PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BARANG DI MALWEAR STORE AMBON NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Afif Ardian

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BARANG DI MALWEAR STORE AMBON NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Afif Ardian kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 THE DESIGN OF INFORMATION SYSTEM FOR GOODS SALES IN MALWEAR STORE AMBON PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA BARANG DI MALWEAR STORE AMBON Afif Ardian Anggit Dwi Hartanto Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In era of globalization and advanced technology nowdays could make everything used to be difficult and impossible tobe completely easy and possible. Computerized technology into all levels and fields make every job faster, including for inventory and sales of goods. Even the usagee of computerization system can minimize the occurrence of errors that may occur when using the manual method. Desingning Information System Inventory and Sales of Goods is planned according to the needs of Malwear Store that currenly still using the manual method. With this design system is able to makes job faster and maximize optium performance. The design of the information system is made with the facilities such as: add data, update data, delete data, report the amount of goods, prices of goods and report of the sold goods. The design of the information system is planned with Java Programming language which use Netbeans 7.1 and MS SQL SERVER 2005 for the database and for design the structure of system as well. The purpose of information system design is ease Malwear Store in workmanship And the report which is needed with the information data that structured well. Keyword: Inventory and Sales, Java, Netbeans 7.1, MS SQL SERVER 2005, Information system, System Information Design.

4 1. Pendahuluan Kemajuan Bidang usaha merupakan salah satu sektor ekonomi yang sangat diperhitungkan di Indonesia, kontribusinya terhadap perekonomian Indonesia dapat dilihat dari perannya dalam pertumbuhan ekonomi nasional, produk domestik bruto (PDB) yang diciptakan, nilai tambah nasional, serta penyerapan tenaga kerja menjadi lebih optimal. Informasi telah berkembang dengan sangat pesat saat ini, oleh karena itu telah banyak perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi menggunakan sistem informasi guna mengumpulkan data, mengolah, menyimpan, melihat kembali, menyalurkan informasi yang dibutuhkan serta membuat segala pekerjaan menjadi lebih cepat, efisien, tepat dan akurat untuk pengambilan keputusan serta meningkatkan usaha tersebut. Malwear Store Ambon merupakan bidang usaha yang bergerak pada penyediaan dan penjualan barang-barang yang memiliki arus data dan informasi yang tinggi. Karena pengolahan data persediaan dan penjualan yang cukup banyak dilakukan dengan cara manual dan belum menggunakan database, maka proses persediaan dan penjualan menjadi tidak efisien dan memerlukan waktu proses yang lebih lama, adapun beberapa data tercecer karena penumpukan berkas tidak teratur. Malwear Store akan semakin berkembang maka kebutuhan pengolahan data dan informasi pun makin bertambah, hal tersebut wajib ditingkatkan guna menjaga kelangsungan perkembangan dan daya saing usaha tersebut kedepan.. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur-unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar bila dibanding biaya untuk mendapatkannya. (Kusrini & Andri Koniyo 2007 : 7-8). 1. Al Fatta Hanif, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan & organisasi modern, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2007, hal.9.

5 2.3 Sistem informasi Penggajian Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menangani masalah-masalah dalam penjualan. Dalam buku Accounting Information Systems dijelaskan sistem informasi penjualan adalah sistem yang membantu perusahaan mengidentifikasi pelanggan untuk barang dan jasa perusahaan, mengembangkan barang dan jasa memenuhi kebutuhan pelanggan, menjual barang dan jasa serta menyediakan dukungan pelanggan. (James A. Hall : 389)). 2.4 Java Java merupakan bahasa pemrograman berorintesi objek dan bebas platform, dikembangkan oleh SUN Micro System dengan sejumlah keunggulan yang memugkinkan Java dijadikan sebagai bahasa pengembangan enterprise NetBeans NetBeans merupakan salah satu proyek open source yang dsponsori oleh Sun Microsystem. Proyek ini berdiri pada tahun 2000 dan telah menghasilkan 2 produk yaitu NetBeans IDE dan NetBeans Platform. NetBeans IDE merupakan produk yang digunakan untuk melakukan pemrograman baik menulis kode, mengompilasi, mencari kesalahan dan mendistribusikan program. Sedangkan NetBeans Platform adalah sebuah modul yang merupakan kerangka awal/fondasi dalam membangun aplikasi desktop yang besar (Wahana Komputer, 2010). 2.6 MySQL SQL merupakan bahas yang digunakan oleh banyak aplikasi atau tool berinteraksi dengan server database. SQL adalah bahasa fungsional yang tidak mengenal iterasi dan tidak bersifat procedural SQL menggunakan perintah-perintah dengan kata-kata sederhana dan mirip dengan bahasa manusia sehari-hari. Pada SQL user hanya menentukan apa hasil akhir yang diinginkan Analisis (Proses Penelitian) Tahapan analisis adalah tahapan di mana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan sistem pengganti diusulkan. Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem yang sedang berjalan, masalah dan kesempatan didefinisikan dan rekomendasi umum untuk bagaimana memperbaiki, meningkatkan atau mengganti sistem yang sedang berjalan diusulkan. Ada 6 (enam) aktivitas utama dalam fase ini : a. Pengumpulan informasi 2 Fikri. Rijajul, dkk, Pemrograman Java, Penerbit andi, Yogyakarta, 2005, hal Taringan. Edi Prima, Menggusai Oracle SQL mencakup Oracle 8i/9i,Penerbit Elex Media Komputindo,Jakarta,2003., hal 9

6 Mengumpulkan informasi tentang bagaimana proses proses yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Kemudian pada titik titik mana saja proses bisnis yang mengalami masalah yang bisa diselesaikan dengan sistem informasi. Kelemahan dari sistem yang sedang berjalan diidentifikasi dan diperbaikan dengan sistem baru. b. Mendefinisikan sistem requirement Dari informasi kelemahan sistem yang didapat, analis sistem kemudian mendefinisikan apa saja sebenarnya yang dibutuhkan oleh sistem yang sedang berjalan untuk mengatasi malasahnya (system requirement). c. Memprioritaskan kebutuhan Memprioritaskan kebutuhan kebutuhan yang dianggap kritis untuk diprioritaskan. d. Menyusun dan mengevaluasi alternatif Setelah menyusun dan memprioritaskan kebutuhan, analis harus menyiapkan alternatif jika seandainya susunan kebutuhan nantinya akan ditolak oleh klien. e. Mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen Mengulas kebutuhan yang sudah ada dengan pihak klien, karena pihak klien lah yang paling tahu kebutuhan sistem mereka. 4. Hasil Penelitian Analisis PIECES digunakan sebagai dasar analisis efektifitas suatu solusi. Kerangka kerja PIECES digunakan untuk mengidentifikasi masalah peluang dan perintah serta menunjukkan pada sejumlah kategori dalam memecahkan masalah, metode pendekatan pada masing masing kategori PIECES adalah sebagai berikut : a. Analisis kinerja (performance) Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughtput) dan waktu tanggap (respon time). Throughtput adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu, sedangkan respone time merupakan keterlambatan ratarata suatu transaksi. Tabel 3.1 Analisis Kerja NO FAKTOR HASIL ANALISIS Jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama waktu tertentu. Misalnya dalam menyelesaikan satu pekerjaan 1. Throughtput dibutuhkan minimal 1 pekerjaan atau 5 menit untuk melayani penjualan kepada pelanggan atau konsumen Malwear Store

7 2. Respon Time Keterlambatan rata-rata transaksi dan tanggapan kepada transaksi. Dalam hal memenuhi permintaan pelanggan, pegawai harus mengecek barang diminta tersedia atau tidak. Maka waktu rata-rata dibutuhkan 5 menit untuk satu transaksi. b. Analisis informasi (information) Informasi merupakan komoditas utama bagi pengguna akhir. Laporan laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Dengan ini diharapkan peningkatan terhadap informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dapat dicapai. Tabel 3.2 Analisis Informasi NO FAKTOR HASIL ANALISIS Sistem pada Malwear Store Ambon saat ini dalam pembuatan laporan 1. Tepat waktu memerlukan waktu rata-rata 1 sampai 2 jam dan manual. Sehingga informasi sampai pada pemilik terlambat dari waktu yang diharapkan. 2. Akurat Sistem yang ada pada Malwear Store Ambon saat ini masih kurang akurat. Kesalahan dalam proses pencatatan data dan juga dalam pembuatan laporan, sehingga proses pengambilan keputusan menjadi kurang tepat. Sistem pada Malwear Store Ambon saat ini masih kurang relevan. dilihat dari 3. Relevan informasi yang dihasilkan kurang memberi manfaat seperti yang diharapkan oleh pemimpin. c. Analisis ekonomi (economy) Merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dirancang. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan atau organisasi. Penghematan didapat dari pengurangan bahan baku dan perawatan.

8 Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan. Tabel 3.3. Analisis Ekonomi NO FAKTOR HASIL ANALISIS Malwear Store Ambon mengolah data penjualan masih secara manual, dan membutuhkan pegawai untuk mencatat 1. Biaya transaksi penjualan, sehingga pengeluaran biaya rata-rata operasional Rp ,- untuk membeli kertas nota dan buku besar Setiap bulannya. Diharapkan dengan adanya sistem 2 Manfaat pengolahan data yang bersifat komputerisasi dapat meminimalisir biaya operasional. d. Analisis pengendalian (control) Pengendalian (control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Control dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem dan menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. Tabel 3.4 Analisis Pengendalian NO FAKTOR HASIL ANALISIS 1. Kontrol Data dapat dibuka dan diolah oleh setiap orang karena tidak adanya pembatasan hak akses. Tidak adanya pengamanan laporan data barang, supplier, penjualan, pembelian. 2 Keamanan Karena laporannya berbentuk buku mengakitbatkan manipulasi, kehilangan dan kerusakan data. e. Analisis efisien (efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan yang paling minmum. Masalah efisiensi membutuhkan peningkatan output dan pengurangan input. Hal yang bisa dinaikkan atau diturunkan bisa berupa orang, uang, bahan, atau sumber daya lain. Tabel 3.5 Analsisis Efisiensi

9 NO FAKTOR HASIL ANALISIS Membutuhkan banyak sumber daya 1. Sumber daya manusia untuk memproses data f. Analisis pelayanan (service) Fokus analisis ini pada tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Kemudahan untuk memperoleh data data yang dibutuhkan untuk prosses evaluasi kerja serta kemudahan bagi bagian keuangan untuk memperoleh informasi. Tabel 3.6 Analisis Pelayanan NO FAKTOR HASIL ANALISIS Pelayanan yang diberikan kepada 1. Pelayanan pegawai dan pemilik terhadap informasi kurang maksimal karena sistem masih bersifat manual dan data masih terpisahpisah pada buku yang berbeda. Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat manfat yang dapat berupa penghematan atau manfaat manfaat baru. Jika manfaat yang diberikan lebih kecil dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk ini disebut analisis biaya/kekurangan (cost/benefit analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan yang baik. Untuk melakukan analisis biaya dan manfaat diperlukan dua komponen yaitu : 1. Komponen biaya a. Biaya pengadaan perangkat keras (hardware) Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan menggunakan laptop acer aspire 4710 dan printer Canon Pixma ip2770 sehingga total biaya pengadaan perangkat keras adalah Rp ,-. b. Biaya pengadaan perangkat lunak (software) Mencakup biaya biaya yang dibutuhkan utuk pembelian perangkat lunak yang diperlukan karena perangkat lunak yang dipakai seperti

10 NetBeans IDE 7.1, MS SQL Server 2005 Express dan ireport merupakan software open source yang sistemnya dapat kita download maka biaya pengadaan perangkat lunak adalah Rp 0,-. 2. Komponen manfaat Manfaat yang didapat dari sistem informasi dapat mengurangi biaya, mengurangi kesalahan kesalahan, meningkatkan kecepatan aktivitas serta meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen. Manfaat dari sistem informasi juga dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) bentuk yaitu : a. Keuntungan berwujud (tangible benefits) Keuntungan berwujud (tangible benefits) merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam perusahaan atau organisasi yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. b. Keuntungan tidak berwujud (intangible benefits) Keuntungan tidak berwujud (intangible benefits) adalah keuntungankeuntungan yang sulit dan tidak dapat diukur dengan bentuk satuan uang. 1) Payback Period Periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun karena keuntungan kumulatif pada tahun ke-1 telah mencapai nilai positif yakni Periode pengembalian secara detail didapat dari perhitungan berikut : ( )/ = 0.53 tahun = 6 bulan 36 hari. 2) ROI (Return of Investment) Perhitungan persentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem dibanding dengan biaya pengadaan sistem. Biaya perhitungan sistem: Biaya pengadaan sistem tahun 0 : Rp ,- Biaya pemeliharaan sistem tahun 1 : Rp ,- Biaya pemeliharaan sistem tahun 2 : Rp ,- Total Biaya (TB) : Rp ,- Total keuntungan yang didapat : Total manfaaat tahun 1 : Rp ,- Total manfaat tahun ke 2 : Rp ,- Total Manfaat (TM) : Rp

11 Perhitungan ROI : ROI = ((TM - TB) / TB) x 100% = (( ) / ) x 100% = % Karena ROI bernilai positif maka proyek layak dijalankan. 3) NPV (Net Present Value) Berikut adalah perhitungan NPV dengan nilai suku bunga 7.25%. Nilai suku bunga diambil dari rata-rata suku bunga Bank Indonesia tanggal 8 oktober Sumber: ( NPV = - biaya tahun 0 + (Proceed 1/(1+i)1) + (Proceed 2/(1+i)2) = ( /( )1)+( /( )2) = ( /1.0725)+( /1.145) = , ,318 = ,984 Karena nilai NPV lebih besar dari 0 maka proyek layak dilaksanakan. 5. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada BAB-BAB sebelumnya, dan setelah melakukan penelitian pada Malwear Store Ambon khususnya pada sistem pengolahan data barang, dapat diambil beberapa kesimpulan. Berikut beberapa hal yang dapat disimpulkan : a. Untuk pembuatan Sistem Informasi penjualan barang pada Malwear Store Ambon dan dalam rangka mendukung perkembangan dan daya saing usaha tersebut kedepan, maka dilakukanlah penelitian yang diawali dari identifikasi permasalahan yang ada, kemudian dilakukan analisis dan perancangan sistem sebagai solusi dari permasalahan yang ada. Selanjutnya dilakukan implementasi dan uji sistem dari rancangan yang sudah dibuat sebelumnya. Untuk penelitian dan identifikasi masalah digunakan teknik wawancara. Adapun untuk analisis kelemahan sistem yang ada saat ini digunakan metode PIECES, yang dilengkapi dengan analisis kebutuhan dan analisis kelayakan. b. Perancangan sistem menggunakan Flowchart System (Aliran Sistem), Data Flow Diagram (Diagram Aliran Data). Adapun perancangan basis data menggunakan Database normalization (Normaslisasi basis data), Relational Database (Relasi Tabel) dan Database Schema (Struktur Tabel). Sebagai

12 penyempurnaan perancangan sistem ditutup dengan perancangan interface input dan interfaces output. c. Tahap selanjutnya dilakukan implementasi program yang sudah dirancang dengan menggunakan aplikasi Netbean IDE 7.1 sebagai olah program dan MS SQL SERVER 2005 sebagai basis data. Adapun langkah-langkahnya diawali dari pembuatan database, tabel dan olah tabel yang dibutuhkan, kemudian dilanjutkan pembuatan sistem setahap demi setahap sesuai perancangan yang sudah ada. d. Setelah sistem selesai dibuat, dilakuan uji program serta uji sistem dengan metode Black Box Testing, dan White Box Testing. Sebagai langkah akhir diterapkan konversi sistem atau transisi antara sistem lama menjadi sistem baru.

13 DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta Fikri. Rijajul, dkk Pemrograman Java, Andi Offset. Yogyakarta Hanif Al Fatta Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset. Yogyakarta James A. F. Stoner Manajemen Jilid 2. Prenhallindo James A. Hall Information Technology Auditing and Assurance : Audit dan Assurance Teknologi Informasi, Buku 2. Salemba Empat Jogiyanto. HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset Kusrini Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta Marwan Asri Marketing. AMP YKPN Yogyakarta Raymond McLeod. Sistem Informasi Manajemen. PT Prenhallindo. Jakarta S. Rachmad Hakim. & Sutanto, M.Si. Ir Mastering java, konsep pemrograman java dan penerapannya untuk membuat software aplikasi. Elex media komputindo. Jakarta Taringan. Edi Prima Menggusai Oracle SQL mencakup Oracle 8i/9i. Elex Media Komputindo. Jakarta Winardi Kamus Ekonomi. Bandung