Evaluasi dan Optimasi Rute Distribusi BBM Moda Kapal Tanker di PT PERTAMINA (Persero)

Transkripsi

1 Evaluasi dan Optimasi Rute Distribusi BBM Moda Kapal Tanker di PT PERTAMINA (Persero) PROYEK AKHIR Oleh: GILANG SATRIYA ADHI UTAMA ( ) Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2008

2 Evaluasi dan Optimasi Rute Distribusi BBM Moda Kapal Tanker di PT PERTAMINA (Persero) Oleh: GILANG SATRIYA ADHI UTAMA ( ) Program Studi Manajemen Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung Menyetujui Pembimbing Akademik: (Togar M. Simatupang, Ph.D)

3 Evaluasi dan Optimasi Rute Distribusi BBM Moda Kapal Tanker di PT PERTAMINA (Persero) GILANG SATRIYA ADHI UTAMA NIM: Tanggal Ujian Akhir: 25 Juli 2008 Tanggal Wisuda: Oktober 2008 Program Studi Magister Administrasi Bisnis Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung, 2008 Pembimbing: Togar M. Simatupang, Ph.D ABSTRAK Lahirnya UU Migas No 22 tahun 2001 telah membawa perubahan yang drastis terhadap bisnis migas dalam negeri. Sektor ritel misalnya, dimana pada masa lalu PT PERTAMINA (Persero) bermain sebagai pemain tunggal dalam nuansa monopoli alamiah, kini PT PERTAMINA (Persero) harus berkompetisi dengan pesaing seperti SHELL dan PETRONAS dalam nuansa kompetisi semi murni. PT PERTAMINA (Persero) harus dapat menanggapi perubahan tersebut dengan cepat dan mendasar. Salah satu solusi untuk mengoptimasi kinerja PT PERTAMINA (Persero) adalah melakukan evaluasi dan membuat pola distribusi baru. Hal ini diperlukan karena pola lama sudah tidak efektif dan efisien lagi untuk dijalankan. PT PERTAMINA (Persero) perlu merencanakan, mengevaluasi dan mengoptimasi sistem rantai pasok terutama pada bagian distribusi dan transportasi produk serta kinerja internal depot. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan untuk menaikkan tingkat kepuasan dari pelanggan dan meminimalisasi ongkos operasional. PT PERTAMINA (Persero) dalam perubahannya perlu menyusun rencana kerja atau perbaikan khususnya di bidang supply dan logistik. PT PERTAMINA (Persero) menggunakan alternatif pola distribusi baru yang dikenal dengan konsep clustering atau envelope yang diharapkan akan membuat pola distribusi menjadi efektif dan efisien. Pola distribusi envelope ini menjadi master program PT PERTAMINA (Persero) yang akan segera dijalankan dalam waktu dekat. Untuk melihat kelayakan (feasibility) konsep envelope diperlukan suatu pendekatan dalam bentuk perbandingan ongkos distribusi antara kondisi eksisting dengan konsep envelope yang akan diterapkan. Pemerintah bersama jajarannya meminta PT PERTAMINA (Persero) untuk membuat kepastian ongkos distribusi per-rute yang dimulai dari kilang (1 st tier) sampai dengan depot penyalur (3 rd tier). Akan tetapi hal tersebut sulit dilakukan karena rute kapal masih bersifat acak atau tidak beraturan, walaupun arus distribusi produk sudah ditetapkan. Hasil proyek akhir ini adalah berupa penentuan rute kapal-kapal tanker dari supply point (kilang, depot utama atau tanki timbun produk import) ke depot-depot penyalur yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Titik-titik obeservasi yang dibahas dalam proyek akhir ini berjumlah 118 buah depot yang dikelompokkan dalam 5 wilayah envelope. Adapun produk yang dibawa oleh kapal tanker ini adalah produk premium, kerosine dan solar dengan jumlah komposisi yang berbeda-beda. Ongkos ditribusi yang dihasilkan dalam pola distribusi baru ini adalah berupa freight cost per-rute yang menggunakan pola point-to-point dan pola multy-port. Penghematan yang dihasilkan dari penelitian ini adalah berupa pengurangan 25 buah kapal tanker yang terdiri dari berbagai jenis dan pengurangan jumlah Round Trip Days. Selain itu proyek akhir ini merekomendasikan perubahan kapasitas tanki timbun di setiap depot dan lokasi cadangan stok envelope atau buffer stock envelope yang berfungsi sebagai cadangan pengaman di setiap envelope. Kata kunci: distribusi, freight cost, point-to-point, multy-port, envelope dan clustering i

4 Route Optimization and Evaluation Oil Fuel Distribution with Oil Tanker at PT.PERTAMINA (Persero) GILANG SATRIYA ADHI UTAMA NIM: Date of Examination: 25 July 2008 Date of Graduation: October 2008 Mater of Bussines Administration Graduate Program, Institut Teknologi Bandung, 2008 Thesis Advisor: Togar M. Simatupang, Ph.D ABSTRACT The launcing of law No 22 year 2001 has brought drastic change to oil and gas business in this country. For example in sector retail, where during the PT PERTAMINA (Persero) plays at as single player now must competes with competitors like SHELL and PETRONAS in semi perfect competition. PT PERTAMINA (Persero) must can answer to the change swiftly and basicly. One solution of improving performance of PT PERTAMINA (Persero) is to evaluate and develope new distribution system. This action is taken because old or existing system is not efficient and effective any more to face global business strategy and varying demand. PT PERTAMINA (Persero) plans, evaluates and optimized of supply chain system especially at part of distribution, product transportation and internal depot performance. This action is taken as a means to satisfy cutomer returns and minimize operational cost. PT PERTAMINA (Persero) deploys an alternative of new distribution system known as clustering or envelope concept expected to make distribution pattern to be efficient and effective. Distribution pattern of this envelope becomes a master program in PT PERTAMINA (Persero) and would be implemented soon. To see the feasibility of envelope concept is required by comparisoning cost of distribution between the existing condition and base on envelope concept which will be applied. The Government its asking PT PERTAMINA (Persero) to make cost certainty of distribution for each route started from refenery (1 st tier) until dealer depot (3 rd tier). However this request cannot be fulfilled because the ship route still random or irregular, although flow of material have been made. Results of this project include ships route from supply point (refenery, main depot or buffer tank of import product) to dealer depots which spread all over Indonesia. Obeservation number to discussed in this project amounts to 118 depot which grouping by 5 envelope region. This ships brought product gasoline, kerosine and diesel oil with different composition. Cost of ditribution in this new distribution system is configure as freight cost from each rute in using point-to-point and multy-port pattern. Efficiency from this research identify by reduction of 25 ships in various types and reduction of number Round Trip Days. Besides that this project recommends tank capacities change in inventory system at each depot and recommends location of buffer stock envelope which is functioning as stock resilience by each envelope. Key words: distribution, freight cost, point-to-point, multy-port, envelope and clustering ii

5 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas kekuatannya-lah penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Penelitian Akhir. Laporan Proyek Penelitian Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat guna memperoleh gelar Magister Administrasi Bisnis di MBA-ITB. Terwujudnya Laporan Proyek Akhir ini tidak terlepas dari bimbingan, dukungan, bantuan dan kerja sama berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada: Bapak Togar M. Simatupang, Ph.D. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan petunjuk, pengarahan, serta dukungan selama penyusunan Laporan Proyek Penelitian Akhir ini. Bapak Agus Wicaksono sebagai pembimbing yang telah memberikan petunjuk dan pengarahan selama penulis menjalani masa internship di PT PERTAMINA (Persero). Segenap jajaran manajemen PT PERTAMINA (Persero), khususnya Divisi Supply dan Distribusi yang bersedia diwawancarai dan meluangkan waktunya untuk bertukar pendapat. Seluruh staf pengajar MBA-ITB yang telah memberi bekal ilmu serta bimbingan selama menempuh studi. Isteri, orang tua dan seluruh keluarga atas dukungan moral untuk menyelesaikan studi penulis. Seluruh rekan-rekan kelas R35A, R35B dan semua pihak yang memberi dukungan serta membantu penulis dalam proses penyelesaian Proyek Penelitian Akhir ini. Penulis sangat menyadari bahwa laporan ini masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, dengan rendah hati penulis memohon agar kiranya mendapatkan masukan dan saran, serta memohon maaf atas kekurangan penulis dalam penyusunan Laporan Proyek Penelitian Akhir ini. Bandung, Juni 2008 iii Gilang Satriya Adhi Utama

6 DAFTAR ISI ABSTRAK... i ABSTRACT... ii KATA PENGANTAR... iii DAFTAR ISI... iv DAFTAR GAMBAR... viii DAFTAR TABEL... xi DAFTAR LAMPIRAN... xiii BAB I PROFIL PERUSAHAAN Sejarah PT PERTAMINA (Persero) Visi, Misi, Tata Nilai, dan Etika Usaha Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Business Environtment PT PERTAMINA (Persero) Direktorat Usaha Hulu Direktorat Pengolahan Diirektorat Pemasaran dan Niaga Produk PT PERTAMINA (Persero) Sumber Daya Perusahaan Sumber Daya Fisik Sumber Daya Manusia Isu Bisnis BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS Kerangka Konseptual Lokasi Penyelesaian Masalah Latar Belakang Masalah Pemetaan Permasalahan Gambaran Umum dan Karakteristik Demand Envelope Moda Distribusi Kapal Tanker Kondisi Eksisting Supply dan Distribusi PT PERTAMINA (Persero) iv

7 Supply dan Distribusi Envelope Satu (Sumatera - Kalimantan Barat) Supply dan Distribusi Envelope Dua (Jawa Barat - Jawa Tengah) Supply dan Distribusi Envelope Tiga (Jawa Timur - Bali - Lombok - Sumbawa - NTT) Supply dan Distribusi Envelope Empat (Kalimantan - Sulawesi) Supply dan Distribusi Envelope Lima (Irian Jaya) Perumusan Masalah Pembatasan Masalah dan Asumsi BAB III SOLUSI BISNIS Analisis Solusi Bisnis Metodologi Solusi Bisnis Studi Kondisi Perusahaan Pengenalan Sistem Distribusi Eksisting Identifikasi Konsep Envelope Studi Literatur Pengumpulan Data Pengolahan dan Analisis Rencana Implementasi Metode Penelitian Saving Matrix Method Identifikasi Matrix Jarak Identifikasi Saving Matrix Menentukan Jenis dan Rute Perjalanan Kapal Tanker Pola Sistem Distribusi Tahapan Perancangan Rute, Demand Rata-rata vs Supply Rata-rata Ongkos per-kl (Freight cost) v

8 3.7. Faktor faktor yang Dipertimbangkan Dalam Perancangan Rute Kebutuhan Impor vs Kilang Rantai Pasok Supply dan Distribusi Envelope Satu Demand dan Supply Envelope Satu Flow of material BBM Envelope Satu Rute Distribusi Envelope Satu Perubahan Tanki Timbun Envelope Satu Inventory Management Envelope Satu Rantai Pasok Supply dan Distribusi Envelope Dua Demand dan Supply Envelope Dua Flow of material BBM Envelope Dua Rute Distribusi Envelope Dua Perubahan Tanki Timbun Envelope Dua Inventory Management Envelope Dua Rantai Pasok Supply dan Distribusi Envelope Tiga Demand dan Supply Envelope Dua Flow of material BBM Envelope Tiga Rute Distribusi Envelope Tiga Perubahan Tanki Timbun Envelope Tiga Inventory Management Envelope Tiga Rantai Pasok Supply dan Distribusi Envelope Empat Demand dan Supply Envelope Dua Flow of material BBM Envelope Empat Rute Distribusi Envelope Empat Perubahan Tanki Timbun Envelope Empat Inventory Management Envelope Empat Rantai Pasok Supply dan Distribusi Envelope Lima Demand dan Supply Envelope Dua Flow of material BBM Envelope Lima Rute Distribusi Envelope Lima Perubahan Tanki Timbun Envelope Lima Inventory Management Envelope Lima vi

9 3.14. Perbandingan Jumlah Kapal Distribusi Eksisting dan Envelope Lokasi Barrier atau Buffer Envelope di Indonesia BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI Kesimpulan Tahapan Pelaksanaan Rute Distribusi Envelope Rencana Implementasi Sumberdaya Rentang Waktu Penerapan Sistem Distribusi Envelope Indikator Pencapaian Penelitian Lanjutan DAFTAR PUSTAKA vii

10 DAFTAR GAMBAR Gambar I.1 Struktur Organisasi PT PERTAMINA (Persero)... 3 Gambar II.1 Skema Peta Pemikiran Konseptual Gambar II.2 Fish Bone Permasalahan yang Dihadapi PT.PERTAMINA (Persero) Gambar II.3 Pembagian Daerah Berdasarkan Konsep Envelope Gambar II.4 Grafik Agregat Demand Rata-rata Bulanan Gambar II.5 Grafik Demand BBM per-envelope Rata-rata Nasional Oktober sampai Desember Gambar II.6 Grafik Demand BBM Produk Nasional Oktober sampai Desember Gambar II.7 Lokasi Titik-titik Observasi Envelope Satu Gambar II.8 Distribusi Supply PKS Eksisting Depot Utama Envelope Satu Gambar II.9 Distribusi Supply Premium Eksisting Envelope Satu Gambar II.10 Distribusi Supply Kerosine Eksisting Envelope Satu Gambar II.11 Distribusi Supply Solar Eksisting Envelope Satu Gambar II.12 Distribusi Supply PKS Eksisting Envelope Satu Gambar II.13 Lokasi Titik-titik Observasi Envelope Dua Gambar II.14 Grafik Demand Produk BBM Rata-rata Envelope Dua Gambar II.15 Distribusi Supply PKS Eksisting Depot Utama Envelope Dua Gambar II.16 Distribusi Supply PKS Eksisting Envelope Dua Gambar II.17 Lokasi Titik-titik Observasi Envelope Tiga Gambar II.18 Distribusi Supply PKS Eksisting Depot Utama Envelope Tiga Gambar II.19 Distribusi Supply PKS Eksisting Envelope Tiga Gambar II.20 Lokasi titik-titik Observasi Envelope Empat Gambar II.21 Distribusi Supply PKS Eksisting Envelope Empat Gambar II.22 Lokasi Titik-titik Observasi Envelope Lima Gambar II.23 Distribusi Supply PKS Eksisting Envelope Lima Gambar II.24 Perbaikan Dibidang Supply dan Logistik Gambar II.25 Kerangka Pembatasan Permasalahan Proyek Akhir Gambar III.1 Diagram Permasalahan, Akar Masalah dan Solusi Bisnis Gambar III.2 Diagram Alir Pengerjaan Proyek Akhir Gambar III.3 Diagram Alir Pengolahan Data viii

11 Gambar III.4 Perbandingan Volume BBM Lokal & Impor Gambar III.5 Flow of Material BBM untuk Depot Utama dan Instalasi Gambar III.6 Flow of Material BBM untuk Depot-depot Penyalur Gambar III.7 Flow of Material BBM Envelope Satu Gambar III.8 Rute Supply dan Distribusi BBM Depot Utama Envelope Satu Gambar III.9 Rute Distribusi BBM Envelope Satu Gambar III.10 Grafik Inventory BBM Terminal Transit Teluk Kabung Gambar III.11 Flow of Material BBM Untuk Depot-depot Penyalur Gambar III.12 Flow of Material BBM Envelope Dua Gambar III.13 Rute Distribusi BBM Envelope Dua Gambar III.14 Grafik Inventory BBM Terminal Transit Tanjung Gerem Gambar III.15 Flow of Material BBM untuk Depot-depot Utama, dan Instalasi Gambar III.16 Flow of Material BBM untuk Depot-depot Penyalur Gambar III.17 Flow of Material BBM Envelope Tiga Gambar III.18 Rute Supply dan Distribusi BBM Depot Utama Envelope Tiga Gambar III.19 Rute Distribusi BBM Envelope Tiga Gambar III.20 Grafik Inventory Premium Terminal Transit Manggis Gambar III.21 Grafik Inventory Kerosine Terminal Transit Manggis Gambar III.22 Grafik Inventory Solar Terminal Transit Manggis Gambar III.23 Grafik Inventory BBM Depot Kupang Gambar III.24 Flow of Material BBM untuk Depot-depot Penyalur Gambar III.25 Flow of Material BBM Kilang Balikpapan Gambar III.26 Flow of Material BBM Depot Bitung dan Depot Makassar Gambar III.27 Rute Supply dan Distribusi BBM Depot Utama Envelope Empat Gambar III.28 Rute Distribusi BBM Envelope Empat Gambar III.29 Grafik Inventory BBM Instalasi Makassar Gambar III.30 Grafik Inventory BBM Depot Bitung Gambar III.31 Flow of Material BBM untuk Depot-depot Penyalur Gambar III.32 Flow of Material BBM Envelope Lima Gambar III.33 Rute Distribusi BBM Envelope Lima Gambar III.34 Grafik Inventory BBM Terminal Transit Wayame Gambar III.35 Rekomendasi Penambahan dan Perubahan Komposisi Tanki Timbun ix

12 Gambar IV.1 Tahapan Implementasi Sistem Distribusi Envelope Gambar IV.2 Ilustrasi Time Line Implementasi Sistem Distribusi Envelope x

13 DAFTAR TABEL Tabel I.1 Perbandingan Rencana dan Realisasi Kilang VS Import Tahun Tabel II.1 Perbandingan Moda Distribusi Laut, Pipa dan RTW Tabel II.2 Pembagian Jenis Kapal Berdasarkan Daya Angkut Tabel II.3 Daftar Depot, Rata-rata Demand, Daftar Kilang, Produksi Rata-rata Kilang dan Kapasitas Tanki Timbun Envelope Satu Tabel II.4 Daftar Kapal, Volume dan Jenis Kapal Envelope Satu Tabel II.5 Daftar Depot, Rata-rata Demand, Daftar Kilang, Produksi Rata-rata Kilang dan Kapasitas Tanki Timbun Envelope Dua Tabel II.6 Daftar Kapal, Volume dan Jenis Kapal Envelope Dua Tabel II.7 Daftar Depot, Rata-rata Demand, Daftar Kilang, Produksi Rata-rata Kilang dan Kapasitas Tanki Timbun Envelope Tiga Tabel II.8 Daftar Kapal, Volume dan Jenis Kapal Envelope Tiga Tabel II.9 Daftar Depot, Rata-rata Demand, Daftar Kilang, Produksi Rata-rata Kilang dan Kapasitas Tanki Timbun Envelope Empat Tabel II.10 Daftar Kapal, Volume dan Jenis Kapal Envelope Empat Tabel II.11 Daftar Depot, Rata-rata Demand, Daftar Kilang, Produksi Rata-rata Kilang dan Kapasitas Tanki Timbun Envelope Lima Tabel II.12 Daftar Kapal, Volume dan Jenis Kapal Envelope Lima Tabel III.1 Demand, Produksi Kilang dan Kebutuhan Impor BBM (dalam KL) Tabel III.2 Pembagian Sub Daerah Envelope Satu Tabel III.3 Rute Supply dan Distribusi Envelope Satu Tabel III.4 Pembagian Sub Daerah Envelope Dua Tabel III.5 Rute Supply dan Distribusi Envelope Dua Tabel III.6 Pembagian Sub Daerah Envelope Tiga Tabel III.7 Rute Supply dan Distribusi Envelope Tiga Tabel III.8 Pembagian Sub Daerah Envelope Empat Tabel III.9 Rute Supply dan Distribusi Envelope Empat Tabel III.10 Pembagian Sub Daerah Envelope Lima Tabel III.11 Rute Supply dan Distribusi Envelope Lima xi

14 Tabel III.12 Perbandingan Jumlah Kapal Distribusi Eksisting dan Envelope Tabel IV.1 Indikator Perbandingan Pola Lama dan Pola Envelope Tabel IV.2 Optimasi Sarana dan Prasarana Internal Depot Tabel IV.3 Milestone Implementasi Sistem Distribusi Envelope Tabel IV.4 Key Performance Indicator untuk Sistem Distribusi Envelope Tabel IV.5 Key Performance Indicator untuk Implementasi Sistem Distribusi Envelope xii

15 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A Lampiran B Lampiran C Lampiran D Lampiran E Evelope Satu Evelope Dua Evelope Tiga Evelope Empat Evelope Lima xiii