browser atau sering disebut browser adalah sebuah program aplikasi yang dipergunakan untuk menjelajahi dunia maya internet. Aplikasi ini mempunyai kemampuan menampilkan suatu web page ditulis dalam bentuk dokumentasi HTML Adobe Photoshop CS3 Adobe Photoshop CS3 merupakan seri terbaru dari program sebelumnya yaitu Adobe Photoshop CS2. Dengan penampilan barunya menjadikan Adobe Photoshop CS3 menjadi program pengolah gambar dan foto yang semakin digemari oleh desainer dan fotografer. 3

7 3. Analisis 3.1 Analisis PIECES Performance (Kinerja) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Efektivitas organisasi dapat diukur dari kinerja organisasi tersebut di dalam mengolah seluruh fungsi-fungsi manajemen terkait untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan mendapatkan hasil kerja dalam waktu tertentu sesuai yang diharapkan. Kinerja dari suatu sistem dapat diukur untuk mengetahui apakah sistem tersebut telah mampu menangani pekerjaan dengan baik. Adapun analisis kinerja sistem lama adalah perhitungan gaji dan pengolahan data karyawan yang masih memerlukan waktu yang cukup lama Information (Informasi) Analisis informasi menyangkut keakuratan informasi yang dihasilkan. Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka akan mendapatkan informasi sesuai yang diharapkan. Laporan-laporan yang sudah diproses akan digunakan sebagai informasi yang sangat dibutuhkan manajemen di dalam pengambilan keputusan. Analisis informasi bertujuan untuk menganalisis kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang berkualitas. Pada sistem lama, proses perhitungan gaji di lembar Excel masih diinputkan secara manual besarnya nilai-nilai atau poin-poin perhitungannya (gaji pokok, tunjangan, dan lain-lain) sehingga ada kemungkinan terdapat kesalahan pengetikan dan pemasukkan data yang menyebabkan informasi kurang akurat Economy (Ekonomi) Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam pengurangan biaya dan manfaat-manfaat atau keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan biaya operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Pada sistem lama perhitungan gaji masih membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga membutuhkan waktu tambahan (lembur) dan tentu membutuhkan biaya tambahan pula untuk menggaji pegawai yang mengerjakan perhitungan gaji ini sehingga terjadi pemborosan waktu, energi serta biaya pengeluaran. Dengan dibuatkannya sistem informasi penggajian yang baru, semua pemborosan tersebut dapat diminimalisasikan Control (Kontrol) Analisis control merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekuarangan yang terjadi. Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk 4

8 menjamin keamanan data atau informasi. Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem yang digunakan harus dapat digunakan untuk mengamankan data dari akses yang tidak diinginkan. Pada sistem lama tidak ada fasilitas keamanan (login) untuk masuk ke sistem sehingga siapapun dapat menggunakannya Efficiency (Efisiensi) Efisiensi berbeda dengan ekonomi, bila ekonomi berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan dengan pengeluaran atau biaya yang paling minimal, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan optimal. Efesiensi ini erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan waktu, energi serta menekan biaya pengeluaran. Yaitu menyangkut bagaimana menghasilkan output yang sebanyak-banyaknya dengan input sesedikit-dikitnya. Sistem yang digunakan saat ini belum bekerja secara maksimal, proses input masih kurang efektif dan pengolahan data gaji dan karyawan masih membutuhkan waktu yang lama Service (Pelayanan) Pelayanan merupakan salah satu aspek yang sangat penting di dalam kelangsungan dan perkembangan suatu perusahaan. Dalam sistem yang ada pelayanan terhadap karyawan masih kurang baik, karena harus membutuhkan waktu yang relatif lama untuk membuat laporan yang juga memerlukan ketelitian yang tinggi Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan adalah suatu analisis yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem penggajian karyawan ini layak diteruskan atau tidak Kelayakan Teknologi Perkembangan teknologi yang semakin pesat akan membawa dampak tersendiri, ada yang menguntungkan atau sebaliknya ada yang merugikan. Namun dalam pelaksanaannya jika kurang mengikuti perkembangan teknologi satu kali saja akibatnya akan ketinggalan perkembangan teknologi berulangkali dan tentu saja hal ini juga merugikan. Demikian juga dengan teknologi komputer. Pemakaian teknologi komputer dalam berbagai macam bentuk dapat menunjang kinerja yang sangat dibutuhkan khususnya untuk menghasilkan informasi yang handal, cepat dan akurat. Untuk itu sangat tepat apabila penggunaan teknologi komputer ini dapat dikembangkan sebagaimana mestinya. Disamping itu perlu penerapan dan pengembangan sistem yang baru untuk mencapai hasil yang lebih baik. 5

9 Dari uraian tersebut dapat dilihat dari sisi teknologi pengembangan dari penggunaan sistem informasi penggajian karyawan ini layak, karena walaupun Waroeng SS sudah memakai program Excel dalam perhitungannya tetapi itu belum maksimal dalam penggunaan teknologi komputer sehingga dibuatkan aplikasi khusus untuk sistem penggajian karyawan Kelayakan Hukum Penerapan dan pengembangan sistem yang baru ini tidak bertentangan dengan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku di Indonesia. Dalam hal ini tidak ada dampak negatif yang dapat membahayakan kehidupan berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu, apabila ditinjau dari segi kelayakan hukum maka penerapan dan pengembangan sistem informasi penggajian karyawan ini memang layak Kelayakan Operasional Sistem informasi penggajian karyawan pada Waroeng Spesial Sambal SS ini dibuat dengan mempertimbangkan kemampuan sumber daya manusia yang ada di Manajemen Waroeng Spesial Sambal SS. Maka dari itu sistem informasi ini dibuat dengan tampilan yang bisa digunakan dengan nyaman oleh pengguna atau yang biasa disebut dengan user friendly. Secara operasi sistem penggajian yang diusulkan tidak akan mengganggu kegiatan yang sedang berjalan. Dengan sistem informasi yang baru diharapkan dapat meningkatkan tingkat produktifitas dan kinerja yang jauh lebih baik sehingga dapat mendukung dalam pengambilan keputusan yang tepat dan berkualitas, yang tujuannya akan mendatangkan keuntungan-keuntungan dan kemajuan bagi perusahaan. 3.3 Perancangan Sistem Perancangan Proses Flowchart Dalam merancang sistem informasi (aplikasi) diperlukan sebuah pemodelan proses sistem yang dibuat menggunakan pemodelan fisik (phisycal model) dengan membuat flowchart system. Dalam sistem informasi penggajian karyawan ini flowchart system yang diusulkan adalah sebagai berikut: Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan Perancangan Basis Data Bentuk Normalisasi 6

10 Dalam perancangan basis data yang digunakan untuk perancangan dan pengembangan sistem informasi penggajian karyawan pada Waroeng Spesial Sambal SS menggunakan bentuk normalisasi di antaranya adalah: 1. Bentuk Normal Tahap Pertama ( 1st Normal Form) Sebuah tabel disebut 1NF jika tidak ada baris yang duplikat dalam sebuah tabel dan masing-masing cell bernilai tunggal. 2. Bentuk Normal Tahap Kedua (2nd Normal Form) Bentuk normal kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional. 3. Bentuk Normal Tahap Ketiga (3rd Normal Form) Pada normalisasi bentuk ketiga semua field dan relasi berada pada bentuk normalisasi keua dan tidak adanya ketergantungan transitif dimana semua atribut bukan kunci hanya tergantung pada kunci primer secara menyeluruh Hubungan Antar Tabel Gambar Hubungan Antar Tabel 7

11 4. Implementasi dan Pembahasan Tahap implementasi adalah tahap dimana sistem informasi siap dioperasikan oleh pengguna. Sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu sebelum benar-benar dapat digunakan untuk mencegah adanya kendala yang muncul saat pengoperasian sistem. 4.2 Manual Program Manual program menguraikan mengenai bagaimana cara menggunakan program yang sudah dibuat. Hal ini bertujuan agar pembaca maupun pengguna mampu mengoperasikan program yang sudah dibuat tanpa harus bertanya langsung pada programmer/analyst system. Dalam manual program dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan tampilan form yang digunakan. Pada bagian manual program tersebut terdapat menu utama. Berikut petunjuk menjalankan aplikasi sistem informasi penggajian karyawan pada Waroeng Spesial Sambal SS Form Menu Utama Menu utama akan muncul pertama kali ketika program dijalankan. Pada form menu utama terdapat menu bar yang digunakan untuk mengakses menu-menu dalam pengolahan data karyawan dan penggajian. Menu yang terdapat pada aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Menu File Pada menu File dibagi menjadi beberapa sub bab yaitu : a. Data Area, digunakan untuk menginputkan data-data area cabang Waroeng SS yang berada di Yogyakarta. b. Data Pendidikan, digunakan untuk mengolah data pendidikan. Pengguna dapat menambah, mengubah atau menghapus data pendidikan. c. Data Jabatan, digunakan untuk mengolah data jabatan. Pengguna menambah, mengedit, dan menghapus data jabatan dari database. d. Data Karyawan, digunakan untuk mengolah data karyawan. Pengguna dapat menambah, mengedit, dan menonaktifkan data karyawan dari database. e. Data Omset, data omset digunakan untuk mengolah data penduduk omset beserta tunjangan operasionalnya. f. Data Presensi, digunakan untuk mengolah data presensi kehadiran karyawan. g. Data Lembur, digunakan untuk mengolah data lembur karyawan. h. Data Potongan, digunakan untuk mengolah data potongan dari pinjaman yang dilakukan oleh karyawan. i. Data Gaji, digunakan untuk mengolah data gaji karyawan perbulannya. 8

12 2. Menu Laporan Pada menu Laporan dibagi menjadi beberapa sub bab yaitu : a. Laporan Karyawan, berisi data-data karyawan. b. Laporan Presensi, berisi data-data presensi karyawan yang dilakukan setiap bulannya. c. Laporan Lembur, berisi data-data lembur karyawan. d. Laporan Potongan, berisi data-data potongan pinjaman yang dilakukan oleh karyawan. e. Laporan Gaji, berisi data-data gaji karyawan. f. Slip Gaji 5. Kesimpulan Penggunaan Sistem Informasi Penggajian Karyawan yang baru diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Setelah melakukan seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan ini dapat digunakan untuk membantu kinerja Manajemen Waroeng Spesial Sambal SS yang berkepentingan dalam pengolah data penggajian karyawan yaitu dengan menginputkan data dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan. 2. Pembuatan laporan bulanan berisi laporan data karyawan, laporan rekap presensi, laporan lembur, laporan potongan karyawan, laporan gaji karyawan dapat dilakukan dengan lebih cepat karena sudah disediakan menu untuk mencetak laporan-laporan tersebut. 3. Pencarian data bisa dilakukan dengan lebih cepat karena terdapat fasilitas filter data berdasarkan nama cabang area, bulan dan tahun. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset 9