PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMP NEGERI 3 PEDAN KLATEN. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMP NEGERI 3 PEDAN KLATEN Naskah Publikasi diajukan oleh Sapta Puji Astuti kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 DEVELOPING INFORMATION SYSTEM OF ACCEPTING NEW STUDENT AT SMP NEGERI 3 PEDAN KLATEN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMP NEGERI 3 PEDAN KLATEN Sapta Puji Astuti Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT SMPN 3 Pedan is one of schools which still use manual system for academic process. The purpose of doing this research is to learn and make information system for new students acceptance done by using manual system into the computerization system. The design of system used is using prototype method, a tool used to design the system like DFD (Data Flow Diagram), Flow chart, ERD (Entity Relationship Diagram), whereas the tool for making database is using SQL Server 2000 and the language for programming Basic Visual. The information system for the new students acceptance has more strength in helping the committee to process the data for the new students, students score data, and the selection of those who are accepted or not in this school. In addition, the time efficiency is more assured and it can help the process in making the report quickly. For examples, the data of students who enrol and the list of students who are accepted and not accepted in SMPN 3 Pedan. The result of this research is an application which makes the user easier in analyzing some big data. It is also useful for giving some information as the result of decision making in SMPN 3 Pedan. However, this system has some weaknesses such as from the interface aspect, the information system gives more attractive display recently and from the facility aspect, they can give more facilities. Keywords: system, information system, new students acceptance

4 1. Pendahuluan Di era sekarang pemanfaatan teknologi dengan media komputerisasi begitu erat hubungannya dengan aspek kehidupan manusia. Dengan adanya teknologi yang sangat maju, pendidikan tak boleh ketinggalan juga untuk memanfaatkannya dengan baik agar proses dalam kegiatan yang melingkupinya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Selain itu dengan memanfaatkan teknologi komputer, didapat manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi dan melakukan pengambilan (retrieval) terhadap berbagai macam data. Didukung dengan perangkat lunak yang semakin canggih dan konfigurasi perangkat keras yang tepat, sekolah dapat membangun sistem informasi manajemen yang handal dan berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja pendidikan secara keseluruhan. SMP Negeri 3 Pedan Klaten merupakan salah satu sekolah negeri menengah pertama yang ada di Kecamatan Pedan. Dengan berdirinya SMP Negeri 3 Pedan Klaten maka semakin lengkap pula lembaga pendidikan sekolah menengah pertama di wilayah kecamatan pedan. Selama ini, Sistem Informasi di SMP Negeri 3 Pedan Klaten bisa dikatakan kurang optimal. Sebagai contoh yaitu saat penerimaan siswa baru, SMP Negeri 3 Pedan Klaten masih menggunakan sistem penerimaan manual yang mana setiap siswa yang mendaftar harus mengisi formulir yang tersedia terlebih dahulu. Selanjutnya guru dan staff yang bertanggung jawab dalam kegiatan PSB harus menyeleksi satu-satu formulir yang di isi oleh calon siswa baru. Tentunya ini memakan waktu dan tenaga yang tidak sedikit, karena setelah menyeleksi calon siswa mana yang diterima atau tidak diterima panitia masih harus merekap ulang rentang daftar nama beserta nilai yang bersangkutan. Dengan sistem manual seperti ini pasti akan menghabiskan waktu yang lama dan kurang efektif. Padahal keberadaan penerimaan siswa baru merupakan salah satu kegiatan rutin setiap tahun ajaran baru pada lembaga pendidikan. Selain itu tanpa adanya sistem informasi yang menunjang pada saat penerimaan siswa baru, akan memberikan dampak negatif pada sekolah tersebut karena keterlambatan dalam pengambilan keputusan untuk penerimaan siswa baru. Padahal para pendaftar sangat menginginkan hasil yang cepat dan akurat untuk dapat mengetahui apakah diterima atau tidak di sekolah tersebut. Berdasarkan masalah di atas, sudah seharusnya SMP Negeri 3 Pedan Klaten memiliki sebuah sistem informasi yang baik. Oleh karena itu penulis menawarkan sebuah solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut dengan membuat Aplikasi

5 berjudul Pembuatan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru SMP Negeri 3 Pedan Klaten. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat mempermudah para guru dan staff dalam pengambilan keputusan pada saat penerimaan siswa baru dengan efektif dan efisien. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerima. 1 Tujuan dari sistem informasi yaitu menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian serta dalam pengambilan keputusan. Pada dasarnya sistem informasi manajemen ialah berhubungan dengan laporan di masa yang akan datang Komponen Sistem Informasi Didalam sistem informasi berbasis komputer dalam organisasi terdiri dari komponen komponen berikut : a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras yang digunakan untuk input, proses dan output. b. Perangkat lunak, yaitu program atau aplikasi berupa perintah yang diberikan ke komputer. c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. e. Manusia, yaitu pengguna aplikasi yang dapat meliputi manajer, analisi, programmer dan operator sehingga bertanggung jawab perawatan sistem tersebut. 3. Analisis (Proses Penelitian) Analisis sistem bertujuan untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi, selain itu dapat juga untuk mengetahui permasalahn yang berkaitan dengan pengembangan perusahaan/organisasi juga untuk mengetahui kelemahan pada sistem yang lama atau pada sistem yang baru. Untuk memastikan suatu sistem baru layak tau tidak maka diperlukan analisis PIECES. 1 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, hal 9

6 a. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah peerjaan yang dapat diselesaikan suatu waktu terentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut. Analisis kinerja pada sistem lama tersebut adalah 1) Lambatnya proses pengolahan data penerimaan siswa baru yang membutuhkan waktu sekitar 10 menit untuk menyampaikan laporan penerimaan siswa baru. 2) Jumlah informasi yang dihasilkan lebih sedikit. 3) Hasil tidak efektif dan efisien karena waktu tanggap cukup lama dalam pencarian data yang masih manual. b. Analisis Informasi (Information) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka organisasi atau instansi akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. Analisis Informasi pada sistem lama tersebut adalah 1) Informasi data siswa baru dirasa kurang akurat, tidak tepat waktu dan tidak relevan karena belum dapat memproses laporan penerimaan siswa baru dalam waktu yang singkat. 2) Kurangnya kualitas informasi yang didapatkan, diakibatkan karena proses pencarian data yang lama. c. Analisis Ekonomi (Economy) Merupakan perhitungan manfaat-manfaat atau keuntungan serta biaya yang dikeluarkan atas sistem yang sedang berjalan pada organisasi atau instansi. Analisis ekonomi pada sistem lama tersebut adalah 1) Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat-alat tulis yang digunakan pada formulir pendaftaran dan penyimpanan dokumen karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan data yang salah tidak dapat diperbaiki. 2) Keuntungan yang masih minimal yang didapatkan karena jumlah pekerja sedikit sedangkan beban kerja besar.

7 d. Analisis Kendali (Control) Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan data dan informasi. Analisis kendali pada sistem lama tersebut adalah : 1) Pengendalian untuk mendeteksi kesalahan yang dilakukan masih rendah 2) Memungkinkan adanya penyalahgunaan sistem, missal oleh pihak yang tidak bertanggung jawab untuk memanupulasi data. e. Analisis Efisiensi (Eficiency) Analisis efisiensi merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi berkaitan dengan apakah terjadi proses yang boros dan tidak ada gunanya yang berkaitan dengan perbandingan input dan output. Analisis efisiensi pada sistem lama tersebut yaitu beban kerja yang banyak sehingga melibatkan daya yang banyak pula. f. Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan terhadap pelayanan yang berikan oleh sistem berhubungan kepuasan dari user. Analisis pelayanan pada sistem lama tersebut adalah : 1) Kurangnya peningkatan terhadap pelayanan informasi 2) Pelayanan Informasi yang cepa kepada pihak yang membutuhkan masih minimum 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Setelah dilakukan penelitian dan uji coba software maka hasil didapat adalah sebagai berikut : a. Tampilan Form Login Pada saat program pertama kali dijalankan maka yang akan keluar adalah form login. Form ini adalah form yang menentukan untuk masuk kedalam form lainnya. Form ini digunakan untuk membatasi pengguna program, yang mana pengguna yang dapat mengakses adalah pengguna yang sudah mempunya username dan password didalam database. Jika NIP dan password benar maka akan masuk ke menu utama dan form login ini akan hilang. Jika tidak punya akun nip dan password dapat memilih tab daftar. Tampilan form login seperti gambar dibawah ini.

8 b. Tampilan Form Menu Utama Form menu utama akan muncul jika pengguna memasukkan NIP dan password dengan benar sesuai yang ada pada database. Pada form utama terdiri dari beberapa menu telah aktif dan siap digunakan untuk mengolah data. Menu-menu tersebut antara lain : 1) File terdiri dari sub Log out dan Keluar. 2) Master data terdiri dari sub data provinsi, data kabupaten, dan data asal sekolah. 3) Proses terdiri dari sub Pendaftaran, seleksi dan daftar ulang. 4) Pengaturan terdiri dari sub pengaturan sistem, pengaturan gelombang dan ganti password. 5) Laporan terdiri dari laporan pendaftar, laporan hasil seleksi, laporan range nilai dan laporan daftar ulang. 6) Bantuan terdiri dari sub tentang program.

9 c. Keunggulan Sistem Keunggulan dari aplikasi sistem penerimaan siswa baru pada SMP Negeri 3 Pedan Klaten adalah sebagai berikut: 1) Sistem dapat memperbaiki pola kerja yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi. 2) Sistem yang dibuat secara terkomputerisasi dapat digunakan untuk mendata calon siswa yang mendaftar, proses seleksi dan daftar ulang. 3) Komputerisasi Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ini dapat menghasilkan laporan pendaftar, laporan hasil seleksi, laporan range nilai pendaftar dan laporan daftar ulang d. Kelemahan Sistem Kelemahan pada sistem informasi penerimaan siswa baru SMP Negeri 3 Pedan Klaten antara lain sebagai berikut: 1) Sistem informasi penerimaan siswa baru ini tidak menangani transaksi pembayaran pada saat daftar ulang hal ini terkait dari batasan masalah dalam pembuatan sistem ini. 2) Sistem informasi penerimaan siswa baru ini masih bersifat standalone belum bersifat client-server. e. Pemeliharaan Sistem Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang terus dilakukan selam sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya sistem pemeliharaan maka sistem tersebut dapat di kontrol, sehingga ketika dioperasikan tidak akan mengalami hambatan. 1) Kegiatan pemeliharaan perangkat keras a) Melakukan perawatan minimal satu bulan sekali terhadap perangkat keras, misalnya dibersihkan dari debu b) Pengecekan kipas dan power supply maupun kipas pendingin prosesor agar dapat bekerja dengan baik c) Pengecekan printer untuk cetak laporan atau kartu pendaftaran. 2) Kegiatan pemeliharaan perangkat lunak a) Pembuatan backup data atau penyimpanan data cadangan dalam media lain seperti harddisk, CD atau flasdisk.

10 b) Mencatat berbagai permasalah-permasalahan yang muncul, jika sewaktu-waktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa disesuaikan. c) Menginstall Anti Virus d) Memisahkan file-file data dengan master-master atau membuat partisi yang dikhususkan untuk memisahkan file data-data dengan master program. 5. Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi yang sudah dijelakan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : a. Sistem informasi penerimaaan siswa baru dibuat secara komputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi berkualitas. b. Sistem informasi penerimaan siswa baru dapat mempercepat dalam proses pengambilan keputusan karena dengan proses seleksi secara komputerisasi tanpa staff atau panitia mengurutkan secara manual. c. Sistem informasi penerimaan siswa baru ini dapat membantu atau mempermudah kinerja guru atau karyawan panitia Penerimaan Siswa Baru pada SMP Negeri 3 Pedan Klaten dalam proses input data, proses seleksi sampai laporan sehingga dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi saat menggunkan sistem manual. d. Mengingat data yang di input kan pada saat daftar ulang terlalu banyak maka sistem informasi penerimaan siswa baru ini dapat mempermudah panitia dalam pengisian data pribadi, kesehatan, keterangan orang tua pada saat daftar ulang secara komputerisasi.

11 Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Jogianto, H.M ANALISIS & DESAIN SISTEM INFORMASI: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kusrini Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Mc Leod,Raymond Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Prenhallindo. Sunyoto, Andi Pemograman Database dengan Visual Basic dan microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit ANDI.