SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA PAUD YAYASAN ULUL AZMI MARDIKA GUNUNG KIDUL NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA PAUD YAYASAN ULUL AZMI MARDIKA GUNUNG KIDUL NASKAH PUBLIKASI disusun oleh Martcellyne Rossadina kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 ACADEMIC INFORMATION SYSTEM IN PAUD ULUL AZMI MARDIKA GUNUNG KIDUL FOUNDATION SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA PAUD YAYASAN ULUL AZMI MARDIKA GUNUNG KIDUL Martcellyne Rossadina Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT This essay discusses the design of academic information system on a foundation that is in Wonosari, Gunungkidul, Yogyakarta, with title Academic Information System In PAUD Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul Foundation. Though simple essay it is expected that this service would increase faster and better. In this research, research in do with the research by using the method research model waterfall the engineering data done to furnish data or information was to use techniques observation is systematic observation of objects directly something done with the senses eyes so as to produce an outcome that objective. Besides this research also uses the technique an interview that is, by question and answer that is executed interviewer with the private sources, such as the student teachers and the entire staff of business school. Last writer do research with the use of study of pustaka to understand more about the problems facing through a book of reference, literature as a reference in resolve problems explored. This Academic information system will be used for teachers, students and parents in better service. In the results of testing using these academic information system deviations against the school was much reduced. Keywords: Information Systems, Academic Information System

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi komputer begitu cepat merambah ke segala bidang kegiatan sehingga memungkinkan kemudahan dan pelayanan serta pengolahan data begitu cepat. Suatu organisasi atau lembaga akan membutuhkan suatu sistem untuk mengolah data. Komputer adalah suatu peralatan elektronik yang dirancang untuk mengolah data baik yang berupa angka atau bukan dan akan menjadikan sebuah informasi yang dapat digunakan untuk bahan pertimbangan dalam pengambilan suatu keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Dalam era globalisasi seperti sekarang ini dituntut tersedianya informasi secara cepat dan akurat, karena sebuah informasi bukan hanya menjadi suatu kebutuhan melainkan sebagai bahan penggerak berlangsungnya suatu sistem organisasi atau lembaga. Selain itu pada perkembangan sebuah informasi lebih cepat dan akurat dalam mengolah dan memasukkan data-datanya menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan setiap organisasi atau lembaga dalam mencapai setiap tujuannya. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Dalam buku Teguh Wahyono Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasinya menyebutkan bahwa menurut James B Bower dalam bukunya Computer Oriented Accounting Informations Sistem menyebutkan bahwa sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja) dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. 2.2 Kriteria Sistem yang Baik Sistem yang baik adalah jika sistem tersebut memiliki kriteria tertentu. Adapun kriteria tersebut adalah sebagai berikut : a. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, ini menghindari kemungkinan terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. b. Tepat Waktu (timelines) Informasi yang sampai pada penerima tidak boleh terlambat, karena jika terjadi keterlambatan akan mengurangi nilai guna informasi tersebut, karena akan dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan. 1

5 c. Relevan (relevance) Informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakai dan benar-benar sesuai dengan kebutuhan. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja yang dilakukan untuk mengukur kinerja dari sistem berdasarkan throughput dan response time. Throughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilakukan oleh sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan response time merupakan keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan yang diberikan terhadap transaksi tersebut Analisis Informasi (Information) Analisis informasi merupakan pencarian keakuratan, kecepatan, ketepatan dan kerelevanan dalam mendapatkan informasi Analisis Ekonomi (Economy) Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem yang dapat memberikan nilai manfaat yang lebih besar daripada nilai ekonomi yang dikeluarkan untuk mendapatkan sistem tersebut. Ditinjau dari segi ekonomi yang ada saat ini maka diperoleh kelemahan ekonomi dari sistem lama Analisis Pengendali (Control) Analisis pengendali (control) dalam suatu sistem informasi sangat dibutuhkan, karena untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem, dan juga menjamin keamanan data informasi yang ada di dalam sistem Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisisensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan secara optimal Analisis Layanan (Services) Analisis layanan digunakan untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh sistem. 2

6 3.2 Flowchart Sistem Data Orang Tua/Wali Data Data Data Data Data Data Data Aspek Data Perkembangan Anak Data Pembayaran SPP Orang Tua/Wali Aspek Perkembangan Anak Pembayaran SPP Orang Tua/ Wali Aspek Perkembangan Anak Pembayaran SPP Orang Tua/ Wali Aspek Perkembanga n Anak Detail Perkembanga n Anak Pembayaran SPP Pembuatan Laporan Data Pembuatan Pembuatan Pembuatan Laporan Data Pembuatan Laporan Data Pembuatan Pembuatan Aspek Pembuatan Laporan Data Perkembangan Anak Pembuatan Laporan Data Pembayaran SPP Laporan Data Laporan Data Laporan Data Aspek Perkembangan Anak Pembayaran SPP Gambar 3.1 Flowchart Sistem Informasi Akademik Pada PAUD Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul 3

7 3.3 Diagram Context GURU Kepala PAUD Validasi Login Data Orang Tua/Wali Data Data Data Login Data Data Data Data Perkembangan Anak Data Data Detail Perkembangan Anak Data Aspek Data Data Pembayaran SPP Data Perkembangan Anak Data Detail Perkembangan Anak Data Login Data Orang Tua/Wali Data Data Data Data Data Data Aspek Data Data Pembayaran SPP Data Perkembangan Anak Data Detail Perkembangan Anak Data Login Data Orang Tua/Wali Data Data Data Data Data Data Aspek Data Sistem Informasi Akademik PAUD IT Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul Validasi Login Laporan Detail Perkembangan Anak Laporan Laporan Perkembangan Anak Laporan Validasi Login Laporan Pembayaran SPP Data Login Data Pembayaran SPP Validasi Login Data Orang Tua/Wali Data Data Data Data Data Data Aspek Data Bag. Administrasi Tata Usaha Gambar 3.2 Diagram Konteks 3.4 Desain Menu SIA PAUD YAYASAN ULUL AZMI MARDIKA DATA PROSES PEMBAYARAN BANTUAN ABOUT KELUAR SISTEM INFORMASI AKADEMIK PAUD YAYASAN ULUL AZMI MARDIKA Gambar 3.3 Desain Menu Utama 4

8 4 Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem dan menerapkan sistem yang baru dikembangkan supaya sistem tersebut siap dioperasikan sesuai yang diharapkan. Impelementasi sistem merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru, dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh. Tujuan dari sistem ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rencana yang ditentukan. 4.1 Pengetesan Program Sebelum program diimplementasikan, maka program aplikasi harus terbebas dari kesalahan. Kesalahan program yang mungkin terjadi dapat dispesifikasikan menjadi tiga bentuk kesalahan, antara lain : a. Kesalahan bahasa (syntax error) atau dengan kesalahan penulisan (syntax error) adalah kesalahan dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relative mudah ditemukan dan diperbaiki, karena computer akan memberitahukan letak terjadinya kesalahan program tersebut. b. Kesalahan waktu proses (runtime error) adalah kesalahan yang terjadi disaat program di eksekusi. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya, karena komputer menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yaitu tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relative mudah ditemukan, karena ditunjukkan letak serta sebab kesalahan. c. Kesalahan logika (logical error) kesalahan dari logika program yang disebut kesalahan seperti ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai letak kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah. Kesalahan ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena apabila tidak disadari dan tidak ditemukan hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya. 4.2 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama pengetesan ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem aplikasi bekerja sesuai dengan yang diharapkan. a. Black Box Testing Black box testing dilakukan untuk mengetahui apabila setiap button yang ada dapat berjalan sesuai dengan fungsinya atau tidak. 5

9 b. White Box Testing White box testing merupakan metode perancangan procedural yang bertujuan untuk memperoleh test-case kerja perangkat lunak secara rinci. 4.3 Manual Program Manual program dibuat dengan tujuan untuk digunakan sebagai panduan bagi user tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi Windows. Manual program ini daiharapkan mampu membantu user dalam pengoperasian sistem dengan begitu akan dicapai hasil yang maksimal dalam pemanfaatan sistem. Pada bagian program manual terdapat menu utama. Berikut ini petunjuk menjalankan aplikasi sistem informasi akademik di PAUD Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul : Form Login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah petugas yang diberi wewenang Menu Utama 6

10 4.3.3 Tampilan 5 Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi yang diolah datanya menggunakan komputer, maka pengolahan data akademik pada PAUD Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul lebih efektif dan efisien dibandingkan pengolahan data yang dilakukan secara manual. Program ini akan menghasilkan laporan-laporan yang bersangkutan dengan kegiatan akademik di PAUD Yayasan Ulul Azmi Mardika Gunung Kidul, seperti laporan data siswa laporan data pegawai, laporan data materi, laporan data kelompok, laporan data kelompok siswa, laporan data materi kelompok, laporan data aspek materi, laporan data perkembangan anak, laporan data raport, dan laporan pembayaran SPP 7

11 DAFTAR PUSTAKA Alam, M. Agus J MySql Server dan Aplikasinya dalam Visual Basic 6 dan Delphi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Husni Membuat Aplikasi Database Client-Server dengan Delphi MySql. Yogyakarta: Graha Ilmu. Jogiyanto Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kristanto, Andri Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jogjakarta: Gava Media. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Saputro, Wahju T MySQL Untuk Pemula. Yogyakarta: Citra Pena. 8