KOMPUTERISASI PENDAFTARAN SISWA BARU SMAN 1 GANTIWARNO KLATEN BERBASIS DEKSTOP NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 KOMPUTERISASI PENDAFTARAN SISWA BARU SMAN 1 GANTIWARNO KLATEN BERBASIS DEKSTOP NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Yoga Alfian Iswantoro kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 COMPUTERIZED NEW STUDENT REGISTRATION SMA N 1 GANTIWARNO KLATEN BASED DESKTOP KOMPUTERISASI PENDAFTARAN SISWA BARU SMAN 1 GANTIWARNO BERBASIS DEKSTOP Yoga Alfian Iswantoro Bambang sudaryatno Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In this globalization era technological very rapidly grow, in all area don t get out of the technological requirement especially informatika technological. Technological of informatika have also entered the education world and create the interscholastic tight emulation. A lot of school which still its activitys in manual especially in the case of new student registration, new student registration activity this time need a lot of energy, time, and expense for the workmanship of its. New student registration activities is one of the routine activities of each new school year in educational institutions, in addition to the absence of supporting information systems at the time of registration of new students would give a negative impact on the school because of the delay in the registration of new students. Hence writer make a new innovation in the field of technology informatika specially education world particularly for the registration of new student at school. Writer make the new student registration computerizedly is which is initially in manual. So that student to enlist to the school is not confronted with a paper and for the school of can cost effective the purchasing of registration paper. Keywords : new Student Registration, Innovate, Computerization.

4 1. Pendahuluan Teknologi informatika juga telah merambah dunia pendidikan dan menciptakan persaingan yang ketat antar sekolah. Banyak sekolah yang masih melakukan kegiatan-kegiatannya secara manual terutama dalam hal pendaftaran siswa baru, kegiatan pendaftaran siswa baru sekarang ini memerlukan banyak tenaga, waktu, dan biaya untuk pengerjaannya. Dengan adanya komputer berupa perangkat keras, berbagai aplikasi pun dapat dihasilkan dan dimanfaatkan untuk menangani berbagai permasalahan tersebut. Kegiatan pendaftaran siswa baru merupakan salah satu kegiatan rutin setiap tahun ajaran baru pada lembaga pendidikan, selain itu tanpa adanya sistem informasi yang mendukung pada saat pendaftaran siswa baru akan memberikan dampak yang negative pada sekolah tersebut karena keterlambatan dalam pendaftaran siswa baru. Oleh karena permasalahan itulah maka penulis membuat sebuah inovasi baru dalam bidang teknologi informatika khususnya dunia pendidikan terlebih untuk pendaftaran siswa baru pada sekolah yaitu Komputerisasi Pendaftaran Siswa Baru SMAN 1 Gantiwarno Klaten Berbasis Dekstop agar siswa yang akan mendaftar ke sekolah tersebut tidak dihadapkan dengan kertas-kertas dan untuk sekolahan dapat menghemat biaya pembelian kertas pendaftaran. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Definisi sistem menurut Raymond Mc Leod, Jr (1996:3) yaitu sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan 2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, masukan, keluaran, pengolahan dan sasaran atau tujuan. 2.3 Sistem Pendaftaran Siswa Baru Secara umum pendaftan siswa baru merupakan rangkaian kegiatan pengolahan data yang mendukung kegiatan pokok lembaga pendidikan dalam rangka menyelenggarakan proses pendidikan. Adapun kegiatan ini berkenaan 1

5 dengan proses pendaftan siswa baru dan pengumuman siswa baru yang diterima. Kegiatan ini dilaksanakan tepat pada tahun ajaran baru, dalam sistem ini data diolah dan ditujukan kepada masing masing pihak yang berkepentingan dalam proses tersebut, adapun bentuk akhir dari penyusunan aplikasi ini adalah berkenaan dengan jumlah siswa yang diterima dalam satu tahun ajaran. 2.4 Definisi Teori Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk menidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (al fatah: 2007). 2.5 Perangkat Lunak yang Digunakan Database MySQL MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datannya dengan cepat dan bisa dijalankan pada sistem operasi windows maupun linux. MySQL adalah database manajemen sistem (DBMS). DBMS merupakan salah satu sistem dalam mengakses database yang menggunakna bahasa SQL, MYSQL merupakan software open source artinya memungkinkan untuk semua orang untuk menggunkan dan memodifikasi software. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi Multi User (Banyak Pengguna) XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak yang berlisensi free software, yang mendukung banyak sistem operasi dan merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Definisi Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan 2

6 mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 3.2 Analisis Sistem Penerimaan Siswa Baru Tahapan analisis sistem ini dilakukan setelah tehap perencanaan sistem (sistem planing) dan sebelum tahap desain sistem (sistem design). Tahap ini analisis merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahap ini akan terjadi juga kesalahan di tahap berikutnya. 3.3 Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakuakan pada tahap analisis sistem yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat tercapai. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan yang ingin dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dan tujuan sistem tidak tercapai. Berdasarkan pengamatan yang dilakuakan di SMA Negeri 1 Gantiwarno Klaten, dapat disimpulkan bahawa sistem yang berjalan masih kurang efektif dan jauh dari sasaran. Hal ini dapat terlihat dari proses pencatatan dan pencarian yang memerlukan waktu serta proses penerimaan siswa baru yang sering mengalami kesalahan dan hambatan. Mekanisme kerja sistem tersebut memerlukan waktu yang cukup lama dan rumit, sehingga akibatnya adalah waktu dan pelayanan terhadap proses penerimaan siswa baru menjadi lama. Disamping itu juga pembuatan laporan yang disajikan kurang akurat dan terkesan lambat. 3.4 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka perlu melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services). Dari analisis ini kita dapat beberapa masalah dan akhhirnya dapat menemukan masalah utama Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung di dalam menyelesaikan proses kerja dalam suatu instansi atau perusahaan. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (troughput) dan waktu respon (respons time) dari suatu sistem. 3

7 1. Troughput Masalah kinerja yang ada di SMA Negeri 1 Gantiwarno Klaten proses untuk pembuatan formulir dan laporan membutuhkan waktu kurang lebih 2 minggu. Sehingga belum memenuhi sasaran yang diinginkan. Terutama dalam jumlah kerja yang dihasilkan(troughput). 2. Respons Time Waktu respon masih kurang baik dan akurat. Misal lambatnya proses pengolahan data penerimaan siswa baru membutuhkan waktu sekitar 2 minggu untuk menyampaikan laporan penerimaan siswa baru dikarenakan proses masih manual Analisis Informasi (Information) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka instansi akan mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat guna sesuai dengan yang diharapkan masih membutuhkan peningkatan kualitas informasi dan kecepatan pemberian informasi. Kecepatan pada proses pengolahan data siswa, perhitungan-perhitungan nilai dan lain-lainnya menjadi tolak ukur agar informasi dapat benar-benar berkualitas dan dapat dikatakan tepat guna, karena informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga jika digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. 1. Akurat Informasi yang diberikan pendaftar terkadang kurang lengkap jika menggunakan sistem yang masih manual. Ada informasi yang tidak dicantumkan pada formulir, sehingga instansi kurang akurat dalam mendapatkan informasi. 2. Relevan Informasi yang diberikan pendaftar terkadang tidak sesuai dengan kenyataan yang ada saat itu. Sehingga pihak sekolah harus mengulang pandataan pendaftar. 3. Tepat Guna Informasi yang diberikan oleh pihak sekolah sering tidak tepat guna, maksudnya informasi yang diberikan terlalu lama sehingga pendaftar harus menunggu dengan waktu yg cukup lama. 4

8 3.4.3 Analisis Ekonomi (Ekonomy) Pengembangan sistem informasi merupakan suatu investasi proyek sistem. Investasi berarti dikeluarkannya sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Oleh karena itu sebelum dikembangkannya suatu bentuk sistem informasi maka perlu diperhitungkan lagi kelayakan ekonominya. Berdasarkan penilaian secara ekonomi, penerimaan siswa baru secara manual membutuhkan dana yang sangat banyak dan biaya yang dikeluarkan akan banyak berubah sewaktu-waktu. Maka dengan adanya sistem penerimaan siswa baru yang terkomputerisasi ini diharapkan dapat menekan biaya yang ada saat ini. Berdasarkan penilaian secara ekonomis maka sistem baru dapat meningkatkan keuntungan bagi instasi sehingga dapat ditekannya biaya kesalahan operasional dan biaya operasionalnya Analisis Pengendalian (Cantrol) Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi atau memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi.berdasarkan pengamatan yang terjadi di SMA Negeri 1 Gantiwarno Klaten pengendalian data dan keamanan belum terjamin karena pengolahan data masih membutuhkan arsip-arsip yang ada sehingga informasi yang dihasilkan kurang berkualitas dan sulit dalam pemprosesannya dibanding sistem yang terkomputerisasi, selain itu juga keamanan data lebih rawan rusak oleh unsur manusia maupun dari sistem itu sendiri. Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan, karena keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control, maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bias diperbaiki secara cepat Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi ini erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Tidak dapat dipungkiri lagi kalu tingkat ketelituan manusia cukup terbatas. Dengan sistem penerimaan siswa baru ini masalah tersebut dapat dikurangi. 5

9 3.4.6 Analisis Pelayanan Merupakan peningkatan terhadap pelayaan yang diberikan oleh sistem. Kualitas pelayanan informasi merupakan ujung tombak untuk meningkatkan kepuasan serta kepercayaan dalam pengambilan keputusan. Jika informasi yang disajikan baik dan informasi yang dihasilkan memiliki keakuratan serta ketepatan waktu, maka nilai informasi yang diberikan akan menjadi berkualitas sesuai dengan hasil atau jumlah yang diinginkan. 3.5 Perancangan Sistem Rancangan Model Rancangan model merupakan suatu gambaran yang menjelaskan suatu bentuk atau model. Secara umum rancangan model yang diusulkan mempunyai dua bentuk. Bentuk pertama physical model, bentuk ini biasanya digambarkan dengan diagram aliran sistem (sistem flowchart). Bentk physical model menunjukkan bagaimana nantinya sistem secara fisik diterapkan. Bentuk kedua adalah logical model yang digambarkan dengan diagram arus data. Model ini menjelaskan kepada pengguna bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja Data Flow Diagram ( DFD ) DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorentasi pada alur data yang digunakan untuk menggambar hasil analisa maupun perancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Gambar 3.1 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 6

10 3.5.3 Rancangan Halaman Utama Gambar 3.2 Rancangan Halaman Utama 4. Implementasi 4.1 Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem agar siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk merancang, mempersiapkan, menguji dan menerapkan suatu sistem, dilakukan selama periode waktu tertentu untuk melakukan verifikasi bahwa sistem yang baru berjalan dengan baik. 4.2 Kegiatan Implementasi Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahankesalahan. Oleh karena itu program harus dites untuk menemukan kesalahankesalahan yang mungkin terjadi. Pada pengetesan program, masing-masing program yang telah berjalan dengan benar dan tidak bukan berarti program tersebut juga akan berjalan dengan program yang lainnya dalam sistem dengan baik. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasi perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data dengan baik, dapat, memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output dengan program yang lainnya. 7

11 1. Kesalahan Kode Pemrograman (syntax error) Kesalahan ini terjadi jika kode program yang ditulis tidak sesuai dengan prosedur penulisannya. 2. Parse Error Kesalahan ini terjadi jika server tidak mengenali variable yang dipanggil atau dieksekusi. 3. Kesalahan Proses (run time error) Kesalahan ini menyebabkan program berhenti sebelum waktunya selesai karena compiler menemukan kondisi yang belum terpenuhi dan tidak layak untuk dikerjakan, kesalahan ini juga relatif mudah ditemukan, karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahan. 4. Logic Error Logic error merupakan kesalahan logika saat merumuskan algoritma pemrograman dengan baik. Kesalahan ini sulit sekali untuk ditemukan karena tidak adanya pemberitahuan mengenai kesalahan yang terjadi Uji Coba Pengetesan Sistem 1. White Box Testing White Box Testing merupakan pengujian yang dilakukan dengan mengamati hasil eksekusi dari input data yang dipilih. 2. Black Box Testing Black Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisa apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada output tidak sesuai dengan input maka akan di cek lagi kode-kode program yang ada pada modul. 8

12 4.2.3 Hasil Program Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama Tindak Lanjut Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Setelah sistem ini diimplementasikan perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem (system acceptance test). Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem sebelumnya, pada bab ini dilakukan oleh analisis sistem bersama user. Setelah pengetesan penerimaan dilakukan suatu rapat penerimaan (acceptance meeting) perlu diselenggarakan oleh manajemen yang dihadiri oleh analisis sistem. Manajer dan pemakai sistem untuk menentukan sistem dapat diterima atau tidak. Jika disetujui maka diadakan rapat penyerahan sistem. Pada langkah selanjutnya yaitu pengoprasian dan pemeliharaan sistem, dalam hal ini pemeliharaan dapat dilakukan selama sistem masih dapat digunakan, adapun langkah-langkah dalam pemeliharaan sistem sebagai berikut: 1. Pengertian Pemeliharaan Suatu kegiatan untuk memelihara sistem baru yang diusulkan agar dapat digunakan dengan baik dan tanpa terjadi masalah-masalah yang akan menimbulkan gangguan kinerja dari sistem tersebut. 9

13 Selain itu pemeliharaan sistem berfungsi untuk menghindari kerusakankerusakan yang terjadi pada sistem baik kerusakan fisik maupun kerusakan nonfisik. 2. Maksud Pemeliharaan Suatu pemeliharaan sistem sangat erat kaitannya dengan control atau pengendalian. Dengan suatu kegiatan yang dilakukan secara terus menerus untuk menjamin sistem dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. 3. Kegiatan Pemeliharaan Kegiatan ini terdiri dari pemeliharaan sistem perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) beserta komponen-komponen yang saling berkaitan dalam pembuatan sistem ini. 5. Kesimpulan Berdasarkan rumusan masalah, tujuan penelitian, implementasi dan pembahasan maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : Sistem ini mampu menginputkan data penerimaan siswa baru pada SMA negeri 1 Gantiwarno Klaten secara tepat dan mengurangi kesalahan-kesalahan, Seperti dalam pembuatan laporan. Selain itu, sistem mampu menghasilkan output data penerimaan siswa baru per tahun ajaran berupa laporan. Sehingga sistem pendaftaran siswa baru yang terkomputerisasi ini dapat menggantikan sistem manual yang ada pada SMA Negeri 1 Gantiwarno Klaten. 10

14 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif.2007.Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern.Yogyakarta:Andi Mc Leod, Raymond Sistem informasi manajemen : Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer.Jakarta:Prenhallindo 11