BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS. 1. Bagian Direct Sales Distribution (DSD) mengambil Data Pesanan di Sistem

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1. Prosedur Pengiriman Barang 1. Bagian Direct Sales Distribution (DSD) mengambil Data Pesanan di Sistem BASIS, lalu sesuai pesanan bagian DSD membuat Delivery Order (DO). DO di kirim ke Transporter dan bagian Warehousing (WH) melalui Transporter mengirim truk yang dibutuhkan dan bagian WH membuat Pickslip 2 rangkap sesuai dengan data barang yang dipesan lalu dikirim ke Bagian Picker. 3. Bagian Picker lalu menyiapkan barang sesuai dengan Pickslip. Barang dan Pickslip yang sudah di otorisasi Picker di kirim ke Bagian DSD untuk di cek kecocokan barang dengan Pickslip. Jika tidak cocok Bagian Picker mengganti barang yang benar dan jika cocok Bagian DSD mengotorisasi Pickslip. Pickslip rangkap 2 yang sudah diotorisasi di jadikan satu dengan barang dan rangkap 1 dikirim ke bagian WH. 4. Bagian WH membuat Product Summary (PS) 1 rangkap. Kemudian Pickslip rangkap 1 dan PS dikirim ke bagian DSD. 5. Sesuai Pickslip rangkap 1 dan PS, kemudian Bagian DSD membuat Faktur Penjualan 3 rangkap, Purchase Order (PO) 1 rangkap, Dokumen Load 2 rangkap dan Shipment Dokumen 2 rangkap. Dokumen Load dan Shipment Dokumen 2 diotorisasi bagian DSD dan Transporter. Shipment Dokumen rangkap 1, Faktur Penjualan, Dokumen Load Rangkap 1, PO dan Barang dikirim ke Transporter untuk diditribusikan ke Outlet. Shipment Rangkap 2 Pickslip, Dokumen Load rangkap 2 dan 3 dan PS diarsip bagian DSD. 15

2 16 6. Dua hari kemudian transporter mengembalikan Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2 yang sudah diotorisasi Outlet, PO, Bukti Penerimaan Barang (BPB), Shipment Dokumen Rangkap 1 dan Dokumen Load rangkap 1 ke bagian DSD. 7. Lalu bagian DSD membuat Laporan Pengiriman Invoice 2 rangkap diotorisasi sesuai dengan Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2, BPB, dan PO. Laporan Pengiriman Invoice 2 rangkap,faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2, BPB, dan PO dikirim ke bagian Finance untuk di cek dan diotorisasi. Laporan Pengiriman Invoice Rangkap 1,Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2, BPB, dan PO diarsip di bagian Finance dan laporan Pengiriman Invoice Rangkap 2 dikembalikan ke Bagian DSD dan diarsip. 8. Lalu sesuai Shipment Dokumen rangkap 2 dan dokumen Load rangkap 2 dan 3 dibuatkan Daily Report dan diarsip menurut tanggal oleh bagian DSD Analisis dan Kebutuhan Sistem Analisis Sistem Membuat laporan harian dan laporan keseluruhan data pengiriman invoice/faktur penjualan masih manual dengan cara copy paste data, dalam hal ini masih sering lupa mengcopy data dari laporan harian ke laporan keseluruhan mengakibatkan data yang ada di laporan keseluruhan tidak sama di laporan harian. Cara pengcopyan data yang sedikit lama, sehingga diperlukan cara pengcopyan data yang lebih cepat dan mudah untuk mempersingkat waktu pengerjaan.

3 17 Data yang tidak sama dan kurang lengkap dapat mengakibatkan data tidak tersusun rapi. Dari beberapa analisa yang diungkapkan diatas, maka Sistem Informasi Penginputan Data Pengiriman Faktur Penjualan dibuat untuk membantu mempermudah pembuatan laporan harian dan keseluruhan Kebutuhan Sistem Hardware Kebutuhan terkait dengan perangkat keras dimana sistem harus mampu berjalan di komputer perusahaan. Software Kebutuhan terkait perangkat lunak dimana sistem harus bisa berjalan di Microsoft Office Excel Tenaga Ahli Kebutuhan yang terkait dukungan yang diberikan setelah sistem digunakan yaitu pelatihan bagi calon pengguna sistem. Data yang dibutuhkan 1. Faktur Penjualan/ Invoice. 2. Bukti Penerimaan Barang (BPB) Jadwal Pembuatan Sistem Waktu Rencana Januari Minggu 2 Menganalisa sistem yang digunakan untuk penginputan laporan pengiriman invoice/faktur penjualan Minggu 3 Perancangan sistem Minggu 4 Februari Minggu1 Minggu 2 Minggu 3 Membuat tampilan User Interface Membuat Prosedur Format dan Border tipe Sub, Menyelesaikan Button Tambah dan Button Simpan

4 18 Minggu 4 Maret Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Menyelesaikan Button Edit Data, Button Benar dan Button Hapus Menyelesaikan Button Copy All Pengujian sistem di Bagian DSD 4.4. Perancangan Sistem Use Case Use Case Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan Menginput data Mengcopy data Admin Mengedit data Menghapus data Definisi : Gambar Use Case Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan No Use Case Deskripsi 1. Admin Orang yang memiliki hak untuk melakukan operasi sistem pengiriman invoice / faktur penjualan. 2 Menginput Data Merupakan proses pemasukan data ke sistem macro. 3 Mengcopy Data Merupakan proses dimana data harian di salin ke data keseluruhan. 4 Mengedit Data Merupakan proses mengubah data di sistem macro. 5 Menghapus Data Merupakan proses menghapus data di sistem macro.

5 19 Data Flow Diagram (DFD) Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan Admin DSD Data Pengiriman Barang Sistem Informasi Penginputan Data Pengiriman Faktur Penjualan Laporan Pengiriman Invoice Bagian Finance Bukti Penerimaan Barang Pelanggan Gambar DFD Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan User Interface Input Form Date Form Input Invoice Hide No Nama Outlet Tanggal Pengiriman No Invoice No BPB Nominal ComboBox TAMBAH COPY ALL EDIT DATA BENAR SIMPAN HAPUS Gambar User Interface Input Form Keterangan : 1. Button Tambah : Untuk menginput data yang di masukkan ke Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm. 2. Button COPY ALL : untuk mengcopy data dari Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm ke Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.xlsm.

6 20 3. Button EDIT DATA : untuk mengedit data yang salah, kalau di Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm diedit otomatis pada Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.xlsm juga teredit. 4. Button BENAR : untuk membenarkan data yang sudah diedit. 5. Button SIMPAN : untuk menyimpan data yang sudah diinput dan memberi formt pada laporan. 6. Button HAPUS : untuk menghapus data, kalau di Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm dihapus otomatis pada Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.xlsm juga terhapus. 7. Textbox1 = tno (untuk variabel no). 8. Textbox2 = tnama (untuk variabel nama outlet). 9. Textbox3 = ttgl (untuk variabel tanggal invoice). 10. Textbox4 = tinvoice (untuk variabel No Invoice). 11. Textbox5 = tbpb (untuk variabel No BPB). 12. Textbox6 = tnominal (untuk variabel nominal). 13. Textbox7 = untuk menyimpan kode Implementasi Sistem Buka aplikasi Ms. Excel, Klik icon untuk mulai menginput data, seperti gambar dibawah ini :

7 21 Gambar Simbol Input Data Kemudian akan tampil Form dan format laporan seperti gambar di bawah ini : Gambar Form Input Invoice Data diinputkan ke dalam textbox dan setelah itu klik Button Tambah yang berfungsi untuk menambah data ke Worksheet. Gambar Tambah Data Jika Data sudah selesai di input klik Button COPY ALL untuk mengcopy data ke Daftar keseluruhan, jika Button COPY ALL di klik, maka otomatis akan membuka Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.

8 22 Gambar Copy Data Klik Yes untuk menyimpan data yang dicopy dan otomatis Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL keluar. Button Edit Data berfungsi mengedit data yang salah. Gambar Edit Data Masukkan record atau no data yang akan diedit, data bisa diedit jika sudah dicopy ke DAFTAR INVOICE ALL. Gambar tampilan Edit data

9 23 Edit data untuk data yang salah termasuk tanggal tetap harus di ganti sesuai dengan format yang ada. Jika sudah, klik Button Benar untuk membenarkan data di Worksheet dan DAFTAR INVOICE ALL. Jika data yang sudah diinput ingin dihapus, maka klik Button Hapus, dan otomatis data yang di DAFTAR INVOICE ALL juga terhapus. Gambar Hapus data Jika sudah selesai klik Button Simpan, maka data yang telah di input akan tersimpan dan aplikasi akan memberi border dan format pada laporan. Sehingga akan tampil seperti gambar laporan pengiriman Invoice. Gambar laporan pengiriman Invoice