ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PENELITIAN DI BIDANG PENINGKATAN MUTU PENELITIAN LPPM UGM NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PENELITIAN DI BIDANG PENINGKATAN MUTU PENELITIAN LPPM UGM NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Tri Mardiastuti kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS RESEARCH IN REGISTRATION BIDANG PENINGKATAN MUTU PENELITIAN LPPM UGM ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PENELITIAN DI BIDANG PENINGKATAN MUTU PENELITIAN LPPM UGM Tri Mardiastuti Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Bidang Peningkatan Mutu Penelitian, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Gadjah Mada (LPPM UGM) is part of a proposal to manage research funds for faculty at UGM. To register for faculty research is necessary to Information Systems. Data processed by the registration will be used for the management of the institution in making decisions. The method used for the data collection methods of observation, interview methods, methods of library and archival methods. To assess the existing problem analysis system used PIECES. From the analysis of the information obtained in the study that the implementation of the registration LPPM still done by hand so as to be ineffective and inefficient. Good for proposing research funding agencies as well as management decision-making. Keywords: research proposal, online registration

4 1. Pendahuluan Sistem Informasi memegang peranan penting sangat penting disemua bidang dalam lembaga. Karena sistem informasi berguna untuk memetakan data yang setiap waktu bertambah serta berkembang, yang akan dibutuhkan oleh lembaga untuk menghasilkan informasi seiring dengan perkembangan lembaga yang semakin pesat. Kecepatan dan ketepatan dalam penyediaan data yang dibutuhkan adalah nilai lebih yang dapat diambil dari Sistem Informasi ini. Dimana informasi yang didapat dari pengelolaan data tersebut tentunya akan sangat berarti dalam mengambil keputusan bagi manajemen di lembaga. Bidang Peningkatan Mutu Penelitian LPPM UGM adalah Bidang yang menangani usulan penelitian dari dosen di UGM yang bermaksud untuk mengajukan dana penelitian. Dari tahun ke tahun, jumlah skema penelitian dan dana yang ditawarkan menjadi semakin besar yang diiringi dengan jumlah pengusul yang semakin meningkat. Selama ini pendaftaran penerimaan proposal masih dilakukan secara manual, sehingga tidak efektif dan efisien sehingga diperlukan sistem informasi pendaftaran penelitian secara online. 2. Landasan Teori 2.1. Sistem Informasi Menurut Kadir (2003, h. 10), sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan Elemen Sistem Menurut Kadir (2003, h ), ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: a. Tujuan Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. b. Masukan Masukan (input), sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. c. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan dan sebagainya. d. Proses Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna. 1

5 e. Mekanisme Pengendalian dan umpan balik. Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. f. Batas Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. g. Lingkungan Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri Definisi Pengertian Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendaftaran Penelitian. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendaftaran Penelitian adalah suatu sistem pendaftaran usulan penelitian secara online dengan media website. Sistem Pendaftaran Penelitian secara Online merupakan sistem aplikasi berbasis perangkat keras dan perangkat lunak yang dihubungkan oleh perangkat komunikasi data yang digunakan untuk mengelola proses pendaftaran penelitian Konsep Arsitektur Sistem a. Arsitektur Client/Server Client adalah sembarang sistem atau proses yang melakukan sesuatu permintaan data atau layanan ke server. Server adalah sistem atau proses yang menyediakan data atau layanan yang diminta oleh client. Menurut Turban (Kadir, 2003, h. 81) Aplikasi client/server adalah: - Aplikasi pesan, misalnya surat elektronis. - Penyebaran basis data pada beberapa jaringan komputer - Memungkinkan berbagi berkas atau periferal atau pengaksesan komputer melalui jarak jauh - Pemrosesan aplikasi yang intensif dengan suatu pekerjaan (job) dibagi menjadi tugas-tugas (task), yang masing-masing dilaksanakan pada komputer yang berbeda. Keuntungan arsitektur client/server menurut majalah Byte, Juni 1993 (Turban, 1995) (Kadir, 2003, h. 82) dapat dilihat pada tabel berikut. 2

6 Tabel 2.1. Keuntungan arsitektur client-server Fitur Keuntungan Jaringan mesin-mesin yang kecil tetapi berdaya guna Jika sebuah mesin macet, bisnis tetap berjalan Kumpulan komputer dengan ribuan Sistem memberikan kekuatan dalam MIPS (Million Instructions Per Second) melaksanakan suatu tugas tanpa memonopoli sumber-sumber daya. Pemakai akhir diberi hak untuk bekerja secara lokal. Beberapa workstation sangat handal seperti mainframe tetapi dengan biaya 90 % lebih rendah Dengan memberikan kekuatan yang lebih untuk biaya yang kecil, sistem menawarkan keluwesan untuk melakukan pembelian pada hal-hal lain atau untuk meningkatkan keuntungan. Sistem terbuka Anda bisa memilih perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan dari berbagai vendor. Sistem tumbuh dengan mudah dan Sangatlah mudah untuk memperbarui dapat diperluas secara tak terbatas sistem Anda saat kebutuhan Anda berubah. Lingkungan operasi klien yang bersifat individual. Anda dapat mencampur dan mencocokkan platform komputer yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen dan pemakai Konsep Basis Data Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas. Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS. DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien. (Kadir) 2.5. Konsep Perancangan Sistem Menurut Nugroho (2002, h. 139), Perancangan sistem merupakan suatu tahapan yang dilakukan setelah melakukan analisis sistem. Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan. 3

7 2.5.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah yang ada di Bidang Peningkatan Mutu Penelitian, menggunakan panduan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan services) untuk mengindentifikasi masalah pada kinerja, informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi dan pelayanan Perangkat Lunak yang Digunakan Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan Sistem informasi pendaftaran penelitian online menggunakan Adobe Dreamweaver CS3 sebagai web editor, XAMPP, Apache sebagai web server, MySQL sebagai database server, Mozilla atau Internet Explorer sebagai web browser, dan PHP. 3. Analisis (Proses Penelitian) Dari analisis kelemahan sistem menggunakan PIECES diperolah kesimpulan sebagai berikut: Jenis Analisis Kelemahan Sistem Lama Sistem yang diajukan Performance Diperlukan waktu kurang lebih 5 (lima) hari kerja setelah penerimaan proposal berakhir untuk menyediakan informasi data seluruh pengusul proposal penelitian serta menggolongkannya berdasarkan kluster dan fakultas untuk digunakan pimpinan sebagai bahan Sistem berbasis komputer sehingga informasi jumlah pengusul proposal penelitian, per kluster dan per fakultas dapat dilihat pimpinan tanpa terbatas waktu dan tempat. mengambil keputusan. Information Input data secara manual menyebabkan data yang dimasukkan tidak akurat, dengan tingkat relevansi yang kurang, dan menjadi kendala untuk Dengan teknologi berbasis komputer, proses penyediaan informasi akan akurat dan tepat waktu. menyediakan informasi yang tepat pada waktunya. Economic Input data secara manual menyebabkan bertambahnya beban listrik, AC, Lampu penerangan dan penggunaan komputer oleh staff untuk merekap data pengusul serta kertas sebagai bukti tanda terima proposal, sedangkan dari sisi pelanggan mereka terbebani oleh pembelian CD yang berisi softcopy proposal penelitian. Pendaftaran secara online oleh pelanggan sehingga sangat meringankan dari segi pelanggan maupun pengelola penelitian. 4

8 Control Eficiency Services Input data tidak diedit dengan cukup, data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file yang berbeda, Terjadi error pada saat pemrosesan (oleh manusia, atau perangkat lunak), kerahasiaan file tidak terjaga, yang menyebabkan terjadinya kesalahan dalam pengambilan keputusan Tidak efisien dalam waktu, tempat, informasi maupun material Pelayanan menjadi lama karena masih dilakukan dengan proses manual yang memerlukan olah data. Dengan sistem informasi terkomputerisasi, memudahkan dalam kontrol data dan keamanannya. Sistem Informasi yang akan memberikan efek efisiensi yang sangat besar. Dengan sistem informasi terkomputerisasi akan memberikan pelayanan yang lebih baik karena semua informasi sudah tersusun. 3.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem yang dilakukan meliputi perancangan proses dan perancangan basis data Perancangan Proses Flowchart Sistem Flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem, seperti tersaji pada gambar Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Structured Analys and Design), yang dapat menggambarkan arus data dalam sistem secara jelas dan terstruktur sehingga menghasilkan dokumentasi sistem yang baik seperti yang tersaji pada gambar Perancangan Basis Data Perancangan ini menggunakan metode ERD untuk menghasilkan tabel-tabel dalam basis data seperti pada gambar 3.3 dan relasi antar tabel seperti gambar

9 Gambar 3.1. Flowchart System Gambar 3.2. Data Flow Diagram (DFD) 6

10 Gambar 3.3. Perancangan Basis Data Gambar 3.4. Relasi Antar Tabel 7

11 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Tampilan Aplikasi Gambar 4.1. Tampilan menu setelah login calon pengusul proposal Setelah login dilakukan oleh calon pengusul penelitian yang tertampil adalah data diri pengusul. Menu skim baru adalah data skema penelitian yang ditawarkan dan masih menerima usulan penelitian, menu penelitian aktif adalah data penelitian yang pernah diikuti pengusul, menu ganti password adalah menu yang digunakan oleh pengusul untuk mengganti password saat login dan menu sign out untuk keluar dari program aplikasi. 4.2 Pemeliharaan Sistem Setelah sistem digunakan, maka sistem akan dievaluasi oleh pemakai dan untuk menentukan apakah sistem yang baru tersebut sesuai dengan tujuan semula dan diputuskan apakah ada revisi atau dimodifikasi. Setelah terjadinya perubahan dalam perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi atau prosedur untuk melihat kesalahan dengan kebutuhan baru atau perbaikan efisiensi proses, maka pengembangan website akan masuk pada tahap pemeliharaan sebagai berikut: 1. Memiliki duplikat dari website tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat dilakukan dengan cara men copy file-file tersebut kedalam CD untuk mengantisipasi terdapat kesalahan atau error pada website yang kita buat, sehingga jika terjadi error maka pihak perusahaan dapat mengupload ulang backup data kita. 2. Pemeliharaan sistem meliputi pemeliharaan website seperti update isi, berita, gambar dan dokumen. 3. Untuk pemeliharaan database kita menggunakan fasilitas backup database dari server hosting. 8

12 Jika terdapat penambahan fitur cukup dengan menambahkan halaman-halaman yang dibutuhkan dan menambahkan tabel pada database melalui phpmyadmin yang tersedia pada fasilitas server hosting. 5. Kesimpulan Sistem aplikasi ini memiliki kontribusi yang sangat besar bagi LPPM UGM untuk melakukan kegiatan pendaftaran penelitian. Keuntungan yang diperoleh antara lain, dari segi waktu, biaya, SDM maupun penyediaan informasi yang berkualitas. Kesimpulan dari penelitian ini yaitu untuk membangun sistem ini dilakukan dengan beberapa tahap yaitu pengumpulan data, mengidentifikasi masalah, membuat solusi untuk memecahkan masalah, membuat rancangan, implementasi dan pemeliharaan sistem. Selain itu terdapat kelebihan pada sistem ini yaitu: 1. Pengguna dari sisi pengusul penelitian akan diberikan kemudahan dalam hal pendaftaran proposal penelitian yaitu pendaftaran dapat dilakukan tanpa mengenal waktu dan tempat. 2. Pengguna dari sisi karyawan akan lebih mudah mendapatkan dan mengolah data seperti yang diinginkan manajemen, dengan cepat, tepat dan tentunya informasi yang berkualitas. 3. Pengguna dari sisi manajemen, dapat memantau jumlah pengusul penelitian yang mendaftar tanpa harus menunggu jam kerja masuk karyawan. 4. Tampilan web tampak maksimal jika menggunakan web browser Mozilla Firefox (sesuai dengan desain perancangannya). Berikut beberapa saran untuk kesempurnaan sistem ini dimasa mendatang, yaitu: 1. Perlu dibuat aplikasi pengembangan yang tidak hanya pendaftaran online tapi mencakup semua proses penelitian sampai dengan informasi yang diterima oleh dosen adalah proposalnya dapat didanai atau ditolak. 2. Manajemen database yang lebih baik dapat dibangun dari sistem yang ada dan dapat menerapkan konsep pengembangan sistem database dalam masalah ini. Seperti, perlu ditambahkan dengan fasilitas backup database yang berkenaan dengan penyelamatan data. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Edisi Pertama, Yogyakarta:ANDI. diakses pada tanggal 18 Januari Husnul Afif Pemrograman Database [Use SQL Server], 9

13 Jogiyanto H.M Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi ketiga, Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kadir, Abdul Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Ladjamudin, bin Al-Bahra Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi Pertama, Yogyakarta;Penerbit Graha Ilmu. LPPM Universitas Gadjah Mada Profil LPPM UGM, diakses pada tanggal 13 Mei Pressman, Roger S Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan praktis Buku I, Yogyakarta: Penerbit ANDI. Tim Divisi Penelitian dan Pengembangn MADCOMS Aplikasi web Database Menggunakan Adobe Dreamweaver CS3 & Pemrograman PHP dan MySQL. Edisi Pertama, Yogyakarta:ANDI. 10