STRATEGI PERBAIKAN FORECAST DI PT PANTJA MOTOR

Transkripsi

1 PROYEK AKHIR STRATEGI PERBAIKAN FORECAST DI PT PANTJA MOTOR Oleh: GANDA CHRIST ROBERT MANURUNG NIM: Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung 2007

2 STRATEGI PERBAIKAN FORECAST DI PT PANTJA MOTOR PROYEK AKHIR Oleh: GANDA CHRIST ROBERT MANURUNG NIM: Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung 2007

3 STRATEGI PERBAIKAN FORECAST DI PT PANTJA MOTOR Oleh: GANDA CHRIST ROBERT MANURUNG NIM: Program Studi Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung Menyetujui Pembimbing: (Ir. Togar M. Simatupang, MTech, Ph.D) i

4 STRATEGI PERBAIKAN FORECAST DI PT PANTJA MOTOR Ganda Chris Robert Manurung, NIM: Program Studi Magister Administrasi Bisnis Tanggal Lulus Ujian: 15 Maret 2007 Tanggal Wisuda: Juli 2007 Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung, 2007 Pembimbing: Ir. Togar M. Simatupang, M.Tech, Ph.D Forecast merupakan salah satu keputusan yang krusial dan merupakan dasar untuk memulai suatu proses bisnis. Dalam proses bisnis PT Pantja Motor sebagai Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Isuzu di Indonesia, forecast yang diterima dari Astra International-Isuzu Sales Operation (AI-ISO), sebagai agen distributor tunggal, kerap mengalami error. Di antara pemain dalam rantai pasok juga tidak ada kolaborasi dalam perencanaan eksekusi dari forecast tersebut. Hal ini mengakibatkan efek-efek negatif di sepanjang rantai pasok, antara lain bullwhip effect besar, manajemen persediaan tidak efektif, dan perencanaan produksi tidak berjalan maksimal Strategi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan menciptakan hubungan kolaboratif antara pemain dalam rantai pasok. Hal ini membutuhkan pembagian informasi perencanaan antara pemain, antara lain informasi forecast penjualan, forecast pemesanan, data historis penjualan, dan strategi manajemen persediaan. Solusi yang ditawarkan oleh penulis adalah bagaimana strategi untuk mengubah ordered forecast yang diberikan oleh AI-ISO menjadi collaborative forecast dengan menciptakan hubungan kolaboratif dan pertukaran informasi antara pemain. Solusi tersebut diharapkan dapat memberikan efek-efek positif pada performa rantai pasok, antara lain akurasi forecast lebih baik, strategi manajemen persediaan lebih efektif, serta eksekusi perencanaan produksi menjadi lebih produktif. Kata kunci: rantai pasok, forecast error, collaborative forecast, dan pertukaran informasi. ii

5 FORECASTING IMPROVEMENT STRATEGY IN PT PANTJA MOTOR Ganda Chris Robert Manurung. ID: Magister of Business Administration Program Date of Final Examination: 15 March 2007 Date of Graduation: July 2007 Graduate Program, Bandung Institute of Technology, 2007 Thesis Advisor: Ir. Togar M. Simatupang, M.Tech, Ph.D Forecasting is one of crucial decision in starting a business process. In PT Pantja Motor s business process, as brand holder of Isuzu in Indonesia, forecast that the company accepted from Astra International-Isuzu Sales Operation (AI-ISO), as sole distributor, often error. There was lack of collaboration in execution planning of the forecast among trading partners. These cause negative effects along supply chain, e.g distortion of bullwhip effect, ineffective inventory management, and production planning not running well. The strategy to cope with forecast error is by creating collaborative relation among trading partners. To make this condition, members in supply chain have to share their planning information each other, e.g sales forecast, order forecast, sales historical data, and inventory management strategy. Solution that author offers is a strategy to change ordered forecast that AI-ISO had been given become collaborative forecast by creating collaborative relation among trading partners in supply chain. Author expects the solution can make postive effects into supply chain performance, e.g better forecast accuracy, more effective inventory management strategy, and more productive execution of production planning. Key words: supply chain, forecast error, collaborative forecast and information sharing. iii

6 Kata Pengantar Puji syukur ke hadirat Tuhan yang Maha Pengasih karena atas karunia-nya penulis telah berhasil menyelesaikan Laporan Proyek Akhir dengan judul Strategi Perbaikan Forecast di PT Pantja Motor. Laporan Proyek Akhir ini merupakan syarat bagi diberikannya gelar Magister Administrasi Bisnis oleh MBA-ITB. Proyek Akhir ini merupakan studi kasus di PT Pantja Motor. Penulis berharap semoga pembahasan yang dilakukan dapat memberikan kontribusi positif bagi perkembangan perusahaan. Proyek Akhir ini mustahil dapat terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan kerjasama berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : Bapak Ir. Togar M. Simatupang, MTech, PhD, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan pengarahan dan dukungan selama penyusunan Laporan ini. Bapak Erlan K. C., Bapak Hendra Dalel, dan seluruh karyawan PT Pantja Motor yang telah membantu penulis selama melakukan Proyek Akhir. Bapak dan Ibu, D. Manurung, SmaTT dan N. Saragi, JHt, Adik-adikku, Gandi F. Manurung, STSS dan Citra Manurung atas doa, dukungan dan kesabaran kalian. Loriva-ku atas semua-muanya. Can t do it without U. I Luv U 4ever n ever, babe. Semua anak-anak 31 R Jababeka yang cukup aneh dan nyeleneh, especially my roomates Oga n Nino. Keep in touch, guys. Kalo sukses ngajak-ngajak!! Penulis menyadari bahwa Laporan ini masih memiliki kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan berbagai masukan yang konstruktif. Bandung, Maret 2007 Ganda Christ Robert Manurung iv

7 Daftar Isi Lembar Pengesahan...i Abstrak... ii Kata Pengantar...iv Daftar Isi...v Daftar Gambar...vi Daftar Tabel... vii Daftar Grafik... viii BAB I PROFIL PERUSAHAAN Sejarah Perusahaan Lingkup Bidang Usaha Produk yang Dihasilkan Cakupan Wilayah Produksi dan Distribusi Visi, Misi dan Strategi Visi PT Pantja Motor Misi PT Pantja Motor Strategi PT Pantja Motor Sumber Daya Manusia Tantangan Bisnis...12 BAB II PROSES BISNIS Kegiatan Utama Inbound Logistics Operation Outbound Logistics Marketing & Sales Service Kegiatan Pendukung...24 BAB III PERUMUSAN MASALAH Latar Belakang Permasalahan Permasalahan yang Dipilih Posisi Permalahan yang Dipecahkan Problem Owner...32 BAB IV ANALISA MASALAH Metodologi Penelitian Studi Pendahuluan Perumusan Masalah Studi Lapangan...37 v

8 4.5. Studi Literatur Pengumpulan Data Pengolahan Data Analisis dan Interpretasi Rancangan Analisis Usulan Solusi Interpretasi Rancangan Asumsi Perbaikan Akurasi Forecast yang Dicapai dengan Collaborative Forecast Ordered Forecast Collaborative Forecast...66 BAB V REKOMENDASI RENCANA IMPLEMENTASI Langkah Penerapan Sosialisasi Manajemen Perubahan Monitoring Evaluasi Rekomendasi untuk Proyek Akhir Lanjutan...78 DAFTAR PUSTAKA...79 LAMPIRAN...81 vi

9 Daftar Gambar Gambar 1.1. Shareholders PT Pantja Motor...1 Gambar 1.2. Diagram Alir Proses Distribusi...8 Gambar 1.3. Bagan Organisasi PT Pantja Motor...10 Gambar 1.4. Porter s Five Forces...11 Gambar 2.1. Konsep Rantai Nilai Michael Porter...15 Gambar 2.2. Rantai Nilai Kegiatan Utama PT Pantja Motor...16 Gambar 2.3. Sistem Pemesanan Komponen Lokal dengan Metoda OKB...18 Gambar 2.4. Sistem Pemesanan Komponen Impor (CKD)...18 Gambar 2.5. Proses Produksi PT Pantja Motor...20 Gambar 2.6. Rantai Pasok PT Pantja Motor...24 Gambar 2.7. Proses Bisnis PT Pantja Motor...27 Gambar 3.1. Sistem Rantai Pasok dan Permintaan Pantja Motor...28 Gambar 3.2. Current Reality Tree PT Pantja Motor...30 Gambar 3.3. Posisi Permasalahan PT Pantja Motor...32 Gambar 4.1. Diagram Alir Metodologi Penelitian...34 Gambar 4.2. BullwhipEffect di Sepanjang Rantai Pasok...51 Gambar 4.3. Aliran Informasi...53 Gambar 4.4. Flow Chart Ordered Forecast...55 Gambar 4.5. Flow Chart Collaborative Forecast...56 Gambar 4.6. Perubahan Kondisi Ordered Forecast Menjadi Collaborative Forecast...58 Gambar 4.7. Proses Bisnis PT Pantja Motor dengan Menggunakan Collaborative Forecast...60 Gambar 4.8. Event yang Dilakukan oleh Forum...63 Gambar 4.9. FRT dari Collaborative Forecast...69 vii

10 Daftar Tabel Tabel 1.1. Isuzu Commercial Vehicle Range...4 Tabel 1.2. Isuzu MPV Range...4 Tabel 1.3. Volume Produksi Tahunan PT Pantja Motor...4 Tabel 1.4. Volume Penjualan Tahunan PT Pantja Motor...5 Tabel 1.5. Volume Penjualan Komponen Ekspor Tahunan PT Pantja Motor...5 Tabel 1.6. Peta Persaingan Semua Tipe Produk...6 Tabel 1.7. Peta Persaingan Produk Non-commercial...7 Tabel 3.1. Efek Negatif yang Disebabkan oleh Forecast Error...31 Tabel 4.1. Perbedaan Forecast dengan Aktual dalam Perencanaan Produksi...36 Tabel 4.2. Forecast Produksi...43 Tabel 4.3. Persentase Perbedaan Forecast Produksi dengan Keadaan Aktual...43 Tabel 4.4. Tiga Tahap Penggunaan Informasi...54 Tabel 4.5. Forecast Produksi dengan Metoda Collaborative Forecast...64 Tabel 4.6. Perbedaan Keadaan Aktual dan Forecast Produksi dengan Metode Collaborative Forecast...64 Tabel 4.7. Efek Positif dari Collaborative Forecast...68 Tabel 5.1. Manajemen Perubahan Collaborative Forecast dengan Pilot Project.74 Tabel 5.2. Key Performance Indicator (KPI) untuk Collaboration Forecast...76 viii

11 Daftar Grafik Grafik 1.1. Grafik Peta Persaingan Semua Tipe Produk...6 Grafik 1.2. Grafik Peta Persaingan Produk Non-commercial...7 Grafik 4.1. Perbedaan Forecast dengan Aktual dalam Perencanaan Produksi...36 Grafik 4.2. Perbandingan Forecast dengan Aktual...44 Grafik 4.3. Perbedaan Forecast dan Aktual dengan Metoda Collaborative Forecast...65 ix