Prosedur Mutu Pemeliharaan/Perbaikan Barang PM-SARPRAS-04

Transkripsi

1 Prosedur Mutu Pemeliharaan/Perbaikan Barang

2 Telp. (024) , , Fax. (024) dari 5 1. TUJUAN Prosedur ini ditetapkan agar proses pemeliharaan/perbaikan barang di Universitas Negeri Semarang dapat menjamin bahwa semua aset dapat digunakan setiap saat. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur ini mencakup pengajuan surat permohonan pemeliharaan/perbaikan sampai dengan pelaksanaan pemeliharaan/ perbaikan di Universitas Negeri Semarang Prosedur ini tidak mencakup pemeliharaan asset perangkat lunak. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan ISO 91 : 28 Klausul 6.3 Prasarana 3.2. PP. Nomor 38 Tahun 28 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 26 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah 3.3. Pedoman International Workshop Agrement (IWA) 2 4. DEFINISI Pemeliharaan/perbaikan barang adalah suatu kesatuan kegiatan langsung untuk menjaga suatu barang agar tetap dalam kondisi mampu melayani. 5. KETENTUAN UMUM 5.1. Pemeliharaan/perbaikan barang dalam prosedur ini meliputi semua barang/aset yang berada di lingkungan Universitas Negeri Semarang Pemeliharaan barang dalam prosedur ini meliputi pemeliharaan yang bersifat rutin/berkala Perbaikan barang dalam prosedur ini meliputi perbaikan atas barang yang memerlukan tindakan perbaikan diluar pemeliharaan rutin/berkala.

3 Telp. (024) , , Fax. (024) dari 5 6. PROSEDUR 6.1. Diagram Proses Pemeliharaan/Perbaikan Unit Kerja Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (BAUK) Penyedia Jasa Pemborong/ Pelaksana Mulai Mengajukan permohonan perbaikan/pemelihara an kepada PR II Mendisposisikan kepada kepala BAUK untuk mengecek alokasi dana untuk perbaikan/pemelihara -an barang/asset Mengecek alokasi dana untuk perbaikan/pemeliharaan barang/asset Dana tersedia? Tidak Memasukkan pengajuan tersebut sebagai bahan penyusunan alokasi dana tahun berikutnya Melakukan cek & survey lapangan Melakukan verifikasi gambaran perbaikan/ pemeliharaan beserta RAB Mengajukan gambaran perbaikan/ pemeliharaan beserta RAB kepada PR 2 Membuat gambaran perbaikan/ pemeliharaan & menyusun RAB Tidak Diterima? Melaksanakan kegiatan pemeliharaan/ perbaikan Langsung? Tdk Memberikan persetujuan RAB Dikerjakan Dikerjakan oleh Penyedia Jasa Pemborong/ Pelaksana Selesai

4 Telp. (024) , , Fax. (024) dari Rincian Prosedur : Mulai Unit kerja mengajukan permohonan pemeliharaan/perbaikan kepada Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum mendisposisikan surat permohonan tersebut kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepagawaian untuk mengecek alokasi dana untuk pemeliharaan/perbaikan barang/asset tersebut Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian mengecek alokasi dana untuk pemeliharaan/perbaikan barang/asset Jika alokasi dana tidak tersedia maka Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian memasukkan pengajuan tersebut sebagai bahan penyusunan alokasi dana tahun berikutnya dan proses selesai Jika Alokasi dana tersedia maka Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian melakukan cek dan survey lapangan guna mengetahui kondisi sebenarnya terkait pengajuan pemeliharaan/perbaikan barang/asset yang bersangkutan Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian membuat gambaran pemeliharaan/perbaikan dan menyusun Rencana Anggaran dan Belanja (RAB) Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian mengajuakan gambaran pemeliharaan/perbaikan beserta RAB kepada Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum melakukan verifikasi terhadap RAB.

5 Telp. (024) , , Fax. (024) dari Jika hasil verifikasi tidak diterima maka RAB dikembalikan kepada Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian untuk diperbaiki dan kembali ke proses no Jika diterima Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum memberikan persetujuan terhadap RAB, maka Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara langsung atau dengan cara pengadaan penyedia jasa pemborong Selesai. 7. LAMPIRAN 7.1. FM-01-SARPRAS-04 Permohonan Pemeliharaan/Perbaikan Barang.