BAB 3 DEVELOPMENT. mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (kode TGKA)

Transkripsi

1 BAB 3 DEVELOPMENT 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Latar Belakang Perusahaan Perusahaan yang bergerak dalam jual beli yang didirikan pada tanggal 1919 sebagai perusahaan keluarga. Pada tahun 1960 perusahaan memulai import produkproduk konsumsi sebagai tambahan bisnis utama, yaitu komoditi ekspor. Tonggak pertama ditandai dengan transformasi dari perusahaan jual beli yang bergerak di bidang sales and distribution ke perusahaan yang terpisah yang mulai beroperasi pada tahun 1988, yang kemudian berkembang menjadi perusahaan distribusi publik dengan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (kode TGKA) pada April Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT. Tigaraksa Satria Tbk adalah mensukseskan dan unggul sebagai pemicu pasar dalam organisasi sales and distribution. Adapun misi dari PT. Tigaraksa Satria Tbk adalah memastikan esensial kehidupan agar lebih mudah diakses. 36

2 Struktur Organisasi 1. Cabang Bagian Administrasi. Gambar 3.1 Struktur Organisasi untuk Cabang Bagian Administrasi. 2. Cabang Bagian Salesman. Gambar 3.2 Struktur Organisasi untuk Cabang Bagian Salesman.

3 38 Tugas dan Tanggung Jawab Cabang Bagian Administrasi. 1) Regional Control a. Mengawasi kegiatan administrasi dari semua area sales manager. 2) Business Administration / Head of Acconting : a. Memastikan aplikasi - aplikasi sistem di perusahaan ( Scylla/Tira S&D, BW, SAP, ROFO, Intrasit, Incentive dan TFM) baik di subdist maupun cabang berjalan dengan baik beserta akurasi data yang akurat. b. Memastikan aktifitas user di Cabang berjalan sesuai SOP yang telah ditetapkan. c. Koordinator dan Trainer bagi user di cabang yang membutuhkan informasi dari system-sistem di Tigaraksa. d. Menyetujui ROFO, PO, dan hasil pemeriksaan barang-barang rusak dari kepala gudang. 3) Admin Coordinator a. Mengawasi semua kegiatan admin pada semua cabang Tira S&D. 4) Kepala Gudang a. Mengecek barang retur berdasarkan BPPR yang diberikan oleh Area Sales Supervisor. b. Menyetujui BPPR sebelum diberikan ke admin sales untuk diinput.

4 39 c. Menyiapkan barang yang akan diantarkan ke customer sesuai dengan summary order. d. Menyiapkan barang yang akan dibawa oleh canvasser untuk dijual. e. Menerima barang yang dipesan dari Central Warehouse. f. Melakukan stock opname. g. Mengecek kondisi barang pada periode tertentu. 5) Inkaso a. Mengurus pembayaran pemesanan dari outlet dan invoice retur. 6) Admin / Admin Sales a. Membuat Sales Order yang diterima dari outlet. b. Membuat rekapan order dari sales order yang ada. c. Memproses shipment apabla barang telah siap dikirim. d. Memproses POD apabila barang telah sampai ke outlet. Cabang bagian Salesman. 7) Regional Sales Manager (RSM) a. Mengotorisasikan penjualan dengan kondisi outlet bermasalah. b. Mengontrol penjualan dan salesman dengan tingkat regional. 8) Area Sales Manager (ASM) a. Mengotorisasikan penjualan dengan kondisi outlet bermasalah.

5 40 b. Membantu dalam mendistribusikan Activity dari Proses Integrator, local promotion dan National Promotion ke subdist. c. Memastikan aplikasi - aplikasi sistem di perusahaan ( Scylla/Tira S&D, BW, SAP, ROFO, Intrasit, Incentive dan TFM) baik di subdist, DC, maupun system Info di cabang berjalan dengan baik beserta akurasi data yang akurat. d. Koordinator dan Trainer bagi user di cabang yang membutuhkan informasi dari system-sistem di Tigaraksa. e. Bersama ASS/ASM/BA mengunjungi subdist untuk melakukan checking aplikasi subdist ( hardware dan software) secara berkala. 9) Area Sales Supervisor (ASS) a. Mengotorisasikan penjualan dengan kondisi outlet bermasalah. 10) Salesman a. Mengumpulkan order dari outlet. b. Menawarkan produk ke customer ( tipe canvasser). c. Membuat Canvassing Goods Request (CGR) ( tipe canvasser). d. Membuat Laporan Penjualan dan Pembayaran Canvas ( LPPC). e. Membuat Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur. f. Mengambil barang retur dari outlet dan memberikannya ke Bagian Gudang ( tipe canvasser). g. Memberikan invoice retur kepada outlet.

6 Masalah yang dihadapi Masalah yang mendasari pembuatan skripsi ialah aplikasi Tira S&D berada di tahap development dimana testing menjadi salah satu bagian dari proses tersebut. 3.2 Struktur Organisasi Development Gambar 3.3 Struktur Organisasi Development. 1) Project Sponsor a. Menyediakan fasilitas untuk tim untuk membuat system Tira S&D 2) Project Solution a. Memberi solusi masalah jika project owner tidak bisa menangani masalah yang bersangkutan.

7 42 3) Project Owner a. Mengawasi kegiatan application team dan development team. b. Mengatur waktu pengerjaan proyek. c. Melaporkan masalah kepada project solution, apabila masalah tidak dapat diselesaikan sendiri. Application Team 1) System Integrator a. Mengintegrasikan beberapa sistem seperti Scylla dan SAP ke dalam Tira S&D. 2) Team Lead a. Mengawasi pekerjaan analyst dan team member. 3) Analyst a. Melakukan system studi kelayakan, menganalisis dan mendesain rancangan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan aplikasi. Bekerja sama dengan programmer untuk menyelesaikan masalah yang datang dari user, dan menyediakan bantuan aplikasi teknis kepada user. 4) Team Member a. Menguji setiap modul dalam aplikasi Tira S&D. b. Membuat functional specification.

8 43 Technical Team 1) System & DB Designer a. Mendesain struktur sistem serta database aplikasi Tira S&D berdasarkan kebutuhan bisnis. 2) Programmer a. Membuat koding program b. Memperbaiki order pada aplikasi Tira S&D

9 Proses Bisnis Proses Bisnis Sales Tipe Taking Order Berikut adalah proses bisnis dari Sales Tipe Taking Order : Gambar 3.4 Proses Bisnis Sales Tipe Taking Order 36

10 45 Proses bisnis yang sedang berjalan pada TO Sales (Taking Order) adalah Salesman TO menerima Order dari outlet berupa PO hardcopy dan mengecek PO tersebut. Apabila PO tersebut bermasalah (masalah tunggakan piutang, pembayaran tidak lancar, over credit dan beresiko kredit tinggi) Salesman menyerahkan PO tersebut untuk diotorisasi oleh pejabat yang berwenang (Area Supervisor (ASS), Area Sales Manager (ASM) atau Regional Sales Manager (RSM)). Apabila SO tidak bermasalah, Salesman akan meminta otorisasi dari Area Supervisor (ASS). Setelah itu, Salesman memberikan PO tersebut ke Admin Sales yang berada di cabang. TO1. Admin Sales membuat, menyimpan atau memproses langsung Sales Order kedalam sistem apabila semua SO tersebut sudah fix. TO2. Apabila pembelian secara kredit dan credit limit customer telah melebihi batas, SO harus di otorisasi oleh Area Supervisor (ASS) dan Admin Sales akan menyetujui SO tersebut dengan catatan SO tersebut terdapat kredit limit. TO3. Apabila terdapat konfirmasi perubahan Tipe Order dan Salesman pada Sales Order, maka Admin Sales melakukan perubahan-perubahan tersebut pada saat pembuatan Sales Order. TO4. Apabila outlet memberitahukan ada perubahan pesanan kepada Sales, maka Sales akan memberitahukan Admin Sales dan Admin Sales langsung mencari Sales Order tersebut dan merubah isi Sales Order yang telah dibuat sebelumnya. TO5. Apabila Admin Sales ingin mengetahui apakah outlet mendapatkan promosi (barang dan uang) atau diskon, Admin Sales dapat menghitung promosi dan diskon pada saat pembuatan Sales Order.

11 46 TO6. Apabila Admin Sales tidak menyetujui SO secara langsung karena suatu alasan tertentu, maka Admin Sales menunda menyetujui SO dan akan menyetujui SO pada menu Process Order. TO7. Apabila outlet membatalkan pesanan, outlet akan menghubugi Sales dan Sales akan memberitahukan kepada Admin Sales dan Admin Sales langsung mencari Sales Order tersebut dan langsung membatalkannya. TO8. Setelah pembuatan SO selesai, dilanjutkan dengan membuat Summary Order dengan cara mencari Sales Order Sales Order yang akan direkap dan memproses rekapan tersebut di dalam sistem. Setelah itu, Admin Sales mencetak rekapan Order tersebut dan memberikannya ke Kepala Gudang untuk picking barang yang akan diantarkan ke outlet. TO9. Apabila terjadi kesalahan pada perekapan Order yang dilakukan oleh Admin Sales, maka Admin Sales langsung mencari rekapan order tersebut dan langsung membatalkan rekapan order tersebut kedalam sistem. TO10. Selain Summary Order, Admin Sales juga membuat Delivery Note, dan Surat Jalan dengan cara mencari Sales Order yang barang-barang nya akan dikirim. Apabila terdapat perbedaan jumlah barang (barang pesanan dan barang bonus) yang dikirim dengan jumlah barang yang ada di Sales Order, maka Admin Sales akan mengedit jumlah barang serta menginput No. Batch barang yang akan dikirim pada Sales Order tersebut. Setelah itu, Admin Sales membuat, memproses Shipment ataupun menyimpan Shipment tersebut terlebih dahulu. Apabila Shipment telah diproses, Admin Sales dapat mencetak 2 rangkap Delivery Note, dan Surat Jalan yang akan diberikan kepada Bagian

12 47 Gudang beserta PO Customer. Lalu Bagian Gudang memberikan 2 rangkap Deleivery Note, Surat Jalan, PO customer, dan barang yang telah dipesan ke petugas delivery. Petugas delivery mengantarkan Deleivery Note, PO customer dan barang pesanan ke oultet, lalu outlet menandatangani kedua rangkap Faktur Delivery Note tadi sebagai tanda bahwa barang-barang yang datang sesuai dengan PO. Lalu petugas delivery menyerahkan 1 rangkap Delivery Note dan barang pesanan kepada outlet. TO11. Apabila barang yang dipesan tidak jadi dikirimkan, Admin Sales salah mengiput Batch no, atau Shipment Qty, maka Admin Sales langsung mencari Shipment tersebut dan langsung langsung membatalkan shipment kedalam sistem. TO12. Setelah itu, petugas delivery menyerahkan Faktur Delivery Note dan PO kepada Admin Sales untuk melakukan POD (Proof of Delivery) ke dalam sistem sebagai tanda bahwa barang sudah sampai ke tangan outlet dengan cara mencari Sales Order yang akan diproses POD-nya. Apabila terdapat perbedaan jumlah barang (barang pesanan dan barang bonus) yang diterima outlet dengan jumlah barang yang ada di Sales Order, maka Admin Sales akan mengedit jumlah barang yang akan diterima outlet pada Sales Order tersebut. Setelah itu, Admin Sales akan memproses POD dari Sales Order tersebut. TO13. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam penghitungan barang yang sampai ke outlet, maka Admin Sales akan mencari Sales Order yang akan dibatalkan POD-nya dan langsung membatalkan proof of delivery (POD) kedalam sistem.

13 48 TO14. Apabila POD sudah dilakukan, Admin Sales membuat Invoice beserta Faktur Pajak dengan cara mencari Sales Order yang akan diproses Invoice nya dan langsung memproses Invoice tersebut. Setelah diproses Admin Sales akan mencetak Invoice dan 2 rangkap Faktur yang akan diberikan ke Admin Inkaso sebagai dasar untuk penagihan ke outlet. TO15. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam memilih Sales Order yang akan diproses Invoice nya, maka Admin Sales akan mencari Invoice tersebut dan membatalkan Invoice kedalam sistem. TO16. Pada periode tertentu, Admin Sales dapat mencetak beberapa laporan seperti Laporan pembelian outlet per produk, Laporan penjualan per outlet per principal, Laporan Secondary Sales Detail, Laporan Promosi Uang dan Barang untuk diserahkan ke Area Sales Supervisor (ASS).

14 Proses Bisnis Sales Return Tipe Taking Order Berikut adalah proses bisnis Sales Return Tipe Taking Order : Gambar 3.5 Proses Bisnis Sales Return Tipe Taking Order Outlet akan memberikan informasi return kepada salesman pada saat Salesman mengambil order outlet. Salesman akan mencatat data return pada Bukti Persetujuan dan Penerimaan Return (BPPR) sebanyak 3 rangkap, yang akan ditandatangani oleh outlet yang bersangkutan dan salesman itu sendiri. Salesman akan memberikan Bukti Persetujuan dan Penerimaan Return kepada Area Sales Supervisor. Area Sales Supervisor akan mengecek data BPPR tersebut, jika BPPR disetujui maka Area Sales

15 50 Supervisor akan menandatangani BPPR tersebut. Setelah ditandatangani, Area Sales Supervisor akan memberikan BPPR rangkap 1 kepada Salesman dan BPPR rangkap 2 dan 3 ke Bagian Gudang. Salesman akan memberikan BPPR rangkap 1 kepada petugas delivery sebagai referensi untuk mengambil produk return dari outlet. Petugas delivery akan memberikan produk return ke Bagian Gudang. Bagian Gudang akan mengecek produk return tersebut berdasarkan BPPR yang sudah diterima dari Area Sales Supervisor. RT1. Jika disetujui, Bagian Gudang akan menandatangani BPPR 2 rangkap lalu memberikan selembar BPPR tersebut ke Admin Sales. Admin Sales akan menginput data return tersebut ke dalam Tira S&D. Sales Return yang sudah diinput dapat diedit, diproses, atau dibatalkan. RT2. Admin Sales dapat memproses dan mencetak Invoice Return untuk diberikan ke Admin Inkasso. Invoice Return akan dicetak sebanyak 2 rangkap apabila ada permintaan dari outlet yang bersangkutan. RT3. Admin Sales akan mencetak Laporan Return by Reason secara periodik untuk diberikan ke Area Sales Supervisor.

16 Proses Bisnis Sales Tipe Canvas Berikut adalah proses bisnis Canvas Sales : Gambar 3.6 Proses Bisnis Sales Tipe Canvas Canvasser melakukan kunjungan ke outlet sesuai dengan jadwal kunjungan, cek stock di outlet yang dikunjungi. Rapikan pajangan barang. Hitung kebutuhan barang untuk outlet yang bersangkutan. Ajukan kebutuhan barang ke outlet. Lalu outlet memesan sesuai dengan kebutuhan dan Canvasser mengisi form Nota Penjualan Kanvas (NPK) sebanyak 3 rangkap dan menandatanganinya. Setelah mengisi NPK, Canvasser

17 52 menyiapkan barang-barang yang dipesan oleh outlet dan meyerahkan barang-barang tersebut beserta 3 rangkap NPK tadi untuk ditandatangani oleh pihak outlet. Setelah itu, outlet menyerahkan uang sejumlah barang yang dibeli dan NPK tadi ke Canvasser. Berdasarkan NPK & hasil pembayaran, Canvasser buat Laporan Penjualan dan Pembayaran Canvas ( LPPC ) rangkap 2. Lalu Canvasser menyerahkan uang/cek/giro ke Cashier beserta 1 rangkap LPPC. Sedangkan salah satu dari 2 rangkap NPK dan 1 rangkap LPPC diserahkan ke Admin Sales. CS 1. Admin Sales melakukan pengecekan pada NPK dan menginputnya kedalam sistem untuk membuat Sales Order, Menginput No. Batch barang yang dijual oleh Canvasser dan membuat Invoice. Setelah itu Admin Sales menyerahkan NPK, LPPC dan Invoice yang sudah ditanda tangan oleh kasir ke Admin Inkaso. CS 2. Apabila terjadi kesalahan pada perekapan Order yang dilakukan oleh Admin Sales, maka Admin Sales langsung mencari rekapan order tersebut dan langsung membatalkan rekapan order tersebut kedalam sistem. CS 3. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam penghitungan barang yang sampai ke outlet, maka Admin Sales akan mencari Sales Order yang akan dibatalkan POD-nya dan langsung membatalkan proof of delivery (POD) kedalam sistem. CS 4. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam memilih Sales Order yang akan diproses invoice nya, maka Admin Sales akan mencari invoice tersebut dan membatalkan invoice kedalam sistem.

18 53 CS 5. Pada periode tertentu, Admin Sales dapat mencetak beberapa laporan seperti Laporan pembelian outlet per produk, Laporan penjualan per outlet per principal, Laporan Secondary Sales Detail, Laporan Promosi Barang dan Uang untuk diserahkan ke Area Sales Supervisor (ASS) Proses Bisnis Sales Return Tipe Canvas Berikut proses bisnis Sales Return Tipe Canvas : Gambar 3.7 Proses Bisnis Sales Return Tipe Canvas

19 54 Outlet akan memberikan informasi return kepada canvasser pada saat canvasser menawarkan produk untuk dijual. Canvasser akan mencatat data return pada Bukti Persetujuan dan Penerimaan Return (BPPR) sebanyak 3 rangkap, yang akan ditandatangani oleh outlet yang bersangkutan dan canvasser itu sendiri. Canvasser akan mengambil produk return dari outlet. Canvasser akan memberikan Bukti Penerimaan dan Persetujuan Return kepada Area Sales Supervisor. Area Sales Supervisor akan mengecek data BPPR tersebut, jika BPPR disetujui maka Area Sales Supervisor akan menandatangani BPPR tersebut. Setelah ditandatangani, Area Sales Supervisor akan memberikan BPPR rangkap 1 kepada Canvasser dan BPPR rangkap 2 dan 3 ke Bagian Gudang. Canvasser akan memberikan BPPR rangkap 1 ke outlet serta memberikan produk return ke Bagian Gudang. Bagian Gudang akan mengecek produk return tersebut berdasarkan BPPR yang sudah diterima dari Area Sales Supervisor. RC1. Jika disetujui, Bagian Gudang akan menandatangani BPPR 2 rangkap lalu memberikan selembar BPPR tersebut ke Admin Sales. Admin Sales akan menginput data return tersebut ke dalam Tira S&D. Sales Return yang sudah diinput dapat diedit, diproses, atau dibatalkan. RC2. Admin Sales dapat memproses dan mencetak Invoice Return untuk diberikan ke Admin Inkasso. Invoice Return akan dicetak sebanyak 2 rangkap apabila ada permintaan dari outlet yang bersangkutan. RC3. Admin Sales akan mencetak Laporan Return by Reason secara periodik untuk diberikan ke Area Sales Supervisor.

20 55 pengujian : Berikut adalah nomor proses bisnis beserta kemungkinan yang terjadi pada Tabel 3.1 Proses Bisnis dan Kemungkinan Nomor Proses Bisnis Kemungkinan TO1,TO2 dan CS1 1. Menyimpan SO apabila data-data penting belum terisi. 2. Menyimpan SO apabila tanggal PO lebih besar daripada tanggal gudang. 3. Menyimpan SO dengan mengentri beberapa row dalam grid dengan produk yang sama. 4. Menyimpan SO yang total Invoice sudah melebihi daripada credit limit di outlet. 5. Menyimpan SO apabila syarat-syarat telah dipenuhi. 6. Menyetujui Sales Order secara langsung dengan mengentri beberapa row dalam grid dengan produk yang sama. 7. Menyetujui Sales Order secara langsung jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi. 8. Menyetujui Sales Order secara otomatis membuat PO apabila barang tidak mencukupi. 9. Menyetujui Sales Order secara langsung apabila total Invoice sudah melebihi daripada credit limit di outlet. 10. Menyetujui Sales Order tipe TO Sales secara langsung

21 56 apabila syarat-syarat telah dipenuhi 11. Menyetujui Sales Order tipe Canvas Sales secara langsung apabila syarat-syarat telah dipenuhi TO3 dan CS1 1. Merubah Tipe order sebelum memilih barang di grid barang. 2. Merubah Tipe order sesudah memilih barang di grid barang. 3. Merubah salesman sebelum memilih barang di grid barang. 4. Merubah salesman sesudah memilih barang di grid barang. TO4 dan CS1 1. Mengubah SO dengan status Open. 2. Mengubah SO dengan status Approve. 3. Mengubah SO dengan status selain Open atau Approve. TO5 dan CS1 1. Menghitung discount dan TPR apabila data-data penting belum terisi. 2. Menghitung discount dan TPR dengan mengentri beberapa row dalam grid dengan produk yang sama. 3. Menghitung discount dan TPR dengan tanggal PO lebih besar dari tanggal pembuatan SO (tanggal gudang). 4. Menghitung discount dan TPR jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi. 5. Menghitung discount dan TPR apabila user menggunakan

22 57 barang yang sebelumnya sudah dibuat kedalam suatu TPR uang. 6. Menghitung discount dan TPR apabila user menggunakan beberapa barang, dimana terdapat beberapa kode TPR uang yang berbeda. 7. Menghitung discount dan TPR apabila user menggunakan barang yang sebelumnya sudah dibuat kedalam suatu TPR barang. 8. Menghitung discount dan TPR apabila user menggunakan beberapa barang dimana terdapat beberapa kode TPR barang yang berbeda. 9. Menghitung discount dan TPR apabila didalam SO terdapat TPR barang, tetapi stok barang yang dipromosikan dalam keadaan habis. 10. Menghitung discount dan TPR apabila diskon yang telah di assign kesetiap outlet dan barang 11. Menghitung discount dan TPR apabila barang yang termasuk kedalam TPR barang dan TPR uang. 12. Menghitung discount dan TPR terhadap barang yang terdapat di TPR barang, TPR uang, maupun didalam Diskon. 13. Menghitung discount dan TPR apabila user menginput cash disc lebih dari 100 %.

23 Menghitung discount dan TPR apabila user menginput cash disc dengan angka negatif 15. Menghitung discount dan TPR apabila user menginput cash disc dengan angka desimal. TO6 dan CS1 1. Menyetujui SO (TO Sales) jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi. 2. Menyetujui SO (Canvas Sales) jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi. 3. Menyetujui SO (TO Sales) apabila syarat-syarat telah dipenuhi. 4. Menyetujui SO (Canvas Sales) apabila syarat-syarat telah dipenuhi. TO7 dan CS1 1. Membatalkan SO dengan status Open. 2. Membatalkan SO dengan status Approve. 3. Membatalkan SO dengan status selain Open atau Approve. TO8 1. Membuat rekapan order (Summary Order) dari 1 SO (TO Sales). 2. Membuat beberapa rekapan order (Summary Order) secara bersamaan. 3. Mencetak rekapan order (Summary Order) berdasarkan Product Code. 4. Mencetak rekapan order (Summary Order) berdasarkan

24 59 outlet. TO9 dan CS2 1. Membatalkan rekapan order (Summary Order) apabila Shipment quantity barang sudah diubah. 2. Membatalkan rekapan order (Summary Order) dengan memilih summary order dari TO Sales. 3. Membatalkan rekapan order (Summary Order) dengan memilih summary order dari Canvas Sales. TO10 dan CS1 1. Membuat Shipment tanpa mencari SO yang sudah berstatus ticking ticket. 2. Membuat Shipment dengan SO yang bukan bestatus ticking ticket. 3. Mengubah Sales Order tanpa mengisi no batch pada setiap barang. 4. Mengubah Sales Order dengan Shipment Quantity pada lebih besar daripada Approve Quantity pada setiap barang. 5. Mengubah Sales Order dengan Shipment Quantity Mengubah Sales Order dengan quantity di batch lebih kecil daripada Shipment Quantity pada setiap barang. 7. Mengubah Sales Order dengan mengisi beberapa no batch yang berbeda untuk barang yang sama. 8. Mengubah Sales Order dengan mengisi 2 no batch yang sama untuk barang yang sama.

25 60 9. Mengubah Sales Order untuk barang yang siap dikirim apabila semua syarat telah terpenuhi. 10. Mengubah Sales Order untuk barang bonus untuk SO yang tidak terdapat barang bonus. 11. Mengubah Sales Order untuk barang bonus tanpa mengisi no batch untuk setiap barang bonus yang ada. 12. Mengubah Sales Order untuk barang bonus dimana Shipment qty lebih besar daripada jumlah Quantity di Batch. 13. Mengubah Sales Order untuk barang bonus dimana Shipment qty untuk barang bonus diisi Mengubah Sales Order untuk barang bonus apabila Batch Shipment Qty diisi lebih besar dari Qty Shipment untuk barang bonus. 15. Mengubah Sales Order untuk barang bonus dengan mengisi beberapa no batch yang berbeda untuk barang bonus yang sama. 16. Mengubah Sales Order untuk barang bonus dengan mengisi 2 no batch yang sama untuk barang bonus yang sama. 17. Mengubah Sales Order untuk barang bonus apabila no batch untuk barang normal belum diisi. 18. Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang siap

26 61 dikirim apabila semua syarat telah terpenuhi. 19. Menyimpan Shipment tanpa mengisi batch no untuk barang-barang yang terdapat di SO (barang pesanan maupun barang bonus) 20. Menyimpan Shipment apabila semua data-data penting belum diisi. 21. Menyimpan Shipment apabila semua data-data penting sudah diisi. 22. Memproses Shipment tanpa mengisi batch no untuk barang-barang yang terdapt di SO (barang pesanan maupun barang bonus). 23. Memproses Shipment apabila semua data-data penting belum diisi. 24. Memproses Shipment dari SO tipe TO Sales 25. Memproses Shipment dari SO tipe Canvas Sales. 26. Mencetak dokumen berupa Faktur DN dan Surat Jalan dengan status SO : Shipped. 27. Mencetak dokumen berupa Faktur DN dan Surat Jalan dengan status SO selain Shipped. TO11 1. Membatalkan Shipment apabila POD quantity barang sudah diubah. 2. Membatalkan 1 Shipment dari SO (TO Sales) apabila syarat-syarat telah dipenuhi.

27 62 TO12 1. Mengubah Sales Order dengan nilai POD Qty Mengubah Sales Order dengan mengubah POD Qty lebih besar daripada Shipment QTY. 3. Mengubah Sales Order untuk barang yang sudah diterima oleh outlet apabila semua syarat sudah dipenuhi. 4. Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet untuk SO yang tidak terdapat barang bonus. 6. Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dengan merubah no batch untuk setiap barang bonus yang ada. 7. Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dimana Batch POD qty lebih besar daripada jumlah Quantity di Batch. 8. Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dimana Batch POD qty untuk barang bonus diisi Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet apabila Batch POD Qty diisi lebih besar dari Qty POD untuk barang bonus. 10. Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dengan mengisi beberapa no batch yang berbeda untuk barang bonus yang sama.

28 Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dengan mengisi 2 no batch yang sama untuk barang bonus yang sama. 12. Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang sudah diterima oleh outlet apabila syarat-syarat telah dipenuhi. 13. Menyesuaikan barang yang diterima (POD). TO13 dan CS3 1. Membatalkan penyesuaian barang yang diterima dari TO Sales. 2. Membatalkan penyesuaian barang yang diterima dari Canvas Sales. TO14, CS1, RT2, dan RC2 1. Membuat Invoice dengan memilih 1 sales order yang akan diproses. 2. Membuat Invoice dengan memilih beberapa sales order yang akan diproses. 3. Membuat 1 Invoice retur. 4. Membuat beberapa Invoice retur secara bersamaan. 5. Mencetak Invoice dari sales order. 6. Mencetak 1 Invoice retur. 7. Mencetak beberapa Invoice retur secara bersamaan. TO15 dan CS4 1. Membatalkan Invoice untuk tipe TO Sales. 2. Membatalkan Invoice untuk Canvas Sales. TO16 dan CS5 1. Mencetak Laporan Pembelian Outlet per Produk 2. Mencetak Laporan Penjualan per Outlet per Principal

29 64 3. Mencetak Laporan Secondary Sales Detail. 4. Mencetak Laporan Promosi Uang dan Barang RT1, RC1 RT2, RC2 1. Membuat Sales Return dengan kondisi barang B 2. Membuat Sales Return dengan kondisi barang BS 3. Membuat Sales Return dengan kondisi barang EXP 4. Membuat Sales Return dari penjualan tipe Taking Order 5. Membuat Sales Return dari penjualan tipe Canvas. 6. Membuat Sales Return untuk barang yang sama dengan kondisi barang yang berbeda. 7. Menyimpan Sales Return jika tipe return tidak sesuai dengan tipe salesman. 8. Menyimpan Sales Return jika tanggal validasi lebih kecil dari tanggal saat ini. 9. Menyimpan Sales Return jika tanggal validasi lebih besar dari tanggal saat ini. 10. Menyimpan Sales Return jika tanggal PO lebih besar dari tanggal saat ini. 11. Menyimpan Sales Return jika alasan return tidak sesuai dengan status produk yang dipilih. 12. Memproses Sales Return jika batch product belum dipilih. 13. Memproses Sales Return dengan batch product yang valid. 14. Membatalkan Sales Return yang berstatus Open 15. Membatalkan Sales Return yang berstatus Approve 16. Mengubah data Salesman pada Sales Return yang sudah disimpan 1. Membuat 1 Invoice return 2. Membuat beberapa Invoice return secara bersamaan. 3. Mencetak 1 Invoice return

30 65 4. Mencetak beberapa Invoice return secara bersamaan RT3, RC3 1. Membuat Laporan Return by Reason 3.4 Functional Design Process Ruang Lingkup Geografis Organisasi Proyek implementasi Tira S&D mencakup pada : 1. Seluruh cabang, Sub distributor, dan Direct Cover dari PT. Tigaraksa Satria yang terletak di seluruh Indonesia Product Specification Berikut adalah Product Specification dari modul Sales and Distribution : Gambar 3.8 Siklus Transaksi untuk TO Sales dari modul Sales and Distribution.

31 66 Gambar 3.9 Siklus Transaksi untuk Canvas Sales dari modul Sales and Distribution. Keterangan : : Proses SO dalam kondisi normal. : Proses Cancel (bersifat conditional). : Proses SO setelah proses Cancel. : Proses Sales Return Berdasarkan Gambar diatas, alur transaksi yang menggambar kan proses bisnis yang standar dilakukan oleh perusahaan. Berikut penjelasan untuk transaksi-transaksi diatas : 1. Sales Order Manual Entry berisikan daftar produk-produk yang dipesan oleh customer (taking order) atau berisi produk-produk yang telah di booking sebelumnya oleh salesman Canvasser (canvas sales) untuk dibawa ke outlet.

32 67 2. Process Order berisikan real order yang telah dibuat sebelumnya di Sales Order manual entry yang akan di proses menjadi Order. 3. Summary Order Process berisikan rekapan order yang akan diprint menjadi dasar untuk proses picking. Khusus untuk tipe Canvas sales, tidak melewati transaksi ini. 4. Summary Prosess Canceled merupakan pembatalan rekapan order (Summary Order) yang telah dibuat. 5. Shipment Process and Print berisikan Sales Order yang sudah siap untuk dikirim ke outlet. Proses ini menghasilkan Surat jalan dan Faktur Delivery Note. 6. Shipment Prosess Canceled untuk pembatalan shipment yang memiliki kesalahan dalam pemrosesan. 7. POD (Proof of Delivery) / Shipment Validation adalah Shipment process yang berisikan produk-produk beserta jumlah yang diterima oleh customer sebagai dasar untuk invoice. Khusus untuk tipe Canvas sales, tidak melewati transaksi ini. 8. POD Prosess Canceled untuk pembatalan POD yang telah diproses. 9. Invoice Process berisikan jumlah produk dan jumlah harga yang didapat dari POD yang telah diproses sebagai bukti tagih kepada customer. Selain itu, Invoice Process juga digunakan untuk membuat Invoice Retur yang menandakan bahwa proses retur telah selesai. 10. Invoice Prosess Canceled untuk proses pembatalan invoice yang telah diproses. 11. Inovoice Print / Reprint untuk pencetakan invoice yang telah dibuat. 12. Sales Return Manual Entry berisikan produk-produk yang akan diretur oleh customer.

33 Product Specification submodul Sales Order Manual Entry Sales Order Manual Entry merupakan pencatatan produk-produk yang dipesan. Terdapat 2 jenis Sales Order di dalam sistem Tira S&D yaitu taking Order (TO) dan canvas sales (CS). Taking Order merupakan pencatatan pemesanan produk yang ditelah dipesan oleh customer melalui salesman yang datang ke outlet atau PO yang dikirim oleh customer melalui fax atau telepon. Sedangkan untuk canvas sales adalah penjualan produk yang dilakukan langsung oleh canvasser ke outlet. Sebelum membawa produk untuk dijual, canvasser harus membooking produk-produk tersebut di Gudang Canvas. Sales Order Manual Entry menggunakan konsep penjualan biasa, seperti menggunakan Diskon atau TPR (promosi). Dari Sales Order Manual Entry ini, user dapat membuat Process Order dan Summary Order. Berikut ini adalah detil dari Sales Order Manual Entry : Tabel 3.2 Overview Sales Order Manual Entry Data Mutlak Data Tambahan Price Determination Tax Determination Salesman Cash Harga barang PPN (dengan Discount akan diambil memilih PPN dari master Kode No. Pajak price list salesman) (OB_PRICE_LI Data Outlet ST). (dengan Harga barang memilih No. per satuan kecil Outlet) akan muncul Tipe Order saat user sudah Tanggal menginput real

34 69 Transaksi No. PO Data detil Barang (dengan memilih PCODE, informasi tentang Diskon atau TPR) Real Quantity Barang No. PO Order quantity Adapun beberapa validasi yang terdapat pada saat user membuat, menyetujui atau menghitung diskon dari sebuah Sales Order di Sales Manual Order Entry adalah : Tabel 3.3 Validasi dalam Sales Manual Order Entry No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation Action Point Pengaturan 1. Validasi user Untuk Kode Sales Saat Klik Sales Order belum memilih membuat masih kosong. OK di Security. Salesman Sales Order OK. window Manual pemilihan Entry, user kode terlebih Salesman.

35 70 dahulu memilih kode salesman. 2. Validasi user tidak No. Outlet Outlet masih Saat user Sales Order menginput No. wajib diisi kosong. OK mengklik Security. Outlet untuk button OK, mengetahui Process, Order atau button berasal dari Calc mana saja Discount. dan untuk penentuan pembayaran Faktur dan TOP. 3. Validasi user tidak No. PO dari No PO masih Saat user Sales Order menginput No. PO customer kosong. OK. mengklik Security. wajib diisi button OK, oleh user. Process, atau button Calc Discount. 4. Validasi user Pembayaran Perubahan TOP Saat user Mapping mengganti TOP. Faktur dan akan me-reset memilih Term Of TOP secara detail product TOP di Payment default pembelian,apakah combo box. didapatkan akan dilanjutkan? dari No. Yes or No Outlet yang dipilih oleh

36 71 user. 5. Validasi user tidak PCODE Product masih Saat user Sales Order mengisi PCODE wajib diisi kosong mengklik Security. yang ingin dipesan. untuk button OK, mengetahui Process, harga atau button persatuan, Calc diskon dan Discount. TPR yang ada di dalam produk tersebut 6. Validasi user tidak Real Order Net Amount Saat user Sales Order mengisi real Order quantity tidak boleh sama mengklik Security. quantity. wajib diisi atau lebih kecil button untuk dari nol Proses, atau menghitung button Calc total harga Discount sesuai dengan quantity dan jenis produk. 7. Validasi Real Order Stock PCODE : Saat user Sales Order kecukupan quantity [PCODE barang] mengklik Security. persediaan barang. melebihi tidak mencukupi, button stock yang apakah mau Proses, atau ada di dilanjutkan? Yes button Calc gudang. or No Discount 8. Validasi terhadap Credit limit Data berhasil Saat user Pemeliharaan credit limit dari dari suatu disimpan No mengklik Data outlet. Outlet sudah Order : button OK, Customer

37 72 ditentukan, jadi Outlet tidak boleh memiliki total invoice melebihi batas kredit yang ditentukan. SXXXXXXXXX dengan status Over Credit limit untuk memproses order ini dapat dilakukan pada menu Approval Credit limit Proses, atau button Calc Discount Kedelapan validasi diatas dapat dijalankan secara acak atau ada beberapa validasi yang harus dijalankan secara berurutan. Misalnya untuk menjalankan validasi no 3,4,5 dan 6,7,8 harus menjalankan validasi no1 dan no 2 terlebih dahulu. Validasi no 5 harus dijalankan terlebih dahulu sebelum menjalankan validasi no 6. Ada pula validasi yang tidak berurutan seperti validasi no 3 dan no 4. Validasi no 4 dapat dijalankan tanpa menjalani validasi no 3 terlebih dahulu. Status Sales Order pada TO Sales : 1. Open Pada saat Sales Order Manual Entry dibuat lalu di-save (klik OK), maka Sales Order tersebut berstatus open. Dalam status open, user dapat mengedit semua data transaksi yang terdapat di dalam Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah sales Order di-save antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. Melakukan validasi terhadap pengisian data-data penting seperti No. PO, PCODE, salesman.

38 73 2. Melakukan validasi terhadap credit limit dari outlet. 3. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 4. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status open). Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Close. 2. Approve ( Pada Submodul Sales Order Manual Entry) Status approve ini khusus untuk TO Sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus approve. Dalam status approve, user dapat mengedit Sales Order, tetapi tidak dapat mengganti data transaksi apapun. Karena tujuan dari edit tersebut adalah hanya memudahkan user untuk melihan detil Sales Order yang sudah dibuat. Efek yang dilakukan pada saat sebuah Sales Order diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah : 1. Melakukan validasi terhadap pengisian data-data mutlak seperti No. PO, PCODE, real quantity, salesman. 2. Melakukan perhitungan diskon dan TPR. 3. Melakukan validasi kecukupan stock yang tersedia terhadap jumlah barang yang dipesan ( real order quantity). 4. Melakukan validasi terhadap credit limit dari outlet. 5. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 6. Pencatatan transaksi di dalam database (dengan status approve) Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open.

39 74 3. Approve ( Pada Submodul Process Order). Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah Sales Order diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. Melakukan validasi user harus memilih salah satu SO yang akan diproses. 2. Melakukan validasi quantity barang yang dipesan (real order quantity) lebih besar dari jumlah stok yang tersedia 3. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 4. Pencatatan transaksi di dalam database (dengan status approve) Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open. 4. Ticking Ticket Status ticking ticket pada Summary Order Process khusus untuk TO Sales. Apabila user mengklik Proses pada tab Proses Summary Order, status SO menjadi Ticking Ticket. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah Summary Order diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. Melakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat Summary Order nya. 2. Sudah ada quantity on picking (jumlah barang yang di-picking) di dalam database. 3. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status ticking ticket). 4. Penyimpanan transaksi ke dalam database untuk merekap order. 5. Menghasilkan dokumen Summary Order (Rekapan Order).

40 75 Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Approve dan jumlah quantity on picking di database, berkurang sesuai dengan Approve Quantity di SO. 5. Shipped Untuk TO Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor Shipment ) status SO menjadi Shipped. Efek dan validasi yang terjadi pada saat Shipment Process and Print adalah : 1. Melakukan validasi bahwa SO yang dapat diproses Shipment-nya hanya yang mempunyai status Ticking Ticket. 2. Melakukan validasi qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap qty Approve (jumlah yang disetujui di SO). 3. Melakukan validasi terhadap pengisian Batch No. 4. Melakukan validasi terhadap pengisian qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap jumlah di Batch No. 5. Melakukan validasi terhadap pengisian Nama Kurir, Car. No., dan Batch No. 6. Sudah ada pengurangan quantity barang di dalam database dan pengurangan secara fisik di gudang dan pada Current Stock Status Report. 7. Terjadinya pertambahan jumlah barang terjual pada Current Stock Status Report. 8. Status SO menjadi Shipped di dalam database. 9. Pencatatan transaksi di dalam database. 10. Menghasilkan 2 dokumen yaitu Faktur Delivery Note dan Surat Jalan.

41 76 Apabila Shipment di-cancel, maka status akan berubah menjadi Approve dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan Shipment Quantity di SO. 6. Proof Of Delivery (POD) Pada saat user memproses SO menjadi POD ( klik Proses pada editor New ), status SO berubah menjadi POD. Efek yang terjadi pada saat POD / Shipment Validation adalah : 1. Melakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat POD-nya. 2. Melakukan validasi qty POD (jumlah yang sampai) terhadap qty Shipment (jumlah yang dikirim). 3. Melakukan validasi terhadap pengisian qty POD. 4. Status SO menjadi POD di dalam database. Apabila POD di-cancel, maka status akan berubah menjadi Approve dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan POD Quantity di SO. 7. Finish Pada saat user memproses SO menjadi Invoice, status SO berubah menjadi Finish dan status Invoice menjadi Proses ( P ). Efek yang terjadi adalah : 1. Melakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat POD nya. 2. Status SO menjadi Finish di dalam database. 3. Muncul No. Invoice untuk Sales Order dan status invoice menjadi Proses ( P ) di dalam database.

42 77 Apabila Invoice di-cancel, maka status SO akan berubah menjadi POD. Selain itu, status invoice menjadi Cancel ( C ) di dalam database. 8. Close. Jika user melakukan pembatalan SO yang berstatus Open, maka status SO akan menjadi Close. SO yang sudah berstatus Close dianggap batal sehingga statusnya tidak bisa diset menjadi Open kembali. Status Sales Order pada Canvas Sales : 1. Open Pada saat Sales Order Manual Entry dibuat lalu di-save (klik OK), maka Sales Order tersebut berstatus open. Dalam status open, user dapat mengedit semua data transaksi yang terdapat di dalam Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah sales Order di-save antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. Melakukan validasi terhadap pengisian data-data penting seperti No. PO, PCODE, salesman. 2. Melakukan validasi terhadap credit limit dari outlet. 3. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 4. Pencatatan transaksi di dalam database (dengan status open). Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Close. 2. Ticking Ticket ( Pada Submodul Sales Order Manual Entry)

43 78 Status ticking ticket pada Sales Order Manual Entry khusus untuk canvas sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidak dapat mengedit Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah canvas sales diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. Melakukan validasi terhadap pengisian data-data mutlak seperti No. PO, PCODE, real quantity, salesman. 2. Melakukan perhitungan diskon dan TPR. 3. Melakukan validasi kecukupan stock yang tersedia terhadap jumlah barang yang dipesan ( real order quantity). 4. Melakukan validasi terhadap credit limit dari outlet. 5. Sudah ada quantity on picking (jumlah barang yang di-picking) di dalam database. 6. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status ticking ticket) 7. Penyimpanan transaksi ke dalam database untuk merekap order. Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open dan jumlah quantity on picking di database, berkurang sesuai dengan Approve Quantity di SO. 3. Ticking Ticket ( Pada Submodul Process Order) Untuk Canvas Sales, apabila user memproses SO (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidak dapat mengedit

44 79 Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah SO untuk canvas sales diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. Melakukan validasi user harus memilih salah satu SO yang akan diproses. 2. Melakukan validasi quantity barang yang dipesan (real order quantity) lebih besar dari jumlah stok yang tersedia 3. Sudah ada quantity on picking (jumlah barang yang di-picking) di dalam database. 4. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status ticking ticket) Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open dan jumlah quantity on picking di database berkurang sesuai dengan Approve Quantity di SO. 4. POD Untuk Canvas Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor Shipment ) status SO menjadi POD. Efek yang terjadi pada saat Shipment Process and Print adalah : 1. Melakukan validasi bahwa SO yang dapat diproses Shipment-nya hanya yang mempunyai status Ticking Ticket. 2. Melakukan validasi qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap qty Approve (jumlah yang disetujui di SO). 3. Melakukan validasi terhadap pengisian Batch No. 4. Melakukan validasi terhadap pengisian qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap jumlah di Batch No.

45 80 5. Melakukan validasi terhadap pengisian Nama Kurir, Car. No, dan Batch No. 6. Sudah ada pengurangan quantity barang di dalam database dan pengurangan secara fisik di gudang. 7. Status SO menjadi POD di dalam database. 8. Terjadinya pengurangan jumlah stok barang sejumlah barang yang diterima pada Current Stock Status Report. 9. Penyimpanan transaksi ke dalam database. 10. Akan menghasilkan 2 dokumen yaitu Faktur Delivery Note dan Surat Jalan. Apabila Shipment di-cancel, maka status akan berubah menjadi Open dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan Shipment Quantity di SO. 5. Finish. Pada saat user memproses SO menjadi Invoice ( klik Proses pada window awal ), status SO berubah menjadi Finish dan status Invoice menjadi Proses ( P ). Efek yang terjadi adalah : 1. Melakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat POD nya. 2. Status SO menjadi Finish di dalam database. 3. Muncul No. Invoice untuk Sales Order dan status Invoice menjadi Proses ( P ) di dalam database. Apabila Invoice di-cancel, maka status SO akan berubah menjadi Open dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan Approve Quantity di SO. Selain itu, status invoice menjadi Cancel ( C ) di dalam database.

46 81 6. Close Jika user melakukan pembatalan SO yang berstatus Open, maka status SO akan menjadi Close. SO yang sudah berstatus Close dianggap batal sehingga statusnya tidak bisa diset menjadi Open kembali. Dokumen Yang Diakses Dari Editor : a. Sales Order Product Specification submodul Process Order Process Order merupakan pemrosesan Sales Order yang telah dibuat di Sales Order Manual Entry dimana Sales Order tersebut belum diproses langsung di window Sales Order Manual Entry. Maksud dari pemrosesan Sales Order ini adalah Sales Order sudah di-approve oleh admin sales karena pesanan sudah sesuai dengan permintaan customer. Status SO yang dihasilkan oleh Process Order adalah Approve untuk TO Sales dan Ticking Ticket untuk Canvas Sales. Pada status Approve, user hanya bisa membuka Sales Order tanpa mengedit isi dari Sales Order tersebut dan pada status Ticking Ticket, user tidak dapat mengedit SO. Adapun beberapa validasi yang terdapat pada saat user memproses Sales Order di Process Order adalah : Tabel 3.4 Validasi dalam Process Order No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation Action Point Pengaturan 1. Validasi user Untuk Tidak ada Data Saat Klik Sales Order

47 82 belum checklist memproses yang diproses Proses Security. SO. Sales Order. OK 2. Validasi quantity Untuk Stock PCode : Saat Klik Sales Order barang yang memproses XXXXXX tidak Proses. Security. dipesan lebih besar Sales Order. mencukupi untuk dari jumlah stok no Order yang tersedia (stok SXXXXXX. habis) Apakah akan diproses? Yes/No. Kedua validasi tersebut harus dijalankan secara berurutan. Validasi 2 harus dijalankan apabila validasi 1 telah dijalankan. Dokumen Yang dapat Diakses : a. Sales Order Product Specification submodul Summary Order Process Summary Order Process berisikan rekapan Order yang akan diprint menjadi dasar untuk proses picking sebagai acuan oleh Kepala Gudang untuk loading product yang akan dikirim ke customer. Status yang dihasilkan dari proses ini adalah Ticking Ticket. Berikut adalah validasi yang terdapat di Summary Process Order :

48 83 Tabel 3.5 Validasi dalam Summary Process Order No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation Action Point Pengaturan 1. Validasi user Untuk Tidak ada Data Saat Klik Summary belum checklist memproses yang diproses Proses. Order SO. summary OK Process Order. Security. Dokumen Yang dapat Diakses: a. Sales Order b. Summary Order Product Specification submodul Shipment Process and Print Shipment Process and Print merupakan proses pembuatan Surat Jalan dan Faktur Delivery Note dari Sales Order. Surat Jalan akan menjadi informasi untuk Petugas Delivery untuk mengirim barang-barang ke customer sedangkan Faktur Delivery Note digunakan sebagai bukti bahwa barang telah sampai ke tangan customer. Pada tahap ini user harus menginput no. Batch untuk mengetahui barang yang dikirim ke customer terdapat pada no. Batch yang mana. Nomor Batch adalah nomor atau kode yang memuat informasi tentang suatu kode barang tertentu. Contohnya adalah kode Batch 01 memiliki informasi tentang produk A, yaitu : tahun pembuatan produk, tanggal kadaluarsa produk dan jumlah quantity produk dalam Batch tersebut. Pada pembuatan Shipment Process baru (New) terdapat 2 pilihan penyimpanan yaitu Save dan Proses.

49 84 Apabila user memilih Save, maka shipment yang sudah disimpan masih dapat diedit kembali sedangkan apabila user memilih Proses, user tidak dapat mengedit shipment yang sudah disimpan. Pada tahap ini, status SO menjadi Shipped untuk TO sales dan POD untuk Canvas Sales. Berikut ini adalah detil dari Shipment Process and Print : Tabel 3.6 Overview Shipment Process and Print Data Mutlak Data Tambahan Price Determination Tax Determination Batch No. Shipment Harga barang PPN Courirer Note. akan diambil Name dari master Kode price list Transport OB_PRICE_LI (Transport ST). Vhc) Harga barang Shipment per satuan kecil Quantity akan muncul saat user sudah menginput Shipment Quantity

50 85 Berikut adalah validasi-validasi yang terdapat pada Shipment Process and Print : Tabel 3.7 Validasi dalam Shipment Process and Print No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation Pada list Shipment Process and Print. 1 Validasi membuat Shipment baru. Shipment bisa diproses apabila status SO Ticking Ticket Pada Editor Edit Quantity (Input Batch ) 2 Validasi user Shipment merubah qty Qty ( jumlah Shipment produk yang lebih besar dikirim) daripada qty Approve. 3 Validasi user belum menginput Batch No. Status Summary Order tidak bisa di proses lagi Qty Shipment harus lebih kecil atau harus lebih sama dengan kecil atau Qty Approve sama dengan OK Approve Qty( jumlah barang yang disetujui di SO) BatchNo BatchNo wajib diisi masih kosong untuk OK Action Point Saat Klik menu New Pada saat user sudah mengganti qty langsung muncul warning confirmation. Saat klik Save. Pengaturan Shipment Process and Print Security. Shipment Process and Print Security. Shipment Process and Print

51 86 mengetahui Security. informasi yang terdapat dalam suatu produk. 4 Validasi user Shipment NET Saat klik Save Shipment menginput jumlah Qty tidak AMOUNT. Process and Shipment Qty boleh 0. TIDAK Print menjadi 0. BOLEH Security. SAM A ATAU LEBIH KECIL DARI NOL OK 5 Validasi user Shipment Qty Saat klik Save Shipment menginput jumlah Qty harus Shipment. Process and Shipment Qty lebih kecil harus lebih Print lebih besar dari atau sama kecil dari Security. jumlah Quantity di dengan Jumlah Qty Batch. jumlah Batch Quantity di Batch. 6 Validasi user Dalam 1 Data Batch Pada saat Shipment memilih no Batch produk yang Sudah ada user sudah Process and yang sama untuk sama user memilih Print produk yang sama. tidak boleh Batch no Security. memilih no sudah muncul Batch yang warning sama. confirmation..

52 87 Pada Editor Input Bonus Batch 7 Validasi user BatchNo BatchNo Saat Klik Shipment belum menginput wajib diisi masih kosong Save Process and Batch No. untuk untuk OK Print barang bonus mengetahui Security. informasi yang terdapat dalam suatu produk. 8 Validasi user Batch Qty Pada saat Shipment menginput jumlah Shipment Shipment user sudah Process and Batch Shipment Qty harus harus lebih mengganti Print Qty lebih besar lebih kecil kecil dari qty langsung Security. dari jumlah atau Jumlah Qty muncul Quantity di Batch sama Batch. warning dengan confirmation. jumlah Quantity di Batch 9 Validasi user Shipment Jumlah Qty Saat Klik Shipment menginput Batch Qty tidak Batch tidak Save Process and Shipment Qty boleh berisi sama untuk Print dengan 0 0. Pcode Security. XXXXXX 10 Validasi apabila Batch Qty Batch Pada saat Shipment user meninput Shipment Shipment user sudah Process and Batch Shipment Qty tidak harus lebih mengganti Print Qty lebih besar boleh lebih kecil atau qty langsung Security. dari Qty Shipment besar dari sama dengan muncul Qty Qty warning

53 88 Shipment Shipment confirmation. 11 Validasi user Dalam 1 Data Batch Pada saat Shipment memilih no Batch produk yang Sudah ada user sudah Process and yang sama untuk sama user memilih Print produk yang sama. tidak boleh Batch no Security. memilih no Batch yang sama. sudah muncul warning confirmation.. Pada Editor New untuk membuat Shipment baru 12 Validasi user Courier Courier Saat Klik Shipment belum mengisi Name wajib Name masih Proses atau Process and nama kurir (Courier Name). 13 Validasi user belum menginput kode kendaraan ( Car No) diisi untuk kosong OK Save Print mengetahui Security. petugas delivery mana yang membawa pesanan customer. Car No Car No Saat Klik Shipment wajib diisi masih kosong untuk OK mengetahui kendaraan apa yang akan membawa barang pesanan ke customer. Proses atau Process and Save Print Security. 14 Validasi user BatchNo BATCH Saat Klik Shipment

54 89 belum menginput wajib diisi PRODUCT Proses atau Process and Batch No pada untuk BELUM Save Print editor Edit mengetahui DIISI Security. Quantity (Input informasi Batch ) dan Input yang Bonus Batch terdapat dalam suatu produk. Keempat belas validasi diatas dapat dijalankan secara berurutan atau tidak. Misalnya, validasi 12 sampai validasi 14 dapat dijalankan apabila validasi 1 dijalankan dan validasi 5 dapat dijalankan walaupun validasi 4 tidak dijalankan. Dokumen Yang dapat Diakses: a. Sales Order yang terdapat di dalam suatu Summary Order b. Shipment Process. c. Faktur Delivery Note merupakan surat yang akan menjadi bukti bahwa barang telah sampai ke outlet yang dibawa oleh petugas delivery. Faktur Delivery Note berisikan informasi tentang barang yang PCODE ( Kode barang), nama barang, isi, jumlah barang, harga dan diskon. d. Surat Jalan merupakan surat penugasan kepada petugas delivery untuk mengantarkan barang pesanan ke outlet. Surat Jalan berisikan informasi tentang Nama Salesman, kode SO, nomor dan nama Outlet, Gross sales, promo barang, discount, PPN dan total invoice dari SO tersebut.

55 Product Specification submodul POD / Shipment Validation POD ( Proof of Delivery ) adalah Shipment Process yang berisikan produkproduk beserta jumlah yang diterima oleh customer sebagai dasar untuk invoice. Pada tahap ini, khusus untuk TO Sales saja. Status yang dihasilkan adalah POD. Berikut adalah validasi-validasi yang terdapat dalam POD/ Shipment Validation : Tabel 3.8 Validasi dalam POD/ Shipment Validation No. Nama Validasi Deskripsi Warning Pada list awal POD. Confirmation Action Point Pengaturan 1. Validasi user Untuk Tidak ada Data Saat Klik POD/ belum checklist memproses yang diproses Proses. Shipment SO. POD. OK Validation Security. Pada Editor Edit POD Quantity Sales Order 2. Validasi user POD Qty ( Qty POD harus Pada saat POD/ merubah POD qty jumlah yang lebih kecil atau user sudah Shipment produk lebih besar diterima oleh sama dengan Qty mengganti Validation daripada qty customer) Shipment OK qtylangsung Security. Shipment. harus lebih muncul kecil atau warning sama dengan confirmation. Shipment Qty ( jumlah yang dikirim) 3. Validasi user POD qty NET AMOUNT Saat klik POD/

56 91 menginput jumlah tidak boleh TIDAK BOLEH Save. Shipment POD Qty menjadi 0. SAMA ATAU Validation 0. LEBIH KECIL Security. DARI NOL OK Pada Editor Input Bonus Batch 4 Validasi user BatchNo BatchNo masih Saat Klik POD/ menghapus Batch wajib diisi kosong OK Save Shipment No. untuk barang untuk Validation bonus mengetahui Security. informasi yang terdapat dalam suatu produk. 5 Validasi user Batch POD Qty POD Batch Pada saat POD/ menginput jumlah Qty harus harus lebih kecil user sudah Shipment Batch POD Qty lebih kecil atau sama dengan mengganti Validation lebih besar dari atau dari qty langsung Security. jumlah Quantity di sama dengan Jumlah Qty muncul Batch jumlah Batch. warning Quantity di confirmation. Batch 6 Validasi user POD Qty Jumlah Qty Saat Klik POD/ menginput Batch tidak boleh Batch tidak Save Shipment POD Qty dengan 0 berisi 0. sama untuk Validation PCode Security. XXXXXX 7 Validasi apabila Batch POD Qty Batch POD Pada saat POD/ user meninput Qty tidak harus lebih kecil user sudah Shipment Batch POD Qty boleh lebih atau sama dengan mengganti Validation

57 92 lebih besar dari Qty besar dari Qty POD qty langsung Security. POD Qty POD muncul warning confirmation. 8 Validasi user Dalam 1 Data Batch Pada saat POD/ memilih no Batch produk yang Sudah ada user sudah Shipment yang sama untuk sama user memilih Validation produk yang sama. tidak boleh Batch no Security. memilih no sudah Batch yang muncul sama. warning confirmation. Kedelapan validasi diatas dapat dijalankan secara berurutan atau tidak. Misalnya, validasi 2 dan validasi 3 dapat dijalankan apabila validasi 1 telah dilakukan. Validasi 3 dapat dijalankan tanpa melewati validasi Product Specification submodul Invoice Process Invoice Process merupakan bukti tagihan yang akan ditagih ke customer sesuai jumlah barang yang diterima oleh customer (POD Qty). Padaa tahap ini, status SO akan menjadi Finish. Berikut adalah validasi-validasi yang terdapat dalam Invoice Process :

58 93 Tabel 3.9 Validasi dalam Invoice Process No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation Action Point Pengaturan 1. Validasi user Untuk Tidak ada Data Saat Klik Invoice belum checklist memproses yang diproses Proses. Process SO. Invoice. OK Security. Dokumen Yang dapat Diakses: a. Sales Order Product Specification submodul Sales Retur Manual Entry Sales Return / Retur Penjualan adalah transaksi pengembalian produk dari outlet ke perusahaan yang terjadi karena outlet merasa bahwa produk yang dikirim tidak sesuai dengan produk yang telah dipesan, kemasan produk ada yang rusak, atau karena produk tersebut telah melewati tanggal kadaluarsa (expired date). Data retur produk akan dicatat dalam Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur oleh salesman. Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur tersebut akan diperiksa dan disetujui oleh Area Sales Supervisor sebelum data retur dientry ke sistem. Data Sales Return akan dientry oleh Admin berdasarkan Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur tersebut, meskipun Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur belum disetujui. Selain mengentry data secara manual, admin juga dapat menggunakan referensi nomor invoice. Data produk yang tercatat dalam invoice tersebut akan langsung terlihat dalam sistem, dan admin dapat mengisi jumlah produk yang diretur. Berikut ini beberapa detil mengenai Sales Return :

59 94 Tabel 3.10 Overview Sales Retur Manual Entry Data Mutlak Data Tambahan Price Determination Tax Determination Salesman Temporary Harga produk diambil PPN Outlet Price dari Tabel Produk Reduction IM_COST_STD No PO (TPR) Pemby Discount Faktur Cash Discount Terms Payment of Referensi Invoice no Reason PPN No Retur Pada saat Sales Return dientry dan saat Sales Return diproses ada beberapa validasi antara lain : Tabel 3.11 Validasi dalam Sales Retur Manual Entry No Nama Deskripsi Warning Action Point Pengaturan Validasi Confirmation 1 Pemilihan Saat pertama kali admin Kode Sales Saat admin Sales Return Salesman mengakses Sales Return masih kosong mengklik OK di Security Manual Entry, admin OK window akan diminta memilih salesman. kode salesman terlebih dahulu.sistem akan menampilkan warning apabila admin belum

60 95 memilih kode salesman. 2 Pemilihan Setelah admin Outlet masih Saat transaksi Sales Return Outlet mengentry data kosong OK di-save. Security salesman dengan benar, akan muncul window Sales Return untuk mengentry data retur.sistem akan mengecek apakah admin sudah memilih kode outlet atau belum.jika admin belum memilihnya, sistem akan menampilkan warning. 3 Pengisian No Admin wajib mengisi No PO Saat transaksi di- Sales Return PO field No PO. Jika admin masih kosong save. Security belum mengisi field OK tersebut, sistem akan menampilkan warning. 4 Pemilihan Setelah admin memilih Product Saat transaksi di- Sales Return produk kode outlet, admin masih kosong save. Security dapat memilih kode OK produk di dalam grid produk. Jika admin belum memilih produk, sistem akan menampilkan warning. 5 Pengisian Setelah admin memilih Order Qty Saat transaksi di- Sales Return jumlah kode produk yang masih nol save. Security produk diretur, admin akan OK

61 96 mengisi jumlah produk. Jika admin belum mengisi jumlah produk, sistem akan menampilkan warning. 6 Pemilihan Admin diwajibkan Reason Saat transaksi di- Sales Return reason memilih reason dalam masih save. Security grid produk. Jika admin kosong belum memilih reason, sistem akan menampilkan warning. 7 Penghitungan Sistem akan Calc Saat transaksi Sales Return discount menampilkan Discount diproses (set Security konfirmasi jika admin belum transaksi belum melakukan dilakukan, menjadi penghitungan discount. apakah mau Approve). di calculate? Yes or No 8 Pemrosesan Sistem akan Apakah data Saat transaksi Sales Return transaksi menampilkan ini akan di diproses(set Security retur konfirmasi apakah data proses?yes transaksi retur tetap akan or No menjadi diproses. Approve). 9 Pemilihan Admin diwajibkan Batch No Saat transaksi Sales Return Batch memilih Batch product. product diproses (set Security product Jika admin belum masih kosong transaksi memilih Batch product, OK menjadi sistem akan Approve). menampilkan warning.

62 97 Dokumen Yang dapat Diakses: a. Invoice Status Sales Return : 1. Open Sales Return yang tidak disetujui oleh Area Sales Supervisor akan dientry oleh Admin dengan status Open. Data retur tersebut hanya disimpan sehingga datanya masih dapat diubah. Efek saat data Sales Return disimpan antara lain : 1. Mencatat data retur pada database. 2. Approve Jika Sales Return sudah disetujui, maka admin dapat memproses Sales Return lebih lanjut, dan status Sales Return tersebut menjadi Approve. Pada saat itu, Admin sudah tidak dapat mengedit data Sales Return maupun membatalkan Sales Return tersebut. Efek saat data Sales Return diproses antara lain : 1. Mengupdate status retur dari Open menjadi Approve. 2. Mengupdate penambahan jumlah produk yang diretur ke Gudang. 3. Mencatat data transaksi terkait dengan produk pada database. 3. Finish Jika produk retur sudah diterima oleh perusahaan, maka Admin akan mengeset status Sales Return dari Approve menjadi Finish. Jika produk retur tersebut masih layak jual,

63 98 maka produk tersebut akan disimpan di Gudang Utama, sedangkan produk yang kualitasnya tidak memenuhi standar atau kadaluarsa akan disimpan di Gudang Bad Stock. Efek saat finishing Sales Return antara lain : 1. Mencatat data invoice retur pada database. 2. Mengupdate status retur dari Approve menjadi Finish. 4. Close Jika Admin melakukan pembatalan Sales Return yang berstatus Open, maka status Sales Return akan diset menjadi Close. Sales Return yang sudah berstatus Close dianggap batal sehingga statusnya tidak bisa diset menjadi Open kembali. 3.5 Technical Desain Process Technical Specification submodul Sales Order Manual Entry Berikut ini adalah konsep dari Sales Order Manual Entry : Tabel 3.12 Konsep Umum Sales Order Manual Entry Membuat Sales Order Menyetujui Sales Order User membuat SO dengan list barang-barang yang dipesan oleh customer atau yang di booking oleh canvasser. Di dalam SO juga terdapat menghitung TPR dan Diskon. Apabila SO sudah sesuai dengan keinginan outlet,

64 99 maka user dapat menyetujui SO. Berikut ini adalah daftar status Sales Order dari Sales Order Manual Entry : Tabel 3.13 Status Sales Order pada Sales Order Manual Entry Open Approve Ticking Ticket SO hanya disimpan dan dapat diedit kembali. Status approve ini khusus untuk TO Sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus approve. Dalam status approve, user dapat mengedit Sales Order, tetapi tidak dapat mengganti data transaksi apapun. Karena tujuan dari edit tersebut adalah hanya memudahkan user untuk melihan detil Sales Order yang sudah dibuat. Status ticking ticket pada Sales Order Manual Entry khusus untuk canvas sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket dan quantity barang berkurang di dalam database maupun di gudang. Diagram Flow pada Sales Order (TO Sales) Gambar 3.10 Data Flow Transaksi Sales Order (TO Sales) pada Tira S&D

65 100 Diagram Flow pada Sales Order (Canvas Sales) Gambar 3.11 Data Flow Transaksi Sales Order (Canvas Sales) pada Tira S&D List Tombol-tombol yang ada di list Sales Order Manual Entry Entry : Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat didalam list Sales Order Manual Tabel 3.14 Tombol - Tombol pada list Sales Order Manual Entry No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. New Alt + N Untuk membuat Sales Order baru. 2. Edit - Untuk mengedit Sales Order yang sudah ada (status : Open atau Approve) 3. Cancel Alt + A Untuk mengcancel Sales Order yang sudah

66 101 ada (status : Open atau Approve) 4. Close Alt+C Untuk menutup window Sales Order Manual Entry. 5. Execute Alt + E Untuk menampilkan Sales Order yang sudah pernah dibuat sesuai dengan filter yang diinput oleh user. Pada saat memilih Salesman 1. OK Alt + O Untuk menuju ke editor untuk membuat SO baru. 2. Cancel Alt + C Untuk membatalkan atau menutup window pada saat memilih salesman. Usecase scenario yang terdapat pada list Sales Order Manual Entry : Tabel 3.15 Use Case Scenario pada list Sales Order Manual Entry No. Use Case Proses 1. Mencari Sales Order User dapat mencari Sales Order yang pernah dibuat dengan mengisi filter-filter yang ada dan mengklik Pada saat user mengakses window pertama Sales Order Manual Entry, user dapat melihat daftar Sales Order yang pernah dibuat sebelumnya. Validasi yang dilakukan adalah apabila user mengisi filter yang disediakan maka, hasil list SO yang muncul adalah SO yang sesuai dengan kondisi filter tersebut dan

67 102 tombol execute pada submodul Sales Order Manual Entry 2. Mengubah Sales Order User mengubah SO pada submodul Sales Order Manual Entry di window list dan dengan memilih menu Edit. 3. Membuat Sales Order User dapat membuat SO baru dengan mengklik button New pada window list submodul Sales Order Manual Entry. 4. Membatalkan Sales Order Untuk membatalkan SO, user memilih menu Cancel pada submodul Sales Order Manual Entry. apabila user tidak mengisi filter, maka SO yang muncul adalah semua SO dengan semua kondisi. Pada saat user membuka kembali dan mengubah isi SO yang sudah pernah dibuat, akan ada validasi yaitu apabila status SO adalah Open maka user dapat membuka dan mengubah isi SO, Apabila status SO adalah Approve maka user hanya dapat dapat membuka untuk dilihat saja tanpa mengubah isi SO, akan tetapi kalau status SO selain Approve atau Open, akan muncul messsage box order Status SO sudah bukan pada Apporve atau Open sehingga user tidak dapat membuka atau mengubah isi SO. Ditampilkan editor kosong (model) yang siap diinput oleh user. Setelah transaksi Sales Order disimpan atau disetujui oleh user maka akan kembali ke layar list Sals Order dan transaksi yang baru disimpan tersebut akan langsung muncul di list. User dapat membatalkan suatu SO ada beberapa yang perlu diperhatikan yaitu : Sebelum membatalkan, user harus mencari terlebih dahulu SO dengan status SO Open atau Approve dengan mengisi filter-filter yang ada. SO yang dibatalkan harus mempunyai status Open atau Approve, kalau tidak akan muncul messsage box order Status SO sudah bukan pada Apporve atau Open

68 103 Apabila semua validasi sudah dilewati maka secara otomatis SO yang status nya Open menjadi Close dan SO dengan status Approve menjadi Open. User Interface Gambar 3.12 User Interface List Sales Order Manual Entry Editor Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor Sales Order Manual Entry : Tabel 3.16 Field - Field pada Editor Sales Order Manual Entry No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default 1. Sales Proses : Kode Salesman, Nama Salesman dan Tipe Salesman diambil pada saat pemilihan

69 104 Salesman di awal. 2. Tgl Transaksi Proses : Pada saat user membuka editor new, secara otomatis field tanggal transaksi terisi dengan tanggal gudang. 3. Tipe Order Validasi : 1. Combo box yang ada hanya bisa drop down (tidak bisa ketik secara manual), sehingga user hanya dapat memilih pilihan yang ada di dalam combo box saja (sesuai dengan salesman yang dipilih). Proses : Pada saat kode salesman dipilih secara otomatis Tipe Order terisi sesuai dengan No outlet yang terpilih. Karena Tipe Orderberasal dari master salesman. Tetapi user dapat memilih sendiri tipe Tipe Order di combo box yang sudah ada. Sesuai dengan tanggal gudang. 4. No Order Validasi : 1. Unik Proses : Merupakan auto generate pada saat user mengklik button Process atau OK 5. No Outlet Validasi : 1. Mandatory 2. Harus merupakan outlet yang dicover oleh salesman yang telah dipilih. Proses : Auto Generated Number

70 105 Klik icon search untuk melihat list No Outlet yang dicover oleh salesman yang sudah dipilih. 6. Pemby Faktur Validasi : 1. Combo box yang ada hanya bisa drop down (tidak bisa ketik secara manual), sehingga user hanya dapat memilih pilihan yang ada di dalam combo box saja (Tunai, Kredit, Giro/Cek atau Transfer). Proses : Pada saat list No Outlet dipilih secara otomatis Pemby Faktur terisi sesuai dengan No outlet yang terpilih. Karena Pemby Faktur berasal dari master outlet. Tetapi user dapat memilih sendiri tipe pembayaran faktur di combo box yang sudah ada. 7. TOP Proses : Pada saat list No Outlet dipilih secara otomatis TOP terisi sesuai dengan No outlet yang terpilih. Karena TOPberasal dari akan apabila Pemby Faktur diganti. master outlet. 8. No. Pajak - 9. User Proses : Hanya Admin Sales saja yang memiliki ijin untuk membuat Sales Order Manual Entry. 10. PDA Belum Terpakai 11. Status Outlet Proses : Pada saat list No Outlet dipilih secara otomatis Status Outlet terisi sesuai dengan

71 106 No outlet yang terpilih. Karena status outlet berasal dari master outlet. 12. No PO Validasi : 1. Mandatory 2. Tidak boleh kosong Proses : No. PO dari customer wajib diisi oleh user. Kalau tidak ada No. PO, user dapat mengisi dengan karakter apa saja, missal Tgl PO Validasi : 1. Rentang tanggal yang diijinkan : 1 Jan Des 9999 Proses : User menginput tanggal sesuai dengan yang ada di PO dari customer. 14. SubTotal Proses : Secara otomatis nilai di subtotal akan keluar pada saat user mengklik button OK, Calc Disc atau Proses. Subtotal merupakan total harga bersih dari pembelian. 15. Cash Disc Validasi : 1. Berupa angka dan tidak bernilai negatif. Proses : User menginput secara manual berapa persen diskon yang akan diberikan ke customer. 16. Promosi Uang Validasi : 1. Optional, apabila pada barang yang dipesan terdapat TPR uang. Proses :

72 107 Secara otomatis nilai promosi uang akan keluar sesuai dengan nilai tpr uang yang ada. 17. Rp Cash Disc Validasi : 1. Optional 2. Akan terisi apabila cash disc sudah diisi. Proses : Secara otomatis nilai Rp Cash Disc akan keluar pada saat user mengklik button Calc Disc atau Proses. Nilai Rp Cash Disc didapat dari cash disc dikalikan dengan Subtotal. 18. Disc 1 sd 10 Validasi : 1. Optional, apabila pada barang yang dipesan terdapat diskon yang sudah di-assign terlebih dahulu. Proses : Secara otomatis nilai discount akan keluar sesuai dengan nilai discount yang adapada saat user mengklik button Calc Disc atau Proses. 19. PPN Proses : Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang dipesan. Sistem akan menghitung jumlah pajak sebesar 10 % (nilai default) dari Subtotal Penjualan lalu menampilkan hasilnya pada field ini. 20. Total Invoice Proses : Secara otomatis nilai Total Invoice akan keluar pada saat user mengklik button Calc

73 108 Grid Barang Disc atau Proses. Total Invoice adalah (Subtotal - Promosi Uang - Rp Cash Disc) + PPN 21. PCODE Validasi : 1. Mandatory 2. Merupakan product code yang valid. Proses : jika admin belum memilih outlet. Klik pada kolom PCode lalu menekan F4 untuk melihat seluruh data produk yang berasal dari Tabel IM_PRD_MASTER. Double click pada kode produk yang ingin dijual. 22. Nama Barang Proses : Setelah kode produk dipilih, field nama barang akan terisi sesuai dengan data nama produk dari Tabel IM_PRD_MASTER. 23. Harga Proses : Field ini akan terisi secara otomatis dengan harga dari produk yang sudah dipilih. Data harga diambil dari Tabel IM_COST_STD. 24. RealOrder Qty Validasi : 1. Mandatory 2. Hanya dapat dientry dengan angka. Proses : Admin akan mengisi jumlah produk yang dipesan oleh outlet. 25. Order Qty Proses : Setelah admin mengentry jumlah produk,

74 109 sistem akan menampilkan jumlah produk yang dipesan pada field ini. 26. JmlHarga Proses : Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan jumlah produk yang dipesan. 27. Discount Proses : Akan menampilkan jumlah discount per PC yang sudah disetting dalam produk tertentu. 28. Tgl Price Proses : Field ini langsung terisi secara otomatis setelah admin memilih kode produk. 29. Jml Rp Netto Proses : Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan jumlah produk yang diretur. Grid TPR Uang 30. PCODE Proses : Saat admin mengklik Calc Disc, sistem akan mengecek apakah produk yang diretur mempunyai TPR Uang. Product code yang termasuk dalam kondisi TPR tersebut akan ditampilkan dalam grid. 31. Nama Barang Proses : Menampilkan nama produk sesuai dengan product code dalam TPR Uang. 32. Promosi Rp Proses : Menampilkan harga dari produk tersebut. Grid TPR Barang Sesuai dengan tanggal gudang. 33. PCODE Proses :

75 110 Saat admin mengklik Calc Disc, sistem akan mengecek apakah produk yang dipesan mempunyai TPR Barang. Product code yang termasuk dalam kondisi TPR tersebut akan ditampilkan dalam grid. 34. Nama Barang Proses : Sistem akan menampilkan nama produk promosi sesuai dengan product code dalam TPR Barang. 35. Harga Proses : Sistem akan menampilkan harga produk promosi tersebut sesuai dengan product code. 36. Jumlah Proses : Promosi Sistem akan menampilkan jumlah produk promosi yang diperoleh. Grid Discount 37. PCODE Proses : Akan muncul setelah admin mengklik Calc Disc atau Proses Sistem akan menampilkan kode produk sesuai dengan kode produk yang sudah dientry. 38. Jenis Discount Proses : Akan muncul setelah admin mengklik Calc Disc atau Proses Sistem akan menampilkan persentase setiap jenis discount pada produk tersebut. 39. Jumlah rupiah Proses : dari jenis Akan muncul setelah admin mengklik Calc

76 111 discount. Disc atau Proses. Sistem akan menampilkan jumlah discount dalam satuan IDR pada produk tersebut. Tombol-tombol yang ada di Editor Sales Order Manual Entry Tabel 3.17 Tombol - Tombol pada Editor Sales Order Manual Entry No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Calc Disc - Untuk menghitung diskon dan TPR yang ada di dalam Sales Order. 2. Proses - Untuk memproses Sales Order. 3. OK Alt + O Untuk menyimpan Sales Order. Cancel Alt + C Untuk membatalkan atau menutup editor pembuatan Sales Order baru. Usecase Scenario pada Editor Sales Order Manual Entry Tabel 3.18 Use Case Scenario pada Editor Sales Order Manual Entry No. Use Case Proses 1. Mengubah Tipe Order User dapat mengubah tipe order dengan memilih combo box tipe order pada Editor New Apabila user mengganti TOP setelah memilih barang, akan muncul message box : Perubahan TOP akan me-reset detail product pembelian,apakah akan dilanjutkan? Yes or No. Hal tersebut dikarenakan barang yang muncul dalam

77 112 Sales Order Manual Entry. 2. Mengubah Salesman User dapat mengubah salesman dengan memilih icon salesman pada Editor New Sales Order Manual Entry. 3. Menyimpan SO User dapat menyimpan SO dengan mengklik OK pada Editor New Sales Order Manual Entry. list adalah barang yang telah diassign ke setiap TOP (TOP berasal dari outlet). Jadi, Apabila user mengganti salesman setelah menginput pesanan barang di grid pemilihan barang, di grid pemilihan barang tersebut yang sudah terisi menjadi kosong kembali. Karena barang yang muncul pada grid pemilihan barang telah diassign sebelumnya menurut TOP dan Salesman yang terkait. User dapat menyimpan SO saja tanpa memproses dengan cara mengklik OK pada editor New di Sales Order Manual Entry. Terdapat beberapa validasi yaitu : o Apabila user tidak memilih Salesman lalu klik OK, maka akan muncul message box : Kode Sales masih kosong.ok. o User tidak dapat memilih barang apabila belum memilih outlet. o User harus mengisi NO. PO dan menginput tanggal PO lebih kecil dari pada tanggal hari ini. Apabila user tidak mengisi No. PO akan muncul message box : No PO masih kosong. OK.. o User harus mengisi PCODE barang yang akan dipesan. Apabila user tidak mengisi PCODE barang akan muncul message box : Product masih kosong. o User dapat memilih untuk tidak mengisi real Order quantity dan tidak

78 Menghitung Discount dan TPR User dapat menghitung diskon dan TPR dengan mengklik Calc Disc pada Editor New Sales Order Manual Entry. menghitung diskon dan TPR, karena dapat diedit kembali. o Setelah disimpan, SO didalam database berstatus Open. Saat semua data sudah diisi dan admin mengklik Calc Disc, ada beberapa proses yang dilakukan oleh sistem, antara lain : o User harus mengisi NO. PO dan menginput tanggal PO lebih kecil dari pada tanggal hari ini. Apabila user tidak mengisi No. PO akan muncul message box : No PO masih kosong. OK.. o User harus mengisi PCODE barang yang akan dipesan. Apabila user tidak mengisi PCODE barang akan muncul message box : Product masih kosong. o Validasi inputan jumlah real quantity Order terhadap stok digudang ( di gudang TO Sales maupun di gudang Canvas Sales). Apabila barang yang dipesan tidak mencukup maka akan muncul message box : Stock Pcode XXXXXX tidak mencukupi. Apakah mau dilanjutkan? Yes/No o Mengecek apakah produk yang dientry oleh user memiliki TPR atau discount tertentu. Data TPR atau discount akan langsung ditampilkan di editor. o Menghitung jumlah persentase Cash

79 114 Disc yang dientry oleh Admin dikalikan dengan Subtotal Penjualan. Cash Discount dalam satuan IDR akan ditampilkan dalam field Rp Cash Disc. 5. Menyutujui Sales Order secara langsung. User dapat menyetujui dan menyimpan SO sekaligus mengklik Proses pada Editor New Sales Order Manual Entry. Menghitung ulang total invoice, jika dalam editor terdapat poin 4 dan poin 5. Data total invoice akan ditampilkan pada field Total Invoice. Pada saat menyetujui dan menyimpan suatu SO, ada beberapa proses yang dilakukan oleh sistem, antara lain : o User harus mengisi NO. PO dan menginput tanggal PO lebih kecil dari pada tanggal hari ini. Apabila user tidak mengisi No. PO akan muncul message box : No PO masih kosong. OK.. o User harus mengisi PCODE barang yang akan dipesan. Apabila user tidak mengisi PCODE barang akan muncul message box : Product masih kosong. o Validasi inputan jumlah real quantity Order terhadap stok digudang ( di gudang TO Sales maupun di gudang Canvas Sales). Apabila barang yang dipesan tidak mencukup maka akan muncul message box : Stock Pcode XXXXXX tidak mencukupi. Apakah mau dilanjutkan? Yes/No

80 115 o Menghitung TPR dan diskon. o Terjadi perhitungan validasi batas kredit terhadap total invoice di SO yang telah ditentukan pada setiap outlet. Apabila batas kredit sudah melebihi maka akan muncul message box Data berhasil disimpan No Order : SXXXXXXXXX dengan status Over Credit limit untuk memproses order ini dapat dilakukan pada menu Approval Credit limit SO tersebut tersimpan dalam database dengan status Approve untuk TO Sales dan Ticking Ticket untuk Canvas Sales. User Interface Gambar 3.13 User Interface Sales Editor Order Manual Entry

81 Technical Specification submodul Process Order Berikut ini adalah konsep dari Process Order : Tabel 3.19 Konsep Umum Process Order Menyetujui Sales Order Apabila SO sudah memenuhi permintaan customer, maka user dapat menyetujui SO. Berikut ini adalah status Sales Order yang terdapat di Process Order : Tabel 3.20 Status Sales Order pada Process Order Status Approve Ticking Ticket Deskripsi Untuk TO Sales, apabila user memproses SO (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus approve. Dalam status approve, user dapat mengedit Sales Order, tetapi tidak dapat mengganti data transaksi apapun. Karena tujuan dari edit tersebut adalah hanya memudahkan user untuk melihan detil Sales Order yang sudah dibuat Untuk Canvas sales, apabila user memproses SO (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidak dapat mengedit Sales Order dan quantity barang berkurang di dalam database maupun di gudang.

82 117 Berikut adalah field-field yang terdapat pada Process Order : Tabel 3.21 Field - Field pada Process Order No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Sorting Fields 1. Status Salesman Proses : Pilih radio button untuk memilih status salesman. Ada 2 pilihan yang tersedia, yaitu menampilkan salesman yang aktif dan menampilkan seluruh salesman yang terdaftar (termasuk salesman non aktif). 2. Salesman Proses : Klik icon search untuk melihat list salesman dan tipe salesman yang aktif atau nonaktif dan memilih salah satu dari list salesman tersebut atau menginput manual kode salesman yang diinginkan. 3. Nama Salesman Proses : Klik icon search Salesman untuk menampilkan dan memilih data salesman yang diambil dari Tabel Master Salesman. 4. No. Oultet Proses : Klik icon search untuk melihat list outlet yang ada di database atau dapat mengisi secara manual No. Outlet. 5. No. Order Proses : User langsung menginput nomor Sales Order secara manual.

83 Tgl. Order Validasi : 1. Rentang tanggal yang diijinkan : 1 Jan Des 9999 Proses : User menginput tanggal sesuai dengan Sales Order dibuat. 7. Tgl. Validasi Validasi : 1. Rentang tanggal yang diijinkan : 1 Jan Des 9999 Proses : User menginput tanggal sesuai dengan Sales Order tersebut diproses. 8. SO Type Validasi : 1. Combo box yang ada hanya bisa drop down (tidak bisa ketik secara manual), sehingga user hanya dapat memilih pilihan yang ada di dalam combo box saja (TO Sales, CV Sales, SS Sales). Grid Transaction, akan apabila checklist didalam combo box di centang., akan apabila checklist didalam combo box di centang. 9. Proses Validasi : 1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales Order yang akan diproses menjadi Real Order. 10. No Order Proses : Setelah admin mengklik Execute, sistem akan menampilkan nomor Sales Order yang statusnya Open. 11. Tgl Order Proses :

84 119 Setelah admin mengklik Execute, sistem akan menampilkan tanggal Sales Order. 12. Tgl Validasi Proses : Setelah admin mengklik Execute, sistem akan menampilkan tanggal valid dari Sales Order. 13. Outlet Proses : Setelah admin mengklik Execute, sistem akan menampilkan kode outlet yang melakukan transaksi penjualan. 14. Nama Outlet Proses : Setelah admin mengklik Execute, sistem akan menampilkan nama outlet yang melakukan transaksi penjualan. 15. No PO Proses : Setelah admin mengklik Execute, sistem akan menampilkan nomor purchase Order dari outlet yang bersangkutan. Tombol-tombol yang ada di Process O rder Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat didalam Process Order : Tabel 3.22 Tombol - Tombol pada Process Order No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Close Alt+C Untuk menutup window Process

85 120 Order. 2. Cancel - Untuk menghitung diskon dan TPR yang ada di dalam Sales Order. 3. Proses - Untuk memproses Sales Order. 4. Execute Alt + X Untuk menampilkan Sales Order dengan status Open yang sudah pernah dibuat sesuai dengan filter yang diinput oleh user., akan apabila Execute telah di Klik, akan apabila Execute telah di Klik, akan SO sudah muncul di Grid. Usecase Scenario pada Process O rder Tabel 3.23 Use Case Scenario pada Process Order No. Use Case Proses 1. Mencari Sales Order Sebelum menyetujui SO, user harus mecari SO yang yang akan disetujui Untuk mencari SO, user ingin disetujui dengan cara mengisi filter-filter yang disediakan, lalu klik Execute. mengklik Execute pada submodul Proses Order. 2. Menyetujui Sales Order Mengklik Proses pada submodul Process Order.

86 121 Untuk menyutujui SO, user dapat mengklik Proses pada submodul Proses Order. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu : o Pilih SO yang akan disetujui, lalu klik tombol Proses. o Apabila pada SO terdapat barang yang dipesan ( Order Quantity ) melebihi persediaan yang terdapat digudang. Maka akan muncul message box : Stock PCode : XXXXXX tidak mencukupi untuk no Order SXXXXXX. Apakah akan diproses? Yes/No. Apabila SO sudah diproses maka secara otomatis SO akan disimpan dalam database dan berstatus Approve. User Interface Gambar 3.14 User Interface Process Order

87 Technical Specification submodul Summary Order Process Berikut ini adalah konsep dari Summary Order Process : Tabel 3.24 Konsep Umum Summary Order Process Merekap pesanan Menjadi dasar untuk proses picking sebagai acuan oleh Kepala Gudang untuk loading product yang akan dikirim ke customer. Berikut ini adalah status Sales Order yang terdapat di Summary Order Process : Tabel 3.25 Status Sales Order pada Summary Order Process Status Ticking Ticket Deskripsi Untuk TO sales, apabila user memproses SO (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidakdapat tidak dapat mengedit membuka Sales Order dan quantity barang berkurang di dalam database maupun di gudang. Berikut ini adalah field-field yang terdapat dalam Summary Order Process : Tabel 3.26 Field - Field pada Summary Order Process No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Sorting fields 1. Salesman Proses : Klik icon search disamping field Salesman untuk menampilkan dan

88 123 memilih data salesman yang diambil dari Tabel SO_SPG_GIRL_MAN atau user juga dapat mengisi secara manual Kode Salesman. 2. Tgl Sales Order Proses : Klik combobox untuk memilih tanggal transaksi penjualan yang ingin ditampilkan dalam list. 3. No Order Proses : Entry range nomor SO yang ingin ditampilkan. Tab Summary Process O rder 4. Warehouse Proses : Setelah admin mengklik List SO, sistem akan menampilkan kode warehouse yang di-assign ke setiap salesman yang terkait dalam transaksi penjualan. 5. Salesman Proses : Setelah admin mengklik List SO, sistem akan menampilkan kode dan nama salesman yang terkait dengan transaksi penjualan. 6. No SO Proses : Setelah admin mengklik List SO, sistem akan menampilkan nomor Sales Order yang statusnya Approve atau Ticking Ticket.

89 Outlet Proses : Setelah admin mengklik List SO, sistem akan menampilkan kode dan nama outlet yang melakukan transaksi pembelian. 8. Nilai SO Proses : Setelah admin mengklik List SO, sistem akan menampilkan subtotal penjualan yang berasal dari jumlah produk pesanan dikalikan dengan harga produk per satuan kecil. 9. No Summary Proses : Setelah admin mengklik List SO, sistem akan menampilkan nomor summary yang digunakan sebagai referensi picking produk oleh Bagian Gudang. No Summary akan muncul pada grid jika status Sales Order berupa Ticking Ticket. 10. Cetak Validasi : 1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih data yang ingin dicetak sebagai referensi picking produk atau dibuat Summary nya. 11. Total Jml SO Proses : Sistem akan menghitung dan menampilkan jumlah line dalam

90 125 grid ke dalam field ini. 12. Nilai SO Proses : Sistem akan menghitung subtotal penjualan dari seluruh Sales Order yang ditampilkan dalam grid. 13. Pro Uang Proses : Sistem akan menghitung dan menampilkan jumlah seluruh promosi uang yang terdapat pada Sales Orderyang ada pada grid. 14. Total Discount Proses : Sistem akan menghitung dan menampilkan jumlah discount yang terdapat pada Sales Orderyang ada pada grid. 15. Total PPN Proses : Sistem akan menghitung dan menampilkan jumlah pajak yang terdapat pada Sales Order yang ada pada grid. 16. Total Net+PPN Proses : Sistem akan menghitung subtotal penjualan ditambah dengan total pajak. Tab Print Summary Order Rekapitulasi per Produk 17. PCODE Proses : Setelah admin memilih Sales Order dan mengklik Proses,

91 126 sistem akan menampilkan produk yang tercatat dalam Sales Order tersebut. 18. Nama Barang Proses : Sistem akan menampilkan nama produk sesuai dengan kode produk yang ada. 19. Jml Unit 1 Proses : Sistem akan menampilkan jumlah produk berdasarkan satuan besar. 20. Jml Unit 2 Proses : Sistem akan menampilkan jumlah produk berdasarkan satuan tengah. 21. Jml Unit 3 Proses : Sistem akan menampilkan jumlah produk berdasarkan satuan kecil. Rekapitulasi per Outlet 22. Tgl Order Proses : Sistem akan menampilkan tanggal Sales Order dibuat. 23. No Order Proses : Sistem akan menampilkan nomor Sales Order yang sudah dipilih sebelumnya oleh admin. 24. Outlet Proses : Sistem akan menampilkan kode outlet yang melakukan transaksi pembelian. 25. Nama Outlet Proses :

92 127 Sistem akan menampilkan nama outlet yang melakukan transaksi pembelian. 26. Gross Sales Proses : Sistem akan menampilkan subtotal penjualan dari Sales Order yang dipilih. 27. Promosi Uang Proses : Sistem akan menampilkan jumlah promosi uang dari Sales Order yang dipilih. 28. Total Disc Proses : Sistem akan menampilkan jumlah discount yang berasal dari Sales Order yang dipilih. 29. PPN Proses : Sistem akan menampilkan jumlah pajak sebesar 10% dari subtotal penjualan. 30. PPN BM Proses : Sistem akan menampilkan jumlah pajak bea materai dari subtotal penjualan. 31. Nilai Faktur Proses : Sistem akan menampilkan jumlah dari Gross Sales ditambah dengan PPN.

93 128 Note : Apabila user mengklik List SO setelah mengisi sorting filter, SO yang muncul adalah SO dengan kondisi seperti kondisi yang di filter dan kondisi tambahan yaitu : 1. SO yang sudah pernah dibuat Summary Order nya ( status : Ticking Ticket dan sudah mempunyai No. Summary). Hal ini dikarenakan user dapat mencetak Faktur Delivery Note dan Surat Jalan pada Summary Order Process selama status nya masih Ticking Ticket. 2. SO yang belum pernah dibuat Summary Order nya ( status SO masih Approve dan belum ada No. Summary). SO dengan kondisi ini akan diproses Summary Order nya dan mencetak Summary Order (Rekap Order). Tombol-tombol yang ada di Summary Order Process Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Summary Order Process : Tabel 3.27 Tombol - Tombol pada Summary Process Canceled Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Close Alt+C Untuk menutup windowsummary Order Process. 2. Clear All - Untuk menghapus list SO yang F5 muncul. 3. List SO - Untuk menampilkan Sales Orderdengan status Open yang sudah pernah dibuat sesuai dengan filter yang diinput oleh user., akan apabila SO sudah muncul di Grid.

94 129 Pada Tab Proses Summary Order 1. Proses - Untuk memproses Sales Order. 2. Preview Alt + P Untuk melihat print preview summary Orderyang akan dicetak. Usecase Scenario pada Summary O rder Process : Tabel 3.28 Use Case Scenario pada Summary Order Process No. Use Case Proses 1. Mencari Sales Order yang akan dibuat rekapan order. User dapat mencari Sales Order yang pernah dibuat dengan mengisi filter-filter yang ada dan mengklik tombol execute pada submodul Summary Order Process 2. Membuat rekapan order. Untuk merekap order, user mengklik Proses pada tab Proses Summary Order di submodul Summary Order Process. Pada tab Proses Summary Order, user dapat melihat daftar Sales Order yang pernah dibuat sebelumnya dengan status Approve. Validasi yang dilakukan adalah apabila user mengisi filter yang disediakan maka, hasil list SO yang muncul adalah SO yang sesuai dengan kondisi filter tersebut dan apabila user tidak mengisi filter, maka SO yang muncul adalah semua SO dengan semua kondisi. Untuk merekap satu SO atau beberapa SO user harus memilih mana yang akan diproses pada kolom Proses maka akan. Apabila user telah memproses SO menjadi summary order maka secara otomatis akan langsung tersimpan kedalam database dengan status Ticking Ticket dan layar berpindah ke tab Print Summary Order.

95 Mencetak rekapan order. Untuk mencetak Summary Order, user mengklik Preview pada tab Print Summary Order di submodul Summary Order Process. Sistem akan menampilkan print preview dan akan mencetak dari summary order yang telah diproses sesuai dengan pilihan pencetakan ( per Code atau per Outlet). User Interface Gambar 3.15 User Interface Summary Order Process

96 Technical Specification submodul Summary Process Canceled Berikut ini adalah konsep dari Summary Process Canceled : Tabel 3.29 Konsep Umum Summary Process Canceled Membatalkan Perekapan Order Apabila terjadi kesalahan picking barang yang disebabkan oleh user salah memilih Sales Order yang akan direkap. Berikut ini adalah status SO dari Summary Process Canceled : Tabel 3.30 Status Sales Order pada Summary Process Canceled Approve Open User mengklik Proses Cancel untuk memproses perekapan Order, maka status SO dari TO Sales yang sebelum nya Ticking Ticket menjadi Approve. User mengklik Proses Cancel untuk memproses perekapan Order, maka status SO dari Canvas Sales yang sebelum nya Ticking Ticket menjadi Approve. Berikut adalah penjelasan field dari Summary Process Canceled : Tabel 3.31 Field - Field pada Summary Process Canceled No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Sorting Fields 1. Salesman Proses : Klik icon search untuk menampilkan list nama-nama

97 132 salesman, selain itu user juga dapat mengisi secara manual kode salesman. 2. Tgl. Order Proses : User dapat mengisi rentang tanggal yang diinginkan dengan cara mengklik combo box date picker dan akan muncul kalender. 3. No. Order Proses : User menginput manual rentang no Order yang ingin ditampilkan. 4. Outlet Proses : Klik icon search untuk menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. Grid Detail Sales Order 5. Proses Validasi : 1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales Order yang akan diproses menjadi Real Order. 6. KdSlS Proses : Sistem akan menampilkan Kode salesman dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 7. Nama Sales Proses : Sistem akan menampilkan nama

98 133 salesman dari kode Salesman yang ditampilkan setelah klik Execute. 8. NoOrder Proses : Sistem akan menampilkan NoOrder (kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 9. TglOrder Proses : Sistem akan menampilkan TglOrder dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 10. Outlet Proses : Sistem akan menampilkan Kode outlet dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 11. Nama Outlet Proses : Sistem akan menampilkan nama outlet dari Kode outlet yang ditampilkan setelah klik Execute. 12. Tipe Proses : Sistem akan menampilkan tipe sales dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 13. Nilai Faktur Proses : Sistem akan menampilkan Total nilai Faktur dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute.

99 134 Tombol-tombol yang ada di Summary Process Canceled Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Summary Process Canceled : Tabel 3.32 Tombol - Tombol pada Summary Process Canceled No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Close Alt+ C Untuk menutup window Summary Process Cancel. 2. Execute Alt + X Untuk menampilkan SO sesuai dengan yang di filter oleh user. 3. Cancel - Untuk menghilangkan list SO di yang muncul di grid list SO. 4. Proses Cancel - Untuk memproses pembatalan Summary Order Process., akan apabila tombol execute telah diklik., akan apabila tombol execute telah diklik.

100 135 Usecase pada Summary Process Canceled : Tabel 3.33 Use Case Scenario pada Summary Process Canceled 1. Mencari Sales Order yang akan dibatalkan rekapan ordernya. Untuk mencari SO yang akan dibatalkan Summary Ordernya, user mengklik tombol Execute. 2. Membatalkan rekapan order. Untuk membatalkan summary order, user mengklik Proses Cancel. Untuk membatalkan suatu rekapan order (summary order), terlebih dahulu user mencari Sales Order yang ingin dibatalkan rekapan order nya dengan cara mengisi filter-filter yang ada dan mengklik Execute. Setelah daftar Sales Order muncul, user memilih Sales Order yang ingin dibatalkan Summary Order nya dan mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan. Terjadi validasi apabila Shipment Quantity dari SO tersebut berubah, akan muncul message box error : SO : SXXXXXXXX QTY SUDAH BERUBAH TIDAK BISA DI CANCEL SUMMARY Apabila Sales Order tersebut sudah dibatalkan Summary Order nya maka secara otomatis SO akan berstatus Approve untuk TO sales dan Open untuk Canvas Sales.

101 136 User Interface Gambar 3.16 User Interface Summary Process Canceled Technical Specification submodul Shipment Process and Print Berikut ini adalah konsep dari Shipment Order Process and Print : Tabel 3.34 Konsep Umum Shipment Order Process and Print Menandakan bahwa barang yang dipesan oleh siap dikirim ke customer (Ready to Ship) Pada proses ini, barang barang yang dipesan telah siap dikirim ke customer dengan dibuatnya Surat Jalan dan Delivery Note. Pada tahap ini, barang yang di antar ke customer diambil dari no Batch yang telah tersedia. Didalam shipment process juga terdapat menghitung kembali TPR dan Diskon.

102 137 Berikut adalah status-status Sales Order di Shipment Order Process and Print : Tabel 3.35 Status Sales Order pada Shipment Order Process and Print Shipped POD Untuk TO Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor New) status SO menjadi Shipped. Untuk Canvas Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor New) status SO menjadi POD. List Tombol-tombol yang ada di list Shipment Process and Print Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di list Shipment Process and Print : Tabel 3.36 Tombol - Tombol pada list Shipment Process and Print No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. New Alt + N Untuk membuat Shipment baru. 2. Print Alt + P Untuk mencetak Faktur Delivery Note dan Surat Jalan 3. Close Alt+ C Untuk menutup windowshipment Process and Print. 4. Input Bonus - Untuk menginput nomor Batchpada. Batch bonus barang. 5. Execute Alt + X Untuk menampilkan Summary Order sesuai dengan yang di filter oleh user.

103 138 Usecase Scenario pada list Shipment Process and Print : Tabel 3.37 Use Case Scenario pada list Shipment Process and Print No. Use Case Proses 1. Mencari Sales Order dengan status Ticking Ticket. User mencari Sales Order yang pernah dibuat dengan mengisi filter-filter yang ada dan mengklik tombol execute pada submodul Shipment and Print. 2. Membuat Shipment Untuk memproses shipment, user memilih menu new pada submodul Shipment and Print. 3. Mencetak Faktur Delivery Note dan Untuk mencari Sales Order dengan status ticking ticket, user terlebih dahulu mengisi filter-filter yang ada terutama dengan filter status Ticking Ticket. Setelah itu, klik Execute. Ditampilkan editor yang telah terisi barang-barang beserta jumlah barang yang sudah disetuji (Approve Quantity) yang siap diinput oleh user. Setelah transaksi Shipment disimpan maka Shipment tersebut dapat diedit kembali dan apabila Shipment tersebut diproses oleh user maka akan kembali ke layar list Shipment Process dan transaksi yang baru disimpan tersebut akan hilang dari list. Validasi untuk membuat Shipment adalah : Apakah Sales Order yang dipilih berstatus ticking ticket atau tidak, kalau tidak akan muncul message box error Status Summary Order tidak bisa di proses lagi. Untuk mencetak Faktur Delivery Note dan Surat jalan dari shipment yang telah diproses, user terlebih

104 139 Surat Jalan. Untuk mencetak Faktur Delivery Note dan Surat jalan, user memilih menu Print pada submodul Shipment and Print. dahulu mencari SO dengan status Shipped dengan mengisi filter-filter yang disediakan dengan mengisi filter status : Shipped dan mengklik Execute. Setelah itu, user memilih menu Print untuk mencetak Faktur Delivery Note dan Surat jalan. User Interface Gambar 3.17 User Interface list Shipment Process

105 140 Editor Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor Shipment Order Process and Print : Tabel 3.38 Field - Field pada Editor Shipment Order Process and Print No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Editor New Shipment Process and Print 1. Summary No. Proses : Pada saat user mengklik pada salah satu SO yang dipilih, Field Summary No. akan terisi secara otomatis karena diambil dari nomor SO yang dipilih. 2. Courier Name Validasi : 1. Mandatory Proses : Pada saat user mengklik pada salah satu SO yang dipilih. Untuk Canvas Sales, Field Courier Name. akan terisi secara otomatis karena diambil dari nama Salesman di nomor SO yang dipilih dan Untuk TO Sales menginput secara manual. 3. Car No. Validasi : 1. Mandatory Proses : User menginput nomor mobil secara manual yang akan menghantarkan barang pesanan ke outlet.

106 Shipment Date Proses : Tanggal shipment langsung otomatis terisi sesuai dengan tanggal gudang. 5. Shipment Notes Proses : User mengisi secara manual, catatan tambahan untuk pengiriman. Grid Detail New Shipment Process and Print 6. PCODE Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barang-barang yang ada di SO tersebut. 7. Product Name Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 8. Order Quantity Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom order quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang dipesan oleh customer di SO. 9. Approve Proses : Quantity Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom approve quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang disetujui oleh user di SO.

107 Shipment Quantity Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom shipment quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO. 11. Promo Barang Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment,jika terdapat promo barang maka kolom promo barang akan muncul sesuai jumlah bonus barang yang didapat. Tombol-tombol yang ada di editor Shipment Process and Print Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di editor Shipment Process and Print : Tabel 3.39 Tombol - Tombol pada Editor Shipment Process and Print No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default Pada Edit Sales Order dan Input Batch. 1. Save Alt + S Untuk menyimpan hasil edit quantity dan input Batch no di SO. 2. Cancel Alt + C Untuk membatalkan dan menutup window pengeditan quantity dan penginputan nomor Batch.

108 143 Pada Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus 3. Save Alt + S Untuk menyimpan hasil input bonus Batch di SO. 4. Cancel Alt + C Untuk membatalkan dan menutup window penginputan nomor Batch no untuk barang bonus. Pada Editor New untuk membuat Shipment. 5. Save Alt + C Untuk menyimpan hasil inputan user seperti nama kurir, nomor kendaraan dan lain-lain 6. Proses Alt + P Untuk memproses SO menjadi Shipment. Usecase Scenario pada editor Shipment Process and Print : Tabel 3.40 Use Case Scenario pada Editor Shipment Process and Print No. Use Case Proses 1. Mengubah Sales Order untuk barang yang siap dikirim. User mengubah shipment quantity dan menginput Input Batch User mengubah shipment quantity dan menginput input Batch (input Batch pada barang pesanan) pada suatu SO untuk barang yang siap dikirim sebelum memproses shipment. Validasi-validasi yang terdapat dalam proses ini adalah : Validasi Shipment Qty harus lebih kecil atau

109 144 dengan mengklik pada SO yang ada pada Sales Order tersebut ingin diubah. sama dengan jumlah Quantity di Batch, kalau tidak akan muncul message box Qty Shipment harus lebih kecil dari Jumlah Qty Batch. Apabila user mengganti shipment qty, validasi-validasi yang terjadi adalah : o validasi shipment qty harus lebih besar daripada approve qty, kalau tidak akan muncul message order Qty Shipment harus lebih kecil atau sama dengan Qty Approve OK. o Validasi nilai shipment tidak boleh 0 (Nol), kalau terdapat nilai shipment 0 maka akan muncul message box NET AMOUNT TIDAK BOLEH SAMA ATAU LEBIH KECIL DARI NOL OK. Validasi apakah user sudah menginput input Batch no atau belum, kalau belum akan muncul message error BatchNo masih kosong OK Validasi apabila user tidak boleh memilih no Batch yang sama untuk produk yang sama. Maka akan muncul message error Data Batch Sudah ada. Menghitung kembali TPR dan Diskon yang didapat. Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka, perubahan dari sales order tersebut langsung terupdate di dalam database.

110 Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang siap dikirim. Untuk mengubah shipment quantity untuk barang bonus dan menginput Input Batch barang bonus dengan mengklik pada SO yang ada pada Sales Order tersebut dan klik Input Bonus Batch. 3. Menyimpan Shipment User mengklik tombol Save untuk menyimpan User mengubah shipment quantity dan menginput input bonus Batch (input Batch pada barang bonus) untuk barang bonus yang siap dikirim pada suatu SO sebelum memproses shipment. Validasi-validasi yang terdapat dalam proses ini adalah : Validasi Shipment Qty untuk barang bonus harus lebih kecil atau sama dengan jumlah Quantity di Batch, kalau tidak akan muncul message box Qty Shipment harus lebih kecil dari Jumlah Qty Batch. Apabila user mengganti Batch shipment qty, validasi-validasi yang terjadi adalah : o Validasi apabila Batch Shipment Qty diisi 0 maka akan muncul message box Jumlah Qty Batch tidak sama untuk Pcode XXXXXX o Validasi apabila Batch Shipment Qty diisi lebih besar dari Qty Shipment akan muncul message box Qty Batch Shipment harus lebih kecil atau sama dengan Qty Shipment Validasi apabila user tidak boleh memilih no Batch yang sama untuk produk yang sama. Maka akan muncul message order Data Batch Sudah ada. Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka, perubahan dari Sales Order tersebut langsung terupdate di dalam database. Validasi-validasi yang terdapat pada saat menyimpan shipment adalah : Validasi user belum mengisi data data

111 146 Shipment pada Editor Shipment Process and Print 2. Memproses Shipment User mengklik tombol Proses untuk menyimpan Shipment pada Editor Shipment Process and Print penting seperti nama kurir dan kode transport. Apabila user belum mengisi nama kurir, maka akan muncul message box error Courier Name masih kosong OK dan apabila user belum mengisi kode transport yang akan membawa barang ke customer maka akan muncul message box error Transport masih kosong OK. Validasi user belum mengisi Batch No pada editor Edit Quantity (Input Batch ) dan Input Bonus Batch, maka akan muncul message box error BATCH PRODUCT BELUM DIISI. Apabila validasi-validasi tersebut sudah dilewati maka, shipment langsung tersimpan kedalam database. Validasi-validasi yang terdapat pada saat memproses shipment adalah : Validasi user belum mengisi data data penting seperti nama kurir dan kode transport. Apabila user belum mengisi nama kurir, maka akan muncul message box error Courier Name masih kosong OK dan apabila user belum mengisi kode transport yang akan membawa barang ke customer maka akan muncul message box error Transport masih kosong OK. Validasi user belum mengisi Batch No pada editor Edit Quantity (Input Batch ) dan Input Bonus Batch, maka akan muncul message box error BATCH PRODUCT BELUM

112 147 DIISI. Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka status SO akan menjadi Shipped untuk TO Sales dan POD untuk Canvas Sales dan quantity barang sesuai dengan Batch No. akan berkurang. User Interface Gambar 3.18 User Interface Editor New Shipment Process and Print Editor Edit Sales Order dan Input Batch Editor edit Sales Order dan Input Batch berfungsi untuk mengedit Shipment Quantity barang dan menginput Batch untuk barang yang akan dikirim. Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor Edit Sales Order dan Input Batch :

113 148 Tabel 3.41 Field - Field pada Editor Edit Sales Order dan Input Batch No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Editor Edit Sales Order dan Input Batch. 1. Summary No. Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, field Summary No akan otomatis terisi. 2. SO Number Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Number akan otomatis terisi sesuai dengan so number yang dipilih. 3. SO Date Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Date akan otomatis terisi sesuai dengan tanggal SO tersebut dibuat. 4. Outlet No. Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet No akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barang-barang yang ada di dalam SO tersebut. 5. Outlet Name Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet Name akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barang-barang yang ada di dalam SO tersebut.

114 149 Grid Detail Edit Shipment Quantity pada Sales Order. 6. PCODE Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 7. Nama Produk Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 8. Harga Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom harga akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 9. Real Order Proses : Quantity Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom real order quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang dipesan oleh customer di SO. 10. Approve Proses : Quantity Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom approve quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang disetujui oleh user di SO. 11. Shipment Proses : Quantity Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO.

115 150 Grid Detail Input Batch No. 12. PCODE Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barang-barang yang ada di SO tersebut. 13. Nama Produk Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul. 14. Batch No. Validasi : 1. Mandatory Proses : Klik F4 untuk memilih Batch No sesuai dengan PCODE. 15. Shipment Validasi : Quantity 1. Mandatory Proses : Apabila user ingin mengganti shipment quantity, user langsung dapat menginput jumlah barang yang akan dikirim.

116 151 User Interface Gambar 3.19 User Interface Edit Sales Order dan Input Batch pada Shipment Process and Print Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus Editor edit Sales Order dan Input Batch berfungsi untuk mengedit Shipment Quantity barang bonus yang akan dikirim dan menginput input Batch untuk barang bonus yang akan dikirim. Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus. Tabel 3.42 Field - Field pada Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus 1. Summary No. Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, field Summary No

117 152 akan otomatis terisi. 2. SO Number Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Number akan otomatis terisi sesuai dengan so number yang dipilih. 3. SO Date Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Date akan otomatis terisi sesuai dengan tanggal SO tersebut dibuat. 4. Outlet No. Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet No akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barangbarang yang ada di dalam SO tersebut. 5. Outlet Name Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet Name akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barang-barang yang ada di dalam SO tersebut. Grid Detail Edit Shipment Quantity untuk barang bonus pada Sales Order. 6. PCODE Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom PCODE yang menjadi barang bonus akan

118 153 otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 7. Nama Barang Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom nama barang yang menjadi barang bonus akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 8. Shipment Proses : Quantity Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity dari barang bonus akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO. Grid Detail Input Batch No. untuk barang bonus 9. PCODE Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 10. Nama Produk Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 11. Batch No. Validasi : 1. Mandatory Proses :

119 Shipment Quantity Klik F4 untuk memilih Batch No sesuai dengan PCODE. Validasi : 1. Mandatory Proses : Apabila user ingin mengganti shipment quantity, user langsung dapat menginput jumlah barang yang akan dikirim. User Interface Gambar 3.20 User Interface Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus

120 Technical Specification submodul Shipment Process Canceled Berikut ini adalah konsep dari Shipment Process Canceled : Tabel 3.43 Konsep Umum Shipment Process Canceled Membatalkan Proses Pengiriman Apabila barang yang dipesan tidak jadi dikirimkan, salah mengiput Batch no, atau Shipment Qty. Maka user akan membatalkan Shipment Proses dan jumlah barang-barang yang terdapat di Gudang ataupun di database akan bertambah sesuai dengan Batch no dari barang tersebut. Berikut ini adalah status SO dari Shipment Process Canceled : Tabel 3.44 Status Sales Order pada Shipment Process Canceled Approve User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka status SO dari TO Sales yang sebelumnya Shipped. Berikut adalah penjelasan field dari Shipment Process Canceled : Tabel 3.45 Field - Field pada Shipment Process Canceled No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Sorting Fields 1. Salesman Proses : Klik icon search untuk menampilkan list nama-nama

121 156 salesman, selain itu user juga dapat mengisi secara manual kode salesman. 2. Tgl. Shipment Proses : User dapat mengisi rentang tanggal yang diinginkan dengan cara mengklik combo box date picker dan akan muncul kalender. 3. No. Shipment Proses : User menginput manual rentang no shipment yang ingin ditampilkan. 4. No. Order Proses : User menginput manual rentang no Order yang ingin ditampilkan. 5. Outlet Proses : Klik icon search untuk menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. Grid Detail Sales Order 6. Proses Validasi : 1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales Order yang akan diproses menjadi Real Order. 7. KdSlS Proses : Sistem akan menampilkan Kode salesman dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik

122 157 Execute. 8. NamaSales Proses : Sistem akan menampilkan nama salesman dari kode Salesman yang ditampilkan setelah klik Execute. 9. NoOrder Proses : Sistem akan menampilkan NoOrder (kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 10. NoShipment Proses : Sistem akan menampilkan NoShipment (kode Shipment) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 11. TglShipment Proses : Sistem akan menampilkan TglShipment dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 12. Outlet Proses : Sistem akan menampilkan Kode outlet dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 13. Nama Outlet Proses : Sistem akan menampilkan nama outlet dari Kode outlet yang ditampilkan setelah klik Execute. 14. Tipe Proses : Sistem akan menampilkan tipe

123 158 sales dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 15. Nilai Faktur Proses : Sistem akan menampilkan Total nilai Faktur dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. Tombol-tombol yang ada di Shipment Process Canceled Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Shipment Process Canceled : Tabel 3.46 Tombol - Tombol pada Shipment Process Canceled No. La bel Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Close Alt+ C Untuk menutup window Shipment Process Cancel 2. Execute Alt + X Untuk menampilkan SO sesuai dengan yang di filter oleh user. 3. Cancel - Untuk menghilangkan list SO di yang muncul di grid list SO. 4. Proses - Untuk memproses Cancel pembatalan Shipment Process., akan apabila tombol execute telah diklik., akan apabila tombol execute telah diklik.

124 159 Usecase pada Shipment Process Canceled : Tabel 3.47 Use Case Scenario pada Shipment Process Canceled 1. Mencari Sales Order yang akan dibatalkan Shipment Process nya. Untuk mencari SO yang akan dibatalkan user mengklik tombol Execute. 2. Membatalkan Shipment Process. Untuk membatalkan shipment process, user mengklik Proses Cancel. Untuk membatalkan suatu shipment process, terlebih dahulu user mencari shipment process yang ingin dibatalkan dengan cara mengisi filter-filter yang ada dan mengklik Execute. Setelah daftar Shipment Process muncul, user memilih Shipment Process yang ingin dibatalkan dan mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan. Terjadi validasi apabila POD Quantity dari SO tersebut berubah, akan muncul message box error : SO : SXXXXXXXX QTY SUDAH BERUBAH TIDAK BISA DI CANCEL SHIPM ENT. Apabila Shipment sudah dibatalkan maka secara otomatis SO akan berstatus Approve dan jumlah barang-barang yang terdapat di Gudang ataupun di database akan bertambah sesuai dengan barang yang batal kirim.

125 160 User Interface Gambar 3.21 User Interface Shipment Process Canceled Technical Specification submodul POD / Shipment Validation Berikut adalah konsep dari POD / Shipment Validation : Tabel 3.48 Konsep Umum POD / Shipment Validation Barang telah sampai ke customer. POD menandakan bahwa barang yang dipesan telah sampai ke tangan customer dan jumlah yang diterima oleh customer dijadikan dasar untuk invoice. Pada tahap ini, no Batch untuk barang bonus yang sudah diterima oleh customer dapat diubah dan terjadi perhitungan kembali TPR dan diskon yang didapat oleh SO tersebut.

126 161 Berikut ini adalah status Sales Order pada POD / Shipment Validation : Tabel 3.49 Status Sales Order pada POD / Shipment Validation POD Pada saat user memproses SO menjadi POD ( klik Proses pada editor New ), status SO berubah menjadi POD. List Tombol-tombol yang ada di list POD / Shipment Validation Validation: Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat dalam list POD / Shipment Tabel 3.50 Tombol - Tombol pada list POD / Shipment Validation No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Close Alt+ C Untuk menutup window POD / Shipment Validation. 2. Input Bonus - Untuk menginput Batch nomor Batch pada bonus barang. 3. Cancel - Untuk menghilangkan list SO di yang muncul di grid list SO. 4. Proses - Untuk memproses SO menjadi POD., akan apabila tombol execute telah diklik., akan apabila tombol execute telah diklik., akan apabila

127 Execute Alt + X Untuk menampilkan Summary Order sesuai dengan yang di filter oleh user. Pada Editor Input Bonus Batch 1. Save Alt + S Untuk menyimpan hasil input bonus Batch di SO. 2. Cancel Alt + C Untuk membatalkan dan menutup window penginputan nomor Batch no untuk barang bonus. tombol execute telah diklik. Usecase Scenario pada list POD / Shipment Validation : Tabel 3.51 Use Case Scenario pada list POD / Shipment Validation No. Use Case Proses 1. Mencari Sales Order yang akan diproses POD-nya. User mencari Sales Order yang pernah dibuat dengan mengisi filter-filter yang ada dan mengklik tombol execute pada submodul Untuk mencari Sales Order yang akan diproses POD-nya, user terlebih dahulu mengisi filter-filter yang ada terutama dengan filter status Shipped. Setelah itu, klik Execute.

128 163 POD/Shipment Validation. User Interface Gambar 3.22 User Interface list POD/Shipment Validation Editor Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor POD / Shipment Validation : Tabel 3.52 Field - Field pada Editor POD / Shipment Validation No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Editor edit Quantity Sales Order. 1. Summary No. Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, field Summary No akan otomatis terisi. 2. SO Number Proses :

129 164 Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Number akan otomatis terisi sesuai dengan so number yang dipilih. 3. SO Date Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Date akan otomatis terisi sesuai dengan tanggal SO tersebut dibuat. 4. Outlet No. Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet No akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barang-barang yang ada di dalam SO tersebut. 5. Outlet Name Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet Name akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barangbarang yang ada di dalam SO tersebut. Grid Editor Quantity Sales Order 6. PCODE Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 7. Nama Barang Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom produt name

130 165 akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 8. Harga Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom harga akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 9. Real Order Proses : Quantity Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom real order quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang dipesan oleh customer di SO. 10. Approve Quantity Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom approve quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang disetujui oleh user di SO. 11. Shipment Quantity Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO. 12. POD Quantity Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang sampai ke customer.

131 Reason - Grid Detail Editor PODQuantity Sales Order 14. PCODE Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 15. Nama Barang Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul. 16. Batch No. Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom Batch no akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul. 17. Shipment Quantity Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO. 18. POD Qty Validasi : 1. Mandatory Proses : Apabila user ingin mengganti POD Qty, user langsung dapat menginput jumlah barang yang telah sampai ke

132 167 customer. Editor Edit POD Quantity dan Input Bonus Batch untuk barang bonus. 19. Summary No. Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, field Summary No akan otomatis terisi. 20. SO Number Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Number akan otomatis terisi sesuai dengan so number yang dipilih. 21. SO Date Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Date akan otomatis terisi sesuai dengan tanggal SO tersebut dibuat. 22. Outlet No. Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet No akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barang-barang yang ada di dalam SO tersebut. 23. Outlet Name Proses : Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet Name akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barangbarang yang ada di dalam SO tersebut. Grid Detail Sales Order.

133 PCODE Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom PCODE yang menjadi barang bonus akan otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 25. Nama Barang Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom nama barang yang menjadi barang bonus akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 26. Shipment Quantity Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity dari barang bonus akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO. Grid Detail Input Batch No. 27. PCODE Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barang-barang yang ada di SO tersebut. 28. Nama Produk Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang

134 169 muncul 29. Batch No. Validasi : 1. Mandatory Proses : Klik F4 untuk memilih Batch No sesuai dengan PCODE. 30. Shipment Quantity Validasi : 1. Mandatory Proses : Apabila user ingin mengganti shipment quantity, user langsung dapat menginput jumlah barang yang akan dikirim. Tombol-tombol yang ada di editor POD / Shipment Validation Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat dalam editor POD / Shipment Validation : Tabel 3.53 Tombol - Tombol pada Editor POD / Shipment Validation No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Save Alt + S Untuk menyimpan hasil edit quantity dan input bonus Batch di SO. 2. Cancel Alt + C Untuk membatalkan dan menutup window pengeditan quantity dan penginputan nomor Batch.

135 170 Usecase Scenario pada editor POD / Shipment Validation : Tabel 3.54 Use Case Scenario pada Editor Shipment Process and Print No. Use Case Proses 1. Mengubah Sales Order untuk barang yang sudah diterima oleh outlet. User mengubah POD Quantity dengan mengklik pada SO yang ada pada summary order tersebut ingin diubah. 2. Mengubah Sales Order untuk barang bonus yang sudah diterima oleh outlet. Untuk mengubah POD quantity untuk barang bonus dan menginput Input Batch barang bonus dengan mengklik User mengubah POD quantity pada suatu SO untuk barang yang sudah diterima oleh outlet sebelum memproses POD. Validasi-validasi yang terdapat dalam proses ini adalah : Validasi nilai POD Qty tidak boleh 0 (Nol), kalau terdapat nilai shipment 0 maka akan muncul message box NET AMOUNT TIDAK BOLEH SAMA ATAU LEBIH KECIL DARI NOL OK Validasi POD Qty harus lebih kecil atau sama dengan jumlah Shipment QTy kalau tidak akan muncul message box Qty POD harus lebih kecil atau sama dengan Qty Shipment OK. Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka, perubahan dari Sales Order tersebut langsung terupdate di dalam database. User dapat mengubah POD quantity untuk barang bonus dan menginput input bonus Batch (input Batch pada barang bonus) yang sudah diterima oleh outlet pada suatu SO sebelum memproses POD. Validasivalidasi yang terdapat dalam proses ini adalah : Validasi user menghapus Batch No. untuk barang bonus, apabila di save maka akan muncul message order : BatchNo masih kosong OK

136 171 pada SO yang ada pada Sales Order tersebut dan klik Input Bonus Batch. 3. Menyesuaikan barang yang diterima (POD). Untuk memproses POD, user mengklik Proses pada submodul Shipment and Print. Validasi POD Qty harus lebih kecil atau sama dengan jumlah Quantity di Batch, kalau tidak akan muncul message order Qty POD Batch harus lebih kecil atau sama dengan dari Jumlah Qty Batch. Apabila user mengganti Batch POD qty, validasi-validasi yang terjadi adalah : o Validasi apabila Batch POD Qty diisi 0 maka akan muncul message box Jumlah Qty Batch tidak sama untuk Pcode XXXXXX o Validasi apabila Batch POD Qty diisi lebih besar dari Qty POD akan muncul message box Qty Batch POD harus lebih kecil atau sama dengan Qty POD Validasi apabila user tidak boleh memilih no Batch yang sama untuk produk yang sama. Maka akan muncul message order Data Batch Sudah ada. Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka, perubahan dari Sales Order tersebut langsung terupdate di dalam database. User memilih Sales Order yang ingin diproses POD nya dan mengklik Proses untuk memproses POD. Validasi-validasi yang terdapat didalam proses POD adalah : Apabila user belum memilih Sales Order yang ingin diproses PODnya (centang pada check box Proses) maka akan muncul message box Tidak ada yang diproses.

137 172 Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka secara otomatis SO akan berstatus POD. User Interface Gambar 3.23 User Interface Editor Editor POD Quantity Sales Order pada POD/Shipment Validation

138 173 Gambar 3.24 User Interface Editor Input Bonus Batch pada POD/Shipment Validation Technical Specification submodul POD Process Canceled Berikut ini adalah konsep dari POD Process Canceled : Tabel 3.55 Konsep Umum POD Process Canceled Membatalkan proof of delivery (bukti barang sampai ke outlet) Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh user dalam penghitungan barang yang sampai ke outlet (POD Qty). Maka user akan membatalkan proof of delivery dan jumlah barang-barang yang terdapat di Gudang ataupun di database akan bertambah sesuai dengan Batch no dari barang tersebut.

139 174 Berikut ini adalah status Sales Order dari POD Process Canceled : Tabel 3.56 Status Sales Order pada POD Process Canceled Approve Open User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka status SO dari TO Sales yang sebelumnya POD menjadi Approve. User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka status SO dari Canvas Sales yang sebelumnya POD menjadi Open. Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada POD / Shipment Validation : Tabel 3.57 Field - Field pada POD / Shipment Validation No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Sorting Fields 1. Salesman Proses : Klik icon search untuk menampilkan list nama-nama salesman, selain itu user juga dapat mengisi secara manual kode salesman. 2. Tgl. POD Proses : User dapat mengisi rentang tanggal yang diinginkan dengan cara mengklik combo box date picker dan akan muncul kalender. 3. No. Shipment Proses : User menginput manual rentang no shipment yang ingin ditampilkan. 4. No. Order Proses : User menginput manual rentang no Order

140 175 yang ingin ditampilkan. 5. Outlet Proses : Klik icon search untuk menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. Grid Detail Shipment Order 6. Proses Validasi : 1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales Order yang akan diproses menjadi Real Order. 7. KdSlS Proses : Sistem akan menampilkan Kode salesman dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 8. NamaSales Proses : Sistem akan menampilkan nama salesman dari kode Salesman yang ditampilkan setelah klik Execute. 9. NoOrder Proses : Sistem akan menampilkan NoOrder (kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 10. NoShipment Proses : Sistem akan menampilkan NoShipment (kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 11. TglPOD Proses : Sistem akan menampilkan TglPOD dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan

141 176 setelah klik Execute. 12. TglShipment Proses : Sistem akan menampilkan T glshipment dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 13. Outlet Proses : Sistem akan menampilkan Kode outlet dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 14. Nama Outlet Proses : Sistem akan menampilkan nama outlet dari Kode outlet yang ditampilkan setelah klik Execute. 15. Tipe Proses : Sistem akan menampilkan tipe sales dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 16. Nilai Faktur Proses : Sistem akan menampilkan Total nilai Faktur dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. Tombol-tombol yang ada di POD Process Canceled Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di POD Process Canceled : Tabel 3.58 Tombol - Tombol pada POD Process Canceled No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Close Alt+ C Untuk menutup

142 177 window POD Process Cancel 2. Execute Alt + X Untuk menampilkan no shipment sesuai dengan yang di filter oleh user. 3. Cancel - Untuk menghilangkan list no shipment di yang muncul di grid list shipment. 4. Proses Cancel - Untuk memproses pembatalan POD., akan apabila tombol execute telah diklik., akan apabila tombol execute telah diklik. Usecase pada POD Process Canceled : Tabel 3.59 Use Case Scenario pada POD Process Canceled 1. Mencari Sales Order yang akan dibatalkan POD nya. Untuk mencari SO yang akan dibatalkan user mengklik tombol Execute. 2. Membatalkan penyesuaian barang yang diterima. Untuk membatalkan suatu POD, terlebih dahulu user mencari shipment order yang POD nya ingin dibatalkan dengan cara mengisi filter-filter yang ada dan mengklik Execute. Setelah daftar shipment order muncul, user memilih shipment order yang ingin dibatalkan dan mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan. Apabila

143 178 Untuk membatalkan POD user mengklik tombol Proses Cancel. POD sudah dibatalkan maka secara otomatis SO akan berstatus Approve. User Interface Gambar 3.25 User Interface POD Process Canceled Technical Specification submodul Invoice Process Berikut ini adalah konsep dari Invoice Process : Tabel 3.60 Konsep Umum Invoice Process Bukti Tagihan. Menyelesaikan transaksi Retur. Invoice akan menjadi bukti tagihan yang akan diberikan ke customer. Jumlah tagihan sesuai dengan jumlah barang yang diterima oleh customer. Admin mengubah status Sales Return dari Approve menjadi Finish. Jika status Sales

144 179 Return sudah Finish, Admin dapat mencetak dokumen retur untuk diberikan ke Inkasso dan outlet. Berikut adalah status Sales Order di Invoice Process : Tabel 3.61 Status Sales Order pada Invoice Process Finish Pada saat user memproses SO menjadi Invoice dan invoice siap untuk dicetak. Berikut adalah penjelasan field dari Invoice Process : Tabel 3.62 Field - Field pada Invoice Process No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Sorting Fields 1. Salesman Proses : Klik icon search untuk menampilkan list nama-nama salesman, selain itu user juga dapat mengisi secara manual kode salesman. 2. Tgl. Order Proses : User dapat mengisi rentang tanggal yang diinginkan dengan cara mengklik combo box date picker dan akan muncul kalender. 3. No. Order Proses :

145 180 User menginput manual rentang no order yang ingin ditampilkan. 4. Outlet Proses : Klik icon search untuk menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. 5. SO Type Validasi : 1. Combo box yang ada hanya bisa drop down (tidak bisa ketik secara manual), sehingga user hanya dapat memilih pilihan yang ada di dalam combo box saja (Sales atau Return). 6. Select All Proses : Checkbox semua Sales Order untuk diproses menjadi Invoice. 7. Invoice Date Proses : Pada saat user membuka window invoice process, secara otomatis invoice date transaksi terisi dengan tanggal gudang. Grid Detail Invoice 8. Proses Validasi : 1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales, akan apabila Execute telah diklik Sesuai dengan tanggal gudang.

146 181 Order yang akan diproses menjadi Real Order. 9. KdSlS Proses : Sistem akan menampilkan Kode salesman dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 10. NamaSales Proses : Sistem akan menampilkan nama salesman dari kode Salesman yang ditampilkan setelah klik Execute. 11. NoOrder Proses : Sistem akan menampilkan NoOrder (kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 12. Tgl Order Proses : Sistem akan menampilkan T gl Order dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 13. Outlet Proses : Sistem akan menampilkan Kode outlet dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 14. Nama Outlet Proses : Sistem akan menampilkan nama outlet dari Kode outlet yang ditampilkan setelah klik Execute.

147 Tipe Proses : Sistem akan menampilkan tipe sales dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 16. Nilai Faktur Proses : Sistem akan menampilkan Total nilai Faktur dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. Tombol-tombol yang ada di Invoice Process Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Invoice Process : Tabel 3.63 Tombol - Tombol pada Invoice Process No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Close Alt+ C Untuk menutup window Invoice Process. 2. Execute Alt + X Untuk menampilkan SO sesuai dengan yang di filter oleh user. 3. Cancel - Untuk menghilangkan list SO di yang muncul di grid list SO. 4. Proses - Untuk memproses SO menjadi Invoice., akan apabila tombol execute telah diklik., akan apabila tombol execute

148 183 telah diklik. Usecase Scenario pada Invoice Process Tabel 3.64 Use Case Scenario pada Invoice Process No. Use Case Proses 1. Mencari SO yang akan diproses menjadi invoice. User mencari Sales Order yang pernah dibuat dengan mengisi filter-filter yang ada dan mengklik tombol execute pada submodul Invoice Process. 2. Membuat Invoice Untuk membuat Invoice, user mengklik Proses pada submodul Invoice Process. Untuk mencari Sales Order yang akan diproses Invoice nya, user terlebih dahulu mengisi filter-filter yang ada terutama dengan filter SO Type. Setelah itu, klik Execute. Untuk membuat Invoice untuk Sales Order, user memilih Sales Order dengan SO Type S~Sales yang ingin diproses Invoice nya dan memasukkan parameter filtering. Klik Execute untuk menampilkan list data Sales Order tersebut. Untuk Sales Return, user akan mencari data Sales Return yang berstatus Approve dengan memilih SO Type C~Retur dan memasukkan parameter filtering. Klik Execute untuk menampilkan list data Sales Return tersebut. Klik tombol Proses untuk memproses Invoice untuk Sales Order dan Sales Return. Validasi-validasi yang terdapat didalam proses

149 184 Invoice adalah : 3. Mencetak Invoice. Untuk mencetak Invoice terdapat pada submodul Invoice Print / Reprint. Apabila user belum memilih Sales Order yang ingin diproses Invoice nya (centang pada check box Proses) maka akan muncul message box Tidak ada yang diproses. Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka secara otomatis SO akan berstatus Finish dan Invoice mempunyai status P. Untuk mencetak Invoice yang pernah diproses (dengan status Invoice), terlebih dahulu user mencari Invoice yang ingin diprint dengan cara mengisi filterfilter yang ada dan mengklik Execute. Setelah daftar Invoice muncul, user memilih Invoice yang ingin diprint dan mengklik menu Print untuk mencetak Invoice. User Interface Gambar 3.26 User Interface Invoice Process.

150 Technical Specification submodul Invoice Process Canceled Berikut ini adalah konsep dari Invoice Process Canceled : Tabel 3.65 Konsep Umum Invoice Process Canceled Membatalkan invoice yang sudah dibuat. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh user dalam memilih Sales Order yang akan diproses invoice nya. Berikut ini adalah status Sales Order dari Invoice Process Canceled : Tabel 3.66 Status Sales Order pada Invoice Process Canceled POD Open User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka status SO dari TO Sales yang sebelumnya Finish menjadi POD. User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka status SO dari Canvas Sales yang sebelumnya Finish. Berikut ini adalah field-field yang terdapat Invoice Process Canceled : Tabel 3.67 Field - Field pada Invoice Process Canceled No. La bel Field Validasi/Proses Nilai Default Sorting Fields 1. Salesman Proses : Klik icon search untuk menampilkan list nama-nama salesman, selain itu user juga dapat mengisi secara manual

151 186 kode salesman. 2. No. Shipment Proses : User menginput manual rentang no shipment yang ingin ditampilkan. 3. No. Order Proses : User menginput manual rentang no Order yang ingin ditampilkan. 4. Outlet Proses : Klik icon search untuk menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. 5. Tgl. POD Proses : User dapat mengisi rentang tanggal yang diinginkan dengan cara mengklik combo box date picker dan akan muncul kalender. 6. Type Validasi : 1. Combo box yang ada hanya bisa drop down (tidak bisa ketik secara manual), sehingga user hanya dapat memilih pilihan yang ada di dalam combo box saja (Sales atau Return).

152 187 Grid Detail Sales Order 7. Proses Validasi : 1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales Order yang akan diproses menjadi Real Order. 8. KdSlS Proses : Sistem akan menampilkan Kode salesman dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 9. NamaSales Proses : Sistem akan menampilkan nama salesman dari kode Salesman yang ditampilkan setelah klik Execute. 10. NoOrder Proses : Sistem akan menampilkan NoOrder (kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 11. NoInvoice Proses : Sistem akan menampilkan NoInvoice (kode Invoice) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 12. TglInvoice Proses : Sistem akan menampilkan TglInvoice dari NoOrder (kode

153 188 SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 13. Outlet Proses : Sistem akan menampilkan Kode outlet dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 14. Nama Outlet Proses : Sistem akan menampilkan nama outlet dari Kode outlet yang ditampilkan setelah klik Execute. 15. Tipe Proses : Sistem akan menampilkan tipe sales dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 16. Nilai Faktur Proses : Sistem akan menampilkan Total nilai Faktur dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. Tombol-tombol yang ada di Invoice Process Canceled Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Invoice Process Canceled : Tabel 3.68 Tombol - Tombol pada Invoice Process Canceled No. Label Tombol Shortcut Kegunaan Default 1. Close Alt+ C Untuk menutup window

154 189 Invoice Process Canceled 2. Execute Alt + X Untuk menampilkan SO sesuai dengan yang di filter oleh user. 3. Cancel - Untuk menghilangkan list SO di yang muncul di grid list SO. 4. Proses Cancel - Untuk memproses pembatalan Invoice., akan apabila tombol execute telah diklik., akan apabila tombol execute telah diklik. Usecase pada Invoice Process Canceled : Tabel 3.69 Use Case Scenario pada Invoice Process Canceled 1. Mencari Sales Order yang akan dibatalkan Invoice nya Untuk mencari SO yang akan dibatalkan user mengklik tombol Execute. 2. Membatalkan Invoice. Untuk membatalkan Invoice user mengklik tombol Proses Cancel. Untuk membatalkan suatu Invoice, terlebih dahulu user mencari Sales Order yang Invoice nya ingin dibatalkan dengan cara mengisi filter-filter yang ada dan mengklik Execute. Setelah daftar Sales Order muncul, user memilih Sales Order yang ingin dibatalkan Invoice nya dan mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan. Apabila Invoice sudah dibatalkan maka secara otomatis SO akan berstatus POD dan status

155 190 Invoice menjadi C. User Interface Gambar 3.27 User Interface Invoice Process Canceled Technical Specification submodul Sales Return Manual Entry Berikut adalah konsep umum dari Sales Return : Tabel 3.70 Konsep Umum Sales Return Manual Entry Membuat Sales Return Menyetujui Sales Return Admin mengentry data Sales Return berdasarkan Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur yang dibuat oleh salesman / canvasser setelah melakukan inspeksi produk retur di outlet. Admin mengubah status Sales Return dari Open menjadi Approve, hanya jika Area Sales Supervisor sudah menyetujui BPPR yang diberikan oleh salesman / canvasser.

156 191 Processing Status Processing status adalah status untuk proses retur produk dari outlet ke kantor cabang. Berikut ini adalah daftar dari Processing status : Tabel 3.71 Status Processing status dari Sales Return Open Approve Finish Close Sales Return hanya disimpan sehingga datanya masih bisa diubah. Sales Return sudah disetujui sehingga datanya tidak bisa diubah. Invoice retur sudah dibuat sehingga bisa dicetak untuk diserahkan ke Inkasso dan outlet. Pembatalan Sales Return yang statusnya masih Open. Diagram Flow Gambar 3.28 Data Flow Transaksi Sales Return pada aplikasi Tira S&D

157 192 Tombol yang ada di list Sales Return Manual Entry Berikut ini adalah beberapa tombol yang ada di list Sales Return Manual Entry : Tabel 3.72 Tombol - Tombol pada list Sales Return Manual Entry No Button Shortcut Fungsi Keterangan 1 New Alt + N Membuka editor Sales Return Manual Entry. 2 Edit - Mengubah data Sales Return yang statusnya Open. 3 Cancel - Membatalkan Sales Return. 4 Print Close Alt + C Menutup window list Sales Return. 6 Execute Alt + E Menampilkan list Sales Return yang sudah dibuat. Usecase Scenario pada list Sales Return Manual Entry Berikut ini adalah usecase yang terjadi di list Sales Return Manual Entry : Tabel 3.73 Use Case Scenario pada list Sales Return Manual Entry No Use Case Proses 1 Mencari Sales Return Pada saat admin mengakses menu Sales Return Manual Entry, akan muncul user interface untuk menampilkan

158 193 2 Membuat Sales Return Klik New pada toolbar. seluruh data retur yang sudah dibuat sebelumnya. Admin dapat mencari data retur secara spesifik dengan memasukkan parameter tertentu untuk filtering. Akan muncul suatu window dimana admin dapat mengisi data salesman. Klik tombol search untuk menampilkan list kode salesman serta memilih salesman dari list tersebut. Setelah admin memilih kode salesman dan mengklik OK, akan muncul editor untuk mengisi data outlet, data produk retur, terms of payment,dsb. Saat data retur sudah disimpan, editor akan tertutup sehingga muncul list data retur. Data retur yang baru dibuat tidak akan ditampilkan di list. Untuk menampilkan data retur dalam list, admin harus mengklik Execute. 3 Mengubah Sales Return Pilih Sales Return dan klik Edit pada toolbar. Admin akan mencari data Sales Return yang ingin diubah dengan memasukkan parameter filtering, kemudian admin mengklik Sales Return tersebut. Sistem akan mengecek apakah Sales Return yang dipilih masih berstatus Open atau tidak. Jika status Sales Return bukan Open, akan muncul pesan berikut : Status SO sudah bukan pada Open OK Jika validasi tersebut tidak ditemukan, maka seluruh data dalam Sales Return yang sudah dipilih akan muncul di window Sales Retur Manual Entry. Setelah mengubah data Sales Return, admin dapat menyimpan Sales Return tersebut atau langsung memprosesnya. 4. Membatalkan Sales Return Admin dapat membatalkan Sales Return selama statusnya Open.

159 194 Pilih Sales Return dan klik Cancel pada toolbar. Admin akan mencari data Sales Return yang ingin dibatalkan dengan memasukkan parameter filtering. Klik satu kali pada row Sales Return yang ingin dibatalkan, lalu klik Cancel pada toolbar. Sistem akan mengecek apakah Sales Return yang dipilih masih berstatus Open atau tidak. Jika status Sales Return bukan Open, akan muncul pesan berikut : Status SO sudah bukan pada Open OK User Interface Gambar 3.29 User Interface list Sales Return

160 195 Editor Berikut adalah field field yang terdapat pada editor Sales Return Manual Entry : Tabel 3.74 Field - Field pada Editor Sales Return Manual Entry No La bel Field Validasi / Proses Nilai Default Window Salesman 1. Kode Salesman Validasi : 1. Mandatory 2. Harus merupakan kode salesman yang valid Proses : Klik tombol search untuk menampilkan seluruh kode salesman. Setelah admin memilih kode salesman, kode dan nama salesman akan otomatis terisi pada field. 2. Tipe Salesman Proses : Setelah admin memilih kode Salesman, maka data tipe salesman akan otomatis muncul pada field ini. 3. Tgl Transaksi Proses : Setelah admin memilih kode Salesman, maka data tanggal transaksi akan otomatis muncul pada field ini. 4. Team Proses : Setelah admin memilih kode Sesuai dengan tanggal gudang.

161 196 Salesman, maka data team akan otomatis muncul pada field ini. 5. Gudang Proses : Setelah admin memilih kode Salesman, maka data gudang akan otomatis muncul pada field ini Window Sales Retur Manual Entry 6. Sales Proses : Setelah admin mengklik OK, akan muncul window Sales Return Manual Entry. Kode, nama dan tipe salesman yang sudah dipilih akan dicopy ke dalam field ini. 7. Tgl Transaksi Proses : Sistem akan menampilkan tanggal transaksi pada field ini. 8. Tipe Order Validasi : 1. Mandatory Proses : Terisi secara otomatis sesuai dengan tipe salesman yang sudah dipilih oleh admin. Combobox untuk memilih tipe order (Taking Order atau Canvas). 9. No Order Validasi : 1. Mandatory 2. Unik Proses : 1.Ter-generate secara otomatis Sesuai dengan tanggal gudang Auto Generated Number

162 197 setelah admin menginput kode salesman dan mengklik OK. 2.Hanya berupa Running Number yang ditentukan oleh sistem. 10. PDA Keterangan : Belum dipakai 11. Nomor Outlet Validasi : 1. Mandatory 2. Merupakan nomor outlet yang valid Proses : Klik tombol search untuk menampilkan dan memilih nomor outlet. 12. Nama Outlet Proses : Muncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet.nama outlet akan ditampilkan sesuai dengan kode outlet yang sudah dipilih. 13. Pembayaran Proses : Faktur Muncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet. Combobox untuk melihat tipe Pembayaran Faktur. 14. Terms of Proses : Payment (TOP) Muncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet. Combobox untuk melihat tipe Pembayaran Faktur. saat admin belum -

163 198 mengeset ulang atau mengganti pembayaran faktur. 15. Status Proses : Muncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet. 16 No Pajak Keterangan : Belum dipakai 17. User Proses : Secara default menampilkan ADMIN. 18. No PO Validasi : 1. Mandatory Proses : Dapat diisi secara manual dengan angka, huruf, atau -. Field terisi secara otomatis jika Sales Return dibuat berdasarkan referensi invoice Sales Order yang didalamnya terdapat no PO. 19. Ref No Invoice Proses : Combobox untuk melihat data invoice yang berasal dari Tabel SO_INVOICE_HEADER. 20. Tgl Validasi Proses : Terisi secara otomatis setelah admin memilih kode salesman. Dapat diganti dengan klik icon combobox atau menekan arrow up down pada bagian yang ingin diubah (tanggal, bulan, tahun) Rentang waktu : 1 Januari Sesuai dengan tanggal hari itu.

164 Desember Tgl PO Proses : Terisi secara otomatis setelah admin memilih kode salesman. Dapat diganti dengan klik icon combobox atau menekan arrow up down pada bagian yang ingin diubah (tanggal, bulan, tahun) Rentang waktu : 1 Januari Desember Grid Detail Retur Sesuai dengan tanggal gudang. 22. PCODE Validasi : 1. Mandatory 2. Merupakan product code yang valid. Proses : jika admin belum memilih outlet. Klik pada kolom PCode lalu menekan F4 untuk melihat seluruh data produk yang berasal dari Tabel IM_PRD_MASTER. Double click pada kode produk yang ingin diretur. 23. Nama Barang Proses : Setelah kode produk dipilih, field nama barang akan terisi sesuai dengan data nama produk dari Tabel IM_PRD_MASTER. 24. Harga Proses :

165 200 Field ini akan terisi secara otomatis dengan harga dari produk yang sudah dipilih. Data harga diambil dari Tabel IM_COST_STD. 25. Quantity Validasi : 1. Mandatory 2. Tidak dapat diisi dengan huruf, nol atau bilangan negatif. Proses : Admin dapat mengisi field ini setelah kode produk dipilih. 26. Reason Validasi : 1. Mandatory Proses : Combobox untuk melihat data reason yang diambil dari Tabel TBL_GS_REASON_MASTER. 27. StatusBrg Proses : Combobox untuk melihat data status barang yang diambil dari database. 28. JmlHarga Proses : Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan jumlah produk yang diretur. 29. Discount Proses : Akan menampilkan jumlah discount yang sudah disetting

166 201 dalam produk tertentu. 30. Tgl Price Proses : Field ini langsung terisi secara otomatis setelah admin memilih kode produk. 31. Jumlah Rp Proses : Netto Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan jumlah produk yang diretur. Grid TPR Uang 32. PCODE Proses : Saat admin mengklik Calc Disc, sistem akan mengecek apakah produk yang diretur mempunyai TPR Uang. Product code yang termasuk dalam kondisi TPR tersebut akan ditampilkan dalam grid. 33. Nama Barang Proses : Menampilkan nama produk sesuai dengan product code dalam TPR Uang. 34. Promosi Rp Proses : Menampilkan harga dari produk tersebut. Grid TPR Barang 35. PCODE Proses : Saat admin mengklik Calc Disc, sistem akan mengecek apakah Sesuai dengan tanggal gudang.

167 202 produk yang diretur mempunyai TPR Barang. Product code yang termasuk dalam kondisi TPR tersebut akan ditampilkan dalam grid. 36. Nama Barang Proses : Sistem akan menampilkan nama produk promosi dalam TPR Barang. 37. Harga Proses : Sistem akan menampilkan harga produk promosi tersebut. 38 Jumlah Promosi Proses : Sistem akan menampilkan jumlah produk promosi yang diperoleh. Grid Discount 39. PCODE Proses : Akan muncul setelah admin mengklik Calc Disc. Sistem akan menampilkan kode produk sesuai dengan kode produk yang sudah dientry. 40. %D Proses : Akan muncul setelah admin mengklik Calc Disc. Sistem akan menampilkan persentase discount pada produk tersebut. 41. Rp %D Proses : Akan muncul setelah admin

168 203 mengklik Calc Disc. Sistem akan menampilkan jumlah discount dalam satuan IDR pada produk tersebut. 42. SubTotal Proses : Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur. Sistem akan menghitung jumlah produk yang diretur dikalikan dengan harga produk lalu menampilkannya hasilnya pada field ini. 43. Promosi Uang Proses : Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur. Menampilkan jumlah harga produk promosi dalam TPR Uang. 44. Disc 1 sd 10 Proses : Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur. Menampilkan jumlah discount yang ada pada produk retur. 45. Cash Disc Validasi : 1. Berupa angka dan tidak bernilai negatif. Proses : Dapat dientry oleh admin jika ada discount tertentu.

169 Rp Cash Disc Proses : Sistem akan menghitung jumlah Cash Disc dalam satuan rupiah berdasarkan persentase Cash Disc yang dientry oleh admin dikalikan dengan Subtotal Penjualan. 47. PPN Proses : Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur. Sistem akan menghitung jumlah pajak sebesar 10 % (nilai default) dari Subtotal Penjualan lalu menampilkan hasilnya pada field ini. 48. Total Invoice Proses : Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur. Sistem akan menghitung Subtotal Penjualan ditambah dengan pajak dan dikurangi dengan Cash Disc dan Promosi Uang (jika ada), lalu menampilkan hasilnya pada field ini. Tombol - Tombol yang ada di Editor Sales Return Berikut ini adalah beberapa tombol yang ada di editor Sales Return :

170 205 Tabel 3.75 Tombol - Tombol pada Editor Sales Return Manual Entry No Button Shortcut Fungsi Keterangan 1 Calc Disc - Mengecek adanya TPR dan discount serta melakukan perhitungan harga. 2 Proses - Memproses data Sales Return sehingga statusnya Approve. 3 OK - Menyimpan data Sales Return. 4 Cancel - Menutup editor Sales Return. Window Entry Batch Product 5 Save - Menyimpan data Batch product yang sudah dipilih. 6 Cancel - Menutup window entry Batch product. Usecase Scenario pada Editor Sales Return Manual Entry Berikut ini adalah usecase yang terjadi dalam editor Sales Return Manual Entry : Tabel 3.76 Use Case Scenario pada Editor Sales Return Manual Entry No Use Case Proses 1. Menyimpan Sales Return Klik OK pada editor Saat Sales Return akan disimpan, sistem akan melakukan pengecekan terhadap data penting yang wajib diisi, antara lain sebagai berikut :

171 206 Sales Return Manual Entry. Jika kode outlet tidak diisi, akan muncul pesan : Kode Sales masih kosong OK. Jika No PO tidak diisi, akan muncul pesan : No PO masih kosong OK. Jika kode barang tidak diisi, akan muncul pesan : Product masih kosong OK. Jika jumlah barang tidak diisi, akan muncul pesan : Harga masih kosong OK. Jika jumlah barang diisi dengan nol, akan muncul pesan : Order Qty masih nol OK. Jika reason tidak diisi, akan muncul pesan : Reason masih kosong OK. 2 Memproses Sales Return Pilih Sales Return yang ingin diproses lalu klik Edit pada toolbar Jika semua data penting sudah diisi, maka pada saat Sales Return disimpan, akan muncul konfirmasi berikut : Data berhasil disimpan No Order : [nomor_retur]. Akan muncul editor Sales Return Manual Entry. Saat admin mengklik Proses pada editor tersebut, akan ada validasi berikut : Jika admin belum mengklik button Calc Disc ketika Sales Return dibuat, akan muncul pesan : Calc Discount belum dilakukan, apakah mau di calculate? Yes or No Konfirmasi jika Sales Return ingin diproses : Apakah data ini akan di proses? Yes or No Jika admin mengklik Yes, akan muncul editor Batch Product, dimana admin wajib memilih Batch product melalui list yang akan muncul dengan menekan F4. Saat admin mengklik Save pada editor Batch Product, akan ada validasi berikut :

172 207 Jika admin tidak memilih Batch product, akan muncul pesan : Batch No product masih kosong OK. Jika admin mengentry Batch product yang tidak valid, akan muncul pesan : Batch No tidak ada OK. Jika admin sudah memilih Batch product, akan muncul pesan : SO Return - [nomor_retur] berhasil di proses OK User Interface Editor Batch Product Gambar 3.30 User Interface editor Sales Return Editor ini berfungsi untuk menginput Batch product pada saat Sales Return akan diproses. Berikut adalah field field yang terdapat pada editor Batch Product :

173 208 Tabel 3.77 Field - Field pada Editor Batch Product Sales Return No La bel field Validasi / Proses Nilai Default 1. SO Number Validasi : 1. Mandatory Proses : Field ini akan terisi data sesuai dengan nomor transaksi retur yang ingin diproses. 2. SO Date Proses : Sesuai dengan Field ini akan terisi data tanggal terjadinya tanggal gudang. transaksi retur yang ingin diproses. 3. Outlet No Validasi : 1. Mandatory 2. Merupakan nomor outlet yang valid. Proses : Field ini akan terisi kode outlet yang melakukan transaksi retur. 4. Outlet Name Proses : Field ini akan terisi nama outlet yang melakukan transaksi retur. Grid Header 5. PCODE Validasi : 1. Mandatory 2. Merupakan product code yang valid. Proses : Sistem akan menampilkan kode produk yang diretur dalam grid. 6. Nama Barang Proses : Sistem akan menampilkan nama produk yang diretur dalam grid. 7. Product Qty Proses :

174 209 Sistem akan menampilkan jumlah produk yang diretur dalam grid. 8. Bonus Qty Proses : Sistem akan menampilkan jumlah produk bonus tertentu yang diperoleh. Grid Detail 9. PCODE Validasi : 1. Mandatory 2. Merupakan product code yang valid. Proses : Sistem akan menampilkan kode produk yang diretur dalam grid. 10. Nama Barang Proses : Sistem akan menampilkan nama produk yang diretur dalam grid. 11. Batch Validasi : Product 1. Mandatory 2. Unik Proses : Dapat dientry secara manual atau menekan F4 untuk memilih Batch product. Data ini berasal dari Tabel IM_STOCK_BALANCE_BATCH. 12. Produk Qty Proses : Sistem akan menampilkan jumlah produk yang diretur dalam grid.

175 Batch Bonus Validasi : 1. Mandatory 2. Unik Proses : Dapat dientry secara manual atau menekan F4 untuk memilih Batch product. Data ini berasal dari Tabel IM_STOCK_BALANCE_BATCH. 14. Bonus Qty Proses : Sistem akan menampilkan jumlah produk bonus tertentu yang diperoleh. User Interface Gambar 3.31 User Interface editor Batch Product