Prosedur Mutu Pemeliharaan/Perbaikan Barang Unit PM-SARPRAS-07

Transkripsi

1 Prosedur Mutu Pemeliharaan/Perbaikan Barang Unit PM-SARPRAS-07

2 Telp. (024) , , Fax. (024) dari 7 1. TUJUAN Prosedur ini ditetapkan agar proses pemeliharaan barang/aset di unit dapat menjamin bahwa semua aset dapat digunakan setiap saat dibutuhkan. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur ini mencakup pengajuan surat permohonan pemeliharaan/perbaikan sampai dengan pelaksanaan pemeliharaan/perbaikan Prosedur ini tidak mencakup pemeliharaan asset perangkat lunak. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan ISO 91 : 28 Klausul 6.3 Prasarana 3.2. PP. Nomor 38 Tahun 28 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 26 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah 3.3. Pedoman International Workshop Agrement (IWA) 2 4. DEFINISI 4.1. Pemeliharaan/perbaikan barang adalah suatu kesatuan kegiatan langsung untuk menjaga suatu barang agar tetap dalam kondisi mampu melayani. 5. KETENTUAN UMUM 5.1. Pemeliharaan/perbaikan barang dalam prosedur ini meliputi semua barang/aset yang berada di Unit Universitas Negeri Semarang Pemeliharaan barang dalam prosedur ini meliputi pemeliharaan yang bersifat rutin/berkala Perbaikan barang dalam prosedur ini meliputi perbaikan atas barang yang memerlukan tindakan perbaikan diluar pemeliharaan rutin/berkala.

3 Telp. (024) , , Fax. (024) dari 7 6. PROSEDUR 6.1. Diagram Proses Pemeliharaan Rutin/Berkala Jurusan/Bagian Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum Subbag Umum dan Kepegawaian Mulai Mengajukan surat permohonan pemeliharaan kepada PD II memasukkan daftar permohonan tersebut ke dalam program kerja tahunan Melakukan cek & survey lapangan Mengajukan RAB pemeliharaan kepada PD II Melakukan verifikasi RAB pemeliharaan barang/aset Tidak Diterima? Melaksanakan kegiatan pemeliharaan barang/aset Langsung? Tdk Memberikan persetujuan RAB Dikerjakan Dikerjakan oleh Selesai

4 Telp. (024) , , Fax. (024) dari 7 Perbaikan Mendadak Jurusan/Bagian Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum Subbag Umum dan Kepegawaian Mulai Mengajukan surat permohonan perbaikan kepada PD II Menerima surat permohonan perbaikan & memerintah Kasubbag Umpeg untuk mengecek barang/aset tsb Mengecek barang/aset yang akan diperbaiki & melaporkan ke PD II Memasukkan pengajuan tersebut sebagai bahan penyusunan alokasi dana tahun berikutnya Mengecek alokasi dana untuk perbaikan barang/asset Tdk Dana tersedia? Memerintahkan Kasubbag Umpeg unt melaksanakan kegiatan perbaikan Melakukan cek & survey lapangan Membuat gambaran perbaikan & menyusun RAB Mengajukan gambaran perbaikan beserta RAB kepada PD II Tidak Diterima? Langsung? Melaksanakan kegiatan perbaikan Tdk Memberikan persetujuan RAB Dikerjakan Dikerjakan oleh Selesai

5 Telp. (024) , , Fax. (024) dari Rincian Prosedur : Pemeliharaan Rutin/Berkala a) Mulai. b) Unit kerja mengajukan daftar permohonan pemeliharaan/perbaikan kepada Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum pada awal tahun. c) Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum memasukkan daftar permohonan tersebut dalam program kerja tahunan yang selanjutnya akan dibahas dan disetujui dalam rapat kerja tahunan. d) Bila program kerja tersebut sudah disetujui maka akan dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan oleh Subbag Umum dan Kepegawaian dengan persetujuan Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum. e) Subbag Umum dan Kepegawaian melakukan cek dan survey lapangan guna mengetahui kondisi sebenarnya terkait barang/asset yang akan diperbaiki. f) Subbag Umum dan Kepegawaian membuat gambaran pemeliharaan/perbaikan dan menyusun Rencana Anggaran dan Belanja (RAB) dengan persetujuan Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum. g) Subbag Umum dan Kepegawaian melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara langsung atau dengan cara menunjuk rekanan sesuai kondisi barang yang rusak. h) Jika menggunakan rekanan, maka Subbag Umum dan Kepegawaian mengadakan negosiasi dan membuat kesepakatan pemeliharaan/ perbaikan barang/asset. i) Rekanan melakukan pemeliharaan/perbaikan barang/asset sesuai dengan kesepakatan.

6 Telp. (024) , , Fax. (024) dari 7 j) Subbag Umum dan Kepegawaian melakukan pengecekan barang/asset yang telah diperbaiki rekanan untuk memastikan bahwa pemeliharaan/perbaikan telah dilaksanakan sesuai kesepakatan. k) Bagian keuangan membayar ongkos pemeliharaan/perbaikan. l) Selesai Perbaikan Mendadak a) Mulai. b) Unit kerja mengajukan permohonan pemeliharaan/perbaikan kepada Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum. c) Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum mendisposisikan surat permohonan tersebut kepada Subbag Umum dan Kepagawaian untuk mengecek alokasi dana untuk pemeliharaan/perbaikan barang/asset tersebut. d) Subbag Umum dan Kepegawaian mengecek alokasi dana untuk pemeliharaan/perbaikan barang/asset. e) Jika alokasi dana tidak tersedia maka Subbag Umum dan Kepegawaian memasukkan pengajuan tersebut sebagai bahan penyusunan alokasi dana tahun berikutnya dan proses selesai. f) Jika Alokasi dana tersedia maka Subbag Umum dan Kepegawaian melakukan cek dan survey lapangan guna mengetahui kondisi sebenarnya terkait pengajuan pemeliharaan/perbaikan barang/asset yang bersangkutan. g) Subbag Umum dan Kepegawaian membuat gambaran pemeliharaan/perbaikan dan menyusun RAB dengan persetujuan Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum.

7 Telp. (024) , , Fax. (024) dari 7 h) Subbag Umum dan Kepegawaian melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara langsung atau dengan cara menunjuk rekanan sesuai kondisi barang yang rusak. i) Jika menggunakan rekanan, maka Subbag Umum dan Kepegawaian mengadakan negosiasi dan membuat kesepakatan pemeliharaan/ perbaikan barang/asset. j) Rekanan melakukan pemeliharaan/perbaikan barang/asset sesuai dengan kesepakatan. k) Subbag Umum dan Kepegawaian melakukan pengecekan barang/asset yang telah diperbaiki rekanan untuk memastikan bahwa pemeliharaan/perbaikan telah dilaksanakan sesuai kesepakatan. l) Bendahara pengeluaran pembantu membayar ongkos pemeliharaan/perbaikan. m) Selesai. 7. LAMPIRAN 7.1. FM-01-SARPRAS-07 Permohonan Pemeliharaan/ Perbaikan Barang.